IP-versionpäivitys toiminnan muutoksen mahdollistajana

Transkriptio

1 A Basware Presentation IP-versionpäivitys toiminnan muutoksen mahdollistajana Tietoisku Basware Käyttäjäpäivät Rohkeus liiketoiminnan kehittämiseen Lahti

2 Tietoiskun ohjelma: IP-versionpäivitys toiminnan muutoksen mahdollistajana Laskuautomaatioratkaisun päivitykseen liittyviä kysymyksiä Hankinnasta maksuun prosessin kehitysvaiheet apuna muutoksessa Asiantuntijapalvelut apuna muutoksessa tehot rohkeasti irti päivityksestä! Mitä jos koko ratkaisun voisi toteuttaa ihan eri tavoin? - Baswaren ulkoistuspalvelut Keskustelu ja kysymykset Tietoiskun vetäjä: Jussi Vasama, Director, Extended Professional Services

3 Mitä kysymyksiä liittyy laskuautomaatioratkaisun päivitykseen? Miten haluamme toimia jatkossa? Onko meillä tarpeeksi aikaa ja resursseja? Mitä teemme nyt hyvin? Missä on parannettavaa? Mitä kannattaa tehdä itse? Minkä joku muu tekee paremmin? Riittääkö vain tekninen päivitys? Mitä uusia ominaisuuksia tarvitsemme? Mitä toimintatapoja kannattaa muuttaa samalla? Miten saadaan muut toiminnot mukaan muutokseen?

4 Hankinnasta maksuun prosessin kehitysvaiheet Missä te olette juuri nyt organisaationa?

5 Hankinnasta maksuun mittareita voi tarkastella monesta eri näkökulmasta Osaamistason rakentaminen tuo näkyvyyttä taloudellisiin mittareihin Mitattava osa-alue Mittari Kehittyvä organisaatio Toimittajayhteistyö Alenevat kustannukset Parantunut tehokkuus Lisääntynyt kontrolli ja yhdenmukaisuus Koordinoidut toiminnot Verkottuminen Dynaamiset prosessit % aitoja verkkolaskuja < 10% 20-30% 50-60% > 80% % sähköisiä maksuja < 5% 5-15% 25-40% > 50% % hankinnoista perustuu tuoteluetteloihin Ei yhtään 10-25% hankinnoista 25-50% hankinnoista >50% hankinnoista % toimittajista integroitu osaksi prosessia 0-20% 20-40% 40-60% 60-80% Kustannus per tilaus 44 17,50 13 < 7 Kustannus per lasku n ,50 3,50-7 < 3 Ostoreskontran %osuus liikevaihdosta 0.08% 0.061% 0.053% 0.032% Hankintatoimen %osuus liikevaihdosta 1% 0.80% 0.70% 0.60% Laskun kiertoaika ~ 15 päivää 10 päivää 5 päivää < 3 päivää Hankintaehdotuksesta tilaukseen -kiertoaika Ei näkyvyyttä ~ 10 päivää ~5 päivää < 3 päivää % kustannuksista kontrollissa Ei näkyvyyttä 50% 50% - 70% >90% % laskuista maksetaan oikea-aikaisesti <50% 80% 95% >99% % tilauksista perustuu sopimuksiin 10% - 30% 30%-60% 60% - 80% 95% % ohiostamista 60% <40% <20% <10% Kasvu tuottavuudessa Tuottavuus - käsiteltyä laskua per ostoreskontrahenkilö 15,000 30,000 60,000 >100,000 Tuottavuus Ostoreskontran henkilöstökulut ($) per miljoonaa liikevaihdosta

6 Asiantuntijapalvelut apuna muutoksessa tehot rohkeasti irti päivityksestä!

7 Prosessihaasteet = tuottavuuspotentiaali Yritysten liiketoimintaprosesseissa on merkittävää ja hyödyntämätöntä tuottavuuspotentiaalia Asiantuntijapalvelut jatkuvaan kehittämiseen Käyttöönottopalvelut Strateginen kehitys Liiketoiminnan kehitys Tilanteen analysointi Vaihtoehtojen kartoitus ja valinta Järjestelmän hankinta Käyttö & ydintoiminnot Seuranta ja raportointi Hankinnasta maksuun ja talousohjauksen prosessien kehitys

