LIONIEN ALUEELLINEN NAISTEN WORKSHOP. Suunnitteluopas

Transkriptio

1 LIONIEN ALUEELLINEN NAISTEN WORKSHOP Suunnitteluopas

2 LIONIEN ALUEELLINEN NAISTEN WORKSHOP Suunnitteluopas Sisällysluettelo Johdanto...3 Tarkoitus...4 Workshopit...4 Logistiikka...5 Kenen tulee osallistua? Missä workshop tulee järjestää? Milloin workshop tulee järjestää? Mikä on budjetti? Mitä tarvikkeita tarvitaan? Suunnittelun ajankohta ja tarkistuslista...6 Rahoituksen hakeminen...7 Esimerkki kutsukirjeestä...8 Esimerkki mukaan liitettävästä kortista...9 Ohjelman suunnitteleminen...10 Ohjaajan rooli Ennen workshopia Workshop: Esimerkki ohjelmasta Workshopin jälkeen Ehdotettuja aiheita Resurssit Rahoitushakemus...15 Tilaisuuden jälkeinen toimintasuunnitelma...17 Raportointi/korvaushakemuslomake...20 Tilintarkastussäännöt...23 Kulukorvauslomake...24 Lionien Alueellinen Naisten workshop 1

3 Johdanto Naiset ovat nopeimmin kasvava jäsenryhmä Lions Clubs Internationalissa. Naisten osuus on nyt 25% kaikista jäsenistä. Vuonna 2003 naisten osuus oli 13,7%. Vaikka tämä on huomattava saavutus, meillä on vielä paljon tehtävää. Koska naiset edustavat 51% maailman väestöstä, eikö lionien jäsenmäärän tulisi heijastaa tätä prosenttilukua? Tämän tavoitteen saavuttaminen on tärkeä osa moninaisuuden luomisessa, uusien näkökulmien lisäämisessä klubiaktiviteetteihin, lionien yleisen jäsenmäärän kasvattamisessa ja yhä kasvaviin tarpeisiin vastaamisessa, jotta lionit voivat auttaa enemmän kuin koskaan. Lionien Alueellinen Naisten workshop 3

4 Tarkoitus 2003 aloitettiin erityishuomion kiinnittäminen naisten rekrytoimiseen Lionien naisjäsenten aloitteen kautta järjestämällä maailmanlaajuinen naisten workshop. Naiset kaikkialta maailmasta kokoontuivat yhteen keskustelemaan miten lionit pystyvät tehokkaammin rekrytoimaan naisia klubeihin ja säilyttämään heidät jäseninä. Workshopin suositusten pohjalta LCI on muuttanut tiettyjä käytäntöjä englanninkielisissä julkaisuissa, kehittänyt Perhe- ja naisjäsenten workshopin rahoitusohjelmaa ja ottanut käyttöön naisjäsenten kehitys- ja osallistumisjohtajan puheenjohtajan viran (nyt nimeltään perhe- ja naisjäsenten asiantuntija osana Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän uuden klubin kasvutiimiä). Koska ensimmäinen maailmanlaajuinen naisten workshop oli niin suuri menestys, Lions Clubs International on järjestänyt useita naisten workshopeja vuosina 2010 ja 2011, jotta saamme alueellista tietoa naisten ja perheiden jäsenyydestä lioneissa. Jokaisesta workshopista saatu suositus on ollut kehittää Alueellista naisten workshopin rahoitusohjelmaa auttamaan lioneita paikallisella tasolla toteuttamaan tällaiset workshopit. Workshopit Osallistujiin tulee sisältyä 8-14 naispuolista jäsentä lionien johdon eri tasoilta ja jäsenistä. Workshopit tulee järjestää yhden tai kahden päivän aikana keskeisellä paikalla. Lions Clubs International myöntää korkeintaan US$2000 per workshop ja korkeintaan US$4000 per vaalipiiri toimintavuoden aikana. Ota yhteyttä jäsenohjelmien ja uusien klubiohjelmien osastoon LCI:ssa lisätietojen saamiseksi varoista, joita on saatavilla oman vaalipiirisi alueella. (Katso Rahoituksen hakeminen, sivu 7.) Ihanteellisesti workshopit järjestetään itsenäisenä tilaisuutena, mutta ne voidaan järjestää esim. aluefoorumin tai piirin vuosikokouksen jälkeen tai sitä ennen. Kuten LCI:n sponsoroimissa workshopeissa, alueelliset naisten workshopit tuovat yhteen pienen ryhmän naispuolisia lioneita järjestön eri tasoilta tavoitteena: Tutkia tekijöitä, jotka vaikuttavat naisten rekrytointiin ja säilyttämiseen eri alueilla maailmassa. Laatia strategioita, jotka lisäävät naisten jäsenmäärää lionsklubeissa. Laatia toimintasuunnitelmia, joita klubit, piirit ja moninkertaispiirit voivat toteuttaa alueillaan. 4

