TALOUSHALLINTO. Luku 9. Tiliosasto. Piirikuvernööritiimin kulukorvauslaskut. Piirikuvernöörin budjetti

Transkriptio

1 Luku 9 TALOUSHALLINTO Talousjaoston tavoitteena on hoitaa järjestön talouspolitiikkaa, mukaan lukien pankkitoiminta, yleinen kirjanpito ja tilisaatavat. Talousjaosto pyrkii auttamaan piirikuvernöörejä taloudellisesti terveiden klubien ylläpitämisessä, samoin kuin piirikuvernöörien budjettien hoidossa. Tiliosasto Tämä osasto on vastuussa piirikuvernöörien matka- ja toimistokululaskujen hoitamisesta kuten hallituksen määrittelemissä Piirikuvernöörin kulukorvaussäännöissä on mainittu. Pyydämme, että luet säännöt läpi huolellisesti. Mikäli sinulla on kysymyksiä, ota yhteyttä tiliosastoon. Piirikuvernööritiimin kulukorvauslaskut Kaikkien tarvittavien vierailu-/kokousraporttien (kustakin LCI:ltä veloitettavasta kokouksesta) ja alkuperäisten kuittien (ei jäljennöksiä) liittäminen mukaan varmistaa laskujesi nopean maksamisen. Muistathan myös, että on erittäin hankalaa tehdä poikkeuksia erikoistapauksissa järjestömme kokoisessa paikassa. Tiliosaston tulee soveltaa korvaussääntöjä oikeudenmukaisesti ja yhtenäisesti jokaisessa lionspiirissä. Pidäthän myös mielessä, että kansainvälisen hallituksen tarkoituksena ei ole koskaan ollut korvata kaikkia kuluja. Kansainvälisen hallituksen talous- ja päämajatoimikunta tarkastaa korvaussäännöt aika ajoin, ja korotusehdotuksia tehdään vastaavasti. Piirikuvernöörin budjetti Määrärahailmoitus lähetetään piirikuvernööreille 1. heinäkuuta jälkeen. Piirikuvernöörin määrärahan laskelma on esitetty yksityiskohtaisesti Piirikuvernöörin kulukorvaussäännöissä. Jos mielestäsi budjettisi on riittämätön ottaen huomioon lohkotason vierailuja (useampi klubi osallistuu yhteen kokoukseen ja ne voidaan laskea virallisiksi klubivierailuiksi) tai tiimisi muiden jäsenien käyttämistä edustajinasi joillain vierailuilla kulujesi alentamiseksi. Korotukset budjettiin otetaan huomioon vain perustuen omaan sijaintiisi piirin alueella, huomattavaan klubien määrän kasvuun tai piirijaon muutokseen. Pyynnöt harkita mahdollista budjetin korotusta tulee lähettää ennen 31. maaliskuuta. IX - 1

2 Laskujen määräaika Laskut, joiden täytyy olla perillä laskutettavaa kuukautta seuraavan kuukauden 20. päivään mennessä eli heinäkuun laskun tulee olla päämajassa viimeistään 20. elokuuta. Jos lasku on em. päivästä 60 päivää myöhässä, sitä ei korvata. Tähän määräaikaan ei myönnetä mitään poikkeuksia. Lähetä siis laskusi ajoissa. On kaikille eduksi, kun järjestön kirjanpito on ajan tasalla. Täytäthän myös laskusi siististi ja huolellisesti ja liitä mukaan kaikki tarvittavat kuitit ja muut asiakirjat. Lions Clubs International Eurafrican Department 300 W. 22 nd Street Oak Brook, Illinois , USA Sähköposti: Faksi: Neuvoja kulukorvauslaskun laatimiseen Seuraavassa muutamia hyödyllisiä vihjeitä. Voit myös lukea hyödyllistä tietoa LCI:n verkkosivuilta osoitteessa Matkakulut Jos matkustamiseen käytetään autoa, laskun kokonaissumma ei voi ylittää turistiluokan lentolipun hintaa. Ajokilometrien lisäksi korvataan myös tunneli-, autolautta-, juna-, bussi-, taksi- ja pikatiemaksut sekä paikoitusmaksut. Kuitit tarvitaan tositteiksi. Matkakuponki/lippu/e-lipun (elektroninen lippu), matkasuunnitelma sekä alkuperäinen luottokorttikuitti, matkatoimiston kuitti, josta näkyy suoritettu maksu, tai mitätöity shekki on liitettävä laskuun. Klubivierailut Vierailuja klubeihin klubivirkailijoiden virkaanastujaistilaisuuksiin ei korvata ellei vierailu ole samalla vuosivierailu. Piirikuvernöörin vierailuraportti (M-26) tulee toimittaa jokaisesta klubivierailusta tai muusta kokouksesta tai tapahtumasta joiden osalta haetaan kulukorvauksia. Tämä tarkoittaa myös kaikkia erityisiä piirin ja moninkertaispiirin kokouksia. IX - 2

