TAULUKKOLASKENTAOHJELMA EXCEL PERUSTEET (Mervi Ruotsalainen

Transkriptio

1 1 TAULUKKOLASKENTAOHJELMA EXCEL PERUSTEET (Mervi Ruotsalainen YLEISTÄ EXCEL-IKKUNAN KÄYTTÖLIITTYMÄ ESITTELY TYÖKALURIVIEN LISÄÄMINEN JA POISTAMINEN (NÄYTÄ / TYÖKALURIVIT ) PAINIKKEEN LISÄÄMINEN / POISTAMINEN TYÖKALURIVILTÄ (NÄYTÄ / TYÖKALUT / MUKAUTA) TYÖALUE TAULUKON NIMEN MUUTTAMINEN, LISÄÄMINEN JA POISTAMINEN SOLU SOLUUN SISÄLTÖ JA SEN MUOKKAUS SOLUN SISÄLLÖN JA ULKOASUN MUOTOILU (MUOKKAA / SOLUT ) SOLUN KORKEUS JA LEVEYS KAAVAT KAAVOJEN KIRJOITTAMINEN KAAVAN KOPIOINTI SUHTEELLISET JA SUORAT VIITTAUKSET SOLUALUEESEEN KAAVASSA SOLUN JA SOLUALUEEN NIMEÄMINEN SIVUN ASETUKSET SARJAT KAAVIOT KAAVION TEON VAIHEET: KAAVION ULKOASUN MUOKKAUS Kaavion lajin muuttaminen Kaavion asetusten muuttaminen RIVIEN LISÄÄMINEN/POISTAMINEN TAULUKOSSA JA PÄIVITYS KAAVIOON: KAHDEN ERI ARVOAKSELIN KÄYTTÄMINEN KAAVIOISSA LUKUJEN PYÖRISTÄMINEN TAULUKON SUOJAUS (TYÖKALUT /SUOJAUS /SUOJAA TAULUKKO) RIVIEN JA SOLUJEN PIILOTTAMINEN RIVIN KIINNITTÄMINEN TAULUKON JAKAMINEN TIETTYJEN ARVOJEN MÄÄRÄN LASKEMISFUNKTIO TIETOKANTA TIETOKANNAN LAJITTELU TIETOKANNAN PIKASUODATUS PIKASYÖTTÖLOMAKE SOLURIVIEN MUUTTAMINEN SARAKKEIKSI TAI SARAKKEIDEN MUUTTAMINEN RIVEIKSI SEKALAISIA JUTTUJA PIIRTOTYÖKALUT KOMMENTIT... 19

2 2 TAULUKKOLASKENTAOHJELMASTA EXCEL 1. Yleistä Excel taulukkolaskenta ohjelmalla voidaan tehdä mm. seuraavaa -laskentojen tekeminen luvuilla -tekstin kirjoittaminen -kaavioiden laadinta -pienimuotoisten kuvioiden piirtäminen -sovellusten laatiminen käyttöliittymään -karttojen käyttäminen tietojen esittämiseen 2. Excel-ikkunan käyttöliittymä 2.1 Esittely Valikkorivi: Valitaan suoritettava toimenpide (ALT /alleviivattu kirjain) Työkalurivit: Kuvakkeita, jotka symbolisoivat toimenpidettä. Kaavarivi: Nimiruutu, jossa näkyy aktiivisen solun tunniste. Kaava-alue, jossa nähdään solun sisältö. Tässä voidaan muokata solun sisältöä. Työalue: Taulukko, joka koostuu riveistä ja sarakkeista. 2.2 Työkalurivien lisääminen ja poistaminen (Näytä / työkalurivit ) Työkalurivien näkymää voidaan muuttaa valitsemalla valikosta

