TEHTÄVÄKUVAUSLOMAKE Tehtäväkuvaus on kuvaus omasta työstä, ei omasta henkilökohtaisesta osaamisesta tai pa nostuksesta työn suorittamiseen.

Transkriptio

1 - Tietopalvelusta - Säilytysaikojen - Asiakirjahallinnan - Kirjaamo - Toimisto- Khall liite nro 1 RAUTAVAARAN KUNTA Pvm 16/ TEHTÄVÄKUVAUSLOMAKE Tehtäväkuvaus on kuvaus omasta työstä, ei omasta henkilökohtaisesta osaamisesta tai pa nostuksesta työn suorittamiseen. 1. Tehtävänimike Arkistonhoitaja TAUSTATIEDOT 2. Työpaikka/työympäristön kuvaus Hallinto- osasto Arkistotilat (kaikki, myös kentällä olevat ) ja toimistohuone II YLEISKUVAUS TYÖTEHTÄVÄSTÄ 1. Tehtävän tarkoitus - Määräaikaisen kaikkien yksiköiden arkistoinnin ja asiakirjahallinnan suunnittelu, ohjaus ja or ganisointi. vastaaminen sekä valvonta arkistotoimen eri asioissa. toiminnasta syntyneen sekä syntyvän pysyvästi säilytettävän aineiston järjes täminen, seulonta ja kuvailu. aineiston säilytysaikojen määrittäminen koko kunnan organisaatiossa. työntekijöiden sekä johdon toim intatapojen ohjeistaminen. työntekijöiden sekä johdon kouluttaminen arkistointitoimen toteutuksessa asianhallinta-ohjelma pääkäyttäjä, ohjeistaminen, opastaminen sekä arkistotu losteista huolehtiminen 2. Keskeiset tehtävät/tehtäväkokonaisu udet % työajasta - Arkistonhoidon työtehtävät 50 % ohjeistaminen toimintatapojen oikeellisuuteen 10 % suunnitteleminen arkistotoimessa (kokonaisuus) 10 % kanssa yhteistyössä tehtäväpohjaisen arkistonmuo dostussuunnitelman rakentaminen ohjelman käytöönoton organisoiminen, suunnittelu ja kehittäminen sen jälkeisen tarpeen mukainen työntekijöiden, joh don sekä hallituksen ja valtuuston opettaminen, ohjaus ja valvonta ohjelman käyttöönottaminen, pääkäyttäjyys 10% toiminta 10% ja arkistointiin liittyvien tarvikkeiden tilaukset 5 % III TYÖN EDELLYTTÄMÄ OSAAMINEN 1. Työn edellyttämä koulutus/kokemus - Merkonomin toimisto- ja tietohallinnon perustutkinto

2 - Asiakirjahallinnan - Työkokemusta - Arkistotoimen - Taito - Vaikutuksen - Vaikutuksen - Arkistonhoitajan ja arkistotoimen ammattitutkinto erilaisten toimintaympäristöjen kanssa - Kokemus asianhallinta ohjelman käyttöönotosta sekä sen organisoimisesta työyhtei sön käyttöön 2. Työn edellyttämät taidot - Osaaminen - Erilaisten - Jatkuvasti - Asiakirja-mallien lainsäädännön tuntemusta lainsäädännön soveltamista oman organisaation mukaan yksiköiden/osastojen/alojen toiminnan, lainsäädännön sekä kokonaiskuvan hallitseminen edes perustasolla olisi suotavaa hahmottaa erilaisten toimintatapojen vaikutus koko kunnan organisaation sisällä sekä joissain tapauksissa myös asiakkaisiin uusien kehitysten ajattelu hallinta 3. Työn edellyttämä itsenäinen harkinta - Itsenäinen - Kyky - Kyky - Aloitus - Kehitys - Kyky - Kysy harkinta tulisi olla arkistonhoitajan työssä mahdollista tarvittaessa sekä suotavaa tehdä ja muodostaa päätöksiä pienissä asioissa joihin ei tarvetta saada esimie hen tai hallituksen varsinaista käytännön lupaa työskennellä itsenäisesti kykyisyys haluisuus etsiä tietoa myös ulkopuolelta organisaatiota itsenäiseen tiedon etsimiseen (koulutukset, vierailut yms.) IV TYÖN EDELLYTTÄMÄT VAIKUTUKSET JA VASTUU 1. Vaikutuksen ja vastuun laajuus ja vastuun laajuus on todella laaja asiakirjahallissa ja arkistotoimessa se kä kirjaamo työssä. Lähes kaikki mitä arkistonhoitajan toiminnan kokonaisuuteen vai kuttavat aina johonkin instanssiin niin sisäisesti kun ulkoiseenkin toimintaan. 2. Vaikutuksen ja vastuun pysyvyys ja vastuun pysyvyys on lähes ikuista koska toimintahan jatkuu kokoajan ja tietyt arkistonhoitajan hoitamat työtehtävät jäävät vaikuttamaan pysyvästi kunnan toiminnan elinkaaressa 3. Vaikutuksen ja vastuun suhde työyhteisön toimintaedellytyksiin työtehtävät vaikuttavat suoraan kunnan työyhteisöihin toimintaedelly tyksiin ja tiedon jatkuvuuteen sekä pysyvyyteen. Vastuun suhde työyhteisöön kokonai suutena ja sen toiminnanedellytyksiin on suuri kokonaisuus

