Ohjelmistoprojektien hallinta. Projektin strateginen suunnittelu

Transkriptio

1 Ohjelmistoprojektien hallinta Projektin strateginen suunnittelu

2 Projektin strateginen suunnittelu TAVOITE: YMMÄRTÄÄ projektin suunnittelun juoni ja TUTUSTUA projektisuunnitelman runkoon 2

3 Projektin strateginen suunnittelu Projektin karkean suunnittelun juoni Projektin asettaminen ja projektisuunnitelman runko Projektin ympäristöanalyysi Projektin rajaus ja riskien arviointi Projektin lopputuloksen ositus Projektin työn suunnittelu Projektin aikataulun suunnittelu 3

4 Projektin karkean suunnittelun juoni Meillä ei näytä olevan aikaa suunnitella työtä riittävän tarkasti, mutta meillä on kuitenkin aikaa suunnitella se kahteen kertaan... 4

5 Projektisuunnittelun asema Muu Muu toiminta ja ja muut muut projektit Projektin johtaminen Lopputuloksen Lopputuloksen hyväksyminen hyväksyminen Raportointi Raportointi Asettaminen Päättäminen Suunnittelu Täsmentävä Täsmentävä suunnittelu suunnittelu Uudelleensuunnittelu Uudelleensuunnittelu Projektin johtamisen tulokset Seuranta Seuranta ja ja ohjaus ohjaus Projektin työn suorittaminen Tulos 5

6 Projektin strategiaprosessi Projektin strateginen suunnitteluprosessi Määrittää projektin lopputulokseen liittyvät odotukset ja tavoitteet Osoittaa suuntaviivat ja rajat projektin toteutukselle 6

7 Projektin karkean suunnittelun juoni Asettuminen oikealle tasolle Mikä on lähtötilanne? Mahdollisuudet ja uhat? SWOT Projektin ympäristö Sidosryhmät ja vaatimukset Lopputulos ja sen osat Projektin jako tehtäviksi Mind map Mitä täytyy tehdä jotta lopputulos valmistuu? Tehtävät Tulokset Kuka tekee työn? Roolit ja vastuut Osaamismatriisi Projektin tavoite kirkkaana mielessä! Tuloksen ositus Lopputulos Osa 1 Osa 2 Osa 3 Osa 2.1 Osa 2.2 Osa 2.3 Karkea aikataulu Organisaatio PROJEKTIN JORY P Pere Pj H Stenlund P Mäkelä Siht. Asiakkaiden edustajien Ve tä jä viiteryhmä PM Laa tumainos R Rosenius KP VO SI 7

8 Projektin asettaminen ja projektisuunnitelman runko 8

9 Projektin lähtökohdat ja asettaminen Projektiesitys/asetus Tarjouspyyntö / tilaus Projektin suunnitteluohje 9

10 Projektin asettaminen PROJEKTIN PERUSTIEDOT Projektin nimi Projektin lyhenne Projektin asettaja Projektin omistaja Projektipäällikkö Asettamispäivä Projektin johtoryhmä Projektin tehtävä Projektin tavoitteet PROJEKTIN SUUNNITTELU Suunnittelun aikataulu Suunniteltu työmäärä Suunnitteluun osallistuvat Suunnittelukustannukset PROJEKTIN TOTEUTUS Toteutusaikataulu Toteutuskustannukset ALLEKIRJOITUS Aika ja paikka Asettajan allekirjoitus 10

11 Projektisuunnitelman runko JOHDON YHTEENVETO 1 Tausta Aikaisempi kehitys Nykytilanne 2 Tehtävä ja tavoite Projektin tehtävä Lopputulokselle asetettavat vaatimukset PROJEKTIN STRATEGIA 3 Lopputuloksen ympäristö 4 Rajaus ja riskien arviointi 5 Lopputuloksen kuvaus 6 Karkea aikataulu ja välitavoitteet YKSITYISKOHTAINEN SUUNNITELMA 7 Yksityiskohtainen aikataulu Tehtävälista Toimintaverkko / janakaavio 8 Projektiorganisaatio Organisaatiokaavio ja henkilöt Tehtävät ja vastuut 9 Työmäärät ja kustannukset 10 Projektin suoritustapa Ohjausmenettely (johtaminen) Tiedottaminen Riskienhallinta Laadunvalvonta Muutoshallinta Käytettävät menetelmät ja välineet 11 Muut asiat 11

12 Projektin tehtävän määrittely Projektin tehtävä (missio) selväksi: Lyhyesti ja yksiselitteisesti Tuloksen (ja päävaiheiden) kuvaus Tehtävänä on suunnitella ja toteuttaa projektikoulutus ja siihen liittyvät kurssin markkinointitoimenpiteet. 12

