KYSYMYKSET JA VASTAUKSET KYSYMYKSIIN

Transkriptio

1 (5) KYSYMYKSET JA VASTAUKSET KYSYMYKSIIN Tarjouspyyntö 2012 RUOKAPALVELUT (KALVOLA JA RENKO) Hämeenlinnan kaupunki KYSYMYS 1 Soveltuvuusperusteet (liite 8), kohta Tarjoajayritystä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu yritystoimintaan liittyvästä rikoksesta. Vaaditaanko liitteeksi rikosrekisteriote tai vastaava dokumentaatio? VASTAUS KYSYMYKSEEN 1 Ei vaadita, mutta erikseen pyydettäessä rikosrekisteriote/rikosrekisteriotteet tai vastaava dokumentaatio/vastaavat dokumentaatiot (jolla/joilla tarjoaja todistaa tai vannoo soveltuvuusehdon 1 täyttyvän) on toimitettava. KYSYMYS 2 Soveltuvuusperusteet (liite 8), kohta Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tarjoajayrityksen kahden (2) edellisen tilinpäätöksin vahvistetun tilikauden osalta vähintään toisen liikevoiton on oltava positiivinen. Maksuhäiriöt tai konkurssihakemukset oikeuttavat sulkemaan tarjoajan pois kilpailusta. Tarjouksen liitteenä on toimitettava tarjoajayrityksen tuloslaskelma ja tase kahden (2) edellisen tilinpäätöksin vahvistetun tilikauden osalta. Onko yhden tilikauden 2011 toiminut yritys ehdon täyttävä tarjoaja? Voimmeko tehdä tarjouksen, vaikka yritys on toiminut vasta yhden tilikauden ja ensimmäisen tilikauden tulos tulee olemaan negatiivinen? VASTAUS KYSYMYKSEEN 2 Tarjoajayrityksen kahden (2) edellisen tilinpäätöksin vahvistetun tilikauden osalta vähintään toisen liikevoiton ei ole välttämättä oltava positiivinen, eikä tarjoajayrityksellä tarvitse olla välttämättä kahta (2) tilinpäätöksin vahvistettua tilikautta.

2 (5) Kansallisen hankintailmoituksen korjausilmoitus on tallennettu HILMA-palveluun ( Soveltuvuusehto 5 muutetaan seuraavaksi: Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Maksuhäiriöt tai konkurssihakemukset oikeuttavat sulkemaan tarjoajan pois kilpailusta. Pyydettäessä yhden (1) viikon sisällä on toimitettava tarjoajayrityksestä Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa -raportti tai muu vastaava luottokelpoisuus- ja talousraportti. Tarjouksen liitteenä on toimitettava tarjoajayrityksen tuloslaskelma ja tase kahden (2) edellisen tilinpäätöksin vahvistetun tilikauden osalta. Jos tarjoaja on toimintansa vasta aloittanut yritys siten, että tarjoaja ei pysty toimittamaan tietoja taloudellisesta tilastaan kahdelta edelliseltä tilikaudelta, niin tällöin tarjoajan tulee toimittaa tarjouksen liitteenä budjettinsa ja tuloslaskelmaennusteensa menossa olevalta tilikaudelta. KYSYMYS 3 Soveltuvuusperusteet (liite 8), kohta Kaikki hankinnan kohteena olevasta palvelusta vastaavat työntekijät ovat suorittaneet ravitsemusalan/suurtalousalan tutkinnon. Alan työehtosopimuksessa alan pitkä työkokemus korvaa tutkinnon tällä hetkellä alueellamme työskentelee tällä perusteella 2 henkilöä, joilla ei ole vaadittua pätevyyttä. Luetaanko tarjouksen jättövaiheessa työkokemus tutkintoa korvaavaksi tekijäksi samoin kuten työehtosopimuksessa? VASTAUS KYSYMYKSEEN 3 Työkokemusta ei lueta tutkintoa korvaavaksi tekijäksi. Soveltuvuusehto 10 koskee tilannetta sopimuskauden alkaessa, eli tarjoaja voi esimerkiksi siirtää kyseiset kaksi henkilöä muulle alueelle ja ottaa heidän tilalleen henkilöt, jotka ovat suorittaneet vaaditun tutkinnon. Tai kyseiset kaksi henkilöä voivat suorittaa tutkinnon näyttötutkintona, mikäli he ehtivät saada tutkinnon suoritettua ennen sopimuskauden alkua.

