HELPOSTI SÄHKÖISEEN LASKUTUKSEEN. Jaakko Laurila E-invoicing forum

Transkriptio

1 HELPOSTI SÄHKÖISEEN LASKUTUKSEEN Jaakko Laurila E-invoicing forum

2 Basware verkkolaskuoperaattorina Yli 25 vuoden kokemus laskujen käsittelystä ja hankinnasta maksuun -prosessista Avoin verkko Edistykselliset verkkolaskujen lähetys- ja vastaanottoratkaisut niin pk-yrityksille kuin globaalisti toimiville organisaatioillekin B2B Cloud -ekosysteemi: avoin ja suojattu ympäristö myyjille ja ostajille mahdollistaen ostamisen ja laskutuksen virtaviivaistamisen ja optimoinnin, kiinteämmät suhteet toimittajiin ja sujuvamman sähköisen asioinnin. Parhaisiin käytäntöihin perustuvat B2Bprosessit Alykäs yhteistyö pilven välityksellä

3 Verkkolaskujen toimitus vastaanottajille Laskut voidaan toimittaa vastaanottajille verkkolaskuina (XML data + laskun kuva) ostolaskujärjestelmään tai sähköpostitse Laskudata konvertoidaan Baswaren palvelussa vastaanottajan haluamaan sanomamuotoon Laskudatasta muodostetaan aina (standardi) laskun kuva, jos lähettäjä ei toimita laskun kuvaa Palvelu on ALV-yhteensopiva 50+ maassa. Basware lisää laskuun tarvittaessa sähköisen allekirjoituksen verkkolaskuaineiston aitouden ja eheyden varmistamiseksi. 3

4 Laskun tiedot Mikä on verkkolasku? EDI-lasku PDF-lasku Verkkolasku Laskudata Laskudata Laskudata Rakenteellinen Kaikki tiedot rakenteellisessa muodossa Laskudatan hyödyntäminen vaatii räätälöintiä Mahdollistaa automaation ostajalle Automaation kannalta tarvitaan vain laskun rakenteellisessa muodossa olevat tiedot Eirakenteellinen Laskun kuva Liitteet Laskun kuva Tarkastus/hyväksymiskierrätys Arkistointi Voidaan allekirjoittaa sähköisesti Ei mahdollista automaatiota Liitteet Laskun liitetiedot, esim. lähetysluettelot Laskun kuva Tarkastus/hyväksymiskierrätys, voi sisältää laskudatasta puuttuvia tietoja Arkistointi Voidaan allekirjoittaa sähköisesti Liitteet Laskun liitetiedot, esim. lähetysluettelot

5 Miksi verkkolasku myyntilaskuihin? Laskutusprosessin nopeuttaminen Laskutuksen kustannusten pienentäminen Asiakaspalvelun parantaminen Asiakas vaatii Ympäristösyyt 69% 67% 64% 59% 58% Laskutuksen virheiden vähentäminen Tarkastettavuuden ja säännöstönmukaisuuden parantaminen Maksusuorituskyselyjen vähentäminen Kassavirtaan liittyvän epävarmuuden poistaminen 25% 21% 14% 14% 0% 20% 40% 60% 80% Prosessin tehostaminen (nopeammin, pienemmillä kustannuksilla) ykkössyy. Lähde: Baswaren verkkolaskututkimus 2012

6 Säästöpotentiaali verkkolaskujen lähetys Säästö 57% Paperi Sähköin en Tulostus, kuoritus ja lähetys 3,90 0,00 Maksumuistutukset 0,50 0,40 Maksujen välitys ja saatavien hallinta 4,50 3,00 Arkistointi 2,20 0,80 Säästö per lasku 6,40 11,10 4,70 * * Sisältää 0,5 operaattorin prosessointikuluja Lähde: Billentis 2012

7 Avoin verkko mahdollistaa globaalin kaupankäynnin ja yhteistyön 1,9 miljoonaa potentiaalista toimittajaa ~800,000 aktiivista ostajaa/ toimittajaa Transaktiokasvu 53% 20,8 milj. verkkolaskua vuonna 2011 >50 tuettua laskuformaattia 140 yhdysliikenne kumppania Yli 2000 ohjelmistoasiakasta ALVsäännöstenmukaisuus > 50 maassa Baswaren palvelussa välitettävien transaktioiden arvo 235 miljardia dollaria

8 Basware e-invoice Pakettiratkaisut verkkolaskujen lähettämiseen e-invoice e-invoice Virtual Printer e-invoice Basic e-invoice Pro e-invoice Premium Lähetä laskut sähköpostitse PDF-kuvina, me hoidamme loput. Tulosta laskut virtuaalitulostimella Baswarelle Lähetä laskut suoraan laskutusjärjestelmästä Standardi ratkaisu kaikkien myyntilaskujen sähköiseen lähettämiseen Räätälöity ratkaisu kaikkien myyntilaskujen sähköiseen lähettämiseen Sähköpostilaskut Sähköpostilaskut Sähköpostilaskut Tulostuspalvelu Monitor Monitor Monitor Tulostuspalvelu Monitor Monitor ja raportointi Asiakasaktivointi

