Tarjoa oikein julkisissa tarjouskilpailuissa. Asiantuntija Jukka Lehtonen, EK. EK-päivä

Transkriptio

1 Tarjoa oikein julkisissa tarjouskilpailuissa Asiantuntija Jukka Lehtonen, EK EK-päivä

2 Esityksen sisältö Tarjouskilpailuun osallistumista harkittaessa huomioitavat seikat Ryhmittymänä tarjoaminen Alihankinnat Vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjoukset Kapasiteetin hankkiminen Tarjouksen laatimisessa tärkeät seikat Tarjouspyyntöön tutustuminen Tarjouspyynnön epäselvien kohtien selvittäminen Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus Vertailtavien seikkojen ilmoittaminen Itsestään selvien seikkojen ilmoittaminen Julkisten hankintojen etupainotteisuuden huomiointi Tarjouksen jättäminen 2

3 Ryhmittymänä tarjoaminen Tarjouksen saa aina tehdä ryhmittymänä, vaikka tästä ei olisi mainintaa hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä Hankintayksikkö ei saa edellyttää ehdokkaiden tai tarjoajien ryhmittymältä tiettyä oikeudellista muotoa tarjouksen tai osallistumispyynnön tekemistä varten Tiettyä muotoa voidaan vaatia sopimusaikana, jos se on tarpeen hankintasopimuksen asianmukaiseksi toteuttamiseksi Silloin kun hankinnan kohde vaikuttaa yritykselle liian suurelta, se voi pyrkiä yhteistyöhön muiden yrityksen kanssa ja jättää yhteisen tarjouksen Jos esimerkiksi yrityksen liikevaihto tai kaluston suuruus ei yllä vaaditulle tasolle, yritys voi jättää tarjouksen yhdessä viiden muun yrityksen kanssa 3

4 Alihankinnat Ehdokas tai tarjoaja voi käyttää hankinnan toteuttamiseen muiden tahojen voimavaroja riippumatta niiden välisten suhteiden oikeudellisesta luonteesta Ryhmittymä voi käyttää hankinnan toteuttamiseen ryhmittymään kuuluvien tai muiden tahojen voimavaroja Esim. 3 yritystä tarjoaa ryhmittymänä, jokaisella 3 alihankkijaa Hankintayksikkö voi edellyttää ehdokkaalta, tarjoajalta tai niiden ryhmittymältä näyttöä siitä, että taloudellista ja rahoituksellista tilannetta, teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset täyttyvät Näyttönä voidaan käyttää esimerkiksi yritysten välisiä sopimuksia tai muita sitoumuksia, joilla osoitetaan, että vaaditut edellytykset täyttävät voimavarat ovat käytettävissä Silloin kun hankinnan kohde vaikuttaa yritykselle liian suurelta, se voi käyttää alihankkijoita apuna hankinnan toteuttamiseen, tai pyrkiä itse alihankkijaksi jollekin tarjoajalle 4

5 Vaihtoehtoisen tarjouksen mahdollisuus Vaihtoehtoisen tarjouksen tekeminen on sallittua, mikäli niin on hankintailmoituksessa ilmoitettu Jos hankintayksikkö on ilmoittanut hyväksyvänsä vaihtoehtoisten tarjousten esittämisen, vaihtoehtoa ei saa hylätä yksinomaan sillä perusteella, että se johtaisi tavarahankinnan sijasta palveluhankintaan tai palveluhankinnan sijasta tavarahankintaan Jos pyydetään tarjouksia ohjelmistolisenssistä, vaihtoehtoinen tarjous voisi olla esimerkiksi tarjous sovelluksen vuokraamisesta Ääriesimerkkinä voisi ajatella tarjousta, jossa pyydetyn sillan rakentamisen sijasta tarjottaisiinkin lossiyhteyttä saareen Vaihtoehtoisenkin tarjouksen on kuitenkin täytettävä hankinnan kohteelta edellytetyt vähimmäisvaatimukset sekä vaatimukset vaihtoehtojen esittämiselle 5

6 Osatarjouksen mahdollisuus Tarkista hankintailmoituksesta ja tarjouspyynnöstä, sallitaanko osatarjoukset Vaaditaanko valittavalta tarjoajalta kattavaa IT-konsultointia suunnittelusta testaukseen, vai voivatko konsultoinnin osat tulla eri tarjoajilta, niin että yksi yritys tarjoaa esimerkiksi pelkkää ohjelmointityötä? Vaaditaanko tarjoajalta koko liikennemerkkiä, vai voiko yksi tarjota alumiinin, toinen vanerin ja kolmas heijastinkalvot? 6

7 Kapasiteetin hankkiminen Oikeuskäytännössä on katsottu riittäväksi se, että tarjouspyynnössä tarjoajilta edellytetty voimavara/kapasiteetti on olemassa sopimuskauden alkaessa Linjaus merkitsee sitä, että voimavarojen/kapasiteetin ei tarvitse olla tarjoajan käytettävissä vielä tarjouksen jättämisen hetkellä Jos yrityksellä on tarjousta laatiessa 5 linja-autoa, ja valittavalla toimittajalla pitää tarjouspyynnön mukaan olla niitä 10, puuttuvat 5 autoa voidaan hankkia sopimuskauden alkuun mennessä Hankintayksiköllä voi toisinaan olla perusteltu syy edellyttää tarjoajalta näyttöä siitä, miten se aikoo järjestää tarvittavat voimavarat sopimuskauden alkuun mennessä 7