3 Perusteilla oleviin klubeihin sallitaan kaksi vierailua. Toinen näistä tulee merkitä uuden klubin perustamisvierailuna ja toinen vuosivierailuna. Vierailu ei saa ylittää 966 kilometriä edestakaiselta matkalta. Alueelliset, toimikunta-, neuvoa-antavat tai piirin johdon seuraajatapaamiset eivät ole korvattavia vierailuja. Ateriat Yleinen tapa on, että vierailtu klubi korvaa piirikuvernöörin aterian. Jos näin ei kuitenkaan tapahdu, voi piirikuvernööri saada ateriakorvauksena korkeintaan USD25 per ateria jos alkuperäinen kuitti lähetetään päämajaan. Jos klubille korvataan ateriakulut, klubisihteerin tulee lähettää kuitti. (Faksilla tai sähköpostiviestin liitteenä lähettävä kuitti vastaa alkuperäistä kuittia.) Hotelli Alkuperäinen (ei jäljennöksiä) eritelty hotellilasku, joka on merkitty maksetuksi, tarvitaan tositteeksi piirikuvernöörin hotelli- tai motellihuoneen varsinaisista kuluista. Korkein mahdollinen korvaussumma on USD75. Faksilla tai sähköpostiviestin liitteenä lähettävä kuitti vastaa alkuperäistä kuittia. Jos käytetään matkailuautoa, korvataan leirialueen liitännät, jos lähetetään asianmukaiset kuitit. Luottokortin tai matkatoimiston kuittia ei hyväksytä. Piirikuvernöörin edustajat Ainoa tapaus, jolloin kansainvälinen toimisto maksaa korvauksen jollekin muulle piirin virkailijalle tai piirikuvernööritiimin jäsenelle, on se, että piirikuvernööri valtuuttaa hänet suorittamaan puolestaan virallisen vuosivierailun tai erityisvierailun. Piirikuvernöörin on allekirjoitettava kaikki laskut. Kuvernöörineuvoston kokoukset Korvaukset maksetaan vain kolmesta kuvernöörineuvoston kokousmatkasta oman osapiirin ulkopuolelle. Näihin voivat kuulua GMT, GLT ja KLP-kokoukset (Klubin laatuprosessi). Jos pidetään useampia kokouksia kuin kolme vuodessa, niiden kulut on korvattava piirin tai moninkertaispiirin varoista. Pyydämme lisäksi, että kokouspaikat valittaisiin siten, että useimmilla piirikuvernööreillä on niihin lyhyt matka. Tämä on sääntönä erikoisesti niissä moninkertaispiireissä, joiden alue on laaja. Jos kokous pidetään moninkertaispiirin IX - 3

