Hämeen ammattikorkeakoulun kommentit korkeakoulujen sähköisen haku- ja valintajärjestelmäratkaisun esitutkimukseen.

Transkriptio

1 Hämeen ammattikorkeakoulun kommentit korkeakoulujen sähköisen haku- ja valintajärjestelmäratkaisun esitutkimukseen. Yleiset huomiot Siirtyminen yhteen haku- ja valintajärjestelmään on järkevä ratkaisu, sillä päällekkäisten järjestelmien ylläpito on kallista ja kehittämiseen ei ole ollut resursseja riittävästi. Korkeakoulujen sähköistä haku- ja valintajärjestelmää on suunniteltu nuorten suomenkielisen yhteishaun näkökulmasta. Esitutkimuksessa ei ainakaan käy ilmi, että aikuiskoulutuksen tai vieraskielisen koulutuksen erityispiirteitä olisi otettu huomioon. Asiakaspalveluratkaisua pitää vielä suunnitella ja täsmentää. Esitutkimuksessa esitetty malli ja työnjako herättävät vielä paljon kysymyksiä. Tärkeintä olisi saada hakijaa joustavasti palveleva ratkaisu. Kommentteja luvuittain 6.5 Nykyisten järjestelmien ja prosessien kehittämisehdotuksia Sivulla 14, otsikon Haku- ja valintaprosessi alla lukee mm. seuraavaa: Tällä hetkellä korkeakouluihin haetaan viidessä erillisessä yhteishaussa: ammattikorkeakoulujen nuorten koulutus, ammattikorkeakoulujen aikuiskoulutus, ammattikorkeakoulujen vieraskielinen koulutus, ammattikorkeakoulujen ylemmät amk-tutkinnot ja yliopistojen päävalinnat. (s. 14) Tästä puuttuu kokonaan ammatillisten opettajakorkeakoulujen yhteishaku, mutta silti seuraavassa kappaleessa opettajakorkeakoulujen yhteishaku mainitaan hakijapalvelun yhteydessä. Valintakoekutsun ei tarvitse olla kirjallinen kutsu, vaan esimerkiksi sähköposti ja/tai tieto valintakokeen ajasta ja paikasta Hakijapalvelussa riittäisi (s. 15). Tiedotus valintakokeesta pitää tapahtua vähintään sähköpostilla. Tieto valintakokeesta pelkästään hakijapalveluissa ei riitä, sillä eivät kaikki käytä sitä. Onko sähköpostiosoite-kenttä pakollinen kenttä hakulomakkeella? Onko tarpeen ottaa huomioon ne hakijat, jotka eivät käytä sähköpostia aktiivisesti? Edelleen pitäisi olla ominaisuus, että valintakoekutsukirjeet voidaan tulostaa järjestelmästä.

2 Jos yksipäiväinen valintakoe järjestetään useampana päivänä, järjestelmään pitää pystyä laittamaan hakijalle kutsu oikealle päivälle. Ulkomailla asuville kutsun ja liitteiden lähettäminen sähköpostilla pitää onnistua järjestelmästä. Nyt kutsut ja liitteet skannataan sähköpostin liitteiksi. Korkeakoulukelpoisuuden yhdenmukaistaminen molemmilla korkeakoulusektoreilla edellyttää lakimuutoksia. Ehtivätkö lakimuutokset voimaan ennen haku- ja valintajärjestelmän uudistusta? 7 Tavoitetila Opiskelijahaku- ja valintapalveluratkaisu Tavoitetilaan pääseminen edellyttää korkeakouluilta opiskelijavalintaprosessien yhtenäistämistä ja kehittämistä (s. 18). Korkeakoulut saavat itse päättää esimerkiksi valintaperusteistaan, mutta järjestelmä edellyttäisi yhtenäisyyttä korkeakoulujen kesken. Merkittäviin kustannussäästöihin ei päästä, jos korkeakoulut tekevät omia ratkaisujaan. Pitää selvittää tarkemmin, mihin kustannussäästöt perustuvat Hakulomakepalvelu Lomakkeen hakukohdekohtaiset täydentävät kysymykset (s. 20): Ammattikorkeakoulujen valintaperustesuosituksissa on alakohtaiset koulumenestyksestä saatavat pisteet määritelty ja nykyinen järjestelmä on laskenut sen mukaisesti hakijan saamat koulumenestyspisteet. Kun koulumenestys kysytään hakukohdekohtaisilla täydentävillä kysymyksillä, tarkoittaako se sitä, että hakija vastaa jokaisen hakukohteen kohdalla erikseen, mitä arvosanoja on saanut. Kun hakija merkitsee lomakkeelle, että työkokemus puuttuu ja on hakemassa hakukohteeseen, johon vaaditaan työkokemusta, tuleeko hakijalle näkyviin, että hakukohteeseen on työkokemusvaatimus? Jos hakija ei merkitse työkokemusta, tuleeko hänelle tiedoksi automaattisesti: ei hakukelpoinen. Jos pisteitä tuottavasta työkokemuksesta kysytään täydentävissä kysymyksissä ja hakija merkitsee työkokemuskuukautensa ao. kohtaan, laskeeko järjestelmä hakijalle työkokemuspisteet? Miten paperilomakkeen täyttänyt voi muuttaa hakemustaan? Joutuuko hän pyytämään ja täyttämään uuden hakulomakkeen, jos vaihtaa ensisijaista hakukohdettaan? Mitkä palvelut kuuluvat OPHn peruspakettiin, mistä korkeakoulut maksavat itse? Maksaako erillishakujen lomakkeiden muokkaaminen? Voiko korkeakoulu itse muokata erillishaun lomaketta? Tuleeko tästä kustannuksia?