8 Tarjouspyyntöön tutustuminen Tarjouspyyntöön on tutustuttava huolella Mitä ehdottomia vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle asetetaan Millä selvityksillä soveltuvuusvaatimusten täyttyminen osoitetaan Mitä ehdottomia vaatimuksia hankinnan kohteena olevalle tavaralle tai palvelulle asetetaan Mitä erityisiä määräyksiä tarjouksen laatimisen tavasta ja muodosta annetaan Mitä ominaisuuksia tarjouksissa vertaillaan ja millä painoarvoilla Mitä liitteitä tarjoukseen on liitettävä Millä kielellä tarjous on tehtävä Jne. jne. 8

9 Tarjouspyynnön epäselvät kohdat Jos joku tarjouspyynnön kohta on epäselvä tai tulkinnanvarainen, asiaa kannattaa kysyä hankintayksiköltä Jos joku tarjouspyynnön kohta vaikuttaa suorastaan omituiselta, sekin kannattaa selvittää Useimmiten tarjouspyynnössä annetaan tarjoajille mahdollisuus esittää hankintayksikölle kirjallisesti lisäkysymyksiä tiettynä aikana Kysymysten esittäminen voi joskus olla tarpeellista määräajan jälkeenkin, tai vaikka kysymyksiä ei sallittaisi Jos tarjouspyyntöön on jäänyt virhe, hankintayksikönkin intressissä on saada tieto virheestä Hankintayksikkö voi haluta muuttaa esim. tarjoushintojen antamisen tapaa, jos se havaitsee, että malli on alalle täysin vieras 9

10 Tarjous laadittava tarjouspyynnön mukaisesti Tarjousta laatiessa on muistettava, että hankintayksikön velvollisuutena on hylätä tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous Tarjoa sellaista tavaraa tai palvelua mitä pyydetään Vähimmäisvaatimusten täytyttävä, kaikkea pyydettyä tarjottava Anna kaikki pyydetyt selvitykset pyydetyssä muodossa Toimita kaikki pyydetyt liitteet Noudata kaikkia tarjouspyynnössä annettuja määräyksiä tarjouksen muodolle, rakenteelle, kielelle jne. Anna hinnat pyydetyssä yksikössä ja pyydetyllä tavalla Älä liitä tarjoukseen omia sopimusehtojasi, jos ne on kielletty Älä tee varaumia tarjouspyynnön ehtoihin (tai vaatimuksiin) Laita rasti joka ruutuun, täytä jokainen solu jne. 10

11 Vertailtavien seikkojen ilmoittaminen Tarjoukset valitaan hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä ilmoitetuilla kriteereillä ja painoarvoilla Tarjouksessa on tuotava selvästi esiin kaikki ne asiat, joita tarjouspyynnössä on luvattu arvostaa Muita seikkoja ei saa huomioida/arvostaa vertailussa, joten niiden esiin tuominen on turhaa Vaikka kyse olisi hyvinkin innovatiivisista ja hankintayksikölle kiistatta edullisista seikoista, niiden huomioiminen tarjousvertailussa on yleensä mahdotonta, ellei em. seikoille ole annettu tarjouspyynnössä merkitystä/painoarvoa 11

12 Itsestään selvien seikkojen ilmoittaminen On tärkeää huomata, että hankintamenettely perustuu pelkästään tarjoajien kirjallisiin tarjouksiin, jossa ulkopuolista tietoa ei voida huomioida Nykyisen toimittajan on annettava uudessa tarjouskilpailussa tarjouksessa kaikki pyydetyt tiedot, vaikka ne olisivatkin aiemman yhteistyön ansiosta hankintayksikön tiedossa Hankintayksikkö ei voi ottaa huomioon yleisesti tiedossa olevia seikkoja Hankintayksikkö ei voi itse selvittää asiaa esim. tarjoajayrityksen internet-sivuilta Selvitykset on siten annettava niin kuin hankintayksikkö ei tietäisi tarjoajasta tai sen toiminnasta mitään 12

13 Julkisten hankintojen etupainotteisuus Julkiset hankintamenettelyt ovat huomattavan etupainotteisia verrattuna yksityisen puolen ostotoimintaan Hankittava tavara tai palvelu ja sen ominaisuudet määrätään hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä Hankintaa koskevat sopimusehdot ehdot lyödään useimmiten lukkoon jo tarjouspyynnössä Vaatimuksista, ehdoista yms. merkittävistä yksityiskohdista ei voi enää myöhemmin neuvotella lainkaan, toisin kuin yksityisellä puolella Taustalla tarjousten vertailukelpoisuuden varmistaminen Lähtökohtaisesti kyseessä on ota tai jätä -tyyppinen tarjouspyyntö, jossa tarjoukset on annettava juuri siitä mitä pyydetään, tai jätettävä kokonaan tarjoamatta Tarjoajan käsitys hankintayksikön asettamien vaatimusten ja ehtojen mielekkyydestä lähtökohtaisesti merkityksetöntä 13

14 Tarjouksen jättäminen Tarjouspyynnössä ilmoitetaan tarjoajille määräaika tarjousten tekemiselle ja osoite johon tarjoukset on toimitettava Määräysten noudattaminen on ehdottoman tärkeää ja tarjouksen toimittaminen on lähettäjän vastuulla Määräaikaa ei voida pidentää vain yhden tarjoajan osalta Jos perusteltua tarvetta tarjousajan jatkamiselle ilmenee, hankintayksikkö ilmoittaa kaikille tarjoajille uuden määräajan Jo minuutin myöhästyminen on kohtalokasta eli jos tarjousten jättämisen määräaika on klo 16.00, hankintayksikkö ei voi huomioida klo saapunutta tarjousta Esimerkiksi postin hidasteluun vetoaminen ei auta yritystä, vaikka kirje olisi annettu postin kannettavaksi hyvissä ajoin ennen määräaikaa Korvausvaatimus postitoimittajan suuntaan eri asia 14