13 Lopputulokselle asetetut tavoitteet Määritetään projektille mahdollisimman yksiselitteiset tavoitteet ja niihin liittyvät mittarit, joiden mukaan projektin onnistumista voidaan jälkikäteen arvioida. Asetetut tavoitteet: 1. Kurssin tunnettuus pääasiakasryhmässä on 90% 2. Kurssille osallistuu yhteensä vähintään 50 henkilöä 3. Vaikutus koulutusosaston tulokseen on +5% 13

14 Hyvä projektin tavoite Pitäisi olla: Määrällinen tai muutoin mitattavissa Tunnistettavissa yksilötasolla Realistinen Yksiselitteinen Tulosorientoitunut Haastava ja motivoiva Ei saisi olla: Ei mitattavissa oleva Yleinen (vrt. tehtävä) Budjettiperusteinen Liian helppo saavuttaa (minimi- tai maksimi-suoritusta kuvaava) 14

15 Projektin ympäristöanalyysi 15

16 Lopputuloksen ympäristö Projektin tärkeimmät sidosryhmät Sidosryhmien projektin lopputulokselle asettamat vaatimukset Lopputuloksen sisältö yhä musta laatikko Myyntiargumentit projektin eri osapuolille Asiakkaan tarpeet ja toiveet Lopputuloksen määrittely 16

17 Projektin ympäristökuvaus - ymmärryksen luonnin apuväline MIND MAP: Kirjanpito ALV käsittely Jäljitettävyys Viranomaiset Laskutuksen Oikeellisuus nopeus Eurot Markat Asiakkaat Taloushallinto Töiden suunnittelu Liittyvät järjestelmät Uusi laskutusjärjestelmä Toimittaja Referenssi Laskutus Raportointi Johto Ohjauksen mittarit Käyttäjät Huoltolaskutus Myyntilaskutus Asiakassuhteen jatko Seuranta Raportointi Kuva on tehty MindMan-ohjelmalla. 17

18 Projektin rajaus ja riskien arviointi 18

19 Projektin rajaus Rajaaminen on osa riskien hallintaa Poisrajatut asiat voidaan toteuttaa erillisenä projektinaan Rajausta on usein vaikea tehdä vaatii sekä kokemusta että asiantuntemusta Erilaiset tarkistuslistat käyttökelpoisia 19

20 Suunnitteluprosessit ja projektin rajaus Core Processes Scope Planning Scope Definition Activity Definition Resource planning Activity Sequencing Activity Duration Estimating Cost Estimating Schedule Development Cost Budgeting Project Plan Development Facilitating Processes Quality Planning Communications Planning Risk Identification Risk Quantification Risk Response Development Organizational Planning Staff Acquisition Procurement Planning Solicitation Planning 20

21 Projektin riskien analysointi 1) Riskikartoitus 2) Riskien vaikutuksien arviointi 3) Riskien luokittelu todennäköisyyteen perustuen 4) Riskien hallinta 21

22 Projektin riskien analysointi Riskin todennäköisyys Seurausten kustannusten odotusarvo Riskin seurausten kustannukset 5 1) Suhtautumistavalla ei ole suurta merkitystä. 2) Varaudutaan ja valvotaan tarkasti. 3) Sisällytetään kustannuslaskelmaan. Valvotaan tarkasti. 4) Haetaan muita ratkaisutapoja, pyritään pienentämään kustannusvaikutuksia, vakuutetaan tai siirretään muille. Valvotaan tarkasti. 5) Seurausten kustannukset ylittävät riskinsietokyvyn. Luovutaan hankkeesta. 22

23 Projektin perinteiset riskit Pieni riski Tuloksen ennakoitavuus Hyvä Heikko Hyvä Kokemus Heikko Tee tutkimus tai selvitys Hanki ulkopuolista apua Kouluta Erittäin suuri riski 23

24 Projektin lopputuloksen ositus 24

25 Lopputuloksen ositus tavoitenäkökulmasta Projektin tehtävä (missio) Kokonaistavoite Osatavoitteet Lopputuloksen kuvaus 25

26 Esimerkki tuloksen osituksesta (PBS) LOPPUTULOS JA SEN OSAT: Projektinhallintajärjestelmä Toimiva fyysinen järjestelmä Asianmukainen dokumentaatio Osaavat käyttäjät Laitteet Ohjelmistot Käyttöohjeet Pääkäyttäjä Clientit Palvelin Tietokanta Palvelinosuus Helppitekstit Tekninen dokumentaatio Käyttäjät Verkko Client-osuus Verkko ja varusohjelmistot 26

27 Projektin työn suunnittelu 27

28 Projektin työn suunnittelu Onnistumisen avainkysymys Tulosten ymmärrys Käytettävissä olevat resurssit Vastuualueet Tarkistuspisteet Jakokaavio seinätauluna, työn ositus (WBS = Work Breakdown Structure) myös hierarkkisena 28

