TAIVASSALON KUNNAN HANKINTA: LISÄKYSYMYKSET JA VASTAUKSET

Transkriptio

1 TAIVASSALON KUNNAN HANKINTA: LISÄKYSYMYKSET JA VASTAUKSET Osallistumispyynnön mukaan lisätietoja osallistumispyynnön sisältöön liittyvistä asioista on voinut pyytää sähköpostiosoitteesta viimeistään klo 12:00 Suomen aikaa mennessä. Hankinnasta on esitetty seuraavat lisäkysymykset. HUOM. Lisäkysymysten yhteydessä osallistumispyyntöasiakirjoja on täsmennetty. Ehdokkaan tulee huomioida lisäkysymyksiin annetut vastaukset sekä päivitetyt osallistumispyyntöasiakirjat osallistumishakemustaan jättäessä. Vastaukset lisäkysymyksiin sekä päivitetyt osallistumispyyntöasiakirjat toimitetaan kaikille kysymyksiä esittäneille sekä vastaukset pyytäneille. Lisäksi hankinnasta on lähetetty julkaistavaksi korjausilmoitus Päivitetyt asiakirjat julkaistaan myös Taivassalon kunnan kotisivuilla. Kysymys 1: Siirtyykö nykyinen Vanhustenkotiyhdistyksen vuokrasopimus sellaisenaan valitulle tuottajalle vai voidaanko vuokrasopimuksen ehdoista neuvotella vielä yhdistyksen kanssa? Kysymys 2: Vastaus 1: Vuokrasopimus siirtyy sellaisenaan. Mitkä ovat nykyiset asukasvuokrat? Kysymys 3: Vastaus 2: Vuokrat ovat alkaen 10,80 /m2/kk palvelu- ja ryhmä-asuntojen osalta. Voiko yritys jättää tarjouksen ryhmittymänä ja tässä hyödyntää kaikkien osapuolien referenssejä? Vastaus 3: Kyllä voi. Ehdokas voi käyttää hankinnan toteuttamiseen muiden yksiköiden voimavaroja riippumatta niiden välisten suhteiden oikeudellisesta luonteesta. Muiden yksiköiden henkilöstön pätevyyteen ja kokemukseen liittyviä voimavaroja voidaan kuitenkin käyttää hyväksi vain, jos kyseiset muut yksiköt suorittavat hankinnan kohteena olevat palvelut taikka osan niistä. 1

2 Jos osallistumishakemuslomake jätetään ryhmittymänä (kaksi tai useampi yritys jättää osallistumishakemuslomakkeen yhdessä), kaikista ryhmittymän yrityksistä on toimitettava pyydettäessä osallistumishakemuslomakkeen kohdissa II.1, II.3 ja II.4 vaaditut ajantasaiset todistukset ja selvitykset. Kohdissa II.3 ja II.4 pyydetyt todistukset ja selvitykset toimitetaan vain, mikäli kyseinen yritys osallistuu palveluiden tuottamiseen. Kysymys 4: Täyttävätkö nykyiset Poijun ja Ankkurin tilat yksityiseltä palveluntuottajalta edellytettävät tilavaatimukset toimiluvan saamiseksi? Kysymys 5: Vastaus 4 Hankintayksikkö ei pysty ottamaan kantaa kysymykseen muiden viranomaisten puolesta. Neuvotteluihin valittavilla tarjoajilla on mahdollisuus tutustua tiloihin erikseen ilmoitettavana ajankohtana. Tarjouspyynnössä puhutaan mahdollisten väistötilojen järjestämisestä remontin ajaksi. Onko niin, että tarvetta uuden korvaavan yksikön rakentamiselle ei ole? Kysymys 6: Vastaus 5: Hankinta ei sisällä uuden korvaan yksikön rakentamista. Väistötilojen järjestäminen on tarpeen, mikäli esim. palveluntuottaja päättää remontoida tiloja. Neuvotteluihin valittavilla tarjoajilla on mahdollisuus tutustua tiloihin erikseen ilmoitettavana ajankohtana. Henkilökunta siirtyy palveluntuottajalle. Koskeeko tämä koko henkilöstöä vaiko vain sote-puolen henkilöstöä? Voisitteko toimittaa listan siirtyvästä henkilöstöstä. Kysymys 7 Vastaus 6 Henkilöstöä koskevat tiedot toimitetaan neuvotteluihin valituille tarjoajille. Palveluntuottajalle siirtyy vain sote-henkilöstöä, ei tukipalveluihin liittyvää henkilöstöä. Tarjoajan tulee toimittaa terveydenhuollon lupa. Riittääkö, että tämä koskee vain kotisairaanhoitoa? Vastaus 7 2

