Loppuraportti. Hyvä Potku-hanke Iin suun terveydenhuolto Kaarivaara Anna-Kaisa,Klasila Anne

Transkriptio

1 Loppuraportti Hyvä Potku-hanke Iin suun terveydenhuolto Kaarivaara Anna-Kaisa,Klasila Anne

2 Taustaa Oulunkaaren kuntayhtymä,iin suun terveydenhuolto(iin ja Kuivaniemen hammashoitolat) Henkilökunta :4 hml,4 hh ja 2 shg Iin väkiluku n.9655 asukasta,kuntaväestön erityispiirre on lapsivoittoinen väestöpohja Väestölisäys on ollut vuodessa yli 1% viimeiset 10 vuotta ja sama kehitys näyttää jatkuvan.

3 Johdanto Kesällä 2014 saimme tiedon,että Oulunkaaren kuntayhtymän kaikki suun terveydenhuollon yksiköt lähtevät mukaan Hyvä Potku- hankkeeseen Hankkeen ja sen tuomien kehittämismenetelmien avulla olisi mahdollisuus lyhentää odotusaikoja hammaslääkärien ja suuhygienistin vastaanotoille.tarkoitus olisi saada parempaa asiakas-ja työtyytyväisyyttä sekä parempaa työn hallintaa Lähdimme mukaan odottavin mielin,sillä työyksikössämme painiskelimme saatavuusongelmien kanssa

4 Alkutilanne 1.seminaari Ongelmien inventaario :Kehittämiskohteet: -päivystysaikojen riittämättömyys,etenkin maanantait ja lomien jälkeen,otetaan väliin ja ollaan myöhässä,stressaa -kiireettömät/hoidossa olevien ajat 3kk:n päähän -aikuisten tarkastukseen pääsy pitkittynyt,jono 114 asiakasta(lokakuu2014),odotusaika n.puoli vuotta -esimiehen hallinnollinen työ lisääntynyt,ylitöitä ja koulutuksiin/palavereihin osallistumista runsaasti,kliininen työ vähentynyt -resurssipula,henkilökunnan määrä pysynyt samana vuosia -OC-puhelinjärjestelmä vaatinut asiakkailta opettelua jättää takasinsoittopyyntö,tyytymättömyyttä ajanvaraukseen

5 Tavoitteet Asetimme tiukat tavoitteet SMART Kiireelliseen päivystyshoitoon hammaslääkärille saman päivän aikana,lisätään runsaasti aikoja Lohkeamat ja paikan irtoamiset hoidetaan 3vrk:n sisällä yhteydenotosta,asiakas saa aina ajan soittaessaan! Aikuisten tarkastusjono hallintaan,3kk:n päähän uudet tarkastusajat aikaisemmin meillä käynneille,lisäksi kaikki uudet,muuttaneet tarkastukseen tulevat asiakkaat ohjataan ostopalveluna yksityiselle (Iin Furkan toimipiste) Jatkohoitoajat juurihoitoihin ja poistoihin 2-3vkon sisään Tavoitteet saavutetaan keväällä 2015

6 Mittaukset ja tasapainolaskelma -Syys-lokakuun 2014 aikana mitattiin hoitoloissamme ulkoinen ja sisäinen kysyntä,suunniteltu ja toteutettu kapasiteetti ja T3 eli kolmatta vapaa ta aikaa mitattu koko hankekausi Analysointi tasapainolaskurista osoitti seuraavaa: -maanantaina eniten akuuttiaikojen kysyntää,alkuviikkoon tarvitaan n.30 aikaa akuuttihoitoihin! -paljon peruuttamattomia poisjääntejä 22 potilasta /2vko eli n.10.5 tuntia vastaanottoajasta -2vkon aikana 14 potilasta,joille ei ollut antaa aikaa asiakkaan soittaessa -ulkoinen kysyntä 38% kokonaiskysynnästä,sisäinen kysyntä 62%kokonaiskysynnästä -tasapainolaskurissa 47 liian vähän vastaanottoaikaa kysyntään nähden,yksi hammaslääkäri sairaslomalla koko mittauksen ajan -suunnitelussa kapasiteetissa näytti,että tällä kapasiteetilla pystyttäisiin vastaamaan kysyntään -vaihteiluihin tulee varautua,alkuviikko ja juhlapyhien jälkeen enemmän vastaanottoaikoja -Suuhygienistin tasapainolaskuri oli positiivinen eli vastaanottokapasiteetti oli kysyntää suurempi Sisäinen kysyntä 69% kokonaiskysynnästä,ulkoinen 31% T3 vkolla 40 oli suuhygienistillä potilasta /2vkoa peruuttamattomia poisjääntejä,eli 3h 20 min hukkatyötä -suunniteltua vastaanottoaikaa 57 h,toteutumassa 41h!,toimistoaikaa 2h enemmän toteutumassa -välisiivous olisi pitänyt sisällyttää vastaanottoaikaan toteutumassa