3 7.1.4 Valintaperusteiden tallennus Kuinka paljon poikkeamat valintaperustesuosituksesta tulevat maksamaan korkeakouluille? Missään ei käy selkeästi ilmi, mitä kustannuksia korkeakoululle tulee, jos poikkeaa esim. suosituksista. Kuinka paljon omien valintaperusteiden käyttäminen maksaa korkeakoululle s Asiakaspalvelu Palvelun saaminen yhdestä paikasta ei toteudu käytännössä, kun ensimmäisen tason neuvonnasta joudutaan usein siirtämään hakija toisen ja kolmannen tason neuvontaan. Hakijan kysymys saattaa olla yksinkertainen, esim. ovatko liitteet tulleet perille, mutta usein hän haluaa lisäksi tietää, onko hän hakukelpoinen, minkälaisesta työkokemuksesta saa pisteitä, kutsutaanko hänet valintakokeeseen, missä ja koska valintakokeet pidetään jne. Yhteydenottoja tulee eniten ulkomaalaisilta vieraskieliseen koulutukseen hakevilta sekä aikuiskoulutukseen hakevilta, joiden kysymykset eivät ole useinkaan yleistason kysymyksiä. Jos hakijalle tarjotaan vain valtakunnallista numeroa ja sähköpostiosoitetta, oletetaanko että hakija ottaa aina ensin yhteyttä yleisneuvontaan, josta häntä ohjataan eteenpäin? Onko hakijalle missään näkyvissä yhteystietoja korkeakoulujen omaan neuvontaan? Hakijaa ei helpota se, että hän esim. joutuisi uudessa asiakaspalvelumallissa lähettämään hakemuksen liitteet kansalliseen palvelupisteeseen, erityisjärjestelyjä koskevat liitteet korkeakoulun kuraattorille ja ennakkotehtävät hakutoimistoon. Jos kansallinen palvelupiste ei ole edes fyysinen piste, minne opiskelija lähettää liitteet. Miten yhteistyö 1. ja 2. tason välillä hoidetaan, näkyykö kaikki tarvittava tieto järjestelmässä, esim. mitä on puhelimessa sovittu? Onko arvioitu kuinka monta työntekijää kansalliseen palvelupisteeseen tarvittaisiin? Korkeakoulun oma palvelu ja henkilökohtainen suhde hakijoihin ei toteudu tällä asiakaspalvelumallilla. Sitoutuminen korkeakouluun ei pääse alkuun haku- ja valintaprosessin aikana. Erityisesti ulkomaalaisille opiskelijoille tämä on tärkeää. Ammattikorkeakoulujen hakutoimistopalvelu on ollut toimiva ratkaisu. Asiakaspalveluratkaisu vaatii vielä suunnittelua. Raportissa puhutaan keskitetystä palvelukeskuksesta (s. 17), valtakunnallisesta palvelukeskuksesta (s. 21) ja kansallisesta palvelupisteestä (s. 22). Mitä tehdään korkeakouluissa ja mitä keskitetyissä palveluissa jää vielä epäselväksi. Miten varmistetaan saumaton yhteistyö?