5 Logistiikka Kenen tulee osallistua? Tarkoituksena ei ole ottaa kaikkia mukaan, mutta osallistujien tulisi edustaa hyvin alueen lionien kulttuurista moninaisuutta. Nykyisiltä ja entisiltä kansainvälisiltä johtajilta, piirikuvernööritiimeiltä, GMT/GLT-johtajilta ja muilta kokeneilta lioneilta voidaan kysyä neuvoja siitä ketä tulisi kutsua mukaan. Olisi myös hyödyllistä kysyä alueen kokeneiden naispuolisten lionien mielipidettä, mutta workshopin ei tule olla luonteeltaan johtajakoulutustilaisuus tai arvovaltainen tilaisuus. Uusien ja nuorten lionien näkökulmat ja ideat ovat myös arvokkaita ja kutsuttujen joukossa voi olla lioneita, jotka tunnet henkilökohtaisesti. Missä workshop tulee järjestää? Workshop tulee järjestää hotellissa tai kongressikeskuksessa, joka sijaitsee keskeisellä paikalla ja jonne on helppo matkustaa. Pyydä muilta lioneilta neuvoja alueen hyvistä ja edullisista paikoista, jos he ovat järjestäneet useamman päivän kokouksia. Hotellihuoneita pitää ehkä myös varata osallistujille ja järjestäjille. Suunnitelkaa tarjoavanne ainakin aamukahvit ja teetä sekä lounaat, kun workshop on käynnissä. Riippuen budjetista, voitte myös harkita kaikkien aterioiden koordinoimista yhteishengen ja yhteistyön vahvistamiseksi. Milloin workshop tulee järjestää? Kun valitsette päivän, jättäkää noin kolme-neljä kuukautta suunnitteluun ja valmistautumiseen. (Katso Suunnittelun aikataulua ja tarkistuslistaa sivulla 6.) Varmistakaa, että tilaisuuden pitopäivä ei satu minkään kansallisen tai uskonnollisen juhlapäivän tai Lions Clubs Internationalin tapahtuman kanssa samaan aikaan. Mikä on budjetti? Lions Clubs International myöntää korkeintaan US$2000 per workshop. (Katso Rahoituksen hakeminen, sivu 7.) Saattaa olla tarpeen hankkia lisärahoitusta. Mitä tarvikkeita tarvitaan? Älkää unohtako pieniä yksityiskohtia tapahtumapäivänä. Ne voivat vaikuttaa suuresti workshopin onnistumiseen. Harkitkaa seuraavia: Nimilaput osallistujille ja/tai nimikortit kokouspöydälle Muistiinpanovälineet, kyniä Fläppitaulu, teline tai white board Vettä ja laseja kokouspöydälle Teippiä, saksia, tusseja (tavallisia ja white boardia varten) eri väreissä Muita tarvikkeita tarpeen mukaan Jos audio-visuaaliset esitelmät ovat osa workshopia, päättäkää ovatko tilat sopivat tähän ja jos teidän pitää vuokrata ko. laitteet. Varmistakaa, että kaikki varaukset on tehty kirjallisesti ennen tilaisuutta. Lionien Alueellinen Naisten workshop 5

6 Suunnittelun ajankohta ja tarkistuslista Käyttäkää tätä tarkistusluetteloa suunnittelun ja tapahtuman järjestämisen apuna. Voitte lisätä tai poistaa kohtia oman tapahtumanne tarpeiden mukaan. Vähintään kolme tai neljä kuukautta ennen Perustakaa järjestelytoimikunta, joka auttaa workshopin suunnittelussa. Päättäkää päivämäärä. Varmistakaa paikka, vahvistakaa kirjallisesti. Päättäkää workshopin muoto ja kenen tulisi osallistua. Hakekaa apurahaa workshopia varten. (Katso Rahoituksen hakeminen, sivu 7.) Hakekaa rahoitusta paikallisista lähteistä. Kaksi kuukautta ennen Pyytäkää arvostettua lionia allekirjoittamaan kutsukirjeet. Laatikaa kutsut ja lähettäkää ne painettaviksi. Laatikaa postituslistat kutsuille. Varatkaa ruoka- ja juomapalvelut, jos niitä ei tarjota pitopaikan kautta. Varatkaa audio- visuaaliset laitteet, jos niitä ei tarjota pitopaikan kautta. Kuusi viikkoa ennen Postittakaa kutsut. Aloittakaa ohjelman suunnittelu. Tilatkaa tarvittavat esitteet ja muut resurssit LCI:sta. Kuukautta ennen Vahvistakaa tärkeimpien ryhmien ja henkilöiden ilmoittautumiset henkilökohtaisesti. Hankkikaa tarvittavat tarvikkeet fläppitaulut aivoriihi-istuntoihin, kynät, tussit, muistilehtiöt, nimilaput jne. 6