3 3 Näytä / työkalurivit Työkalurivi on aktiivinen, kun sen edessä on väkänen-merkki Työkalurivi saadaan näkyviin / pois klikkaamalla sitä työkalurivit listasta. 2.3 Painikkeen lisääminen / poistaminen työkaluriviltä (Näytä / työkalut / Mukauta) Työkaluriville lisätään painikkeita valitsemalla valikosta Näytä / työkalut / Mukauta Tällöin avautuu Mukauta ikkuna. Työkalurivit lehdeltä valitaan rastitaan muokattava työkalurivi näkymään. Komennot-lehdeltä valitaan Luokat listasta se valikko, jossa lisättävä toimenpide on ja tämän jälkeen oikeanpuoleisesta Komennot-listasta valitaan haluttu-toimenpide Valittu-toimenpide otetaan vasemman puoleisella hiiren näppäimellä kiinni ja raahataan se haluttun kohtaan työkalurivillä. Työkalurivillä olevia kuvakkeista poistetaan Mukauta-ikkunan auki olessa vetämällä hiirellä ko. kuvake pois työalueelle. 3 Työalue Työalue koostuu taulukoista, joiden määrää voidaan säädellä. Yleensä käytetään ensimmäistä taulukkoa ja sen nimi annetaan olla taul1- nimisenä. Suurien tietomäärien käsittelyssä kannattaa tieto jakaa eri taulukoiden kesken ja nimetä taulukot sopivilla nimillä. Taulukko koostuu pystysuorista sarakkeista ja vaakasuorista riveistä. Sarakkeet on nimetty kirjaimilla (A, B, C, IV) ja rivit on numeroitu (1, 2,,3,.., 65536) Rivin ja sarakkeen leikkauskohdassa on solu, jonka tunniste muodostuu sarakkeen kirjaimesta ja rivin numerosta. Esim A1, E3 jne.. Solulle tai solualueelle voidaan antaa myös sitä kuvaava nimi.

4 4 4 Taulukon nimen muuttaminen, lisääminen ja poistaminen Taulukosta toiseen siirrytään klikkamalla hiirellä kyseisen taulukon nimeä. Taulukon asetusten muuttamiseen pääsee helpoimmin viemällä hiiren taulukon nimen päälle ja painamalla hiiren oikeanpuoleista näppäintä. Ilmestyneestä listasta valitaan haluttu toimenpide. Taulukoiden järjestystä muutetaan ottamalla taulukosta kiinni ja raahaamalla se ko. väliin. 5 Solu 5.1 Soluun sisältö ja sen muokkaus Taulukosta valitaan ensin solu ja siihen kirjoitetaan suoraan sisältö. Sisältö näkyy myös kaavarivillä, jossa sitä voidaan muokata. Muokkaustilaan päästään joko valitsemalla solu ja sitten sisältöä muokataan kaavarivilla tai kaksois klikkaamalla solua ja siihen muokkaamalla suoraan. Soluun sisältö voi olla tekstiä, numeroarvo, päivämäärä, valuutta, laskentakaava, prosenttiarvo jne.. Desimaaliluvussa on desimaalipilkku (,) Päivämäärässä on piste ( ) Kellonajoissa kaksoispiste (:) Suomalaisessa valuuttamuodossa on yksikkönä mk, tuhannet erotetaan välilyönnillä Solun sisällön ja ulkoasun muotoilu (Muokkaa / Solut ) Solun sisältötekstiä voidaan muokata ulkoasultaan (Fontti, koko, jne..) Tärkeimmät toimenpiteet löytyvät Muotoilu-työkaluriviltä. Lisää muotoilutoimenpiteitä löytyy valikosta Muokkaa / Solut Ennen valintaa on kuitenkin osoitettava muokattava solualue maalaamalla

