Hyvä Potku -loppuraportti

Transkriptio

1 2015 Hyvä Potku -loppuraportti Helsingin kaupungin suun terveydenhuolto PKS-SEHYK

2 Sisältö 1. Työpaikan tiedot 2. Lyhyt kuvaus toiminnasta 3. Asetetut tavoitteet 4. Tehdyt mittaukset 4.1. Tasapainolaskurit 4.2. Tasapainolaskuritulosten analyysi 4.3. T3 mittaukset 4.4. Lähetteiden viikoittaiset määrät erikoisaloittain 4.5. Työhyvinvointimittaukset 4.6. Perushammaslääkärin tarve 5. Aikataulu 6. Kuvaus testatuista muutoksista 7. Pohdinta

3 1. Työpaikan tiedot Pääkaupunkiseudun ja Kirkkonummen suun erikoishoidon yksikön (PKS-SEHYK:n) toiminta alkoi PKS-SEHYK vastaa Helsingin, Espoon, Kauniaisten, Vantaan ja Kirkkonummen kuntien terveyskeskusten erikoishammaslääkäripalvelujen tuottamisesta (pois lukien tavanomainen oikomishoito) alueen miljoonaväestölle kuntien väliseen yhteistyösopimukseen perustuen. Toiminta sijoittuu suun terveydenhoidon porrastuksessa perushoidon ja erikoissairaanhoidon väliin, kuitenkin osana perusterveydenhuoltoa. Yksikössä on erikoishammaslääkäreitä kaikilta kliinisiltä aloilta. PKS-SEHYK toimii myös erikoistuvien hammaslääkäreiden koulutuspaikkana. Erikoistumiskoulutuksesta on tehty koulutussopimus Helsingin yliopiston kanssa. Helsinki toimii isäntäkuntana. Mukana olevat kunnat maksavat palveluista suhteessa kuntalaistensa käyntimäärään ja käyntihinta tarkastetaan vuosittain. Vuonna 2014 hoidossa kävi vajaat 9000 potilasta ja käyntejä oli runsaat Toimintayksikössä on 89 vakanssia, joilla työskentelee tällä hetkellä 1 ylihammaslääkäri, 1 osastonhoitaja, 7 suukirugia tai suu- ja leukakirurgia, 3 proteetikkoa, 5 parodontologia, 5 endodonttia, 2 pedodontti, 10 erikoistuvaa hammaslääkäriä, 3 suuhygienistiä, 34 hammashoitajaa ja 1 toimistohenkilö. Osa henkilöstöstä työskentelee osa-aikaisena. Potilastyöhön on käytössä 20 vastaanottohuonetta ja 7 leikkaussalia. PKS-SEHYK:iin luotiin yhtenäiset perusterveydenhuollon erikoishammashoidon hoitoonottokriteerit, jotka perustuvat Sosiaali- ja terveysministeriön kiireettömän hoidon kriteereihin. Pyrkimyksenä on varmistaa väestön tasapuolinen hoitoonpääsy kiireettömän hoidon osalta. Potilaat ovat joutuneet jonottamaan hoitoomme, jonotusajat ovat vaihdelleet yhdestä kuukaudesta pahimmillaan kahdeksaan kuukauteen. Helsingin kaupungin suun terveydenhuolto päätti osallistua Hyvä Potku hankkeeseen samanaikaisesti Vantaan ja Espoon kaupunkien kanssa. Hanke alkoi tammikuussa 2015 ja päätösseminaari oli