7 Rahoituksen hakeminen Kun tärkeimmät logistiset asiat on päätetty, voitte hakea rahoitusta Lions Clubs Internationalilta. Apurahaa myönnetään korkeintaan US$2000 per workshop ja korkeintaan US$4000 per vaalipiiri ja per toimivuosi. Alue voi saada apurahaa vain kerran kahdessa vuodessa. Apurahat myönnetään siinä järjestyksessä kun hakemuksia saadaan. Ota yhteyttä Lions Clubs Internationaliin ennen hakemuksen lähettämistä varmistaaksenne, että rahoitusta on saatavilla alueellanne. Jos rahoitusta ei ole jäljellä teidän alueellenne, voitte lähettää hakemuksen 1. maaliskuuta jälkeen, jos varoja on jäljellä muilta alueilta. Kun olette valmiita hakemaan apurahaa, täyttäkää hakulomake (sivu 15), liittäkää mukaan yksityiskohtainen budjetti (sivu 16), alustava aikataulu ja tiedot muista workshopiin osallistuvista järjestöistä. Rahoitushakemukset käsitellään ja vastaus lähetetään 30 päivän kuluessa sen saapumisesta. Hyväksytyistä kuluista maksetaan korvausta tilaisuuden jälkeen sen jälkeen kun Jäsentoiminnan ja uusien klubien ohjelmien osasto käsittelee raportin tilaisuudesta ja vaaditut kuitit on lähetetty Tilintarkastussääntöjen mukaisesti (sivu 23). Hakekaa rahoituksen maksatusta tässä oppaassa olevalla raportointilomakkeella ja kustannuserittelylomakkeella (sivut 21 ja 24). Hakemusten tulee olla perillä viimeistään kolme kuukautta ennen tilaisuutta. Rahoitus maksetaan vain ennalta hyväksytylle workshopille sitten, kun tarvittavat asiakirjat ja tositteet on toimitettu. Kuluja, joita ei ole hyväksytty etukäteen ei tulla korvaamaan tilaisuuden järjestämisen jälkeen. Lionien Alueellinen Naisten workshop 7

8 Esimerkki kutsukirjeestä Hyvin tunnetun ja arvostetun lionin allekirjoittamat kutsukirjeet tulevat maksimoimaan workshopiin osallistumisen. Hyvä lion, Kansainvälisen presidentin (nimi) puolesta haluan kutsua sinut osallistumaan erityiseen ohjelmaan, joka tulee auttamaan lionsklubien tulevaisuuden muokkaamisessa (maat tai alueet, jotka osallistuvat workshopiin). Naispuolisten jäsenten määrän ja heidän palvelumahdollisuuksien lisääminen on elintärkeää järjestölle ja alueellemme sekä kaikille heille, joita palvelemme. Jotta voimme vastata tähän haasteeseen, järjestämme kaksipäiväisen Alueellisen naisten workshopin (paikka) (aika). Workshop tuo yhteen 8-14 lionia (piirit ja moninkertaispiirit) keskustelemaan naisten jäsenyyteen liittyvistä asioista, suunnittelemaan strategioita naisten osallistumisen lisäämiseksi ja laatimaan toimintasuunnitelman, jonka piirit ja moninkertaispiirit voivat toteuttaa. Osallistumalla sinulla on mahdollisuus keskustella erityisistä kysymyksistä liittyen naispuolisten lionien palveluun alueellamme ja esittää kysymyksiä, jotka kiinnostavat sinua. Tällaiset tilaisuudet ja workshopit ovat tuoneet monia positiivisia muutoksia Lions Clubs Internationalille. Vuonna naisen ryhmä kerääntyi kokoukseen Chicagossa. Näin aloitettiin Naisten ja perheiden jäsenyysaloite, joka on auttanut nostamaan naispuolisten jäsenten määrää 13% vuonna 2003 nykyiseen 25%:n. Vuonna 2010 ja 2011 alueelliset workshopit eri puolilla maailmaa ovat laatineet toimintasuunnitelmia naisten osallistumisen lisäämiseksi. Koska kulttuurit ja olosuhteet ovat erilaisia ja ne voivat vaihdella vaalipiirienkin sisällä, järjestö uskoo, että nyt on aika keskittyä aloitteeseen alueellisella tasolla. Näin voit auttaa. On urasi lioneissa ollut sitten pitkä ja arvostettu tai olet vasta aloittamassa, sinun näkökulmasi on arvokas ja haluamme kuulla mielipiteesi. Lions Clubs Internationalin hallitus tukee Alueellisia naisten workshopeja ja järjestön korkein johto tukee kaikin mahdollisin tavoin workshopien järjestämistä. Toivon, että osallistut tähän ainutlaatuiseen tilaisuuteen. Kerro tulostasi (henkilön nimi ja yhteystiedot) viimeistään (pvm). Ystävällisin terveisin, (Arvostettu lion) 8

