Laskuttajan opas SUORAVELOITUKSESTA E-LASKUUN JA SUORAMAKSUUN

Transkriptio

1 Laskuttajan opas SUORAVELOITUKSESTA E-LASKUUN JA SUORAMAKSUUN

2 NYT ON AIKA TOIMIA! Helsingissä Yhtenäiseen euromaksualueeseen eli SEPAan siirtymisen myötä kotimainen suoraveloituksemme päättyy tammikuun lopussa Kotimaista suoraveloitusta ei tämän jälkeen voi enää käyttää laskutukseen tai laskunmaksuun. Suoraveloituksen korvaavat ensisijaisesti e-lasku ja suoramaksu. Laskuttajien on käynnistettävä kuluttaja-asiakkaiden suoraveloituksen valtakirjojen muunto e-laskun automaattisen maksamisen toimeksiannoiksi viimeistään Nyt on toimittava ripeästi, jotta yritys ehtii mukaan muuntoon, eikä kassavirtaan tule katkoksia. Pankit eivät ota suoraveloitusaineistoja laskuttajilta enää jälkeen ja tästä aikataulusta ei voida joustaa. Muuntoa ennen laskutusohjelmisto on tärkeää päivittää tukemaan uusia maksutapoja. Finanssialan Keskusliiton ylläpitämiltä verkkosivuilta finvoice.info löytyy maksuttomia ohjelmia, joiden avulla muunto voidaan tehdä. Ensisijaisesti suoraveloituksen tilalle suositellaan e-laskua. Asiakkaalle e-lasku on vaivaton. E-lasku toimitetaan verkkopankkiin ja asiakas hyväksyy itse maksamisen ajankohdan. Niitä asiakkaita, joilla ei ole verkkopankkia käytössään palvellaan suoramaksulla. Suoramaksussa asiakas saa laskuttajalta tiedon laskusta sopimallaan tavalla, esimerkiksi postitse, ja pankki maksaa suoramaksun asiakkaan tililtä eräpäivänä. Asiakkaan kannalta suoramaksu vastaa palvelutasoltaan ja toiminnallisuudeltaan nykyistä suoraveloitusta. Oppaan lisäksi saat tietoa muunnosta omasta pankista, Finanssialan Keskusliiton SEPA-sivuilta sekä e-lasku- ja suoramaksuasiantuntija Bill Wirtaselta. Toimithan ripeästi Menestyksekästä muuntoprosessia! Finanssialan Keskusliitto Inkeri Tolvanen, Johtava asiantuntija 2

3 LASKUTTAJAN MUISTILISTA Suoraveloitus päättyy Aikataulu ei jousta, joten muunto suoraveloituksesta e-laskuun ja suoramaksuun on käynnistettävä viimeistään Muutoin yritys ei ehdi mukaan muuntoon. Varmista, että ohjelmistosi on päivitetty tukemaan e-laskua ja suoramaksua. Ole yhteydessä pankkiisi mahdollisimman pian ja sovi muunnon toteutuksesta sekä tarvittaessa e-laskupalvelusta. Samalla voit tarkistaa, onko aineiston käsittelyä mahdollista testata. Finanssialan Keskusliiton ylläpitämältä verkkosivulta finvoice.info löydät maksuttomia ohjelmia, joilla voit tehdä muunnon. Pankkisi opastaa niiden käytössä. Käy asiakaspalvelijoidesi kanssa läpi, kuinka muutos vaikuttaa laskutuskäytäntöihinne. Lähetä laskuttajailmoitus pankkiin. Informoi asiakkaitasi muutoksesta Finanssialan Keskusliiton sivuilta löytyvällä standardikirjeellä. Muodosta vastaanottoehdotukset suoraveloitusvaltakirjoista ja lähetä ne pankkiisi samaan aikaa kun lähetät asiakaskirjeet muunnosta. Muutos etenee vähitellen: asiakkaallasi on kaksi kuukautta aikaa kieltäytyä muunnosta Kun tarjoat asiakkaillesi sekä e-laskua että suoramaksua, pysyy palvelutasosi samana. Suoramaksu ei sovellu yritysasiakkaittesi käytettäväksi, vaan heidän kanssaan sinun tulee sopia erikseen uusista laskutustavoista. Voit tehdä muunnon kaikille asiakkaillesi kerralla tai osissa aikataulun puitteissa. Muunto koskee ainoastaan voimassa olevia suoraveloitusvaltakirjoja. Pankit eivät ota suoraveloitusaineistoja enää jälkeen. Varmista katkeamaton kassavirta toimimalla ajoissa. 3