9 Basware e-invoice Virtual Printer pähkinänkuoressa Helppo ratkaisu verkkolaskujen lähettämiseen Tulosta verkkolaskut laskutusjärjestelmästäsi Sama prosessi paperi- ja verkkolaskuille Ei muutoksia toimintatapoihin tai järjestelmiin Ei IT projektia ei järjestelmämuutoksia XML data + laskun kuva Helppo käyttää = Helppo ottaa käyttöön + Täysin säännöstenmukainen verkkolaskutus Virtual Printerillä on yli 8000 käyttäjää (verkkolaskujen lähettäjää) 5 miljoonaa transaktiota vuosittain Helppoa verkkolaskutusta

10 Basware e-invoice Virtual Printer Vastaanottajat Luo lasku Lähettäjä Tulosta Tulosta laskut mistä tahansa laskutusjärjestelmästä Basware Message - sovelluksella Basware B2B Cloud Laskujen validointi Sanomamuotojen konversiot Säännöstenmukaisuus Reititys Valvonta ja ylläpito Sähköinen allekirjoitus Verkkolasku Verkkolasku Verkkolasku sisältäen rivitasoisen XMLdatan ja laskun kuvan 10

11 Palvelun ominaisuudet Tulostusvirrasta XML-data ja laskun kuva Tietojen tunnistaminen tulostusvirrasta mahdollistaa hyvälaatuisen ja rivitasoisen laskudatan Basware Message sovellus tietojen lähettämiseen Toimitus ja asennus webistä Asennusapu tarvittaessa puhelimitse Automatisoitu verkkolaskujen lähetys Maakohtaiset, standardit laskutiedot Tukee myös liitteiden (PDF tai TIFF) välitystä Sähköinen allekirjoitus (lisäpalvelu) Monitor 11

12 Käyttöön jopa viikossa 1. Ota yhteys Baswaren myyntiin tai tilaa suoraan verkosta 2. Saat sähköpostitse asennusohjeet 3. Lataa ja asenna Basware Message -sovellus 4. Lähetä testilaskut 5. Selvitä vastaanottajiesi e-lasku osoitteet (esim Aloita tuotantokäyttö

13 Hyödyt E-Invoice Virtual Printer Kustannustehokas siirtyminen paperista verkkolaskuihin Ei muutostarpeita laskutusjärjestelmään uksen hyödyt Parantaa asiakastyytyväisyyttä Alentaa kustannuksia 40-60% Pienentää hiilijalanjälkeä Käyttö omaksuttavissa ilman koulutusta Helppo käyttöönottaa ja käyttää Helppo ja automatisoitu verkkolaskutus 13

14 Miten onnistut? Sääntö #1: Operaattorien palveluissa on eroja Sääntö #2: Rakenna olemassa olevan päälle Sääntö #3: Jätä laskun sanomamuodot operaattorin huoleksi Mikään ei estä aloittamasta jo tänään! 14

15 Basware e-invoice Pakettiratkaisut verkkolaskujen lähettämiseen e-invoice e-invoice Virtual Printer e-invoice Basic e-invoice Pro e-invoice Premium Lähetä laskut sähköpostitse PDF-kuvina, me hoidamme loput. Tulosta laskut virtuaalitulostimella Baswarelle Lähetä laskut suoraan laskutusjärjestelmästä Standardi ratkaisu kaikkien myyntilaskujen sähköiseen lähettämiseen Räätälöity ratkaisu kaikkien myyntilaskujen sähköiseen lähettämiseen Laskuja alle 100/kk Laskuja /kk Sähköpostilaskut Sähköpostilaskut Sähköpostilaskut Tulostuspalvelu Monitor Monitor Monitor Tulostuspalvelu Monitor Monitor ja raportointi Asiakasaktivointi

16 Basware e-invoice Lähetä kaikki myyntilaskut verkkolaskuina Basware B2B Cloud Service Laskutusjärjestelmä Lähettäjä Laskudata Liittymärajapinnat Laskujen validointi Laskuformaatit Sähköinen allekirjoitus Reititys Valvonta ja ylläpito Sähköinen arkistointi Asiakasaktivointi Sähköposti B2B/B2C Tulostuspalvelu Vastaanottaja Vastaanottaja Vastaanottoja Ostoreskontra 16

17 SUORAVELOITUKSISTA E- LASKUUN JA SUORAMAKSUUN

18 Suoraveloitusten muunnosprosessi Baswareratkaisuin Kirje suoraveloituksen päättymisestä Vastaanottoilmoitukset Laskuttajailmoitus/muutos Basware Maksuliikenne Valtuutusmuunnin Verkkolaskumuunnin Vastaanottoehdotukset Suoraveloitusvaltuutukset Laskuttajailmoitus Vastaanottoilmoitukset Pankki - E-laskun maksami nen - Suoramaksun veloitus Muunnettavat suoraveloitukset Transactions Service Suoramaksu/ e-lasku, kuvalinkki Kertatyö Jatkuva prosessi

19 VAIHDA VERKKOLASKUUN JO TÄNÄÄN! KYSYMYKSIÄ? Muista täyttää palautelomake!