5 5 Avautuneesta ikkunasta solun sisällön arvoa voidaan muokata Luku-lehdeltä Luokka-listasta. Esimerkiksi luvun desimaaleihin voidaan vaikuttaa valitsemalla Luku ja avautuneesta ikkunasta desimaalien määrä. Tasaus-lehdeltä valitaan tekstin tasaus ja suunta solun sisällä Fontti-lehdeltä valitaan Fontti, väri, koko jne.. Reunaviiva-lehdeltä vaikutetaan valitun solualueen Reunaviivoihin ja sisällä oleviin viivoihin. Valitaan aina ensin reunaviivan leveys ja sitten vasta reunaviivan esiasetus tai Reunaviivan osa, johon asetus tulee voimaan. Kuviot lehdeltä määritetään solualueen väri Suojaus lehdeltä määritetään solualueen lukitus ja piilotus. 5.3 Solun korkeus ja leveys Vie hiiren kursori solun / rivin otsikon reunaviivan päälle ja ota hiirellä kiinni ja muuta koko. Tarkan arvo saa valitsemalla valikosta Muotoile / rivi / korkeus Muotoile / sarake / leveys 6 Kaavat 6.1 Kaavojen kirjoittaminen Kaava aloitetaan aina =-merkillä. Työalueesta valitaan solu, johon kaava kirjoitetaan ja tämän jälkeen solun sisällöksi kirjoitetaan kaava. Kaavassa viitataan solunimellä solun sisältöön. Esim Solussa B3 on kaava =B1+B2. Tällöin Soluun B3 lasketaan B1 ja B2 solun sisällön arvo ja arvo näkyy taulukon alueella, mutta kyseisen solun kaava näkyy kaavarivillä. Aritmeettiset merkit: + yhteenlasku; - vähennyslasku; * kertolasku; / jakolasku; ^Potenssiin korotus

6 6 Kaavan sisältö muokataan osoittamalla solua, jossa kaava on ja kaava muokataan kaavarivillä. Kaavoissa voi käyttää myös valmiita funktioita SummaFunktio laskee yläpuolella tai vasemmalla puolella olevien solujen lukujen summan =SUMMA(D2:D4) tarkoittaa samaa kuin =D2+D3+D4 Liitä funktion kautta saadaan käyttöön Excelissä olevia valmiita funtioita. Esim. Keskiarvo-funkitio =KESKIARVO(B2:B4) laskee keskiarvon (B2+B3+B4)/3 Toimenpiteet liitä Funktio- toiminnolle: 1. Valitse solu, johon tulee funktion kaava 2. Paina Liitä funktio kuvaketta, jolloin avautuu seuraava Ikkuna 3. Valitse Funktioluokka ja sieltä Funktion nimi ja kuittaa OK. 4.Siirrytään Excel-työtilaan painamalla taulukon-kuvaketta, jotta voidaan määrittää alue, josta funktion arvo lasketaan. 5.Maalataan solualue, josta funktion arvo lasketaan ja kuitataan Enter ja OK Esim. Bensaostokset: Tee taulukko ja tee laskentakaavat Kok hinnalle kullekin päivälle. Laske myös bensaan kulutettu kokonaisrahamäärä ja keskihinta bensalitralle. (Käytä funktioita, kun se on mahdollista.)

7 7 6.2 Kaavan kopiointi Kaavan kopiointi voidaan tehdä monella tavalla. Leikkelepöydän kautta käyttämällä Windowsin Kopioi ja Liitä toimintoja. sekä Alueen täytöllä (kaavaa kopioidaan seuraaviin rinnalla oleviin soluihin. Leikkelepöytä: Maalaa kopioitava solu, jossa kaava sijaitsee ja paina kopioi kuvaketta. Vie kursori siihen kohtaan taulukkoa, jonne kaava liitetään ja paina Liitä-painiketta. Alueen täyttö: Valitse solu, jossa kaava sijaitsee. Vie kursori solun oikean alareunassa olevan pienen neliön päälle niin, että siitä tulee ristikuvio. Ota hiirellä kiinni ja vedä alue, jolle kaava kopioidaan. Kopioinnissa kaavan suhteelliset viittaukset muuttuvat sekä riveittäin, että sarakkeittain. 6.3 Suhteelliset ja suorat viittaukset solualueeseen kaavassa. Suhteellisessa viittauksessa käytetään solun nimeä sellaisenaan esim. =A3 + A4. Jos tämä kaava kopioidaan B-sarakkeeseen, niin kaavan solujen nimet muuttuvat vastaavasti =B3+B4. Suorassa viittauksessa solunimi ei muutu, vaan se pysyy sellaisenaan kaavaa kopioitaessa. Esim. $A$1 merkintä kiinnittää A1 solun paikan ja sen sarake ja rivi tunniste eivät muutu kopioitaessa. Kiinnitys voi koskea myös vain sarake-tunnusta tai rivi-numeroa. Esim. $A3 Saraketunnus ei muutu kopioinnissa, mutta rivitunnus muuttuu A$3 Saraketunnus muuttuu kopioitaessa, mutta rivitunnus ei Esim. Tee seuraava taulukko ja laske korko lainalle, kun korkoprosentti tunnetaan.

