Lohjan suun terveydenhuolto

Transkriptio

1 1 Lohjan suun terveydenhuolto Katja Blomqvist, hammashoitaja Carina Ekström-Puumalainen, vastuuhammaslääkäri Marika Heinonen, hammashoitaja Tanja Ketola-Kinnula, apulaisylihammaslääkäri Sille Korgesaar, suuhygienisti Jari Linden, suun terveydenhuollon johtaja vs, 2. coach Elina Nordström, vastuuhammaslääkäri, luottamusmies Johanna Peltonen, terveyskeskushammaslääkäri Anu Rintanen, terveyskeskushammaslääkäri Tuula Salo, sovellusneuvoja Helena Salusjärvi-Juopperi, erikoistuva hammaslääkäri Saila Sutinen, terveyskeskushammaslääkäri, coach Hyvä Potku hanke 2015 Loppuraportti

2 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. Johdanto 2. Lähtötilanne 3. Tavoitteet 4. Mittaukset 4.1. Tasapainolaskurimittaukset Hammaslääkärit Suuhygienistit Itsenäistä työtä tekevät hammashoitajat 4.2. Jonon seuranta 4.3. T3 mittaukset 4.4. Työilmapiirimittaus 4.5. Asiakastyytyväisyys 5. Muutokset 5.1. Hävitä reppu 5.2. Lisää kapasiteettia 5.3. Vähennä kysyntää 5.4. Varaudu vaihteluun 6. Pohdinta

3 3 1. Johdanto Lohja kuuluu Suomen keskisuuriin kaupunkeihin ja väestömäärä on viimeisten 2013 kuntaliitosten jälkeen n Väestön kasvu on viime vuosina hidastunut, mutta ikäihmisten osuus kasvaa nopeimmin uudenmaan kunnista. Vuonna 2014 suun terveydenhuollossa kävi lähes potilasta joilla oli n käyntiä. Lohjan suun terveydenhuollolla on käytössä yhdeksän hammashoitolaa ja 31 hoitohuonetta. Vuoden 2014 aikana suurin hoitola, Keskusaukio remontoitiin ja sinne siirrettiin kolme yksihuoneista kouluhoitolaa. Lohjan kaupungin palveluverkkosuunnitelma mukaan palveluverkkoa keskitetään kolmeen hoitolaan. Suun terveydenhuollossa on 65 vakituista vakanssia. Erikoishammaslääkäreitä on 3,6 ja terveyskeskushammaslääkäreitä 21,5. Hoitohenkilökuntaa on 9 suuhygienistiä ja 27 hammashoitajaa. Hammashoitajista 3 työskentelee keskitetyssä ajanvarauksessa. Näiden lisäksi on sovellusneuvoja, kaksi välinehuoltajaa ja 0,5 toimistosihteeri. Vuoden 2015 aikana vakanssien täyttöaste on parantunut huomattavasti, Karjalohjan hammaslääkärityövoima on ulkoistettu. Suun terveydenhuollon keskitettyyn ajanvaraukseen tulee vaihtelevasti noin puhelua kuukaudessa. Puheluiden vastausprosentti on keskimäärin 92 % ja takaisinsoittoprosentti 100 %. Suun terveydenhuollon keskitetyissä päivystyspisteissä on mahdollisuus myös henkilökohtaiseen asiointiin. Aikuisväestölle tarjotaan kiireettömiä aikoja koko Lohjan alueelta. Perushammashoitoa tuotetaan lähipalveluna alueen hammashoitoloissa. Osa palveluista tapahtuu keskitettynä palveluna, esimerkiksi oikomishoito ja kuvantamiset. Päivystyspalvelut järjestetään arkipäivisin keskitettynä Virkkalan, Mäntynummen ja Keskusaukion hammashoitoloissa. Ensiapua tarvitsevat alle 18-vuotiaat hoidetaan asuinpaikkaansa lähinnä olevassa hammashoitolassa ajanvarauksella. Ilta- ja viikonloppupäivystys ostetaan Uudenmaan kuntien yhteistyönä yksityiseltä palveluntarjoajalta. Hyvä Potku -hanketyöskentely Lohjan suun terveydenhuolto lähti mukaan Hyvä Potku 8 hankkeeseen yhdessä Helsingin, Espoon, Vantaan, Hyvinkään ja Keravan suun terveydenhuoltojen kanssa. Hankkeen ensimmäinen coachvalmennuspäivä oli marraskuussa Lohjan suun terveydenhuollon Hyvä Potku työryhmä: Katja Blomqvist, hammashoitaja Carina Ekström-Puumalainen, vastuuhammaslääkäri Marika Heinonen, hammashoitaja Tanja Ketola-Kinnula, apulaisylihammaslääkäri Sille Korgesaar, suuhygienisti Jari Linden, suun terveydenhuollon johtaja vs, 2. coach Elina Nordström, vastuuhammaslääkäri, luottamusmies Johanna Peltonen, terveyskeskushammaslääkäri Anu Rintanen, terveyskeskushammaslääkäri Tuula Salo, sovellusneuvoja Helena Salusjärvi-Juopperi, erikoistuva hammaslääkäri Saila Sutinen, terveyskeskushammaslääkäri, coach

