Visma L7 Koulutuspäivät. Kuluttajan verkkolaskut ja suoramaksut

Transkriptio

1 Visma L7 Koulutuspäivät Kuluttajan verkkolaskut ja suoramaksut

2 VASTAANOTTOILMOITUKSET Vastaanottoilmoitusten nouto Automatisointi/Kuluttajanverkkolaskut/Vastaanottoilmoitukset - Samalta asiakkaalta samana päivänä tehdyt ADD ja DELETE tyyppiset sanomat on tarkastettava ja päivitettävä oikeassa järjestyksessä - Asiakas vaihtaa pankkia - Asiakas on verkkopankissaan useaan kertaan tehnyt verkkolaskun tilauksen ja perunut samantien - Vastaanottoilmoituksen aikaleiman voi tarkistaa ilmoitus-välilehdeltä Page 2

3 Kuukauden laskujen muodostus Vastike- ja Vuokralaskutus Isännöinti/Vastike- ja Vuokralaskutus Lomakevalinta Blanco (suositus) Oletus lomakevalinta määritellään asetuksissa Laskutustapa Valitaan kaikki (suositus) Mahdollista muodostaa kuluttajanverkkolaskut/suoramaksut erikseen Page 3

4 Kuukauden laskujen muodostus Vastike- ja Vuokralaskutus Isännöinti/Vastike- ja Vuokralaskutus Asumistuki voidaan huomioida Kuluttajan verkkolaskulla/suoramaksulla Laskutusajo muodostaa maksajan laskutustavan mukaiset tavoitteet vastikereskontraan ja verkkolaskuaineiston verkkolaskujen lähetys ruudulle. Page 4

5 Kuluttajanverkkolasku/Suoramaksu vastikereskontrassa Isännöinti/Vastike-ja vuokravalvonta/vastike- ja vuokravalvonta Verkkolaskujen tilat Siirretty (odottaa lähetystä) Lähetetty Page 5

6 Kuluttajan verkkolasku/suoramaksu raportit Isännöinti/Vastike-ja vuokravalvonta/vastike- ja vuokravalvonta/toiminnot/raportit Isännöinti/Tulosteet/Taloyhtiöraportit/Perustietoraportit Verkkolasku- ja suoramaksuasiakkaat (Tyrap197) Page 6

7 Kuukauden laskujen muodostus Vastike- ja Vuokralaskutus Isännöinti/Vastike- ja Vuokralaskutus Huom! Jos joudutaan kuukauden tavoitteet tekemään uudelleen kirjaa toiminnolla, pitää muistaa, että verkkolaskuista ja suoramaksuista muodostuu uusi aineisto verkkolaskujen lähetys ruudulle. Jos edellinen aineisto on lähettämättä, korvataan aineisto uudella Uusi aineisto voidaan poistaa lähetysruudulta, jos sitä ei tarvitse lähettää uudelleen Page 7

8 Kuluttajanverkkolaskujen/Suoramak sujen lähetys Aiheettoman verkkolaskuaineiston poisto Automatisointi/Verkkolaskut/Verkkolaskujen lähetys Kuittaa valitut lähetetyksi Laita laajennettu loki käyttöön, jos joskus tarvitsisi tarkastella lähetettyjä aineistoja Page 8

9 Kuluttajan verkkolaskut ja suoramaksut / peruutusaineisto Suoramaksuaineistoista voidaan muodostaa tarvittaessa peruutusaineisto Operaattori välittää aineiston edelleen pankkiin. Kaikki pankit tukevat suoramaksujen peruuttamista. Aineisto on lähetettävä pankeille riittävän ajoissa (4 pankkipv ennen eräpv) Kuluttajan verkkolaskuaineistojen osalta peruutuskäsittely on pankkikohtaista. Mikäli Finvoice-laskua ja peruutuslaskua ei voida kohdistaa tai pankki ei tue peruutustoiminnallisuutta, peruutuslasku näytetään hyvityslaskuna tiedoksi verkkopankissa tai maksamisen verkkopalvelussa. Peruutusaineisto voidaan muodostaa vain vastike-/vuokra- tai lukemalaskuista laskujen tulostusohjelman Toiminnot Verkkolaskujen peruminen valinnalla. Page 9

10 Isännöitsijätoimiston vaihtuessa Isännöitsijätoimiston vaihtotilanteessa katkeaa helposti e-lasku ja suoramaksun tilaukset. Kaikki muutokset tehdään aina laskuttajailmoituksella. Laskuttajailmoituksen muutostilanteet: Taloyhtiön verkkolaskuosoite ja/tai välittäjä (operaattori) muuttuu Taloyhtiön tilinumero muuttuu Taloyhtiön laskutusaiheen koodi muuttuu Esim. 1,V, Vuokra, vastike, E-lasku/suoramaksu palvelu halutaan lopettaa Taloyhtiön osoitetiedot (isännöitsijätoimiston osoite) muuttuu Laskutusaiheen nimi halutaan muuttaa (Vastike, Vuokra, käyttökorvaus) Page 10

