HYVÄ VASTAANOTTO -HANKE LOPPURAPORTTI

Transkriptio

1 2013 HYVÄ VASTAANOTTO -HANKE LOPPURAPORTTI

2 2 SISÄLLYSLUETTELO TAUSTAA LÄHTÖTILANNE TAVOITTEET TOIMENPITEET TULOKSET YHTEENVETO

3 3 Taustaa Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä, jonka käyttönimi on Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä aloitti toimintansa Yhtymän toimialat ovat erikoissairaanhoito, sosiaali- ja perusterveydenhuolto sekä ympäristöterveydenhuolto. Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymän Peruspalvelukeskus Aava -liikelaitos tuottaa sosiaali- ja perusterveydenhuollon palveluja seitsemälle Päijät-Hämeen alueen kunnalle. Suun terveydenhuollon vastaanottopalvelut on yksi Aavan tulosyksiköistä. Suun terveydenhuolto on jakautunut toiminnallisesti kolmeen eri alueeseen: Sysmä -Hartola, Nastola-Iitti sekä Orimattilan seutu. Orimattilan seutuun kuuluu Orimattila, Pukkila ja Myrskylä. Orimattilan seudun väestöpohja on n asukasta ( ). Orimattilan seudun suun terveydenhuollossa on 7,6 hammaslääkäriä ( osaaikaisesti työtä tekevät on laskettu täysaikaisien työajan suhteessa ), 2 suuhygienistiä, 2 välinehuoltajaa ja 12 hammashoitajaa. Suuhygienisteistä toinen toimii osastonhoitajana. Ajanvaraus toimii keskitetysti Orimattilassa. Virka-aikainen päivystys pyritään tuottamaan lähipalveluna. Lisäksi Päijät-Hämeen keskussairaalassa toimiva Akuutti 24 -hammaslääkäripäivystys palvelee väestöä arki- iltaisin ja viikonloppuisin. Lähtötilanne Orimattilan seudulla on kuusi hammashoitolaa, näistä Pukkilan, Artjärven ja Myrskylän hoitolat sijaitsevat maantieteellisesti Orimattilan keskustasta kauimpana. Orimattilan kaupungin alueella toimii kolme erillistä hoitolaa, Heinämaantien, Kirvuntien sekä Jokivarren koulun hoitolat. Virka-aikainen hammaslääkäripäivystys toimii kussakin hoitolassa siten, että tuon alueen akuuttipotilaat pyritään ohjaamaan lähimpään hoitolaan. Hyvä vastaanotto- työskentelyn aikana Myrskylän hammashoitola oli suljettuna. Potilaiden hammashoitoon pääsyä helpottamaan on järjestetty palvelubussi Pukkilan hammashoitolaan. Akuuttihoidon antaminen on onnistunut 24 h sisällä, kiireettömään hammashoitoon pääsyssä on ollut vaihtelua sekä määräaikaistarkastusta odottavien potilaiden hoitoonpääsy on ollut ongelmallista.

4 Määräaikaistarkastusta odottavia potilaita on vastaanottoaikojen rajallisuuden vuoksi jouduttu keräämään jonotuslistalle, joka on aiheuttanut osaltaan painetta päivystykseen sekä ruuhkauttanut ajanvarauspalvelua. 4 Lähtiessämme mukaan hyvä vastaanotto- hankkeeseen keväällä 2013 projektiryhmässä olivat mukana osastonhoitaja Arja Korpela, ylihammaslääkäri Teija Niiranen, hammashoitajat Saara Salonen ja Eija Häppölä, suuhygienisti Sisko Paunonen sekä hammaslääkäri Anni Jolula. Projektiryhmä on osallistunut kehittämisseminaareihin ja tuonut sieltä saamaansa informaatiota työyhteisölle.