9 Esimerkki mukaan liitettävästä kortista Liitä kutsun mukaan säästä päivä -kortti, jossa on kaikki tarvittavat tiedot yksinkertaisessa muodossa. Tämä voi lisätä vastauksien lähettämistä ja osallistumista. Mitä: Milloin: Missä: Vastaus: Lions Clubs Internationalin Alueellinen Naisten workshop (Pvm) ja (pvm) Päivä 1, (kello) - (kello) Päivä 2, (kello) - (kello) (Pitopaikan nimi) (Sijainti) Viimeistään (pvm) (Nimi) (Yhteystiedot) Yksityiskohdat matkustamisesta, majoituksesta ja muista kuluista lähetetään kun saamme ilmoituksesi osallistumisesta. Lionien Alueellinen Naisten workshop 9

10 Ohjelman suunnitteleminen Ohjaajan rooli Alueellista naisten workshopia tulee vetämään workshopin ohjaaja. Workshopin järjestäjät voivat myös toimia ohjaajina tai he voivat pyytää avuksi kokeneempia lioneita. (Huomaa: Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän tai maailmanlaajuisen johtajakoulutusryhmän jäsenillä ja lionjohtajien koulutusinstituutista valmistuneilla lioneilla on usein taitoja ja kokemusta, jotka liittyvät ryhmän vetämiseen.) Ohjaajan rooli on samanlainen kuin kokouksen puheenjohtajan, mutta samalla niissä on tärkeitä eroja. Ohjaajien ei tule hallita tai ohjata keskustelua vaan heidän tulee auttaa avoimen keskustelun varmistamisessa ja samalla auttaa ryhmää pääsemään johtopäätöksiin keskusteltavista asioista. Ohjaajien ei tule kertoa heidän omia mielipiteitään tai suosia tiettyä näkökulmaa. Tehokkaan workshopin varmistamiseksi ohjaajien tulisi tehdä seuraavat: Aloittaa ja päättää workshop ajoissa. Varmistaa, että kaikki saavat tilaisuuden puhua. Kirjoittaa ideat fläppitaululle, white boardille tai tietokoneelle. Varmistaa, että audiovisuaaliset laitteet toimivat ja ovat valmiina. Auttaa ryhmää priorisoimaan keskusteltavat aiheet. Tarjota harjoituksia, jotka innostavat keskusteluun. Pitää keskustelut aiheessa. Hyvän workshopin ohjaajan ominaispiirteitä ovat: Organisoitu ja hyvin valmistautunut Hyvä kuuntelija Pystyy yhdistämään ja tekemään yhteenvetoja keskustelluista ideoista Hyvä pitämään esitelmiä Innostunut naisten palvelusta lioneina Joustava, kun ongelmia ja hätätapauksia nousee esiin Osaa lukea ryhmän jäseniä ja tietää milloin tarvitaan ylimääräinen tauko tai milloin on syytä jättää tuijottamatta aikatauluun ja antaa keskustelun jatkua Tuntee hyvin Lions Clubs Internationalin Ennen workshopia Voit ehkä antaa osallistujille kotitehtävän suoritettavaksi ennen workshopia. Tämä antaa heille idean siitä mitä odottaa ja he voivat valmistautua keskusteltaviin aiheisiin. Tehtävät voivat olla yksinkertaisia kuten muutamaan henkilökohtaiseen kysymykseen vastaaminen tai monimutkaisempia kuten tiedon tai esimerkkien keräämistä aiheeseen liittyen.

