Saapuvat viitemaksut Palvelukuvaus

Transkriptio

1 Saapuvat viitemaksut Palvelukuvaus

2 Sisällys 1 Yleiskuvaus Käyttöönotto Sopimus Testaus ja testitunnukset Käytön aloittaminen Viitemaksujen tapahtumaluettelo Sisältö Nouto- ja säilytysajat Virhetilanteet Viitenumero Yleistä Toistuvat maksut Tarkistenumeron laskeminen Viitenumeron ja maksulomakkeiden tulostaminen Viivakoodi Tietuekuvaukset Erätietue (0) Tapahtumatietue (3, 5, 7) Summatietue (9)... 7

3 1 Yleiskuvaus Laskuttava yritys yksilöi asiakkaansa laskut viitenumerolla. Saapuvat viitemaksut-palvelu perustuu tähän laskutuksessa käytettyyn viitenumeroon. Viitenumerolla laskuttaja kohdistaa saapuvan maksun avoinna olevaan laskuun ja tunnistaa samalla maksajan. Yritys, yhdistys tai taloyhtiö voi valita tapahtumamääriinsä ja toimintatapaansa soveltuvan tavan käyttää viitemaksuja. Saapuvat viitemaksut-palvelussa pankki kokoaa laskuttajan tilille maksetuista viitemaksuista tapahtumaluettelon, tiliotteella näkyy silloin viitemaksuista ja niiden korjauksista kirjauspäivittäin arvopäivien mukaiset yhteissummat. Jos asiakas ei halua erillistä tapahtumaluetteloa, ohjaa pankki yksittäiset viitemaksut tiliotteelle. 2 Käyttöönotto 2.1 Sopimus Asiakas tekee Saapuvat viitemaksut-palvelusta kirjallisen sopimuksen Nordea Pankin konttorissa. Sopimuksessa määritellään palveluun liitettävät tilit ja käyttöönottopäivä sekä sovitaan miten asiakas tai asiakkaan puolesta toimiva välittäjä noutaa tapahtumaluettelon. Asiakas ilmoittaa konttoriin, jos sopimustietoihin tulee muutoksia. 2.2 Testaus ja testitunnukset Asiakas voi testata viitemaksujen tapahtumaluettelon noutoa yleisillä testitunnuksilla. Luettelon aineistotyyppi on KTL. Avaussanoman asiakasnumero on ja tunnusluku on Siirtopyynnön Eräsiirron tunnus on A1. Testiaineisto sisältää tapahtumaluettelot seuraaville tileille: , , ja Eräsiirron palvelukuvaus sisältää tarkat ohjeet aineistojen noudosta. Eräsiirron palvelukuvauksen saa osoitteesta Käytön aloittaminen Pankki toimittaa tapahtumaluettelon hakemiseen tarvittavat tunnukset asiakkaalle ennen käyttöönottopäivää ja käytön voi aloittaa sovittuna päivänä. 3 Viitemaksujen tapahtumaluettelo 3.1 Sisältö Tapahtumaluettelo on erittely viitemaksuista ja niiden korjauksista. Tapahtumaluettelolla tapahtumat ovat nousevassa numerojärjestyksessä viitenumeron perusteella ja tilit tilinumeroiden perusteella. Tapahtumaluettelo muodostetaan päivittäin riippumatta tiliotekausista. Myös suoraveloitustapahtumien erittely sisältyy Saapuvien viitemaksujen tapahtumaluetteloon. Suoraveloituksen palvelukuvauksen saa osoitteesta Helmikuu