5 5 Tavoitteet Hyvä vastaanotto -hankkeen aluksi määritellyt tavoitteet, tavoitteiden toteutumisen ajankohta vuoden 2014 loppuun mennessä % puhelinsaatavuus 2. Kiireellinen hoito 1 vrk:n sisällä 3. Kiireetön hoito 21 vrk:n sisällä 4. Määräaikaistarkastukseen pääsy järjestetään ilman jonojärjestelmää Toimenpiteet Hyvä vastaanotto hankkeessa on keskeistä oman toiminnan tarkastelu. Tarkastelun apuna käytetään laskureita, joiden tuottaman tiedon avulla toimintaa pyritään resursoimaan kohdennetusti. Viikoilla toteutimme kapasiteetin mittauksen laskemalla sisäisen ja ulkoisen kysynnän vastaanotoittain. Kapasiteetti mitattiin hammaslääkäreiden, suuhygienistien sekä vastaanottotyötä tekevän hammashoitajan vastaanotoille. Hammaslääkäreiden sekä vastaanottotyötä tekevän hammashoitajan osalta kapasiteettimittauksen tulos oli plusmerkkinen mikä mahdollistaisi ainakin näin laskurilla tarkastellen potilaiden hoitamisen ilman pitkää jonoa. Suuhygienistien kapasiteettimittauksen tulos oli miinusmerkkinen, joka puolestaan tarkoittaisi että suuhygienistityövoimaa on liian vähän. T3 eli kolmatta vapaata aikaa hammaslääkäri-, suuhygienisti- ja hammashoitajavastaanotoille on mitattu hankkeen alusta alkaen viikoittain. Työhyvinvointia mitataan joka viikko kouluarvosanoin 4-10.

6 6 Kehittämissuunnitelmat ja toimenpiteet Puhelinsaatavuus 100 % Tavoitteena on puhelinsaatavuus virka-aikana täysin kattavasti, puhelinliikenteen ruuhkautumisen välttäminen sekä ajanvaraushenkilöstön osaamisen hyödyntäminen hoidontarpeenarviossa mahdollisimman hyvin. Tavoitteena on edelleen sähköisen ajanvarausjärjestelmän hyödyntäminen ja laajentaminen, käytössä jo suuhygienistien ajanvarauspohjissa 3- ja 5- vuotiaiden hammastarkastuksissa. Laajentaminen koskee aikuispotilaiden määräaikaistarkastuksia, pilotointi määräaikaispotilaiden jononpurun yhteydessä joulukuussa Takaisinsoittojärjestelmä on otettu käyttöön Tekstiviestimuistutuksen käyttöönotto alkaen on vähentänyt puhelinliikennettä sekä käyttämättä jääneiden aikojen osuutta merkittävästi. Jonossa olevien potilaiden hoitoonpääsy Määräaikaistarkastusta jonossa odottaville potilaille lähetetään ajanvarauskehotus viikoille Hammaslääkäreiden, suuhygienistien sekä vastaanottotyötä tekevän hammashoitajan ajanvarauspohjat on laadittu ko. viikoille laskettua kysyntää vastaaviksi. Ajanvarauspohjien laadinnassa on hyödynnetty sähköistä ajanvarausta, joka mahdollistaa ajan siirrot, tarkistamiset ym. siten ettei puhelinliikenne ajanvaraukseen ruuhkaudu. Määräaikaistarkastuksessa potilaille tehdään yksilöllinen hoitosuunnitelma omahoidon ohjeineen, arvioidaan mahdollisten lisätutkimusten tarve jne. Potilaiden tarvitsemien jatkohoitoaikojen lukumäärä tilastoidaan myöhempää tarkastelua varten. Määräaikaistarkastusta kuukausittain tilaavien potilaiden määrät huomioidaan työpohjasuunnittelussa, jolla uuden jonon muodostuminen pyritään ehkäisemään.

7 7 Yhtenäiset ajanvarauspohjat Hammaslääkäreiden työsuunnittelu keskitetään ylihammaslääkärille, joka laatii ajanvarauskirjat vastaamaan kapasiteettimittauksen tuloksia. Kysyntään pyritään vastaamaan päiväkohtaisesti siten, että poissaolot, kokoukset, koulutukset sekä esim. pitkien pyhien aikana kertynyt lisääntynyt päivystyksellisen hoidon tarve huomioidaan. Vähennetään vastaanottolajien määrää siten että vastaanottolajeista jätetään ajanvarauspohjiin päivystys, tarkastus, koululaisten sekä jatkohoitoaikoja kuvaavat ajantyypit. Kokouskäytännöt Kokouskäytäntöjä muokataan laskurien antamien tietojen mukaisesti. Koko henkilökunnan käsittäviä kokouksia järjestetään keskiviikkona, silloin kun eniten henkilökuntaa on töissä, siten että kokous saadaan järjestettyä potilastyöskentelyä mahdollisimman vähän keskeyttäen. Kokouksen ajankohta siirretään iltapäivästä aamuun, vastaanottotyö pyritään aloittamaan kussakin toimipisteessä mahdollisimman nopeasti kokouksen päätyttyä. Kokoukset ovat hyvin suunniteltuja ja johdettuja, sähköpostia hyödynnetään mahdollisimman paljon tiedottamisessa yms. Päivystys Virka-aikainen hammaslääkäripäivystys järjestetään kapasiteettimittauksen tulosten perusteella vastaamaan päiväkohtaista kysyntää. Päivystys pyritään tuottamaan lähipalveluna. Vakituisten hammaslääkäreiden resurssia vapautetaan päivystystoiminnasta jatkohoitopotilaiden hoitoon tammikuun 2014 alusta lähtien. Akuutti 24 hammaslääkäripäivystys palvelee väestöä virka-ajan ulkopuolella sekä viikonloppuisin.

