ALUEELLINEN LIONJOHTAJIEN KOULUTUSINSTITUUTTI RAHOITUSKÄYTÄNTÖ

Transkriptio

1 RAHOITUSKÄYTÄNTÖ HAKEMUSOHJEET o Vuoden Lionien alueellisen johtajakoulutusinstituutin (RLLI) täytetyn rahoitushakemuksen on oltava perillä johtajakoulutuksen kehittämisjaostossa viimeistään 30. huhtikuuta Huomaa, että alueellisten johtajakoulutusinstituuttien rahoitus on rajoitettu. Siksi yllä mainitun päivämäärän jälkeen saapuneet hakemukset käsitellään niiden saapumisjärjestyksessä niin kauan kuin varoja on saatavissa. o Vain viralliset Lions Clubs Internationalin johtajakoulutuksen kehittämisjaostosta saatavat RLLIrahoitushakemuslomakkeet hyväksytään. Hakijoiden laatimia versioita ei oteta käsittelyyn. o Jotta hakemukset otetaan käsittelyyn, hakijoiden tulee antaa kaikki tiedot, joita pyydetään virallisessa LCI:n Lionien alueellisen johtajakoulutusinstituutin rahoitushakemuslomakkeessa. Tiettyä instituuttia varten ei varata mitään varoja ennen kuin johtajakoulutusjaosto on vastaanottanut, tarkastanut ja hyväksynyt kokonaan täytetyn hakemuksen ja allekirjoitukset o Täytetyt rahoitushakemukset tulee lähettää osoitteella: Lions Clubs International, Leadership Development Division, Learning & Development Programs Department, 300 W. 22 nd Street, Oak Brook, IL USA, tai faksilla numeroon: , tai sähköpostitse osoitteeseen: glt@lionsclubs.org. SOPIMUS Kun hakemus on hyväksytty, johtajakoulutuksen kehitysjaosto laatii lionien alueellisesta johtajakoulutusinstituutista sopimuksen, jonka hakijan tulee täyttää, allekirjoittaa ja palauttaa johtajakoulutuksen kehitysjaostoon kuudenkymmenen (60) päivän kuluessa rahoituksen varmistamiseksi. Sopimuksessa mainitaan, mihin päivämäärään mennessä se on palautettava. Siinä tapauksessa, ettei johtajakoulutuksen kehitysjaosto saa lionien alueellisen johtajakoulutusinstituutin RLLI-sopimusta vaadittuun määräaikaan mennessä, varatut varat voidaan vapauttaa ja toiset hakijat voivat hakea niitä. RAHOITUS o Kuvernöörineuvoston nykyisen puheenjohtajan tai yksittäispiirin nykyisen piirikuvernöörin on vahvistettava Lionien alueellisen johtajakoulutusinstituutin päivämäärät. Hyväksytyt hakijat, joiden voimassa oleva Lionien alueellisen johtajakoulutusinstituutin sopimus on arkistoituna päämajassa, saavat osamaksun, jonka suuruus on 50% varatuista kokonaisvaroista. Osamaksu lähetetään enintään kolmekymmentä (30) päivää ennen instituutin alkamispäivää. Loppusumma määräytyy instituutin varsinaisten kustannusten perusteella (vain hyväksyttävät kulut, katso Budjettiopas sivu 6) ja se maksetaan, kun korvaushakemus on saatu ja tarkistettu (sivu 9). Eritellyt kuitit kaikista hyväksytyistä kuluista on lähetettävä. o Lionien alueellisten johtajakoulutusinstituuttihakemusten käsittelyssä otetaan huomioon ainoastaan ne tiedot, jotka on kirjoitettu RLLI- hakemuslomakkeeseen. Kun hakemus on hyväksytty, kaikkiin alkuperäistä opinto-ohjelmaa koskeviin muutosehdotuksiin on saatava johtajakoulutuksen kehitysjaoston kirjallinen hyväksyntä ENNEN alueellisen johtajakoulutusinstituutin pitämistä. Ellei Sivu 1 / 9

