Leojen johtajakoulutuksen apurahaohjelma. Hakemus ja ohjeet

Transkriptio

1 Leojen johtajakoulutuksen apurahaohjelma Hakemus ja ohjeet

2 Lions Clubs International Leojohtajien apurahaohjelma Sisällysluettelo Johdanto... 2 Tarkoitus... 3 Leojen johtajakoulutuskonferenssit... 3 Logistiikka... 4 Osanottajat Sijainti Aikatauluttaminen Budjetti Ohjelman suunnitteleminen... 5 Suunnittelutoimikunta Esitelmän pitäjien valitseminen Konferenssin ohjelma Mainostaminen Esimerkki konferenssin aikataulusta... 6 Rahoituksen hakeminen... 7 Taloudellinen tuki Kelpoisuus Eräpäivä Miten hakea rahoitusta Konferenssin jälkeen... 8 Kiitä puhujia Pyydä palautetta Kerro tilaisuuden kohokohdista Korvaushakemukset Apurahahakemus... 9 Yleiset korvaussäännöt Leo-600 FI 5/15 1

3 Johdanto YK:n väestönkasvun rahaston (UNFPA) mukaan "aikuisten maailmassa nuoret ihmiset jätetään usein vähemmälle huomiolle. Tähän tarvitaan välitöntä muutosta, koska tämä lähestymistapa aiheuttaa ongelmia nuorisolle ja vaikeuttaa taloudellisia ja sosiaalisia olosuhteita yleensä." Leoklubiohjelman tavoitteena on muuttaa tätä asetelmaa tarjoamalla nuorille mahdollisuuden kehittyä johtajina heidän omilla paikkakunnillaan. Leojen moton mukaisesti - johtajuus, kokemus ja mahdollisuus - maailman leot osallistuvat aktiviteetteihin ja projekteihin, jotka parantavat heidän paikkakuntiaan ja samalla he pääsevät kehittämään johtamistaitoja. Leoklubiohjelman kautta leot muodostavat kansainvälisen nuorten verkoston, joka on sitoutunut muiden auttamiseen ja muutoksen toteuttamiseen. Ohjeet 2

4 Tarkoitus Lions Clubs International aloitti leojohtajien apurahaohjelman vuonna 2009, jotta pystymme tukemaan taloudellisesti lioneita, jotka ovat kiinnostuneita järjestämään leojen johtajakoulutusta. Apurahalla tarjotaan rahoitusta leojen johtajakoulutuksen tilaisuuksiin, joissa keskitytään projektinhallintaan, viestintään, luovuuteen ja innovaatioon sekä tiimityöhön ja palveluprojektien suunnittelemiseen. Leojen johtajakoulutuskonferenssit Leojen johtajakoulutuskonferenssin voivat järjestää lionien vaalipiiri, moninkertaispiiri, osapiiri tai yksittäispiiri. Leojen tulisi osallistua kaikilla suunnittelun tasoilla ja tilaisuuden organisoimisessa. o Leojen tulee olla läsnä KAIKISSA tilaisuuksissa. o Leojen tulee palvella konferenssisuunnittelutoimikunnassa yhdessä lioneiden kanssa. o Lionien ja leojen tulee kehittää ja toteuttaa konferenssi yhteistyönä. Leojen johtajakoulutuskonferenssien tulee olla itsenäisiä tapahtumia. o Nämä tilaisuudet voidaan järjestää joko vuosikokouksen jälkeen tai ennen sitä. Mutta tilaisuuden järjestäjien tulee mainostaa leojen johtajakoulutuskonferenssia erillisenä tapahtuma ja pitää rahoitus selvästi erillään muista tilaisuuksista. Leojen johtajakoulutuskonferenssit tulee järjestää paikassa, johon kaikilla on helppo pääsy. Konferenssit voidaan järjestää eri tavoin esimerkiksi yksi- tai kaksipäiväisinä, joissa on useita eri workshopeja ja useamman päivän kestävä johtajakoulutuksen leiri. Ohjeet 3

