IP rollout Tshekkeihin ja Saksaan. Riikka Mäki

Transkriptio

1 IP rollout Tshekkeihin ja Saksaan Riikka Mäki

2 Nokian Renkaat pähkinänkuoressa Keskittymistä ja kannattavaa kasvua Keskitymme tuotteisiin ja palveluihin, jotka helpottavat ihmisten turvallista liikkumista pohjoisissa olosuhteissa Tuotekehityksemme tavoitteena kestävä turvallisuus ja ympäristöystävällisyys tuotteen koko elinkaaren ajan Nokian Renkaat omistaa Vianor-rengasketjun, johon kuuluu yli myyntipistettä 27 maassa. Liikevaihto m ja EBIT 385,5 m (2013) Henkilöstömäärä noin Osake listattu NASDAQ OMX Helsingissä Kehitimme maailman ensimmäisen talvirenkaan vuonna 1934 Hakkapeliitta-brändillä on enemmän testivoittoja kuin muilla rengasmerkeillä Menestystä on tullut muullakin saralla: Konsulttiyhtiö BrandWorxx valitsi Nokian Renkaat Vuoden menestyjäksi 2014, sillä brändiarvomme on neljän viime vuoden aikana kasvanut 29 prosenttia

3 Kansainvälinen konserni Oma tuotanto, myyntiyhtiöt ja Vianor Oma tuotanto ja testikeskukset Tuotantolaitokset: Nokia, Suomi ja Vsevolozhsk, Venäjä. Omat testikeskukset: Ivalo ja Nokia Myyntiyhtiöt Suomi (emoyhtiö), Ruotsi, Norja, Venäjä, Ukraina, Valko-Venäjä, Kazakstan, Saksa, Sveitsi, Tshekin tasavalta, USA, Kanada ja Kiina. Vianor Yhteensä myyntipistettä 27 maassa (183 omaa ja franchising-/partner-pistettä). Pohjoismaat ja Baltia 297, Venäjä ja IVY-maat 621, Keski-Eurooppa 238, USA 50. Nokian Tyres Authorized Dealers (NAD) 2013: 432 pistettä Italiassa, Saksassa, Ukrainassa, Bulgariassa ja Kiinassa Tavoite 2014 > kaksinkertaistaa pisteiden määrä

4 Baswaren sovellusten käyttö konsernissa Ei keskitettyä taloushallintoa, vaan jokainen myyntiyhtiö hoitaa oman ostoreskontransa Baswaren sovellukset käytössä ennen rolloutia Suomi (3 yhtiötä) Ruotsi (rollout 2013) Norja (rollout 2012) Rolloutin myötä samaan ympäristöön liitettiin uusina yhtöinä Tshekki ja Saksa Käytettävät sovellukset Basware IP (kaikki yhtiöt) OM manuaalitäsmäytys (FI) CM käyttöönottoprojekti loppusuoralla (FI) Baswaren skannauspalvelu (FI) Toimittajaportaali (FI) 4

5 Projektin päätavoitteet 1. Manuaalisen työn vähentäminen 2. Läpinäkyvyyden lisääminen sekä paikallisesti että konsernitasolla 3. Prosessien ja menetelmien yhtenäistäminen ja hallinnoinnin keskittäminen Päätavoitteena järjestelmän perustoiminnallisuuden käyttöönotto nopealla aikataululla 5

6 Projektiryhmä Nokian Renkaat Suomi Projektipäällikkö ICT asiantuntija Tshekki ja Saksa 3 ostoreskontran hoitajaa 10 henkilön pieni testiryhmä Basware Projektipäällikkö Sovelluskonsultti Liittymäkonsultti 6

7 Projektin aikataulutus Koko projektin läpivieminen ensimmäisestä yhteenotosta tuotantoonlähtöön kesti 3 kk Projektin aikataulu Ensimmäinen määrittelypalaveri Setup ja testiympäristön rakentaminen Workshop I testauksen aloitus Tshekeissä Omatoiminen testaus Workshop II tuotantoonlähtö Tshekeissä Lisäksi alkuperäisestä suunnitelmasta poiketen testauksen lisätuki Saksassa ja Tshekeissä Aikataulussa pysymisen mahdollisti jousto sekä Baswaren että Nokian Renkaiden puolelta Pieni testiryhmä oli mahdollinen tässä kohtaa, koska suurin rooli ja vastuu testauksesta oli meidän projektipäälliköllä Jousto ja tuki Baswaren konsulttien toimesta Baswaren projektipäällikkö hoiti osaltaan projektiseurannan, muistilistat ja avoimet asiat 7

8 Lähtötilanne Tshekeissä ja Saksassa ennen rolloutia Laskut käsiteltiin sekä Tshekeissä että Saksassa täysin manuaalisesti Laskujen käsittelyprosessi 1. Laskun tulostus 2. Laskun alkutarkastus 3. Kansilehden liittäminen laskuun (uuden toimittajan kohdalla kansilehdon teko ensin) 4. Laskun kierrätys postilokeroiden avulla Tiliöinti, tarkastus ja hyväksyntä 5. Tallennus kirjanpitoon manuaalisesti Erääntyvien laskujen seuranta tapahtui täysin manuaalisesti käymällä läpi sekä postilokeroissa olevat että tallennusta odottavat laskut Lopuksi laskujen paperiversioiden arkistointi tositejärjestyksessä mappiin 8