29 Tarkistuspiste eli milestone Hyvän tarkistuspisteen tuntomerkkejä: selkeästi kuvattu: yhteistyön ja sitoutumisen väline kaikkien projektiin osallistuvien ymmärrettävissä hallittavissa sekä määrällisesti että laadullisesti: looginen, täsmällinen ja sidottu työvaiheeseen keskittyy välttämättömiin päätöksiin ja tärkeisiin työvaiheisiin Milestone Milestone Goal Start Activities 29

30 Jakokaavio työn suunnittelussa Tuloksen tekemiseksi tarvittavia töitä Abc Alustavia (osa)tuloksia tarralapuilla nn Tarkistuspiste 30

31 Karkean tason aikataulun ja vaiheistuksen suunnittelu 31

32 Väyläkartta (Road map) Systemaattinen tapa laatia projektille karkean tason etenemissuunnitelma Projektin tiekartta Projektinhallinnan yleisen tason apuväline Osapuolien sitoutumisen varmistaminen Osatulosten väliset riippuvuussuhteet ja eri vaiheiden seurausvaikutukset toisiinsa Aloitus- ja lopetuskohdat sekä toteutuksen päävaiheet 32

33 Karkean aikataulun laadinta Tarjouspyynnöt Kaupalliset neuvottelut Tulosten mittaaminen Tuotteen ominaisuudet Markkinoinnin suunnittelu Esitteiden teko Eka kierros Toka kierros Raportointi Koulutustarpeen selvitys Kurssiohjelma Oppilasaineistot Pito Myynnin tuki Talouden arviointi 33

34 Väyläkartan edut Väyläkartan suurimmat edut: Aikataulun ylitysten ja kustannusten kasvamisen riskin minimointi: ymmärretään projektiin kuuluvien tehtävät ja tehtävien väliset riippuvuudet Muutosten haittavaikutusten minimoiminen organisaatiossa ja sen teknisessä ympäristössä - vaiheittainen ja looginen projektin etenemisen kuvaus 34

35 Harjoitus 1: Swot ja riskianalyysi a) SWOT -analyysin tekeminen Muodosta nelikenttä: Vahvuudet Heikkoudet Mahdollisuudet Uhkat Nykyinen tila Tulevaisuus Vahvuudet Heikkoudet Mahdollisuudet Uhkatekijät Mitkä asiat, ominaisuudet ym. ovat organisaatiossa sellaisia tällä hetkellä, että ne tukevat projektin menestystä? Mitkä asiat, ominaisuudet ym. nykyisessä organisaatiossa tällä hetkellä hankaloittavat projektin aloitusta tai muodostavat myöhemmin uhkia projektin menestyksekkäälle läpiviennille? Mitä organisaatiossa olevia piileviä mahdollisuuksia projektissa voidaan hyödyntää? Millaisia positiivisia mahdollisuuksia projekti tarjoaa siihen osallistuville? Mitä positiivista onnistunut projekti saa aikaan (organisaatiossa, markkinoilla )? Mitä ongelmia projekti mahdollisesti tulee kohtaamaan? Mitä projektia hankaloittavia ympäristömuutoksia voi tulla (ml. esim. asiakas)? Millaisia uhkia projekti aiheuttaa muulle toiminnalle, entä jos se epäonnistuu? 35

36 b) Riskianalyysin tekeminen: 1. Ideoi ryhmässä rajaton määrä riskejä (niitä saattaa löytyä SWOTin kohdista heikkoudet ja uhkat ) 3. Arvioi kunkin riskin toteutumisen todennäköisyys asteikolla Arvioi kunkin riskin vaikuttavuus projektiin asteikolla Kerro edelliset luvut keskenään kunkin riskin kohdalta = riskipisteet 6. Valitse 10 eniten pisteitä saanutta riskiä 7. Kirjoita seuraavan sivun muotoisesti 1. Riskin kuvaus 2. Sen vaikuttavuus 3. Toteutumisen todennäköisyys 4. Riskipisteet 5. Toteutumista estävät toimenpiteet 6. Vastuuhenkilö 7. Estävien toimien valmistumisen aikataulu Huom! Harjoitus liittyy annettavaan harjoitustyöhön. Luennolla harjoitusta tekevät saavat riittävän pohjustuksen suullisesti. Kotityönä tekevät saavat pohjatiedot vasta 20.3 julkaistavassa harjoitustyössä, joten heidän osaltaan tämän luentoharjoituksen palautuksen DL on poikkeuksellisesti vasta

37 Riski nro. Riskin kuvaus Merkitys (1-10) Riskipisteet Todennäköisyys (1-10) Estävät toimenpiteet Valmis (pvm.) 37