KIRKKOHALLITUKSEN YLEISKIRJE Nro 43/

Transkriptio

1 KIRKKOHALLITUKSEN YLEISKIRJE Nro 43/ KIRJURI JA TOIMENPITEITÄ SEURAKUNNISSA VUOSINA 2009 JA 2010 Kirkon yhteisen jäsentietojärjestelmän eli Kirjurin rakentaminen etenee suunnitellusti. Tavoitteena on, että Kirjuri korvaa seurakuntien käytössä tällä hetkellä olevat jäsentietojärjestelmät vuoden 2011 alussa. Tässä yleiskirjeessä kerrotaan seurakuntien kannalta keskeisistä toimenpiteistä ja niiden ajankohdista, jotka vuosina 2009 ja 2010 liittyvät Kirjurin käyttöönottoon valmistautumiseen. Tämän yleiskirjeen asioita on käsitelty myös keväällä 2009 järjestetyillä hiippakunnallisilla ITpäivillä. Samoin vastaavaa tietoa on jaettu hiippakuntien kirkkoherranviraston hoidon tukirenkaiden jäsenille. Nykyisten tietokantojen tietojen siirtäminen Kirjuriin (konversio) Seurakuntien nykyisten jäsentietojärjestelmien tietokantojen tiedot viedään Kirjuriin pohjatiedoiksi. Tämä tietojen siirtäminen eli konversio useasta sadasta erillisestä tietokannasta yhteen tietokantaan on haasteellinen tehtävä. Konversion onnistuminen on keskeistä Kirjurin käyttöönoton onnistumisen kannalta. Tänä vuonna toukokuussa ja syyskuussa on suoritettu muutamien seurakuntien tietokannoilla testikonversioita. Kirjurin käyttöönoton onnistumisen varmistamiseksi on välttämätöntä toteuttaa myös valtakunnallisia koekonversioita ennen varsinaista tuotantokonversiota. Tästä syystä toteutetaankin kaksi valtakunnallista koekonversiota (marras-joulukuussa 2009 ja maalis-huhtikuussa 2010), joissa kaikki seurakunnat ovat mukana. Kaikki seurakunnat mukana koekonversiossa marras-joulukuussa 2009 Valtakunnallista koekonversiota varten Kirjurin tietokantaan viedään kaikkien seurakuntien nykyisistä tietokannoista poimitut tiedot eli ns. dumppi. Seurakunnille annetaan tarkat ohjeet seurakunnan tietokannan kopion ottamisesta ja sen toimittamisesta Kirjuria varten Kirkkohallitukselle. Ohjeet tulevat olemaan haettavissa Kirkkoverkon intranetistä (Seurakuntien hallinto ja talous Kirkonkirjat ja kirkkoherranviraston hoito). Koska ohjeita mitä todennäköisimmin tullaan päivittämään ennen jokaista konversiota, ajantasaiset ohjeet tulee hakea kirkkoverkosta aina ennen jokaista konversiota.

2 2 Marraskuun lopulla tehtävästä tietokantojen poiminnasta ja sen tarkasta ajankohdasta ja KIRKKO-verkkoon viedyistä ohjeista lähetetään tieto sähköpostilla seurakunnan konversioasioiden yhteyshenkilölle sekä seurakunnan sähköpostiosoitteella. Seurakunnat ovat ilmoittaneet konversioasioiden yhteyshenkilöiden tiedot Kirkkohallitukseen viime keväänä. Jos yhteyshenkilön tiedoissa on tapahtunut muutoksia tai tiedot on vielä jostain syystä ilmoittamatta, tarvittavat tiedot lähetetään osoitteella Konversion jälkeen seurakunnat tarkistavat konversion onnistumisen. Tarkistamista varten seurakunnille lähetetään virhelistoja ja ohjeita, joiden perusteella tarkistaminen toteutetaan. Tietojen konvertointi Kirjuriin tullee viemään kahdesta kolmeen viikkoa. Tämä tarkoittaa, että konvertoitujen tietojen tarkistaminen voi alkaa noin joulukuun puolessa välissä. Tietojen tarkistamista jatketaan tammikuun 2010 puoliväliin. Seurakunnassa laaditaan erikseen annettavien tarkempien ohjeiden mukaisesti tietojen tarkistuksesta raportti, jossa kerrotaan, mitä tietoja ja minkälaisia tapahtumia koskevia virheitä tuli ilmi. Seurakunnissa on syytä ottaa huomioon työjärjestelyissä ja lomien sijoittamisessa se, että tarkistustyöhön on käytettävissä riittävästi kirkonkirjojenpitotehtäviä osaavaa henkilöstöä. Marras-joulukuun koekonversion tarkoituksena on testata tietojen siirtymisen onnistumista Kirjuriin. Seurakuntien