4 VALMISTAUDU MUUTOKSEEN Näin muutos tehtiin Harri Pailokari > Klaus Holttinen > Timo Nuutinen > Harri Klaus Timo Pailokari Holttinen Nuutinen Näin muutos tehtiin Kiinteistö-Pailokari Järvenpään Lauttasaaren Harri Pailokari Uusi Liikuntakeskus OY apteekki > Kiinteistö-Pailokari Apteekkimme Lauttasaaren on Liikuntakeskus on yksi Töölössä toimiva on koko isännöitsijätoimisto, Järvenpään perheen liikunta-palveluiden kolmesta joka tarjoaa isännöintipalveluja tuottaja joka alueella apteekista. on toiminut oleville Toimimme asunto-osakeyhtiöille. Lauttasaaressa jo 25 vuotta. Yritys on Citymarketin toiminut Tarjoamme yli 30 kiinteistössä toisessa kuntourheilijalle monipuolisia vuotta ja toiminta liikuntapalveluita jatkuu niin jo Harri Timo työllistämme Pailokari polvessa. Nuutinen kuin Kiinteistökannan noin huippu-urheilijallekin. iästä Laskuttajailmoituksella johtuen 25 henkilöä. olemme Suoraveloitusta käyttäville Lauttasaaren käyttää asiakkaille, noin Liikuntakeskus 150 OY hoitamiseen. että tarjoat Asia- vahvasti ilmoitat perehtyneet verkkopankkia peruskorjaushankkeiden Kiinteistö-Pailokari erilaisiin kaskumme asiakastamme. koostuu pääosin Töölössä olevista e-laskua asunto-osakeyhtiöistä. laskutusvaihtoehtona. Vuokra- Ilmoituksesssutapahtuminöitsijätoimisto, määrittelet perheen liikunta-palveluiden myös on joka hiukan mitä tarjoaa alle tietoja 2000 isännöintipalveluja tuottaja pyydät kuukaudessa joka Kiinteistö-Pailokari Lauttasaaren Liikuntakeskus on Töölössä tai toimiva on vastikemak- koko isän- asiakkailtasi, ja alueella näistä on toiminut jotta oleville suoraveloituksessa saat asunto-osakeyhtiöille. Lauttasaaressa e-laskun on vastaanottoilmoitukset on toiminut Tarjoamme kohdistettua yli 30 monipuolisia vuotta oikein. ja toiminta liikuntapalveluita jatkuu niin jo noin vuotta. Yritys jo toisessa kuntourheilijalle polvessa. kuin Kiinteistökannan huippu-urheilijallekin. iästä johtuen olemme vahvasti perehtyneet erilaisiin peruskorjaushankkeiden hoitamiseen. Asiakaskumme koostuu pääosin Töölössä olevista asunto-osakeyhtiöistä. Vuokra- tai vastikemaksutapahtumia on hiukan alle 2000 kuukaudessa ja näistä suoraveloituksessa on noin 300. Vastaanottoehdotukset muodostetaan laskutusaiheittain. Tarkoituksena on siirtää kaikki ne laskut, jotka ennen ovat olleet suoraveloituksessa, e-laskuun tai suoramaksuun. Useat samaan aiheeseen liittyvät asiakkaan valtakirjat voidaan yhdistää ja päinvastoin samalla valtakirjalla olevista eri laskutusaiheista muodostetaan erilliset vastaanottoehdotukset asiakkaittain. Samaa palvelutunnusta voi siis käyttää eri e-laskutusaiheisiin ja päinvastoin. Jotta muutos suoraveloituksesta uusiin maksutapoihin on mahdollinen, tee seuraavat toimenpiteet: Ole yhteydessä ohjelmistotaloosi ja pankkiisi Ole yhteydessä ohjelmistotaloosi ja päivitä