4 rajojen ulkopuolella, kuljetuskulut maksetaan moninkertaispiirin rajalle asti. Milloin tahansa pidetään yhdistelmäkokous, esim. moninkertaispiirin kokous/piirikokous, ja se on piirisi ulkopuolella, suurin sallittu korvaus on kolmen (3) päivän ateriat ja kolme (3) yötä hotellissa. Hallituksen kokoukset ja piirin vuosikokoukset Korvaus suoritetaan osallistumisesta neljään piirihallituksen kokoukseen korkeintaan kahdelta päivältä ja kahdelta yöltä edellyttäen, että yksi kokouksista pidetään osapiirin konferenssin tai piirikokouksen yhteydessä ja kaikki kokoukset oman piirin alueella. Korvattavat ja ei-korvattavat kulut Seuraavassa luetellaan joitakin korvattavia ja ei-korvattavia kuluja: KORVATTAVAT KOKOUKSET Hallituksen kokous (sallittu 4 kokousta osapiirin alueella) Vuotuinen lionsklubivierailu Perustamiskokous Nykyisen kansainvälisen virkailijan presidentin tai varapresidentin vierailu osapiiriin Moninkertaispiirin kuvernöörineuvosto/vuosikokoukset tai piirikokoukset (sallittu 3 osapiirin ulkopuolella) Klubivirkailijoiden perehdytys osapiirin alueella 25., 50. ja 75. vuosijuhlat Perustamiskirjan luovutukset Jälleenrakentaja/uudelleen organisointikokoukset Status quo -kokoukset etukäteissuostumuksella Toiset vierailut etukäteissuostumuksella Vuotuinen leoklubivierailu ja vuosijuhla joka viides vuosi Lohkotason vuosittainen vierailu (enemmän kuin yksi klubi paikalla) Liitännäisklubit vain kaksi järjestäytymiskokousta tai yksi vuotuinen kokous pääklubin kanssa Klubit jotka on lakkautettu viimeisen 12 kuukauden aikana etukäteissuostumuksella Piirin GMT, KLP (klubin laatuprosessi) ja GLT kokoukset Prioriteettistatus EI-KORVATTAVAT Piirin kehittämistapahtumat IX - 4

5 Alueen, lohkon tai neuvoa-antavat kokoukset Piirin elvyttämis- tai twinning-kokous Kokousten valmistelut Kv. hallituksen kokoukset Huumetiedotus Melvin Jones -jäsenyyden luovutus Virkailijoiden virkaanasettaminen SightFirst-kokoukset Maailman lionien palvelupäivä Makeispäivä (Candy Day) Aluefoorumit Lipun/viirin luovutus LCIF:n kokous Hautajaiset Piirijaon muuttamiskokoukset Quest-seminaarit Hätäapu "Kick-off" -konferenssi Nuorisovaihto Palkintojen luovutukset Ilmoittautumismaksut Polttoaine Juhlat (ellei lasketa vuosivierailuksi) Jäsenmaksut MERL Leoklubin kokoukset/leoneuvoston kokoukset ja järjestäytymiskokoukset LEHP (Lionien näönterveysohjelma) Opaskoira YK:n päivä Seuraavien erityisten kokousmatkojen kulut korvataan Kolme moninkertaispiirin kuvernöörineuvoston kokousta, jotka järjestetään moninkertaispiirin alueella ja oman osapiirin ulkopuolella, mukaan lukien moninkertaispiirin konferenssit, keskitalven konferenssi, GMT/GLT ja KLPkokoukset ja moninkertaispiirin vuosikokous. Neljä piirihallituksen kokousta omassa osapiirissä, joista yksi on piirikokouksen tai piirin konferenssin yhteydessä. Yksi osapiirin klubivirkailijoiden perehdytys, jos se pidetään aikaisintaan 60 päivää ennen kansainvälistä vuosikongressia tai viimeistään 60 päivää sen jälkeen. IX - 5

6 Vierailut vakavasti heikkoihin klubeihin, klubeihin, jotka ovat olleet lakkautettuna viimeisen 12 kuukauden ajan, kirjallisella etukäteissuostumuksella, joka saadaan piiri- ja klubihallinnon osastosta. Muita tietoja korvauksista Mitään vierailuja/kokouksia oman yksittäis- tai osapiirisi ulkopuolelle ei korvata. Jos otat vastaan kutsun toisesta piiristä tai naapurimaasta, joudut maksamaan kustannukset itse tai hakemaan korvauksen muista varoista. Piirikuvernöörin puolison tai muun kumppanin kustannuksia ei makseta. Lions Clubs International korvaa vain piirikuvernöörin omat kulut. Piirin menot ja Lions Clubs Internationalin menot tulee pitää erillään. Esimerkiksi kulut, jotka aiheutuvat piirin tai moninkertaispiirin toiminnasta tai aktiviteeteista, kuten näönhuollot projektit, nuorisovaihto ja -leirit, oppilas- ja urheilukilpailut sekä ilmoittelu piirin ja moninkertaispiirin kokouksista, maksetaan piirin tai moninkertaispiirin varoista. Kansainvälisen virkailijan vierailu piirissäsi Kun nykyinen kansainvälinen presidentti tai varapresidentti vierailee osa- tai yksittäispiirissäsi, saat korvauksen matkasta siihen tilaisuuteen, johon hänet oli kutsuttu. Korvaussäännöt eivät salli matkakustannusten korvaamista, jos piirikuvernööri matkustaa kansainvälisten virkailijoiden mukana. Vierailujärjestelyjen aiheuttamia matkakuluja ei myöskään korvata. Jos kansainvälinen presidentti tai varapresidentti vierailee moninkertaispiirissäsi, kulujasi matkasta siihen kokoukseen, johon hänet oli kutsuttu, ei voida korvata, jollei matka samalla ole yksi sallituista moninkertaispiirin kuvernöörineuvoston vierailuista. Piirikuvernöörin korvaussäännöt 1. Budjetti Piirikuvernöörille myönnetään budjetti piirin asioiden hoitamista varten. Virkavuoden budjetti perustuu edellisen viiden (5) vuoden kolmen (3) suurimman budjetin keskiarvoon. Tämä ajanjakso sisältää edellisen piirikuvernöörin lopullisen hyväksytyn budjetin, alkaen 31. maaliskuuta, sekä neljän häntä edeltäneen piirikuvernöörin toteutuneet budjetit. Korotuksia budjettiin harkitaan ainoastaan piirin klubien määrän kasvettua IX - 6