2 opinto-ohjelman muutokselle saada hyväksyntää ennen alueellisen johtajakoulutusinstituutin pitämistä, instituutilta voidaan evätä kaikki kulukorvaukset. o Jokaisen apurahaa hakevan tahon tulee hankkia omasta takaa rahoitus 50 prosentille alueellisen instituutin kokonaiskuluista. Tämä osa ei saa tulla LCI:n lähteistä. Lionsklubien kansainväliseltä järjestöltä saatu apuraha ei voi ylittää 50 prosenttia instituutin järjestämisen kokonaiskustannuksista. Apurahaa voi saada enintään 143 dollaria per vahvistettu osallistuja, ja enintään yhteensä dollaria moninkertaispiiriä tai yksittäispiiriä kohden, heidän järjestäessään kyseisen instituutin ensimmäistä tai toista kertaa. Jo kahdesti instituutin järjestäneet piirit voivat saada enintään dollaria apurahaa. o Instituutin päätyttyä loppusumma maksetaan, kun seuraavat dokumentit on vastaanotettu ja tarkistettu: Korvaushakemus Eritellyt laskut ja kuitit Piirikuvernöörin ja GLT-D -koordinaattorin allekirjoittama lopullinen arviointiraportti yksittäispiireistä ja kuvernöörineuvoston puheenjohtajan ja GLT-MD -koordinaattorin allekirjoittama raportti moninkertaispiireistä. Tähän raporttiin tulee sisältyä osallistujien lukumäärä, yhteenveto osallistujista ja opettajakunnan arvioinnit sekä lyhyt yleiskatsaus instituutista valmistuneiden odotuksista. Kopiot yksittäisten osallistujien arvioinneista Täytetty & allekirjoitettu jäsenten osallistumistodistus jokaiselta jäseneltä Lista instituutin kouluttajista, mukaan lukien nimi, jäsennumero, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Yllä mainitut instituuttiin liittyvät asiakirjat tulee olla perillä päämajassa kuudenkymmenen (60) päivän kuluessa instituutin järjestämisestä. Lähetä asiakirjat osoitteella: Lions Clubs International Learning & Development Programs Department Johtajakoulutuksen kehitysjaosto 300 W. 22 nd Street, Oak Brook, IL USA HUOMAA: Jos korvaushakemukset saadaan yli kuusikymmentä (60) päivää instituutin järjestämisen jälkeen, minkäänlaista korvausta ei voida maksaa. o Moninkertais- tai yksittäispiiri on vastuussa omasta alueellisesta johtajakoulutusinstituutista. Vaikka Lions Clubs International myöntää rahoitukseen apurahoja, se ei ole vastuussa moninkertais- ja/tai yksittäispiirien operaatioista eikä/tai mistään kuluista, jotka liittyvät lionien alueelliseen johtajakoulutusinstituuttiin. Sivu 2 / 9

3 KOORDINAATTORIA JA OPETTAJAKUNTAA KOSKEVAT OHJEET Koordinaattorin ja/tai vähintään yhden alueellisen johtajakoulutusinstituutin opettajakunnan jäsenistä tulisi olla toiminut Lions Clubs Internationalin järjestämän koulutusseminaarin opettajakunnan jäsenenä, kansainvälisenä johtajana tai maailmanlaajuisen johtajakoulutusryhmän (GLT) jäsenenä tai hän on käynyt Kouluttajien koulutusinstituutin Kaikilla kouluttajilla tulisi olla aikaisempaa koulutus- tai opetuskokemusta. Sivu 3 / 9