antamien raporttien perusteella korjataan havaitut puutteet ja virheet konversio-ohjelmassa. Kaikki seurakunnat mukana pilottikonversiossa maalis-huhtikuussa 2010 Toinen valtakunnallinen koekonversio suoritetaan maalis-huhtikuussa Tietojen konvertointi tullee viemään kahdesta kolmeen viikkoa. Seurakunnissa konversion tarkistaminen alkaa pääsiäisen jälkeen. Konversion tarkistamiseen on varattu noin kolme viikkoa. Tarkistamisesta seurakunnat laativat raportin havaitsemistaan puutteista ja virheistä. Maalis-huhtikuun koekonversiota voi kutsua myös pilottikonversioksi siitä syystä, että osa seurakunnista eli ns. pilottiseurakunnat tulevat jatkamaan Kirjurin käyttöä myös konversion tarkistamisen jälkeen. Pilottiseurakunnat tulevat tallettamaan Kirjuriin samoja tietoja kuin varsinaiseen viralliseen jäsentietojärjestelmäänkin tallennetaan. Seurakunnissa on syytä ottaa huomioon työjärjestelyissä ja lomien sijoittamisessa se, että tarkistustyöhön on käytettävissä riittävästi kirkonkirjojenpitotehtäviä osaavaa henkilöstöä pääsiäisen jälkeen. Tämä voi edellyttää myös ylitöiden tekemistä ja niistä aiheutuvien korvausten maksamista. Samoin on syytä arvioida mahdollinen lisätyövoiman tarve tarkistustyön ajaksi. Tarkistustyön aiheuttamasta työmäärästä on saatu jo kokemusta aikaisemmasta koekonversiosta. Kaikki seurakunnat mukana tuotantokonversiossa marras-joulukuussa 2010 Tuotantokonversiota varten Kirjuriin viedään kaikkien seurakuntien nykyisistä tietokannoista poimitut tiedot eli ns. dumppi. Tietojen poiminta tapahtuu marraskuun 2010 lopussa. Konversion tarkistaminen aloitetaan heti, kun tiedot on saatu vietyä Kirjurin tietokantaan.

3 Seurakunnissa on syytä ottaa huomioon työjärjestelyissä ja lomien sijoittamisessa se, että tarkistustyöhön on käytettävissä joulukuussa 2010 riittävästi kirkonkirjojenpitotehtäviä osaavaa henkilöstöä. Tämä voi edellyttää myös ylitöiden tekemistä ja niistä aiheutuvien korvausten maksamista. Samoin on syytä arvioida mahdollinen lisätyövoiman tarve tarkistustyön ajaksi. Tarkistustyön aiheuttamasta työmäärästä on saatu jo kokemusta aikaisemmasta koekonversiosta ja pilottikonversiosta. Kirjuri tullaan ottamaan käyttöön seurakunnan virallisena jäsentietojärjestelmänä vuoden 2011 alussa. Hiippakunnalliset Kirjuri-päivät maaliskuussa 2010 Maaliskuussa 2010 järjestetään jokaisessa hiippakunnassa Kirjuri-päivä, jossa käydään tarkalla tasolla läpi Kirjurin käyttöönottoon seurakunnissa liittyviä tehtäviä ja aikatauluja. Kirjuri-päivän ajankohdat hiippakunnittain ovat seuraavat: Oulun hiippakunta , Helsingin ja Espoon hiippakuntien yhteinen tilaisuus on , Tampereen hiippakunta , Turun arkkihiippakunta , Lapuan hiippakunta , Porvoon hiippakunta , Kuopion hiippakunta ja Mikkelin hiippakunta Tuomiokapituli lähettää seurakunnille erikseen kutsun, josta ilmenee tarkempi ohjelma, paikka ja ilmoittautumisohjeet. Kirjuri-päivä on tarkoitettu kirkkoherroille, talouspäälliköille, it-vastaaville ja jäsentietojärjestelmän pääkäyttäjille. Kirjuri-päivään on mahdollista osallistua myös muussa kuin oman hiippakuntansa tilaisuudessa, jos se on aikataulullisesti helpompaa. Kirjurin pilotointi alkaa huhtikuussa 2010 Maalis-huhtikuussa 2010 suoritetun konversion jälkeen osa seurakunnista aloittaa pilotoimaan Kirjurin käyttöä heti sen jälkeen, kun konversion tarkistaminen on saatu tehtyä. Pilottiseurakunnat käyttävät ja ylläpitävät nykyistä jäsentietojärjestelmäänsä normaalisti virallisena jäsentietojärjestelmänään. Tämän lisäksi kuitenkin pilottiseurakunnat vievät muutostapahtumia Kirjuriin. Näin pystytään käytännössä testaamaan Kirjurin toimintoja ja löytämään vielä järjestelmässä