7 merkittävästi, piirin rajojen muuttumisen takia, tai mikäli piirikuvernöörin sijainti piirissä on sellainen, että se pidentää vierailumatkoja edellisiin vuosiin verrattuna. 2. Laskutus a. Viralliset lomakkeet Laskut laaditaan virallisille lomakkeille, kulut eritellään ohjeiden mukaan, sarakkeet lasketaan yhteen ja tarvittavat alkuperäiset kuitit ja käytetyt liput lähetetään laskujen liitteinä. Huomaa, että faksit ja elektroniset kopiot voivat olla hyväksyttäviä ellei toisin ole mainittu. b. Piirikuvernöörin edustajan laskut Jos joku muu piirin virkailija, joka 3.a.-kohdan mukaan on oikeutettu saamaan korvauksen, suorittaa klubivierailun piirikuvernöörin puolesta, vierailusta laaditaan vastaava lasku. Piirikuvernööri ja piirikuvernöörin edustaja allekirjoittavat laskun. Korvaukset maksetaan kuten piirikuvernöörille ja korvaus annetaan piirikuvernöörille, joka välittää korvauksen edelleen edustajalle. c. Eräpäivä Laskut tulee lähettää joka kuukausi päämajaan laskutuskuukautta seuraavan kuun 20. päivään mennessä (esim. heinäkuun laskujen on siis oltava perillä elokuun 20. päivään mennessä). Yli 120 päivää määräajan jälkeen saapuneita laskuja ei makseta. Lähettämiskuukausi Ajoissa Laskun viimeinen eräpäivä Heinäkuu 20. elokuuta 20. lokakuuta Elokuu 20. syyskuuta 20. marraskuuta Syyskuu 20. lokakuuta 20. joulukuuta Lokakuu 20. marraskuuta 20. tammikuuta Marraskuu 20. joulukuuta 20. helmikuuta Joulukuu 20. tammikuuta 20. maaliskuuta Tammikuu 20. helmikuuta 20. huhtikuuta Helmikuu 20. maaliskuuta 20. toukokuuta Maaliskuu 20. huhtikuuta 20. kesäkuuta Huhtikuu 20. toukokuuta 20. heinäkuuta Toukokuu 20. kesäkuuta 20. elokuuta Kesäkuu 20. heinäkuuta 20. syyskuuta 3. Korvattavat kulut ja tapahtumat IX - 7

