Suoraveloituksesta e-laskuun ja suoramaksuun. Paula Metsäaho

Transkriptio

1 Suoraveloituksesta e-laskuun ja suoramaksuun Paula Metsäaho

2 Suoraveloituksen korvaavat palvelut Korvaavat palvelut henkilöasiakkaille: E-LASKU (Finvoice) Jos asiakas käyttää aktiivisesti verkkopankkia, muuttui suoraveloitus e-laskuksi, jonka pankki maksaa automaattisesti tililtä eräpäivänä. Uudet asukkaat tekevät e-laskutilauksen omassa verkkopankissaan ja vahvistavat maksun kuukausittain tai ottavat käyttöön automaattisen maksamisen. SUORAMAKSU (Finvoice) Jos asiakas ei käytä verkkopankkia, muuttui suoraveloitus suoramaksuksi. Suoramaksussa pankki maksaa laskun tililtä automaattisesti eräpäivänä. Uudet asukkaat tekevät suoramaksutilaukset omassa pankissaan, pankki maksaa laskut tililtä automaattisesti. PAPERILASKU Korvaavat palvelut yritysasiakkaille: VERKKOLASKU/E-LASKU (Finvoice) Laskuttaja ja maksaja sopivat keskenään verkkolaskuosoitteiden ilmoittamistavasta, ei tule Vastaanottoilmoitusten mukana, vahvistettava laskuittain. PAPERILASKU 2

3 Haasteet isännöitsijätoimistossa Ohjelmistojen päivitykset tulivat viime tipassa Muuntoihin ei ehditty mukaan Uutta aineistoa ei ehditty testata Maksajalle (kuluttajalle) muutos on helppo! Laskuttaja ja pankki huolehtivat muutoksista asiakkaan puolesta Ohjelmissa vikoja, edelleen puuttuu ominaisuuksia E-termistö sekavaa ja vaikeaselkoista, ei yhtenäistä standardia, pankkikohtaisia eroja Puutteelliset käyttöoppaat, puutteellinen koulutus Finvoice-standardissa uusia vaatimuksia, mm. postiosoitteet, aikataulut Virhepalautteet, uusi tuloste, vaikeaselkoisia 3

4 Haasteet pankeissa Tuhansia sopimuksia avattiin, monet viime tipassa Ohjelmistotalojen omat vaatimukset mm. Domus, L7 Pankkien omat erikoisvaatimukset Isännöitsijätoimistojen vaihdokset E- termistö pankkilaisille sekavaa ja vaikeaselkoista Myös pankkilaisille suoramaksu/e-lasku uusi tuote Asiakkaita juoksutetaan 4

5 Taloyhtiön perustiedot tarkistettava Taloyhtiön osoitteet pitää olla oikein Puutteelliset tiedot hylkäävät Laskuttajailmoitukseen ja e-lasku/suoramaksu aineiston (Finvoice-aineiston) Kaikissa osoitekentissä tulee olla tietoa <SellerOrganisationName>As. Oy Korppaa 25</SellerOrganisationName> <SellerPostalAddressDetails> <SellerStreetName>Korppaanmäentie 25</SellerStreetName> <SellerTownName>Helsinki</SellerTownName> <SellerPostCodeIdentifier>00300</SellerPostCodeIdentifier> Katuosoitteessa 2-35 merkkiä 5

6 Vastaanottajan (asukkaan) perustiedot tarkistettava Vastaanottajan/asukkaan osoitteet pitää olla oikein Puutteelliset tiedot hylkääntyvät, e-lasku/suoramaksu aineisto (Finvoice-aineiston) ei lähde eteenpäin Kaikissa kentissä pitää olla tietoa <BuyerOrganisationName>Virtanen Liisa</BuyerOrganisationName> <BuyerPostalAddressDetails> <BuyerStreetName>Suotie 27 B 7</BuyerStreetName> <BuyerTownName>Helsinki</BuyerTownName> <BuyerPostCodeIdentifier>00660</BuyerPostCodeIdentifier> Pelkkä sähköpostiosoite ei riitä! Katuosoitteessa 2-35 merkkiä, postinumero 2-35 merkkiä 6

7 Laskuttajailmoitus, SenderInfo, SI Isännöitsijätoimiston vaihtotilanteessa katkeaa helposti e-lasku ja suoramaksun tilaukset. Verkkolaskutuksessa toimintamalli ja vastuutahot ovat erilaiset kuin vanhassa suoraveloitusmaailmassa. Kaikki muutokset tehdään AINA laskuttajailmoituksella Laskuttajailmoituksen muutostilanteet 1. Taloyhtiön verkkolaskuosoite ja/tai välittäjä (operaattori) muuttuu 2. Taloyhtiön tilinumero muuttuu 3. Taloyhtiön laskutusaiheen koodi muuttuu Esim. 1, V, Vuokra, vastike, E-lasku/suoramaksu palvelu halutaan lopettaa 5. Taloyhtiön osoitetiedot (isännöitsijätoimiston osoite) muuttuu 6. Laskutusaiheen nimi halutaan muuttaa (Vastike, vuokra, käyttökorvaus jne.) 7

