Excel taulukkolaskenta tutuksi

Transkriptio

1 Excel taulukkolaskenta tutuksi JY Tietohallintokeskus SISÄLTÖ: laskeminen kaavan kirjoittaminen ja peruslaskutoimitukset (+, -, *, /) helppoja funktioita (keskiarvo, maksimi, minimi, laske, jos) suhteellinen ja suora viittaus laskeminen useasta taulukosta taulukon muokkaaminen ja muotoileminen kaaviolla havainnollistaminen tietojen lajittelu ja suodatus ohjelmien yhteiskäyttö THK - HR 2

2 Taulukkolaskentaohjelma järjestä, laske ja analysoi tietoja laita Excel laskemaan puolestasi! esitä yhteenvetoja havainnollista tietoja kaaviolla esimerkkejä: kokonaismyynti: taulukko ja kaavio osallistujaluettelot (=> Word: tarrat) THK - HR 3 Työkirjan osat työkirja sisältää useita laskentataulukoita taulukonvalitsimet! laskentataulukossa on rivejä numeroin (max ) sarakkeita kirjaimin (max 256) solu rivin ja sarakkeen leikkauskohta esim. A1, B5 (solunimi eli soluosoite) solualue esim. A1:C4 THK - HR 4

3 Tiedon syöttäminen 1. Kirjoita soluun tieto numero- tai tekstimuodossa 2. Hyväksy: Enter / nuolinäppäin / sarkainnäppäin / hiiren napsautus toisessa solussa / Kaavarivin Enter painike Korjaa solun sisältöä: Peruuta Kaavarivillä painike solussa (F2 näppäin) Lisää funktio - painike THK - HR 5 Tiedon syöttäminen Automaattinen täydennys kirjoitettaessa: Excel ehdottaa aiemmin kirjoittamaasi hyväksy Enterillä Desimaalierottimena: pilkku (10,25) => Excel tulkitsee päivämääräksi Älä kirjoita desimaalinollia, vaan muotoile jälkikäteen THK - HR 6

4 Automaattinen täyttö Kirjoita tammikuu ja vedä solun täyttökahvasta viikonpäivät: ma, kuukaudet: tammi(kuu), päivämäärät: 1.5, vuodet: v.2005 tai 2005 myös: Tuote 1, kellonaika: 12:00 Täyttösarjat: 1. syötä kaksi ensimmäistä arvoa esim. 1 ja 2 kellonajat: 12:00 ja 12:15 2. valitse molemmat solut ja vedä täyttökahvasta THK - HR 7 * Liikkuminen taulukossa Enter Sarkain Nuolinäppäimet Ctrl + Home Ctrl + End Page Up / Down alaspäin oikealle nuolen mukaan seur. soluun Siirry taulukon 1. soluun (A1) Siirry taulukon viimeiseen soluun, jossa tietoa yksi näyttö ylös- tai alaspäin THK - HR 9

5 Kaavan kirjoittaminen Kaava alkaa = -merkillä. viittaa soluun suhteellinen viittaus eli kaavaa muuttuu kopioitaessa uusien solujen mukaan esim. =B5-B8 tai =SUMMA(B4:D4) laskutoimitukset: yhteenlasku: + / vähennyslasku: - jakolasku: / kertolasku: * kopioi kaavaa täyttökahvalla (vedä tai tuplaklikkaa) THK - HR 10 TÄRKEÄÄ: käytä kaavoissa soluviittauksia (EI numeroita!) esim. D2, E5 solun tyhjentäminen DEL => vain sisältö (!!) Muokkaa > Tyhjennä > Kaikki (sisältö ja muotoilut) THK - HR 11

6 Kaavan muokkaaminen napsauta solua ja kaava tulee näkyville kaavariville muokattavaksi (tai tuplaklikkaa tai F2 => voit muokata solussa) HUOM: kun muutat jonkin solun arvoa, muutos päivittyy automaattisesti koko taulukkoon THK - HR 12 Aluevalinnat Alue Alueet Rivi tai sarake Koko taulukko Valinnan peruminen vedä hiirellä solujen yli napsauta alueen viimeistä solua Vaihto näppäin pohjassa Ctrl pohjassa napsauta rivi- tai sarakenumeroa napsauta Valitse kaikki painiketta (vasen yläreuna) napsauta mitä tahansa solua THK - HR 13

7 Solujen siirto ja kopiointi 1(3) Leikepöydän avulla: painikkeet Ctrl+C (Kopioi), Ctrl+X (Leikkaa), Ctrl+V (Liitä) Liittämisasetukset painike: voit vaihtaa muotoilua Muokkaa > Liitä määräten! Kaavat Pelkät arvot Liitä linkki THK - HR 14 Solujen siirto ja kopiointi 2(3) Vedä ja pudota - tekniikalla Leikkaa: valitse solu(t) ja vedä hiirellä nelipäinen nuoli Kopioi: CTRL pohjassa! hiiren kakkospainikkeella vetäminen valitse pikavalikosta toiminto THK - HR 15