8 8 6.4 Solun ja Solualueen nimeäminen Solulle tai solualueelle voidaan antaa nimi, johon voidaan viitata ko nimellä suoraan kaavassa. A. Nimeäminen nimiruudun kautta: 1. Valitse solu tai solualue 2. Anna nimikenttään nimi ja paina Enter B. Määritä nimi toiminnolla ( Lisää /nimi / määritä ) 1. Valitse solu tai solualue 2. Valitse valikosta Lisää /nimi / määritä, jolloin avautuu seuraava ikkuna 3. Kirjoita alueelle nimi nimet kirjassa-kohtaan 4. Viittaa- kohdassa näkyy, että alue B2-B4 on valittuna menotaulukko-nimisestä taulukosta. 5. Kuittaa OK Nimetyn alueen voi valita nimi-kentästä, jolloin alue maalautuu taulukosta. Nimettyä aluetta voi käyttää suoraan myös funktion arvoina. Esim yhteenlasku B2, B3 ja B4 soluista voidaan tehdä nyt seuraavasti =B2+B3+B4 =summa(b2:b4) =summa(menot) Esim. keskiarvon laskeminen =(B2+B3+B4)/3 =summa(b2:b4)/3 =keskiarvo(menot)

9 9 7. SIVUN ASETUKSET Sivun asetukset lehdeltä valitaan paperin koko, suunta, sivun reunusten asetukset,ylä- ja alatunnisteet, tulostusasu jne.. 8 SARJAT Sarjat koostuvat lukujonoista, joissa peräkkäisten lukujen suhde on vakio. Lineaarinen sarja: Sarja kasvaa vakioluvun summana. Esim. 1,3,5,7,9, Kasvaa kahdella Kasvava sarja: Sarja kasvaa vakioluvulla kerrottuna. Esim. 1,3,9,27 Lineaarinen sarja saadaan kehitettyä kirjoittamalla peräkkäisiin soluihin kaksi ensimmäistä lukua. Nämä luvut maalataan ja siteen vedetään tarvittavan sarjan pituus ottamalla hiirellä kiinni maalatun alueen oikean alanurkan neliöstä. Jos käytetään vakiolukua, niin se määritetään Sarja-ikkunassa. 1. Kirjoita sarjan ensimmäinen jäsen soluun ja maalaa valittu alue, johon sarja tulee 2. Valitse valikosta Muokkaa / Täyttö / Sarjat 3. Valitse Laji-vaihtoehto oikeaksi ja anna askeleen arvo. Viikon päivistä, päivämääristä, kuukasista jne. voi myös tehdä sarjoja. Tällöin sarjan ensimmäinen arvo kirjoitetaan soluun ja hiirellä otetaan solun oikean alareunan neliöstä kiinni ja vedetään haluttu alue

10 10 9. Kaaviot Kaavioilla havainnollistetaan taulukon arvoja. Excelissä on runsaasti erilaisia kaaviolajeja: Pylväs-, palkki-, viiva-, alue- jne. kaavioita. Kaavio tehdään taulukkomuotoon syötettyjen tietojen perusteella. Ennen kaaviota on aina tehtävä taulukko, josta kaavio muodostetaan Esim. Tee seuraava taulukko ja tämän tietojen perusteella tehdään kaavio 9.1 Kaavion teon vaiheet: 1. Maalaa kaavioon tuleva alue (myös otsikot) ja paina kaavio-painiketta tai valitse valikosta Lisää / kaavio / Avautuu Kaavion luonti ikkuna, jossa kysellään kaavioon liittyviä tietoja neljällä eri lehdellä. 2. (1/4 ikkunassa) Valitse kaavio-laji. Jota tulet käyttämään. Vakiokaaviot listasta valitaan haluttu kaavion malli. Mukautetut kaaviot lehdeltä löytyy lisää malleja (Esikatsele mahdollisuus Näytä Malli-painikkeen avulla). Kuittaa valinta Seuraava-painikkeella.