7 KehittämissuunnitelmaPDSA 1.Kehittämistoimenpide: Hammaslääkäreiden ajanvarauskirjojen muokkaus kysynnän ja tarjonnan mukaiseksi. Lisätään akuuttiaikoja päivystävälle hammaslääkärille ma-ti 10 aikaa/pv ja muille hml:lle yhteensä 9 aikaa Juhlapyhien jälkeen lisätään riittävästi kaikille ajanvarauskirjoille päiv.aikoja Esim.lohkeamille /muille vastaaville varataan päiv.hml:n kirjalle erikseen aikoja,joita voi antaa samalle vkolle,vähentää puheluiden määrää Annetaan jatkossa vain yksi jatkohoitoaika kerrallaan

8 - 2.Kehittämissuunnitelma Aikuispotilaiden tarkastusvälin pidentäminen: -hoitosuunnitelmaa tehdessä pidennetään aikuispotilaiden tarkastusväliä 3 vuoteen,välitarkastuksia siirretään shg:lle (1.5 v) 3.Kehittämissuunnitelma Maksimoidaan hoitokäyntien sisältö: -käytetään asiakkaalle varattu aika mahdollisimman maksimaalisesti -esim.juurihoidon aloitus päiv.käynnillä -väliaikaisten paikkojen sijaan lopullisia paikkauksia -jos aikaa,hoitokäynnillä tehdään myös tarkastuksia /hammaskiven poistoa yms.

9 4.Kehittämistoimenpide:Luodaan varajärjestelyitä: Reagoidaan hammaslääkäreiden poissaoloihin,ennalta tiedossa oleviin koulutus/palaverit -päiviin lisätään vastaanottoaikoja töissä oleville Suunnitellaan henkilökunnan vuosilomat 3 kertaa vuodessa tehdään lomalistat ja siirretään ajanvarauskirjoille ajoissa tarkistetaan päivystysvuorot ja päiv.aikojen riittävyys

10 5.Kehittämistoimenpide:Työnjako hml/shg järkeistetään kontrollikäyntien tarpeellisuuden arviointia,niihin käytettävää aikaa Tarkastellaan uudelleen työnjakoa hammaslääkäreiden ja suuhygienistien kanssa,koska 5.hammashoitajan toimi muutettiin suuhygienistin toimeksi,uusi shg aloitti Tsekataan recall-listoista kontrollikäyntien tarpeellisuus ja niihin käytettävän ajan pituus

11 6.Kehittämistoimenpide:Jonon/Repun purku Puretaan aikuispotilaiden tarkastusjonoa ostopalveluna yksityisen toimesta,kaikki uudet/muuttaneet kokonaishoitoon tahtovat asiakkaat siirretään sinne Aiemmin käyneille annetaan aika omaan hoitolaan sieltä mistä löytyy..t3 Iissä Kuivaniemen hammaslääkäri purkaa itse jonon omalla alueella

12 Yhteenveto Edellä kuvatut kehittämistoimenpiteet on testattu ja otettu käyttöön Jono purettu,mutta T3 edelleen yli kolme kuukautta,hyvä Potku-hankeaika lyhyt,jotta saataisiin kaikki suunnitellut muutokset näkymään jo,osa näkyy viiveellä Päivystykseen pääsee helpommin,aikoja ei vieläkään riittävästi,annettu aiemmin,henkilökunnan motivointia edelleen yhteisiin sääntöihin tarvitaan,mietitty väritehosteen käyttöä ajanvarauskirjoilla,korostetaan yhden hoitoajan antamista Asiakastyytyväisyys lisääntynyt,ei tarvitse soittaa monta kertaa saadakseen aikaa Ajanvaraushoitajan stressi vähentynyt,kun on aikoja enemmän Juhlapyhien jälkeinen aika haasteellinen edelleen,ajat ei riitä! Henkilökunnan miehitystä esim. lomien suhteen kannattaa tarkastella säännöllisesti,juhlapyhien jäkeen saisi olla 2 hml purkamassa sumaa Odotamme uuden hoitolan valmistumista Iihin elokuussa 2015,saamme uusien tilojen myötä molemmille shg:lle omat hoitokoneet ja huoneet tehdä kliinistä hoitotyötä,välinehuolto siirtyy terveyskeskukseen Toivottavasti työviihtyvyys lisääntyy uusien ja toimivien tilojen myötä Toiveissa saada tekstiviestimuistutusjärjestelmä käyttöön syksyllä 2015,edelleen paljon peruuttamattomia poisjääntejä Omahoitosuunnitelman tekoa aloitettu :yksityisessä vanhusten hoitolaitoksessa tehty uuden suuhygienistin toimesta yksilöllisiä hoitosuunnitelmia,tarkoitus jatkaa vastaanotollakin Terveyskasvatusta viritelty vanhusten hoitopaikoissa toteutettavaksi Toivottavasti positiivinen kehitys jatkuu yksikössämme,t3 mittausta jatketaan edelleen, Mittaus kertoo olemmeko saavuttamassa asettamiamme tavoitteita vai pitääkö kokeilla muuta toimintamallia muutoksen aikaan saamiseksi.tiimissä on tärkeä olla yhteinen käsitys työskentelytavoista.tiimimme luo yhdessä toimintasuunnitelmat sekä sopii työnjaosta.palavereissa sovitaan säännöllisesti muutostyöstä ja seurataan tuloks