laskutusohjelmistosi tukemaan e-laskua ja suoramaksua. Sovi pankkisi kanssa muunnon toteuttamisesta sekä e-laskupalvelusta, jos palvelu ei ole vielä käytössäsi. Lähetä laskuttajailmoitus Asiakaslaskutuksemme tilipankkiisi on ulkoistettu, joten palveluntarjoajamme huolehtii ohjelmistoon tulevista muutoksista. on Uusi ilmoitus Laskutusohjelmisto vai vanhan ilmoituksen muokkaus? Ohjelmistossamme on Palveluntarjoajamme osa apteekkimme tietojärjestelmää. jo tällä hetkellä mahdollisuus selvittää Jos et ole e-laskun asiaa tarjonnut Olen lähettämiseen. parasta myös asiakkaillesi aikaa ollut yhteydessä ja Olin tulee aiemmin yhteydessä joka tietojärjestelmätoimittajaamme. e-laskupalvelua, tapauksessa ohjelmisto-lähettoimittajaamme uusi laskuttajailmoitus tarjoamaan He tekevät vaadittavat pankkiin. muutokset ja heiltä kerrottiin, palvelut. normaalina kehitystyönä ja niiden on luvattu olevan valmiina vuoden 2013 että vuoden 2013 Jos olet alussa aiemmin ohjelmaan lähettänyt tulee e-laskun vielä täsmennyksiä laskuttajailmoituksen, tavanomaisen vuosipäivityksen käyttöönotosta yhteydessä, tekemällä kuten muutos tapahtui aikaisempaan mm. ilmoita alkukuukausina. nyt suoramaksun laskuttajailmoitukseen. edellisen Pankkimme sepa-päivityksen on kertonut, yhteydessä. että he ovat meihin Laskuttajailmoituksen yhteydessä, voit kun tehdä konkreettisiin myös toimiin tulee löytyvällä maksuttomalla ryhtyä ensi vuoden ohjelmalla. alussa Lisätietoa ja ensi vuoden saat pankistasi. Olemme siirtymäajan suunnitelleet, aikana. että teemme laskuttajailmoituksen ennen kevään Kerro laskuttajailmoituksen palvelutasotunnuksella 2013 yhtiökokouksia. Meillähän tarjoavasi on sekä e- laskua että jo suoramaksua, nyt käytössä e-laskumahdollisuus, näin takaat asiakkaillesi joten saman päivitämme palvelutason kuin aiemmin. ainoastaan aikaisemman ilmoituksemme Muodosta vastaanottoehdotus jokaista voimassaolevaa suoraveloitusvaltuutusta kohden Muodosta vastaanottoehdotukset tyypillä uusi ja ilmoita että sanoma liittyy muuntoon Tarkista, että lähetysosoite, välittäjän ja e-laskun laskutusaiheen tunnus ovat samoja kuin laskuttajailmoituksessasi Ilmoita vastaanottoehdotuksilla suoraveloitusvaltakirjasta vähintään: - Maksajan tilinumero - Suoraveloituksen palvelutunnus - Laskutettavan nimi - Laskuttajailmoituksessa määrittelemäsi e-laskun yksilöintitiedot asiakkaasta - E-laskun laskutusaiheen tunnus, jonka olet maininnut laskuttajailmoituksessasi Lisäksi on suositeltavaa ilmoittaa: - Suoraveloitusvaltakirjan arkistointitunnus - Valtakirjalla ilmoitetut yksilöintitiedot - Valtakirjalla annettu viitenumero Voit ilmoittaa lisäksi: - Oman tunnisteen, joka auttaa sinua yksilöimään esim. muuntoerän Vastaanottoehdotukset voit tehdä myös löytyvällä maksuttomalla ohjelmalla. Lisätietoa saat pankistasi. Muunto on mahdollista tehdä ainoastaan nykyisille suoraveloitusasiakkaillesi. Jotta vastaanottoehdotukset saadaan kohdistettua oikein, tulee siinä mainittujen tietojen olla samoja kuin laskuttajailmoituksessasi. Tästä johtuen laskuttajailmoitusta ei myöskään tule muuttaa vastaanottoehdotuksen lähettämisen jälkeen. 4

