LIONS CLUBS INTERNATIONAL Piirijaon muuttamis- ja kehittämisapuraha Myöntämisperusteet ja hakemus

Transkriptio

1 LIONS CLUBS INTERNATIONAL Piirijaon muuttamis- ja kehittämisapuraha Myöntämisperusteet ja hakemus Uudet piirit, jotka muodostetaan yhden tai useamman ylimenokauden piirin yhteenliittämisen seurauksena, voivat hakea apurahaa rahoittamaan johtajakoulutusta, jäsenaloitteita ja/tai strategioita, joilla parannetaan klubien toimintaa sekä kattamaan muita piirijaon muutoksesta aiheutuneita kuluja. Uuden piirin tulee olla muodostettu piirijaon muutosehdotuksen mukaisesti, jonka kansainvälinen hallitus on hyväksynyt lokakuun 2015 ja lokakuun 2018 välisenä aikana pidetyssä hallituksen kokouksessa. Jokainen uusi piiri voi saada korkeintaan USD2,00 per jäsen piirin ensimmäisenä toimivuotena ja kahden seuraavan vuoden aikana USD1,00 per jäsen plus USD10,00 jokaisesta uudesta jäsenestä, kun ylitetään nettojäsenkasvu. Nettojäsenkasvu perustuu jäsenmäärän kasvattamiseen edellisestä vuodesta. Katso Rahoituslaskelmaa sivulla neljä. Huomaa, että piirijaon muutosehdotukset hyväksytään ainoastaan kansainvälisen hallituksen lokakuun kokouksissa. Apurahaa voivat hakea: Virassa piirikuvernööri (jos apurahahakemus lähetetään ennen piirijaon muutosta) tai piirijaon muutoksen jälkeen virassa piirikuvernööri (ennen kuin piirijaon muutoksesta on kulunut kolme vuotta) voivat hakea apurahaa. Hakemukseen tulee sisältyä suunnitelma piirin johdon vahvistamisesta, jäsenmäärän lisäämisestä ja/tai klubien toiminnan parantamisesta tai piirijaon muutoksesta johtuvien kulujen kattamisesta. Apurahan tulee hyödyttää selvästi uuden piirin klubeja. Hakemus voidaan tehdä joko yhdelle vuodelle tai useammalle vuodelle, mutta apuraha myönnetään vain sääntöjen mukaisesti per vuosi. Piirikuvernööri voi piirihallituksen suostumuksella muuttaa hakemusta, mutta jokaiseen muutokseen vaaditaan piiri- ja klubipalvelutoimikunnan hyväksyntä ja päätöksellä voidaan ainoastaan ohjata uudelleen varoja, joita ei ole vielä käytetty. Hakemukset tulee lähettää virallisella hakemuslomakkeella Korvausrajoitukset: Korvaukset on rajattu seuraaviin kuluihin: Piirin ensimmäinen vuosi: Korkeintaan USD2,00 per jäsen toimivuoden 1. heinäkuuta jäsenraportin mukaisesti. Piirijaon toisen vuoden aikana: Korkeintaan USD1,00 per jäsen toisen vuoden 1. heinäkuuta jäsenmäärän mukaisesti plus lisäksi USD10,00 jokaisesta edellisen vuoden aikana liittyneestä uudesta nettojäsenestä.

2 Piirijaon kolmannen vuoden aikana: Korkeintaan USD1,00 per jäsen kolmannen vuoden 1. heinäkuuta jäsenmäärän mukaisesti plus lisäksi USD10,00 jokaisesta edellisen vuoden aikana liittyneestä uudesta nettojäsenestä. Näitä summia voidaan käyttää ainoastaan kyseisen vuoden aikana aiheutuneiden kulujen kattamiseen eikä niitä voida siirtää aikaisempien tai myöhempien kulujen kattamiseen. Korvauskriteerit Ainoastaan piirikuvernööri voi hakea korvausta. Korvaus määräytyy todellisten aiheutuneiden kustannusten perusteella eivätkä ne saa ylittää hyväksyttyä apurahaa. Korvaukset maksetaan kun kuitit ja muut tarvittavat tositteet on toimitettu päämajaan. Jos myönnettyjä varoja ei käytetä sääntöjen mukaisesti, ne täytyy palauttaa Lions Clubs Internationaliin. Tavoitteiden ja toimintasuunnitelmien laatiminen: Piirijaon muuttamis- ja kehittämisapurahan tavoitteena on tukea positiivista ja tehokasta piirijaon muutosta, jonka tuloksena on uusien johtajien kehittäminen, jäsenkasvu ja parempi tuki klubeille. Piirien yhdistämisopas on laadittu auttamaan resurssien löytämiseksi uusille piireille, määrittelemään piirin rajat, jotta palvellaan parhaalla mahdollisella tavalla kaikkia klubeja sekä tavoitteiden ja päämäärien määrittelemiseksi, jotta alue on entistä vahvempi ja pystyy kehittymään. Apurahan tulee keskittyä siihen miten uusi piiri aikoo saavuttaa tavoitteet, jotka asetettiin piirijaon muutosehdotuksessa ja siihen tulee sisältyä yksityiskohtaiset tiedot toimista ja budjetista, joita tarvitaan piirijaon muutoksen menestykselliseen toteuttamiseen. Katso oppaasta ja hakulomakkeesta lisätietoja. Hakemuksen hyväksymismenettely: Piiri- ja klubihallinnon osaston henkilökunta tarkistaa apurahahakemukset ensin, jotta varmistetaan että hakemus on täydellinen, se vastaa vaatimuksiin ja siinä annetaan tarpeeksi tietoja piiri- ja klubihallinnon toimikunnan käsittelyä varten. Osaston henkilökunta voi ottaa hakijaan yhteyttä saadakseen lisätietoja ja keskustellakseen tilanteesta. Piiri- ja klubihallinnon toimikunta käsittelee sen jälkeen hakemuksen ennen lopullista hyväksymistä. Muita tärkeitä asioita: Kun apuraha on myönnetty, piiriä kannustetaan saavuttamaan jokainen asetettu tavoite annetun aikataulun mukaisesti. LCI:n henkilökunta on valmiina antamaan tukea tässä vaiheessa. Aina kun mahdollista, henkilökunta saattaa ehdottaa että piiri osallistuu olemassa oleviin ohjelmiin, jotka voivat tarjota lisätukea. Jos tämän apurahan hakemiseen ja saamiseen, sen käyttämiseen tai jakamiseen liittyy minkäänlaisia erimielisyyksiä, niiden ratkaisemiseen vaaditaan Piirin erimielisyyksien ratkaisutoimenpiteiden käyttämistä. Jos erimielisyyksiä ei pystytä selvittämään, seurauksena saattaa olla että varoja ei voida myöntää ja/tai jo myönnetyt varat on palautettava. Kansainvälisellä hallituksella on oikeus kieltää, rajoittaa maksettavia korvauksia tai hylätä koko hakemus, jos apurahaa on hakenut piiri, jossa on ollut paljon erimielisyyksiä, selvittämättä jääneitä riitoja, ne eivät ole vastanneet piirille asetettuja vaatimuksia, eivät noudata kansainvälisen järjestön toimintatapoja ja/tai ohjesääntöjä tai ne eivät vastaa muihin kriteereihin, jotka toimikunta on katsonut tärkeiksi alueen kehittämiseksi.