8 a. Klubivierailut Piirikuvernööri saa korvauksen vain yhdestä virallisesta vierailusta vuodessa kuhunkin piirinsä klubiin. Vierailu saa kestää vain yhden päivän; suositellaan, että samana päivänä vieraillaan useammassa kuin yhdessä klubissa ja että hyödynnetään mahdollisesti myös kommunikointiteknologiaa, kt. videokonferenssit, tms. Piirikuvernööri voi valtuuttaa kuvernööritiimin edustajan edustamaan itseään, erityisesti suositeltavaa silloin, kun kyseinen virkailija asuu lähempänä vierailtavaa klubia. Vaikka budjetti onkin pieni, sen tehokas hyödyntäminen mahdollistaa se kuitenkin piirikuvernöörit vierailut piirin kokouksiin kuten mainittu kappaleissa b., c. ja d. Piirikuvernööri voi valtuuttaa varapiirikuvernöörit, lohkon puheenjohtajat tai piirihallituksen jäsenet edustamaan itseään. Jos edestakainen matka johonkin klubiin on yli 966 km tai 600 mailia, se korvataan vain, jos samalla matkalla vieraillaan useammassa kuin yhdessä klubissa. Yleensä tällainen vierailu tulisi antaa alueen puheenjohtajan tehtäväksi. Ainoastaan seuraavat poikkeukset sallitaan: (1) jos piirikuvernööri matkustaa uuden klubin perustamisjuhlaan luovuttamaan perustamiskirjan ja jos vierailu katsotaan samalla piirikuvernöörin viralliseksi vierailuksi, tai (2) jos kansainvälinen presidentti myöntää kirjallisesti luvan etukäteen. Yhden virallisen vierailun lisäksi voidaan korvata toinen vierailu seuraavissa poikkeustapauksissa: (1) Korkeintaan kaksi vierailua jokaiseen perustamisvaiheessa olevaan klubiin, joka ei vielä ole saanut perustamiskirjaa. (2) Matkat uusien klubien perustamisjuhliin sekä klubien 25-, 50- ja 75- vuotisjuhliin. (3) Erikoisvierailut heikkoihin klubeihin ja klubeihin, jotka on lakkautettu viimeisen 12 kuukauden aikana. Näihin tulee pyytää lupa kirjallisesti etukäteen päämajan Piiri- ja klubihallinnon jaostolta. (4) Kaksi ylimääräistä vierailua prioriteettistatuksen klubeihin ja lisävierailut, jotka piiri- ja klubihallinnon jaos on hyväksynyt etukäteen. b. Klubivirkailijoiden opastus IX - 8

9 Piirikuvernöörin kulut korvataan yhdeltä päivältä, kun hän osallistuu yhteen osapiirinsä klubivirkailijoiden koulutustilaisuuteen, joka pidetään piirin rajojen sisällä ja aikaisintaan 60 päivää ennen kansainvälistä vuosikongressia tai viimeistään 60 päivää sen jälkeen. Piirikuvernöörille korvataan matkakulut ainoastaan piirin rajalle asti, mikäli koulutus pidetään piirin rajojen ulkopuolelle. c. Piirihallituksen kokoukset ja/tai piirikokoukset Piirikuvernöörille maksetaan korvaukset hänen osallistumisestaan neljään piirihallituksen kokoukseen ja/tai piirikokoukseen piirin alueella ja enintään kahdesta päivästä ja kahdesta yöstä. Piirikuvernöörille korvataan matkakulut ainoastaan piirin rajalle asti, mikäli koulutus pidetään piirin rajojen ulkopuolelle. Piirin aktiviteettien suunnitteluun, järjestämiseen tai mainostamiseen käytettyjä kuluja ei korvata. d. Piirin jäsenhankintakokoukset ja johtajakoulutukset Osallistuminen GMT- tai GLT-kokoukseen ja Klubin laatuprosessin työpajoihin korvataan silloin kun kyseiset tilaisuudet pidetään piirin alueella. Korvausten suorittaminen riippuu myös piirikuvernöörin vuosittaisessa budjetissa jäljellä olevista varoista. Piirikuvernöörille korvataan matkakulut ainoastaan piirin rajalle asti, mikäli piirin koulutus pidetään piirin rajojen ulkopuolelle. Piirin aktiviteettien suunnitteluun, järjestämiseen tai mainostamiseen käytettyjä kuluja ei korvata. e. Moninkertaispiirin kokoukset Piirikuvernööreille, joiden piiri on osa moninkertaispiiriä, korvataan osallistuminen kolmeen moninkertaispiirin kokoukseen (esim. kuvernöörineuvoston kokous, moninkertaispiirin konferenssi, moninkertaispiirin vuosikokous, GMT, GLT ja KLP-kokoukset) enintään kolmelta päivältä ja kolmelta yöltä kokousta kohden. Moninkertaispiirin kokousten suunnittelusta, järjestämisestä tai ilmoittelusta aiheutuvia kuluja ei korvata. Piirikuvernöörille korvataan matkakulut ainoastaan moninkertaispiirin rajalle asti, mikäli koulutus pidetään moninkertaispiirin rajojen ulkopuolelle. f. Leoklubivierailut Pääsääntöisesti piirikuvernööri saa korvauksen vain yhdestä virallisesta vierailusta vuodessa kuhunkin piirinsä leoklubiin. Vierailut ovat vapaavalinnaisia ja saavat kestää vain yhden päivän. Suositellaan, että samana päivänä vieraillaan useammassa kuin yhdessä leoklubissa ja että leoklubivierailut tehdään lionsklubivierailujen yhteydessä. Kulut korvataan myös seuraavissa tapauksissa: 1) Leoklubin perustamistodistuksen luovuttamiset uusille leoklubeille. 2) Leoklubin 5-vuotis perustamisjuhla ja tämän jälkeen pidetyt perustamisjuhlat viiden vuoden välein. IX - 9