11 Workshop: Esimerkki ohjelmasta Seuraavaa aikataulua voidaan käyttää mallina workshopin suunnittelussa. Sitä voidaan muokata vastaamaan oman alueenne erityistarpeisiin. Ensimmäinen päivä 1. Tervetuloa 15 minuuttia Kiitos osallistumisesta Logistiikka ja yleistiedot vessojen sijainti, taukojen ja lounaan ajankohdat Asetetaan perussäännöt käytökselle Ohjelman yleiskatsaus 2. Naiset Lions Clubs Internationalissa, yleiskatsaus 15 minuuttia Varmistetaan, että kaikki osallistujat ovat tietoisia perusasioista liittyen naisiin lionsjärjestössä. Käytä Naisten historia lioneissa -esitettä ja vastaavaa PowerPoint-esitystä antamaan taustaa ja uusimpia faktoja. Paikalliset jäsentilastot ovat saatavilla kumulatiivisessa raportissa ja jäsenyysyhteenvedossa. 3. Jäänmurtaja 15 minuuttia Jäänmurtajat ovat kevyitä ja hauskoja harjoituksia, joiden kautta valmistaudutaan vakavaan keskusteluun antamalla osallistujien ensin oppia tuntemaan toinen toisensa. (Huomaa: Jäänmurtajat, tiimirakennusharjoitukset ja innostavat harjoitukset löytyvät LCI:n verkkosivulta salasanalla jäänmurtajat. Nämä harjoitukset on kehitetty lionien johtajakoulutukseen, mutta niitä on helppo muokata alueelliseen naisjäsenten workshopiin.) 4. Käy läpi läksyt, jos niitä on 15 minuuttia 5. Valitse ja aseta keskusteluaiheet tärkeysjärjestykseen (Katso Ehdotetut aiheet, sivu 14) 30 minuuttia 6. Tauko 15 minuuttia 7. Ensimmäinen keskustelu, koko ryhmä 15 minuuttia 8. Pienryhmät (2-4 naista kussakin ryhmässä) keskustelevat syvemmin aiheesta ja ehdottavat toimintavaihtoehtoja 30 minuuttia 9. Pienryhmät raportoivat keskustelusta ja esittelevät toimintavaihtoehdot 30 minuuttia Kerää ja kirjoita ylös esitetyt ideat. 10. Lounas 1 tunti 11. Toinen keskustelu, koko ryhmä 15 minuuttia 12. Pienryhmät (2-4 naista kussakin ryhmässä) keskustelevat syvemmin aiheesta ja ehdottavat toimintavaihtoehtoja 30 minuuttia 13. Pienryhmät raportoivat keskustelusta ja esittelevät toimintavaihtoehdot 30 minuuttia Esille tulleet ideat kerätään ja kirjoitetaan ylös. 14. Tauko 15 minuuttia 15. Kolmas keskustelu, koko ryhmä 15 minuuttia 16. Pienryhmät (2-4 naista kussakin ryhmässä) keskustelevat syvemmin aiheesta ja ehdottavat toimintavaihtoehtoja 30 minuuttia 17. Pienryhmät raportoivat keskustelusta ja esittelevät toimintavaihtoehdot 30 minuuttia Kerää ja kirjoita ylös esitetyt ideat. 18. Loppusanat 15 minuuttia Yhteenveto ensimmäisestä päivästä Käy läpi toisen päivän aikataulu Lionien Alueellinen Naisten workshop 11

12 Workshop: Esimerkki ohjelmasta Seuraavaa aikataulua voidaan käyttää ohjeena workshopin suunnittelussa. Sitä voidaan muokata vastaamaan oman alueenne erityistarpeisiin. Toinen päivä 1. Tervetuloa 15 minuuttia Muistuta logistiikasta ja käytännön asioista Ensimmäisen päivän tulokset Yleiskatsaus toisen päivän ohjelmasta 2. Liikennemerkkiharjoitus. Esittely ja keskustelu 15 minuuttia Liikennevalojen kolmen värin pohjalta, pienryhmät laativat listoja kolmessa kategoriassa: Vihreä asioita, joita lionien tulisi ALOITTAA naispuolisten jäsenten saamiseksi mukaan. Keltainen asioita, joita lionien tulee JATKAA. Punainen asioita, joita lionien tulisi LOPETTAA tekemästä. 3. Pienryhmät esittelevät Vihreän, Keltaisen ja Punaisen listan 30 minuuttia Listat kerätään ja otetaan talteen, erityistä huomiota kiinnitetään asioihin, jotka on mainittu useammassa ryhmässä. 4. Tauko 15 minuuttia 5. Yhteenveto tuloksista koko ryhmän keskuudessa 1 tunti Luodaan tarkat toimintasuunnitelmat. (Käytä Lionien alueellisen naisten workshopin jälkeistä toimintasuunnitelmaa sivulla 17.) Ota mukaan muita kommentteja ja ideoita sekä esitä kysymyksiä tulevia keskusteluja varten. 6. Loppusanat 15 minuuttia Kiitä kaikkia osallistujia ja järjestäjiä. 7. Lounas ja lähtö 12

13 Workshopin jälkeen Lähetä kortti jokaiselle osanottajalle ja kiitä heitä osallistumisesta, heidän esittämistään ideoista ja käyttämästään ajasta. Kirjoita raportti workshopin aikana esille tulleista ajatuksista ja lähetä se kaikille osanottajille kommentoitavaksi. Lähetä lopullinen raportti yhdessä suositellun toimintasuunnitelman kanssa piirikuvernööritiimille, piirin ja moninkertaispiirin maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän jäsenille ja muille sopiville lioneille. Liitä se myös mukaan Raportointi/Korvauslomakkeeseen. Lionien Alueellinen Naisten workshop 13