5 Logistiikka Osanottajat Osanottajien tulee olla leoja, jotka ovat suurin piirtein samanikäisiä joko vaalipiirin, moninkertais-, osa- tai yksittäispiirin alueelta. Leot ja vieraat isäntäalueen ulkopuolelta voivat myöskin osallistua. Sijainti Konferenssi tulee järjestää paikassa, johon kaikilla on helppo pääsy. Pyydä muilta lioneilta neuvoja alueen hyvistä ja edullisista paikoista, jos he ovat järjestäneet useamman päivän kokouksia. Pitopaikassa tulee olla mukavat majoitustilat. Riippuen budjetista, voitte myös harkita kaikkien aterioiden koordinoimista yhteishengen ja yhteistyön vahvistamiseksi. Varmistakaa, että paikassa on tarvittavat audio-visuaaliset välineet ja vahvistakaa kaikki järjestelyt ennen tilaisuutta. Aikatauluttaminen Kun valitsette päivän, jättäkää noin kolme-neljä kuukautta suunnitteluun ja valmistautumiseen. Muistakaa tarkistaa kansalliset ja uskonnolliset juhlapäivät sekä muut mahdolliset suurtapahtumat, jotka voivat estää leojen osallistumisen. Leojen johtajakoulutuskonferenssi voidaan järjestää joko ennen tai jälkeen piirin tai moninkertaispiirin vuosikokouksen. Mutta tilaisuuden järjestäjien tulee mainostaa leojen johtajakoulutuskonferenssia erillisenä tapahtuma ja pitää rahoitus selvästi erillään muista tilaisuuksista. Vaalipiirit voivat järjestää leojen johtajakoulutuskonferenssin Leo-foorumin yhteydessä. Mutta rahoitusta ei voi käyttää leo-tapahtumaan lionien vaalipiirin aluefoorumin yhteydessä. Budjetti Lions Clubs International myöntää enintään US$ kattamaan kuluja kunkin ohjelmavuoden aikana. Rahoitusohjelman kautta myönnetään korkeintaan US$2000 apuraha per tilaisuus. Tilaisuuteen pitää ehkä hankkia rahoitusta myös muista lähteistä. Ohjeet 4

6 Ohjelman suunnitteleminen Suunnittelutoimikunta Leojen ja lionien tulee toimia yhdessä suunnittelutoimikunnassa. Leot voivat toimia johtotehtävissä ja yhteistyötä tehdään lionien kanssa konfenssin käytännön asioiden järjestämisessä kuten tilaisuuden kehittäminen, toteuttaminen ja seuranta. Suunnittelutoimikunnan tulisi asettaa konferenssille konkreettisia, mitattavissa olevia tavoitteita. Laatikaa toimintasuunnitelma, jotta pystytte saavuttamaan tavoitteet. Esitelmän pitäjien valitseminen Leojen tulee toimia kaikissa istunnoissa esitelmän pitäjinä tai he toimivat yhdessä lionien kanssa. Lionit ja vieraspuhujat voivat myös pitää esitelmiä, mutta yhdessä leojen kanssa. Puhujien tulisi olla mielenkiintoisia ja leoja inspiroivia puhujia ja samalla antaa asiantuntevaa tietoa. Puhujia voivat olla leovirkailijat moninkertaispiiristä, piiristä tai klubeista, lionjohtajia ja erityisvieraita. Konferenssin ohjelma Konferenssissa tulee keskittyä leojen johtamistaitoihin seuraavilla alueilla: Tiimityö Viestintä Luovuus ja innovaatio Projektien suunnitteleminen ja hoitaminen Yhteisön palveleminen. Kun suunnittelette konferenssin sisältöä, harkitkaa monipuolista sisältöä niin että teillä on seminaareja, workshopeja, keskustelutilaisuuksia, palveluprojekteja, sosiaalista kanssakäymistä ja palkintoseremonioita. Katso esimerkkiä konferenssin aikataulusta (sivu 6), josta saatte ideoita ja inspiraatiota. Mainostaminen Kun suunnittelette tapahtumaa, laatikaa viestintäsuunnitelma mainostamista ja julkisuutta varten. Pyytäkää piirin tai moninkertaispiirin PR-johtajalta apua. Ottakaa yhteyttä paikallisiin tiedotusvälineisiin ja harkitkaa sekä sanomalehti- että digitaalista mainostapaa. Ohjeet 5