4 3.2 Nouto- ja säilytysajat 3.3 Virhetilanteet 4 Viitenumero 4.1 Yleistä 4.2 Toistuvat maksut Viitemaksujen tapahtumaluettelo on asiakkaan noudettavissa eräsiirtopalvelusta tapahtumien kirjauspäivää seuraavasta päivästä kello 3.00 alkaen. Tapahtumaluetteloiden säilytysaika pankissa on 18 kuukautta muodostamispäivästä lukien. Jo noudetun tapahtumaluettelon voi hakea uudelleen säilytysaikana. Tapahtumaluetteloon kohdistuvat moitteet on esitettävä säilytysaikana. Säilytysajan jälkeen ei tapahtumaluetteloa saa enää konekielisenä vaan pankki tekee tapahtumaluettelon uusinnat asiakkaan pyynnöstä paperille. Asiakkaan on varauduttava manuaalityön vaatimaan toimitusaikaan ja työstä perittävään palkkioon. Laskuttava yritys muodostaa viitenumeron. Usein viitenumerona käytetään laskun numeroa tai juoksevaa numeroa tarkistenumerolla täydennettynä. Viimeisen numeron eli tarkisteen tarkoituksena on tallennusvirheiden estäminen. Lyhyt viitenumero vähentää näppäilyvirheitä. Viitenumerossa tulee kuitenkin olla vähintään 4 numeroa (3 + tarkiste). Enintään viitenumero voi olla numeroa, mutta turhia välinollia tulee välttää. Samanlaisina toistuvissa maksuissa (esim. osamaksuissa) käytetään maksajan yksilöivää viitenumeroa. Laskua ei tarvitse yksilöidä, koska laskuttaja kuittaa maksetuiksi aina vanhimmat saatavat. Yhtiövastikkeissa ja vuokrissa voidaan käyttää viitenumerona huoneistokohtaista numeroa. 4.3 Tarkistenumeron laskeminen Tarkistenumeron tarkoituksena on estää näppäilyvirheet. Se lasketaan seuraavasti: Esimerkkinumero kerrotaan painoarvoilla 7, 3 ja 1 alkaen oikealta Saadut tulot lasketaan yhteen = 102 Summa vähennetään seuraavasta nollaan päätyvästä luvusta = 8 Erotus on tarkistenumero 8 (Jos erotus on nolla, tarkistenumero on nolla.) Viitenumero on esimerkissä Helmikuu

5 4.4 Viitenumeron ja maksulomakkeiden tulostaminen Viitemaksujen maksulomakkeena käytetään viitteellistä tilisiirtolomaketta. Tilisiirtolomakkeen käytöstä on ohjeet Suomen Pankkiyhdistyksen Tilisiirto-oppaassa. Jos laskuttajan asiakkaat ovat pääsääntöisesti konekielisesti maksavia yrityksiä, ei maksulomakkeiden tulostaminen ole tarpeellista. Tällöin viite ja muut maksun tiedot pitää mainita laskussa. Taloyhtiöissä voidaan sopia, että vuokrat/yhtiövastikkeet itsepalveluna maksavat asukkaat hoitavat maksut ilman tilisiirtolomakkeita käyttäen maksuissa huoneistolle sovittua viitenumeroa. Tilisiirto kuitenkin tarvitaan mikäli maksut jätetään pankin hoidettavaksi tai maksetaan pankin konttorissa. Painotalojen tai pankin kautta tilattaviin tilisiirtolomakkeisiin saa valmiiksi tulostetut viitenumerot. Viitenumeron voi merkitä lomakkeeseen myös käsin. Valmiita viitenumeroita voi tulostaa Nordean kotisivulta löytyvällä viitenumerolaskimella. Viite tulostetaan lomakkeeseen viiden numeron ryhmissä alkaen oikealta. Numeroryhmien väliin jätetään yksi tyhjä merkki. 5 Viivakoodi Viitemaksujen maksulomakkeisiin voi tulostaa myös viivakoodin. Viivakoodin käyttö vähentää näppäilyvirheitä. Viivakoodi sisältää saajan tilinumeron, viitenumeron, rahamäärän, rahayksikön ja eräpäivän. Maksajan ei tarvitse näppäillä näitä tietoja, jos hänellä on käytettävissään viivakoodin lukijalaite. Viivakoodista on lisätietoja Suomen Pankkiyhdistyksen julkaisuissa Pankkiviivakoodistandardi ja Pankkiviivakoodin tulostusohje. Viivakoodi testataan Pankkiyhdistyksessä ennen käyttöönotto. 6 Tietuekuvaukset Saapuvat viitemaksut-aineisto sisältää jokaisesta kirjauspäivästä ja tilistä erikseen erätietueen, tapahtumatietueita ja summatietueen. Tietueet erotetaan toisistaan tietue-erottimilla. Jokainen tietue päättyy carriage return- ja line feed - merkkeihin. 6.1 Erätietue (0) Erätietue on tili- ja kirjauspäiväkohtainen. Se muodostuu, kun välittäjän tunnus, tilinumero, rahayksikön koodi tai tiedoston luontipäivä vaihtuvat Kenttä Tieto Pakollisuus Muoto Pituus Sisältö 1 Tietuetunnus P N Tiedoston luontipäivä P N 6 VVKKPP 3 Tulostuksen alkuaik a P N 4 HHMM 4 Lähettävä rahalaitos P AN 2 1 tai 2 ja tyhjämerkki = Nordea 5 Välittäjän tunnus P AN 9 6 Rahayksikön kood i P AN 1 1 = euro 7 Tilinomistajan tunnus P AN 9 8 Varalla AN 58 nollia YHTEENSÄ 90 Helmikuu