5 VAIHEITTAIN SUORAVELOITUKSESTA E-LASKUUN JA SUORAMAKSUUN Näin muutos tehtiin Harri Pailokari > Klaus Holttinen > Timo Nuutinen > Harri Klaus Timo Pailokari Holttinen Nuutinen FK:n laatima standardikirje: Kiinteistö-Pailokari Järvenpään Lauttasaaren Uusi apteekki Liikuntakeskus OY Kiinteistö-Pailokari Apteekkimme Lauttasaaren on yksi Liikuntakeskus on Töölössä toimiva on koko isännöitsijätoimisto, Järvenpään perheen kolmesta liikunta-palveluiden joka tarjoaa isännöintipalveluja tuottaja joka alueella apteekista. on toiminut oleville Toimimme asunto-osakeyhtiöille. Lauttasaaressa jo 25 vuotta. Yritys on Citymarketin toiminut Tarjoamme yli kiinteistössä toisessa ja kuntourheilijalle työllistämme polvessa. noin kuin Kiinteistökannan huippu-urheilijallekin. iästä 30 monipuolisia vuotta ja toiminta liikuntapalveluita jatkuu niin jo johtuen 25 henkilöä. olemme Suoraveloitusta käyttää noin 150 hoitamiseen. Asia- vahvasti perehtyneet erilaisiin peruskorjaushankkeiden Muunnosta kertovaan kirjeeseen ei saa yhdistää asunto-osakeyhtiöistä. mainoksia, mutta kirjeen Vuokra- voi tai lähettää vastikemakkaskumme asiakastamme. koostuu pääosin Töölössä olevista asiakkaalle sutapahtumia samassa on kuoressa hiukan alle suoraveloituksen ennakkoilmoituksen 2000 kuukaudessa ja näistä suoraveloituksessa on noin 300. kanssa. Lähetä asiakkaille muutoksesta kertova kirje Käytä FK:n laatimaa standardikirjettä Täydennä kirjeeseen omat tietosi. Nämä kohdat on merkitty kirjepohjaan hakasuluilla [ ]. - FK:n standardikirje muodostaa pohjan asiakkaan ja pankin väliselle Meidän Odotamme on sopimukselle. tiedotuksessa vielä palveluntarjoajaltamme Kirje otettava on viranomaisten huomioon, vahvistusta hyväksymä. että apteekkien Kirjeeseen Meidän uudesta suoraveloitusasiakkaat täydennettäviä on luonnollista toimintamallista, tietoja informoida poikkeavat eli miten ovat: asiakkaitamme muutos muiden tullaan yritysten kevään asiakkaista toteuttamaan yhtiökokousten Lähes käytännössä poikkeuksetta jälkeen uusien ja miten suoraveloituksen tilisiirtojen se vaikuttaa toimittamisen syy on - Kirjeen se, päiväys asiakkaaseen että yhteydessä. asiakas ei ja itse Olemme sopimukseen pysty huomanneet, hoitamaan asiakkaan apteekkiasioitaan, että kanssa. asiakkaat - Kuukausi, vaan josta lähtien laskuttaja ei enää käytä suoraveloitusta eivät Muutoksen apteekissa aina erota yhteydessä suoraveloitusta asioi kotisairaanhoito, tulemme ja pankkiin ainakin kotihoito, tekemäänsä tarjoamaan palvelutalon laskutuksessa maksupalvelutoimeksiantoa asiakkaillemme henkilökunta uutta tai omainen. e-laskuvaihtoehtoa. toisistaan. Käytännössä Usein todetaan, siis laskutusasiakkaamme jotka muuttuvat suoraveloituksesta e-laskuun ja - Laskutusaiheet, että maksu on suoraveloituksessa, eivät voi ottaa käyttöönsä vaikka tosiasiassa e-laskua vaan suoramaksuun ainoastaan asiakas on tehnyt suoramaksun, pankin kanssa koska he sopimuksen pääsääntöisesti maksun eivät - Kolmeen pysty kohtaan päivämäärä, joka on kirjeen päiväyksestä 2 toistuvasta hoitamaan suorittamisesta. asioitaan sähköisesti. Tähän