mahdollisesti olevia puutteita ja kehittämistarpeita. Pilotointiin osallistuminen aiheuttaa seurakunnassa jonkin verran lisätyötä, kun samoja asioita talletetaan kahteen kertaan. Kuitenkin Kirjuriin tallennuksissa on mahdollisuus tiettyyn joustoon siten, että tapahtumia ei ole välttämätöntä viedä esimerkiksi samana päivänä kuin tiedot viedään viralliseen jäsentietojärjestelmään, vaan työtä voi ajoittaa myös sopivampaan ajankohtaan. Hyötyinä pilotointiin osallistumisesta on se, että näin uusi järjestelmä on varmasti tuttu ja sen käyttö helppoa, kun varsinainen tuotantokäyttö alkaa vuoden 2011 alusta. Pilotoinnin yhteydessä on myös mahdollisuus kiinnittää huomiota Kirjurin erilaisiin toiminnallisuuksiin ja käytettävyyteen. Pilotoinnista saatavan palautteen perusteella järjestelmää tullaan vielä parantelemaan ennen varsinaista käyttöönottoa. Pilotointi kestää marraskuulle tuotantokonversioon asti. 3

4 4 Seurakunnat voivat ilmoittautua pilottiseurakunnaksi tämän vuoden loppuun mennessä. Ilmoittautuminen tehdään osoitteeseen Kirjurin rajapinnat seurakunnan muihin tietojärjestelmiin Jäsentietojärjestelmän tietoja käytetään hyväksi myös useissa muissa seurakuntien käyttämissä tietojärjestelmissä. Tähän tietoliikenteeseen liittyviä yleisiä rajapintoja pilotoidaan myös keväällä tiettyjen seurakuntien kanssa erikseen sopien. Kun Kirjurin rajapintaratkaisut on pilotoitu ja saatu toimiviksi, niin tästä tullaan informoimaan kaikkia seurakuntia erikseen myöhemmin. Tällöin seurakunnalla on mahdollisuus varmistaa, että sen muiden järjestelmien toimittajilla on käytössään nämä uudet rajapintaratkaisut, jotka tulee ottaa huomioon vuoden 2011 alusta. Nykyisiä jäsentietojärjestelmiä koskevien sopimusten irtisanominen Seurakunnan on syytä tarkistaa nykyistä jäsentietojärjestelmäänsä koskevasta sopimuksesta, millä aikataululla ja minkälaisin menettelyin sopimuksen irtisanominen tapahtuu. Nykyisestä jäsentietojärjestelmästä toimitetaan vielä vuoden 2011 alussa kaikki vuoden 2010 tilastot ja muut tarvittavat yhteenvedot. Mitään vuoden 2011 tapahtumatietoa nykyisiin jäsentietojärjestelmiin ei enää talleteta. Tiedon selailua ja tarkistamista varten nykyisen järjestelmän olisi suositeltavaa olla käytettävissä maaliskuun 2011 loppuun saakka. TYP-järjestelmä Kirjurin lakisääteisenä käyttöoikeusrekisterinä Kirjuri-järjestelmän lakisääteisenä käyttöoikeusrekisterinä tulee toimimaan kirkon tietojärjestelmien käyttöoikeuksien hallintajärjestelmä eli ns. TYP-järjestelmä. Se sisältää Kirjurin käyttäjien perustiedot, käyttäjätunnuksen, salasanan ja ns. varmenteen sekä käyttöoikeudet Kirjuri-järjestelmään. Kirjurin henkilökohtaiset käyttöoikeudet haetaan ja hyväksytään TYP-järjestelmän avulla. Se sisältää myös käyttöoikeuksia koskevat lakisääteiset muutostiedot. Kokonaisuutta on selostettu laajemmin Meidän kirkko tietoverkoissa -nimisessä kirkon tietohallintostrategiassa (ks. kirkkohallituksen yleiskirje 36/2008). TYP-järjestelmä otetaan käyttöön kaikissa seurakunnissa vuoden 2010 aikana seurakuntien sopimuspohjaisten IT-yhteistyöalueiden it-asiantuntijoiden toimesta. Samalla seurakunnan tietoturvaratkaisuja ja -käytäntöjä kehitetään muutoinkin. IT-alueiden it-asiantuntijat kertovat näiden töiden sisällöistä ja aikatauluista erikseen. Seurakunnissa on syytä osallistua aktiivisesti TYP-järjestelmän käyttöönottoon, koska se on edellytys Kirjuri-järjestelmän käytölle. Kirkonkirjojen ja perhelehtien digitoiminen ja mikrokuvaus Kirjuriin viedään kirkonkirjoista ja perhelehdistä digitoituja aineistoja. Digitoinnista on annettu erikseen tarkemmat ohjeet Kirkkohallituksen yleiskirjeessä nro 15/2008.