3 Tarjoajalla tulee olla tarvittavat luvat siltä osin kuin lainsäädäntö edellyttää lupaa tietyn palvelun tuottamiseen. Siltä palvelun osalta, joka ei edellytä esim. terveydenhuollon lupaa, ei ko. lupaa tarvita. Kysymys 8 Kuuluuko kokonaisuuteen myös aterioiden kuljetus ja ikäihmisten päivätoiminta, kuten alustavassa tarjouspyynnössä on mainittu? Kysymys 9 Vastaus 8 Kyllä kuuluu. Asiakirjoissa on mainittu, että Arkean ruokapalvelusopimus siirtyy sellaisenaan palveluntuottajalle ja on voimassa 2021 asti. Palveluntuottaja ei voi siis itse järjestää tätä palvelua tai neuvotella sopimusehdoista Arkean kanssa? Kysymys 10 Vastaus 9: Sopimus siirtyy palveluntuottajalle nykyisessä muodossaan. Sopimus toimitetaan tarjoajille nähtäväksi lopullisen tarjouspyynnön liitteenä. Jos palveluntuottaja on tuottanut kotihoitoa tai kotisairaanhoitoa yksittäisille asiakkaille, mutta ei yhden sopimuksen alla yli 50 asiakkaalle, voidaanko tämä esittää referenssinä? Vastaus 10: Ehdokas voi esittää referenssinä referenssisopimukset, jotka on tehty yksittäisten henkilöasiakkaiden kanssa: - kotihoidossa vähintään 50 asiakkaalle ja - kotisairaanhoidossa vähintään 20 asiakkaalle. Referensseinä voidaan siten esittää useampi yksittäisen asiakkaan kanssa tehty sopimus, jotta vähimmäisasiakasmäärä täytyy. Kysymys 11 Jos alihankkijat vastaavat tukipalveluista (keittiö/kiinteistönhuolto/siivous) toimitetaanko tällöin pyydetyt todistukset myös alihankkijoiden osalta? Vastaus 11: 3