3 Lähetä hakemukset ja kysymykset osoitteella: Lions Clubs International District and Club Administration Division 300 W. 22 nd Street Oak Brook, Illinois, USA sähköposti:

4 Hakemus täytetty (pvm): Piiri: Piirijaon muuttamis- ja kehittämisapurahan hakemus: Vaihe yksi: Tavoitteiden ja toimintasuunnitelmien laatiminen: Tavoite: Kuvaile yksityiskohtaisesti tilannetta ja mitä toimintaa tarvitaan tavoitteen saavuttamiseksi. Miten tämä suunnitelma tukee uusien johtajien kehittämistä, jäsenkasvua ja/tai parempaa tukea klubeille? Aktiviteettien aikataulu: Vapaaehtoisten ryhmä, joka toteuttaa suunnitelman: Budjettiarvio: Listaa ja kuvaile kaikkia menoja, jotka liittyvät tähän suunnitelmaan. Liitä mukaan hinta-arviot, joita on käytetty budjetin laatimisessa. Menot Kuvaus Määrä (USA:n dollareissa) Haettu summa yhteensä: US$

5 TÄYTÄ TAVOITELOMAKE JOKAISESTA TOIMENPITEESTÄ, JOHON HAETAAN RAHOITUSTA TÄLLÄ APURAHALLA Vaihe kaksi: Arvioi saatavilla Rahoituslaskelma Käytä alla a tilaa olemassa olevien varojen arvioimiseen. Muista, että apurahan suuruus tulee perustumaan jokaisen toimivuoden alun jäsenmäärään. Vuosi A B C D E F Jäsenmäärä toimivuoden alussa Uuden piirin ensimmäinen vuosi Piirin toinen vuosi Piirin kolmas vuosi per jäsen US$2,00 Per jäsen US$1,00 Per jäsen US$1,00 Per jäsen jäsenmäärän perusteella (Sarake A kerrottuna sarakkeella B) Saavutettu nettokasvu edellisestä vuodesta jokaisesta jäsenen nettokasvusta kasvun perusteella (Sarake D kerrottuna sarakkeella E) Ei tiedetä Ei tiedetä Ei tiedetä US$10,00 Saavutettu nettokasvu edellisenä vuonna US$10,00 Saavutettu nettokasvu edellisenä vuonna Yhteensä (Sarake C plus F) Vaihe kolme: Liitä mukaan asiakirjat Tavoitelomake jokaisesta tavoitteesta Arviot budjetin kohdista kunkin tavoitteen kohdalla Piirihallituksen kokouspöytäkirja kokouksesta, jossa suunnitelma hyväksyttiin

6 Vaihe neljä: Hae hyväksyntä hakemukselle Vaadittavat allekirjoitukset: Antamani tiedot ovat parhaan tietoni mukaan oikein ja ne tulevat tukemaan piirin tulevaa kehitystä. Puollan anomusta ja teen kaiken voitavan taatakseni kaikkien myönnettyjen varojen asianmukaisen ja tehokkaan hallinnoinnin. Piirikuvernööri (tai piirikuvernööri-elekti ennen piirijaon muutosta): Allekirjoitus Nimenselvennys Piirin numero Osoite Puhelin, faksi ja sähköpostiosoite Ensimmäinen varapiirikuvernööri (tai tähän virkaan valittu henkilö ennen piirijaon muutosta): Allekirjoitus Nimenselvennys Piirin numero Osoite Puhelin, faksi ja sähköpostiosoite Toinen varapiirikuvernööri (tai tähän virkaan valittu henkilö ennen piirijaon muutosta): Allekirjoitus Nimenselvennys Piirin numero Osoite Puhelin, faksi ja sähköpostiosoite Vaihe viisi: Lähetä hakemus osoitteeseen

7 Lions Clubs International, District and Club Administration Division, 300 W. 22 nd Street, Oak Brook, IL, USA 60523