Kauniaisten seurakuntayhtymä Grankulla kyrkliga samfällighet YKN GKR/E-MS. Yhteinen kirkkoneuvosto/gemensamma kyrkorådet 4/2019: Jäsenet/ Medlemmar

Transkriptio

1 Yhteisen kirkkoneuvoston kokous Gemensamma kyrkorådets möte Aika Tid tiistai/tisdag klo/kl Paikka Plats Kirkon yläsali Kyrkans övre församlingssal Yhteinen kirkkoneuvosto/gemensamma kyrkorådet 4/2019: Jäsenet/ Medlemmar Henkilökohtaiset varajäsenet/ Personliga suppleanter Mimosa Mäkinen, puheenjohtaja/ordförande Turid Hedlund, varapuheenjohtaja/vice ordförande Kare Visuri Nina Cross Ingrid Ojaluoma Kjell Nyberg Jaakko Nevanlinna Theodora Nyberg Raili Pirttimäki Petri Vähäsarja Kati Bondorff Bengt Ohls Mirja Tiri Tapani Ala-Reinikka, ykv:n pj ordf. för gkf Veronica Fellman, ykv:n vpj vice ordf. för gkf Ulrik Sandell, khra kyrkoherde Eeva-Mari Salmi, talouspäällikkö ekonomichef Johanna Degerman, siht. sekr. Esityslista Föredragningslistan: 1. Kokouksen avaus Mötets öppnande Puheenjohtaja Mimosa Mäkinen avasi kokouksen klo Puheenjohtaja ilmoitti, että kokouksen sihteerinä toimii Johanna Degerman Ordförande Mimosa Mäkinen öppnade mötet kl Ordföranden meddelade att Johanna Degerman är sekreterare på mötet. 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Mötets lagenlighet och beslutförhet Puheenjohtaja totesi, että kokous on laillisesti koolle kutsuttu (KJ 9:1) ja päätösvaltainen (KL 7:4). Liite 1. Kjell Nyberg saapui klo 17.03, kohdan 5 käsittelyn aikana. Ordföranden konstaterade att mötet är lagenligt sammankallat (KO 9:1) och beslutfört (KL 7:4). Kjell Nyberg infann sig kl under behandlingen av punkt 5. Bilaga Kokouksen pöytäkirjantarkastajat Mötets protokolljusterare Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Mirja Tiri ja Turid Hedlund Mirja Tiri och Turid Hedlund valdes till protokolljusterare. 1

2 4. Esityslista Föredragningslistan Päätettiin hyväksyä esityslista kokouksen työjärjestykseksi, Liite 2. Föredragningslistan beslöts godkännas som mötets arbetsordning. Bilaga 2 5. Ilmoitusasiat Anmälningsärenden Viranhaltijapäätökset, liite 3 Tjänsteinnehavarbeslut, bilaga 3 Johtoryhmän päätökset, liite 4 Ledningsgruppens beslut, bilaga 4 Verotulot, toukokuu, liite 5 Skatteintäkterna, februari, bilaga 5 Päätösesitys: Beslutsförslag: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää merkitä ilmoitusasiat tiedoksi. Gemensamma kyrkorådet beslutar anteckna anmälningsärendena för kännedom. Päätös Beslut: Yhteinen kirkkoneuvosto päätti merkitä ilmoitusasiat tiedoksi. Gemensamma kyrkorådet beslöt anteckna anmälningsärendena för kännedom. 6. Investointien talousarvio 2019, lisätalousarvio hankesuunnittelu Investeringsbudgeten 2019, tilläggsbudget för projektplaneringen Vuoden 2019 talousarvioon ja toimintasuunnitelmaan on suunniteltu muutamia korjausinvestointeja, näistä tärkeimmät ovat kirkkoherranviraston väliseinä ja Sebastoksen toimitilan muutokset. Molemmat suunnitelmat toteutuvat. Pieninvestointisuunnitelmaa muotoillaan jonkin verran. Vuoden tärkein investointihanke on kirkon rakennusten hankesuunnitelman tuottaminen, mihin on varattu määräraha. Hyvä ja onnistunut hankesuunnitelma toimii päätöksenteon pohjana. Budjetointivaiheessa ei ole ollut riittävää tietoa hankesuunnittelun laajuudesta ja monialaisuudesta. Hankesuunnittelu kannattaa tuottaa huolellisesti kirkon monimuotoisessa ympäristössä. Hankesuunnitteluun tarvitaan arkkitehti- ja pääsuunnittelupalvelut, rakennesuunnittelu + geosuunnittelu, LVI-suunnittelu ja elinkaarilaskenta, sähkösuunnittelu ja kustannuslaskenta. Lisäksi suunnitelmaan tulee joitain tarpeellisia mittauksia ja tutkimuksia. Kokonaisuus on laaja ja kattava. Hankesuunnittelun tekemiseksi on välttämätöntä anoa lisämääräraha. Liitteessä 6 on esitetty investointimäärärahojen muutostarpeet ja kirkon rakennusten hankesuunnitelman kokonaismääräraha-arvio. 2