11 11 3. (2/4 ikkunassa) Kaavion lähdetiedot lehdellä voi vaikuttaa vielä alueeseen, josta kaavio muodostuu. Yleensä asetukset OK, joten kuittaa Seuraava-painikkeella. 4. ¾-ikkunassa voit kirjoittaa otsikoita kaavion osille ja määrittää myös muita ominaisuuksia. 5. 4/4-ikkunassa voit määrittää OBJEKTINA-valinnan listasta minkä nimiseen taulukkoon sijoitat kaavion. UUTEEN TAULUKOON valinta luo kaavion uuden taulukkoon. Kaavio päivittyy automaattisesti, kun kaavion tietoja muutetaan. 9.2 Kaavion ulkoasun muokkaus Kaavion lajia ja ulkoasua voidaan muokata kaavion teon jälkeen. Kaavion akseleihin, pylväiden ominaisuuksiin jne. päästää yleensä kaksoisklikkaamalla hiiren vasemman puoleista näppäintä. Kaavion lajin, kaavion lähdetietojen ja asetusten muuttamiseen pääsee painamalla hiiren oikean puoleista näppäintä, jolloin avautuu vieressä oleva lista Kaavion lajin muuttaminen Valitse hiiren oikeanpuoleisella näppäimellä auenneesta listasta Kaaviolaji ja valitse sieltä sopiva kaaviolaji Kaavion lähdetietojen muuttaminen Kaavion lähdetiedot muutetaan valitsemasta listasta Lähdetiedot. Tällä valinnalla voidaan muuttaa Kaavion sarjoille taulukosta alueita, joiden tietojen mukaan sarjat piirtyvät taulukkoon. Esim. silloin, kun kaavioon lisätään sarjoja tai kaaviosta poistetaan sarjoja. Sarjan poistaminen tapahtuu menemällä Lähdetiedot-ikkunassa sarja-lehdelle ja sieltä valitaan listasta poistettava sarja Sarjat-listasta. Sarja lisätään Sarja-Lehdellä painamalla Lisää-painiketta ja antamalla Sarjalle nimi nimi kenttään ja tämän jälkeen määritetään Arvot-kentässä alue, josta Sarjan pylväät piirtyvät kaavioon. Alue josta arvot määritetään voidaan kirjoittaa joko itse tai se voidaan käydä maalaamassa taulukosta seuraavasti Paina Arvot: -kentän oikeassa reunassa olevaa painiketta, jolloin siirrytään taulukon puolelle. Maalaa alue, jossa arvot sijaitsevat ja paina jälleen Lähdetiedot-arvot ikkunan oikeassa reunassa olevaa painiketta. Kuittaa Lähdetiedot ikkunan OK painiketta, jotta uusi sarja päivittyy listaan.

12 12 Esim. Tehdään edellisen tehtävän taulukkoon lisäsarake 7v. pituudelle ja annetaan uudet pituudet 1. Tehdään uusi sarake ja siihen täytetään tarvittavat tiedot (aktivoi 10v. sarake ja oik hiiri valitaan lisää, jolloin uusi sarake ilmestyy. Kirjoita tiedot 7v. 120, 120, 130, 130). HUOM Tieto ei päivity Kaavioon. 2. Aktivoi kaavio klikkaamalla kerran kaavion päällä. 4. Valitse valikosta Kaavio / lähdetiedot 5. Valitse Sarja-lehti ja paina Lisää-Painiketta 6. Anna sarjalle nimi 7v, nimi-kenttään. 7. Klikkaa hiiren kursorilla Arvot-kentän oikeanpuoleista kuvaketta 8. Maalaa 7 vuotiaiden pituudet ja paina Lähdetiedot-arvot ikkunan oikeassa reunassa olevaa painiketta 9. Kuittaa muutokset OK Kaavion asetusten muuttaminen Kaavion ulkoasun liittyvien asetusten muuttaminen tapahtuu valitsemalla Listasta kaavion asetukset. Täältä voidaan vaikuttaa mm. Otsikot, akselit,taustaruudukko, selite, Arvopisteiden otsikot ja arvotaulukko.

