Ohje Suoramaksun käyttöönotto ja laskutus (21) Tikon. Suoramaksu

Transkriptio

1 (21) Tikon Suoramaksu

2 (21) Sisältö 1 Suoramaksun käyttöönotto Lähettäjäilmoituksen täyttäminen ja lähettäminen yhteyspankkiin Asiakastietojen läpikäynti ja tietojen tarkistaminen Vastaanottoehdotuksen muodostus Vastaanottoehdotuksen pakolliset tiedot Ote Nordea Pankki Suomi Oyj:n palvelukuvauksesta Muita suoramaksuun liittyviä toimintoja Kuluttajan verkkolaskutustietojen ylläpito Vastaanottoehdotuksen käsittely Vastaanottoilmoitusten luku Suoramaksu laskutustapana Kuluttajan elaskusopimus ylläpito Asiakkaan tiedot Kuluttajan verkkolaskutustiedon ylläpito Laskutus tapahtuma Suoraveloitussiirtotiedosto Laskun tiedot Suoramaksulaskun tulostaminen Tiedot ylläpidossa Lomakkeet Suoramaksun peruutus Valikko Peruutus... 19

3 (21) Suoramaksu 1 Suoramaksun käyttöönotto 1.1 Laskuttajailmoituksen täyttäminen ja lähettäminen yhteyspankkiin Laskuttaja tekee laskuttajailmoituksen ja välittää sen pankkiin. Laskuttajailmoituksen voi tehdä Finanssialan keskusliiton verkkosivuilla osoitteessa: ilmoitus/finvoicesenderinfo.asp Ilmoituksessa laskuttaja ilmoittaa halustaan ja kyvystään välittää suoramaksuja. Mikäli aikaisemmin on ollut jo kuluttajaverkkolasku käytössä (jolloin lähettäjäilmoitus on tehty), tekee laskuttaja laskuttajailmoituksen, joka kohdistuu alkuperäiseen ilmoitukseen. Toimenpiteet Tikonissa: Yritys Elaskusopimus ylläpito Yrityksen E-laskusopimuksen ylläpitoon täydennetään Laskuttajan tunnus, joka on laskuttajailmoituksen yksilöivä tunnus. Huom! Tunnus on pakollinen vastaanottoehdotusta varten. E-Laskusopimuksen Aihekoodi on laskuttajailmoituksella annettu aihetunnus. Tikonissa on käytössä vain yksi laskunaihe. Laskunaihetunnuksena suositellaan käytettäväksi tunnusta 99. Huom! Tunnus on pakollinen laskutusvaiheessa. Muut taulun ylläpidossa olevat kentät täytetään myös laskuttajailmoituksessa annetuilla tiedoilla. Mikäli laskuttajayritys tarjoaa suoramaksua, valitaan kenttä Suoramaksu. Mikäli laskuttajayritys tarjoaa kuluttajaverkkolaskua, mutta ei suoramaksua, niin ko. kenttää ei valita. Suoramaksussa käytettävät lomakkeet (ilmoitus tiliveloituksesta ja laskun peruutus) ilmoitetaan E-laskusopimus ylläpidossa. Lomakkeet toimitetaan ohjelmatoimituksen mukana ja saadaan käyttöön mallikantojen kopiointi toiminnolla kopioimalla ylomcom kanta ja ajamalla muunto yhtlom kantaan.

4 (21) 1.2 Asiakastietojen läpikäynti ja tietojen tarkistaminen Toimenpiteet Tikonissa: Jotta Tikon ohjelmassa muodostettavat vastaanottoehdotukset kohdistuisivat haluttuihin asiakkaisiin, on asiakastiedot käytävä läpi. Vastaanottoehdotus muodostetaan asiakkaille joilla on käytössä suoraveloitus ja jotka ovat yksityisasiakkaita (kuluttajia). Kuluttaja-asiakas valinta on uusi kenttä, joten ko. valinta on käytävä laittamassa päälle jokaiselle kuluttaja-asiakkaalle. Suoramaksu ei ole käytössä yritysasiakkailla. Mikäli vastanottoehdotuksen joukossa on yritysasiakkaita, niin ko. asiakkaan kohdalla pankista palautetaan virhesanoma ja asiakas poistetaan vastaanottoehdotukselta.