10 3) Leoklubivirkailijoiden virkaanasettaminen. 4. Matkustus Piirikuvernöörin matkoista oman piirinsä ulkopuolelle ei makseta korvauksia; poikkeuksena ovat matkat kuvernöörineuvoston kokouksiin, jotka korvataan edellä olevan kappale 3-e:n mukaan. Kaikki matkat tulee tehdä halvimman vaihtoehdon mukaisesti. a. Auto Auton käyttämisestä maksetaan kertakaikkisena korvauksena 50 senttiä (US) maililta tai 31 senttiä (US) kilometriltä. Auton vuokrauksesta aiheutuvat kulut korvataan vain edellä mainitun 50 sentin maili- tai 31 sentin kilometrikorvauksen mukaisesti. Nämä muutokset astuvat voimaan 1. heinäkuuta b. Rautatiet Ensimmäisen luokan rautatie- tai makuuvaunulippu korvataan, jos käytetyt liput liitetään laskuun. c. Lennot 1. Lentojen tulee olla economy luokan lippuja lyhyimmän ja suorimman reitin mukaisesti. Lentolippujen hinta korvataan perustuen varsinaisiin kuluihin, mukaan luettuna palvelumaksut, varausmaksut ja luottokorttikulut. Yhden ruumaan menevän matkalaukun kulut korvataan lentoyhtiön koko- ja painorajoitusten mukaisesti. Korvaushakemuksen mukana tulee olla seuraavat: a. Käytetty lentolippu tai yksityiskohtainen E-lippu/aikataulu. b. Todiste maksusta mitätöity sekki, maksukuitti matkatoimistosta tai luottokortin maksutiedot (muut tiedot pyyhitty yli). Kuitissa tulee näkyä matkustajan nimi, lentoaikataulu ja lentoluokka, lennon yksityiskohdat sekä lennon hinta ja maksutapa. Korvauksen saamiseksi ei voida käyttää boarding pass lippua tai matkatoimiston antamaa aikataulua. 2. Talous- ja päämajatoimikunta saattaa hyväksyä etukäteen tilauslentokoneen käytön, jos lento ei onnistu reittilennolla ja tätä kautta säästetään kuluissa. d. Muut IX - 10