13 Rivien lisääminen/poistaminen taulukossa ja päivitys Kaavioon: Taulukkoon voi lisätä/poistaa rivejä. Nämä tiedot päivittyvät kaavioon. Rivi lisätään aina valitun rivin yläpuolelle esim. viemällä hiiren kursori sen rivin päälle, jonka yläpuolelle uusi rivi tulee ja painamalla hiiren oikeanpuoleista näppäintä saadaan lista, josta löytyy lisää vaihtoehto. Rivi poistetaan vastaavasti painamalla hiiren oikeanpuoleinen näppäin alas valitun rivin rivitunnistenumeron päällä ja valitsemalla Poista. 9.4 Kahden eri arvoakselin käyttäminen kaavioissa Kaavioissa voidaan määrittää vasen ja oikea arvoakseli kuvaamaan erilaista asteikkoa. Tätä käytetään silloin jos samassa kuviossa pitää esittää yhtä aikaa suurien lukujen ja pienien lukujen sarjoja Esim. Lisätään edelliseen taulukkoon painot vastaaville vuosille ja määritetään kaavioalue uudelleen seuraavan kaavion mukaan. Paino esitetään 2-akselilla. 1. Lisää paino-sarjat mallin mukaan ja muuta kaavion alue ulottumaan painosarakkeisiin valitsemalla listasta Lähdetiedot 2. Valitse lehti Arvoalue ja klikkaa Tietoalue-ruudun oikeaa kuvaketta. 3. Määritä taulukosta kaavion lähdealue uudelleen maalaamalla ja klikkaa tämä jälkeen LähdeTiedot- tietoalue ikkunan oikeassa reunassa olevaa kuvaketta. 4. Kuittaa lopuksi OK

14 14 Paino-Sarjojen muuttaminen 2-akselille: 1. Klikkaa kaaviosta paino-sarjaa ja valitse avautuneesta ikkunasta AKSELI-Lehti. 2. Valitse Sarjan sijoituskohtaan 2-akseli. Ja kuittaa OK. Tämän jälkeen voit muuttaa esim. painosarjan viivagiagrammiksi. Tee samat toimenpiteet muille paino-sarjoille. 10. LUKUJEN PYÖRISTÄMINEN Lukuja voidaan pyöristää, mutta tällöin käytetään PYÖRISTÄ-funktiota: PYÖRISTÄ(luku; numerot) Luku: Luku, jonka haluat pyöristää. Numerot ilmoitetaan millä tarkkuudella luku näkyy.. Jos numerot - arvo on suurempi kuin 0, funktio pyöristää Luvun ja näyttää luvun osoittaman desimaalien määrän. Jos numerot arvo on 0, funktio pyöristää Luvun lähimpään kokonaislukuun. Jos argumentin arvo on pienempi kuin 0, funktio pyöristää luvun seuraavasti: Lähimpiin kymmeniin arvolla -1, lähimpiin satoihin arvolla -2 lähimpiin tuhansiin arvolla 3 jne Esimerkkejä PYÖRISTÄ(2,15; 1) on 2,2. PYÖRISTÄ(2,149; 1) on 2,1. PYÖRISTÄ(-1,475; 2) on -1,48. PYÖRISTÄ(21,5; -1) on 20. PYÖRISTÄ(12345,5; -3) on PYÖRISTÄ(B6;-3) pyöristää B6-solun sisällön tuhannen tarkkuudella 11. Taulukon suojaus (Työkalut /suojaus /Suojaa taulukko) Taulukko voidaan suojata kokonaan tai siitä voidaan suojata vain osia. Suojaus voidaan tehdä ilman salasanaa tai salasanalla suojaten Kokonaisen taulukon suojaus tehdään valitsemalla valikosta Työkalut /suojaus /Suojaa taulukko Taulukon mihinkään soluun ei voi tehdä muutoksia suojauksen jälkeen. Suojaus puretaan vastaavasti valitsemalla valikosta Työkalut / suojaa / poista taulukon suojaus