4 4 Hyvä Potku työryhmä osallistui neljään hankeseminaariin ja työskentelyyn välisenä aikana. Kolme kaksipäiväistä seminaaria järjestettiin Haikon Kartanossa Porvoossa ja päätösseminaari Paasitornissa Helsingissä. 2. Lähtötilanne Suun terveydenhuollon palvelujen kysyntä pysyi voimakkaana 2014 ja 2015, varsinkin kiireelliseen hoitoon hakeutuminen kasvoi edellisiin vuosiin verrattuna. Vuoden 2014 aikana annettiin palveluja potilaalle. Palveluiden suuren kysynnän takia Lohjan suun terveydenhuollossa on ollut potilasjonojärjestelmä toukokuusta 2009 alkaen. Järjestelyssä kiireettömään tarkastukseen tulevat potilaat laitetaan jonoon. Hyvä Potku mittausten alkaessa viikolla 7/2015 hammashoidon jonossa oli 433 henkilöä ja keskimääräinen jonotusaika oli 3kk 3vk. Potilaspäiväkirjat olivat auki 4-5 kuukautta etukäteen. Kiireelliseen ensiapuun pääsi pääsääntöisesti saman päivän aikana. Kiireettömään hoitoon pääsy toteutui juuri hoitotakuun rajoissa. Lohjalla on ollut käytössä keväästä 2011 alkaen tekstiviestipalvelu ja aikojen tarkistaminen ja peruuttaminen internetin kautta sekä automaattinen muistutusviesti varatusta hoitoajasta 24 tuntia ennen hoitoaikaa, mikä on vähentänyt peruuttamattomien käyntien määrää pitkällä aikavälillä. Verrattuna muistutuksia edeltävään aikaan peruuttamattomien käyntien osuus on pudonnut runsaasta 8 prosentista noin 4,5 prosenttiin. Hyvä Potku työryhmä tunnisti ja kuvasi kalanruotokaavion avulla Lohjan suun terveydenhuollon ongelmia, jotka vaikuttavat palvelujen saatavuuteen. Kehittämiskohteiksi ja jatkossa työstettäviksi sovittiin: tiedonkulku horisontaalisesti ja vertikaalisesti suuri kysyntä peruuttamattomien poisjääntien vähentäminen hoitosuunnitelmien kehittäminen o selvä terveys-ja hoitosuunnitelma tarvitseville ja sen noudattaminen o yksilöllinen hoitosuunnitelma myös suuhygienistien ohjeeksi o haastavien potilaiden hoitosuunnitelmia ja hoitopäätöksiä on kehitettävä päiväkirjojen monet aikalajit hankaloittavat työtä pelisääntöjen noudattaminen on puutteellista hammaslääkäreiden osaaminen ei tule riittävästi käyttöön, roolitukset tehtävä henkilökunnan turhautuneisuus hankalaan tilanteeseen 3. Tavoitteet Tavoitteet asetettiin ensimmäisen Hyvä Potku seminaarin aikana ja tavoitteista keskusteltiin koko henkilökunnan kanssa helmikuun 2015 aluekokouksissa. Lohjan suun terveydenhuollon tavoitteiksi asetettiin: reput ja muut potilasvarastot on purettu toukokuun 2015 loppuun mennessä jono on purettu vuoden 2015 loppuun mennessä

