Laskuautomaation uusi aikakausi

Transkriptio

1 Laskuautomaation uusi aikakausi Marika Kohonen, Markkinointijohtaja, Suomi Basware Experience User Forum Collaborate. Innovate. Succeed. Australia Denmark Finland France Germany Netherlands Norway Sweden United Kingdom USA

2 Uusi Alusta-teknologia Laskuautomaatio- ja mobiiliratkaisu Basware Invoice

3 Esityksen sisältö 1. Uusi monipuolinen käyttökokemus 2. Koska kannattaa tehdä tuotevaihto Alustaan 3. Uusi tapa ajatella 4. Maistiaisia uudesta toiminnallisuudesta

4 Basware Alusta yksi käyttökokemus, monta ratkaisua toimittajille ja asiakkaille

5 B2B Verkostot & Ekosysteemit Sosiaalinen yritys Teknologiamuutoksia Pilvipalvelut Rikas Internet sovellus Älypuhelimet & Tablet PC

6 Basware Alusta 1. Laskuautomaatio heti käyttöön 2. Yksi Client monta käyttökokemusta 3. Parhaat käytännöt 4. Käyttäjäystävällisyys 5. Ylläpidon helppous

7 Mobiili käytettävyys Ajasta ja paikasta riippumaton kulujen hallinta Oikea-aikainen hyväksyntä mahdollistaa mm. kassa-alennusten hyödyntämisen ja viivästyskoroilta välttymisen Avainhenkilöiden ajankäyttö tehostuu, kun mm. odotusajat voidaan käyttää hyödyksi 6

8 Alusta teknologian tärkeimmät käsitteet Yritysten väliset, yhtenäiset talousprosessit Huipputason yhteistyön mahdollistava teknologia Nopea globaali omaksuminen ja levitys Esimerkiksi: Rooliperusteinen käyttökokemus Yksi B2B tietorakenne Smart Client-teknologia Joustavat käyttöönotot Esimerkiksi: Ohjaustietoanalyysit Älykkäät työkalut Mobiili applikaatiot Sosiaalisen median mahdollistama yhteistyö Esimerkki: CloudScan Katalogihallintapalvelut Virtual Printer lähetysliittymä Aktivointipalvelu - Confidential -

9 4 laskuautomaation askelmaa Askelma 4 Täydellinen automaatio Täsmäytysautomaatio (tilaukset, sopimukset, suunnitelmat, otsikko-/rivitaso, jne.), 100% verkkolaskuja, reaaliaikainen ongelmien selvitys, useita pilvipalveluja käytössä ~ laskua/htv 10% Ilman manuaalisia vaiheita Askelma 3 Laskuautomaatio Automaattinen tilaustäsmäytys, verkkolaskut, toimittajaaktivointi ~ laskua/htv 33% Laskuautomaatio Askelma 2 Manuaalinen täsmäytys ja kierrätys Optinen laskutietojen tunnistus (OCR), palvelukeskus, manuaalinen tilaustäsmäytys ja sähköinen kierrätys ~ laskua/htv 75% Sähköinen kierrätys Askelma 1 Paperista sähköiseen Paperilaskujen skannaus, laskutietojen manuaalinen tallentaminen, sähköinen hyväksymiskierrätys. ~5000 laskua/htv 100% Paperiin perustuva ostoreskontraprosessi Kustannukset verrattuna paperiin perustuvaan ostoreskontraprosessiin

10 Koska kannattaa tehdä tuotevaihto Alustaan?

11 Versio 5x jatkuvuus Invoice Automation Bugikorjauksia, pieniä parannuksia Purchase Management Bugikorjauksia, pieniä parannuksia Connectivity Ei muutoksia Ei merkittävää uutta toiminnallisuutta Ei merkittävää uutta toiminnallisuutta Ylläpitojatkuu Ylläpitojatkuu mutta

12

13 2012/13 Alusta julkaisuaikataulu HYBRID ALUSTA 12/2011 v1.0 EO 3/2012 v1.1 EO 6/2012 v1.2 EO 10/2012 v2.0 EO 01/2013 Mobile Client (Android, ios) Cloud Scan Includes: Basware Invoice Smart Client Admin & Config Basware Match - Orders (header) Basware Mobile (new HTML client) Basware Archive Invoices Basware Collaborate. Includes: Enhanced features. Includes: Basware Match - Orders (line-level) Basware Match - Plans (recurring invoices) Enhanced features. 10/2012 B2B Portal Includes: P2P release Basware Purchase Basware Shop Basware Analytics Basware Expense Development Accelerates Includes: Invoice Status / Browsing Invoice Key-in.

14 Alusta P2P roadmap 2013 = General Availability = Release Candidate Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sept Oct Nov Dec P2P 2.0 P2P 2.1 P2P 2.2. P2P 2.3 NG P2P 2.0 Procurement Requisition Order Control Web Shop P2P Reporting Expense Management Invoice automation Enhanced features PO Transactions improvements to Basware 13 Transactions NG P2P 2.1 Procurement Pro-user tools P2P Reporting Enhanced features Invoice automation Enhanced features Expense Management EM Enhanced features NG P2P 1.2 Procurement Enhanced features P2P Reporting Enhanced features Invoice automation Enhanced features Expense Management Enhanced features NG P2P 1.3 Travel management Procurement Enhanced features P2P Reporting Enhanced features Invoice automation Enhanced features Expense Management Enhanced features