4 7.2.1 Yhteishaku Jos yhteishaun aikataulun ja valintaprosessin aikataulun yhteensovittaminen muodostuu merkittävällä tavalla hankalaksi, voi korkeakoulu päättää jättää yhteishaun ulkopuolelle vieraskielisen koulutuksen sekä sellaisen rajatulle kohderyhmälle suunnatun koulutuksen, johon se on määritellyt hakukelpoisuuden erikseen (s. 23). Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakoulujen yhteishausta antaa mahdollisuuden poiketa yhteishakujärjestelmään kuulumisesta tietyn aikuiskoulutuksen koulutusohjelman osalta asetuksen taustamuistion (OPM, ) mukaan esim. sillä perusteella, että koulutusohjelma on alueellisten tarpeiden perusteella tarkoitettu kohdennettavaksi tietyn alueen ihmisille. Jättäytyminen yhteishaun ulkopuolelle tulee kuitenkin olla varsin poikkeuksellista. Samoin vieraskielinen koulutusohjelma voidaan poikkeuksellisesti jättää yhteishaun ulkopuolelle esim. raja-alueyhteistyön perusteella, jolloin haku voitaisiin kohdentaa tietylle maantieteelliselle alueelle. Onko yhteishakuasetuksen tulkinta muuttunut edellä mainitusta? Jos korkeakoulut päättävät jättää osan tai koko vieraskielisen koulutuksen yhteishaun ulkopuolelle, kukin korkeakoulu hoitaa hakuja omien aikataulujensa mukaan, valintakoeyhteistyötä ei enää ole, eikä voida hyödyntää yhteistä markkinointia. Työn määrä/ kustannukset korkeakouluissa kasvavat. Ennen kaikkea hakijoiden näkökulmasta hakeminen vieraskielisiin ohjelmiin vaikeutuu. Hakijamäärät myös laskevat todennäköisesti, kun haku Suomen korkeakouluihin pirstoutuu. Hakijoiden on myös vaikea ymmärtää sitä, että osa vieraskielisestä koulutuksesta voi olla yhteishaussa ja osa hoidetaan korkeakoulujen omina hakuina. Suomi on pieni koulutusmaa, jonka vetovoima tuntuu perustuvan tällä hetkellä maksuttomaan koulutukseen. Opiskelijarekrytointi vaikeutuu entisestään, jos haku vieraskielisiin ohjelmiin toteutetaan erillishakuina. Valtakunnallisiin kansainvälistymisen tavoitteisiin on jatkossa vaikea päästä. Korkeakoulujen sähköisellä hakupalvelulla hoidetaan jatkossa molempien korkeakoulusektorien yhteishaut. Siitä säädetään tarkemmin opetus- ja kulttuuriministeriön valmistelemassa yhteishakuasetuksessa. Asetusluonnoksen mukaan yhteishakuun kuuluvat kaikki ne yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen koulutukset, joissa haetaan suorittamaan tutkintoon johtavaa alempaa tai alempaa ja ylempää korkeakoulututkintoa tai vain ylempää korkeakoulututkintoa. Useimmiten haku näihin tapahtuu yleisen korkeakoulukelpoisuuden perusteella. Yhteishakuun kuuluvat siis aiemmin yliopistojen yhteishakuun tai ammattikorkeakoulujen nuorten ja aikuisten koulutusten sekä ammatillisten opettajakorkeakoulujen yhteishakuihin kuuluneet koulutukset. (s. 23) Ammatillisten opettajakorkeakoulujen yhteishakuun kuuluvat koulutukset: (ammatillinen opettajankoulutus, ammatillinen opinto-ohjaajankoulutus ja ammatillinen erityisopettajankoulutus) eivät ole tutkintoon johtavaa koulutusta. Toteutetaanko Opettajakorkeakoulujen yhteishaku edelleen omana yhteishakunaan? Käytetäänkö siinä korkeakoulujen yhteistä sähköistä haku- ja valintajärjestelmää?