8 Solujen siirto ja kopiointi 3(3) HUOM: Excel korvaa kohdealueen tiedot tietoja liitettäessä! Vetämällä: jos siirrät: Excel tarkistaa jos kopioit: tiedot korvautuvat suoraan! Solun lisääminen solujen väliin: Liitettäessä: valitse Lisää-valikosta Leikatut / Kopioidut Solut. THK - HR 16 * Officen leikepöytä Muokkaa > Officen leikepöytä (yhteinen eri ohjelmille!) huom. vain arvot, EI kopioi kaavoja! Liitä kaikki / Liitä yksitellen THK - HR 17

9 Taulukon muokkaaminen napsauta hiiren kakkospainikeella sarake- tai riviotsikkoa ja valitse pikavalikosta Lisää tai Poista rivi / sarake Piilota / Näytä Sarakkeen tai rivin leventäminen vedä hiirellä (kaksipäinen nuoli) tai kaksoisklikkaa sarake- tai riviotsikon päällä THK - HR 18 Lukujen muotoileminen Muotoile > Solut: Luokka! esim. Päivämäärä, Teksti, Erikoismuotoilu: Postinumero, Henkilötunnus Yhdistä ja keskitä painike valitse ensin yhdistettävät solut! Valuutta ( -merkki) Prosentti (kirjoita: 0,05 => 5 %) Erotinmuoto (= luvut pyöristetään kahden desimaalin tarkkuudella) Lisää / Vähennä desimaaleja THK - HR 19

10 Solujen muotoileminen Solun sisällön rivitys: useampi rivi samassa solussa: ALT + ENTER Tekstin kirjoitussuunta solussa: Muotoile > Solut ja Tasaus välilehti THK - HR 20 Taulukon muotoileminen Taulukon reunaviivat ja solun täyttövärit valitse ensin aktiiviseksi alue Muotoile > Automaattinen muotoilu valitse ensin alue ja sitten valmis malli THK - HR 21

11 Taulukkovalitsimet siirry työkirjassa eri taulukoihin käsittele taulukoita ryhmänä (usean valinta: Vaihto-näppäin) esim. luot samansisältöisiä taulukoita napsauta hiiren kakkospainikkeella Lisää uusia Nimeä Siirrä tai kopioi THK - HR 23 Laskeminen: SUORA VIITTAUS! soluviittaus pysyy samana, kun kaavaa kopioidaan toiseen soluun esim. alennus%, kokonaispistemäärä $ -merkki rivin kirjaimen ja sarakkeen eteen, esim. =D5/$H$7 kätevimmin: F4-näppäimellä! THK - HR 24

12 Laskeminen FUNKTIOILLA 1(4) funktio on valmis kaava napsauta työkaluriviltä Summa-painikkeen nuolta Summa Keskiarvo Laske (lukuja sisältävien solujen määrä) Maks (suurin luku) Min (pienin luku) THK - HR 25 Laskeminen funktioilla 2(4) yli 300 funktiota funktio vaatii erilaiset lähtötiedot eli argumentit napsauta kaavariviltä Lisää funktio painiketta Etsi funktio ja napsauta Siirry TAI: valitse funktioluokka (9): Tilasto: Keskiarvo Matemaattiset: SUMMA.JOS Rahoitus: Korko jne. THK - HR 26

13 Laskeminen funktioilla 3(4) napsauta kaavariviltä Lisää funktio painiketta 1. VALITSE FUNKTIO: kirjoita funktion nimi Etsi funktio kohtaan ja napsauta Siirry THK - HR 27 Laskeminen funktioilla 4(4) TAI: valitse funktioluokan (9) alta funktio: esim. Tilasto: Keskiarvo, Keskihajonta, Laske-funktiot Matemaattiset: SUMMA.JOS Rahoitus: KORKO, MAKSU jne. 2. Funktiolle on aina määriteltävä argumentit eli lähtötiedot / alue, joista lasketaan ja mahdolliset ehdot THK - HR 28

14 Virheilmoitukset 1(2) ###### liian kapea sarake #ARVO! #NIMI? #VIITTAUS! #JAKO/0! kaavassa väärä argumentti (esim. tekstiä arvon sijaan) kaavassa tekstiä, jota Excel ei tunnista kaava viittaa soluun, jota ei ole (esim. solu on poistettu) kaava yrittää jakaa nollalla THK - HR 29 Virheilmoitukset 2(2) vihreä kolmio solussa: yleensä kaavassa virhe Jäljitä virhe -painike THK - HR 30