3 (5) KYSYMYS 4 Soveltuvuusperusteet (liite 8), kohta Hankinnan kohteena olevasta palvelusta vastaavalla henkilöstöllä ei saa olla rikostaustaa, joka estää työskentelyn lasten kanssa. Työntekijöinä kohteissa voivat toimia vain sellaiset henkilöt, joilla ei ole rikostaustan vuoksi estettä työskentelyyn lasten kanssa. Tarjoaja vastaa siitä, että työntekijöiden (mukaan luettuna vastaava esimies) rikostausta selvitetään ja että kohteissa ei käytetä henkilöitä, jotka rikostaustansa vuoksi eivät saa työskennellä lasten kanssa (Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä, 504/2002). Hyväksytyn tarjouksen tehneen tarjoajan vastuulla on vaatia nähtäväkseen rikosrekisterin ote työntekijöiltä, jotka hoitavat hankinnan kohteena olevia palveluja. - Ennen sopimuksen allekirjoittamista tarjoajan toimivaltaisen henkilön on allekirjoitettava vakuutus (tilaaja laatii vakuutuspohjan) siitä, että tarjoaja on nähnyt rikosrekisterin otteen kaikkien niiden työntekijöiden osalta, jotka hoitavat hankinnan kohteena olevia palveluja, ja että työntekijöillä ei ole rikostaustan vuoksi estettä työskentelyyn lasten kanssa, ja että tarjoaja vaatii nähtäväkseen rikosrekisterin otteen kaikilta uusilta työntekijöiltä (myös sijaiset) koskien koko sopimuskautta. Tilaajalla on oikeus vaatia tarjoajalta vastaavaa vakuutusta myös sopimuskauden aikana. o Vastaavan vakuutuksen allekirjoittaminen koskee kaikkia hankinnan kohteena olevia palveluja hoitavia alihankkijoita (mukaan luettuna kuljetusyritykset). Keittiötyötä suorittavat työntekijät eivät kuulu lain tulkinnan piiriin. Tästä syystä vakuutusta ei voida pätevästi selvittää ja toimittaa tarjouksen yhteydessä (ei laillista kysyä työntekijöiltä). VASTAUS KYSYMYKSEEN 4 Kansallisen hankintailmoituksen korjausilmoitus on tallennettu HILMA-palveluun ( Soveltuvuusehto 16 muutetaan seuraavaksi: Tällä kohdalla tarkoitetaan sitä hankinnan kohteena olevasta palvelusta vastaavaa henkilöstöä, jota koskee laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (tämä asia käydään sopimusneuvotteluissa läpi henkilöittäin/työtehtävittäin). Hankinnan kohteena olevasta palvelusta vastaavalla henkilöstöllä ei saa olla rikostaustaa, joka estää työskentelyn lasten kanssa. Työntekijöinä kohteissa voivat toimia vain sellaiset henkilöt, joilla ei ole rikostaustan vuoksi estettä työskentelyyn lasten kanssa. Tarjoaja vastaa siitä, että työntekijöiden (mukaan luettuna vastaava esimies) rikostausta selvitetään ja että kohteissa ei käytetä henkilöitä, jotka rikostaustansa vuoksi eivät saa työskennellä lasten kanssa (Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä, 504/2002). Hyväksytyn tarjouksen tehneen tarjoajan vastuulla on vaatia nähtäväkseen rikosrekisterin ote työntekijöiltä, jotka hoitavat hankinnan kohteena olevia palveluja.