8 Baswaren asiantuntijapalvelut tukevat asiakasta hyödyntämään liiketoimintapotentiaalin Palvelukeskuskehityksen liiketoimintakonsultointi Ostoreskontra-prosessin konsultointi Projektipäällikkö-palvelu Täsmäytyksen prosessikonsultointi Laskuautomaation Terveystarkastus Ostoreskontraprosessin tehostamispalvelut Asiantuntijapalvelut jatkuvaan kehittämiseen Käyttöönottopalvelut Strateginen kehitys Liiketoiminnan kehitys Tilanteen analysointi Vaihtoehtojen kartoitus ja valinta Järjestelmän hankinta Käyttö & ydintoiminnot Seuranta ja raportointi Hankinnasta maksuun ja talousohjauksen prosessien kehitys

9 Ratkaisukuvaus kuvaa asiakkaan saaman ratkaisun liiketoimintakielellä Projektin tausta, tavoitteet ja omistaja Toimintamallin kuvaus Nykytilan haasteet ja prosessit Tavoitetilan prosessit, organisaatio ja roolit Järjestelmän tekninen arkkitehtuuri (karkealla tasolla) Tekninen ympäristö Liittymät Järjestelmän kuvaus (karkealla tasolla) järjestelmän toiminnallisuus, osasovellukset (esim. Client, Admin) Toiminnallinen kuvaus järjestelmän parametrointia varten tarvittavat tiedot, mm. perustiedot, organisaatio, roolit, lomakkeet, viestit Tarvittaessa esim. Muutoshallinta ja kommunikaatio (esim. viestintäsuunnitelma) Eri hankintajärjestelmien ratkaisukuvauksen rakenne on samantyyppinen, sisällön painotus voi vaihdella asiakkaittain Roolien määrittelyä KAIKKIEN SOPIMUSTEN Lisätiedot Kentän tyyppi Pakollinen Valintalistan sisältö Tekstikentän sisältö 2. valintalista Muistutus PERUSTIEDOT k=kyllä e=ei kentän perusteella * = pakollinen tieto CLM:ssä (k/e) Yhtiö * IP:n organisaatiorakenteen mukaisesti valintalista k Sopimusluokka * valintalista k Hallinnolliset ja taloudelliset sopimukset, Hankintasopimukset, Myynnin ja markkinoinnin sopimukset, Toistuvaismaksusopimukset Sopimustyyppi * Tulevat sopimusluokan eli sopimuskategorian valintalista k perusteella Liiketoiminta-alue/toiminto (mitä Yksikkönne, joka sopimuksen tekee (esim. valintalista k toimintoa yrityksessä ko. sopimus asiakashallintapalvelut ja tukifunktiot) koskee) Alaryhmittely 1. valintalista valintalista k Hallinto, IT, Myynti- ja markkinointi jne. Turvallisuusluokka * valintalista k 0, 2 -Sisäinen asiakirja, 3 -Luottamuksellinen asiakirja, 4 -Salainen asiakirja Sopimuksen nimi vapaateksti k Sopimuksen kuvaus Mitä sopimus koskee vapaateksti e Sopimuksen tunniste (vastapuolen vapaateksti k sopimusnumero, joka on merkitty sopimukseen) Toimittajan/Vastapuolen nimi * Toimittajatiedot tuodaan IP:n valintalista k toimittajarekisteristä Toimittajan/Vastapuolen Y-tunnus IP:n toimittajarekisteristä toimittajan takaa vapaateksti k Toimittajan/Vastapuolen vapaateksti k yhteyshenkilö+tiedot Voimaanastumispäivä kalenteri k Allekirjoituspäivä kalenteri k Voimassaoloaika valintalista k toistaiseksi, määräaikainen Voimassaoloaika (määräaikaiseen) kalenteri k Mahdollista muistutusta varten oma päivämääräkenttä Irtisanomisaika numeerinen k 1kk, 3kk, 6kk, muu aika Selite Määrittele muu irtisanomisaika numeerinen e Vakuuden määrä valintalista e Vakuuden tyyppi valintalista e Pankkitakaus, Letter of Comfort, muu Vakuuden voimassaoloaika kalenteri e kalenteri Kilpailutettava sopimus valintalista e Kyllä, Ei Mahdollista muistutusta varten oma päivämääräkenttä Sopimuksen fyysinen arkistopaikka valintalista k Paperinen, Sähköinen Tarkempi sijanti vapaateksti k Sopimuksen siirtoehdot valintalista e siirtoilmoitus, siirtosuostumus vastapuolelta, siirtokielto, luovutusrajoitus, kilpailukielto Sopimuksen lisätiedot vapaateksti e Sopimuksen vastuuhenkilö * Henkilö, joka vastaa sopimuksen sisällöstä ja valintalista k siitä, että toimitaan sopimuksen mukaisesti Sopimuksen tallentaja * Järjestelmä generoi automaattisesti valintalista k Sopimuksen omistaja valintalista k Hankintayksikkö, Muu Perustietojen määrittelyä Kentän oletusarvo Confidential -