4 SUUNNITTELUOHJEITA 1. Perustakaa instituutin suunnittelutoimikunta ja valitkaa sille puheenjohtaja. 2. Päättäkää osanottajien ja opettajakunnan määrästä. Osanottajat voivat olla lioneita, lionesseja ja täysi-ikäisiä (vähintään 18-vuotiaita) leoja. 3. Valitkaa instituutin päivämäärät ja tapahtumapaikka (Paikan sopivuusvaatimukset, sivu 7). Sopivia vaihtoehtoja ovat esimerkiksi hotellit, kongressikeskukset, koulutustilat ja yliopistot. 4. Laatikaa opinto-ohjelma, joka perustuu alueellisiin tarpeisiin ja LCI:n sponsoroiman alueellisen johtajakoulutusinstituutin (RLLI) opinto-ohjelmaan. 5. Laatikaa yksityiskohtainen budjetti (Budjettiopas, sivu 6). 6. Jotta Lionien alueellisen johtajakoulutusinstituutin rahoitushakemus otetaan käsittelyyn, tulee siinä olla täytettyinä kaikki vaadittavat tiedot ja allekirjoitukset. Vuoden Lionien alueellisten johtajakoulutusinstituuttien (RLLI) rahoitushakemusten tulee olla täytettyinä perillä johtajakoulutuksen kehitysjaostossa viimeistään 30. huhtikuuta, Hyväksynnän jälkeen LCI laatii Lionien alueellisen johtajakoulutusinstituutin sopimuksen. Täytä, allekirjoita ja palauta RLLI-sopimus mainittuun päivään mennessä, jotta rahoitus varataan instituuttiasi varten. 8. Ottakaa yhteyttä lions-opettajakuntaan ja vahvista heidän osallistumisensa. 9. Laatikaa osanottajien hakemuslomakkeet ja lähetä ne alueen lionsjohtajille ja päteville ehdokkaille. Aseta hakemusten palauttamisen määräajaksi 6-8 viikkoa ennen instituutin alkamista. 10. Päättäkää ohjelmasta ja yksittäisten opettajakunnan jäsenten tehtävistä. 11. Valitkaa saatujen hakemusten perusteella osallistujat, ilmoittakaa heille valinnasta ja vahvistakaa osallistuminen. 12. Laatikaa ja hankkikaa aineistot. 13. Järjestäkää instituutti. 14. Jotta korvaus maksetaan, seuraavien dokumenttien tulee olla perillä päämajassa 60 päivän kuluessa instituutin järjestämisestä: Sivu 4 / 9

5 RLLI-korvaushakemus (sivu 9) Eritellyt laskut ja kuitit Piirikuvernöörin ja GLT-D -koordinaattorin allekirjoittama lopullinen arviointiraportti yksittäispiireistä ja kuvernöörineuvoston puheenjohtajan ja GLT- MD -koordinaattorin allekirjoittama raportti moninkertaispiireistä. Tähän raporttiin tulee sisältyä osallistujien lukumäärä, yhteenveto osallistujista ja opettajakunnan arvioinnit sekä lyhyt yleiskatsaus instituutista valmistuneiden odotuksista. Kopiot yksittäisten osallistujien arvioinneista Täytetty & allekirjoitettu jäsenten osallistumistodistus jokaiselta jäseneltä Lista instituutin kouluttajista, mukaan lukien nimi, jäsennumero, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Jos korvaushakemukset saadaan yli kuusikymmentä (60) päivää RLLI-instituutin järjestämisen jälkeen, minkäänlaista korvausta ei voida maksaa. Lähetä hakemukset osoitteeseen: Candace Nowobielski, Learning & Development Programs/GLT Specialist, Leadership Development Division, Lions Clubs International, 300 W. 22 nd Street, Oak Brook, IL USA. 15. JUHLIKAA MENESTYSTÄ! Sivu 5 / 9

6 Hyväksyttävät kulut korvataan 143 US dollariin vahvistettua osallistujaa kohti, korkeintaan 50% RLLI-instituutin hyväksytyistä kuluista. Hyväksyttyjä kuluja ovat kokoushuoneen vuokra, materiaalit, audiovisuaalisten välineiden vuokra sekä osanottajien ja ohjaajien ateriat ja yöpyminen. 1. Koulutustiloja koskevat kulut: Majoituskulut per henkilö BUDJETTIOPAS (Asioita harkittavaksi budjettia laadittaessa) Kokoushuone(et), tilojen varustaminen/purkaminen Välineiden vuokra tunnilta tai päivältä: a. LCD-projektori e. Valkokangas b. Videmonitori f. Kopiokone c. Tietokone/tulostin g. DVD-soitin d. Fläppitaulu/paperia h. Mikrofonit/audiolaitteet Ateriat per henkilö: a. Aamiainen/lounas/päivällinen (tauko aamu-/iltapäivällä) 2. Opettajakunnan kulut: Kuljetus, ateriat & majoitus Huomaa: Kouluttajien, joiden kuluihin saadaan avustusta LCI:ltä, lukumäärä ei saa olla 10% suurempi kuin osallistujien lukumäärä. 10 prosentin yli meneviä muutoin hyväksyttäviäkään kuluja ei korvata. 3. Tarvikkeet Kyltit, fläppitaulun tussit, muste-/lyijykynät, nimilaput, osallistumistodistukset, teippi. Välilehdillä varustetut kansiot (yksi kullekin osallistujalle ja opettajalle) Opinto-ohjelman aineistot (kansioihin laitettaviksi) Pyydettäessä LCI antaa yhden sähköisen tulosteen opinto-ohjelmasta kopioitavaksi 4. Postituskulut 5. Muu Huomaa: o Opettajakunnan jäsenet ja osallistujat maksavat itse kaikki satunnaiset menonsa (esim. pyykki, videovuokraus, puhelin, internet-palvelut, sekalaiset menot, viihde, osallistujien kuljetus, alkoholi, mukaan lukien huoneen minibaari, jne.). o LCI ei korvaa osallistujien ja opettajakunnan puolisoiden eikä piirin vieraiden kuluja. o Lions Clubs International ei korvaa alkoholijuomia (viini mukaan lukien). Sivu 6 / 9