7 Esimerkki konferenssin aikataulusta Seuraavaa aikataulua voidaan käyttää mallina workshopin suunnittelussa. Sitä voidaan muokata vastaamaan oman alueenne erityistarpeisiin. Muistakaa, että leojen tulee olla läsnä KAIKISSA tilaisuuksissa. PÄIVÄ 1 Aika Istunto Puhuja 9:00-9:15 Tervetuloa Kiitä osallistujia Logistiikka ja yleistiedot - vessojen sijainti, taukojen ja lounaan ajankohdat Asetetaan perussäännöt käytökselle Yleiskatsaus sisältöön - tavoitteet 9:15-9:30 Yleiskatsaus Leoklubiohjelmaan Varmista, että kaikki osanottajat tuntevat leoklubiohjelman 9:30-9:45 Jäänmurtaja 9:45-10:45 Istunto 1 - Tiimityö 10:45-11:00 TAUKO 11:00-12:00 Istunto 2 - Viestinnän taito 12:00-13:00 LOUNAS 13:00-14:30 Istunto 3 Paikkakunnan kehittäminen 14:30-15:30 Istunto 4 Projektinhallinta 15:30-16:15 Istunto 5 Ryhmäkeskustelu 16:15-16:30 Yhteenveto PÄIVÄ 2 Listaa kunkin istunnon puhujat tässä. HUOMAA: Leojen tulee olla puhujina tai toisina puhujina kaikissa tilaisuuksissa. Katso sivulta 5 listaa mahdollisista puhujista. Aika Istunto Puhuja 9:00-9:15 Tervetuloa Muistuta logistiikasta ja käytännön asioista Yhteenveto ensimmäisestä päivästä Yleiskatsaus toisen päivän ohjelmasta 9:15-9:30 Jäänmurtaja 9:30-10:30 Istunto 1 Tehokas suunnitteleminen 10:30-10:45 TAUKO 10:45-11:45 Istunto 2 - Teknologia ja innovaatio palvelutyössä 11:15-12:30 Istunto 3 Ryhmäkeskustelu 12:30-13:30 LOUNAS 13:30-16:00 Palveluaktiviteetti 16:00-16:30 Päätössanat ja tunnustus Ohjeet 6

8 Rahoituksen hakeminen Kun suunnittelutoimikunnassa on päätetty logistiikasta ja konferenssin sisällöstä, voitte hakea rahoitusta LCI:sta. Taloudellinen tuki LCI myöntää korkeintaan 12 kappaletta US$2000 suuruista apurahaa per vuosi. Ohjelmassa voidaan myöntää korkeintaan kolme US$2000 apurahaa per vaalipiiri ja Afrikan manner per toimivuosi. Yksi alue ei voi saada enemmän kuin kolme apurahaa per toimivuosi. Kelpoisuus Lionien moninkertaispiirit, osapiirit ja yksittäispiirit voivat hakea Leojohtajien apurahaa. Hakijat voivat myös harkita yhteistä hakemusta. Eräpäivä Apurahahakemuksia vastaanotetaan kunkin tilivuoden 1. toukokuuta saakka. Leoklubiohjelmien osasto Lions Clubs Internationalin päämajassa käsittelee hakemukset niiden saapumisjärjestyksessä ja hyväksyy kriteerit täyttävät hakemukset hakemuksen sisällön perusteella. Miten hakea rahoitusta Kun olette valmiita hakemaan apurahaa, täyttäkää hakulomake (sivut 9-11), liittäkää mukaan yksityiskohtainen budjetti (sivu 12), vaaditut allekirjoitukset (sivu 13) ja alustava aikataulu (esimerkki sivulla 6). Leoklubiohjelman osasto käsittelee hakemuksen ja vastaa 30 päivän kuluessa lomakkeiden vastaanottamisesta. Hyväksytyt varat jaetaan tilaisuuden jälkeen, kun olemme saaneet konferenssin loppuraportin, korvaushakemuksen ja kaikki alkuperäiset kuitit. Katso yleisiä korvaussääntöjä (sivut 14-15). Ohjeet 7