11 Uusi Taloyhtiö Laskuttajailmoitus (Taloyhtiöllä ei ennestään pankeissa laskuttajailmoitusta) Automatisointi/Kuluttajanverkkolaskut/Laskuttajailmoitukset Pankkiverkon avautumisen jälkeen voidaan lähettää pankeille laskuttajailmoitus Avattava Taloyhtiölle verkkolaskuosoite Tarkistettava, että laskuttajailmoitus ruudulla näkyy Y-tunnus Laskuttajailmoituksella laskuttaja ilmoittaa tietonsa verkkopankkiin kuluttajan nähtäville. Ilmoitus lähetetään kaikkiin kahdeksaan pankkiryhmään Page 11

12 Uusi Taloyhtiö (Tapaus 1) Taloyhtiöllä ei Maventassa tiliä Automatisointi/Verkkolaskut/VismaAutoInvoiceWizard, Perustetaan yhtiö ja tili sovelluksella Pankkiverkon aktivointi Pankkiverkon avauspyyntö tehdään valtakirjalla, jonka allekirjoittaa se, jolla on isännöitsijätoimiston nimenkirjoitusoikeus Valtakirja toimitetaan Pankkiverkon avaus voi kestää 1-2 viikkoa Page 12

13 Uusi Taloyhtiö (Tapaus 2) Taloyhtiöllä on Maventan tili, mutta ei laskuttajailmoituksia Pyydä edellistä toimistoa lisäämään sinut käyttäjäksi Maventan taloyhtiön tilille Virkistetään Taloyhtiö VismaAutoInvoiceWizard sovelluksessa ja päivitetään avain Tarkista Maventan palvelusta verkkolaskujen vastaanottoasetus Jatkuu kuten Tapaus 1 Page 13

14 Uusi Taloyhtiö (Tapaus 3) Taloyhtiöllä on Maventan tili ja laskuttajailmoitus pankeissa Pyydä edellistä toimistoa lisäämään sinut käyttäjäksi Maventan taloyhtiön tilille Virkistetään Taloyhtiö VismaAutoInvoiceWizard sovelluksessa ja päivitetään avain Edelliseltä Isännöitsijätoimistolta pyydetään tieto millä laskutusaiheella laskuttajailmoitukset on tehty Page 14

15 Uusi Taloyhtiö (Tapaus 3) Taloyhtiöllä on Maventan tili ja laskuttajailmoitukset pankeissa Jos laskutusaihe on muu kuin V, pyydetään edellistä isännöitsijää lähettämään laskuttajailmoituksen poisto pankkeihin (delete) Suoramaksu ja E-lasku sopimukset purkautuvat Lähetetään laskuttajailmoitus Lähetetään tiedote maksajille, jossa asiakkaita pyydetään tekemään E-lasku tilaus uudelleen verkkopankissa tai suoramaksusopimus omassa pankissaan Jos laskutusaihe on V, pyydetään verkkolaskuosoitteet edelliseltä isännöitsijältä Avataan verkkolaskuosoitteet ja operaattorit maksajille Page 15

16 Uusi Taloyhtiö (Tapaus 4) Taloyhtiöllä ei Maventan tiliä mutta laskuttajailmoitus pankeissa Pyydetään edellistä isännöitsijätoimistolta tieto laskuttajailmoituksen laskutusaiheesta Jos se ei ole V, pyydetään heitä tekemään laskuttajailmoituksen poisto pankkeihin Perustetaan yhtiö L7:aan ja Maventaan VismaAutoInvoiceWizard sovelluksessa Lähetetään laskuttajailmoitukset Lähetetään tiedote maksajille, jossa asiakkaita pyydetään tekemään E- lasku tilaus uudelleen verkkopankissa tai suoramaksusopimus omassa pankissaan Page 16

17 Taloyhtiö pois Taloyhtiö pois Tulostetaan verkkolaskuosoitteet taloyhtiöraporteista Ilmoitetaan laskuttajailmoituksen laskutusaihe V uudelle isännöitsijälle Jos uusi isännöitsijätoimisto pystyy käyttämään laskutusaihetta V, lähetetään laskuttajailmoituksen muutos (välittäjä vaihtuu) Jos uusi isännöitsijätoimisto ei pysty käyttävään laskutusaihetta V, lähetetään laskuttajailmoituksen poisto Poistetaan Company UUId operaattori ohjausten takaa. Poistetaan käyttäjä poistuvan taloyhtiön Maventan tililtä Page 17

18