Prosessien kehittäminen ja toimintatapojen tarkastelu/ Utvecklande av processer och verksamhetsmetoder

Transkriptio

1 SIUNTION KUNTA SJUNDEÅ KOMMUN Prosessien kehittäminen ja toimintatapojen tarkastelu/ Utvecklande av processer och verksamhetsmetoder Yhteistyökokous Kehittämispäällikkö Antti-Pekka Röntynen

2 Esityksen rakenne 1. Yleistilanne 2. Siuntion tilanne 3. Tavoitteet toiminnalle 4. Miksi juuri lean-menetelmä? 5. Menetelmä käytännössä 2

3 Yleistilanne: haasteena talous 3

4 Kuntien vastaus taloustilanteeseen Lyhyen tähtäimen toimet kunnissa Yt-neuvottelut (JHL : Yt-neuvottelut käynnissä yli 100 kunnassa) Hankinta- ja sijaiskiellot Pitkän tähtäimen toimet kunnissa Toimintatapojen kehittäminen ja tarkastelu Prosessiajattelu Organisaatiomuutokset 4

5 Siuntion yleistilanne ja kehitys Palvelut keskitetty kuntakeskuksen alueelle jo aiempina vuosikymmeninä Paljon muutoksia 2010-luvulla Kuntaliitosselvitykset, perusturvaosaston paluu, lainsäädännön muutokset Muuttoliike kääntynyt taantuman pitkittyessä Kaksi talouden tasapainotusohjelmaa laadittu toimenpiteineen vuosina 2010 ja 2013 Voimassa tällä hetkellä vuosille Tavoitteena päästä seuraavalle tasolle ja kiinni toimintaan ja kustannuksiin 5

6 Henkilöstö Siuntiossa Kunta mukana Kevan projektissa Työhyvinvointia strategisesti Painopisteenä ikäjohtaminen Työhyvinvointi parantunut vuodesta 2010 (indeksi 4,3) vuoteen 2014 (4,61) Työhyvinvointikyselyillä seurataan henkilöstön motivaatiota, sitoutumista ja esimiestyön laatua Prosessien kehittäminen yksi osa henkilöstön kehittämistä 6

7 Tavoite toimintatapojen kehittämisessä Keskittyä olennaisiin työvaiheisiin ja karsia turhat toiminnot (hukat) prosesseista Jatkuvan parantamisen toimintamallin omaksuminen Tehdä tehostaminen siellä missä se on mahdollista: työntekijöiden toimintatavoissa Pureutua kahteen suurimpaan menoerään: Ostopalvelujen vähentäminen (omalla henkilöstöllä enemmän aikaa) Henkilöstömenot (enemmän vähemmällä) 7

8 Vuoden 2013 menoerät Siuntiossa % % % Henkilöstökulut - Personalkostnader % Palvelujen ostot - Köp av tjänst Aineet, tarvikkeet ja tavarat - Material, förnodenheter och varor % Avustukset - Bidrag Muut toimintakulut - Övriga verksamhetskostnader 8

9 Toiminnallinen tavoite Kunnanvaltuusto asetti vuodelle 2015 tavoitteen: Toimintatapojen, prosessien ja palveluiden kehittäminen asiakaslähtöisesti Arviointikriteeri: Kunnan ydinprosessit kuvattu ja kuntalaiskysely palveluista tehty vuoden 2015 aikana Prosessien ja toimintatapojen tarkastelua tehdään Siuntiossa lean-menetelmällä 9/10

10 Lean-menetelmä Hukkien karsiminen 1. Ylituotanto 2. Varastointi 3. Kuljetus 4. Liike 5. Odotus 6. Virheet 7. Prosessointi 8. Osaamisen alihyödyntäminen Arvon luominen asiakkaalle keskeistä Tavoitteena saada virtausyksikkö virtaamaan mahdollisimman tehokkaasti läpi prosessin 10

11 Miksi juuri lean-menetelmä? Rohkaisevat esimerkit käytännön toiminnasta HUS, Salon kaupunki, Espoon sote Myös Tanska, Iso-Britannia ja Skotlanti Henkilöstö suuri kehittämisen voimavara Hyödyntämätön potentiaali Menojen kasvun hillitseminen Henkilöstön toiminta- ja ajattelumallien kehittäminen 11

12 Toteutus Siuntiossa Lähdetty pilotilla liikkeelle vuoden 2015 alussa Pilotin jälkeen edetään osastoilla prosessien ja toimintatapojen tarkastelussa opittujen työvaiheiden mukaisesti Tarkoituksena monistaa pilotissa omaksuttua toimintamallia Kunnan sisäiseen käyttöön laaditaan Siuntion leanmenetelmä työkirja Asukaskysely koetusta palvelutasosta kevään 2015 aikana (lähtötilanne) 12

13 Organisoituminen Ohjausryhmä Päättää kuvattavien prosessien järjestyksen Puheenjohtajana hallintojohtaja Prosessin työryhmä Kokoontuu tietyn prosessin kuvaamiseksi Vastuussa osaston henkilöstö, tukea kehittämispäälliköltä Projektipäällikkö Kehittämispäällikkö 13/1 0

14 Siuntion pilottihankkeen eteneminen Pilottiryhmän koulutus Nykytilan kartoitus Tahtotilan määritys Pilotoinnin suunnittelu Selvitettävien asioiden läpikäynti Tahtotilat käyttöön Maaliskuu: Seuraavien prosessien tarkastelu käyntiin osastoilla 14

15 Nykytila: Kuukausittainen päivähoitolaskutus Vihreää Keltaista Punaista Prosessi toistuu kuukausittain Arvoa lisäävää aikaa on n. 1 työpäivä Aputoimintoja n. 3 päivää Hukkaa n. 7 päivää josta suuri osa on odotusta 15

16 Tahtotila: Kuukausittainen päivähoitolaskutus Vihreää Keltaista Punaista Arvoa lisäävää aikaa on n. 1 työpäivä Aputoimintoja enää 5 minuuttia Hukkaa n. 2 päivää josta suuri osa on odotusta 16

17 Huomioita pilottihankkeesta Sitoutuminen kehitykseen ja oman työn arviointi Nähdään mahdollisuuksia oman työn kehittämisessä Vertaistuki ja osaamisen kehittäminen Koulutustarve noussut esiin Muutoshalukkuus Havaittuja hukkia: työvaiheissa (turhia) tarkistuksia, välivarastoja ja päällekkäisyyttä Koettu helpoksi ja mielenkiintoiseksi

18 Jatko Päätetään maaliskuun alussa osastoittaiset seuraavat prosessit Kytketään it-puolen järjestelmäuudistuksiin Kustannuslaskennan kehittäminen Pilottiprosessin jatkuva parantaminen 18

19 Kiitos!/Tack! 19