9 Konferenssin jälkeen Kiitä puhujia Lähetä puhujille kiitoskortti ja kiitä heitä osallistumisesta. Ilmaise kiitollisuutta kaikkien tilaisuuteen osallistuvien leojen puolesta. Pyydä palautetta Pyydä osallistujia täyttämään kyselyt ja kerää palautetta konferenssin eri istunnoista. Arvioi tilaisuuden onnistuminen palautteen perusteella ja suunnittele tulevia tilaisuuksia palautteen pohjalta. Kerro tilaisuuden kohokohdista Lähetä median edustajille valokuvia ja lyhyt kuvaus tilaisuudesta. Kerro tilaisuuden kohokohdista lionjohtajille ja leoille, jotka eivät päässeet osallistumaan. Lisää tietoa tapahtumasta sosiaalisen median sivustoille. Korvaushakemukset Rahoituksen saaneiden osapuolten tulee lähettää konferenssin jälkeen Leojen johtajakoulutuksen apurahaohjelman loppuraportti yhdessä korvaushakemuksen kassa sekä kaikki alkuperäiset kuitit leoklubiohjelman osastoon. Noudata seuraavia sääntöjä kun lähetät lomakkeet korvauksen hakemiseksi: 1. Listaa kaikki korvattavat kulut (korkeintaan US$2000) kulukorvauslomakkeella ja ilmoita mitä valuuttaa olet käyttänyt. Älä muuta valuuttaa itse. Liitä mukaan alkuperäiset kuitit. 2. Täytä Leojohtajien apurahaohjelman loppuraportti. Tämä raportti toimii arvokkaana työkaluna kun mainostatte konferenssin menestymistä sekä kun arvioitte rahoitusohjelman tehokkuutta. 3. Lähetä korvaushakemus yhdessä alkuperäisten kuittien ja loppuraportin kanssa leoklubiohjelman osastoon 60 päivän kuluessa konferenssista. Leoklubiohjelman osasto Lions Clubs International 300 W. 22 nd Street Oak Brook, IL USA Kun vaadittavat lomakkeet ja kuitit on vastaanotettu, LCI lähettää korvauksen kuvernöörineuvoston puheenjohtajalle tai piirikuvernöörille. Ohjeet 8

10 Leojohtajien apurahaohjelma Apurahahakemus Yhteystiedot Järjestävä lion Nimi: Toimi: Lionsklubin nimi: Piiri/moninkertaispiiri: Sähköposti: Maa: Järjestävä leo Nimi: Toimi: Leoklubin nimi: Leopiiri- ja moninkertaispiiri: Sähköposti: Maa: Konferenssin yksityiskohdat Konferenssin nimi: Konferenssin päivämäärä(t): Sijainti: Haettu summaa (maksimi US$2000): Arvioitu määrä osanottajia: Leot Lionit Vieraat Liitä hakemuksen mukaan ehdotus aikataulusta. Apurahahakemus 9

