Psykiatrisen palveluasumisen hankinta 749/ /2013

Transkriptio

1 1 (7) Psykiatrisen palveluasumisen hankinta 749/ /2013 Tarjouspyyntöön on tullut määräaikaan mennessä seuraavat 35 kysymystä, joihin vastaamme alla. Liitteitä 5 ja 6 on korjattu, päivitetyt versiot voi hakea internet-sivuilta. Kysymys 1: Voiko tällä tarjouskierroksella tarjota myös uutta perustettavaa yksikköä, joka alustavan suunnitelman mukaan aloittaisi toimintansa sopimuskaudella? - Jos yrittäjä suunnittelee uudisrakennusta / remontoitavia tiloja, milloin tilojen on oltava valmiina? Vastaus: Palveluntuottajan tulee tarjota Palvelukuvauksen (liite 2) mukaista palveluasumista heti sopimuskauden alusta. Kysymys 2: Koskeeko tämä kilpailutus myös mielenterveyskuntoutujien tuetun asumisen palvelua? Vastaus: Ei koske. Kysymys 3: Voidaanko palveluasumista tuottaa erillisiin asuntoihin, jos ne tulkitaan asumisyksiköksi, voidaanko tulkita esim. tietyn välimatkan sisällä olevin asumisyksiköksi? Vastaus: Tässä kilpailutuksessa ei voida. Tarjouspyyntö Kysymys 4: Tarjouspyynnön sivulle 1 puhutaan kilpailutuksen varatoimittajasta. Mitä tällä tarkoitetaan, kun kuitenkin kyseessä on puitejärjestely, jossa palveluntuottajiksi valitaan useampi toimittaja? Vastaus: Tarjouspyynnön mukaisesti: Kilpailutuksen perusteella valitaan myös varatoimittaja, jonka kanssa voidaan solmia varsinainen hankintasopimus, mikäli sopimustoimittaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä tai mikäli sopimustoimittaja ei täytä näitä ehtoja ja edellytyksiä sopimuskauden aikana. Kaupunki varautuu tällä toimella tilanteeseen, jossa joku valituista toimittajista ei pysty toteuttamaan sopimusta vaaditulla tavalla, eikä sopimusta voida toteuttaa jäljelle jäävien toimittajien kanssa (esim. paikkamäärät eivät ole riittävät). Kysymys 5: Sivu 2/6 mainitaan, että Espoon ja Kauniaisten kaupunki varaa oikeuden olla ottamatta optiovuotta käyttöön kaikkien toimittajien kanssa. Millä perusteella mahdolliset optiovuoden toimittajat valitaan? Vastaus: Optiovuoden toimittajat valitaan paikkatarpeen mutta myös sopimuskauden kokemusten perusteella.

2 Liite 1 Kysymys 6: kohta asumiseen liittyvä päivä- ja työtoiminta è palveluun tulee sisältyä mahdollisuus päivä/virike/työtoimintaan - jos asiakas ei asumisen aikana osallistu asumisyksikön ulkopuoliseen päivä- ja työtoimintaan, hänelle voidaan osoittaa palveluntuottajan järjestämää päivä- ja työtoimintaa, jota voidaan tarjota erillään - voisiko tätä kohtaa tarkentaa? Pitääkö palveluntuottajan järjestää asiakkailleen työtoimintaa (jos tätä ei esim. nyt tuoteta erillisenä toimintana), joka myös tarjouksessa hinnoitellaan? Riittääkö tässä mahdollisuus, että palveluntuottaja mahdollistaa asiakkaalleen työtoiminnan yksikön ulkopuolelta, jonka joku muu palveluntuottaja tuottaa? - Onko päivä- ja työtoimintaa pakko tarjota palveluasumisen ja tehostetun palveluasumisen ohella? - Mitä päivä- ja työtoiminnan hinnan tulee pitää sisällään? Vastaus: Palveluntuottajan tulee järjestää asiakkailleen päivä-, virike- tai työtoimintaa. Asiakas voi asumisen aikana osallistua kaupungin järjestämään, asumisyksikön ulkopuoliseen toimintaan, jolloin palveluntuottaja ei voi laskuttaa ko. toiminnasta. Jos palveluntuottaja tuottaa toiminnan itse, tulee toiminta kuvata ja hinnoitella erikseen. Päivä- /työtoimintaan osallistumisesta sovitaan kunkin asiakkaan kohdalla yksilöllisesti. Palveluntuottajan tulee ilmoittaa sopimuksen yhteyshenkilölle jos käyttää alihankkijoita virike-, päivä- tai työtoiminnan tuottamiseen. Palveluntuottaja on