4 Jos ehdokas käyttää alihankkijoita tukipalveluiden tuottamisessa, kaikista alihankkijoina toimivista yrityksistä on toimitettava pyydettäessä osallistumishakemuslomakkeen kohdassa II.1 vaaditut ajantasaiset todistukset ja selvitykset. Täsmennetään osallistumispyyntöä siten, että kaikista ryhmittymän jäsenistä ja alihankkijoista toimitetaan pyydettäessä kohdissa II.3 ja II.4 pyydetyt todistukset ja selvitykset vain, mikäli kyseinen yritys osallistuu hankinnan kohteena olevien sotepalveluiden tuottamiseen. Kysymys 12 Varmistaisin vielä eli lääkäri- ja laboratoriopalvelut sisältyvät myöhemmin tarjottavaan päivähintaan? Kysymys 13 Vastaus 12: Kyllä. Näkisimme, että tarjouspyyntöasiakirjoissa ei erotella vanhainkotiasumista ja tehostettua palveluasumista, vaan kaikki asumispalvelut luokitellaan tehostetuksi palveluasumiseksi. Yksityisen tuottajan on haettava lupaa tehostetun palveluasumisen tuottamiseen. Kysymys 14 Vastaus 13: Vanhainkoti Ankkuri tullaan muuttamaan tehostetun palveluasumisen yksiköksi sopimuskauden aikana valitun palveluntuottajan kanssa erikseen sovittavana ajankohtana. Sopimuskauden alkuun saattaa sisältyä kuitenkin myös vanhainkotipalveluiden tuottamista. 1.Liite 1 Osallistumishakemus, kohta 5. kokemuksen osoittamiseksi tulee esittää vähintään neljä (3) hankinnan kohdetta vastaavaa referenssiä. Miten tulkitaan tuo neljä versus suluissa oleva kolme? Kysymys 15 Vastaus 14: Osallistumishakemusta on korjattu tältä osin. Osallistumishakemuksessa on esitettävä yhteensä kolme (3) vastaavaa referenssiä osallistumishakemuslomakkeessa tarkemmin kuvatun mukaisesti. Hankintaan sisältyy hoitohenkilöstön siirtyminen. Siirtyykö esimiestason henkilöstöä ja jos niin onko henkilöstössä henkilö, joka täyttää palvelupäälliköltä vaadittavat vaatimukset? Vastaus 15: 4

5 Sote-henkilöstö siirtyy Palveluntuottajalle. Tarkemmat tiedot henkilöstöstä annetaan neuvotteluihin valituille tarjoajille. Kysymys 16 Usein sama sopimus sisältää sekä kotihoidon että kotisairaanhoidon palveluja, voiko siis samaa referenssiä käyttää kohdissa A.1.1 ja A.2.1? Kysymys 17 Vastaus 16 Voi, mikäli referenssi täyttää sekä kotihoidon että kotisairaanhoidon referenssille asetetut vaatimukset. Onko sopimus voimassa vuotta tai vähintään 15 vuotta ja enintään 20 vuotta. Vastaus 17: Sopimusaika tarkentuu neuvotteluiden perusteella. Sopimus on voimassa vuotta. Asiakirjoja on täsmennetty tältä osin. Kysymys 18 Liite 2: Milloin neuvottelukutsu lähetetään? Kysymys 19 Vastaus 18: Neuvottelukutsua on korjattu. Neuvottelukutsu toimitetaan alustavan aikataulun mukaan Liite 4. Palvelun hinta kotihoidolle: Pyydetään ateriapalvelun yhden aterian hinta, kuitenkaan hankinnan kohteen kuvauksessa on maininta vain aamu-, ilta- ja välipalojen valmistamisesta sekä aterioiden kuljettamisesta sekä lämmittämisestä. Kuuluuko kilpailutukseen myös siis aterioiden tuottaminen asiakkaille kotiinkuljetuksen lisäksi? Vastaus 19: Kotihoidossa tulee avustaa asiakasta aamu-, ilta- ja/tai välipalojen valmistamisessa. Lisäksi tulee lämmittää lounas ja päivällinen, mikäli tarpeen, sekä tarvittaessa asiakkaan avustaminen syömisessä ja juomisessa. Lounaan ja päivällisen valmistaminen kuuluu palveluntuottajan vastuulle osana tukipalvelua. Päivällisen ja lounaan hinta on sama, ja se ilmoitetaan tarjouslomakkeella. Aamu-, iltaja välipalojen valmistamisessa käytetään asiakkaan omia raaka-aineita, joita asiakas on hankkinut esimerkiksi kauppapalvelun kautta. 5