11 Vastaa allaoleviin kysymyksiin. Liitä mukaan lisätietoja tarpeen mukaan. 1. Kuvailkaa yksityiskohtaisesti Leojen johtajakoulutuksen konferenssin tavoitteet. Miten konferenssin sisältö auttaa saavuttamaan nämä tavoitteet? 2. Miten tämä konferenssi edistää leojen johtamistaitoja projektinhallinnan, kommunikaation, luovuuden/innovaation, tiimityön tai paikkakunnan palveluprojektien alueilla? 3. Miten monta leoa ja lionia on konferenssin suunnittelutoimikunnassa ja missä roolissa he ovat tapahtuman suunnittelussa? Liitä vastaukseen selitys siitä, miten suunnittelutoimikunnassa olevat leot voivat edelleen parantaa johtamistaitojaan osallistumalla tämän toimikunnan toimintaan. 4. Mitkä piirit/moninkertaispiirit vaalipiirin alueelta tulevat olemaan edustettuina tilaisuudessa? Apurahahakemus 10

12 5. Mikä on osallistuvien leojen ikähaitari? 6. Missä leokonferenssi pidetään? Miksi tämä paikka valittiin? 7. Miten konferenssia tullaan mainostamaan leoille? Liitä mukaan esimerkki mainosmateriaalista, jos sellaista on olemassa. 8. Onko tarkoitus saada median edustajia paikalle? Jos kyllä, kerro tarkemmin suunnitelmista saada media kertomaan konferenssista. 9. Järjestetäänkö tämä leokonferenssi vaikka ette saisi apurahaa tämän apurahaohjelman kautta? Apurahahakemus 11

13 Ehdotettu konferenssibudjetti Ilmoita kohde ja kuvaus menoista. Hyväksytyt kulut löytyvät yleisistä korvaussäännöistä (sivut 14-15). Tilavuokra Tuote Kustannus Audio/visuaaliset laitteet Ruoka & juomat konferenssin aikana Painatus (kutsut, julisteet, esitteet, jne.) Postituskulut Mainostaminen ja muu julkistaminen Puhujan kulut Toimistotarvikkeet Muu (selitä) Leokonferenssin menot yhteensä Mikä osuus tullaan kattamaan apurahalla? Apurahahakemus 12

14 Vaadittavat allekirjoitukset Jos apurahakemuksen tekee yksittäis- tai osapiiri, tarvitaan sekä piirikuvernöörin että piirin leojohtajan allekirjoitukset. Piirin leojohtajan allekirjoitus Pvm Piirin leojohtajan nimi tekstattuna Piirikuvernöörin allekirjoitus Pvm Piirikuvernöörin nimi tekstattuna Jos hakemuksen lähettää moninkertaispiiri, hakemukseen tarvitaan sekä kuvernöörineuvoston puheenjohtajan että moninkertaispiirin leojohtajan allekirjoitukset. Moninkertaispiirin leojohtajan allekirjoitus Pvm Moninkertaispiirin leojohtajan nimi tekstattuna Kuvernöörineuvoston puheenjohtajan allekirjoitus Pvm Kuvernöörineuvoston puheenjohtajan nimi tekstattuna Lähetä täytetty lomake osoitteella: Leoklubiohjelman osasto Lions Clubs International 300 W. 22 nd Street Oak Brook, IL USA Sähköposti: Faksi: (630) Apurahahakemus 13