vastuussa alihankkijan työstä kuten omastaan. Kaupunki voi perustellusta syystä kieltää palveluntuottajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Kysymys 7: Paljonko on hankinnan mukaisten uusien sijoitusten vuotuinen arviomäärä Palveluasumisen ja Tehostetun palveluasumisen osalta? Vastaus: Espoon kaupunki ostaa palveluja yksityisiltä palveluntuottajilta pääsääntöisesti palveluntuottajien hankkimissa tiloissa vuositasolla noin 170 paikkaa. Tällä hetkellä ostetuista paikoista 2/3 osaa on palveluasumista ja 1/3 tehostettua (n. 65 % ja 35 %), hankintamäärien arvioidaan pysyvän ennallaan. Kauniaisten kaupunki ostaa palveluasumista vuositasolla noin 10 paikkaa. Kysymys 8: Tullaanko nykyisillä palveluntuottajilla olevat asukkaat uudelleen sijoittamaan valittuihin yksiköihin? Vastaus: Palveluasumisen odotetaan tarjoavan kuntoutumisen mahdollisuus. Asiakkaalle valitaan paikka, jossa hän saa tarvitsemansa palvelut. Siirtymiset asuinpaikasta toiseen tehdään aina yhteistyössä Espoon kaupungin edustajan ja palveluntuottajan kanssa. Sopimuksen päättyminen ei automaattisesti tarkoita uudelleen sijoitusta. Kysymys 9: Riittääkö Palveluasumisessa yhteyden saanti henkilökuntaan ympärivuorokautisesti puhelimitse? Vastaus: Tarjouspyynnön mukaisesti henkilöstöä tulee olla paikalla päivisin klo Muuna aikana asiakkaiden tulee saada yhteys henkilökuntaan puhelimitse.

3 Kysymys 10: Tarvitaanko palveluasumisessa henkilökunnan paikalla oloa 7 päivänä viikossa vai vain arkisin? Vastaus: Henkilökuntaa tarvitaan jokaisena päivänä. Kysymys 11: Onko määritelty montako tuntia per päivä päivä/työtoimintaa pitää olla, jos sitä tarjotaan erikseen? Vastaus: Ei ole määritelty. Päivä- ja työtoimintaan osallistumisesta sovitaan kunkin asiakkaan kohdalla yksilöllisesti. Liite 2 Kysymys 12: Tilat, kohta 3 Onko tarjouspyynnössä määritelty huonekoko 15 m2 ja 20 m2 ehdoton laatuvaatimus? Eikö riitä, että palveluntuottajalla on olemassa olevat AVIn luvat palvelun tuottamiselle tiloissa, jossa ei välttämättä tilavaatimukset täyty? Vastaus: Huonekoko on ehdoton laatuvaatimus. Kysymys 13: Kohdassa 3.1. Asumisyksikön sijainti, todetaan, että yksikön tulee sijaita Espoossa tai Espoon välittömässä läheisyydessä - voisitteko määrittää tarkemmin, mitä tarkoitetaan Espoon välittömässä läheisyydessä, kuten naapurikunnissa? Kuinka laajan alueen tämä kattaa? Tarkoitetaanko naapurikunnilla rajanaapureita vai kuntia, jotka sijaitsevat tietyn kilometrimäärän Espoosta? - Voiko tarjottava yksikkö sijaita Tuusulassa (tuleva Rykmentinpuiston asuinalue) tai Lohjalla hyvien liikenneyhteyksien varrella? Vastaus 14: Naapurikunnilla tarkoitetaan seuraavia: Helsinki, Vantaa, Kauniainen, Kirkkonummi, Vihti, Nurmijärvi. Liite 3 Kysymys 15: Kohdassa 2 Tarjottavalle palvelulle asetettavat vaatimukset pyydetään toimittamaan liite 2 allekirjoitettuna sekä mahdolliset siihen liittyvät laajemmat kuvaukset ja lisäselvitykset - mitä tarkoitetaan näillä mahdollisilla laajemmilla kuvauksilla ja lisäselvityksillä? Voiko palveluntuottaja antaa tässä kohden tarkemman kuvauksen omasta palvelustaan sekä kuntouttavasta työotteesta? Vastaus: Tarjouksen mukana tulee lähettää liite 2 hyväksyttynä ja allekirjoitettuna. Mahdollisia lisäselvityksiä ei vaadita, mutta sellaisia voi lähettää tarjoajan niin halutessa. Kysymys 16: Voidaanko palveluntuottajia koskevat todistukset (verot, Tyel, kaupparekisteriote) toimittaa Tilaajavastuu-raportilla? Vastaus: Ei voida. Tässä kilpailutuksessa selvitysten tulee olla tarjouspyynnössä, liitteellä 3 pyydetyssä muodossa.