3 Hankesuunnittelun kokonaismääräraha-arvio projektipäällikköpalveluineen on Vuodelle 2019 varattua hankesuunnittelun määrärahaa ( ) korotettaisiin , loppuosa lisämäärärahasta ( ) jaksottuu vuoden 2020 alkuun. Muilta osin investointibudjettieriä järjestellään ja pienemmistä investoinneista säästetään , liite 6. Täten koko investointibudjetin talousarviomuutos vuodelle 2019 on Investointien lisätalousarvio rahoitetaan yhteistalouden käyttötilillä olevilla varoilla. I budgeten och verksamhetsplanen för 2019 har några reparationsinvesteringar planerats, de viktigaste av dessa är en mellanvägg i pastorskansliet och ändringar i Sebastos. Bägge kommer att genomföras. Planen för småinvesteringar justeras något. Årets viktigaste investeringsprojekt är att göra upp en projektplan för kyrkans byggnader. För detta har ett anslag på euro reserverats. En bra och lyckad projektplan utgör ett underlag för beslutsfattandet. I budgeteringsskedet hade vi inte tillräcklig information om omfattande och sektorsövergripande projektplaneringen är. Det lönar sig att göra projektplaneringen noggrant i kyrkans mångsidiga miljö. För projektplaneringen behövs arkitekt- och huvudprojekterartjänster, konstruktionsplanering + geoplanering, VVS-planering och livscykelkalkyler, elplanering och kostnadsberäkningar. Dessutom behövs vissa mätningar och undersökningar. Helheten är omfattande. Det är nödvändigt att ansöka om en tilläggsbudget för projektplaneringen. I bilaga 6 visas behoven av ändring i investeringsanslagen och en uppskattning av totalanslagen för projektplaneringen för kyrkans byggnader. Totalanslagen för projektplaneringen inklusive projektchefstjänster uppskattas bli euro. Anslaget för projektplanering 2019 ( euro) skulle höjas med euro, resten av tilläggsanslaget ( euro) periodiseras till början av I övrigt justeras posterna i investeringsbudgeten, och euro sparas in på de mindre investeringarna, bilaga 6. Därmed uppgår ändringen i hela investeringsbudgeten 2019 till euro. Tilläggsbudgeten för investeringar finansieras med medel på den gemensamma ekonomins brukskonto. 3

4 Talouspäällikön päätösesitys: Ekonomichefens beslutsförslag: 1. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy osaltaan kirkon rakennusten hankesuunnittelun kokonaismäärärahaksi Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy osaltaan vuoden 2019 investointien lisätalousarvioksi Yhteinen kirkkoneuvosto lähettää investointien lisätalousarviomuutokset edelleen yhteisen kirkkovaltuuston päätettäväksi. 1. Gemensamma kyrkorådet godkänner för sin del ett totalanslag på euro för projektplaneringen för kyrkans byggnader. 2. Gemensamma kyrkorådet godkänner för sin del en tilläggsbudget på euro för investeringar Gemensamma kyrkorådet remitterar ändringarna i tilläggsbudgeten för investeringar till gemensamma kyrkofullmäktige för beslut. Päätös: Beslut: Yhteinen kirkkoneuvosto päätti kohdat 1 3 esityksen mukaan. Gemensamma kyrkorådet beslutade enligt förslaget, punkterna 1 3. Pykälä tarkistettiin kokouksessa heti asian käsittelyn jälkeen. Paragrafen justerades på mötet genast efter behandlingen av ärendet. 7. Kirkon rakennusten hankesuunnittelun toimittajat Leverantörerna av projektplaneringen för kyrkans byggnader Kauniaisten seurakuntien ja seurakuntayhtymän viranhaltijat ja luottamuselimet ovat alkaneet valmistella kirkon rakennuksien välttämätöntä korjausrakentamista. Päätöksiä korjausrakentamisesta voidaan tehdä huolellisen hankesuunnitteluvaiheen jälkeen. Vuoden 2018 syksyllä toteutettiin kattava kuntotutkimus Sitowise Oy:n toimesta. Raportit ja tulokset valmistuivat joulukuussa Vuoden 2019 talousarvioon ja toimintasuunnitelmaan kirjattiin kirkon rakennusten hankesuunnitelman tekeminen. Yhteinen kirkkoneuvosto on kokouksessaan :ssä valtuuttanut johtoryhmän etsimään ja valitsemaan projektipäällikön hankesuunnitteluvaihetta varten. Johtoryhmä on kokouksessaan :ssä valinnut hankesuunnitteluvaiheen projektipäälliköksi Pasi Hulkkosen, Valvontakonsultit Oy. 4