5 (21) 1.3 Vastaanottoehdotuksen muodostus Vastaanottoehdotus muodostetaan valikosta Aputoiminnot - Vastaanottoehdotus. Toiminto on käytettävissä laskutusohjelman käyttäjäoikeuksilla 9 ja 10. Toimintoon siirrytään yritys avoinna ja vastaanottoehdotus muodostetaan koskien ko. yritystä. Vastaanottoehdotus on mahdollista muodostaa myös erissä. Suoramaksuun on mahdollista siirtyä esim. asiakasryhmä kerrallaan. Vastaanottoehdotusikkunassa on seuraavat valinnat: 1. Rajausehdot tulostettavalle joukolle (asiakasryhmä, asiakas numero, myyjä, alue) 2. Uudelleen tulostus ( Tulosta myös asiakkaille joille v.ehdotus on jo tulostettu. ) 3. Vapaa teksti. Kenttään on mahdollista kirjoittaa vastaanottoehdotukselle kohtaan RPFreeText max. 400 merkkiä pitkä teksti. Kenttä on vapaaehtoinen ja tekstin merkitys on käyttäjän selvitettävä. 4. Tulostuskansion sijainti. Vastaanottoehdotus ja asiakasluettelo tulostetaan ko. kansioon. 5. Vastaanottoehdotus. Vastaanottoehdotus muodostetaan haluttuun kansioon ja tietokantaan tehdään päivitys tiedoksi että asiakkaat ovat mukana vastaanottoehdotuksessa. Tietokantaan Kuluttajanverkkolaskutauluun (ecustrecinfo) tulee merkintä, että asiakas on konversiossa

6 (21) mukana. Konversion identifiointi tunnus on näkyvissä kentässä Muuntotunnus. Kenttään tulee vastaanottoehdotuksen tulostuspäivä ja kellonaika muodossa: _1014. Tiedoston nimi muodostuu seuraavasti: ReceiverProposal + aikaleima esim. ReceiverProposal_ _1643.xml 6. Asiakasluettelo. Valinnan ollessa päällä, tulostuu tulostuskansioon tekstitiedosto, jossa on lueteltuna valitut asiakkaat. Tiedoston nimi muodostuu seuraavasti: Konversio + aikaleima esim. Konversio_ _1518.txt 7. Osoitetarrat. Osoitetarrat saadaan tulostettua valituille asiakkaille, mikäli laskuttaja lähettää asiakkaille tiedotteen. Tiedotteen sisältö on sama kaikille ja malli saatavilla FKL:n sivuilta. Suoraveloituksen muuntokirje: /Sivut/default.aspx Mikäli laskuttaja on tehnyt sopimuksen tulostuspalvelusta operaattorinsa kanssa, välittää operaattori ilmoituksen asiakkaille sopimuksen mukaan. Vastaanottoilmoitus lähetetään laskuttajan välittäjäpankkiin tai operaattorille. Lähettäminen tapahtuu joko sopivalla pankkiyhteysohjelmalla tai muulla pankin kanssa sovitulla tavalla.

