Synkka Tuote Käyttöönottosuunnitelma

Transkriptio

1 Käyttöönottosuunnitelma Versio 1.2

2 Versionhallinta Versio Päiväys Tila Muokkaaja Kommentit Valmis GS1 Finland Dokumentti valmis Valmis GS1 Finland Luku 4.4 Ensimmäinen käyttökatko alkaa klo 12, aiemmin oli mainittu klo Valmis GS1 Finland Luku 4.4 / 4.5 Käyttökatkot alkavat keskiviikkoisin klo 18, aiemmin oli torstaisin klo 12 / 15 Dokumentin tiedot Valmistumispäivä Tulostettu 8:50 2

3 SISÄLLYS 1 Käyttöönottosuunnitelma Lähtökohdat Käyttöönoton tavoitteet Käyttöönoton laajuus, rajaukset ja kriittiset edellytykset _ Laajuus Rajaukset Riippuvuudet Käyttöönoton kriittiset edellytykset Käyttöönoton onnistumisen mittarit Organisaatio Saphety WorldSync GS1 Finland Asiakkaat Käyttöönoton tehtävät ja aikataulu Koulutukset Integraatioyhteyksien uudelleentestaus Käyttöönoton tehtävät ja aikataulut Tuotetietopankkien käyttökatkot Tuotetietojen siirrot Sinfoksesta Synkka Tuotteeseen Vastaanottajien tuotetietokyselyt Varasuunnitelma Hyväksyminen Käyttöönoton seuranta 11 6 Liitteet 11 3

4 1 Käyttöönottosuunnitelma Tämä dokumentti on Synkka tuotetietopankin käyttöönoton suunnitteludokumentti, joka kuvaa käyttöönoton tavoitteet ja toteutuksen. 1.1 Lähtökohdat Suomessa on käytössä WS1 Sinfos tuotetietopankki, jonka alusta on teknisesti vanhenemassa ja ohjelmaversion tuki ja ylläpito ovat päättymässä. Vuonna 2013 tehdyn linjauksen mukaan WS1 Sinfoksen päivitystä ei lähdetty tekemään, vaan koko tuotetietopankin alusta vaihdetaan toiseen. Projektin tavoitteena on ollut vaihtaa alusta GDSN standardia tukevaan Saphetyn tarjoamaan SyncCode ratkaisuun. Projekti käynnistyi kesäkuussa Järjestelmän käyttöönotto ajoittuu helmikuulle Käyttöönoton tavoitteet Käyttöönoton tavoitteena on ottaa Synkka tuotetietopankki käyttöön ja korvata sillä aiemmin käytössä ollut WS1 Sinfos tuotetietopankki. Käyttöönotto tehdään suunnitelmien ja aikataulujen mukaisesti. 4

5 2 Käyttöönoton laajuus, rajaukset ja kriittiset edellytykset 2.1 Laajuus Nykyisellä Sinfos tuotetietopankilla on käyttäjäksi sitoutuneita yrityksiä 676, jotka jakautuvat seuraavasti: Tuotetietojen vastaanottajat (kpl) o Kaupat ja tukut 15 o HoReCa-toimijat 23 o Tuotetietojen vastaanottajista integraatioasiakkaita on 9. Tavarantoimittajat (kpl) o 629 o Tavarantoimittajista integraatioasiakkaita on 5. Tallennuspalveluyritykset (kpl) o 9 Aktiivisia GTIN koodeja tuotetietopankissa on yli Rajaukset Käyttöönottovaiheessa Synkka Tuotteeseen liittyvät integraation kautta vain nykyiset integraatioasiakkaat. Uudet integraatioasiakkaat voivat aloittaa testauksen ja liittymän rakentamisen maaliskuussa Synkka tuotetietopankin käyttöliittymäkäyttäjien tulee käydä koulutus ennen kuin he saavat tuotetietopankkiin tunnukset ja käyttö voi alkaa. 2.3 Riippuvuudet Synkka tuotetietopankin käyttöönotolla on seuraavat riippuvuudet: Sinfos tuotetietopankin käyttö loppuu helmikuun 2015 loppuun mennessä. Digital Foodien rakentama laaduntarkastusjärjestelmä on integroitu Synkka tuotetietopankkiin. Tuotetietojen migratointi ja uusien sekä muuttuneiden tuotetietojen välitys Sinfoksesta Synkka Tuotteeseen on edellytys laaduntarkastusjärjestelmän käyttövalmiudelle. Palvelu käynnistyy alkuvuodesta Tuotetietojen lähettäjien (toimittajat) integraatiorajapinta Synkka Tuotteeseen on toimittava, jotta integraatioasiakkaat pystyvät lähettämään tuotetietoja. Tuotetietojen vastaanottajien (kaupparyhmät) integraatiorajapinta Synkka Tuotteeseen on toimittava, jotta integraatioasiakkaat pystyvät vastaanottamaan tuotetietoja. 2.4 Käyttöönoton kriittiset edellytykset 5 Käyttöönottovaihe voidaan aloittaa, jos Synkka tuotetietopankissa ja sen palveluissa ei testauksen tuloksena ole avoinna kriittisiä tai toiminnan estäviä vikoja ja projektijohto on hyväksynyt toteutusvaiheen päättyneeksi. Edellytykset eri näkökulmista: Lainsäädäntö o Lain edellyttämät asiat on toteutettu järjestelmään. Tekninen ympäristö o Tekninen laiteympäristö on käyttövalmis sovitun mukaisesti. o Synkka tuotetietopankki ja sen palvelut ovat käytössä suunnitellussa aikataulussa ja laajuudessa. o Tarvittavat tietoliikenneyhteydet on avattu ja käyttökunnossa.