5 Yhteinen kirkkoneuvosto on nimittänyt korjaustoimikunnan kokouksessaan :ssä ja täydentänyt korjaustoimikuntaa kokouksessaan :ssä. Yhteinen kirkkoneuvosto on valtuuttanut korjaustoimikunnan valitsemaan korjaushankkeen hankesuunnittelua tuottavat organisaatiot ja edistämään korjaushankkeen hankesuunnittelua talousarvioon 2019 määritetyn hankemäärärahan puitteissa ( ) YKN , kohta 3-4. Koska hankemääräraha ylittyy, tulee yhteisen kirkkoneuvoston päättää hankesuunnittelun toimittajista. Korjaustoimikunta ja projektipäällikkö ovat aloittaneet hankesuunnittelun valmistelun palaverissaan Tämän jälkeen projektipäällikkö on kilpailuttanut hankesuunnittelun tuottajia. Hankesuunnitteluun tarvittavat tahot ovat 1) arkkitehti & pääsuunnittelija 2) rakennesuunnittelija, 3) LVIsuunnittelija 4) sähkösuunnittelija ja 5) kustannuslaskija. Hankesuunnitteluun kytketään lisäksi salaojien kuvaaminen ja huuhtelu, rakennusten painumisen mittaaminen ja riittävä geo-suunnittelu ja lvi-alueen elinkaarilaskenta sekä tarpeelliset haitta-aineselvitykset. Tarjousaika oli Tarjoukset avattiin , tarjousvertailu tehtiin ja selonottoneuvotteluihin valittiin sopivimmat tarjoajat. Selonottoneuvottelut käytiin viikolla 23. Korjaustyöryhmä on käsitellyt saatujen tarjousten prosessin ja kokouksessaan tehnyt esityksen hankesuunnitelmaa tekemään valittavista suunnittelijoista. Korjaustoimikunnan pöytäkirja , liite 7 Tarjousmateriaali valittaviksi esitetyistä toimittajista ja suunnittelijoista, liite 8 Tjänsteinnehavarna och förtroendeorganen i Grankulla församlingar och kyrkliga samfällighet har börjat bereda en nödvändig renovering att kyrkans byggnader. Beslut om renoveringen kan fattas efter en period av noggrann projektplanering. Hösten 2018 gjorde Sitowise Oy en omfattande undersökning av kyrkans skick. Rapporterna och resultaten blev klara i december En projektplan för kyrkans byggnader togs med i budgeten och verksamhetsplanen för Gemensamma kyrkorådet befullmäktigade på sitt möte , 7, ledningsgruppen att leta fram och utse en projektchef för projektplaneringsskedet. Ledningsgruppen utsåg på sitt möte , 1, Pasi Hulkkonen, Valvontakonsultit Oy till projektchef under projektplaneringsskedet. Gemensamma kyrkorådet tillsatte en reparationskommitté på sitt möte , 8, och kompletterade densamma på sitt möte , 7. 5