4 PKS-SEHYK:n Hyvä Potku ryhmässä olivat mukana: Avellan Nina-Li, erikoishammaslääkäri Eriksson Jaana, hammashoitaja Immonen Jukka, ylihoitaja Koskinen Julia, hammashoitaja Kuhlefelt Marina, erikoishammaslääkäri Niskavaara Sari, suuhygienisti Noponen Marja, ylihammaslääkäri Petersen Heli, hammashoitaja Rihtniemi Leena, erikoishammaslääkäri Vartiainen Kati, suuhygienisti 2. Lyhyt kuvaus toiminnasta Potilaat tulevat yksikköömme ainoastaan lähetteen perusteella yhteistyökuntien hammashoitoloista. Lähetteiden käsittelytavoissa oli vaihtelevia käytäntöjä erikoisalojen välillä ja käsittelyyn kuluva aika vei suhteessa turhan paljon aikaa, joka oli pois kliinisestä potilastyöstä. Lähetteen saapumisen jälkeen odotusaika konsultaatiokäynnille vaihteli erikoisaloittain muutamasta kuukaudesta jopa yli puoleen vuoteen. Tämä on liian pitkä odotusaika, sillä potilaan suun terveydentila saattaa tässä ajassa muuttua merkittävästi. Lisäksi potilaiden kyselyt mahdollisesta hoitoon pääsyajasta työllisti toimistoa tarpeettomasti. Lähetekriteerit vuodelta 2009 ovat osittain vanhentuneet ja niihin kaivattiin päivittämistä. Lisäksi lähetteiden laatu ei kaikilta osin täyttänyt vaatimuksia ja tämä aiheutti lisätyötä yksikön henkilökunnalle. Kaivattiin yksinkertaisia ja selkeitä ohjeita lähetteiden laatimiseen, jotta potilaan hoidon arvio nopeutuu ja hoitoon ohjaus helpottuu. Toimintaamme analysoidessamme havaitsimme, että työnjakoa olisi aiheellista mutta myös mahdollista kehittää hyödyntäen eri ammattiryhmien ja yksilöiden osaamista. Yhteistyön käytännöt erikoisalojen kesken olivat osittain epäselvät ja ne koettiin välillä haasteellisiksi.

5 Potilaiden jatkohoitoon lähettäminen ei sujunut aina ongelmitta ja siihen toivottiin selkeää ohjeistusta sekä omassa yksikössä että yhteistyökunnissa. 3. Asetetut tavoitteet Yhteisistä tavoitteista keskusteltiin koko henkilökunnan kanssa hoitolakokouksissa ja niiden perusteella valittiin neljä keskeisintä kehittämiskohdetta ensimmäisessä Hyvä Potku seminaarissa. TAVOITE 1: Potilaalle voidaan antaa konsultaatio/hoitoaika suoraan lähetteen saapuessa lähetekäytännön uudistaminen pyrkimyksenä jonottomuus välitavoite kaikilla osastoilla jonotusaika enintään 3 kk TAVOITE 2: T3 kahden viikon päässä TAVOITE 3: Konsultaatiokäytäntöjen yhtenäistäminen eri osastojen välillä TAVOITE 4: Työnjako toimivaksi eri ammattiryhmien välillä (oikeat ammattiryhmät tekevät oikeat työt oikeaan aikaan hyödynnetään eri ammattiryhmien osaaminen) 4. Tehdyt mittaukset 4.1. Tasapainolaskurit Suoritimme hammaslääkäreille työajan seurantamittaukset ensimmäisen seminaarin jälkeen viikoilla 6-7. Hammaslääkärit merkitsivät näiltä kahdelta mittausviikolta eriteltynä kaiken työn, mitä he tekivät 10 minuutin tarkkuudella. Tulokset vietiin tasapainolaskuriin erikoisaloittain. Alla olevat kaaviot ovat toteutuneesta mittaustuloksesta:

6 Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Tid Extern efterfrågan 33 % 57 Intern efterfrågan 67 % 118 Efterfrågan på grupper 0 % 0 Total efterfrågan 100 % 175 Utfall Faktisk mottagningskapacitet 105 % 184 Total 5 % 9 Endodontian osasto Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Tid Extern efterfrågan 60 % 159 Intern efterfrågan 40 % 107 Efterfrågan på grupper 0 % 0 Total efterfrågan 100 % 266 Utfall Faktisk mottagningskapacitet 101 % 268 Total 1 % 2 Kirurgian osasto Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Tid Extern efterfrågan 14 % 19 Intern efterfrågan 86 % 122 Efterfrågan på grupper 0 % 0 Total efterfrågan 100 % 141 Utfall Faktisk mottagningskapacitet 106 % 149 Total 6 % 9 Parodontologian osasto