15 Admin Uusi tapa ajatella 1. Dynaaminen prosessihallinta 2. Mallipohjat 3. Multi-tenancy 4. Raportointi 5. Admin

16 Dynaaminen prosessin hallinta Etukäteen määritellyt prosessit helpottaa hyväksymiekiertojen luomista eri laskutyypeille Prosessit voivat perustua mille tahansa tiedolle laskun perus- tai tiliöintiedoissa Esimerkiksi jos tarkastaja vaihtaa kustannuspaikkaa järjestelmä reitittää laskun automaattisesti oikealle hyväksyjälle Käyttäjien ei tarvitse enää itse valita seuraavaa vastaanottajaa, järjestelmä hoitaa sen automaattisesti käyttäjän puolesta

17 Mallipohjat Mallipohjat sisältävät laskuautomaation parhaat käytännöt Mallipohjat ovat esikonfiguroituja Käyttöönottoprojektit pohjautuvat mallipohjiin, joten ne ovat tehokkaista ja nopeita Mallipohjat ovat osa tuotekehitystä, yhteinäisen laadun varmistamiseksi Asiakkaalle lähettävällä kyselylomakkeella selvitetään etukäteen asiakkaan perustiedot järjestelmän konfigurointia varten Konfigurointikirjasto tukee parhaiden käytäntöjen käyttöönottoa maailman laajuisesti

18 Multi-tenancy Platform Samaa ratkaisua voidaan hyödyntää useassa eri maassa / toimipisteessä samalla rajaten järjestelmän näkyvytttä pääkäyttäjätasolle asti Esimerkiksi konsernin Ruotsin ja Suomen ostolaskujen käsittely samassa järjestelmässä, niin että eri kirjanpitoyksiköiden pääkäyttäjät ja kirjanpitäjät näkevät vain sallitut tiedot mahdollistaen kuitenkin koko konsernitason raportoinnin.

19 Raportointi (Q1, 2013) Basware Analytics P2P prosessin tehokkuuden raportointiin Sisältää kuluanalyysin ja KPI tiedon Basware Analytics tarjoaa tiedon visuaalisena grafiikkana Tieto yhdistetään monesta lähteestä Basware Analytics kattaa P2P raportointitarpeen mahdollistaen tiedon tarkemman analysoinnin porautumalla yksityiskohtaisiin tapahtumiin Kustannustehokasta ei asiakaskohtaisia räätälöintejä Parempi tuki Parempaa tietoa päätöksentekoon Vertailutieto eri organisaatioiden välillä

20 P2P Admin IP Admin on korvattu P2P Adminilla ja konfigurointi työvälineellä - Kaikilla käyttäjillä on mahdollisuus muuttaa omia tietojaan P2P Adminin omat tiedot osiossa. Pääkäyttäjät ja ratkaisun käyttäjät on eriytetty 19

21 Maistiaisia uudesta toiminnallisuudesta

22 Historia > Sisäänkirjatumishistoria Sisäänkirjautumishistoria tallenteaa automaattisesti käyttäjän 21

23 Historia > Käyttäjätietojen historia Käyttäjätietojen historia osoittaa käyttäjätietomuutokset 22

24 Historia > Käyttäjähistoriamuutokset Mahdollistaa yksityiskohtaisen porautumisen käyttäjän historiatietoihin 23

25 Basware Cloud Scan skannaus

26 Saapuneet laskut: lista uusista laskuista, joita ei ole automaattisesti prosessoitu Confidential - 12

27 Laskuautomaatio Samanlainan toiminnallisuus: Laskun kierto automatisoidaan täsmäytyssääntöjen avulla Laskut täsmäytetään laskuja, maksusuunnitelmia, sopimuksia vasten Poikkeuslaskuille kopioidaan tiliöintitieto ja lähetetään kiertoon Manuaalinen täsmäytys Uutta tai erilaista: Kaikki säännöt luodaan samasta paikasta Erilaisia prosessisääntöjä hyödynnetään ja tuetaan samassa järjestelmässä Automaattinen ennakkotiliöinti tehdään anyerp:lla Automaatttinen kierto perustuu vastaanottajakohtaiseen prosessiin

28 Manuaalinen laskujen hyväksyntäkierto Samanlainen toiminnallisuus: Laskujen tarkastus/hyväksyntä Monen laskun tarkastus/hyväksyntä Välitä eteenpäin, hylkää, pysäytä (lisää kommentteja) Uutta tai erilaista: Rivikohtainen tarkastus/hyväksyntä Laskun hylkääminen avaa automaattisesti valintalistan, josta valitaan hylkäämisen syy ja lisätään kommentti Seuravan vastaanottajan valinta tapahtuu automaattisesti tai halutessa käyttäjän toimesta Laskua ei palauteta lähettäjälle, vain ostoreskontraan tai sen voi välittää eteenpäin

29 Laskun hylkäämisen syyn valintalista Confidential - 12

30 Maksuvalmiiksi siirto Samalainen toiminnallisuus: Siirto voi olla automaattinen tai manuaalinen Uutta tai erilaista: Maksuun siirron säännöt voi olla yhdistelmä eri siirtosääntöjä Samaa laskua ei voi siirtää kuin kerran Siirretyt laskut raportaidaan hakunäkymän kautta

31 Siirtovalmiitlaskut 30

32 Yleisnäkymä laskuista

33 Raportointi Samanlaista toiminnallisuutta: Laskujen haku ostoreskontran hoitajille Tuki kolmannen osapuolen raprtointityövälineille Uutta tai erilaista: Ei enää monitor raportointia Basware Analytics vie prosessin ja sen tehokkuuden raportoinnin uudelle tasolle Dashboard näkymät

34 Laskujen hakutoiminto

35 Collaborate Innovate.. Succeed