6 Gemensamma kyrkorådet har befullmäktigat reparationskommittén att utse de organisationer som ska sköta projektplaneringen för reparationsprojektet och främja densamma inom ramen för projektanslagen i budgeten 2019 ( euro) GKR , 8, punkt 3 4. Eftersom projektanslagen kommer att överskridas ska gemensamma kyrkorådet fatta beslut om leverantörerna av projektplaneringen. Reparationskommittén och projektchefen inledde beredningen av projektplaneringen på sitt möte Efter detta har projektchefen konkurrensutsatt leverantörerna av projektplaneringen. De aktörer som behövs för projektplaneringen är 1) en arkitekt och huvudprojekterare 2) en konstruktionsplanerare, 3) en VVS-planerare 4) en elplanerare och 5) en kostnadsberäknare. Till projektplaneringen kopplas dessutom att fotografera och skölja täckdikena, att mäta hur mycket byggnaderna satt sig, tillräcklig geoplanering, att göra upp livscykelkalkyler för VVS-området samt erforderliga utredningar av skadliga ämnen. Anbudstiden var Anbuden öppnades , anbuden jämfördes och de lämpligaste anbudsgivarna kallades till utredningsförhandlingar. Utredningsförhandlingarna fördes vecka 23. Reparationsarbetsgruppen har behandlat processen för de inkomna anbuden och på sitt möte gjort upp ett förslag på de planerare som ska utses att göra projektplanen. Reparationskommitténs protokoll , bilaga 7 Anbudsmaterialet om de leverantörer och planerar som föreslås väljas, bilaga 8 Talouspäällikön esitys: Ekonomichefens förslag: 1. Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee korjaustoimikunnan esityksen hankesuunnittelun tuottajiksi. 2. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää korjaustoimikunnan esityksen mukaisesti, että kirkon rakennusten hankesuunnittelua tekemään valitaan: Arkkitehti ja pääsuunnittelutehtävät; Siren Arkkitehdit Oy Rakennesuunnittelutehtävät; Sweco Asiantuntijapalvelut Oy LVI-suunnittelutehtävät; Granlund Oy Sähkösuunnittelutehtävät; Sweco Talotekniikka Oy Kustannuslaskenta tehtävät; FMC Laskentapalvelut Oy Haitta-aine kartoitus, Sweco Asiantuntijapalvelut Oy Valinnan perusteena on kokonaistaloudellisesti sopivin tarjous kultakin suunnittelun osa-alueelta. 6

7 3. Yhteinen kirkkoneuvosto valtuuttaa talouspäällikön kirjoittamaan hankesuunnitteluun valittujen toimittajien kanssa sopimukset. 1. Gemensamma kyrkorådet behandlar reparationskommitténs förslag på projektplaneringsleverantörer. 2. Gemensamma kyrkorådet beslutar enligt reparationskommitténs förslag att följande utses att göra projektplanen för kyrkans byggnader: Arkitekt och huvudprojekteraruppgifter; Siren Arkkitehdit Oy Konstruktionsplaneringsuppgifter; Sweco Asiantuntijapalvelut Oy VVS-planeringsuppgifter; Granlund Oy Elplaneringsuppgifter; Sweco Talotekniikka Oy Kostnadsberäkningsuppgifter; FMC Laskentapalvelut Oy Urvalsgrunden är det totalekonomiskt lämpligaste anbudet inom respektive planeringssektor. 3. Gemensamma kyrkorådet befullmäktigar ekonomichefen att ingå avtal med de leverantörer som utses för projektplaneringen. Päätös Beslut: Yhteinen kirkkoneuvosto päätti kohdat 1 3 esityksen mukaan. Gemensamma kyrkorådet beslutade enligt förslaget, punkterna 1 3. Pykälä tarkistettiin kokouksessa heti asian käsittelyn jälkeen. Paragrafen justerades på mötet genast efter behandlingen av ärendet. Päätös on ehdollinen ja astuu voimaan, jos yhteinen kirkkovaltuusto kokouksessaan hyväksyy investointimääräraha muutokset, jotka yhteinen kirkkoneuvosto on esittänyt kokouksessaan , 6. Beslutet är villkorligt och träder i kraft om gemensamma kyrkofullmäktige på sitt möte godkänner de ändringar i investeringsanslagen som gemensamma kyrkorådet föreslår, , Muut asiat Övriga ärenden Ei ollut. Inga övriga ärenden. 7

8 9. Valitusosoitus Besvärsanvisning Annettiin KL 24 luvun mukainen valitusosoitus. Liite 9 Besvärsanvisningen delges enligt kapitel 24 i KL. Bilaga Kokouksen päätös Mötets avslutande Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Ordföranden avslutade mötet kl n yhteisen kirkkoneuvoston puolesta: På gemensamma kyrkorådets i vägnar: Kauniaisissa Grankulla Mimosa Mäkinen Kokouksen puheenjohtaja Mötets ordförande Johanna Degerman Sihteeri Sekreterare Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty Protokollet är justerat och godkänt: Kauniaisissa Grankulla Mirja Tiri Turid Hedlund Kuulutus pöytäkirjan nähtävillä olosta on ollut kirkkoherranviraston ilmoitustaululla Tarkastettu pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä kirkkoherranvirastossa neljäntoista päivän ajan kirkkoherranviraston aukioloaikana. Kungörelsen om när protokollet finns till påseende har varit uppsatt på kyrkoherdeämbetets anslagstavla. Det justerade protokollet har varit framlagt till offentlig granskning på kyrkoherdeämbetet i fjorton dagar under kansliets öppethållningstid. Kauniaisissa Grankulla

9 Eeva-Mari Salmi Talouspäällikkö - Ekonomichefen Johanna Degerman Siht. Sekr. 9