8 Taloyhtiö vaihtaa isännöitsijätoimistoa Hyvä toimintapa Vanha isänn.toimisto antaa As Oy:n Laskuttajailmoituksen tiedot tai Laskuttajailmoituksen tiedot saadaan pankista Tarvittaessa Laskuttajailmoituksesta lähetetään change tai delete sanoman Vanha isänn.toimisto antaa asukkaiden verkkolaskuosoitteet, operaattorin sekä laskutustavan (elasku/suoramaksu), näitä ei saa pankeista Taloyhtiö lisätään Isännöitsijätoimiston kanavaan Tarvittaessa avataan myös uusi sopimus Laskuttajailmoituksen tiedot syötetään isännöintiohjelmaan Huom. Laskutusaiheen koodi Asukkaiden verkkolaskuosoitteet Syötetään käsin asukkaiden verkkolaskuosoitteet, operaattorit ja laskutustapa isänn.ohjelmaan Taloyhtiöllä ei saa olla kahta laskuttajailmoitusta pankeissa Asukkaat eivät voi tietää kummalle ilmoitukselle e-lasku/suoramaksu tilaus tehdään 8

9 Laskuttajailmoitusten hallinnointi Arkistoi maksajan pankkeihin lähetetyt laskuttajailmoitukset Uusi Laskuttajailmoitus lähetetään jakajapankin kautta maksajien pankkiin Muutos päivitetään käyttäen alkuperäistä laskuttajailmoitusta Lähetettävä voimassa olevan jakajapankin kautta Taloyhtiöllä oltava sopimus pankin kanssa kuluttajan e-laskusta Tarvittaessa pankista saa tiedot alkuperäisestä laskuttajailmoituksesta Isännöitsijätoimiston vaihtuessa huomioitava Vanha välittäjä luovuttaa e-laskun vastaanottoilmoitukset laskuttajalle/ uudelle välittäjälle Välitettäessä e-laskusanomat välittäjän tunnuksella on palvelu siirrettävä uuden välittäjän tunnukselle Laskutusaiheen koodia ei voi muuttaa laskuttajailmoituksella Tarvittaessa uusi Laskuttajailmoitus, kuluttajat tekevät uudet e-lasku/suoramaksu tilaukset Vanha Laskuttajailmoitus lopetettava, vanhat tilaukset loppuvat Erityistilanteita Laskuttajan hyvitystilin ei tarvitse olla e-laskun jakajapankissa Verkkolaskujen välittäjäsopimus, sama jakajapankki kaikilla Taloyhtiöillä

10 Vastaanottoilmoitus = kuluttajan e-lasku/suoramaksutilaus Vastaanottoilmoituksella tulee tieto kuluttajan palvelusta ja vastaanotto-osoitteesta Sanomalla tulee asiakkaan yhteystiedot, verkkolaskuosoite, laskutusaihe ja yksilöintitiedot Huom. kuluttajan verkkolaskuosoite ei ole aito IBAN-tilinumero (poikkeus Danske) Muutos kuluttajan palvelussa Muutostilanteita: palvelumuutos, e-laskusta/suoramaksusta muutos yksilöintitiedoissa, suoramaksulla tili muuttuu E-laskuilla vastaanotto-osoite on verkkopankkikohtainen, suoramaksuilla tilikohtainen Huom! Laskun maksaja voi olla eri kuin laskutettava. Tilauksen yksilöintitieto kertoo laskutettavan

11 E-laskutilaus - laskuttaja haetaan lyhyellä nimellä Hakukriteeriksi riittää osa nimestä esim kasarminkatu. 11

12 Aineistojen aikataulut Aineisto Lähetysaika Käsittelyaika Lähtevät e-aineistot eräsiirtona E-lasku/suoramaksu 5 pankkipäivää ennen eräpäivää, suositus 7 pankkipäivää Kello 1:een mennessä tulleet laskut vastaanottajien noudettavissa klo 3 jälkeen Suoramaksun peruutus 4 pankkipäivää ennen eräpäivää E-lasku B2B 2 pankkipäivää ennen eräpäivää B2B lasku jää Nordeaan. Kello 1:een mennessä tulleet laskut vastaanottajien noudettavissa klo 3 jälkeen Laskuttajailmoitus Välitys jatkokäsittelyyn heti aineiston saavuttua eräsiirtoon 12

13 Aineistojen aikataulut Aineisto Valmistumisaika Säilytysaika Noudettavat e-aineistot eräsiirtona E-laskut vastaanottajalle klo kk Hylätyt e-aineistot lähettäjälle klo kk Vastaanottoilmoitukset klo kk 13

14 Virhepalaute 14

15 Virhepalaute 15

16 Virhepalaute 16