15 15 Taulukon osien suojaus. Taulukon osien suojauksessa suojataan muuten koko taulukon alue, mutta ne solut johon voidaan tehdä muutoksia jätetään suojaamatta. Taulukon kaikille soluille on automaattisesti päällä lukittukomento. Lukittu-komento poistetaan niiltä soluilta, joihin saa tehdä muutoksia. Seuraavasti. 1. Maalaa ne solut, joista lukitus poistetaan. Jos solut sijaitsevat hajallaan, niin pidä maalauksen aikana CTRL-näppäin alhaalla. 2. Valitse valikosta Muotoile / Solut ja sieltä Suojaus-lehti. 3. Ota Lukittu kohdasta rasti pois. Kuittaa OK 12 Rivien ja solujen piilottaminen Taulukosta voidaan piilottaa väliaikaisesti rivejä ja soluja. Ennen toimenpidettä maalataan piilotettavat rivit tai solut. Valitaan valikosta Muotoile / (Sarake tai rivi) / Piilota Piilotetut alueet saadaan näkyviin maalaamalla piilotetun alueen kummaltakin puolelta sarakkeet tai rivit ja valitsemalla valikosta Muotoile / (Sarake tai rivi) / Näytä 13 Rivin kiinnittäminen Rivi voidaan kiinnittää siten,että se säilyy otsikkona alapuolella oleville riveille. Alaspäin rullauksessa otsikko rivi ei häviä vaan pysyy paikoillaan. Maalaa rivi tai rivit, jotka kiinnitetään ja valitse valikosta Ikkuna / Kiinnitä ruudut Kiinnittäminen puretaan valitsemalla kiinnitettävät rivit ja valitaan valikosta Ikkuna / Vapauta ruudut 14. Taulukon jakaminen Taulukko voidaan jakaa esim. neljään lohkoon.. Jako määrätään siten,että aktivoidaan se solu, johon tulee jaettujen ruutujen leikkauspiste ja valitaan valikosta Ikkuna / Jaa Jako puretaan vastaavasti valikosta Ikkuna / Poista jako

16 16 15 Tiettyjen arvojen määrän laskemisfunktio Tietyltä alueelta voidaan laskea samanlaisten solusisältöjen määrä Esim. voidaan laskea kuinka monta numeroarvoltaan 1 olevia soluja on tai voidaan antaa tarkka solun kuvaus tekstinä tai solun arvon vertailuoperaatio Funktio määritetään lauseella LASKE.JOS(alue; ehdot) Alue :määritetään alue, josta funktio tutkii annetuin ehdoin ehdot: voi olla tietty lukuarvo tai lauseita tai tesktiä esim. 1; 2; 30 ; ">5" ; "matti" Esim. Solualue, josta määritetään kuinka monta kappaletta on arvoltaan numero 1:stä alueella B2:B21 LASKE.JOS(B2:B21;1) 16 Tietokanta Tietokannan avulla voidaan käsitellä taulukon tietoja kortistomuodossa. Tietokanta muodostuu seuraavasti: Luettelon sarakkeet ovat tietokannan kenttiä. Luettelon sarakeotsikot ovat tietokannan kenttien nimiä. Jokainen luettelon rivi on tietokannan tietue. Tietokanta kirjoitetaan taulukkopohjalle siten,että jokainen rivi on tietokannan yksi tietue. Tietokantaa voidaan lajitella, siitä voidaan poimia tietoja ja siihen voidaan kohdistaa Excelin tehokkaita tietokantafunktioita. Esim Tietokannasta: Nimi Arvo Osastonro Työaika Tuntipalkka Kuukausip Vuosipalkka. Möttönen Sihteeri ,00 mk mk mk Maija Piirainen Sari Kanslisti ,00 mk mk mk Rossinen Psykiatri ,00 mk mk mk Marja Puumalainen Proj.pääll ,00 mk mk mk Merja Heikkinen Sihteeri ,50 mk mk mk Senja Kouru Mika Sihteeri ,00 mk mk mk