5 5 päivystysajan saa saman päivän aikana T3 on 14 vrk sisällä mennessä henkilöstön lisääntynyt työtyytyväisyys. Palvelujen saatavuuden parantamisstrategian tavoitteena on lyhentää hoidon odotusaikaa. Lohjan suun terveydenhuollossa tavoitteena on kaikkien ammattiryhmien osaamisen hyödyntäminen optimaalisella tavalla. 4. Mittaukset Suun terveydenhuollon toiminnan mittauksia oli tehty aikaisemmin tuotteistuksen yhteydessä, mm. vuonna 2013 oli ollut pääkaupunkiseudun yhteinen toimenpiteiden keston kartoitus. Tasapainolaskenta tehtiin helmikuussa 2015 viikoilla 7 ja 9 jokaiselle vastaanottotyötä tekevälle suorittajalle. Myös itsenäistä työtä tekevät hammashoitajat kirjasivat toteutuneen potilasvastaanottotyön. Tasapainolaskennassa ei mitattu hoitolakohtaista kysyntää, koska potilaat ohjataan koko Lohjan alueelle Tasapainolaskurimittaukset Hammaslääkärit Hammaslääkäreiden tasapainolaskurin tulokset näyttivät hyvin samankaltaisilta, kuin monen vastaavan yksikön. Suunniteltu kapasiteetti olisi riittänyt kysyntää varten, mutta toteutuma jäi vajaaksi. Mittausten ajankohtaan osui influenssakausi, ja yksi sairausloma, joka kesti koko toisen mittausviikon. Kuva 1. Tasapainolaskennassa helmikuussa 2015 todettiin 2% ylikapasiteetti (+ 6 %) suunnitellussa hammaslääkärikapasiteetissa. Toteutumassa todettiin -6% alikapasiteetti. Hammaslääkäriaikojen ulkoinen kysyntä oli 38 % ja sisäinen kysyntä 62 %.

6 6 Kuva 2. Hammaslääkäriaikojen ulkoisen kysynnän vaihtelu eri aikalajeittain ja viikonpäivittäin. Kysyntä oli suurinta maanantaisin ja tiistaisin Suuhygienistit Suuhygienistien tasapainolaskurin tulokset näyttivät kysyntään nähden ylikapasiteettia. Helmikuun mittausviikoille osui kahden suuhygienistin työn aloitus, joka vei osan kliinisestä työajasta. Kuva 3. Tasapainolaskenta helmikuussa 2015 näytti 23% ylikapasiteettia toteutuneessa suuhygienistikapasiteetissa. Suuhygienistiaikojen ulkoinen kysyntä oli 27 % ja sisäinen kysyntä 73 % Itsenäistä työtä tekevät hammashoitajat Itsenäistä työtä tekevien hammashoitajien tulokset näyttivät alikapasiteettia. Hammashoitajien työpanoksesta onkin selvästi pulaa. Kuva 4. Itsenäistä työtä tekevän hammashoitajan toteuma näytti 38% alikapasiteettia Jonon seuranta

7 Jonossa sekä ajanvarauskirjoilla olevien potilaiden määrää on seurattu vuodesta 2009 asti. Suurimmillaan jonottajien määrä oli vuosien 2010 ja 2011 aikana sekä vuoden 2014 alkuvuodesta. 7 Kuva 5. Jonossa, ajanvarauskirjoilla olevat potilaat sekä keltaisella varattujen aikojen määrä. Hyvä Potku hankkeen alkaessa viikolla kiireettömään tutkimukseen odottavien potilaiden määrä oli 695 ja ajanvarauskirjoilla oli Graafista näkyy, että vuoden 2015 aikana korostettiin yhtä aikaa potilasta kohti. Vuonna 2015 jononpurku tehdään omana toimintana. Lohjan suun terveydenhuollossa on voimassa olevaa paikallissopimus lisätyöstä, lisäksi sairauslomiin on voitu käyttää vuokratyövoimaa. Palveluseteliä ei ole käytössä T3 mittaukset T3 (kolmas vapaa aika) mittauksia on tehty viikosta 11 alkaen. Tavoitteena oli tehdä viikoittain, mutta mittaus on ollut epäsäännöllistä. Mittaukset on tehty työläänä käsityönä, ja joka viikko ei ole ehditty tehdä mittausta kaikilta alueilta, jolloin keskiarvot eivät kerro oikeaa tilannetta.