7 (21) 1.4 Vastaanottoehdotuksen pakolliset tiedot Vastaanottoehdotuksen kenttä: MessageTypeCode Kenttään tulee ohjelmallisesti kiinteä teksti - > Receiverproposal MessageTypeText Kenttään tulee ohjelmallisesti kiinteä teksti - > Vastaanottoehdotus MessageActionCode Kenttään tulee ohjelmallisesti kiinteä teksti - > ADD MessageDate Kenttään tulee ohjelmallisesti kuluva päivä SenderInfoIdentifier Noudetaan taulusta Yritysasetukset Elaskutiedot Laskuttajan tunnus SellerPartyIdentifier Noudetaan taulusta Yrityksen y-tunnus SellerOrganisationName Noudetaan taulusta Yrityksen nimi SellerStreetName Noudetaan taulusta Yrityksen osoite SellerTownName Noudetaan taulusta Yrityksen postiosoite (6. merkistä eteenpäin) SellerPostCodeIdentifier Noudetaan taulusta Yrityksen postiosoite (5 ensimmäistä merkkiä) InvoiceSenderAddress Noudetaan taulusta Yrityksen verkko-osoite InvoiceSenderIntermediatorAddress Noudetaan taulusta Yrityksen tulostuspalvelun tunnus SellerAccountID Noudetaan taulusta Yrityksen tilinumero PaymentInstructionIdentifier Noudetaan taulusta Yritysasetukset Elaskutiedot - Laskunaihe SellerInvoiceIdentifierText

8 (21) Kenttään tulee ohjelmallisesti kiinteä teksti - > Asiakasnumero BuyerOrganisationName Noudetaan taulusta Asiakkaan nimi BuyerStreetName Noudetaan taulusta Asiakkaan osoite BuyerTownName Noudetaan taulusta Asiakkaan postiosoite (6. merkistä eteenpäin) BuyerPostCodeIdentifier Noudetaan taulusta Asiakkaan postiosoite (5 ensimmäistä merkkiä) InvoiceRecipientIntermediatorAddress Noudetaan taulusta Asiakkaan BIC BuyerDDAccountId Noudetaan taulusta Asiakkaan suoraveloituspankkitili (tili BBAN muodossa) Mikäli kannasta ei löydy kaikkia pakollisia tietoja hylkääntyy vastaanottoehdotus ja välittäjä palauttaa virhesanoman. Virhesanomien nouto tapahtuu esim. pankkiyhteysohjelmalla kuten vastaanottoehdotuksen lähettäminen. Vastaanottoehdotuksen voi muodostaa, puuttuvat tiedot täytettyään, uudestaan valinnalla Tulosta myös asiakkaille joille v.ehdotus on jo tulostettu. 1.5 Ote Nordea Pankki Suomi Oyj:n palvelukuvauksesta Suoraveloitusten muunto Muuntopalvelu edellyttää vastaanottoehdotus-sanoman käyttöönottoa laskuttajalla ja sopimusta pankin kanssa. Muuntopalvelun sopimuksessa määritetään muunnettavien suoraveloitusvaltakirjojen palvelutunnukset ja se, mihin e-laskun laskutusaiheisiin ne kytketään. Laskuttajan pitää ensin ilmoittaa laskuttajailmoituksella tarjoavansa e-laskua ja suoramaksua. Sen jälkeen laskuttaja tekee sopimuksen muuntopalvelusta voidakseen toimittaa suoraveloitusasiakkaiden tiedoista muodostetut vastaanottoehdotukset pankkiin muunnettaviksi. Laskuttajailmoitukset pitää lähettää ennen suoraveloitusten muunnon aloittamista. Vasta sen jälkeen laskuttaja voi lähettää vastaanottoehdotuksia. Jos laskuttajalla on jo laskuttajailmoitus verkkopankeissa, tulee laskuttajailmoitusta päivittää ennen muuntopalvelun käyttöönottoa ja lisätä siihen suoramaksua osoittava tieto. Laskuttajan tulee informoida omia laskutettaviaan samaan aikaan suoraveloituksen loppumisesta ja sen korvaamisesta e-laskulla tai suoramaksulla. Laskuttaja toimittaa tiedon uudesta