14 Esimerkkejä aiheista Alla on mainittu kysymyksiä, jotka auttavat laatimaan listan mahdollisista keskusteluaiheista workshopissa. Lista ei ole kaikenkattava eikä mikään kysymyksistä ole pakollinen. Varmista, että mukana on aiheita, jotka sopivat Suomen oloihin. Minkälaisia naisia haluatte palvelemaan kanssanne lionsklubissa? Minkälaisia ominaisuuksia heillä on? Missä he ovat? Miten heidät voidaan saavuttaa? Ovatko uudet taidot kuten yleisön edessä puhuminen tai johtamistaidot tärkeä syy naisille liittyä mukaan? Keskustele. Miten Lioness klubien jäseniä voidaan kannustaa tavalliseksi lionsklubiksi? Minkälaiset palveluprojektit kiinnostavat naisia? Miten tärkeitä perheohjelmat ovat kuten Perhejäsenyysohjelma ja Leijonanpentuohjelma naisille, kun he liittyvät lionsklubiin? Tarjoaako Lions Clubs International tarvittavia resursseja kuten esitteitä, PowerPoint esityksiä ja audiovisuaalisia esitelmiä naisten jäsenyyden kehittämiseksi? Miten tehokkaita nykyiset resurssit ovat? Naisten osuus maailman väestöstä on 51%, pitäisikö lionjäsenyyden heijastaa tätä prosenttiosuutta? Onko tämä realistinen tavoite? Onko tärkeää, että järjestö saavuttaa tämän tavoitteen tai pääsee lähelle sitä? Miten miesvaltaisia klubeja voidaan motivoida aktiivisesti etsimään naispuolisia jäseniä? Mitä klubien tulee tehdä uusien naisjäsenten säilyttämiseksi? Ovatko nuo tarpeet erilaiset kuin uusien miespuolisten jäsenten säilyttämisessä? Naisten tulemiselle mukaan lionsklubin jäseneksi tuntuu vaikuttavan se, jos isä, isoisä tai joku muu perheenjäsen on ollut lion. Mitä järjestö ja yksittäiset klubit voivat tehdä tämän seurauksena? Ovatko jäsenyyteen liittyvät kulut ratkaiseva tekijä naisten liittymisessä? Ovatko kansainväliset jäsenmaksut liian korkeat? Ovatko paikalliset maksut liian korkeat? Voidaanko asialle tehdä mitään? Mikä rooli tulisi aktiivisilla naispuolisilla jäsenillä olla useampien naisten saamiseksi mukaan? Minkälaista tunnustusta pitäisi klubien ja yksittäisten lionien saada naisjäsenten toiminnan kehittämisestä? Minkälainen julkisuus toimii parhaiten, kun yritetään löytää mahdollisia uusia naispuolisia jäseniä? Miten perhe- ja naisjäsenten asiantuntijan tehtävää voitaisiin parantaa maailmanlaajuisessa jäsentyöryhmässä? Vaikuttaako lionsklubien rakenne jollakin tavalla naisiin ja heidän haluunsa liittyä jäseniksi vai eikö sillä ole merkitystä? Miten johtajakoulutuksen rakennetta voitaisiin muuttaa, jotta se kiinnostaisi enemmän? Vaikuttaako lionsklubien kokoukset ja niiden käytännöt siihen ovatko naiset kiinnostuneita osallistumaan vai eikö sillä ole väliä? Miten kokouksia voitaisiin muuttaa, jotta se kiinnostaisi enemmän? Miten lionjäsenten puolisoita voidaan kannustaa liittymään lionsklubien jäseniksi? Miten lionsklubit voisivat olla kiinnostavampia nuorille naisille? Mistä yllättävistä paikoista voitaisiin löytää naisia, jotka haluaisivat ehkä liittyä mukaan? 14

15 Lionien Alueellinen Naisten workshop Rahoitushakemus Järjestävä lion (Ole hyvä ja tekstaa) Nimi: Tehtävänimike: Klubin nimi: Piiri: Sähkö posti: Maa: Osoite: Workshopin yksityiskohdat Workshopin nimi: Workshopin päivämäärät: Piiri/moninkertaispiiri: Sijainti: Ohjaajan nimi: Haettujen varojen määrä: Arvioitu määrä osanottajia: Kuvailkaa tarvetta käsitellä naisten jäsenyyttä alueellanne. Kuvailkaa workshopin tapahtumia, kuten sisältöä, puhujia, jäsenten rekrytoimista, muita aktiviteetteja, jne. Kuvailkaa yksityiskohtaisesti workshopin tavoitteet. Miten workshopin tapahtumat ohjataan näiden tavoitteiden saavuttamiseen? Pidetäänkö workshop jonkun muun tapahtuman yhteydessä? Jos kyllä, kuvaile. Liittäkää mukaan aikataulu, joka sisältää aktiviteetit ja puhujat. Koska tilaa on rajoitetusti ja vastaukset voivat olla pitkiä, voitte käyttää paperia kysymyksiä varten. Lionien Alueellinen Naisten workshop 15