6 Kysymys 20 Päiväkeskustoiminnassa päivän pituus? Kysymys 21 Vastaus 20: Päiväkeskustoiminnassa päivän pituus on 4-6 h/kk. Liite 5. Sopimus tulee koskemaan palvelukeskus Poijun ja vahainkoti Ankkurin sopimuksen tekohetkellä olevia asiakkaita ja asukkaita. Kyse on vanhuksista, mitä tapahtuu, kun nykyiset asiakkaat poistuvat palvelun piiristä, eikö sopimus kata mahdollisia uusia asiakkaita lainkaan, vaikka palveluntuottajan tulee sitoutua pitämään rakennusten asiakaspaikkojen kapasiteetin vähintään nykyisellään? Kysymys 22 Vastaus 21: Hankinnassa on kyse puitejärjestelystä, jonka perusteella hankintayksikkö voi tilata palveluita tarpeen mukaan. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyihin asiakasmääriin. Mikäli hankintayksiköllä on tarvetta palveluille myös uusien asukkaiden osalta, myös näille voidaan hankkia palveluita kilpailutettavan sopimuksen perusteella. Täyttävätkö vanhainkoti Ankkurin ja palvelukeskus Poijun tilat nykyisellään viranomaisten vaatimukset tiloille? Kysymys 23 Vastaus 22: Hankintayksikkö ei pysty ottamaan kantaa kysymykseen muiden viranomaisten puolesta. Neuvotteluihin valittavilla tarjoajilla on mahdollisuus tutustua tiloihin erikseen ilmoitettavana ajankohtana. Jos uusien asiakkaiden määrä ei riitä täyttämään nykyisiä paikkamääriä, onko palveluntuottajalla oikeus ottaa vanhainkotiin / tehostettuun palveluasumiseen myös muiden kuntien asukkaita? Vastaus 23: Palveluntuottajalla on oikeus ottaa vanhainkotiin / tehostettuun palveluasumiseen myös muiden kuntien asukkaita. 6

7 Kysymys 24 Myös nykyiset vanhainkotipalvelujen asiakkaat voidaan siirtää tehostetun palveluasumisen piiriin, tapahtuuko tämä ensisijaisesti niin, että Ankkuri muutetaan tehostetun palveluasumisen yksiköksi, vai voiko hankintayksikkö siirtää asiakkaat muualle ja palveluntuottajalle jää tyhjä kiinteistö? Kysymys 25 Vastaus 24: Kyllä, lähtökohtana on, että Ankkuri muutetaan tällöin tehostetun palveluasumisen yksiköksi. Tehostetun palveluasumisen palveluita voidaan tällöin hankkia valitulta palveluntuottajalta. Miten on määritelty vuokrasopimuksessa Poijun vuokrankorotus, onko se sidottu johonkin indeksiin? Kysymys 26 Vastaus 25: Vuokrankorotus on sidottu elinkustannusindeksiin 2008=100. Sisältääkö palvelukeskus Poijun vuokrasopimus mm. lämmityksen ja kiinteistöhuollon? Kysymys 27 Vastaus 26: Vuokrasopimus ei sisällä lämpöä ja kiinteistönhuoltoa. Mitkä ovat arvioilta Medimobin käyttökustannukset vuodessa ja laskutusperuste? Kysymys 28 Vastaus 27: Medimobin käyttökustannukset ovat noin 4535 (alv 0 %) vuodessa (6 kpl lisenssejä, 1 x toiminnanohjaus ja 1 x SaaS -palvelu) Kotihoidossa ja kotisairaanhoidossa, mitä RAI-järjestelmää edellytetään RAI-HC vai RAI-LTC? Kysymys 29 Vastaus 28: Tarjoaja voi päättää tämän itse. Määrittääkö hankintayksikkö, missä kotihoidon vaatehuolto toteutetaan? Vastaus 29: 7