15 Yleiset korvaussäännöt 1. Budjetti Kuluja korvataan korkeintaan US$2000. Vain sellaiset kulut korvataan, jotka tapahtuvat vasta sen jälkeen kun Leojen johtajakoulutuksen rahoitushakemus on hyväksytty. 2. Laskujen lähettäminen a. Virallinen lomake Korvaushakemus tulee toimittaa käyttämällä Leojen johtajakoulutuksen kulukorvaushakemusta ja sen mukana tulee lähettää loppuraportti. Kaikki kohdat tulee olla eriteltynä, sarakkeet laskettu yhteen ja mukana tulee tarpeen mukaan olla alkuperäiset kuitit. b. Allekirjoitukset Kululomakkeella ja raportti/korvauslomakkeella tulee olla järjestävän lionin ja piirikuvernöörin tai kuvernöörineuvoston puheenjohtajan allekirjoitus. c. Eräpäivä Korvaushakemus tulee lähettää yhdessä alkuperäisten kuittien ja loppuraportin kanssa 60 päivän kuluessa konferenssista leoklubiohjelman osastoon. Jos vaadittuja asiakirjoja ei ole saatu 60 päivän kuluessa konferenssista, ei korvauksia makseta. 3. Korvattavat menot Sallitut kulut: tilavuokra, audiovisuaalisten laitteiden vuokra, ruoka ja juomat konferenssin aikana, postituskulut, mainoskulut, puhujan kulut*, toimistotarvikkeet, konferenssimateriaalit ja painatuskulut. *Sallitut ohjaajan kulut ovat: Puhujan palkkio - LCI korvaa ohjaajan tarjoamien palvelujen kustannukset. Lasku ja maksutositekopiot vaaditaan. Puhujan matkakulut - kansainvälinen päämaja korvaa konferenssimatkakuluja korkeintaan yhden economy - luokan edestakaisen lentolipun hinnan verran (puhujaa kohti), suorinta reittiä ja ilman välilaskuja. Alkuperäinen lentolipun kanta (ei kopio) sekä maksukuitti (käteis-, pankki- tai luottokorttikuitti) vaaditaan. Palkkioita ei korvata ilmaan molempia tositteita. LCI korvaa matkakulut (ei lento) konferenssiin ja takaisin kotiin, mukaan lukien kilometrikorvauksena US$0,25 per kilometri tai junan, linja-auton, taksin, jne. kulut. Yleiset korvaussäännöt 14

16 *Sallitut ohjaajan kulut ovat: Puhujan majoitus - LCI korvaa normaalin hotellihuoneen hinnan (yhden hengen huone). Ohjaajan ateriat - LCI korvaa ateriakulut, jos sellaisia on saapumispäivänä, konferenssin aikana ja ennen lähtöä konferenssista. Juomarahat - LCI korvaa juomarahoja korkeintaan US$1 per matkalaukku ja korkeintaan 10% taksista. 4. Kulut, joita ei sallita Ei-hyväksyttyjä menoja ovat alkoholijuomat, sairasvakuutus, puhujan muut kulut kuten puhelut, vaatteiden pesetys, elokuvat, matkavakuutus sekä muut kulut joista ei ole asianmukaisia tositteita kuten alla mainittu, sekä kuluja jotka ylittävät budjetoidun määrän US$2000, ei korvata. 6. Sairasvakuutus Lions Clubs International ei tarjoa jäsenilleen minkäänlaista vakuutusta sairaus- ja lääkintäkuluihin, oli kyseessä sitten lionstoimintaan liittyvä tai muu matka. Matkustaessasi henkilökohtaisella tai lionsasialla, suosittelemme että varmistat oman vakuutuksesi voimassaolon ja kattavuuden. Monet yksityis- ja ryhmävakuutukset eivät kata ulkomailla aiheutuneita kuluja. Tämä koskee erityisesti USA:n valtion myöntämiä terveysvakuutuksia. Vakuutus on jokaiselle henkilökohtainen ja kattavuus vaihtelee yksilöstä toiseen, joten huolehdi että sinulla, perheelläsi ja muilla kanssamatkustajilla on asianmukainen vakuutus. 5. Kulukorvaukset Korvaus suoritetaan moninkertaispiirin tai yksittäispiirin tilille. Maissa, joissa LCI:lla on pankkitili, korvaukset maksetaan hakijan paikallisessa valuutassa, muussa tapauksessa maksu suoritetaan US-dollareissa perustuen konferenssin pitokuukauden valuuttakurssiin. Yleiset korvaussäännöt 15