4 Kysymys 17: Voisitteko tarkentaa, mitä liitteen kolme referenssiluettelon lyhyen kuvauksen tärkeimmistä nyt kysymyksessä olevaa hankintaa koskevista asumispalvelujen ostajista -kohdan tulee sisältää? Vastaus: Kuvataan lyhyesti referenssit. Kysymys 18: Tarjouspyynnön liite 3 kohta 3 Tarjoukseen muotoon liittyvät vaatimukset: henkilöstölomakkeet on palautettava täytettyinä joko CD tai sähköpostilla - Tarjouspyynnössä sivulla 2 pyydetään tarjous toimittamaan kahtena kappaleena. Kysymykseni kuuluu, printataanko henkilöstölomake osana tarjousta paperisena vai toimitetaanko se pelkästään CD:lle tallennettuna tai sähköpostilla? Vastaus: Henkilöstölomakkeen voi toimittaa pelkästään CD:lle tallennettuna, mutta myös paperisena. Kysymys 19: Tarjoajaa pyydetään toimittamaan viimeisin toimintakertomus, oletteko ajatelleet mitä sen tulisi sisältää ja kävisikö esimerkiksi yksityisen sosiaalipalvelujen tuottajan toimintakertomus jonka tuottaja joutuu vuosittain aluehallintovirastoon toimittamaan. Vastaus: Tarjouksen mukana tulee lähettää tuorein toimintakertomus. Liite 4 Kysymys 20: Jos asukas lähtee lomalle /sairaalaan, niin voidaanko ateriamaksu veloittaa lähtö-ja tulopäiviltä? Vastaus: Sairaalajakso: Saapumispäivä on palveluntuottajalle laskutettava hoitopäivä. Lähtöpäivä ei ole palveluntuottajalle laskutettava hoitopäivä. Kotiloma- ja kuntoutusjakso: Saapumispäivä ja lähtöpäivä ovat palveluntuottajalle laskutettavia hoitopäiviä Kysymys 21: Onko asukkaan maksamalle kuukausivuokralle määritelty jokin yläraja? Jos on, onko se Kelan määrittämä eläkkeensaajan asumismenojen enimmäismäärä? Vastaus: Vuokran määrittelyssä otetaan huomioon ne kustannukset, mitkä Kansaneläkelaitos hyväksyy eläkkeensaajien huoneenvuokralain mukaisesti asumistuen pohjaksi. Asumis-oikeuden lisäksi vuokraan tulee sisällyttää lämmityskustannukset, lämmin-, kylmä -, ja jätevesimaksu sekä osuus yhteisistä wc-/pesutiloista. Sähkö ja sauna sisältyvät perusmaksuun. Liite 5 Kysymys 22: Liite nro 5: hinnat. Siinä on exel kaavio, johon laitetaan kaikki hinnat( perus- palvelu- vuokra ja ateriamaksu) sen jälkeen kaava laskee poissaolopäivän sekä päivätoiminnan hinnan. Onko kaava oikein? Vastaus: Liitellä 5 hintaliite, sarakkeessa päivätoiminnan hinta/pv on virheellisesti laskukaava. Kaava on poistettu ja päivitetyn liitteen voi hakea internetistä, tai kaavan voi poistaa itse ko. kohdasta.