4 (5) - Ennen sopimuksen allekirjoittamista tarjoajan toimivaltaisen henkilön on allekirjoitettava vakuutus (tilaaja laatii vakuutuspohjan) siitä, että tarjoaja on nähnyt rikosrekisterin otteen kaikkien niiden työntekijöiden osalta, jotka hoitavat hankinnan kohteena olevia palveluja, ja että työntekijöillä ei ole rikostaustan vuoksi estettä työskentelyyn lasten kanssa, ja että tarjoaja vaatii nähtäväkseen rikosrekisterin otteen kaikilta uusilta työntekijöiltä (myös sijaiset) koskien koko sopimuskautta. Tilaajalla on oikeus vaatia tarjoajalta vastaavaa vakuutusta myös sopimuskauden aikana. o Vastaavan vakuutuksen allekirjoittaminen koskee kaikkia hankinnan kohteena olevia palveluja hoitavia alihankkijoita (mukaan luettuna kuljetusyritykset). KYSYMYS 5 Soveltuvuusperusteet (liite 8), kohta Tarjoajan palvelu annetaan suomen kielellä. Lisäksi kaikilla hankinnan kohteena olevasta palvelusta vastaavilla työntekijöillä on asianmukainen suomen kielen suullinen (asiakaspalvelu) ja kirjallinen (kirjalliset ohjeet osattava lukea siten, että ohjeet tulevat ymmärretyiksi) taito. Ostajalla on oikeus haastatella puhelimitse työntekijät ennen sopimuksen allekirjoittamista ja myös sopimusaikana (koskee lähinnä yksittäisiä tapauksia); työntekijä, jonka suomen kielen suullinen tai kirjallinen taito ei ole ostajan mielestä asianmukainen, on vaihdettava työntekijään, jolla on asianmukainen suomen kielen suullinen ja kirjallinen taito. Tulkintamme mukaan kysymys on rasistinen eikä sitä voida käyttää tarjouspyynnön yhteydessä. Voidaanko se esittää pyynnön yhteydessä Hämeenlinnan kaupungin ohjeiden vastaisena? Mikäli pyynnölle on Hämeenlinnan kaupungin kirjallinen hyväksyntä, myös vastaus voidaan toimittaa. VASTAUS KYSYMYKSEEN 5 Soveltuvuusehto 19 ei ole syrjivä. Soveltuvuusehdolla halutaan ainoastaan varmistua siitä, että henkilökunnalla on riittävä suomen kielen taito koskien mm. asiakaspalvelutilanteita ja kirjallisten ohjeiden ymmärtämistä. Tällainen soveltuvuusehto on yleisesti käytetty ehto useissa eri julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa.

5 (5) KYSYMYS 6 Soveltuvuusperusteet (liite 8), kohta Tarjoaja sitoutuu tuottamaan ruokapalvelut myös poikkeusoloissa. Tarjoajalla on oltava toiminnan alkaessa valmiussuunnitteluohjeet kohteisiin. Tarjoaja on tietoinen siitä, että valmiuslain (1080/1991) kuvaamissa poikkeusoloissa ostajan rooli varautumisessa on keskeinen, koska peruspalvelujen ja muiden yhteiskunnan elintärkeiden toimintojen järjestäminen on normaalioloissakin erityisesti kuntien vastuulla. Tämä edellyttää ostajan ja palveluntuottajan yhteistyötä ja toimien yhteensovittamista kaikissa tilanteissa. Palveluntuottaja sitoutuu etukäteisvalmisteluin sekä muin toimenpitein varautumaan valmiuslain 2 :ssä määriteltyihin poikkeusoloihin sekä muihin vaikutukseltaan vastaaviin vakaviin häiriötilanteisiin. Tarjouspyynnön mukainen selvitys poikkeusoloista ei ole riittävä, jotta toimija voi vastata tarjoukseen. Tarjouspyynnössä pitää tarkemmin määrittää millainen Hämeenlinnan kaupungin valmiussuunnittelun kokonaisuus on (esim. evakuointikohteet, -ohjeet ja väestömäärät). Toimija voi tarvittaessa sitoutua olemaan tulevaisuudessa käytettävissä ohjeistuksen mukaisissa valmiussuunnittelutehtävissä tai sitoutua sopimuskumppanuuteen. Laki koskee kuntatoimijaa, ei sen sopimuskumppania. Kysymys tulee käsityksemme mukaan laatia uudelleen tai ohjeistaa sen tulkinta tarkasti. VASTAUS KYSYMYKSEEN 6 Tällä hetkellä Kalvolan ja Rengon alueilla on kaksi vanhainkotia, kaksi päiväkotia ja kaksi koulua, joihin edellytetään varautumista normaaliaikaisiin häiriötilanteisiin korkeintaan viiden päivän ajan (soveltuvuusehdossa 20 mainituilla valmiussuunnitteluohjeilla tarkoitetaan tätä viiden päivän ajanjaksoa). Tätä pidempiaikaisissa häiriötilanteissa valmiussuunnittelu tehdään erikseen valitun palveluntuottajan kanssa osana Hämeenlinnan kaupungin valmiussuunnittelua. Valitun palveluntuottajan edellytetään sopeuttavan oman ohjeistuksensa Hämeenlinnan kaupungin valmiussuunnitteluun sen valmistuttua. Tarjoajalla on oltava valmiussuunnitteluohjeet kohteisiin toiminnan alkaessa, ei tarjouksen jättöhetkellä. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): Tarjoajan on joka tapauksessa käytävä lukemassa ja tarkistamassa kyseinen Internetsivu kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista.