TURUN SEUDUN PUHDISTAMO OY KAKOLANMÄEN JÄTEVEDENPUHDISTAMO POISTOPUTKEN KAPASITEETIN TEHOSTAMINEN

Transkriptio

1 OSALLISTUMISHAKEMUSOHJE 1(7) TURUN SEUDUN PUHDISTAMO OY KAKOLANMÄEN JÄTEVEDENPUHDISTAMO POISTOPUTKEN KAPASITEETIN TEHOSTAMINEN MAAPERÄTUTUKIMUKSET, SUUNNITTELU JA ASIANTUNTIJAPALVELUT Turun seudun puhdistamo Oy (jäljempänä myös puhdistamo, tilaaja tai hankintayksikkö ) pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän osallistumishakemusohjeen ja sen liitteiden mukaisesti puhdistamon poistoputken kapasiteetin tehostamisprojektin maaperätutkimuksista, suunnittelusta ja asiantuntijapalveluista. Hankinnasta on julkaistu ennakkoilmoitus Hanke ja tausta Turun seudun puhdistamo Oy on 14 kunnan omistama palveluntuottaja, joka tarjoaa omistajilleen sekä muille asiakkailleen hyvänlaatuista jätevedenpuhdistuspalvelua kustannustehokkaasti. Yhtiö vastaa ja huolehtii Kakolanmäen jätevedenpuhdistamon operoinnista ja sen puhdistustuloksesta. Lisätietoa hankintayksiköstä löytyy nettisivuilta osoitteesta: Kakolanmäen jätevedenpuhdistamon poistoputki liittyy nykyisin Turun kaupungin hulevesiviemäriin. Hulevesiviemärin kapasiteetti ylittyy aika ajoin ja tämän lisäksi hulevesiviemärin käytön on arvioitu lisääntyvän tulevaisuudessa. Tästä syystä alustavien suunnitelmien mukaan Kakolanmäen jätevedenpuhdistamolta rakennetaan uusi poistoputki mereen. Nyt kyseessä olevassa hankinnassa tilaaja valitsee yhden toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen poistoputken kapasiteetin tehostamisen suunnittelusta, asiantuntijapalveluista sekä tarkemmista maaperätutkimuksista. Hankintakokonaisuuden laajuus on neuvottelumenettelyn alkaessa vielä joiltain osin avoinna. Uuden poistoputken reitiltä on tehty yleispiirteinen maaperätutkimus, joka esitellään tarjoajille neuvotteluiden yhteydessä. Hankinnan kohdetta ja taustaa on kuvattu alustavasti tämän osallistumishakemusohjeen liitteellä 1, Maaperätutkimukset, suunnittelu ja asiantuntijapalvelut. Projektinjohto

2 OSALLISTUMISHAKEMUSOHJE 2(7) 2. Aikataulu Hankkeeseen on tarkoitus hankkia erillinen projektinjohto, projektipalvelu ja valvonta. Tämän hankinnan myötä valittavalta toimittajalta edellytetään hyviä yhteistyövalmiuksia muiden hankkeessa työskentelevien kanssa. Toimittaja työskentelee tilaajan sekä hankkeen projektinjohdon alaisena ja toimittajan on noudatettava paitsi tilaajan, myös projektinjohdon ohjeita. Toimittaja on velvollinen luovuttamaan projektinjohdolle sekä valvonnalle kaikki näiden tarvitsemat tiedot viipymättä ja hyvässä hengessä. Tilaaja kilpailutta projektinjohto- ja valvontapalvelut myöhemmin. Tilaajan käsityksen mukaan projektinjohto- ja/tai valvontapalvelua ei ole tarkoituksenmukaista ostaa samalta palveluntuottajalta kuin suunnittelua ja tällä hankinnalla toteutettavia asiantuntijapalveluita (ei saa olla samaa omistuspohjaa). Tästä syystä tämän kilpailutuksen voittajataho on estynyt osallistumasta projektinjohtoa- ja /tai valvontaa koskevaan kilpailutukseen. Hankkeen aikataulu on alustavasti seuraavanlainen: Tilaajan tavoitteena on tehdä hankintapäätös joulukuussa 2016 ja allekirjoittaa hankintasopimus tammikuussa Suunnittelun on käynnistyttävä sopimuskauden alkaessa. Toteutussuunnittelu, maaperätutkimukset ja urakkakysely tehdään vuoden 2017 aikana. Hankkeen toteutus arviolta vuosina Lähtökohtaisesti tarkoituksena on, että tällä hankinnalla valittava toimittaja on mukana hankkeen suunnittelussa koko toteutusvaiheen ajan. Aikatauluun voi kuitenkin tulla muutoksia ja hanke voidaan myös keskeyttää missä vaiheessa perustellusta syystä (esimerkiksi muutokset hankkeen rahoituksessa). 3. Hankintamenettelynä neuvottelumenettely Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007, hankintalaki) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007, hankinta-asetus) ja hankintadirektiviä (2014/24/EU) siltä osin kuin direktiivillä on ns. välitön oikeusvaikutus. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinta toteutetaan käyttämällä hankintalain mukaista neuvottelumenettelyä. Neuvottelumenettelyn käyttö on perusteltua, koska hankinnan määrittely riittävällä tarkkuudella ei ole mahdollista ilman toimittajien kanssa käytävää neuvottelua. Osallistumishakemuksen tai tarjouksen tekemisestä, neuvotteluista tai muusta menettelyyn osallistumisesta tai siihen liittyvistä toimenpiteistä ei makseta toimittajille korvausta. Korvausta ei makseta myöskään siinä tapauksessa, että hankinta sittemmin keskeytetään.

3 OSALLISTUMISHAKEMUSOHJE 3(7) Hankintaan liittyvät tilaajan hankinta-asiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Myös osallistumishakemus liitteineen sekä tarjous liitteineen on jätettävä suomeksi ja neuvottelut käydään suomeksi. Jos yritys haluaa tarjousasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat yrityksen itsensä vastattavina. Tilaaja on käyttänyt osallistumishakemusohjeen laadinnassa PTCServices Oy:n asiantuntijoita. Edellä mainitun yhtiön asiantuntijat ovat esteellisiä toimimaan hankkeessa ehdokkaiden tai tarjoajien neuvonantajina tarjouskilpailun aikana. 4. Neuvottelumenettelyn kulku Ehdokkaiden valinta neuvottelumenettelyyn Kilpailusta kiinnostuneet ehdokkaat jättävät: - osallistumishakemuksen (liitteenä 3) ja - tiedot yrityksen soveltuvuudesta ESPD-lomakkeella (liitteet 2 ja 2.1) ja - tiedot referensseistä referenssilomakkeella (liitteenä 4) Soveltuvuuden tarkastusta varten tilaaja on laatinut sähköisessä ESPDjärjestelmässä kooditiedoston muodossa olevan lomakkeen (liitteenä 2). Ehdokkaat tallentavat tiedoston koneelleen, lataavat sen sähköiseen järjestelmään ja täyttävät tiedot suoraan ESPD-palvelussa. ESPD-lomaketta täydentävät tiedot sekä ohjeistus on liitteenä 2.1. ESPD-lomake palautetaan täytettynä tilaajalle pdf -muodossa osallistumishakemuksen mukana. Tilaaja tarkastaa ESPD-lomakkeella annetut tiedot sekä osallistumishakemuksen ja referenssit ja valitsee toimittajien joukosta neljä (4) jatkoon kappaleessa 4.4 kuvatulla tavalla. Neuvottelukutsu Jatkoon valituille lähetetään neuvottelukutsu, jossa ilmoitetaan neuvotteluaikataulu sekä alustava tarjouspyyntö. Ehdokkaiden on varauduttava mihin tahansa kohdan 4.5 aikataulun mukaiseen neuvottelupäivään (arkipäivät , Turku). Hankintadirektiivin välitön oikeusvaikutus edellyttää esittämään neuvottelukutsun yhteydessä alustavan tarjouspyynnön ja pyytämään alustavia tarjouksia neuvotteluiden pohjaksi. Varsinaiset tarjoukset jätetään vasta neuvottelujen jälkeen lopullisen tarjouspyynnön myötä. Neuvottelut ja lopullinen tarjouspyyntö Tilaaja neuvottelee erikseen kunkin neuvottelukumppanin kanssa. Tilaaja ei paljasta neuvottelukumppanin esittämiä ratkaisuja eikä luottamuksellisia tietoja. Neuvottelujen kuluessa valmistellaan lopullista tarjouspyyntöä ja sen liitteitä.

4 OSALLISTUMISHAKEMUSOHJE 4(7) Neuvottelut voivat koskea kaikkia hankittavien palvelujen tuottamiseen liittyviä asioita, mm. seuraavia: - Hinnoittelumallin ratkaiseminen - Hankinnan laajuus - Tekniset asiat - Takuuaika - Vastuuvakuutuksen suuruus Neuvottelut käydään Turussa puhdistamon tiloissa. Neuvottelujen päätyttyä hankintayksikkö pyytää kirjallisella tarjouspyynnöllä kirjallisen tarjouksen määräaikaan mennessä. Ehdokkaiden vertailu Jos vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin neuvotteluihin valittavia tarjoajia, hankintayksikkö vertailee osallistumishakemuksia ja valitsee ehdokkaista neljä (4) tarjoajaa ehdokkaiden referenssien pisteytyksen perusteella. Pisteet lasketaan yhteen ja ehdokkaat asetetaan paremmuusjärjestykseen saatujen pisteiden perusteella. Pisteytys on kuvattu tarkemmin Referenssilomakkeella. Kaikki referenssit (pakolliset ja vertailtavat) ilmoitetaan Referenssilomakkeella (liite 4). Neuvottelumenettelyn vaiheet ja alustava aikataulu Ennakkoilmoitus julkaistu Hankintailmoitus ja osallistumishakemusohje lähetetty julkaistavaksi Osallistumispyyntöä koskevat kysymykset ke klo Vastaukset kysymyksiin lähetetään viimeistään Osallistumishakemusten jättöaika pe klo Neuvotteluvaihe (yksi päivä/tarjoaja) Lopullisen tarjouspyynnön lähettäminen tarjoajille ma Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset ti Vastaukset tarjoajille pe Tarjousten jättöaika ke Hankintapäätös ja sen tiedoksianto ma Odotusaika päättyy ja sopimus voidaan tehdä ma Osallistumishakemusohjeeseen liittyvät kysymykset Hankinnasta kiinnostunut yritys voi esittää kysymyksiä ja pyytää lisätietoja sähköpostitse ke klo mennessä osoitteeseen. Ystävällisesti pyydämme kirjoittamaan sähköpostin aihekenttään Kysymykset: Poistoputki, suunnittelu.