17 Tietokannan lajittelu Tietokanta voidaan lajitella minkä tahansa kentän mukaan. Lajiteltava alue maalataan ennen lajiteltua. Jos lajitellaan kokonaisia tietueita, niin tällöin on kaikki kentät maalattava mukaan, jotta lajittelu kohdistuu koko tietueeseen 1. Maalaa lajiteltava alue Valitse valikosta Tiedot / Lajittele Lajittele taulukosta voidaan lajitteluperuste määrittää 3:lla kriteerillä, siten,että 1. lajitteluperuste on prioriteetillaan Lajitteluperuste- alasvetovalikosta valitaan kenttä, jonka mukaan lajittelu tehdään. 3. Valitaan onko lajittelu suunta nouseva vai laskeva 16.2 Tietokannan pikasuodatus Tietokannan tietoja voidaan pikasuodattaa kenttien sisällön mukaan. Tietokannan kenttien otsikkoriville määritetään pikasuodatus-valikot seuraavasti 1. Maalaa Tietokannan kenttien otsikot 2. Valitse valikosta Tiedot / Suodata / PikaSuodata Kenttäotsikkoriville muodostuu alasvetovalikot, joista voidaan valita suodatuskriteeri Muista, että tietokannassa ei saa olla tyhjiä rivejä, koska suodatus alue loppuu aina silloin ja tyhjän rivin jälkeen olevat rivit eivät tule suodatukseen. Pikasuodatus poistetaan valitsemalla valikosta Tiedot / Suodata /pikasuodata Siis suodatus on joko päällä tai ei ole päällä.

18 PikaSyöttölomake PikaSyöttölomakkeen avulla voidaan syöttää taulukkoon tietoja. (tiedot voidaan myös syöttää suoraan taulukon riveille) Pikasyöttölomake generoidaan seuraavasti 1. Siirry johonkin työalueen soluun ja valitse valikosta Tiedot / lomake Näytölle avautuu tietokanta-ikkuna, josta voidaan selata tietueiden tietoja. Uusi-painike: Lisätään uusi tietue tietokantaan. Uusi tietue sijoittuu loppuun Poista painike : Poistetaan valittu tietue Edellinen- ja Seuraava- painike: Selataan tietokantaa Ehdot-painike: Määritetään ehdot, joiden mukaan poiminta tehdään 16.4 Solurivien muuttaminen sarakkeiksi tai sarakkeiden muuttaminen riveiksi Transponoi- komennolla voidaan muuttaa rivitiedot sarakkeiksi ja päinvastoin. Yhdellä kertaa voidaan muuttaa suuntaa joko yhdelle riville /sarakkeelle tai useammalle 1. Ennen muutosta maalataan muutettavan rivin / sarakkeen solut ja annetaan kopiointi (muokkaa / kopioi) komento. 2. Taulukosta valitaan kohdealueen vasemmassa yläkulmassa oleva solu 3. Valitaan Muokkaa /Liitä määräten. 4. Valitaan ikkunasta Transponoi-valintaruutu

19 19 17 Sekalaisia juttuja 17.1 Piirtotyökalut Excelissä, niin kuin myös muissakin Office-paketin ohjelmissa voidaan taulukkoon piirtää kuvioita piirtotyökaluilla. Työkalurivit on asetettu näkyviin yleensä näytön alareunaan. Jos piirtotyökaluriviä ei näy saadaan se näkyviin painamalla piirtotyökalu-kuvaketta Vakiotyökaluriviltä tai valitsemalla valikosta Näytä / työkalurivit / Piirto Piirtotyökaluriviltä valitaan piirrettävän objektin muoto ja viedään kursori taulukkoalueelle ja napsautetaan vasemman puoleista hiiren painiketta tai vedetään halutun kokoinen objekti. Objektin kokoa voi aina muuttaa valitun objektin mustista neliöistä Kommentit Taulukkoon voidaan lisätä kommentteja. Kommentit sijaitsevat tietyn solun sisällä siten että solun oikeassa yläkulmassa on pieni punainen kolmio. Kommentti saadaan näkyville, kun hiiri viedään ko solun päälle Kommentti lisätään soluun valitsemalla valikosta lisää / kommentti. Kirjoita avautuneeseen kommenttikenttään teksti ja lopuksi napauta hiirellä muualle taulukon alueelle. Kommenttia voidaan muokata tai se voidaan poistaa painamalla hiiren oikean puoleista kursoria kommenttisolun päällä ja valitsemalla listasta sopiva vaihtoehto.