MALLINNUS YRITYSTEN JA KUNTIEN YHTEISTYÖMAHDOLLISUUKSISTA HANKINTOJEN SUUNNITTELUSSA

Transkriptio

1 SataTila-hanke MALLINNUS YRITYSTEN JA KUNTIEN YHTEISTYÖMAHDOLLISUUKSISTA HANKINTOJEN SUUNNITTELUSSA Prizztech Oy Suunnitelma on toteutettu osana Satakuntaliiton osarahoittamaa SataTilahanketta.

2 Sisältö Kuntien ja yritysten yhteistyön vaiheita innovatiivisten ratkaisuiden löytämiseksi Pienhankinnat Pienhankinnan rajat Yritysyhteistyön periaatteita pienhankinnoissa Pienhankinnan valmistelu Yritysyhteistyö ja innovointi pienhankintojen osalta, prosessi Kynnysarvon ylittävät hankinnat Hankinnan arvo Hankintamenettelyt Yritysyhteistyö ja innovointimahdollisuudet kansallisen kynnysarvon ylittävien hankintojen osalta, prosessi Yritysyhteistyön mahdollisia muotoja

3 Tilaaja-tuottaja yhteistyön mahdollisuudet Yleiskuva yritysyhteistyön ja innovoinnin mahdollisuuksista Tarve hankinnalle Markkinatuntemus Jatkuva vuorovaikutus Hankinnan suunnittelu Pienhankinnat Kynnysarvot ylittävät hankinnat Pienhankinnan valmistelu Markkinatuntemus Tarjouspyynnön valmistelu Ilmoituskanavan valinta Hankinnan valmistelu Vuorovaikutus innovatiivisten ratkaisujen löytämiseksi Tarjouspyynnön valmistelu Tarjouspyynnön julkaisu

4 Kuntien ja yritysten yhteistyön vaiheita innovatiivisten ratkaisuiden löytämiseksi Tarve hankinnalle Markkinatuntemus Jatkuva vuorovaikutus Hankinnan suunnittelu Kunnan hankintastrategiat määriteltyinä sektoreittain Palvelut/toiminnat, joissa hyödynnetään ostopalveluita Hakemistot esim. Satakanta.fi tai yrityslistaukset Yrittäjäorganisaatiot ja kehittäjäorganisaatiot (esim. Satakunnan Yrittäjät, Kauppakamarit, Prizztech Oy yms.) Kokemusperäisen tiedon hyödyntäminen ratkaisumalleista Koulutus ja osaamisen ylläpito Vuosittaiset kunnan koolle kutsumat strategiset foorumit/yritystilaisuudet tulevista hankintatarpeista Toimialakohtaiset kunnan koolle kutsumat tapaamiset Käyttäjäpalautteen ja ideoiden hyödyntäminen esim. tilaisuuksien tai sosiaalisen median avulla, jossa voidaan käynnistää keskustelu kuntalaisten näkökulmasta Hankintaohjeistus (hankintavaltuudet kunnassa ja viralliset päätökset) Hankinnan arvo (kynnysarvot ylittävä / alittava) Yksittäinen hankinta vai yhteishankinta Varataan riittävästi aika hankinnan valmisteluun

5 Markkinoiden kartoittaminen Julkisessa hankinnassa hyvän tarjouspyynnön laatiminen edellyttää markkinoiden tuntemista. Tuntemalla markkinoiden tarjontaa hankintayksikkö voi selkeämmin määritellä hankinnan kohteen ja valintaperusteen mahdollisine vertailuperusteineen. Vuoropuhelu tarjoajien kanssa tai perehtyminen markkinoilla olevaan tarjontaan ja erilaisiin vaihtoehtoihin usein kirkastaa ostajalle itselleen hyvän hankinnan kannalta oleellisen tiedon. Samalla potentiaaliset tarjoajat voivat saada hankintayksiköltä tietoa julkisen hankinnan perusperiaatteista. Markkinakartoitus ei tarkoita, että ehdokkaiden syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun nimissä olisi tutustuttava kaikkeen mahdolliseen markkinoilla olevaan tarjontaan. Riittää, että suhteellisuusperiaatetta noudattaen perehdytään riittävästi erilaiseen tarjontaan. Tarjouskilpailua ei saa käyttää markkinoilla vallitsevan hintatason selvittämiseen tai markkinoiden kartoittamiseen. Oleellista vuoropuhelussa ja markkinaselvitysten tekemisessä on, että ne erotetaan selkeästi itse hankintaprosessista. Lähde:

6 PIENHANKINNAT

7 Pienhankinnan rajat Kynnysarvon (hankintalain 15 ) alittavia hankintoja ts. pienhankintoja ovat (arvo alv 0 %) alle euron tavara- ja palveluhankinnat - alle euron sote- palveluhankinnat - alle euron rakennusurakat Tarkista voimassaolevat kynnysarvot

8 Yritysyhteistyön periaatteita pienhankinnoissa Pienhankinnoilla pyritään tehostamaan, joustamaan ja nopeuttamaan arvoltaan pienten hankintojen tekemistä. Hankintayksiköillä on mahdollisuus itse päättää, miten pienhankintoja toteutetaan. Kunta toteuttaa pienhankintansa tarjonnan mukaan hankinnan tarpeeseen ja arvoon nähden tarkoituksenmukaisimmalla tavalla. Kuntien on kilpailutettava pienhankinnat omien ohjesääntöjensä mukaisesti. Tällainen ohjesääntö on laadittava ja siinä otettava kantaa käytetäänkö pienhankinnoissa Hilmapalvelua tai lähialuekilpailutusta. Pienhankinnat paikallisilta yrityksiltä ovat mahdollisia. Tarjonnan puitteissa kunta voi kilpailuttaa nämä hankinnat julkisen hankinnan periaatteita noudattaen vain paikallisesti tai lähialueelta. Pienhankinnoissa on olennaista toimia avoimesti ja tasapuolisesti. Lisätietoa pienhankintojen toteuttamiseen

9 Pienhankinnan valmistelu Sisältö määritellään huolellisesti, koska myös pienhankintoja koskevien tarjouspyyntöjen pitää olla selkeitä ja ymmärrettäviä sekä päätökset perusteltavissa Markkinatuntemus on tärkeää pienhankintoja tehtäessä Hankinnan valmistelun tulee olla tasapuolista Hankintojen pilkkominen ei ole sallittua Tarjouspyynnöt voidaan lähettää suoraan paikallisille tai muille yrityksille tai hyödyntää Hilma-palvelua Hankinnan vaatimukset määritellään ja niiden tulee täyttyä Valintaperusteena joko arvioitava kokonaistaloudellisuus tai halvin hinta Ilmoituskanavana voi olla kunnan nettisivu, joka edustaa avointa toimintatapaa Lisätietoa pienhankintojen toteuttamiseen

10 Yritysyhteistyö ja innovointi pienhankintojen osalta Pienhankinnan valmistelu Markkinatuntemus Tarjouspyynnön valmistelu Ilmoituskanavan valinta Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat kts. Kynnysarvot esim. Hankintailmoitukset.fi Tarkistetaan mahdollisesti olemassa olevat puitesopimukset Kuntakohtaiset toimintaohjeet, joissa on määritelty hankintarajat oikeudet valtuudet Kuntien on laadittava ohjesääntö pienhankintojen toteuttamista ja siinä on otettava kantaa käytetäänkö pienhankinnoissa Hilmailmoitusta tai lähialuekilpailutusta. Yritysvaikutusten arvioinnin toteuttaminen Hakemistot esim. Satakanta.fi tai yrityslistaukset Toimialakohtaiset kartoitukset Kokemusperäisen tiedon hyödyntäminen ratkaisumalleista Koulutus ja osaamisen ylläpito uusimmista palvelumalleista ja teknologioista Kunnan ja yrittäjien väliset toimialakohtaiset hankintapalaverit ja yrittäjien tuotteiden sekä palveluiden esittely Molemminpuolinen, jatkuva vuorovaikutus Tasa-arvo ja avoimuus myös pienhankinnoissa Arviointikriteerien asettaminen: hinta suhteessa laatuun ja toimintavarmuuteen, aiempi kokemus huomioidaan Tarjouspyynnön valmistelussa uusien toimintamahdollisuuksien ideointi Valitaan kunnan ohjesääntöä noudattaen Kunnan nettisivuille ilmoituspaikka pienhankintoja koskeville tarjouspyynnöille Lehti-ilmoitus tarvittaessa Suorat tarjouspyynnöt sähköpostitse, jos tarkoituksenmukaista Hilma-ilmoitus

11 KYNNYSARVON YLITTÄVÄT HANKINNAT

12 Hankinnan arvo Kynnysarvot ylittäviin hankintoihin sovelletaan lakia julkisista hankinnoista Kansalliset kynnysarvot hankintalain 15 ovat (2012) tavara- ja palveluhankinnoissa sosiaali- ja terveydenhoitoalan palveluhankinnoissa rakennusurakoissa EU-kynnysarvot hankintalain 16 ovat (2012) tavara- ja palveluhankinnoissa rakennusurakoissa (EU-kynnysarvot ovat voimassa ) Voimassa olevat kynnysarvot tai