6 6.2 Tapahtumatietue (3, 5, 7) Tapahtumatietue sisältää yhden maksun tiedot. Kenttä Tieto Pakollisuus Muoto Pituus Sisältö 1 Tietuetunnus P N 1 3, 5, 7 2 Tilinumero P N 14 3 Kirjauspäivä P N 6 VVKKPP 4 Maksupäivä P N 6 VVKKPP 5 Arkistointitunnus P AN 16 6 Viite P N 20 7 Maksajan nimilyhenne P AN 12 8 Rahayksikön koodi P AN 1 1 = euro 9 Nimen lähde AN 1 10 Rahamäärä P N 10 8 kok. + 2 des. 11 Oikaisutunnus P N 1 12 Välitystapa AN 1 13 Palautekoodi AN 1 YHTEENSÄ 90 Kenttä 1: tietuetunnuksen arvot ovat: 3 = viitemaksu 5 = suoraveloitettu maksu 7 = viiteotto (käytöstä sovitaan erikseen) Kenttä 5: tapahtuman muodostaneen pankin antama arkistointitunnus, jonka avulla pystytään jäljittämään alkuperäinen maksutoimeksianto. Arkistointitunnuksen pituus vaihtelee pankkikohtaisesti; SEPA-maksuissa arkistointitunnus voi olla max 35 merkkiä pitkä eikä sitä voida raportoida täysimittaisena. Arkistointitunnus on katkaistu lopusta lukien 16 merkkiin. Kenttä 7:maksajan nimilyhenne. Kenttä 9: maksajan nimen lähde, joka kertoo mistä nimilyhenne on saatu. Tiedon arvot ovat: A J K = asiakkaalta = pankin rekisteristä tilinumeron perusteella = pankin konttorissa näppäilty Kenttä 8: rahayksikön koodi, joka kertoo maksutoimeks iannon alkuperäisen rahayksikön. Helmikuu

7 6.3 Summatietu e (9) Kenttä 11: oikaisutunnus, jonka arvot ovat: 0 = normaali tapahtuma 1 = oikaisutapahtuma Kenttä: 12: maksun välitystapa, joka kertoo miten maksu on välitetty pankkiin. Tiedon arvot ovat: A = Maksu on tullut asiakkaalta konekielisesti tai itsepalveluna. J = Maksu on muodostettu pankin järjes telmässä. K = Maksun on tallentanut pankin toimihenkilö konttorissa. Kenttän 13: koodi, jolla pankki kertoo laskuttajalle veloituksen onnistumisesta. Tiedon arvot ovat: 0, t yhjä = onnistunut 1 = tiliä ei löydy 2 = kate ei riitä 3 = ei maksupalvelun tili 4 = maksaja on peruuttanut maksun 5 = pankki on peruuttanut maksun 6 = peruutus ei kohdistu 7 = valtuutus puuttuu 8 = eräpäivä on virheellinen 9 = tapahtumassa on muotovirhe Summatietue sisältää sitä edeltävien maksujen ja niiden oik aisujen yhteissummat ja kappalemäärät. Viitemaksut ja suoraveloitetut maksut sisältyvät samaa n yhteissummaan ja kappalemäärään. Epäonnistuneista suoraveloituksista on erillinen yhteissumma ja kappalemäärä. Kenttä Tieto Pakollisuus Muoto Pituus Sisältö 1 Tietuetunnus P N Tapahtumien kappalemäärä P N 6 3 Maksujen rahamäärä P N 11 4 Oikaisujen kappalemäärä N 6 5 Oikaisujen rahamäärä N 11 6 Epäonnistuneiden N 6 suoraveloitusten kappalemäärä 7 Epäonnistuneiden N 11 suoraveloitusten rahamäärä 8 Varalla AN 38 nollia 9 YHTEENSÄ 90 Helmikuu