Alustava projektisuunnitelma Seudullisten ICT palveluiden kilpailutuksesta

Transkriptio

1 Alustava projektisuunnitelma Seudullisten ICT palveluiden kilpailutuksesta

2 Sisältö 1. Taustaa 2. Hankinnalle asetetut tavoitteet 3. Hankintastrategia 4. Kilpailutusprosessi 5. Kilpailutuksen kohteena olevat palvelumoduulit 6. Kilpailutuksen aikataulu 7. Riskit

3 Taustaa Tampereen seudun nykyiset perustietotekniikan ja järjestelmäpalveluiden sekä puhe- ja tietoliikenteen kilpailutusta valmistellaan. Nykyinen ICT-palvelutuotanto perustuu vuoden 2010 ratkaisuihin, jotka olivat tuolloin parhaita markkinoilla olevia ratkaisuja. Nykyiseen sopimukseen liittyi myös Tampereen Tietotekniikkakeskus liikelaitoksen liiketoimintakauppa, joka myös vaikutti tehtyihin ratkaisuihin. Tietotekniikan ja siihen liittyvien toimintatapojen nopea kehitys tarjoaa kuitenkin kiihtyvällä tahdilla uusia merkittäviä mahdollisuuksia toteuttaa tietotekniikkapalvelut edullisemmin ja paremmalla laadulla. Perustietotekniikan kilpailutuksessa luodaan pohja tuleville, palveluiden vaikuttavuutta parantaville ratkaisuille, joilla on suora vaikutus koko Tampereen seudun toiminnan tehostumiseen.

4 Hankinnalle asetetut tavoitteet Tavoitteet Mittarit Toimenpiteet Kustannukset Kustannussäästö 20-30% *) Kustannukset suhteutettuna volyymeihin laskee vähintään 20%. *) Itsepalvelun lisääminen (työtapamuutos). Automaatioasteen kasvattaminen (työtapamuutos). Vaaditaan laskevat vuosihinnat. Laatu Käyttäjätyytyväisyys pysyy samana tai paranee. - Kohtaamiskysely yli 9 - Käyttäjätyytyväisyyskysely yli 7,4 - Johdon kysely tasolla hyvä Käyttötuki ratkaisee ongelmat ensimmäisellä yhteydenotolla. Sujuvalla itsepalvelulla loppukäyttäjän tyytyväisyys palvelusta kasvaa. Sopimuksen joustavuus Todellisen palvelutarpeen mukaiset muutokset mahdollisia Sopimus mahdollistaa volyymi- ja palveluiden muutokset Sopimusehdot määriteltävä tarkasti *) Kustannushyödyn realisointi vaatii investointia ja hyöty realisoituu täysimääräisenä arviolta Hyötyjen realisointi vaatii myös käyttäjien työtapojen muutoksia (mm. itsepalvelu ja automatisointi) Kilpailutettava kokonaisuus on vain osa ICT-palveluita ja kustannussäästötavoite koskee vain tätä osaa.

5 Hankintastrategian osa-alueet Hankintastrategian osa-alue Hankintastrategian linjaus Vastaavuus kaupungin strategiaan Tavoiteltava hintataso Palveluratkaisut Teknologia Tukimalli Seutukuntayhteistyö Toimittajien koko ja määrä Hankinnan joustavuus Laatu Kustannustehokkaat toimialalähtöiset ICT-palvelut, jotka mahdollistavat toimintamenojen hillitsemisen, toimintatapojen uudistamisen ja rakenteelliset muutokset. Tavoitteena on vähintään 20% säästö, joka ei saa näkyä loppukäyttäjän palvelukokemuksen heikkenemisenä. Ratkaisujen tulee olla moderneja, vakioituja ja tuotteistettuja. Niiden tulee pohjautua kansallisen kokonaisarkkitehtuurin linjauksiin. Ratkaisuilla luodaan pohja tuleville substanssitoiminnan vaikuttavuutta lisääville palveluille. Moderneja teknologioita ja toimintamalleja hyödynnetään ennakkoluulottomasti, silloin kun niistä saatava hyöty on selkeästi osoitettavissa toimialojen toiminnassa. Tukimallin tulee huomioida kaikkien toimialojen erinlaiset tukitarpeet, esimerkiksi opetustoimen nopea digitalisoituminen. Helpdeskin tikettimäärää vähennetään hyödyntäen palveluaotomaatiota käyttäjälähtöisesti. Hankittavat palvelut tukevat seutukunnallista palveluiden yhteneväisyyttä. Kilpailutukseen pyritään saamaa 5-7 keskikokoista tai suurta toimittajaa (PTT) ja kommunikaatioja tietoverkkopalveluihin 3 toimittajaa. Palveluiden tulee olla muokattavissa tulevaisuuden palvelurakennemuutosten ja uusien toimintatapojen tarpeisiin sisällöllisesti ja palveluvolyymeissa. Palvelutasojen tulee vastata toimialojen tarpeita ja loppukäyttäjän käyttökokemuksen tulee parantua. Tekijätiedot ja/tai esityksen nimi