9 (21) laskutustavasta kirjeellä, verkkopalvelussa tai muuta ilmoittamistapaa käyttäen riippuen siitä, mitä tiedottamistapaa on sopinut käytettäväksi oman asiakkaansa kanssa. Suoraveloitusten muunnossa muodostetuissa vastaanottoilmoituksissa välitetään laskuttajalta saadut yksilöintitiedot, joiden avulla laskuttaja voi kohdistaa ilmoitukset muuntoon toimitettujen suoraveloitusasiakkaidensa laskutustietoihin. Laskuttaja saa tiedon muunnetuista valtakirjoista vastaanottoilmoituksilla, jotka muodostuvat kahden kuukauden ja 7 päivän kuluttua vastaanottoehdotusten vastaanottamisesta pankin järjestelmään. Aika on varattu kuluttajalle harkintaa varten kuluttajaviranomaisen vaatimuksesta. 2 Muita suoramaksuun liittyviä toimintoja 2.1 Kuluttajan verkkolaskutustietojen ylläpito

10 (21) Kuluttajan verkkolaskutustietojen ylläpitoon siirrytään joko Asiakas - taulun ylläpidosta välilehdeltä Koodit painikkeesta Verkkolaskutiedot tai valikosta Myynti Kuluttajan verkkolaskutustiedot. Mikäli asiakastiedoissa on suoraveloitusvalinta valittuna, ei asiakkaalle pääse tekemään uutta tietuetta. Vastaanottoehdotuksen muodostus muodostaa kuitenkin asiakkaalle (suoraveloitusasiakkaalle) kuluttajan verkkolaskutustietoihin uuden tietueen. Tietueella on kentässä Toimintakooditunnus arvo 01, joka tarkoittaa että asiakas on konversio vaiheessa - ja käsitellään vielä suoraveloitusasiakkaana. Samoin Laskutapa kentässä on arvo 02 ei käytössä, jolloin asiakkaan laskutus ei ohjaudu suoramaksuksi tai kuluttajan verkkolaskuksi. 2.2 Vastaanottoehdotuksen käsittely Asiakkaiden vastaanottoehdotukseen reagointiaika on kaksi kuukautta. Tänä aikana asiakkaat voivat vaikuttaa siihen missä muodossa laskut jatkossa tulevat suoramaksuina, kuluttajan verkkolaskuina tai paperilaskuina. Asiakkaat saavat ilmoituksen postitse kun laskuttaja on tehnyt vastaanottoehdotuksen aloittanut konversion. Asiakkaiden laskutustapa muodostuu oletuksena seuraavasti: Jos kuluttajalla on verkkopankki aktiivikäytössä (viimeisen kolmen kuukauden aikana käytetty), niin asiakkaasta tulee kuluttajaverkkolaskuasiakas. Tällöin asiakas käy katsomassa uudet laskut verkkopankissa ja maksaa laskut sitä kautta. Kuluttaja voi asettaa verkkopankissaan määrättyjen laskuttajien laskut automaattiseen maksuun eräpäivänä. Mikäli kuluttajalla ei ole aktiivista verkkopankkia, tulee kuluttajasta oletuksena suoramaksuasiakas. Asiakkaalle perustetaan (asiakkaan pankki) verkkolaskutunnus. Laskut kulkevat pankkiin verkkolaskuina, lisäksi asiakas saa kirjeenä (ehkä myös mahdollisesti vaihtoehtoisesti tekstiviestinä tai sähköpostina) tiedon automaattisesta veloituksesta. Mikäli kuluttaja haluaa saada laskut jatkossa paperilaskuina, on kuluttajan irtisanottava suoraveloitussopimus. Kahden kuukauden jälkeen laskuttajan yhteyspankki palauttaa vastaanottoehdotuksen vastaanottoilmoituksen muodossa. 2.3 Vastaanottoilmoitusten luku Tikon laskutusohjelma lukee ajastetusti (Windows palvelu Worker ) vastaanottoehdotukset ja täydentää asiakkaan tiedot kantaan. Laskutusohjelman käyttäjä saa ilmoituksen näkyvilleen kun uusia vastaanottoehdotuksia on tullut ja ne on luettu kantaan. Ilmoitus näkyy yrityksen avauksen jälkeen.