5 Hakuvaihe Näkeekö hakija, joka ei kirjaudu palveluun jostain, että hänen tarvitsee lähettää todistuskopio hakuajan päättymiseen mennessä? Jos hakee viimeisenä hakupäivänä ja hakiessaan saa tiedon että todistuskopio pitää toimittaa, hänellä pitäisi olla aikaa esim. viikko toimittaa todistuskopio. Hakija ei välttämättä tiedä, onko hänen pohjakoulutustietonsa saatavilla sähköisesti Sijoittelu ja Sijoittelu Miten ensimmäisessä hakuaikaryhmässä hakeneiden valintaesitys voidaan tehdä ennen kuin varsinainen sijoittelu on tehty viikolla 26? Kun joukossa on kuitenkin niitä, joiden ylempien hakutoiveiden valinnan tulokset eivät ole vielä valmiit, ei voida tietää tulevatko he valituiksi ylemmälle toiveelle vai ensimmäisen hakuaikaryhmän hakukohteelle. Jos lopullinen sijoitteluajo menee kesäkuun loppuun (vk 26), vieraskielisen koulutuksen valinnat menevät niin myöhäiseksi, etteivät ulkomaalaiset opiskelijat ehdi saada viisumeita ajoissa. Kun hakijalle annetaan kaksi viikkoa aikaa päättää, ottaako paikan vastaan, kaikki ulkomaalaiset eivät ehdi tässä ajassa asiaa hoitamaan, ellei toimita sähköpostin välityksellä. Hakija voi ilmoittautua läsnä- tai poissaolevaksi ensimmäisenä lukuvuonna (s. 26). Työn ohessa opiskelevilla ei ole tätä oikeutta ollut. Tarkoittaako tämä, että lakiin on tulossa muutos? Sijoitteluvaihe on hidasta, kun pitää odottaa lopullisia tuloksia. Eri koulutusohjelmien valittujen listat valmistuvat eri aikoihin. Vai lähetetäänkö kaikki hyväksymiskirjeet vasta heinäkuun alussa. (s. 32) Paikkojen täyttäminen vaikeutuu entisestään, kun varasijalta kutsutut saavat ottaa ehdollisesti paikan vastaan (s. 33.) Jälkiohjaus Täydennyshaulla voidaan saada vain Suomessa (tai lähellä) asuvia opiskelijoita, sillä aikataulu on niin tiukka. Miksi lisähaku ei kuulu yhden kk-paikan säännöksen piiriin? Operatiiviset tietokannat

6 Tietokannan kopiointi esitetyllä tavalla on hieman hankalaa. Voisiko testikannan korvata tuotantokannan sisällöllä? Miten esitetty malli (kopiointi) toimii silloin, jos tuotantokannasta on poistettu jotain (olettaen, että siitä jotain voidaan poistaa)? Jos poisto tuotantokannasta ei ole mahdollista, niin silloin tämä toimisi. Em. kantojen lisäksi voisi olla tarpeen sellainen "koulutusympäristö" tms. jossa ei ole todellisia henkilöitä Sijoittuminen Koska ratkaistaan, kuka tarkistaa korkeakoulukelpoisuuden, korkeakoulu vai yhteinen palvelukeskus? Palvelukeskus tallentaa lomakkeet ja liitteet, ja toimittaa tarvittaessa korkeakouluille (s. 22). Korkeakoulu tiedottaa hakukelpoisuutta koskevat päätökset. Säilyykö nykyinen käytäntö, että vain ensisijainen hakutoive tiedottaa päätöksestä. Kuka käsittelee hakukelpoisuutta koskevat oikaisupyynnöt? Käsittely pitäisi olla siellä, missä päätös hakukelpoisuudesta on tehty Virkailijatoiminnot Operatiivisia tilastoraportteja pitää kehittää niin, että ne palvelevat haku- ja valintaprosessia ottaen huomioon myös markkinoinnin näkökulman. Mahdollisuus viestien lähettämiseen hakijalle pitäisi kattaa myös viestien lähettämisen hakijaryhmille (esim. tietyn pohjakoulutuksen mukaan, kansalaisuuden mukaan, asuinpaikan mukaan) Kiintiöt Opiskeluoikeudet otetaan huomioon syksystä 2012 lähtien. Keväällä 2012 hakeville pitää tiedottaa kiintiöiden käyttöönotosta, että voivat harkita ottavatko paikan vastaan, jos suunnitelmissa on hakea esim. seuraavana vuonna johonkin muuhun koulutukseen Ylläpitomalli Jos korkeakoulu tai korkeakoulujen yhteenliittymä omistaa jonkin järjestelmän yksittäisen palvelun, miten toimitaan jos muutkin haluavat ottaa palvelun käyttöön? Kehittämismalli Ohjausryhmällä on tässä tärkeä rooli. Millainen on ohjausryhmän kokoonpano?

7 8 Riskianalyysi Tässä kerrotaan, että riskianalyysi ja varautumissuunnitelma on tehty, mutta ei kerrota, mitkä ovat potentiaaliset riskit vakavuus- ja todennäköisyysarvioineen. Ne olisi hyvä julkaista myös.