6 Päätetty kilpailutusprosessi on avoinmenettely (Kommunikaatio- ja tietoverkkopalvelut) KL-Kuntahankinnat

7 Päätetty kilpailutusprosessi on neuvottelumenettely (PTT- ja integraatioplav.) Tekijätiedot ja/tai esityksen nimi

8 Hankittavat kokonaisuudet Perustietotekniikkaja integraatiopalvelut Työasemaympäristön palvelut (opetus) Kapasiteetti- ja pilvipalvelut Kommunikaatio-, tietoverkko-, tietoturva ja valvontapalvelut Kommunikaatiopalvelut Tietoverkko- ja tietoturvapalvelut Sovelluspalvelut Sovelluspalvelut Työasemaympäristön palvelut (hallinto) Palvelutason mittaus, valvonta ja analysointi Integraatiopalvelut Lisenssit ja elinkaaripalvelut Service Desk ja käyttäjätukipalvelut KL-Kuntahankinnat Palveluiden sisällöt tarkentuvat hankintaprosessin edetessä

9 Aikataulu Puhe ja data (alustava) Vaihe (vko) Lähtötilanteen kartoittaminen: materiaali ja laskenta Tarpeiden selvittäminen ja haastattelut Strategiset valinnat Hankintastrategia Palvelutarpeiden kuvaus ja tarjouspyyntökonsepti Tekniset vuoropuhelut, tarjouspyynnön viimeistely, tarjouspyynnön lähettäminen Tarjousten vertailu ja toimittajavalinta Valitusaika ja hankintasopimu s Kickoff Ennakkoilmoitus KL-Kuntahankinnat Joululoma Hiihtoloma Pääsiäinen

10 Aikataulu PTT ja integ. (alustava) Vaihe (vko) Hankintastrategia Hankintailmo itus/ Osallistumishakemukset Osallistujien valinta ja neuvottelut Tarjouspyy nnön valmistelu Hankintailmoitus Osallistujien valinta Lopullinen tarjouspyyn tö ja vastausaika Tarjousten vertailu ja toimittajavali nta Valitusaika ja hankintasop imus Joululoma Hiihtoloma Pääsiäinen

11 Hankintaan liittyvät riskit Riskin todennäköisyys 4. Aikataulu venyy 3. Menettelytapavirhe kilpailutusprosessissa 1. Ei sopivia osallistujia 2.Väärät ratkaisut tai teknologia valinnat Riskien hallinta 1. Osallisumisehdot määritellään myös keskikokoisille toimijoille mahdollisiksi. 2. Neuvotteluvaiheessa vaaditaan tarjotuista ratkaisuista tarkat referenssit 3. Noudatetaan tarkasti hankintalakia ja valittua hankintaprosessia 4. Realistinen aikataulu ja riittävän tarkka hankintaprosessin suunnittelu Riskin vaikutus Tekijätiedot ja/tai esityksen nimi

12 ICT-palveluiden modernisointiin ja kustannustehokkuuden parantamisessa huomioitavat keskeiset riskit ICT-Palveluiden modernisointi ja kustannustehokkuuden parantamiseen liittyvät riskit on tärkeää tunnistaa ja hallita. Nämä riskit liittyvät tyypillisesti: 1. Teknologiaan Riski: Onko valitun teknologian maturiteetti ja soveltuvuus riittävä? Riskienhallinnan ratkaisu: Mahdollisimman vastaavan referenssitoteutuksen auditointi 2. Organisaation toimintakulttuuriin Riski: Organisaatiokulttuuri voi vastustaa uudistettuja ICT-palveluita. Riskienhallinnan ratkaisu: Tehokas tiedotus ja koulutus. 3. Toimintaprosesseihin Riski: Onko uudistettuihin ICT-palveluihin liittyvät toimintaprosessit optimoitu ja testattu huolella? Riskienhallinnan ratkaisu: Huolellinen kokonaisarkkitehtuurityö ja prosessien testaus. 4. Toimittajan vaihto Riski: Migraatio saattaa aiheuttaa odottamattamia katkoksia palveluissa, jolla saattaa olla isompiakin kerrannaisvaikutuksia. Riskienhallinnan ratkaisu: Huolellinen migraatioprojektin suunnittelu sekä aikataulutus. Migraatioprojektin huomioiminen kilpailutuksessa esim. omana hintakomponenttina sekä pisteytyksenä. Mahdollisten migraation aiheuttamien odottamattomien katkosten sanktioiminen sopimuksessa.