täytyy todennäköisesti kk ja 7 kalenteripäivää eteenpäin. Asiakkaan tulee kieltäytyä kiinnittää huomiota tiedotuksessa. automaattisesta muunnosta tätä ennen. - Laskuttajan yhteystiedot - Tarvittaessa laskuttajakohtaista muuntoon liittyvää lisätietoa - Laskuttajan allekirjoitus Lähetä vastaanottoehdotukset pankkiin samaan aikaan kuin tiedotuskirjeet asiakkaalle Lähetä suoraveloitusten muuntoaineistot sen pankin kautta, jonka kanssa sinulla on sopimus e-laskujen välittämisestä. Pankki kohdistaa lähettämäsi vastaanottoehdotuksen laskuttajailmoitukseen. Jos kohdistus ei onnistu, pankki hylkää vastaanottoehdotuksen ja lähettää virhepalautteen laskuttajalle. Hylkäysperusteita ovat mm.: - Laskuttaja ei ole lähettänyt laskuttajailmoitusta, jossa tukee suoramaksua. - Vastaanottoehdotus ei täsmää laskuttajailmoitukseen. Pankit lähettävät tiedot eri vaiheissa muuntoprosessia, joten et välttämättä saa ilmoituksia samaan aikaan kaikista pankeista. Pankki kohdistaa lähettämäsi vastaanottoehdotuksen suoraveloitusvaltakirjaan. Kohdistaminen tehdään ensisijaisesti palvelutunnuksen ja tilinumeron perusteella. Jos kohdistus ei onnistu, pankki hylkää vastaanottoehdotuksen ja lähettää virhepalautteen laskuttajalle. Hylkäysperusteita ovat mm.: - Maksaja on lopettanut suoraveloitusvaltakirjan - Suoraveloitusvaltakirjan mukainen tili on lopetettu - Palvelutunnus puuttuu tai se on virheellinen - Suoraveloituksen maksajana on yritys Mikäli muunto ei onnistu, tulee sinun sopia uudesta maksutavasta asiakkaasi kanssa. 5

6 Mikäli asiakkaasi kieltäytyy muunnosta, tulee hänen kanssaan sopia toisesta laskutustavasta, esim. paperilaskutuksesta. Mikäli asiakkaasi muuttaa laskutustapansa muuntoprosessin aikana (RI-sanoma), voit tehdä muutoksen heti. Myöhemmin tulevaa pankin muuntosanomaa tai mahdollista hylkäystietoa ei tarvitse enää huomioida. Asiakkaalla kaksi kuukautta aikaa Asiakkaalla on kahden kuukauden ajan mahdollisuus kieltäytyä suoraveloituksen muunnosta automaattisesti e-laskuun tai suoramaksuun. Kahden kuukauden aika alkaa lähettämäsi kirjeen päiväyksestä. Jos asiakkaasi kieltäytyy muunnosta, ilmoittaa hän siitä pankkiinsa. Tällöin hän lopettaa suoraveloitusvaltakirjan ja saat siitä tiedon normaalin suoraveloitusprosessin mukaisesti. Näin muutos tehtiin Harri Pailokari > Klaus Holttinen > Harri Klaus Pailokari Holttinen Kiinteistö-Pailokari Järvenpään Uusi OY apteekki Muutoksesta kieltäytyneiden asiakkaiden osalta Kiinteistö-Pailokari pankki Apteekkimme lähettää on FinvoiceAck-Sanoman on yksi Töölössä toimiva isännöitsijätoimisto, Järvenpään kolmesta joka tarjoaa isännöintipalveluja kuten alueella laskuja apteekista. oleville koskevissa Toimimme asunto-osakeyhtiöille. virhepalautteissa. Yritys on Citymarketin toiminut yli 30 kiinteistössä toisessa ja työllistämme polvessa. Kiinteistökannan noin iästä vuotta ja toiminta jatkuu jo johtuen 25 henkilöä. olemme Suoraveloitusta käyttää noin 150 hoitamiseen. Asia- vahvasti perehtyneet erilaisiin peruskorjaushankkeiden kaskumme asiakastamme. koostuu pääosin Töölössä olevista asunto-osakeyhtiöistä. Vuokra- tai