3 - Neuvottelu - Tarvittavan - Tarvittavittaessa - Painavien - Pölyisissä - Työn - Jatkuvan - Muutoksen - Johdon V TYÖN EDELLYTTÄMÄT YHTEISTYÖTAIDOT 1. Työn edellyttämät vaatimukset vuorovaikutukseen Organisaation sisäiset!ulkoiset - Yhteydenpidon taito ulkoisiin asiakkaisiin taito sisäisissä ristiriidoissa - Joustavuus, jämäkkyys ja kompromissinen ajattelu - Tasapainoinen, positiivinen ja kannustava kokonaisvaltainen vuorovaikuttaminen 2. Työn edellyttämät ihmissuhdetaidot (mm. yleinen asiakaskuormitus, vaadittavat empatiataidot) - Mukautumisen taito asiakas- sekä työntekijöiden asioiden hoitamisen kanssa empatisoimisen ja ymmärtämisen taito oltava myös määrätietoisesti johdattava VI TYÖOLOSUHTEET Työhön kiinteästi liittyvät tavanomaisesta poikkeavat fyysiset ja psyykkiset kuor mitustekijät, joita ei voida työsuojelullisin toimenpitein kohtuudella poistaa. - Henkinen - Työrauha - Työn - Päätöksien - Uusien - Johto - Hierarkia - Ergonomia asiakirja kansioiden ja säiliöiden käsitteleminen, nosteleminen ja siirtäminen tiloissa työskentely jaksaminen (arkistotiloissa sekä työhuoneessa) sekä mahdollisten hankalien asiakastilanteiden vastaanottaminen kiireellisyys valtava laajuus tiedonhallinnan sisäistäminen mikäli keskeytyksien takia asian sisäistäminen keskeytyy toistuvasti kielteinen vastaanottaminen teon hitaus asioiden kielteinen vastaanottaminen/ei haluta ajatella väistämätöntä kehitystä vaan haetaan aina tekosyitä miksi muutosta ei oteta vastaan pieni pää ei kestä kommenteilla pelko vastaanotto esille tulevien asioiden ratkaisemiseen ei kuuntele miksi jotain asiaa tai tehtävää tulee tehdä vaikka perusteleekin usein ongelmat asiat

4 TEHTÄVÄKUVAUKSEN VAHVISTAMINEN Tämä tehtäväkuvauslomake on viranhaltijan/työntekijän ja esimiehen yhteisesti käsittelemä. Työntekijä: Minna Korhonen Koulutus: Merkonomi/Asiakirjahallinnan ja arkistotoimen ammattitutkinto Työpiste: Hallinto-osasto/Työhuone sekä arkistotilat Aika ja paikka: Rautavaara Työntekijä