7 TILOJA KOSKEVAT OHJEET (Asioita harkittavaksi tilojen järjestelyssä) 1. Kokoushuone(et) 2. Audio/visuaaliset laitteet: LCD-projektori Tietokone/tulostin Mikrofoni/audiovisuaaliset laitteet Valkokangas DVD-soitin Video-laite Fläppitaulut/paperi Kopiokone 3. Huoneet (yhden hengen tai jaetut) 4. Ruoka- ja juomapalvelut 5. Käytettävissä olevat palvelut: Business center Internet-yhteys Bussikuljetukset Kuntoilutilat Sivu 7 / 9

8 ALUEELLINEN LIONJOHTAJIEN KOULUTUSINSTITUUTTI ESIMERKKI KOULUTUKSEN SISÄLLÖSTÄ JA AIKATAULUSTA (Ota yhteyttä LCI:hin saadaksesi koulutusmateriaalit CD:llä) Päivä 1 Päivä 2 Päivä 3 Saapuminen 8:00-8:30 Ilmoittautuminen 8:30-10:00 Avajaisistunto 8:30-10:00 Julkinen puhuminen 8:30-10:30 Julkinen puhuminen - puheet Tauko Tauko Tauko Ilmoittautuminen 16:30-18:00 10:15-12:15 Lionismin perusteet 12:15-13:15 Lounas 10:15-11:15 Ajanhallinta 10:45-12:15 Paikalliset aiheet & mahdollisuudet 11:15-12:15 Henkilökohtainen tehtävälausunto 12:15-13:15 Lounas 12:15-13:15 Lounas Illallinen 13:15-15:15 Ryhmätyöskentely 13:15-14:45 Jäsenten motivoiminen 13:15-14:45 Loppusanat / Arvioinnit 15:15-16:45 Moninaisuus 14:45-16:45 Tavoitteiden asettaminen Tauko Tauko 17:00-18:30 Paikalliset aiheet ja mahdollisuudet 17:00-??? Puheen valmistelu Juhlaillallinen Sivu 8 / 9

9 KORVAUSHAKEMUSLOMAKE Korvausluokka Muistiinpanot Yhteensä Kouluttajat* (Katso HUOMAAkohtaa tämän sivun alaosassa) Matkakulut Majoitus (liitä mukaan yksittäisten osallistujien tiedot) - osallistujat ovat itse vastuussa ylimääräisistä menoista (pyykki, videot, puhelin, alkoholi, minibaari, jne.) Ateriat Osallistujat Koulutustila Materiaalit Majoitus (liitä mukaan yksittäisten osallistujien tiedot) - osallistujat ovat itse vastuussa ylimääräisistä menoista (pyykki, videot, puhelin, alkoholi, minibaari, jne.) Ateriat Materiaalit Tilavuokra Ateriat/Catering/Juomat Audiovisuaaliset laitteet/vuokra Muu (merkitse tarkemmin "Muistiinpanot" -kohtaan) Kopiot Tarvikkeet (nimilaput, todistukset, teippi, tussit, kalvot, kynät, jne.) Merkit Postituskulut Muu Alueellisen instituutin kokonaiskulut *HUOMAA: Kouluttajien, joiden kuluihin saadaan avustusta LCI:ltä, lukumäärä ei saa olla 10% suurempi kuin osallistujien lukumäärä. 10 prosentin yli meneviä muutoin hyväksyttäviäkään kuluja ei korvata. Sivu 9 / 9