15 * Kaavat: virheiden jäljitys Näytä > Työkalurivit > Kaavan tarkistaminen Jäljitä edeltäjät, josta aktiivisen solun kaava hakee arvot sininen jäljitysnuoli edeltäjistä aktiiviseen soluun Jäljitä seuraajat siniset nuolet aktiivisesta solusta niihin soluihin, joissa käytetään sen arvoa Poista nuolet -painike THK - HR 31 Laskeminen useasta taulukosta =Jyväskylä!B6+Tampere!B6+Helsinki!B6 1. Yhteenveto-taulukossa: napsauta solua (esim. B6) ja aloita kaavan kirjoittaminen = -merkillä. 2. Napsauta ensin taulukkovalitsinta (Jyväskylä) ja napsauta sitten solua. Lisää kaavaan + -merkki. Toista. 3. Lopuksi hyväksy kaava enterillä. (tai: Summafunktiolla: valitse 1. taulukon solu ja SHIFT pohjassa muut taulukonvalitsimet) THK - HR 32

16 Taulukon viimeistely Tiedosto > Sivun asetukset ja Ylä- tai alatunniste OMA tunniste esim. tekijän nimi, päiväys, sivunumero Esikatsele! Sivunvaihtojen esikatselu -painike voit vetää vaihdon hiirellä uuteen kohtaan TAI: Lisää > Sivunvaihto THK - HR 33 Suuren taulukon selaaminen voit selata taulukkoa siten, että otsikko-rivi ja/tai vasemmasta reunasta otsikko-sarake on koko ajan näytöllä esillä 1. Valitse solu, jonka yläpuolella olevat rivit ja vasemmalla puolella olevat sarakkeet haluat kiinnittää. 2. Valitse Ikkuna-valikosta Kiinnitä ruudut THK - HR 34

17 Tulostaminen 1(2) Tiedosto > Sivun asetukset ja Sivu - välilehti: Pysty tai vaaka Suurenna tai Pienennä / Sovita sivulle Taulukko välilehti: Tulostusotsikot: Ylhäällä toistettavat rivit Tulosta ruudukko (solujen reunat) THK - HR 35 Tulostaminen 2(2) Vain aktiivinen taulukko tulostetaan oletuksena valinta / valitut taulukot / koko työkirja Jos tulostat vain osan taulukosta: 1. Valitse alue (osa / kaavio) 2. Tiedosto > Tulosta > Tulostetaan valinta THK - HR 36

18 Kaavion teko napsauta Lisää kaavio painiketta 4-vaiheinen ohjattu kaavio - prosessi: 1. Valitse kaaviolaji. 2. (Valitse lähdetiedot) 3. Kirjoita kaaviolle otsikko sekä y- ja x-akseleille selitteet. 4. Sijoita kaavio: Uuteen taulukkoon tai objektina. THK - HR 37 Kaavion teko tarkemmin 1(2) valitse ensin taulukosta solualue maalaamalla otsikot mukaan! napsauta Lisää kaavio painiketta 4-vaiheinen ohjattu kaavion luominen: 1. Valitse kaaviolaji. esim. pylväs ja vaihtoehto: esim. 3-ulotteinen vinkki: voit esikatsella: Kaaviomalli painikkeella (pidä hiiri pohjassa) THK - HR 38

19 Kaavion teko 2(2) 2. Näet kertauksena lähdetiedot. voit halutessasi vaihtaa sarjat riveiltä tai sarakkeilta 3. Kirjoita kaaviolle otsikko sekä y- ja x-akseleille selitteet. 4. Sijoita kaavio: Uuteen taulukkoon (=> isokokoinen: ilmestyy uusi taulukkovalitsin) tai objektina (yleisempi: osaksi taulukkoa). THK - HR 39 Kaavion muokkaaminen 1(3) valitse ensin kaavio napsauttamalla aktiivisen kaavion ympärille ilmestyvät mustat valintaruudut muokkaa Kaavio työkalurivin avulla TAI: napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella THK - HR 40

20 Kaavion muokkaaminen 2(3) hiiren kakkospainikkeella saat pikavalikon voit muokata esim. Kaavion asetukset esim. piirakassa arvo tai % esille Muotoile kaavion alue vaihda väri pylväisiin tai fontti lisää Täytön tehosteet > Kuvio (esim. viivoitus) Kaaviolaji voit vaihtaa pylväät palkkidiagrammiksi THK - HR 41 Kaavion muokkaaminen työkalurivillä 3(3) Vaihda kaaviolajia Sarjat riveittäin/ sarakkeittain Näytä / Piilota Selite tai Arvotaulukko Valitse alue Muotoile aluetta fontti, väri, ominaisuudet Arvo- tai luokkaotsikoiden tekstit THK - HR 42