5 - Onko - Kuvaa - Kukin - Arvioi - Työn TEHTÄVÄKUVAUSLOMAKKEEN TÄYTTÖOHJEET Työtehtävät ovat moninaisuudessaan hyvin erilaisia. Kaikki tehtävät eivät välttämättä edellytä jokaisen tehtäväkuvauksen osa-alueen toteutumista, vaan keskittyvät joihinkin alueisiin. Esi merkiksi jokin työ ei edellytä lainkaan ulkoisiin asiakkaisiin suuntautuvaa toimintaa tai ihmis suhdetaitoja, mutta työ on yksikön toiminnan kannalta olennaisen tärkeä. Tällöin vastaava kohta tehtäväkuvauslomakkeesta voi jäädä tyhjäksi. Lomake pyritään kuitenkin täyttämään mahdollisimman kattavasti, sillä tehtävien vaativuuden arviointi suoritetaan sen pohjalta. Tehtäväkuvauslomakkeen täyttää työntekijä kuvaamalla sanallisesti työnsä, minkä jälkeen kuvauksesta keskustellaan lähimmän esimiehen kanssa. Varsinaisen arvioinnin suorittaa osapuolten yhteinen arviointiryhmä. TAUSTATIEDOT 1. Tehtävänimike Kirjoita tehtävä-/virkanimikkeesi. 2. Työpai kkaltyöym päristön kuvaus sinulla aina sama työpiste vai siirrytkö esim. työpisteestä toiseen? Jos, niin kuinka usein? - Mihin kunnan toimialaan kuulut (hallinto, sosiaalitoimi, terveystoimi jne)? YLEISKUVAUS TYÖTEHTÄVÄSTÄ 1. Tehtävän tarkoitus - Vastaa kysymyksiin: miksi työ on olemassa, miksi työ tehdään, keitä var ten työtä tehdään? 2. Keskeiset tehtävät/tehtäväkokonaisuudet noin viisi tai kuusi avaintehtävääsi. Avaintehtävät ovat keskeisiä tehtäväkokonaisuuksia, joiden kautta pääasiallisesti pääset työsi kirjattui hin päämääriin ja tuloksiin. avaintehtävä pitää sisällään pienempiä tehtäviä ja työsuorituksia, jotka kertovat konkreettisemmin, mitä todella teet. Luettele keskeisimmät tehtävät ja työsuoritukset, joista kukin avaintehtävä koostuu. - Huomioi, että joku tehtävä voi esiintyä päivittäin kun taas joku toinen huomattavasti harvemmin ja kuitenkin molemmat saattavat muodostaa keskeisen tehtäväalueen työn kokonaisuudessa. - Kuvaa työstäsi se, mikä kuuluu oman ammattialasi perusosaamiseen se kä se, mikä on ammattialasi erityisosaamista, joka liittyy nimenomaan työpaikkasi toimialaan. myös, kuinka monta % vuosittaisesta työajastasi kuluu kunkin avaintehtäväalueen töiden tekemiseen. TYÖN EDELLYTTÄMÄ OSAAMINEN Vaativuustekijä kuvaa työn edellyttämällä koulutuksella ja kokemuksella hankittu jen keskeisten tietojen ja taitojen syvyyttä, laajuutta ja monipuolisuutta sekä työn edellyttämää harkinnan itsenäisyyttä. 1. Työn edellyttämä koulutus/kokemus edellyttämä ammatillinen peruskoulutus - Työn edellyttämä jatko- ja täydennyskoulutus - Työssä vaadittava työkokemus

6 - Työ - Missä - Mistä - Harkinta - Vaikutusten - Vaikutusten - Pysyvyyttä - Toimintaedellytyksiin - Työ 2. Työn edellyttämät taidot on sitä vaativampaa, mitä useampaa toisistaan selvästi poikkeavaa taitoa siinä tarvitaan. - Kerro, millaisia perus- ja erityistaitoja työsi edellyttää. 3. Työn edellyttämä itsenäinen harkinta - Työ on sitä vaativampaa, mitä enemmän se vaatii itsenäistä harkintaa ja mitä vähemmän se on ohjeistettua. asioissa ja tilanteissa joudut työssäsi käyttämään omaa harkintaa? - Oman harkinnan käyttö tarkoittaa sitä, että joutuu itse ottamaan kantaa siihen, mitä tekee tai miten sen tekee, eikä täysin yksiselitteisiä ohjeita ole saatavilla. asioista, tehtäväkokonaisuuksista teet päätöksiä/ratkaisuja itse ja mistä ryhmän jäsenenä? voi kohdistua melkein mihin asiaan tai alueeseen tahansa. Se voi koskea esim. työtehtävien organisointia ja priorisointia, työn suunnitte lua, tietojen hankkimista, tietojen antamista, tavoitteiden asettamista, käy tännön ongelmien ratkaisemista, taloudellista päätöksentekoa, hankintoja, resurssien kohdentamista, uusien tuotteiden/palvelujen kehittämistä, kun nossapitoa, lainsäädännön soveltamista jne. IV TYÖN EDELLYTTÄMÄT VAIKUTUKSET JA VASTUU Vaativuustekijä kuvaa sitä, millaisia vaikutuksia työllä on sisäisten tai ulkoisten asiakkaiden toiminnallisiin olosuhteisiin. 1. Vaikutuksen ja vastuun laajuus laajuudessa arvioidaan pelkästään vaikutusten piirissä ole vien määrää eikä oteta kantaa vaikutusten laatuun tai sisältöön. Kei hin/mihin työ vaikuttaa? - Työ on sitä vaativampaa, mitä laajemmin se vaikuttaa asiakkaisiin. 2. Vaikutuksen ja vastuun pysyvyys pysyvyydellä arvioidaan pelkästään sitä, kuinka pitkäkestoi sesti työ muuttaa ulkoisten asiakkaiden fyysisiä, psyykkisiä, sosiaalisia tai taloudellisia olosuhteita. arvioitaessa on pyrittävä erottamaan arvioitavan työn vaiku tukset muista samaan kohteeseen vaikuttavista tekijöistä. - Työ on sitä vaativampaa, mitä pitkäkestoisemmin se vaikuttaa asiakkai den tyysisiin, psyykkisiin, sosiaalisiin tai taloudellisiin olosuhteisiin. 3. Vaikutuksen ja vastuun suhde työyhteisön toimintaedellytyksiin - Vaikutuksilla toimintaedellytyksiin arvioidaan pelkästään vaikutuksia or ganisaation sisäisten asiakkaiden edellytyksiin toimia tuloksellisesti ja täysipainoisesti omassa työssään. vaikuttamista on esim. toiminnan suunnittelu, kehit täminen, organisointi, konkreettisten puitteiden luonti, resurssointi ja uu den sekä ajantasaisen tiedon välittäminen. on sitä vaativampaa, mitä olennaisemmin se vaikuttaa sisäisten asi akkaiden toimintaedellytyksiin ja näin organisaation hyvään toimintaky kyyn.