7 Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Tid Extern efterfrågan 22 % 18 Intern efterfrågan 78 % 62 Efterfrågan på grupper 0 % 0 Total efterfrågan 100 % 80 Utfall Faktisk mottagningskapacitet 95 % 76 Total -5 % -4 Pedodontian osasto Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Tid Extern efterfrågan 22 % 37 Intern efterfrågan 78 % 129 Efterfrågan på grupper 0 % 0 Total efterfrågan 100 % 166 Utfall Faktisk mottagningskapacitet 99 % 164 Total -1 % -2 Protetiikan osasto 4.2. Tasapainolaskuritulosten analyysi Tuloksia analysoitiin Hyvä Potku-seminaarissa ja niitä käytiin läpi sen jälkeen hoitolakokouksessa koko yksikön kanssa yhdessä sekä erikoisaloittain pienemmissä ryhmissä. Kaikilla erikoisaloilla valui suunnitellusta kliinisestä työajasta suhteessa eniten aikaa potilaisiin liittyviin hallintotehtäviin. Jonkin verran raportoitiin kaikilla erikoisaloilla työajan kulumista ns. hukka-aikaan johtuen tietoyhteyksien toimimattomuudesta (Effica, Weblab, sähköinen resepti, Navitas), työvälineiden kuten operaatiomikroskoopin odottelusta, muista teknisistä ongelmista ja myöskin potilaiden mielen muutoksista, eli potilas ei halunnutkaan suunniteltua toimenpidettä tai potilas saapui myöhässä paikalle. Osa työajasta kuluu myös kahden tehtävän samanaikaiseen hoitamiseen, eli hammaslääketieteen opiskelija tai erikoistuva hammaslääkäri on seuraamassa toimenpidettä jolloin hoitotilanne

8 muuttui opetustilanteeksi. Konsultaatioita tehdään samanaikaisesti kun oma potilas on hoidossa, joko ns. paperikonsultaationa tai käydään toisessa huoneessa arvioimassa tilannetta. Kaikilla erikoisaloilla oli suunniteltu vastaanottoaikaa enemmän kuin vastaavana aikana oli kysyntää. Vaihteluväli oli %. Toteutunut vastaanottoaika kuitenkin oli suurin piirtein samaa tasoa kuin kysyntä, eli vastaanottoajat täyttyvät vielä jonossa olevista potilaista. Usealla erikoisalalla sisäinen kysyntä on suurempaa kuin ulkoinen kysyntä, joten jatkoaikoja sekä recallaikoja pitää olla poikkeuksellisen paljon. Toisilla erikoisaloilla on toimenpiteen täsmällistä kestoaikaa vaikea arvioida lähetteen perusteella. Olemme standardoineet vastaanottoajat tietyn pituisiksi helpottaaksemme aikojen lähettämistä sähköisesti. Tästä kuitenkin seuraa se, että toisinaan vastaanottoaikaa jää tyhjäksi. Tämän ajan hyödyntäminen jatkossa esim. lähetteiden käsittelyyn on yksi Hyvä-Potku hankkeemme tavoitteista. Peruuttamattomia poisjääntejä on yksikössämme kaiken kaikkiaan vähän. Suhteessa toteutuneeseen vastaanottoaikaan on peruuttamattomia poisjääntejä 0 0,05%. Toimintakulttuuriimme kuuluu, että peruutetulle ajalle soitetaan jonosta potilas tilalle, jolloin periaatteessa ainoastaan paikalle ilmaantumattomien potilaiden ajat jäävät tyhjiksi. Potilaaseen kohdistuvan toimistotyön suhde varsinaiseen vastaanottoaikaan vaihtelee erikoisaloittain suunnitellusta %:sta toteutuneeseen %:n. Tätä selittää suurelta osin hammaslääkäreiden työnkuvan monimuotoisuus. 30 % hammaslääkäreistämme on erikoistuvia hammaslääkäreitä, joiden kliininen työmäärä on pienempi kuin erikoishammaslääkäreiden (24 viikkotuntia vs. 30 viikkotuntia). Osa erikoishammaslääkäreistä toimii erikoistujin ohjaajana, ja osa kliinisestä työajasta on allokoitava heidän ohjaukseensa. Toistaiseksi myös lähetteiden käsittely on suurimmaksi osaksi tapahtunut ns. läheteajalla, mikä on pois kliinisestä työstä. Erityisesti pedodontian osastolla kuluu suhteessa enemmän aikaa potilaiden hoidon valmisteluun, johtuen vaikeahoitoisten potilaiden runsaasta määrästä.