11 Taksi, bussi, tie-, lautta-, parkki- ja muut matkustamiseen liittyvät maksut korvataan kuitteja vastaan. e. Hotelli Korvaukset suoritetaan varsinaisten kulujen mukaisesti, korkeintaan USD75 per yö. Piirikuvernöörin tulee liittää laskun mukaan yksityiskohtainen lasku päivämäärän mukaan Kulukorvauslomakkeella. Yksityiskohtaisesta laskusta tulee näkyä suoritettu maksu. Huomaa, että faksilla tai sähköpostiviestin liitteenä lähetetty kuitti käsitellään alkuperäisenä. f. Ateriat Korvaukset suoritetaan vain aiheutuneista kuluista, mutta korkeintaan USD25 per ateria. Kulut tulee merkitä yksityiskohtaisesti kululomakkeella ja alkuperäiset kuitit tulee liittää kulukorvauslomakkeen liitteeksi. Huomaa, että faksilla tai sähköpostiviestin liitteenä lähetetty kuitti voidaan käsitellä alkuperäisenä. Alkoholia ei korvata. g) Toimistokulut Alkaen 1. heinäkuuta 2015, toimistokuluja ei enää makseta erikseen. Tilisaatavat ja klubien tilipalvelut Tämä osasto hoitaa klubeilta, piireiltä ja muilta saatuja maksuja, niiden tunnistamista ja allokointia oikeille tileille. Heidän vastuullaan on myös maksuihin liittyviin kysymyksiin ja tiedusteluihin vastaaminen sekä tunnistamattomien ja käyttämättömien talletusten ja maksujen jäljittäminen. Tämä osasto myös lähettää piirikuvernööreille kuukausittaisen yhteenvedon klubien tileistä sekä maksuhistoriat tilisaldojen päivitykset kaikkien tilien osalta. Maksutositteet ja maksutiedot tulee aina toimittaa suoraan tilisaatavien osastolle, jotta niiden käsitteleminen kävisi mahdollisimman tehokkaasti ja ajallaan. Osaston tavoittaa postitse, sähköpostitse tai faksilla ja puhelimitse Vaikkakin seuraavat tiedot koskevat lähinnä klubeja, pyydämme piirikuvernöörejä kuitenkin rohkaisemaan klubien ja piirien rahastonhoitajia noudattamaan näitä toimenpiteitä jotta klubien tilit vastaisivat kaikkia suoritettuja maksuja. IX - 11

12 Maksusuoritukset Lions Clubs Internationalille Järjestölle suoritettuja maksuja (kuten jäsenmaksut, maksut klubitarvikkeista) ao. veloitetaan klubitilillä olevien vanhimpien saatavien maksamiseen. Ethän lähetä piirisi tai moninkertaispiirisi jäsenmaksuja Lions Clubs Internationalille. Kuukauden tiliote Kuukauden tiliotteessa eritellään klubin tai piirin tilin laskut ja maksut. Kuukauden tiliote on tavallaan vahvistus maksusta ja siitä näkyy päivämäärä, jolloin maksu saatiin ja hyvitettiin tilille. Jos klubin tiliotteessa loppusaldon oikealla puolella näkyy kirjaimet CR, tarkoittaa se, että klubilla on saatavia, eikä maksua silloin tule suorittaa. Huomaa, että kuun viimeisinä päivinä suoritetut maksut eivät välttämättä saavu perille saman kuun aikana. Jos klubin suorittama maksu ei näy tiliotteessa, tulee klubin toimittaa kopio tilisiirtokuitista tai vastaavasta tositteesta Klubisaatavien osastolle päämajalla. Klubin rahastonhoitajan tulee säilyttää kaikki kuukauden tiliotteet klubin pysyvissä arkistoissa ja ne on luovutettava jokaiselle uudelle rahastonhoitajalle. Klubin rahastonhoitaja voi katsoa ja maksaa kuukauden jäsenmaksut verkossa MyLCI:n kautta osoitteessa Käyttäjän tulee rekisteröityä ennen pääsyä MyLCI:hin. Lions Clubs Internationalin maksuohjeet HUOM. Maksuohjeet löytyvät myös web-sivulta Maksujen suorittaminen Suomen Lions-liitto r.y:n välityksellä Suomen Lions-liitto r.y. suosittelee klubeille kansainvälisten jäsenmaksujen suorittamista Liiton välityksellä euroissa seuraavasti: Pankkitili on Nordea ja saajaksi merkitään Suomen Lions-liitto r.y. Viestikenttään tulee kirjata klubin kuusinumeroinen kansainvälinen numero. Viitettä ei saa käyttää ollenkaan. Välityspalkkio Suomen Lions-liitolle on 4,20 euroa, ja se tulee lisätä päämajan laskun loppusummaan. Suomen Lions-liitto välittää maksut eteenpäin päämajaan. Laskut voi maksaa nyt myös verkossa luottokortilla. Maksun suorittaminen sähkesiirtona suoraan Kansainvälisen järjestön tilille: Voit tehdä sähkesiirron suoraan Lions Clubs Internationalin tilille, JP Morgan Chase pankissa. JP Morgan Chase Bank, N.A. 10 South Dearborn St. IX - 12