7 - Työ - Toimitko - Edellyttävätkö - Kerro, - Fyysisiä - Psyykkisiä - Esiintyykö - Mihin IV TYÖN EDELLYTTÄMÄT YHTEISTYÖTAIDOT Vaativuustekijä kuvaa työn edellyttämää kanssakäymistä kahden tai useamman henkilön välillä sisäisten tai ulkoisten asiakkaiden kanssa. Yhteistyö on vuorovai kutusta ja ihmissuhdetaitoja vaativaa kanssakäymistä. 1. Työn edellyttämät vaatimukset vuorovaikutukseen (organisaation sisäi setlu 1 koiset) - Vuorovaikutus on viestintää, tietojen vaihtamista (tiedon antamista toisille! tiedon hankkimista toisilta), opastamista, neuvontaa, kouluttamista, moti vointia, ihmisten johtamista, yhteistyötä, neuvottelemista, asenteisiin vai kuttamista, ristiriitojen hallintaa ja ratkaisua jne. on sitä vaativampaa, mitä enemmän oma-aloitteisuutta ja aktiivisuutta vuorovaikutus vaatii ja mitä tavoitteellisemmasta vuorovaikutuksesta on kyse. - Millaista vuorovaikutusta työsi edellyttää ja keiden kanssa? - Mitä tehtäväsi vaikuttavat muiden työtovereittesi tehtäviin tai ulkopuoli sun? esimiehenä ja millaisissa tehtävissä? Alaisten lukumäärä ja teh tävänimike. 2. Työn edellyttämät ihmissuhdetaidot - Ihmissuhdetaidoilla tarkoitetaan työn edellyttämää empatiaa eli taitoa asettua toisen ihmisen asemaan ja tilanteeseen. Empatia on ammattihen kilön kykyä ymmärtää toisen henkilön käyttäytymistä ja kykyä systemaat tisesti ja suunnitelmallisesti vaikuttaa siihen edistämällä henkistä kasva mista ja!tai selviytymistä ongelmallisissa tilanteissa. - Työ on sitä vaativampaa, mitä useammin ja syvemmälle toisen henkilön asemaan tai tilanteeseen se edellyttää asettumaan. työsi vuorovaikutustilanteet sinulta empatiaa? mitkä tilanteet mielestäsi edellyttävät empatiaa ja perustele, miksi. VI TYÖOLOSUHTEET Vaativuustekijässä huomioidaan vain sellainen kuormitus, jota ei työsuojelullisin toimenpitein voida kohtuudella poistaa. kuormitustekijöitä ovat esim. työn edellyttämät raskaat nostot, yksipuoliset työasennot, ahtaus, lämpötilan vaihtelut tai jatkuva kuu muus/kylmyys, altistus haile, eritteille, kemikaaleille, bakteereille, viruksil le, aistien kuormitus. kuormitustekijöitä ovat esim, työ edellyttää työhön sidonnai suutta!työn tekeminen keskeytyy jatkuvasti, työ edellyttää erilaisen uhkan (väkivalta, tapaturmat, tartuntataudit) sietämistä. työssäsi fyysistä ja!tai henkistä kuormitusta aiheuttavia tekijöi tä ja kuinka usein? työtehtäviin ne liittyvät?