9 4.3. T3 mittaukset Olemme mitanneet kolmatta vapaata aikaa alkaen viikosta 6. Tarvitsemme pidemmän aikajakson, että pystymme näkemään onko kehittämiskohteillamme vaikutusta. Tähän hankkeeseen liittyvä kehittämistyö on vasta aluillaan Endodontia T3 Mediaani Endo Kirurgia T3 Mediaani Kir Parodontologia T3 Mediaani Paro

10 Pedodontia T3 Mediaani Pedo Protetiikka T3 Mediaani Prote 4.4. Lähetteiden viikoittaiset määrät erikoisaloittain Toimistossa on kirjattu ylös viikoittain erikoisaloittain saapuneet lähetteet. Joskus lähete on kohdistettu väärälle erikoisalalle ja sisäisesti siirretty oikeaan osoitteeseen. Nämä muutokset eivät ole kirjautuneet laskelmaan mukaan.

11 120 Saapuneet lähetteet viikoilla Endo Kirra Paro Pedo Prote Ort Työhyvinvointimittaukset Aloitimme mittauksen oman yksikkömme sisällä työhyvinvointia alkaen viikosta 6. Mittausasteikko oli Koko suun terveydenhuollon yhteinen mittaus alkoi viikosta 18 mittausasteikolla kaikki ehl

12 8,0 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 erik hh PKS-Sehyk/työtyytyväisyys vko 18vko 19vko 20 vko 21vko 22vko 23vko 24 PKS- Sehyk/työtyytyväisyys Omassa työhyvinvointi mittauksessa mitattiin erikoishammaslääkäreiden, erikostuvien hammaslääkäreiden sekä hoitohenkilökunnan työtyytyväisyyttä erikseen ja yhdessä. Koko suun terveydenhuollon yhteisessä mittauksessa mitataan erikseen hammaslääkäreiden, hoitohenkilökunnan ja esimiesten työtyytyväisyyttä, mutta se ilmoitetaan kunkin yksikön omien työntekijöiden yhteisenä tuloksena Perushammaslääkärin tarve Halusimme selvittää, minkä verran toiminnassamme olisi tarvetta ns. perushammaslääkärille. Perushammaslääkärin tehtävänkuvaan kuuluisi monipuolinen erikoishammaslääkäreiden työtä tukeva kliininen työ siten, että hoito sujuisi mahdollisimman nopeasti ilman muualle lähettämisen tarvetta. Erikoishammaslääkärimme merkitsivät kahden mittausviikon aikana ylös jokaisen potilaan, jonka hoito olisi tarvinnut perushammaslääkäriä ja joka nyt jouduttiin joko lähettämään lähettävälle hammaslääkärille takaisin toimenpidettä varten tai erikoishammaslääkäri itse teki toimenpiteen, joka ei varsinaisesti kuulu hänen erikoisalaansa. Tulokseksi saimme, että perushammaslääkärin tarvetta olisi lähes 30 viikkotunnin verran.