10 Ratkaisumäärittely laaditaan projektin suunnitteluvaiheessa tai erillisessä määrittelyprojektissa Valmistava koulutus/demo, ratkaisumäärittelyn laadinta ja hyväksyntä Parametrointi ja liittymien määrittely ratkaisumäärittelyn pohjalta Testaus ja testiryhmän koulutus ratkaisumäärittelyn pohjalta Hyväksymistestaus ja loppukäyttäjien koulutus ratkaisumäärittelyn pohjalta Confidential -

11 Ratkaisumäärittelyn onnistuminen edellyttää huolellista valmistautumista ennen työpajoja Valmistautuminen Hyödyt Järjestelmädemo asiakkaan projektiryhmälle ennen määrittelytyöpajoja Projektin liiketoimintatavoitteiden varmistus asiakkaan avainhenkilöiden kanssa Oikeat asiakkaan henkilöt kuhunkin työpajaan (projektiryhmän jäseniä, tarvittaessa muitakin asiantuntijoita) Asiakkaan järjestelmäymmärrys helpottaa ja nopeuttaa määrittelytyötä Asiakkaan liiketoimintatavoitteiden ymmärrys ohjaa määrittelyä ja liiketoimintakonsultin työtä Oikeat henkilöt tekevät nopeasti tarvittavat päätökset eri toimintaalueilta Työpajojen ennakkotehtävät ja materiaalit asiakkaalle valmiita pohjia hyödyntäen Työpajatyöskentely tehostuu ja tiedot saadaan määrämuotoisina Confidential -

12 Ratkaisumäärittelyn hyväksyminen sitouttaa asiakkaan ratkaisuun Hyväksymiseen liittyvät tehtävät Hyödyt Ratkaisumäärittelyn työstö avainhenkilöiden kanssa määrittelyn aikana Ratkaisumäärittelyn esittely projektiryhmälle ennen projektiryhmän kommentointia (tarvittaessa) Ratkaisumäärittelyn hyväksyntä projekti- ja ohjausryhmässä Yhteistyö asiakkaan ydinryhmän kanssa varmistaa ratkaisukuvauksen asiakkaan tarpeiden mukaiseksi Asiakkaan projektiryhmä ymmärtää dokumentin sisällön ja tavoitteet ennen dokumentin kommentointia ja hyväksymistä Asiakas vahvistaa ratkaisun sisällön ja sitoutuu kuvattuun ratkaisuun ennen järjestelmätoteutusta Hyväksytty ratkaisumäärittely on asiakkaalle toteutettavan ratkaisun pohja, johon muutokset hyväksytään ainoastaan projektin muutoshallinnan kautta Confidential -

13 Ratkaisukuvaus dokumentoi ratkaisukokonaisuuden ja kokoaa tarvittavat päätökset ja riskit Sisällysluettelo 1 Yhteenveto 2 Terminologia 3 Laskuautomaation toimintamalli 3.1 Laskuautomaation toimintamallin kehittämisen tausta ja lähtökohta 3.2 Laskuautomaation toimintamallin tavoitetila 3.3 Projektin sponsorit ja vastuuhenkilöt 4 Nykyprosessin kuvaus 4.1 Laskujen saapuminen järjestelmään 4.2 Laskunkierrätys prosessi 4.3 Kirjaaminen ERP järjestelmään 5 Uuden prosessin kuvaus ja määrittely 5.1 Laskujen saapuminen järjestelmään 5.2 Kululaskujen käsittely laskun kierto Autoflow kierto 5.3 Tilauksellisten laskujen käsittely Tilauksellisten laskujen manuaalinen täsmäytys Tilauksellisten laskujen automaattinen täsmäytys Kolmivaiheinen täsmäytys (lasku tilaus tavaran vastaanotto) Otsikkotason/rivitason täsmäytys 5.4 Laskun siirto ERP järjestelmään Tositenumerointi Kauden määritys Käytettävä pankkitili 6 Organisaatiorakenne Yhtiörakenne Hyväksymisoikeudet 7 Integraatiorajapinnat ERP järjestelmään Perustietoliittymä Täsmäytysliittymä Laskuliittymä Palautusliittymä 8 Laskunkierrätysjärjestelmän tuotekuvaus 9 Laskunkierrätysjärjestelmän tekninen arkkitehtuuri 10 Tarvittavat päätökset ja tunnistetut riskit Confidential -

14 Baswaren asiantuntijapalvelut tukevat asiakasta hyödyntämään liiketoimintapotentiaalin Palvelukeskuskehityksen liiketoimintakonsultointi Ostoreskontra-prosessin konsultointi Projektipäällikkö-palvelu Täsmäytyksen prosessikonsultointi Laskuautomaation Terveystarkastus Ostoreskontraprosessin tehostamispalvelut Asiantuntijapalvelut jatkuvaan kehittämiseen Käyttöönottopalvelut Strateginen kehitys Liiketoiminnan kehitys Tilanteen analysointi Vaihtoehtojen kartoitus ja valinta Järjestelmän hankinta Käyttö & ydintoiminnot Seuranta ja raportointi Hankinnasta maksuun ja talousohjauksen prosessien kehitys

15 Ostoreskontratoiminnon / laskujenkäsittelyn prosessikonsultointi parhaat käytännöt kunniaan! Matching Abort Yes Purchase Requisition Sourcing Needed? Yes Sourcing Financial Approval Purchase Order Goods Receipt No Basware Best Practices Overview Purchasing Basware Best Practices AP Process Invoice Has PO or Contract? Not Found Mismatch No 1 Yes Reject? 3 Correct Data Change PO / Prebook 1 Contract Contract Approval Approved Contract No No Send for Approval Partial Coding 4 Yes 1 Yes Complete Coding 5 Autoflow Returned? 6 No Cancellation Request? Yes Cancel Invoice PO or Contract? Yes Matching Match? No Financial Approval Payment Accounts Payable No Approved No Match Ready For Transfer Hyödynnä Baswaren parhaat käytännöt! Pohja organisaation nykytoiminnan tehokkuuden testaamiselle Testatut, monissa asiakasympäristöissä kansainvälisesti koetellut käytännöt. Mahdollistavat kontrollin, lisäävät läpinäkyvyyttä ja automaation mahdollisuuksia. Hyödyntävät haluttaessa paikallisia erikoisuuksia ja tuntevat lainsäädännön rajoitteet. Mahdollistavat toiminnan yhtenäistämisen ja helpottavat eri järjestelmien keskittämistä yhteen tai palvelukeskuskehitystä. Satojen asiakasprojektien ja tilanteiden kokemus apuna kehityksessä. Duplicate? No Inform Vendor 7 No Yes Downpmnt? 2 Yes Cancelled Posted to ERP Matching AP Control Approval Workflow Ready for Transfer 15

16 Ostoreskontratoiminnon / laskujenkäsittelyn prosessikonsultointi Basware suosittelee ja kuvaa, asiakas linjaa ja päättää! Baswaren prosessikonsultointi Selkeä näkemys järjestelmien mahdollistamista toimintatavoista perustuen hyvään prosessi- ja tuoteosaamiseen Perustellut suositukset asiakkaan toimintatapojen tehostamisesta verrattuna nykytoimintaan Avoin ja luottamuksellinen kehitysprosessi osana päivitysprojektia tai kokonaan omana hankkeena. Asiakkaalla vastuu päätöksistä ja prosessin linjauksista. Baswaren vastuulla suositella ratkaisuja, esittää vaihtoehtoja. Päivitys on mahdollisuus mutta toimimatonta prosessia ei kannata automatisoida! 16

17 Tilaustäsmäytyksen prosessikonsultointi Basware tarjoaa prosessikonsultointia asiakkaan toimintatavan muutokseen ja vaadittavien muutoksien ymmärtämiseen, jotta tilauksen ja laskun täsmäytys voidaan automatisoida. Varmistamme, että organisaatiosta on oikeat henkilöt mukana hankinnan ja talouden yhteistyön pohjaksi. Tarjoamme konkreettisia keinoja tehokkaaseen täsmäytysprosessiin ja tuemme asiakasta valitsemaan tehokkaimman ja toteuttamiskelpoisimman uuden toimintamallin. 5 sentin toleranssilla 80% täsmäytysaste, Ensto laskua, joista 95% tilauksellisia, 50 sentin toleranssi, jopa 90% täsmäytysaste, Kirjavälitys Automaattinen tilauksen ja laskun täsmäytys tehostaa toimintaa 90 %:n täsmäytysaste on mahdollinen, me kerromme miten Automatisoidulla tilauksen ja laskun täsmäytyksellä hallintaan tehokkaasti hankinnasta maksuun -prosessia. Laskujen käsittelyssä voidaan keskittyä poikkeamien hallintaan ja käsitellä vain ne laskut, jotka poikkeavat tilauksesta. "Nälkä kasvoi syödessä ja ostajilta tuli suoranainen imu laajentaa automaattinen täsmäytys laajamittaisesti vaihto-omaisuuslaskujen käsittelyyn". Satu Lundell, Ensto Ostoreskontranhoitaja käsittelee tällä hetkellä vain ne laskut, jotka eivät täsmää tilauksiin ja keskittyy näin poikkeamanhallintaan, ei itsestään selvyyksien käsittelyyn". Katariina Lähdesniemi, Kirjavälitys Onnistunut täsmäytys vaatii muutoksia toimintatapoihin Tilauksen ja laskun automaattisen täsmäytyksen hyödyt ovat kiistattomia. Korkeisiin täsmäytystuloksiin päästään kuitenkin vain silloin kun tilaus ja lasku vastaavat toisiaan. Hyötyjen saavuttaminen vaatii usein muutoksia organisaation nykyiseen toimintatapaan. Oston ja taloushallinnon yhteistyö on onnistumisen edellytys. Toimimatonta prosessia ei kannata automatisoida. Prosessikonsultointi Kenelle: Automaattista täsmäytystä suunnitteleville tai organisaatioille, jotka haluavat tehostaa jo olemassa olevaa tilauksen ja laskun täsmäytystä Sisältö: Nykytilanteen kartoitus *Käydään lävitse miten tällä hetkellä toimitaan *Mitkä ovat pullonkaulat nykyisessä mallissa *Nykytilanne dokumentoidaan Mahdollisten toimintamallien, kartoitus tä *Käydään yhdessä lävitse miten nykyistä toimintamallia voidaan muuttaa / kehittää, jotta täsmäytys saadaan onnistumaan Asiakkaalle parhaiten sopivan toimintamallin esitys *Esitetään konkreettisia parhaita käytäntöjä, miten nykyistä toimintamallia muuttamalla pystytään toimimaan tehokkaammin Haluatko lisätietoja? Täytä lisätietolomake ja pyydä yhteydenottoa. 17

18 Mitä jos koko ratkaisun voisi toteuttaa ihan eri tavoin? Baswaren ulkoistuspalvelut

19 Ostoreskontratoimintojen murros Täydellinen laskuautomaatio Maailmanluokka? Parhaista käytännöistä tulevaisuuden käytäntöihin Automatisoitu toimittajaviestintä Laskuautomaatioratkaisut Baswaren ulkoistuspalvelu Automatisoitu poikkeamanhallinta Ulkoinen prosessikehitys Sisäinen prosessikehitys Laskuautomaatio, toistuvaislaskujen ja tilauksellisten laskujen täsmäytys Verkkolaskut, ulkoistettu skannauspalvelu Ostolaskujen sähköinen kierrätys Paperilaskut Täydellinen laskuautomaatio Automatisoitu toimittajaviestintä Automatisoitu poikkeamanhallinta Laskuautomaatio, toistuvaislaskujen ja tilauksellisten laskujen täsmäytys Ostolaskujen sähköinen kierrätys Paperilaskut Ei mukana Ei mukana Ei mukana

20 Hankinnasta maksuun - ratkaisu Ulkoistettu palvelu Toimittajat Yhteyspalvelut Katalogit/ Sisältöpalvelu Sähköiset hankintasanomat Toimittajaportaali Skannauspalvelu Verkkolaskujen välitys Hankintojen hallinta Laskuautomaatio Sopimustenhallinta Kilpailutus Vastaanotto Hankin--- taehdotuksen luonti Tilaus Hankintaehdotuksen hyväksyminen Siirto maksatukseen Tiedonsieppaus / verkkolasku Täsmäytys Laskun hyväksyminen Kirjanpito- ja perusjärjestelmät, ERP, maksuliikenne 20

21 Baswaren InvoiceOut palvelukokonaisuus - ulkoista ja automatisoi laskujenkäsittely 21

22 Keskustelu ja kysymykset

23 Ota yhteyttä ja kysy lisää! Internet: Sähköposti:

24 Mitä tapahtuu seuraavaksi? Linja-autokuljetus hotelleille lähtee kello 16:30 Sibelius-talon edestä

25 Kiitos! Basware Käyttäjäpäivät Rohkeus liiketoiminnan kehittämiseen Lahti

26 Basware Invoice Processing ja Matching Uusimmat ominaisuudet

27 5.0 versiot - Yhtenäinen käyttöliittymäsuunnittelu Kaikki käyttöliittymät on uudistettu (3.x vs. 5.x versiot) Ostoreskontra (Master) Laskun tarkastus/hyväksyntä (ThinClient/ProClient) Raportointi (Monitor) Administrointi (Admin) Erityinen huomio käytettävyydessä 5.0 versiot yhdistää kaikki Baswaren hankinnasta maksuun käyttöliittymät saman ulkoasun mukaisiksi 27

28 Parannuksia käytettävyyteen Uusia valintalistoja, joissa pikahaku Kaikissa valintalistoissa läpi koko tuotteen on nyt pikahakumahdollisuus Valintalistan sisältö tarkentuu (kaventuu) automaattisesti käyttäjän syöttämien merkkien perusteella Ostoreskontran näkymä (Master) Parantunut tiliöintipohjan käyttö Parantunut lähetysvalinnat näyttö Mahdollisuus siirtyä laskulta toiselle ilman siirtymistä laskulista -näytölle Mahdollisuus tallentaa raportointinäkymässä (Monitor) eniten käytetyt hakuehdot 28

29 Parannettu liiketoimintasääntöjen hallinta Mahdollisuus ottaa kaikki liiketoimintasäännöt käyttöön ilman räätälöintejä, esimerkiksi Hyväksymisoikeuksien päättely yhdistämällä minkä tahansa laskun otsikkotason tiedon ja tiliöintitiedon Laskun otsikkotason/ tiliöintitiedon tarkastus (validointi) Laskun otsikkotason ja tiliöintitietojen mahdollisten yhdistelmien tarkastus (validointi) Business ruleja voidaan käyttää kierron aikana kiertoon lähetyksessä (Master) tiliöinnissä, hyväksynnässä sekä kierronvalvonnassa ja siirrossa (Master) Helppokäyttöinen käyttöliittymä sääntöjen määrittämiseen Täysin uusi työkalu sääntöihin liittyvän tiedon hallintaan 29

30 Sähköpostimuistutus sisältäen yhteenvedon käsittelemättömistä laskuista Henkilöille, jotka vastaanottavat paljon laskuja Muistutukset voidaan tarvittaessa ottaa pois käytöstä käyttäjäkohtaisesti Mahdollista kontrolloida tavallisten viestien ja muistutusviestin lähetystä erikseen Mahdollista aikatauluttaa yhteenvetoviestin lähetysväli 30

31 Julkaistut versiot Basware Invoice Processing Basware Matching Versio Julkaistu IP IP 5.0 patch IP 5.0 patch IP 5.0 patch IP 5.0 patch IP 5.0 patch IP 5.0 patch IP 5.0 Helmikuu 2008 IP 3.5 HUOM! Tuotekehitys loppuu Q2/2012 Versio Julkaistu Matching Matching Matching Matching Matching Matching Matching

32 Invoice Processing 5.1, julkaistu Tässä versiossa on ollut teemana kehittää ostoreskontran ja palvelukeskuksien käyttöä helpottavia ominaisuuksia, joita ovat mm. seuraavat: Laskujen kategorisointimahdollisuus Master sovelluksessa (helpottaa ostoreskontrahenkilöiden työkuorman organisointia, erityisesti suurissa toimintaympäristöissä) Mahdollisuus linkittää laskuja toisiinsa (esim. hyvityslasku alkuperäiseen laskuun) Siirtovelkojen raportointi Master sovelluksessa Mahdollisuus asettaa käyttäjäkohtaisia oikeuksia Master sovelluksen toimintoihin Single-sign-on tuki Thinclient sovellukselle Tuetut selainversiot: Internet Explorer 9, Firefox Confidential -

33 UUSI: Laskujen kategorisointi Master -sovelluksessa Master-sovelluksen jokaisella ruudulla on uusi räätälöitävissä oleva liputuskenttä, jota voi käyttää laskujen kategorisointiin ja suodattamiseen Tyypillisiä kategorioita voi olla mm. Master käyttäjän nimi, tiimi, laskun kiireellisyysaste Confidential -

34 UUSI: Linkitetyt laskut Master ja ThinClient sovelluksissa Tämä uusi toiminnallisuus antaa käyttäjälle mahdollisuuden linkittää laskuja keskenään ja helposti tarkastella linkitettyjen laskujen tietoja Toiminnallisuutta voi käyttää esim. ostolaskun ja hyvityslaskun linkittämiseen tai yhteen projektiin liittyvien laskujen linkittämiseen Confidential -

35 UUSI: Siirtovelkojen raportointi Master -sovelluksessa Kun tilikausi vaihtuu, ostoreskontran tulee raportoida kaikki kyseiselle tilikaudelle kohdistuvat laskut, joita ei ole vielä hyväksytty. Tämän uuden toiminnallisuuden avulla ostoreskontrahenkilöt voivat hakea avoimet laskut ja luoda laskuerän, joka pitää raportoida tuloksessa. Erä voidaan siirtää AnyERP sovelluksen avulla organisaation toiminnanohjausjärjestelmään. Lisäksi toiminnallisuus mahdollistaa vastakirjausten automaattisen tiliöinnin, jos laskulta puuttuu tiliöinti. Kyseiset laskut voi raportoida myöhemmin normaalin prosessin kautta Confidential -

36 UUSI: Mahdollisuus rajoittaa käyttöoikeuksia Master sovelluksen toiminnoissa Nyt on mahdollista rajoittaa käyttäjäkohtaisesti Master sovelluksen näkymiä, jolloin käyttäjä näkee vain ne toiminnot, joista hän on vastuussa. Ominaisuuden käyttö mahdollistaa mm. ostoreskontran tiettyjen prosessien ulkoistamisen Confidential -

37 Basware Matching Uudet ominaisuudet

38 Mitä ovat toistuvaislaskut? Laskuja, jotka toistuvat kaudesta toiseen samansisältöisinä (toimittaja, laskun loppusumma, tiliöinti, laskun hyväksyjä jne.) Toimittaja lähettää laskun säännöllisin väliajoin esim. kerran kuukaudessa. Esimerkkejä toistuvaislaskuista: Vuokrat Leasing-vuokrat Siivous Sähkö Huoltopalvelut Yritysturvallisuuspalvelut Puhelin Noin 30% kaikista laskuista on tyypillisesti toistuvaislaskuja. 38

39 Basware Order Matching -perusteet Automaatiota laskuille kun lasku ja tilaus täsmäävät, sekä automatiikkaa myös poikkeamienhallintaan Onnistunut täsmäytys Tiliöinti kopioidaan tilaukselta laskulle Täydellinen läpinäkyvyys (loki) = tilauksen tiedot + laskun historia Laskun tila muutetaan automaattisesti maksatusvalmiiksi siirrettäväksi maksatukseen Laskut voidaan lähettää automaattisesti informatiiviseen kiertoon (=tiedoksi) Invoice Processing järjestelmässä Jos täsmäytys ei onnistu Tiliöinti ja tilauksen historia kopioidaan tilaukselta laskulle Lasku reititetään automaattisesti oikealle henkilölle käsiteltäväksi Invoice Processing järjestelmässä Täydellinen läpinäkyvyys (loki) = tilauksen tiedot + laskun historia 39

40 Parannuksia täsmäytysversioissa Täsmäytys 3.3 tukee IP ja vanhempia versioita Uusin täsmätysversio on 5.5 (julkaistu ) Uutta toiminnallisuutta: Unicode tuki (OM/CM) Kustannuksien jako (CM) - esimerkki Lisäkustannuksien jakaminen(om) Sopimustietojen tuonti/vienti (CM) Vastaanottoperusteinen täsmätys/assosiaatioon (OM) Täsmäytys Client (OM) Windows 7 tuki (OM/CM) Käytettävyysparannukset (OM/CM) Laskun lisääminen automaattisesti IP:n henkilökohtaiseen arkistoon (OM/CM) Poraudu sopimuksille ja toistuvaislaskuille(om/cm) Toleranssisäännöt toimivat AND/ OR eikä vain AND säännöillä (OM) Otsikkotason täsmäytystoimintoa vastaanottokuittauksella on parannettu. Tuki täsmäytystyypeille paras sopivuus ja suhteistettu Mahdollisuus lähettää ilmoitus vastaanottokuittauksen puuttumisesta 40

41 Esim. Toistuvaislaskujen kustannusten jako Mikä se on? Tarkoittaa automaattista kustannusten jakoa vuosittaisiin tilastoihin perustuen Esim. sähkö- ja lämmityslaskut suurempia talvella Perustoiminnallisuus Vaikuttaa useaan sopimukseen yhdellä kustannustenjako mallipohjalla Automaattinen kustannusten päivitys kaikille sopimuksille joilla valittu mallipohja Vähemmän manuaalista työtä sopimusten ylläpitoon Hyödyt Parempi täsmäytysprosentti sopimuksille, joiden summa vaihtelee

42 Maksuaikataulu Tehtävät 1. Valitse mallipohja 2. Määrittele budjetti 3. Määrittele tiliöinti 4. Luo maksuaikataulu 42

43 Matching Client 5.4 uusia ominaisuuksia

44 Matching Client 5.4 käyttöliittymäparannuksia Käyttöliittymä on nyt dynaaminen eli käyttäjä voi itse muuttaa käyttöliittymän kehyksien paikkaa / kokoa Voidaan määrittää aukeaako Matching Client täyteen pienenä ruutuna tai täyteen kokoon Masterista Erillinen tilausrivien editointipaneeli on poistettu ja tilausrivien editointi ja täsmäytys tapahtuu samassa paneelissa, mihin hakutulokset palautuvat (esimerkki) Aikaisemmin täsmätyille tilauksille ja niiden tiliöinneille on nyt omat välilehtensä - aikaisemmin valinta oli pudotusvalikosta (esimerkki) Tilausrivin aktiivisen sarakkeen otsikko näytetään nyt vihjeenä tooltip liikuttaessa riveillä, jos tilausrivejä on paljon ja otsikkorivi jää piiloon Erillinen tallennus-painike: Mahdollisuus tallentaa täsmäytyksen tilanne sulkematta Matching Client sovellusta 44

45 Reporting Area Editing Area Working Area Esim. Matching Client 5.3 Asiakaskohtaiset laajennetut hakukriteerit Asiakaskohtainen välilehti: laskunrivitiedot 45

46 Uusi Matching Client 5.4 käyttöliittymä 46

47 Matching Service ja Matching Admin parannuksia Suorituskykyparannus - pienentää Matching Servicessä olevien laskujen määrää Yhtä laskua yritetään täsmätä vain esim. kerran päivässä. Aiemmin sovellus yritti täsmäytystä joka kerralla. CM:ssä olevia toistuvaislaskusopimuksilta voidaan porautua CLM:n sopimukselle IP:n tiliöintipohjat ovat nyt käytettävissä myös CM:ssä Statistiikka-näyttö: listataan täsmäytystulokset syyn mukaan lisätty prosenttinäkymä. Erikseen voidaan katsoa toistuvaislaskujen tai tilauksellisten laskujen tietoja. Budjettipohjaisille sopimuksille voidaan asettaa hälytysraja ja sille huomautusviesti 47

48 48 Matching Client 5.5 uusia ominaisuuksia

49 Mahdollisuus täsmätä summaa tai määrää vasten Matching Client -sovelluksessa Tuki määrä- tai summaperusteiselle täsmäytykselle riippuen tilauksen vastaanottotavasta Confidential -

50 Erillinen statustieto laskuille, jotka on täsmäytetty manuaalisesti Uusi, lopulinen täsmäytysstatus näkyvissä IP Monitorissa, joka erottelee manuaalisen ja automaattisen täsmäytyksen toisistaan Confidential -

51 Työkalu useiden sopimusten päivittämiseen CM - modulissa Nyt on mahdollisuus päivittää viidellä eri tavalla useita sopimuksia. Admin oikeuksia tarvitaan seuraavien toiminnallisuuksien käyttöön: Päivitä Yritys, Pidennä voimassaoloaikaa ja Poista sopimuksia Confidential -