13 Chicago, Illinois Swift-numero: CHASUS33 Routing ABA #: Tilinumero: Vastaanottajan nimi: International Association of Lions Clubs Ota huomioon, että kansainvälisiin sähkesiirtoihin tarvitaan swift- sekä routing numerot tehokkaan ja nopean käsittelyn varmistamiseksi. Jos maksu suoritetaan tällä tavalla, tulee maksukuitin mukaan liittää joko tiliotteen yläosa tai muu tunnistus, josta selvästi ilmenee klubin täydellinen nimi ja kansainvälinen numero. Kuitti tulee lähettää järjestön tiliotteessa olevaan osoitteeseen ja merkitä siihen siirron päivämäärä ja summa. Pankki ei aina anna klubin täydellistä nimeä eikä klubinumeroa sähkesiirroissa, jotka se lähettää suoraan päämajaan. Siksi on tärkeää, että tiedossamme on myös lähetyksen päivämäärä ja summa. Huomaa, että valuuttakurssit päivitetään joka kuukausi järjestön nettisivulla Kirjoita valuuttakurssi hakulaatikkoon. TILISAATAVIEN OSASTON SÄHKÖPOSTI: TILISAATAVIEN FAKSINUMERO: Ole hyvä ja toimita maksukuitista selvästi luettavissa oleva jäljennös päämajaan Tilisaatavien osastolle (Accounts Receivable). Siinä tulee näkyä: Maksun päivämäärä (päivä, kuukausi ja vuosi) Klubin täydellinen nimi Kansainvälinen klubinumero Jos maksu koskee useampia klubeja, tulee tilisaatavien osaston saada maksun mukana lista kaikista klubeista joille maksut kohdennetaan. Ole hyvä ja faksaa tai laita erittely ja maksukuitti sähköpostitse Tilisaatavien osastolle faksilla numeroon tai sähköpostitse osoitteeseen: Selvityksen tulee sisältää klubien nimet, kansainväliset klubinumerot ja jokaiselle klubille hyvitettävät summat Yhdysvaltain dollareissa. Muut maksut ja lahjoitukset LCIF:lle. Maksaessasi muita kun jäsenmaksuja (kuten perustamismaksu, vuosikokouksen osallistumismaksu, tms.) tai esimerkiksi lahjoituksia LCIF:lle, merkitsethän selkeästi näiden maksujen tarkoituksen, jotta virheiltä ja viiveiltä voitaisiin välttyä. IX - 13

14 Tunnistamattomat maksut Joskus käy niin, että maksajaa ei pystytä tunnistamaan ja tämän seurauksena on väärin lähetettyjä erääntyneitä laskuja. Kun laskua ei pystytä tunnistamaan, Tilisaatavien osasto lähettää piirikuvernööritiimille, hallitusten rahastonhoitajille, kuvernöörineuvoston puheenjohtajalle ja mahdollisesti lioneille kirjeen, jolla on listattu kaikki tuntemattomat laskut. Heitä pyydetään auttamaan maksujen tunnistamisessa. On erittäin tärkeää, että laskut tunnistetaan, jotta ylläpidetään oikeita saldoja. HUOMAA: Tuntemattomat maksut listataan pankeittain järjestön verkkosivulla Kirjoita hakulaatikkoon sana deposits. Yhteydenotot: Lähetä kaikki viestit osoitteella: 300 W. 22 nd Street, Oak Brook, IL tai sähköpostitse Accounts Receivable and Club Account Services osoitteeseen tai faksinumeroon: Klubien myöhästyneet maksut / määräaikainen lakkauttaminen (Kts. Luku 5 Klubin toiminta) Lions Clubs Internationalin verkkosivut Tämän oppaan lisäksi tietoa on saatavissa myös järjestön web-sivulta Talousosastolla on useita sivuja ja niillä on hyödyllistä tietoa mm. seuraavista aiheista: Piirikuvernöörin kululomakkeet Piirikuvernöörin korvaussäännöt Piirikuvernöörin usein kysytyt kysymykset Valuuttakurssit Maksuohjeet Tunnistamattomat maksut Valuuttakurssit päivitetään joka kuukauden 1. päivä ja tunnistamattomien maksujen tiedot päivitetään joka kuukauden 15. päivä. Piirikuvernöörin lomakkeet ja maksuohjeet päivitetään aina kun muutoksia tapahtuu. Nämä sivut löytyvät järjestön verkkosivulta IX - 14