8 8 Tulokset Kiireettömään hoitoon pääsy -mitattuna viikottain alkaen vko 15/ Hammaslääkäreiden kolmas vapaa aika (vrk) Suuhygienistien kolmas vapaa aika (vrk) Sekä hammaslääkäreiden että suuhygienistien T3 on laskenut mittausjaksolla. Ajanvarauspohjien laadinta kapasiteettimittauksen pohjalta tuonee T3 alemmalle tasolle. Järjestelmäjono vuosi kuukausi jonossa olevien potilaiden määrä jonossa olevien potilaiden määrä jonossa olevien potilaiden määrä jonossa olevien potilaiden määrä heinäkuu elokuu syyskuu lokakuu marraskuu joulukuu tammikuu 35 0 helmikuu 40 0 maaliskuu huhtikuu 49 0 toukokuu 64 0 kesäkuu heinäkuu 0 elokuu syyskuu 0 lokakuu 0 marraskuu joulukuu 0 yhteensä Jonon muodostumista kuvaava taulukko. Määräaikaistarkastukseen aikaa varanneita potilaita/kk heinä- joulukuussa 2012 oli 5-38, tammi- toukokuussa Syyskuusta 2013 lähtien uusia potilaita ei ole jouduttu laittamaan jonoon.

9 9 Peruuttamattomien käyntien määrää kuvaava taulukko. Tekstiviestimuistutuksen käyttöönotto helmikuussa 2013 on aiheuttanut merkittävän alentuman peruuttamattomien käyntien osuuteen ja vapauttanut lisää aikaa vastaanottotyöhön. Yhteenveto Toiminnan kehittäminen suun terveydenhuollossa jatkuu edelleen. Hyvä vastaanotto hanke on tuonut konkreettisia työkaluja toiminnan numeerisen tarkastelun kautta. Jatkossa hyödynnämme ajanvarauspohjissa kapasiteettimittauksen tuloksia, jolloin pystymme vastaamaan kysyntään päiväkohtaisesti, vaihtelut huomioiden. T3 mittauksia jatketaan edelleen viikoittain, sen antamaa informaatioita käytetään saatavuuden analysoinnissa. T3 mittauksessa on saatu erittäin positiivisia tuloksia hammashoitajan vastaanotolla, hammaslääkäreiden osalta T3 on myös laskusuunnassa, Kapasiteettimittaus uusitaan tarvittaessa, mikäli kaivataan ajankohtaista informaatioita toiminnan kehittämistä varten. Hoitojonojen poistumisen myötä ja toiminnan muutoksilla saavutetaan potilaan läpimenoajan merkittävä lyheneminen.

10 10 Läpimenoajan muutos Esimerkkipotilas: määräaikaistarkastus, lohjenneen täytteen korjaus, karioituneen hampaan korjaus ja parodontologinen perushoito Ennen shg hl hl hl shg Valmis 449 vrk Jälkeen hl hl hl shg Valmis vrk Potilaan hoitojakso lyhenee vuodella, 365 vrk. PÄIJÄT-HÄMEEN SOSIAALI- JA TERVEYSYHTYMÄ Peruspalvelukeskus Aava -liikelaitos Ajanvarauspohjat luodaan keskitetysti kysyntää vastaamaan niin päivystystoiminnan kuin muunkin toiminnan osalta. Sähköisiä ajanvarauspalveluita kehitetään ja laajennetaan. Määräaikaistarkastusta odottavien potilaiden jonon uudelleenmuodostuminen pyritään aktiivisesti estämään. Tekstiviestimuistutuksella on onnistuttu jo vähentämään käyttämättä jäänyttä vastaanottoaikaa merkittävästi. Työnjakoa ammattikunnittain pyritään kehittämään edelleen. Henkilökunnan työhyvinvointia kartoitetaan edelleen viikoittain. Työyhteisö sitoutetaan toimintaan yhdessä sovittujen käytäntöjen mukaisesti.