11 (21) Kuluttajan verkkolaskutustiedot (ecustrecinfo taulu) saa seuraavia arvoja: Verkkolasku-osoite: Kuluttajan verkkolaskutunnus Välittäjätunnus: Kuluttajan pankin tunniste Aikaleima: Päivä ja kellonaika hetkestä jolloin kantapäivitys on tapahtunut Laskutusaihekoodi: Koodi jonka laskuttaja on ilmoittanut lähettäjäilmoituksessa ja johonka vastaanottoilmoitus nyt kohdistuu. Toimintakooditunnus: 00 Uusi Ostopalvelutunnus: Tunnus joka imaisee onko asiakas suoramaksuasiakas vai kuluttajan verkkolaskuasiakas. 00 elasku ja 01 Suoramaksuasiakas

12 (21) Vastaanottoilmoitusten sijainta ilmoitetaan seuraavassa: Ilmoitusten ajastettu sisään luku muodostetaan seuraavassa: Luo uusi työ:

13 (21) Tarkistettava windows palveluista että Worker palvelu on käynnissä:

14 (21) 3 Suoramaksu laskutustapana 3.1 Kuluttajan elaskusopimus ylläpito Kuluttajan E-laskusopimuksen ylläpitoon täytetään samat tiedot mitkä on ilmoitettu Lähettäjäilmoituksessa. Lisäksi ylläpitoon täydennetään suoramaksussa ja suoramaksun peruutuksessa käytettävät lomakkeet. Kuluttajan E-laskusopimuksen ylläpidossa oleva valinta Suoramaksu ilmaisee ko. yrityksen tehneen sopimuksen (Lähettäjäilmoitus) suoramaksujen välittämisestä kuluttaja elaskun lisäksi. Mikäli ko. valinta on valittuna näkyy laskun/tilauksen syötössä valinta Suoramaksu ja mikäli ko. asiakkaan kuluttajan verkkolaskutustietojen ylläpidossa on valittu 01 Suoramaksu. Valinta on harmaana ja toimii käyttäjälle informatiivisena tietona. Tilauksen tietoihin ei tallennu laskutustapa. Laskutus ohjautuu asiakkaan tietojen perusteella, kun laskut muodostetaan.

15 (21) 4 Asiakkaan tiedot 4.1 Kuluttajan verkkolaskutustiedon ylläpito Lasku ohjautuu suoraveloitukseen, mikäli asiakas ylläpidossa on suoraveloitusvalinta valittuna. Lasku ohjautuu suoramaksuksi, mikäli asiakkaan kuluttajan verkkolaskun ylläpidossa on Laskutapana 01 Suoramaksu. Jos molemmat valinnat ovat samanaikaisesti valittuna, on suoramaksumerkintä voimakkaampi. Yrityksellä voi olla samaan aikaan asiakkaita, joilla toisilla laskut menevät suoraveloituksena ja toisilla suoramaksuina. Valinta tilausten syötössä on näkyvissä Suoraveloitus/Suoramaksu sen mukaan mitä asiakkaan tietoihin on merkitty.

16 (21) 4.2 Laskutus tapahtuma Suoramaksut- ja kuluttaverkkolaskutilaukset muodostetaan laskuiksi muun laskutuksen joukossa. Suoramaksu asiakkaalle muodostetaan verkkolasku joka on muuten samanlainen kuin kuluttajaverkkolasku, mutta siinä on lisäksi seuraavat tiedot: InvoiceTypeCode = INV09 OriginCode = Original tai Copy ja lisäksi peruutus-sanomassa Cancel 5 Suoraveloitussiirtotiedosto 5.1 Laskun tiedot Tilauksen määräytyminen suoraveloitukseen on merkitty tilauksen tietoihin. Tämä valinta on tehty laskun syötössä. Kun suoraveloitusasiakas siirtyy suoramaksuun tai kuluttaja elaskuun, niin asiakkaalla saattaa olla kannassa siirtymishetkellä laskuja joiden tiedoissa on suoraveloitus. Tämä tieto kuitenkin ohitetaan, mikäli asiakkaalla on kuluttajan elasku ylläpidossa merkintä -> Laskutapa = 01 Suoramaksu. Ko. tilaus ei siirry suoraveloitussiirtotiedostoon. 6 Suoramaksulaskun tulostaminen 6.1 Tiedot ylläpidossa Laskun tulostuksessa suoramaksu asiakkaiden laskut tulostuvat muiden laskutettavien tilausten joukossa. Suoramaksuasiakkaiden laskuista tulostetaan aina verkkolasku. Asiakkaalle toimitettava ilmoitusosa tulostetaan, mikäli yrityksellä on valittuna paperilaskutulostus.