5 Kysymys 23: Hintaliite 5, kohta poissaolopäivän hinta - poissaolopäivän hinta lasketaan vuokra+perusmaksu vuorokaudessa? - Miten lasketaan hintalomakkeelle poissaolopäivän hinta? Vastaus: Asiakkaan poissaolopäivistä veloitetaan vain vuokra ja perusmaksu. Kysymys 24: Tarjouksen voi jättää sähköisenä, miten tuolloin toimitetaan hintalomake? Vastaus: Hintalomakkeen voi jättää sähköisenä tai paperisena. Kysymys 25: Tarjousten vertailuhintana käytetään vuorokausihintaa, joka muodostuu vuokrasta (e/pvä), perusmaksusta (e/pvä), ateriamaksusta (e/pvä) ja palvelumaksusta (e/pvä). Poissaolopäivän ja päivätoiminnan hinnat eivät vaikuta tarjousten vertailuhintaan. Onko näin? Vastaus: Kyllä. Vertailtava hinta on kuukausihinta. Palveluasuminen ja tehostettu palveluasuminen vertaillaan erikseen ja halvimman kuukausihinnan tarjonnut voittaa. Palveluntuottajia valitaan molempiin palvelumuotoihin riittävä määrä täyttämään kaupungin tarpeet. Kysymys 26: - Mikä on perusmaksun yläraja (e/pvä)? - Mikä on ateriamaksun yläräjä (e/pvä)? - Mikä on vuokran yläraja (e/pvä)? - Mikä on palvelumaksun yläraja (e/pvä)? Vastaus: Ylärajaa ei ole määritelty, maksujen suuruudet määrittyvät kilpailutuksen perusteella. Vuokran osalta katso kysymys 21. Liite 6 Kysymys 27: Tarvitseeko henkilökuntalomakkeelle nimetä henkilökunta nimitasolla vai riittääkö pelkästään työntekijän työnimike (esim. palvelupäällikkö jne.) sekä koulutustiedot? Vastaus: Tarvitsee nimetä nimitasolla, jotta koulutus- ja kokemustiedot voidaan tarkentaa. Kysymys 28: rivit on suojattu eikä siihen näin ollen pysty kirjoittamaan vaadittua tietoa sovellettavasta työehtosopimuksesta. Miten ongelma ratkaistaan? Mistä saisimme uuden lomakkeen tms.? Vastaus: Liite 6 on korjattu kyseiseltä osalta ja sen voi hakea internetistä. Kysymys 29: - Tehdäänkö henkilöstölomake erikseen sekä palveluasumisen että tehostetun palveluasumisen osalta? - Liite 6, Henkilöstölomake tuleeko tämä täyttää jokaisesta yksiköstä erikseen, jos palveluntuottaja tarjoaa useampaa yksikköä? Vastaus: Tehdään erikseen molemmista ja aina yksiköittäin.

6 Kysymys 30: Tarjouspyynnössä oli mainittu, että henkilöstömitoitus lasketaan virallisen paikkamäärän mukaan. Valviran ohjeistuksen mukaisesti mitoitus lasketaan kulloinkin läsnä olevan asukasmäärän mukaan. Taloudellisesti ei ole kenenkään palveluntuottajan varaa pitää henkilökuntaa paikalla yksikön kokonaispaikkamäärää vastaavasti, jos asukkaita on selvästi vähemmän. Esimerkkinä esim. jos on 30 paikkainen yksikkö ja mitoitus on 0,5, jolloin hoitohenkilöstöä tulisi olla yksikön paikkamäärän mukaan 15 henkilöä. Jos kuitenkin yksikössä on asukkaita vain 20, niin 0,5 mitoituksella henkilökuntaa pitäisi olla paikalla vain 10. On huomioitavaa, että palveluntuottaja saa tällöin myyntituloja vain 20 asukkaasta. Liiketaloudellisesti on tällöin mahdotonta pitää viittä ylimääräistä työntekijää. Jos tällaista edellytetään, niin silloin vuorokausihinta/asukas nousee tosi kallliiksi, koska täytyy hinnoittelussa huomioida tuo mahdollisuus, että asukkaita on selvästi vähemmän kuin on kokonaispaikkamäärä yksikössä. Tämä ei liene tarkoitus tässä taloudellisessa tilanteessa, kun vuorokausihintoja pitäisi