5 Digitointi on lähtenyt hyvin käyntiin useissa seurakunnissa. Seurakunnat ovat myös lähteneet toteuttamaan digitointia yhteistyössä useamman seurakunnan kesken. Jos seurakunnalla ei vielä ole mitään suunnitelmia digitoinnin toteuttamisesta, on digitointi syytä ottaa huomioon, kun seuraavan toiminta- ja taloussuunnitelman laadinta aloitetaan. Digitointi olisi hyvä saada käyntiin mahdollisimman pian. Kirkonkirjojen ja perhelehtien tallettaminen arkistolaitokseen Kirkkojärjestyksen 16 luvun 5 :n mukaan seurakunta voi tallettaa sata vuotta vanhempia kirkonkirjoja oman alueensa maakunta-arkistoon. Vuoden 2011 alusta voimaan tulevaksi tarkoitetun kirkkojärjestyksen muutoksen vuoksi tilanne muuttuu siten, että seurakunta voi tallettaa arkistolaitokseen myös sata vuotta nuorempia kirkonkirjoja ja perhelehtiä, jotka on digitoitu. Jos seurakunnalla on halukkuutta tallettamiseen, aineistojen tallettamisesta tulee etukäteen erikseen sopia maakunta-arkiston kanssa sen jälkeen kun uudet säännökset ovat tulleet voimaan. Arkistolaitoksella on tarve tietää arkistotilojensa käytön suunnittelun vuoksi, kuinka paljon mahdollisesti lähivuosina kirkonkirjoja ja perhelehtiä seurakunnat olisivat halukkaita tallettamaan arkistolaitokseen. Arkistolaitos tulee tästä syystä lähitulevaisuudessa tekemään kaikille seurakunnille erillisen kyselyn siitä, aikooko seurakunta tallettaa kirkonkirjansa ja perhelehtensä arkistolaitokseen ja milloin sekä miten paljon hyllymetreinä aineistoja on. Perhelehtien tallettamisessa arkistolaitokseen on otettava huomioon arkistolaitoksen ilmaisema suositus, jonka mukaan perhelehtiä ei sidottaisi kirjoiksi eli arkistolaitos haluaisi mieluummin ottaa vastaan perhelehdet sellaisinaan ilman sitomista kirjoiksi. Jos perhelehdet on jo kuitenkin sidottu, ei niitä tästä syystä tässä vaiheessa ole tarve kuitenkaan purkaa. Lisätietoja KIRKKO-verkon intranetti: Seurakuntien hallinto ja talous/kirkonkirjat ja kirkkoherranviraston hoito Kirjuri-järjestelmä: tietojärjestelmäpäällikkö Inkeri Kranttila TYP-järjestelmä: järjestelmäasiantuntija Tuomo Toikka IT-alueet: tietohallintojohtaja Aimo Karjalainen Tietoturva-asiat: tietoturva-asiantuntija Jussi Mukari Digitointi- ja arkistointiasiat: hallintopäällikkö Mikko Tähkänen Sähköpostiosoitteet: etunimi.sukunimi@evl.fi 5 KIRKKOHALLITUS Pirjo Pihlaja Inkeri Kranttila ISSN