13 Hankintamenettelyt Avoin menettely ilmoitus julkinen Rajoitettu menettely tarjouspyyntö valituille, ilmoitettava perusteet Puitejärjestely avoin tai rajoitettu menettely, valitaan yksi tai useampi toimittaja ei sitoumusta palveluiden ostamiseen tai tarjoamiseen Neuvottelumenettely neuvotteluiden kautta täsmennetään hankinta ja valitaan toimittajat Suorahankinta hankitaan kilpailuttamatta, vain poikkeustapauksissa Kilpailullinen neuvottelumenettely erityisen monimutkaisissa hankinnoissa, tarjouspyyntö yritysten ratkaisuehdotusten pohjalta

14 Yritysyhteistyö ja innovointimahdollisuudet kansallisen kynnysarvon ylittävien hankintojen osalta Hankinnan valmistelu Vuorovaikutus innovatiivisten ratkaisujen löytämiseksi Tarjouspyynnön valmistelu Tarjouspyynnön julkaisu Hankinnan arvon arviointi. Kansallisen kynnysarvojen ja EU-kynnysarvojen ylittävien hankintojen voimassa olevat kynnysarvot löytyvät esim. Hankintailmoitukset.fi Tarkistetaan kuntakohtaiset toimintaohjeet, joissa on määritelty hankintarajat oikeudet valtuudet Kuntien päätösten yritysvaikutusten arvioinnin toteuttaminen Valmisteluun riittävästi aikaa uusien ideoiden mahdollistamiseksi Voidaan hakea uusia ideoita / toimintatapoja käynnistämällä Some:ssa esim. Facebookissa kaikille kuntalaisille ja muille toimijoille avoin keskustelu palvelun toteuttamisesta Kuntakohtaisissa säännöllisissä foorumeissa yrittäjiä on informoitu hankintastrategioista palvelusektoreittain Avoin ideointityöpaja palveluiden tai tuotteiden tarpeet ja mahdollisuudet tilaajan ja tuottajan näkökulmasta Sisällön suunnittelu, mitkä tärkeimpiä tarpeita käyttäjäasiakkaan kannalta Kriteerien ja painoarvojen asettaminen kokonaistaloudellisuus huomioiden innovatiivisuus ja mm. sosiaaliset ja kestävän kehityksen periaatteet huomioiden Sopivimman hankintamenettelyn valinta Tarjouspyynnön valmistelussa uusien toimintamahdollisuuksien ideointi Ensisijaisesti HILMA eli Lisäksi kunnan nettisivu ja/tai hankintatoimen sivustolla sekä haluttaessa lehti-ilmoitukset Alan kehittymistä koskevan tiedon hyödyntäminen ja tarjonnan tuntemus Voidaan tehdä ennakkoilmoitus Hilmaan tulevasta hankinnasta tiedoksi yrityksille Tarvittaessa sisällytetään tarjouspyyntöön sen esittelytilaisuus, jossa yritykset voivat kysyä lisätietoa

15 Yritysyhteistyön mahdollisia muotoja Kunta- tai kuntayhtymäkohtaiset foorumit säännöllistä strategista yhteistyötä yrittäjien kanssa kunta kutsuu avoimesti koolle yrittäjiä ja informoi hankintastrategioista sekä tulevista hankinnoista sektoreittain tilaisuuksissa molemminpuolista vuorovaikutusta ja keskustelua mahdollisuuksista innovatiivisiin ratkaisuihin tilaisuuksissa voidaan hyödyntää myös alustuksia toimialakohtaisesti esim. alan uusimman tiedon hyödyntäminen lakien, asetusten ja määräysten päivitykset sertifikaatit / luokitukset (esim. LEED) tulevaisuuden tutkijoiden näkemykset yrittäjien ideat uusista tuottamisen tavoista Kuntakohtaiset elinkeinotiimit tms. Yhteistyö kehittäjäorganisaatioiden kanssa Tutkimustiedon hyödyntäminen; oppilaitokset, tutkimuslaitokset

16 Yritysyhteistyön mahdollisia muotoja Toimialakohtainen vuorovaikutus esim. hankintapalaverit säännöllistä yhteistyötä yrittäjien kanssa sopimuskauden aikana kunnassa tietystä palvelusektorista vastaava viranhaltija kutsuu koolle yrittäjiä avoimesti tilaisuuksissa molemminpuolista vuorovaikutusta esimerkiksi tavoitteet suhteessa toteumaan, odotukset suhteessa tilattuun työhön, laatutekijöistä ja uusista palvelun tuottamisen tavoista sopimuskauden aikana tilaisuuksissa voidaan hyödyntää myös alustuksia ajankohtaisista teemoista