paremminkin saada alaspäin. Henkilöstömitoitus tulisi siis laskea todellisen asukasmäärän mukaisesti. Vastaus: Henkilöstömitoitus lasketaan jakamalla sosiaali- ja terveysalan koulutuksen saaneiden työntekijöiden lukumäärä asumisyksikön virallisella paikkaluvulla. Liite 7 Kysymys 31: Tarjouspyynnön liitteellä 7 kysytte tuetun asumisen paikkalukua ja myös tähän sopimukseen liiittyen. Liitteen 1 kuvauksessa puhutaan kuitenkin vain palveluasumisesta ja tehostetusta palveluasumisesta. Kuuluuko tuettu asuminen tähän kilpailutukseen, vai onko se jo kilpailutettu vai tullaanko kilpailuttamaan? - Lomakkeessa pyydetään myös tuetun asumisen paikkojen määrä ja ilmoitus siitä, kuinka monta paikkaa näistä tähän sopimukseen. Ostaako kunta siis myös mahdollisesti tuetun asumisen paikkoja samoilta palveluntuottajilta? Vastaus: Tuettu asuminen ei kuulu tähän kilpailutukseen. Kyseisen kohdan voi jättää täyttämättä. Kysymys 32: Mikäli merkitsemme kartoituslomakkeeseen tähän sopimukseen kohtaan nykyisen vapaana olevan palveluasumisen paikkamäärämme x, emmehän sitoudu kyseisen paikkamäärän tarjoamiseen sopimuskauden alussa? Vastaus: Tarjoaja sitoutuu ilmoittamaansa paikkamäärään sopimuskauden alussa.

7 Liite 8 Kysymys 33: sivu 4, kyseessä on sosiaalihuoltona tapahtuva palvelus, josta ei suoriteta arvonlisäveroa. Miksi laskuissa on siis mainittava myös arvolisäverollinen hinta? - Sopimuslomakkeessa lukee, että laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta. Mitä tämä tarkoittaa? Tämä hankittava palveluhan on arvonlisäverotonta. Vastaus: Tarjoaja voi tarjouksessaan kertoa, minkä arvonlisäverolain pykälän mukaan kyseisestä palvelusta ei makseta arvonlisäveroa. Laskutusohjeen mukaisesti laskuissa tulee kertoa arvonlisäverollinen hinta tai verottomuuden peruste. Kysymys 34: Jos palveluntuottajalla on hyvin toimiva asukastyytyväisyyskysely, joka toteutetaan vuosittain, niin onko tarpeen tehdä erikseen vastaavaa kyselyä Espoon kaupungin lomakkeella. Palveluntuottajalla voi olla kymmeniä yksiköitä, joissa tehdään samanmuotoinen asukastyytyväisyyskysely ja sen tuloksia käytetään sisäisessä kehittämisessä. Asukkaille voi olla rasittavaa vastata useisiin kyselyihin. Vastaus: Palvelunjärjestämisvelvollisena kaupunki pidättää itsellään oikeuden tehdä asukastyytyväisyyskyselyjä. Liite 9 Kysymys 35: Laskutusohje ei suoraan sovellu tähän hankintaan. Tässä hankitaan arvonlisäverotonta palvelua ja kyseessä on mielenterveyskuntoutujat. Palveluntuottajille on tärkeätä saada tietää esimerkiksi, mihin osoitteeseen lähetetään laskun liitetiedostot sähköisesti, koska tietoturvasyistä laskun etusivulla ei voi näkyä henkilöiden nimiä eikä sotu-tunnuksia. Laskutusohje pitäisi saada tähän palveluun soveltuvana niiltä henkilöiltä, jotka käytännössä käsittelevät asumispalvelujen laskuja. Vastaus: Laskutusohje on tarjouspyynnön mukana tarjoajille tiedoksi ja laskutusmenettelyn yksityiskohdista sovitaan sopimuksenteon yhteydessä tarkemmin. Laskuissa voi olla etusivulla henkilötietoja, koska kaupunki on ottanut käyttöön salausmahdollisuuden tietoturvan takaamiseksi. Kiitämme hankintaamme kohtaan osoittamastanne kiinnostuksesta. Ystävällisin terveisin ESPOON KAUPUNKI Hankintapalvelut