vastikemaksutapahtumia on hiukan alle 2000 kuukaudessa ja näistä suoraveloituksessa on noin 300. Pankki siirtää asiakkaat e-laskuun tai suoramaksuun Kahden kuukauden kuluttua pankki muodostaa vastaanottoehdotusten pohjalta e-laskun tai suoramaksun vastaanottoilmoitukset. Sanomat ovat noudettavissasi 10 pankkipäivän kuluttua siitä, kun asiakkaan kahden kuukauden reagointiaika päättyy. Vastaanottoilmoituksesta näet: - Onko asiakas siirtynyt e-laskuun tai suoramaksupalveluun Yleensä vastaavanlaiset muutokset aiheuttavat - Vastaanottoehdotuksessa ilmoittamat tiedot enemmän ennakkokohua kuin itse muutos ja sen Näiden tietojen toteuttaminen. Laskutuskäytäntömme avulla tiedät, Haasteet onko sekä varmasti asiakkaallasi asiakkaiden liittyvät nyt kanssa itse käytössään totutun tehtävät suoramaksu sopimukset muuttamiseen. ja eivät voit muuttaa prosessissa Osin haasteita asiakkaan muutu aiheuttanee merkittävästi. laskutustavan e-lasku vai tavan vastaanottoilmoituksen asiakaskunnan Uskon, että prosessi mukaisesti. ikärakenne, sujuu Pankki kohdallamme jolloin siirtää sähköiset ne ongelmitta. asiakkaat, palvelut joilla on aktiivisessa saattavat käytössään yleensäkin verkkopankki olla vieraita, e-laskuasiakkaiksi saati niissä tapahtuvat suoramaksuasiakkaiksi. muutokset. Positiivista on, että sähköistyminen ja muut asiakkaat auttaa säästämään jonkin verran materiaalia postitse Suoraveloituspalvelun lähetettäviin tilisiirtoihin päättäminen verrattuna. Kun olet siirtänyt asiakkaat uusiin maksutapoihin, lopeta suoraveloituksen laskuttajasopimukset niissä pankeissa, joissa sinulla on hyvitystili. Tilipankki välittää tiedot laskuttajasopimuksen päättämisestä muille pankeille. Muistathan vielä: Ainoastaan olemassa olevat suoraveloitusvaltakirjalaskut voidaan muuntaa. Säilytä muunnon yli tieto siitä, mikä lasku oli alun perin suoraveloituksessa. 6

7 LASKUTTAJAKOKEMUKSET Valmistaudu muutokseen Ole yhteydessä ohjelmistotaloosi ja päivitä laskutusohjelmistosi tukemaan e-laskua ja suoramaksua Harri Pailokari Kiinteistö-Pailokari OY Kiinteistö-Pailokari on Töölössä toimiva isännöitsijätoimisto, joka tarjoaa isännöintipalveluja alueella oleville asunto-osakeyhtiöille. Yritys on toiminut yli 30 vuotta ja toiminta jatkuu jo toisessa polvessa. Kiinteistökannan iästä johtuen olemme vahvasti perehtyneet erilaisiin peruskorjaushankkeiden hoitamiseen. Asiakaskumme koostuu pääosin Töölössä olevista asunto-osakeyhtiöistä. Vuokra- tai vastikemaksutapahtumia on hiukan alle 2000 kuukaudessa ja näistä suoraveloituksessa on noin 300. Harri Pailokari: Ohjelmistossamme on jo tällä hetkellä mahdollisuus e-laskun lähettämiseen. Olin yhteydessä ohjelmistotoimittajaamme ja heiltä kerrottiin, että vuoden 2013 alussa ohjelmaan tulee vielä täsmennyksiä tavanomaisen vuosipäivityksen yhteydessä, kuten tapahtui mm. edellisen sepa-päivityksen yhteydessä. Klaus Holttinen: Laskutusohjelmisto on osa apteekkimme tietojärjestelmää. Olen myös ollut yhteydessä tietojärjestelmätoimittajaamme. He tekevät muutokset normaalina kehitystyönä ja niiden on luvattu olevan valmiina vuoden 