17 (21) Mikäli valintaa ei ole, niin suoramaksulasku tulostetaan kahtena verkkolaskuna, joista toinen on varsinainen lasku, ja toinen laskun kopio. Operaattori muodostaa kopiosta asiakkaalle laskuilmoituksen jonka se postittaa asiakkaalle tehdyn tulostuspalvelusopimuksen mukaisesti. Ilmoitusosaan haetaan käytettävä lomake ylläpidon Asetukset - Yritysasetukset Kuluttajan E- laskusopimus -kentästä Suoramaksulomake. Tulostuksessa valittu lomake ohitetaan. Suoramaksu ilmoitus tulostuu kirjoittimelle (verkkolaskun lisäksi) kun seuraavat ehdot täyttyvät: 1. Asiakkaalla on laskutapana suoramaksu (Kuluttajan verkkolaskutustiedot) 2. Yrityksellä on suoramaksu valittuna (Kuluttajan E-laskusopimus) 3. Paperilaskutulostus on valittuna (Yritysten ylläpito - paperilaskutulostus) 6.2 Lomakkeet Ohjelmatoimituksen mukana toimitetaan uudet lomakepohjat sekä suoramaksuun että suoramaksun peruutukseen. Lomakepohjat saa käyttöön tekemällä mallikantojen kopioinnin ylomcom kannalle ja taulun kopiointi toiminnolla Lomakkeet kohdasta ko. lomakkeiden kopiointi.

18 (21) Yritys suljettuna valitaan yritys-valikosta kopio taulu valinta. Sieltä valitaan lomakkeet. Valintalistasta valitaan LASKU0000_06FIN, LASKU0000_07FIN ja painetaan kopioi. Tämän jälkeen lomakkeet on käytettävissä.

19 (21) 7 Suoramaksun peruutus 7.1 Valikko Toimintoon mennään valikosta Raportit Lasku Suoramaksun peruutus 7.2 Peruutus Suoramaksun voi peruuttaa, mikäli laskun eräpäivä on enintään neljän päivän päässä peruutus hetkestä. Peruutettavaksi voidaan valita laskut joiden tilakoodi on välillä Lasku voi olla jo historiaankin siirretty. Laskun voi peruuttaa vain kokonaisuudessaan, laskun osaan ei voi kohdistaa peruutusta.

20 (21) Ikkunassa valitaan numerosarjat joita käytetään peruutuslaskulla/laskuilla. Laskunumero rajauksella voi rajata peruutuksen kohdistumaan tiettyyn/tiettyihin laskuihin. Peruutettavaksi valitut laskut näkyvät ikkunassa joka avautuu Tulosta painikkeella.

21 (21) Ikkunasta voi vielä palata takaisin, mikäli peruutettavaksi valittujen laskujen joukossa on laskuja joita ei ole tarkoitus peruuttaa. Verkkolaskukansioon muodostuu peruutuslasku. Peruutuksesta tulostuu myös peruutusilmoitus kirjoittimelle, mikäli näin on valittu (paperilaskutulostus valittuna). Suoramaksun peruutus käsitellään Tikonissa sisäisesti kuten hyvityslasku. Alkuperäistä laskua ei siis poisteta vaan muodostetaan alkuperäisen laskun lisäksi alkuperäiseen laskuun kohdistuva hyvityslasku. Kaksi saman summaista laskua, joista toisen summa negatiivinen, päätyvät normaalin laskun kierron kautta reskontraan ja asiakkaan saatavat ovat nolla.