13 5. Aikataulu Aikataulu on ollut tiukka. Vuoden 2015 aikana oli Hyvä Potku-seminaareja tammikuussa, maaliskuussa, kesäkuussa ja päätösseminaari elokuussa. Hyvä Potku- tiimi kokoontui kerran viikossa ja kokoontumisia jatketaan syksyllä 2015 joka toinen viikko. Hoitolakokouksia (yhteisiä ja erikoisaloittain) joissa käsiteltiin hankkeeseen liittyviä asioita, oli joka kuukausi. 6. Kuvaus testatuista muutoksista Perustuen yhteisiin kehittämissuuntiin, erikoisaloittain valitaan kullekin sopiva kehittämiskohde ja niiden testaaminen päätösten ja suunnittelupalaverien jälkeen alkaa lokakuussa Yhteiseksi, kaikkia osastoja koskevaksi kehittämistoimenpiteeksi valittiin lähetekäytäntöjen yhtenäistäminen. Kirurginen osasto aloitti muutosten pilotoinnin kesäkuun alussa Tehdyt muutokset: ulkokuntalaisten lähetteet skannataan toimistossa Effica-potilastietojärjestemään ja rtgkuvat tallennetaan Digora-ohjelmaan kaikkien kuntien lähetteet laitetaan saapumisjärjestyksessä Efficaviesti-jonoon. kaikki erikoishammaslääkärit käsittelevät lähetteitä saapumisjärjestyksessä lähetteiden käsittelyyn ei varata enää erikseen aikaa 7. Pohdinta Tähän mennessä voidaan sanoa, että lähetteiden käsittely koetaan mielekkäämmäksi, koska kaikki potilaaseen liittyvä tieto on nyt helpommin saatavilla Efficassa. Työvaiheita on saatu karsittua, toimisto hoitaa lähetteen vastaanoton ja tietojen siirtämisen potilastietojärjestelmään ja erikoishammaslääkäri käsittelee lähetteen ja laittaa potilaan jonoon. Erillistä lähetteiden arkistointia ei enää tarvita. Koska lähetteiden käsittelyyn ei enää varata erillistä aikaa, tulee kliininen potilastyöaika lisääntymään edellyttäen että pilotoinnin tulokset ovat toivotut. Mikäli läheteuudistus analysoinnin jälkeen vaikuttaa oikeasti paremmalta tavalta toimia, tullaan uudistus ottamaan käytäntöön kaikille erikoisaloille. Tulokset evaluoidaan vuoden vaihteessa.

14 Lähetekäytäntöön tehdyillä sekä muilla kehittämismuutoksilla oletetaan, että: Kapasiteetti lisääntyy lähetekäsittely nopeutuu ja aikaa vapautuu potilastyöhön potilas pääsee nopeammin ja oikeudenmukaisemmin hoitoon Varauslistat eri laiteille (itero, laser, piezo-saha, endomikroskooppi jne) perushammaslääkärin toimi sujuvoittaa potilaan hoitoprosessia eri ammattiryhmien tiimityö ja työnjako Kysyntä vähenee ainoastaan kriteerien mukaiset lähetteet nopeuttaa lähetteiden käsittelyä o lähetteissä on niiden käsittelyyn tarvittavat tiedot o hoitoonottokriteerien mukaiset potilaat o check-listat kuntiin helpottaa lähettävää hammaslääkäriä potilaan ohjaus oikeaan hoitopaikkaan tehostuu Varaudutaan vaihteluun lähetteiden käsittelykapasiteettia lisätään ennen ja jälkeen lomien hoitohuoneiden yhdenmukaisuus helpottaa henkilökunnan siirtymistä huoneesta toiseen Reppu pienenee lähetteet ovat helposti saatavilla kaikille lähetteiden käsittelijöille, joten mahdollinen tyhjäkäynti saadaan hyötykäyttöön jononpurkutalkoot ½ päivää per viikko tehdään tiettyjä toimenpiteitä Työhyvinvointiin Hyvä potku-hanke on vaikuttanut toistaiseksi heikentävästi. Aikataulu oli melko kiireinen, ja on mahdollista että muutosuhka on koettu turhankin suureksi suhteessa todellisuudessa tapahtuviin muutoksiin. Kaikki parannuskohteet kuitenkin on tarkoitettu myös lisäämään työtyytyväisyyttä toisaalta työnjaon suunnittelun ja työtapojen yksinkertaistamisen kautta, toisaalta potilaiden hoitoon pääsyn paranemisen kautta. Jatkosuunnitelmina on viedä eteenpäin hankkeessa aloitettuja ja suunniteltuja parannuskohteita erikoisaloittain. Keräämme näistä kokemuksia ja tarvittaessa laajennamme hyviksi todettuja uudistuksia myös muiden erikoisalojen käyttöön. Lisäksi jatkamme T3 aikojen mittauksia sekä kuukauden jälkeen kirjalla olevien potilaiden määrän mittaamista kerran kuukaudessa. Asiakastyytyväisyysmittaukset jatkuvat Happy or Not laitteen avulla viikoittain. Työtyytyväisyyttä mitataan viikoittain Helsingin kaupungin suun

15 terveydenhuollon yhteisellä digium kyselyllä. Hoitolakokouksissa käydään läpi suunniteltuja kehittämistoimenpiteitä ja analysoidaan sekä seurataan niiden onnistumista.