8 Ei, palveluntuottaja saa päättää tämän itse. Kysymys 30 Tehostettu palveluasuminen, hoitosuunnitelma ja hoidon toteutuminen kirjataan Tilaajan sähköiseen potilastietojärjestelmään, mitä kustannuksia järjestelmästä aiheutuu palveluntuottajalle? Vastaus 30: Kustannukset ilmoitetaan neuvotteluihin valituille tarjoajille. Kysymys 31 Tehostettu palveluasuminen: Palveluntuottaja toimii rekisterinpitäjänä, vaikka tiedot kirjataan Tilaajan järjestelmään eikö palveluntuottaja ole tällöin rekisterin käyttäjä? Kysymys 32 Vastaus 31: Asiakirjoja on korjattu tältä osin. Korjatun hankinnan kohteen kuvauksen mukaan Tilaaja toimii rekisterinpitäjänä. Koskeeko Arkea Oy:n sopimus myös Ankkurin ateriapalveluita? Kysymys 33 Vastaus 32: Kyllä. Missä laboratoriopalvelut tuotetaan nyt ja onko palveluntuottajalla mahdollisuus tehdä sopimus ko. laboratorion kanssa? Kysymys 34 Vastaus 33: Tykslab tuottaa palvelut tällä hetkellä. Palveluntuottaja neuvottelee itse Tykslabin kanssa mahdollisesta sopimuksesta. Mikä on tällä hetkellä Ankkurin ja Poijun henkilöstömitoitus? Vastaus 34: Henkilömitoitus on tällä hetkellä: - Vanhainkoti Ankkuri: 0,625 - Palvelukeskus Poiju: 0,666 8

9 Kysymys 35 Palveluntuottaja kalustaa yleiset tilat. Tilat on ilmeisimmin tällä hetkellä kalustettu, siirtyykö nykyinen kalustus palveluntuottajalle? Vastaus 35: Kyllä, nykyinen kalusto siirtyy. Kysymys 36 Palveluntuottaja laskuttaa suoraan asukasta lääkkeistä? Käsittääkseni lääkkeitä saa Suomessa myydä vain apteekki? Kysymys 37 Vastaus 36: Asiakirjoja täsmennetään siten, että palveluntuottaja huolehtii siitä, että asiakasta laskutetaan lääkkeistä. Sopimusluonnoksessa mainitaan, että henkilöstömitoitus tulee olla vähintään 0,7. Laskentakaavassa täytynee olla virhe, kun siinä jaetaan tunteja asukasmäärällä? Vastaus 37: Laskentakaava perustuu Terveyden- ja hyvinvointilaitoksen laskentakaavaan, ja se on oikein. Kts. n+laskentakaava/24902ab a8-a4ad fe8 Kysymys 38 Vanhushoitoyksikkö tarkoittanee vanhainkotia, olisi hyvä käyttää aina samaa termiä? Vastaus 38: Asiakirjoja täsmennetään tältä osin ennen lopullisten tarjouspyyntöasiakirjojen toimittamista. 9

10 Kysymys 39 Vaaditaanko todellakin sekä tehostetussa palveluasumisessa, että vanhainkodissa 0,7 mitoitusta vaikka STM:n suosituksen mukaan henkilöstön määrää arvioidaan ja kohdennetaan asiakasrakenteen mukaan joustavasti? Vastaus 39: Kyllä, mitoitus tulee olla vähintään 0,7. Kysymys 40 Milloin neuvottelut pidetään? Vastaus 40: Neuvottelut pidetään alustavan aikataulun mukaan viikolla 1. Neuvottelukutsua on täsmennetty tältä osin. Kysymys 41 Pyydämme seuraavat lisätiedot kiinteistöistä: Palvelukeskus Poiju - tasearvo ja vuosipoistot kirjanpidossa? - käyttömenot per vuosi (käyttömenot=sähkö, vesi, lämmitys, jätehuolto, kiinteistöhuolto ym.)? - tärkeimmät suoritetut peruskorjaukset/investoinnit viimeisen 5 vuoden aikana ja mikä näiden kustannus on ollut? - asukashuoneiden koot (m2) eriteltynä huonekohtaisesti? - tarkat tiedot asukashuonekohtaisesti, löytyykö niistä inva-wc ja suihku? - tarkka erittely, moniko huoneista on yhden hengen ja moniko kahden hengen? - kiinteistön pohjapiirrokset? Vanhainkoti Ankkuri - tasearvo ja vuosipoistot kirjanpidossa? - käyttömenot per vuosi (käyttömenot=sähkö, vesi, lämmitys, jätehuolto, kiinteistöhuolto ym.)? - tärkeimmät suoritetut peruskorjaukset/investoinnit viimeisen 5 vuoden aikana ja mikä näiden kustannus on ollut? - asukashuoneiden koot (m2) eriteltynä huonekohtaisesti? - tarkat tiedot asukashuonekohtaisesti, löytyykö niistä inva-wc ja suihku? - tarkka erittely, moniko huoneista on yhden hengen ja moniko kahden hengen? - kiinteistön pohjapiirrokset? Vastaus 41: 10