8 8 T3-ajoissa on ollut suurta vaihtelua alueittain ja viikoittain sekä hammaslääkäreillä että suuhygienisteillä. T3 vaihteluun vaikuttaa, jos on tullut uusia työntekijöitä, joille on tehty juuri päiväkirjat. Kehittämistoimenpiteet eivät ole vielä selvästi vaikuttaneet T3 aikoja lyhentävästi. Mittauksia on jatkossa tehtävä säännöllisesti ja automaattisesti muutoksen seuraamiseksi Työilmapiirimittaus Hyvä Potku-hankkeen myötä alettiin Webropol-kyselyllä seurata henkilökunnan työtyytyväisyyttä kuukausittain: peukku ylös tai peukku alas. Kyselyyn vastaavat kaikki suun terveydenhuollon työntekijät. Koko mittausjakson aikana 20% peukku alas ja 80% peukku ylös. Kesän aikana ja jälkeen mittaukseen on tullut muistutuksista huolimatta vähän vastauksia Asiakastyytyväisyys Asiakastyytyväisyyttä on mitattu vuoden 2015 aikana Happy-Or-Not laitteiden avulla. Laite on kolmessa suurimmassa hoitolassa. Positiivisten tai erittäin positiivisten palautteiden määrä on vaihdellut 85% ja 97% välillä. 5. Muutokset Suuri osa muutoksista on sellaisia, joita on jo testattu, kokeiltu ja toteutettu monissa terveyskeskuksissa aiemmin.

9 Hävitä reppu Lohjalla on ollut paikallinen jononpurkusopimus keväästä 2014 alkaen. Lisätyöpanos on ollut tarpeellinen hoitotakuussa pysymiseksi, mutta ei ole ratkaissut jonotilannetta eikä päiväkirjojen tukkeutumista Lisää kapasiteettia Peruuttamattomien poisjääntien vähentäminen Potilaan tekstiviestimuistutus ja ajanvarausportaali on ollut käytössä jo 2011 alkaen. palveluun on kuulunut aikojen tarkistaminen ja peruuttaminen internetin kautta sekä automaattinen muistutusviesti varatusta hoitoajasta 24 tuntia ennen hoitoaikaa, mikä on vähentänyt peruuttamattomien käyntien määrää pitkällä aikavälillä. Verrattuna muistutuksia edeltävään aikaan peruuttamattomien käyntien osuus on pudonnut runsaasta 8 prosentista noin 4,5 prosenttiin. Lohjalla siirryttiin 2014 keväällä täysin hajautetusta päivystyksestä osittain hajautettuun. Hyvä potkuhankeen aikana päivystys mitoitettiin tasapainomittausten perusteella ja keskitettiin kokonaan elokuussa Työaikalajien vähentäminen (hammaslääkärit, suuhygienistit) Koska hyvään potkuun liittyen pelisääntöjen noudattaminen on hyvin tärkeää, päiväkirjojen luominen annettiin yhden (erikoistuvan) hammaslääkärin tehtäväksi. Tällä pyrittiin myös siihen, että päiväkirjojen laatu paranisi ja kokonaisuutena luomiseen käytetty aika ja korjaukset vähenisivät. Periaatteessa alkaen käytössä on vain kolme aikalajia: särky / päivystys Ulkoisen kysynnän ajat (= potilaalla ei ole aikaa varattuna) sisäisen kysynnän ajat (= jatkohoitoajat). Työaikalajeja pyritään luomaan siten, että koko aamu tai loppupäivä olisi samaa aikalajia ja voisi keskittyä samaan työhön, ilman vaihdoksia. Lisäksi päivystystä on koko päivä kerrallaan. Edelleen ohjeistetaan varaamaan potilaalle vain yksi aika kerrallaan. Tämä ohje on ollut voimassa 2015 alusta alkaen Vähennä kysyntää, tuotantotavan muuttaminen Suuntautuminen ja uudet vastaanottomallit Syksyn 2015 kehityskeskusteluissa kysytään hammaslääkäreiden halukkuutta eri hammaslääketieteen osa-alueille. Tarkoitus on löytää kunkin omat vahvuudet ja myös heikkoudet. Eri suuntautumisalueista tiedustellaan halukkuutta mm. päivystykseen ja lasten hoitoon. Syksyn aikana kokeillaan myös eri hammaslääkärien soveltuvuutta erilaisiin uusiin vastaanottomalleihin. Kolmannessa Haikon seminaarissa henkilökunta ideoi kerralla kuntoon -mallin, jossa kolme työparia tutkii ja hoitaa edellisten hoitojaksojen perusteella helppo/vähähoitoisia potilaita. Segmentointi Potilaalle varattava aika suunnitellaan yleensä ns. keskimääräisen potilaan mukaan. Tämä tarkoittaa, että terveimpien hoitoon varataan usein liikaa aikaa. Toisaalta vaativimpien potilaiden hoidossa aika ei riitä sekä yhden ammattilaisen tietojen ja taitojen rajat voivat tulla vastaan. Hoitosuunnitelman