5 OSALLISTUMISHAKEMUSOHJE 5(7) Vastaukset kysymyksiin lähetään yhtäaikaisesti ja saman sisältöisinä kaikille kysymyksiä jättäneille sekä yhteystietonsa kysymysten jättöpäivään mennessä lähettäneille. Myöhemmin tarjouskilpailusta kiinnostuneet voivat pyytää kysymyksiä ja vastauksia edellä mainitusta hankintayksikön sähköpostiosoitteesta. Hankintayksikkö vastaa pyyntöihin kolmen (3) arkipäivän kuluessa pyynnöstä. Kysyjän nimeä tai muita tarjoajaa koskevia tietoja ei ilmoiteta kysymysten ja vastausten yhteydessä. Yritys on velvollinen huomioimaan kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttämään hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja osallistumishakemusta antaessaan. 6. Osallistumishakemuksen toimittaminen 7. Luottamuksellisuus Osallistumishakemus liitteineen on toimitettava sähköpostitse osoitteeseen viimeistään pe kello Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Sähköpostiviestin liitteiden on oltava joko pdf-muodossa tai Microsoft Office - ohjelmilla luettavassa muodossa. Pyydämme otsikoimaan osallistumishakemuksen sisältävän viestin: Osallistumishakemus: Poistoputken suunnittelu / [Yrityksen nimi]. Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Jos osallistumishakemuksessa on ehdokkaan liike- tai ammattisalaisuuksia, tulee tällainen tieto merkitä luottamukselliseksi. Osallistumishakemusten avaustilaisuus ei ole julkinen. 8. Osallistumishakemuksen tekemistä koskevat vaatimukset Muiden tahojen voimavaroihin vetoaminen Ehdokas voi käyttää hankinnan toteuttamiseen muiden tahojen voimavaroja riippumatta niiden välisten suhteiden oikeudellisesta luonteesta, mutta ehdokkaan on osoitettava näyttö näiden voimavarojen käytettävyydestä. Jos ehdokas vetoaa alihankkijan voimavaroihin, kyseisen alihankkijan on tosiasiallisesti osallistuttava hankinnan toteuttamiseen. Ehdokkaalla ei ole oikeutta ilman pätevää syytä vaihtaa alihankkijaa, jonka voimavaroihin ehdokas on vedonnut osallistumishakemuksessa. Ehdokkaan määräysvallassa olevien konserniyhtiöiden voimavaroja ei automaattisesti pidetä ehdokkaan itsensä voimavaroina. Jos ehdokas haluaa vedota määräysvallassaan olevien konserniyhtiöidensä voimavaroihin, on osallistumishakemus ja tarjous tehtävä ryhmittymänä, jossa ko. voimavaroja

6 OSALLISTUMISHAKEMUSOHJE 6(7) luovuttavat konserniyhtiöt ovat mukana. Konserniyhtiön on tällöin tosiasiallisesti osallistuttava hankinnan toteuttamiseen. Ehdokkaan on osoitettava hankintayksikölle taloudellista ja rahoituksellista tilannetta ja teknistä suorituskykyä koskevien sekä muiden vaatimusten täyttyminen. Näyttövelvollisuus tilaajan esittämien vaatimusten täyttämisestä on siihen vetoavalla ehdokkaalla tai niiden ryhmittymällä. Tilaaja arvioi näytön riittävyyden vaatimusten täyttymisestä ja tarkistaa takeet siitä, että ehdokkaan resurssit ovat käytettävissä koko sen ajan, jonka sopimus kattaa. Ulkomainen ehdokas Ulkomaisen ehdokkaan on toimitettava vaatimuksissa tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella, vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus. Hankintamenettelystä poissulkeminen Ehdokas, joka syyllistyy hankintalain tai hankintadirektiivin vastaiseen menettelyyn tai väärien tai puutteellisten tietojen antamiseen, voidaan sulkea pois hankintamenettelystä. Hankintamenettelystä suljetaan pois ne ehdokkaat, jotka eivät täytä ehdokkaan soveltuvuudelle asetettuja vähimmäisvaatimuksia. Mitä ehdokkailta vaaditaan osallistumishakemuksen jättämisen hetkellä, vaaditaan myös myöhemmin tarjouksen tekemisessä. Ehdokas, joka tarjouksentekohetkellä ei täytä soveltuvuuden vaatimuksia, suljetaan lopullisessa tarjouskilpailussa ulkopuolelle. 9. Päiväys ja allekirjoitus Turussa Turun seudun puhdistamo Oy Mirva Levomäki Toimitusjohtaja LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 2.1 Maaperätutkimukset, suunnittelu ja asiantuntijapalvelut ESPD-kooditiedosto (ESPD palautettava täytettynä) ESPD ohje ja täydentävät tiedot

7 OSALLISTUMISHAKEMUSOHJE 7(7) Liite 3 Liite 4 Osallistumishakemuslomake (palautettava täytettynä) Referenssilomake (palautettava täytettynä)