2013 alkukuukausina. Klaus Holttinen Järvenpään Uusi apteekki Apteekkimme on yksi Järvenpään kolmesta apteekista. Toimimme Citymarketin kiinteistössä ja työllistämme noin 25 henkilöä. Suoraveloitusta käyttää noin 150 asiakastamme. Timo Nuutinen: Asiakaslaskutuksemme on ulkoistettu, joten palveluntarjoajamme huolehtii ohjelmistoon tulevista muutoksista. Palveluntarjoajamme selvittää asiaa parasta aikaa ja tulee joka tapauksessa tarjoamaan vaadittavat palvelut. Lähetä laskuttajailmoitus tilipankkiisi Timo Nuutinen Lauttasaaren Liikuntakeskus Lauttasaaren Liikuntakeskus on koko perheen liikunta-palveluiden tuottaja joka on toiminut Lauttasaaressa jo 25 vuotta. Tarjoamme monipuolisia liikuntapalveluita niin kuntourheilijalle kuin huippuurheilijallekin. Harri Pailokari: Olemme suunnitelleet, että teemme laskuttajailmoituksen ennen kevään 2013 yhtiökokouksia. Meillähän on jo nyt käytössä e-laskumahdollisuus, joten päivitämme ainoastaan aikaisemman ilmoituksemme 7

8 LASKUTTAJAKOKEMUKSET Vaiheittain suoraveloituksesta e-laskuun ja suoramaksuun Lähetä asiakkaille muutoksesta kertova kirje Harri Pailokari: Meidän on luonnollista informoida asiakkaitamme kevään 2013 yhtiökokousten jälkeen uusien tilisiirtojen toimittamisen yhteydessä. Olemme huomanneet, että asiakkaat eivät aina erota suoraveloitusta ja pankkiin tekemäänsä maksupalvelutoimeksiantoa toisistaan. Usein todetaan, että maksu on suoraveloituksessa, vaikka tosiasiassa asiakas on tehnyt pankin kanssa sopimuksen maksun toistuvasta suorittamisesta. Tähän täytyy todennäköisesti kiinnittää huomiota tiedotuksessa. Klaus Holttinen: Meidän on tiedotuksessa otettava huomioon, että apteekkien suoraveloitusasiakkaat poikkeavat muiden yritysten asiakkaista. Lähes poikkeuksetta suoraveloituksen syy on se, että asiakas ei itse pysty hoitamaan apteekkiasioitaan, vaan apteekissa asioi kotisairaanhoito, kotihoito, palvelutalon henkilökunta tai omainen. Käytännössä siis laskutusasiakkaamme eivät voi ottaa käyttöönsä e-laskua vaan ainoastaan suoramaksun, koska he pääsääntöisesti eivät pysty hoitamaan asioitaan sähköisesti. Timo Nuutinen: Odotamme vielä palveluntarjoajaltamme vahvistusta uudesta toimintamallista, eli miten muutos tullaan toteuttamaan käytännössä ja miten se vaikuttaa asiakkaaseen ja sopimukseen asiakkaan kanssa. Muutoksen yhteydessä tulemme ainakin tarjoamaan asiakkaillemme uutta e-laskuvaihtoehtoa. Pankki siirtää asiakkaat e-laskuun tai suoramaksuun Harri Pailokari: Yleensä vastaavanlaiset muutokset aiheuttavat enemmän ennakkokohua kuin itse muutos ja sen toteuttaminen. Haasteet varmasti liittyvät itse totutun tavan muuttamiseen. Osin haasteita aiheuttanee asiakaskunnan ikärakenne, jolloin sähköiset palvelut saattavat yleensäkin olla vieraita, saati niissä tapahtuvat muutokset. Positiivista on, että sähköistyminen auttaa säästämään jonkin verran materiaalia postitse lähetettäviin tilisiirtoihin verrattuna. Klaus Holttinen: Laskutuskäytäntömme sekä asiakkaiden kanssa tehtävät sopimukset eivät prosessissa muutu merkittävästi. Uskon, että prosessi sujuu kohdallamme ongelmitta. 8