16 Ehdotettu budjetti Tilavuokra: Audio/visuaaliset laitteet: Painatus (kutsut, julisteet, esitteet, jne.): Postituskulut: Toimistotarvikkeet: Ruoka ja juomat: Ohjaajan kulut: Muu (selitä): Yhteensä: Piirikuvernöörin/kuvernöörineuvoston puheenjohtajan allekirjoitus Pvm Lähetä täytetty lomake osoitteella: Jäsenohjelmien ja uusien klubiohjelmien osasto Lions Clubs International 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL USA Sähkö posti: Faksi:

17 Lionien Alueellinen Naisten workshop Tilaisuuden jälkeinen toimintasuunnitelma (Painokirjaimin) Piiri/moninkertaispiiri: Workshopin nimi/päivämäärä: Tärkeitä löytöjä keskustelujen pohjalta: Ohjelmaideat: Toimintasuunnitelma 1 Tavoite: Tärkeys: Aika: Vaihe Vastuuhenkilö Suoritettu pvm Lionien Alueellinen Naisten workshop 17

18 Toimintasuunnitelma 2 Tavoite: Tärkeys: Aika: Vaihe Vastuuhenkilö Suoritettu pvm Toimintasuunnitelma 3 Tavoite: Tärkeys: Aika: Vaihe Vastuuhenkilö Suoritettu pvm 18

19 Toimintasuunnitelma 4 Tavoite: Tärkeys: Aika: Vaihe Vastuuhenkilö Suoritettu pvm Toimintasuunnitelma 5 Tavoite: Tärkeys: Aika: Vaihe Vastuuhenkilö Suoritettu pvm Lionien Alueellinen Naisten workshop 19

20 Lionien Alueellinen Naisten workshop Workshopin raportointi/korvaushakemuslomake (Painokirjaimin) Järjestävä lion Nimi: Tehtävänimike: Klubin nimi: Piiri: Sähkö posti: Maa: Osoite: Workshopin yksityiskohdat Workshopin nimi: Workshopin päivämäärät: Piiri/moninkertaispiiri: Sijainti: Ohjaajan nimi: Lista osallistujista (nimi ja lionvirka): Lyhyt kuvaus tilaisuudesta: Onnistumiset ja parannusideat: Käsitellyt aiheet: 20

21 Lionien Alueellinen Naisten workshop Tärkeitä asioita, joita aloittaa, jatkaa ja lopettaa: Aloita Jatka Lopeta Muita tärkeitä löytöjä/tuloksia: Laaditut toimintasuunnitelmat: Järjestäjän allekirjoitus Pvm Piirikuvernöörin/kuvernöörineuvoston puheenjohtajan allekirjoitus Pvm Toimittakaa tämä lomake ja kustannuserittelylomake täytettyinä osoitteeseen: Jäsenohjelmien ja uusien klubiohjelmien osasto Lions Clubs International 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL , USA Sähköposti: Faksi: Lomakkeiden on oltava perillä 30 päivän kuluessa tapahtumasta. Rahoitus maksetaan vain ennalta hyväksytylle workshopille ennalta hyväksyttyihin kuluihin. Lionien Alueellinen Naisten workshop 21