9 Käytännön toteutus 1/2 Kahden myyntiyhtiön, Tshekin ja Saksan, lisääminen olemassa olevaan IP ympäristöön Käyttöönotettavat IP sovellukset FastScan Master Monitor ThinClient Admin Invoice managementin osalta Laskujen vienti järjestelmään 1. Paperilaskut skannataan FastScanilla 2. Pdf laskut tallennetaan järjestelmään suoraan Masterin kautta 3. Sisäiset laskut ladataan järjestelmään erillisellä liittymällä 9

10 Käytännön toteutus 2/2 Master käyttäjät syöttävät tiliöintitiedot ennen laskujen kiertoon lähettämistä Laskut lähtevät tavalliseen kiertoon tai kiinteään kiertoon myös maarajojen yli Master käyttäjät huolehtivat laskujen siirrosta kirjanpitoon kierron jälkeen Järjestelmän kehitys- ja hallinnointi kaikkien yhtiöiden osalta hoidetaan keskitetysti Suomesta 10

11 Rollout projektin lopputulos paikallisella tasolla Molempien yhtiöiden kaikki laskut käsitellään sähköisessä muodossa Laskujen kierrätys on nopeampaa ja tehokkaampaa, joten laskujen kiertonopeus on kasvanut Kierrossa olevien laskujen seuranta ja hallinnointi on yksinkertaista ja helpompaa Erityisesti erääntyvien laskujen seuranta helpottuu ja siten myös rahavirtojen ennustettavuus paranee ajan kuluessa Manuaalinen työ on kaiken kaikkiaan vähentynyt sekä ostoreskontran että laskun tarkastajien ja hyväksyjien puolella Laskujen hakeminen ja tarkastelu jälkikäteen on huomattavasti yksinkertaisempaa ja nopeampaa Laskuille lisätyt kommentit ja laskulogille tallentuneet tiedot hyödyttävät laskujen tarkastusta ja asioihin palaamista myöhemmin 11

12 Rollout projektin lopputulos konserninäkökulmasta Kaikki myyntiyhtiöt ovat samassa ympäristössä, jolloin järjestelmän kehitys- ja hallinnointi on mahdollista hoitaa keskitetysti Suomesta Rollout tukee myös taloushallinnon prosessien ja menetelmien yhtenäistäminen ja eteenpäin viemistä koko konsernissa Näkyvyys ostolaskuihin on lisääntynyt sekä paikallisesti että koko konsernin tasolla Aikaa myöten tehokkuus paranee, kun työaikaa vapautuu manuaalisesta työstä muiden taloushallinnon tehtävien hoitamiseen 12

13 Projektin onnistumiseen vaikuttaneita tekijöitä Määrittelyn onnistuminen alusta alkean, jolloin projektin eteen tehtävä työ vastaa mahdollisimman hyvin tavoitetta ja tarvetta Projektiryhmän kaikkien jäsenien sitoutuminen projektiin, sekä Nokian Renkaiden että Baswaren puolelta Tiukan aikataulun projektissa vaaditaan joustoa kaikilta osapuolilta ja tässä onnistuttiin hyvin Projektin onnistuminen on erityisen riippuvainen avainhenkilöiden panoksesta, ja lisäksi sairastumisilla tai muilla esteillä voi olla merkittävä vaikutus projektin lopputulokseen Sovellukset sinänsä ovat tarpeeksi yksinkertaisia peruskäyttöön, jolloin ne voidaan oppia ja sisäistää lyhyessäkin ajassa Sovellus- ja liittymäkonsultit olivat mukana molemmissa Workshopeissa Prahassa, mikä koettiin erityisen hyödylliseksi ja suositeltavaksi Projektin onnistumiseen vaikutti myös meille aikaisemmista projekteista tuttujen konsulttien käyttö, jotka tunsivat jo ennestään ympäristön ja tehdyt ratkaisut sekä olivat mukana aikaisemmissa rollouteissa Ruotsiin ja Norjaan 13

14 Projektin haasteet Basware tai mikään muukaan laskujen kierrätysjärjestelmä ei ollut ennestään käytössä tai tuttu Tshekeissä tai Saksassa, eli kyseessä oli täysin uusi asia Erityisenä haasteena on paikallisten pääkäyttäjien sekä testiryhmän sitouttaminen testaukseen, jotta testaus ei jää yksin projektipäällikön vastuulle Myös kielimuuri aiheutti haasteita, vaikka kaikki projektiryhmän jäsenet puhuivat englantia Asioiden selittämiseen ja ymmärtämiseen menee paljon aikaa Aina ei puhuta samoista asioista kielimuurin takia Keskustelun synnyttäminen ja kommenttien saaminen kielimuurin takia voi olla vaikeaa Testaamisen valtuutus, seuranta ja raportointi oli haasteellista Vastuunjako ja valtuutus Dokumentointi Seurantapalaverit 14

15 Jatkokehitystarpeita ja tavoitteita Projektin päätavoitteena oli Basware IP sovellusten peruskäytön aloitus, mikä toteutui projektin aikana Käytön tehostaminen edelleen Automaattikierron käyttöönotto Mallitiliöintipohjien käyttöönotto enenevässä määrin Mallipohjien luominen ja käyttöönotto skannatuille laskuille CM contract matchingin ja itselaskutuksen käyttöönotto Tshekeissä ja Saksassa talvella Meiltä yksi henkilö tällä hetkellä vuoden työkomennuksella Tshekeissä ja hänen toimenkuvaansa kuuluu myös käytön tehostaminen ja automaation lisääminen 15

16 Kysymyksiä? Kiitos! 16