21 Tietojen lajittelu järjestät taulukon rivit halutun lajittelukriteerin mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen 1. valitse yksi sarakkeen solu, jonka mukaan lajittelet 2. napsauta Lajittele nousevasti / laskevasti painiketta THK - HR 43 Tietojen lajittelu, jos usea ehto voit lajitella usean tekijän mukaan kaksi vaihtoehtoista tapaa: A. Painikkeiden avulla: aloita lajittelu vähiten tärkeästä sarakkeesta tai: B. Tiedot > Lajittele valinta-ikkunassa: valitse 1., 2. ja 3. lajitteluperuste THK - HR 44

22 * Lajittelu usean tekijän mukaan Esim. hakijat yliopistojen mukaan ja yliopiston sisällä hakijat aakkosjärjestykseen A: painikkeet: ensin hakijat (sukunimi) ja sitten yliopistot (hyväksytyt) B: valinta-ikkunassa: 1. lajitteluperuste: yliopistot 2. lajitteluperuste: hakijat THK - HR 45 Tietojen suodatus 1(4) haet luettelosta esille vain ne tiedot, jotka täyttävät ehdot => muut hetkeksi piiloon, mutta tiedot eivät häviä! 1. Valitse yksi solu luettelosta 2. Tiedot > Suodata > Pikasuodata => nuolet sarakeotsikoihin THK - HR 46

23 Tietojen suodatus 2(4) 3. Napsauta nuolipainiketta ja tee valinta valitse sarakkeen tiedoista yksi arvo (esim. paikkakunnan nimi) THK - HR 47 Tietojen suodatus 3(4) Ehdot: Oma pikasuodatus ikkuna: esim. Ehto-kenttä: On suurempi tai yhtä suuri kuin Arvo-kenttä: 100 * Vinkki: myös jos sarakkeessa useita suodatusehtoja: esim. Jyväskylä TAI Tampere THK - HR 48

24 Tietojen suodatus 4(4) sininen nuoli: sarakkeessa on suodatus päällä Kaikki => poistat sarakkeesta suodatuskriteerit ja saat kaikki tiedot näkyville Suodatuksen poistaminen kerralla kaikista sarakkeista yhdellä kertaa: Tiedot > Suodata > Näytä kaikki Lopetus: Tiedot > Suodata > Pikasuodata valinta pois THK - HR 49 Vinkkejä suodatuksen jälkeen Tulostaminen: kun suodatus on päällä, tiedostosta voi tulostaa listan suodatetuista tiedoista Tallentaminen: jos tallennat tiedoston suodatuksen, valinta jää päälle/säilyy ellet erikseen pura suodatusta THK - HR 50

25 Vinkkejä: Lisää > Kommentti merkiksi soluun punainen kolmio lue kommentti: vie osoitin kolmion päälle Taulukon kopiointi toiseen työkirjaan napsauta taulukkovalitsimen kohdalla kakkospainiketta ja valitse Kopioi valitse alasvetovalikosta joko uusi työkirja (tai valitse aiemmin avaamasi työkirja) THK - HR 51 Ohjelmien yhteiskäyttö: Excel => Wordiin 1(2) 1. Excelissä: kopioi taulukko tai kaavio 2. Wordissa: Liitä (=> kuten Wordin taulukko) Tai: Muokkaa > Liitä määräten: Excel objektina (=> voit jälkikäteen muokata Excelin työkaluilla) Kuvana Liitä linkki (=> muutokset päivittyvät) THK - HR 52

26 Ohjelmien yhteiskäyttö: Excel => Wordiin 2(2) Liitä kaavio => oletus: kuvana VAIHTOEHTO: Muokkaa > Liitä määräten: Liitä linkki: muutokset Exceltiedostossa päivittyvät automaattisesti (kevein tiedosto!) Excel-objektina: voit muokata jälkikäteen kaavion numeerisia tietoja Excel-työkaluilla Word-ohjelmassa THK - HR 53 Ohjelmien yhteiskäyttö: Word => Exceliin 1. Kopioi tiedot Wordissä: kopioi leikepöydälle tietoa taulukkomuodossa (tai erottele sarkaimella tiedot) 2. Excelissä: Liitä * Vinkki: Wordissa: Taulukko > Muunna> Teksti taulukoksi THK - HR 54

27 Ohjelmien yhteiskäyttö: Excel => Powerpointiin 1. Kopioi taulukko/kaavio Excelissä. 2. Siirry PP:iin: Liitä => kuten PP:ssa tehty taulukko vinkki: muuta heti fonttikoko isommaksi! jos kaavio => Excel kaavio objektina (oletus) tai Muokkaa: Liitä määräten: Kuva tai Liitä linkkinä THK - HR 55 HARJOITUKSIA O-asema >Visible2Everyone > Tietohallintokeskus kouluttaa > Excel perusteet TAI: users.jyu.fi/~hara/excel THK - HR 56