11 Tarkemmat tiedot kiinteistöistä toimitetaan neuvottelukutsun yhteydessä. Kysymys 42 Millä hinnoilla palveluntuottajan tulee lähtökohtaisesti ostaa ateriat Arkea Oy:lta? Perustuuko tämä erillistilauksiin vai onko olemassa jokin kiinteä laskutus? Onko kunnan ja Arkea Oy:n ateriapalvelusopimuksessa irtisanomismahdollisuutta? Jos irtisanominen on mahdollista, onko olemassa sanktiota? Kysymys 43 Vastaus 42: Ateriahinnat perustuvat kiinteisiin ateriahintoihin. Sopimuksessa on irtisanomismahdollisuus. Sopimuksen irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. Sopimus toimitetaan neuvotteluihin valituille tarjoajille. Pyydämme toimittamaan seuraavat tiedot: henkilöstön lukumäärä, koulutus henkilöittäin, palkkataso henkilöittäin ja heidän ikä? Yllä olevat henkilöstötiedot kaikkien tarjouspyynnön osa-alueiden suhteen: kotihoito, kotisairaanhoito, tehostettu palveluasuminen ja vanhainkotipalvelut. Vastaus 43: Tiedot toimitetaan neuvotteluihin valituille tarjoajille. Kysymys 44 Miten nykyiset kotihoidon ja kotisairaanhoidon tunnit jakautuvat viikonpäiville ja kellonajoille? Tapahtuuko laskutus toteutuneiden tuntien vai millä perusteella? Millä tarkkuudella laskutus tapahtuu? Esimerkiksi jos käynti kestää 20min, niin laskutetaanko 20/60*tuntihinta vai onko jokin minimilaskutus? Kysymys 45 Vastaus 44: Kotihoidon ja kotisairaanhoidon laskutuskysymykset käsitellään neuvotteluiden yhteydessä. Tarjouspyyntöasiakirjat päivitetään neuvotteluiden pohjalta. Onko palveluiden tuottaminen sidottu kiinteästi molempiin kiinteistöihin vai voisiko vaihtoehtona miettiä sitä, että palveluntuottaja esimerkiksi rakentaisi kokonaan uuden kiinteistön, joka vastaisi kunnan kokonaistarpeeseen? Vastaus 45: Kokonaan uuden kiinteistön rakentaminen ei sisälly hankintaan. Palvelua tulee tuottaa Palvelukeskus Poijussa ja Vanhainkoti Ankkurissa. 11

12 Kysymys 46 Ankkuri on nykyisellään vanhainkoti ja yleensä vanhainkodit on luokiteltu laitoshoidoksi. Tietojemme mukaan Valvira ei enää myönnä toimilupia laitoshoitoon, joten onko Ankkurissa tarkoitus tuottaa jatkossa tehostettua palveluasumista? Vastaus 46: Vanhainkoti Ankkuri tullaan muuttamaan tehostetun palveluasumisen yksiköksi sopimuskauden aikana valitun palveluntuottajan kanssa erikseen sovittavana ajankohtana. Sopimuskauden alkuun saattaa sisältyä kuitenkin myös vanhainkotipalveluiden tuottamista. Hankinnasta ei ole esitetty muita kysymyksiä. Taivassalossa Taivassalon kunta 12