22 22

23 Tilintarkastussäännöt 1. Budjetti Alueelliset naisten workshopit voivat saada korvauksia jäsenyys- ja uusien klubiohjelmien osaston hyväksymän määrän mukaisesti. Vain sellaiset kulut korvataan, jotka tapahtuvat vasta sen jälkeen kun Lionien alueellisen naisten workshopin rahoitushakemus on hyväksytty. 2. Laskujen lähettäminen a. Viralliset lomakkeet Korvaushakemukset tulee lähettää Lionien alueellisen naisten workshopin kulukorvauslomakkeella ja sen mukana tulee lähettää Lionien alueellisen naisten workshopin raportointi/korvauslomake. Kaikki kohdat tulee olla eriteltynä, sarakkeet laskettu yhteen ja mukana tulee tarpeen mukaan olla alkuperäiset kuitit. Faksilla ja sähköpostilla lähetetyt kopiot hyväksytään ellei toisin ole mainittu. b. Allekirjoitukset Kululomakkeella ja raportti/korvauslomakkeella tulee olla järjestävän lionin ja piirikuvernöörin tai kuvernöörineuvoston puheenjohtajan allekirjoitus. c. Eräpäivä Kun workshop on päättynyt, korvaushakemus ja raportti/korvauslomake tulee lähettää 30 päivän kuluessa jäsenohjelmien ja uusien klubiohjelmien osastoon LCI:ssa. Jos korvaushakemukset saadaan 120 päivää workshopin pitämisen jälkeen, mitään korvauksia ei makseta. 3. Korvattavat menot Sallittuja kuluja ovat tilavuokra, audio-visuaalisten laitteiden vuokra, tulostus- ja postituskulut, toimistotarvikkeet, ruoka ja juoma workshopissa, ohjaajan kulut ja muut tarvikkeet. Sallitut ohjaajan kulut ovat: Ohjaajan palkkio LCI korvaa ohjaajan tarjoamien palvelujen kustannukset. Lasku ja maksutositekopiot vaaditaan. Ohjaajan matkakulut LCI korvaa matkakulut (ei lento) workshopiin ja takaisin kotiin, mukaan lukien kilometrikorvauksena US$0,25 per kilometri tai junan, linja-auton, taksin, jne. kulut. LCI ei korvaa lentoja. Ohjaajan majoituskulut LCI korvaa korkeintaan kaksi yötä keskitason hotellissa yhden hengen huoneessa. Ohjaajan ateriat LCI korvaa ateriakulut, jos sellaisia on saapumispäivänä, workshopin aikana ja ennen lähtöä workshopista. Juomarahat LCI korvaa juomarahoja korkeintaan US$1 per matkalaukku ja korkeintaan 10% taksista. Ei-hyväksyttyjä menoja ovat alkoholijuomat, sairasvakuutus, puhujan muut kulut kuten puhelut, vaatteiden pesetys, elokuvat, matkavakuutus sekä muut kulut joista ei ole asianmukaisia tositteita kuten alla mainittu, sekä kuluja jotka ylittävät budjetoidun määrän, ei korvata. 4. Kulukorvaukset Korvaus suoritetaan moninkertaispiirin tai yksittäispiirin tilille. Maissa, joissa LCI:lla on pankkitili, korvaukset maksetaan hakijan paikallisessa valuutassa, muussa tapauksessa maksu suoritetaan US-dollareissa perustuen workshopin pitokuukauden valuuttakurssiin. 5. Sairasvakuutus Lions Clubs International ei tarjoa jäsenilleen minkäänlaista vakuutusta sairaus- ja lääkintäkuluihin, oli kyseessä sitten lionstoimintaan liittyvä tai muu matka. Matkustaessasi henkilökohtaisella tai lionsasialla, suosittelemme että varmistat oman vakuutuksesi voimassaolon ja kattavuuden. Monet yksityis- ja ryhmävakuutukset eivät kata ulkomailla aiheutuneita kuluja. Tämä koskee erityisesti USA:n valtion myöntämiä terveysvakuutuksia. Vakuutus on jokaiselle henkilökohtainen ja kattavuus vaihtelee yksilöstä toiseen, joten huolehdi että sinulla, perheelläsi ja muilla kanssamatkustajilla on asianmukainen vakuutus. Ohjaajan päiväraha/lahja Jos ohjaajalle ei makseta palkkiota, LCI voi korvata lahjana US$100. Lionien Alueellinen Naisten workshop 23

24 Lionien Alueellinen Naisten workshop Kulukorvauslomake 24 Kaikki workshopin kulut tulee merkitä raportointi/korvauslomakkeelle. Katso Lionien alueellisen naisten workshopin suunnitteluoppaasta ohjeet sallituista kuluista. Ohjelmakulut Ohjaajan kulut Osallistuja/ohjaaja Ateriat (Lista osallistujista vaaditaan) Auto* Painatus, postikulut, Välineet Muut menot Yhteensä Tilavuokra Välineet Lento, taksi Parkki- ja tullimaksut Majoitus Muu US$0,50/maili US$0,31/km Montako mailia Pvm Aamiainen Lounas Illallinen Yhteensä Erittele ja liitä mukaan alkuperäiset kuitit. Täytä kukin kulukorvauslasku käyttäen vain yhtä valuuttaa. Älä muuta valuuttaa itse. *Kilometrikorvauksista laskutettaessa tulee liittää mukaan kartta (esim. internetistä) jossa kuljettu matka on merkittynä. Vakuutan, että kaikki ilmoittamani kulut ovat todellisia ja että ne ovat järjestön korvaussääntöjen mukaisia Alueellisen naisten workshopin tilintarkastussääntöjen mukaisesti. Ymmärrän, että allekirjoittamalla tämän lomakkeen siitä tulee järjestön virallinen dokumentti ja sen saattavat tarkastaa osapuolet, jotka tavallisesti tekevät tällaisia tarkastuksia. Järjestävä lion Pvm LCI:N MERKINTÖJÄ VARTEN Valuutta Yhteensä Vaihtokurssi Yhteensä USD Piiri/MD Piirikuvernöörin/Kuvernöörineuvoston puheenjohtajan allekirjoitus Jos korvauslomakkeen lähettää useampi kuin yksi piiri, mainitse minkäsuuruinen korvaussumma kuuluu kullekin piirille.

25 Jäsenohjelmien ja uusien klubiohjelmien osasto Lions Clubs International 300 W 22ND ST Oak Brook IL USA Sähköposti: memberprog@lionsclubs.org Puhelin: Faksi MP-102.FI 6/13