10 teko vaatii usein kokeneiden hammaslääkärien tiimin. Toisin sanoen eri potilasryhmät vaativat erilaista hoitoa. Tämän vuoksi syksyllä 2015 kokeillaan segmentoida hoitoon tulevat potilaat edellisten hoitojaksojen terveydentilan sekä annetun hoidon määrän mukaan. Suurkuluttajan hoitoprosessin kehittäminen (vastaanotto-osasto) Segmentoinnin sivutuotteena yritetään löytää viimeisen vuoden annetun hoidon määrän perusteella palvelujen suurkuluttajat, jotka ohjataan edellä mainittuun kokeneiden hammaslääkäreiden tiimiin hoitosuunnitelman tekoon. Hoidon toteuttaa joko tiimi / erikoishammaslääkäri tai alkuperäinen hammaslääkäri, riippuen potilaan hoidon vaativuudesta. Ohituskaista Vastaanotto-osastoa on tarkoitus käyttää myös kiireellisissä tapauksissa, kun potilas on menossa esim. lonkkaleikkaukseen, alkamassa on syöpähoidot jne Varaudu vaihteluun Jokaisen hammaslääkärin päiväkirjaan tehdään varapäivä, kerran kuukaudessa. Tätä päivää voi käyttää sairauspäivien tai varapäivystyksen siirtoihin Päivystysaikojen kysyntä on suurinta maanantaisin ja tiistaisin. Keskitetty päivystys mitoitettiin tasapainomittauksen perusteella siten, että maanantaista keskiviikkoon päivystää kolme työparia ja torstai-perjantaina kaksi työparia. Uusi mitoitus alkaa Koululaisten tarkastusaikoja lykätään vuodenvaihteen yli, sillä kiireettömien aikojen kysyntä on suurinta syksyllä Pohdinta Mittausurakka oli aikamoinen ponnistus. Mutta oli suuri ilo, kun jokainen panosti asiaan tosissaan. Tiedottamiseen, asioiden sopimiseen ja seurantaan olisi pitänyt panostaa enemmän, Hyvä Potku on ennen kaikkea johtamisen kehittämishanke. Potku-ryhmä on ollut innostunut ja aktiivinen koko hankkeen ajan. Suurin helpotus hankkeen aikana on ollut huomata, että meidän ongelmat ovat niitä aivan samoja, kuin muillakin. Myös ratkaisut ovat sellaisia, joita monet ovat jo kokeilleet ja toteuttaneet. Ja jos nämä konstit eivät auta, niin sitten keksitään uusia. Suuri kiitos Hennalle ja Jussille, kaikille sparraajille sekä Ouluun Hannelelle ja Marja-Liisalle suuresta kärsivällisyydestä!