Ostoreskontratoiminnot seuraavalle asteelle

Transkriptio

1 A Basware Presentation Ostoreskontratoiminnot seuraavalle asteelle Kuinka tehostaa ostoreskontratoimintoja entisestään Basware InvoiceOut - Ostolaskuprosessin ulkoistaminen Esa Tihilä, toimitusjohtaja, Basware

2 Markkinatilanne on haastava Taloudelliset vaihtelut Luottoluokitukset tiukentuneet Keskitytään taseeseen ja kassavirtaan Taloudellisen tilanteen ennakointi haastavaa Suorien ja epäsuorien hankintojen suunnittelu Liikevaihdon kasvattaminen olemassa olevilla resursseilla Kansainvälinen kauppa Toimittajaverkostot laajentuvat ja monimutkaistuvat Kasvua haettava uusilta markkinaalueilta Ulkoistus, halpatyövoiman käyttö, osaamisen sisäistys Toimittajaverkoston integrointi omaan toimintaan Epävakaat markkinat Valuuttavaihtelut Hyödykkeiden inflaatio Toimittajaverkoston riskien hallinta Fuusiot ja yritysostot Säännöstenmukaisu us

3 Ajavatko eri toiminnot yhteisen tavoitteen rakentamista? Toimittajat: Kassavirran ennustaminen, pitkien maksuehtojen hallinnointi ja likviditeettiriskin sisällyttäminen osaksi hintoja ja toimitusehtoja Talous: Käyttöpääoman optimointi maksuehtoja pidentämällä Ostoreskontra: Keskitytään prosessin hallinnoimiseen ja tehokkuuteen sekä säännöistemukaisuuteen (esim. poikkeamien hallinta) Hankintatoimi: Keskitytään säästötavoitteiden saavuttamiseen, ei kokonaiskustannuksiin ja käyttöpääoman optimointiin tai toimitusvarmuuteen Rahoitus: Kassavirran optimointi, tiukentuneet luottoluokitukset & valuuttavaihtelut IT: Tasapainottelu in-house vs. ulkoistus

4 Markkinatilanteen kehitys vaikuttaa talousjohtamiseen ja päätöksentekoon Fokus siirtynyt organisaation prosessin kokonaiskustannuksiin Total Cost Of Ownership (TCO) Kaikki välittömät prosessikulut (henkilöstö) ja välilliset kulut (serverit, ylläpito) Aikajänne > 3 vuotta, mutta. Skaalautuvuus tärkeä Muutos on pysyvää ja kiihtyvää Muuttuviin tarpeisiin pystyttävä reagoimaan nopeasti Investoinneista käytön mukaisiin kustannuksiin (Capex -> Opex) Omistuksista luopuminen Transaktiopohjaiset kustannukset ja/tai palvelut

5 Nykypäivän teknologia- / IT -trendit IT -tietoturva Palvelutasojen vaatimukset Kustannussäästöt Pilvipalvelut, SaaS Ulkoistus

6 Sisäinen kehittäminen vs. palveluiden ostaminen OSA- TAI KOKONAIS PALVELUIDEN OSTAMINEN? OPERAATIOIDEN HALLINTA TEKNOLOGIAN JA TRENDIEN HALLINTA JATKUVA KEHITTÄMINEN TUKI JA YLLÄPITO OSAAMINEN PROJEKTIEN SUUNNITTELU JA TOTEUTUS HR RESURSSIEN JA OSAAMISEN HALLINTA HOSTING IT-INVESTOINNIT OHJELMISTOINVESTOINNIT

7 Pilvipalveluiden maailmassa kaikkea ei tarvitse tehdä itse Pilviprosessit perustuvat parhaisiin käytäntöihin Osaatko sanoa, kuinka paljon räätälöityjen prosessien ylläpito maksaa Ja entä mikä on räätälöinnistä saatava hyöty? 7

8 Ulkoistustrendi tänään Ostoreskontran osatoimintojen ulkoistus Taloushallinnon ulkoistus 56 % 44 % Kyllä Ei 6 % 50 % 44 % Kyllä, kokonaan Kyllä, osittain Emme lainkaan *Baswaren ja Management Eventsin kartoitussoitot 02/2011

9 Ostoreskontratoimintojen kehitys Täydellinen laskuautomaatio Maailmanluokka? Parhaista käytännöistä tulevaisuuden käytäntöihin Automatisoitu toimittajaviestintä Laskuautomaatio-ratkaisut Automatisoitu poikkeamanhallinta Ulkoinen prosessikehitys Sisäinen prosessikehitys Laskuautomaatio, toistuvaislaskujen ja tilauksellisten laskujen täsmäytys Verkkolaskut, ulkoistettu skannauspalvelu Ostolaskujen sähköinen kierrätys Paperilaskut Täydellinen laskuautomaatio Automatisoitu toimittajaviestintä Automatisoitu poikkeamanhallinta Verkkolaskutuksen lisääminen Laskuautomaatio, toistuvaislaskujen ja tilauksellisten laskujen täsmäytys Ostolaskujen sähköinen kierrätys Paperilaskut Tulossa? InvoiceOut -palvelu InvoiceOut -palvelu Toimittaja-aktivointipalvelut Basware OM, CM Basware IP Scan & Capture, Business Transaction

10 Ostoreskontraorganisaation muutos NYT TULEVAISUUDESSA AP Tiiminvetäjä Ydintiimi AP Tiiminvetäjä AP Clerk Ostoreskontran Master Data tietojen ylläpito ja hallinnointi AP Clerk SLA Ostoreskontran Master Data tietojen ylläpito ja hallinnointi Poikkeamanhallinta AP Clerk AP Clerk Ostolaskujen käsittely Laskun tietosisällön validointi Maksuun siirrot Ostolaskujen käsittely Skannaus Laskun kierron hallinta Poikkeamien hallinta Skannaus Laskun tietosisällön validointi Toimittajaviestintä Laskun kierron hallinta InvoiceOut -palvelu

11 Baswaren InvoiceOut palvelukokonaisuus - ulkoista ja automatisoi laskujenkäsittely 11

12 CFO AP Manager Prosessi Ostoreskontraprossin osaulkoistuksen hyötyjä Organisaation näkökulmasta o Säännöstenmukaisuus o Pienemmät riskit (alemmat investointikustannukset) o Toiminnot tuettu palvelutasolupauksilla o Keskitytään lisäarvoa tuottaviin tehtäviin o Mahdollisuus ennakoida kriisitilanteita paremmin o Vähentää järjestelmä- / prosessivirheiden määrää o Korkeimmat täsmäytystulokset o Toimittaja-integraatio o Alin laskukohtainen kustannus o 99% maksuista aikataulussa

13 CFO SSC Manager Prosessi Ostoreskontraprossin osaulkoistuksen hyötyjä Lisää tehokkuutta ja kustannussäästöjä o Suorat kustannusvaikutukset ostoreskontratoimintoihin o Prosessi skaalautuu aina tarpeen mukaan o Pienemmät yleiskustannukset o Keskitä tai hajauta prosesseja o Kehitä laskun käsittelymittareita & vähennä yleiskustannuksia o Parhaiden käytäntöjen myötä prosessitehokkuutta o Vältä myöhästymismaksut o Säästä kassaalennuksia hyödyntäen o Laskukohtaiset kustannukset alenevat o Laskun käsittelyaika lyhenee

14 CFO SSC Manager Prosessi Ostoreskontraprossin osaulkoistuksen hyötyjä Jatkuva prosessikehitys o Nopeampi ja tarkempi talousraportointi o Kyky rakentaa ja toteuttaa kassahallintastrategioita o Skaalautuu nopeasti o Reaaliaikainen prosessinäkyvyys o Poista pullonkaulat proaktiivisesti o Skaalautuu nopeasti o Seuraa KPI-mittareita o Poikkeamanhallinta vähenee o Tärkeimmät kontrollipisteet hallinnassa o Tehokkaampi toiminta mahdollistaa paremman kassahallinnan

15 Kiitos!