6 Asiakkaat o Asiakkaat on koulutettu suunnitellusti järjestelmän käyttöön. Tiedotus o Riittävästi kohdennettu ja oikea-aikainen tiedotus muutoksista, aikatauluista ja tehtävistä, joita käyttöönottoon tai prosesseihin liittyy käyttöönoton onnistumisen varmistamiseksi. Liittymät o Integraatioasiakkaiden liittymärajapinnat ja yhteydet toimivat. o Lähettävien integraatioasiakkaiden integraatiorajapinnan viivästyminen ei estä käyttöönottoa, koska käyttöliittymä on käytettävissä tuotetietojen ylläpitoon. o Vastaanottajien integraatiorajapinnan viivästyminen ei estä käyttöönottoa, koska valmistautumisaikaa käyttöönottoon on ollut runsaasti. Asiakaspalvelu o GS1 Finlandin henkilökunta osaa käyttää uutta palvelua ja on valmiina neuvomaan ja opastamaan asiakkaita. Poikkeustilanteet o Poikkeustilanteisiin ja kriisiviestintään on varauduttu ajoissa. o Toimintatavat on suunniteltu ja vastuutettu etukäteen. Käyttöönoton siirto voidaan tehdä ainoastaan GS1 Finlandin toimitusjohtajan päätöksellä. 2.5 Käyttöönoton onnistumisen mittarit Käyttöönoton onnistumista mitataan seuraavilla mittareilla: Koulutus o Koulutuspalautteet jokaisesta koulutuksesta. Käyttäjätyytyväisyys o Asiakastyytyväisyyskysely on suunniteltu tehtävän käyttöönoton jälkeen keväällä Asiakastyytyväisyys sisältää myös tyytyväisyyden tiedottamiseen. o Sisäinen käyttäjätyytyväisyyskysely tehdään projektissa mukana olleille ja asiakaspalvelulle käyttöönoton jälkeen keväällä Järjestelmän suorituskyky o Järjestelmän suorituskykymittaukset osoittavat järjestelmän olevan kapasiteetiltaan riittävä sovituilla käyttäjämäärillä (600 samanaikaista käyttäjää). 6

7 3 Organisaatio Seuraavaksi käydään läpi käyttöönottoon osallistuvat organisaatiot sekä heidän roolit ja vastuut käyttöönotossa. 3.1 Saphety Portugalilainen Saphety on Synkka tuotetietopankin järjestelmätoimittaja. Heidän vastuullaan on mm.: Synkka tuotetietopankin tekninen toimivuus ja sen varmistaminen Saphety toimii Synkka tuotetietopankin 3. tason tukena GS1 Finlandin asiakkaille (1. taso Asiakaspalvelu, 2. taso Tekninen asiakaspalvelu) Saphety vastaa Sinfoksesta tuotettavien migraatioaineistojen päivittämisestä Synkka Tuotteeseen WorldSync 1WorldSync on Sinfos tuotetietopankin järjestelmätoimittaja. Heidän vastuullaan on mm.: 1WorldSync toimii Sinfos-tuotetietopankin 3. tason tukena GS1 Finlandin asiakkaille (1. taso Asiakaspalvelu, 2. taso Tekninen asiakaspalvelu) 1WorldSync vastaa Sinfoksesta tuotettavien migraatioaineistojen (kaikki tuotteet = full ja uudet ja muuttuneet tuotteet = delta) laadusta ja oikea-aikaisesta toimituksesta. 3.3 GS1 Finland GS1 Finlandin tehtävät käyttöönotossa ovat: Asiakkaiden palvelu ja tuki, 1. ja 2. tason tuki Integraatioasiakkaiden tuki Teknisten ongelmien ratkaisu ja koordinointi Asiakasviestintä Käyttöoikeuksien hallinta Asiakkaiden koulutus Projektijohto 3.4 Asiakkaat 7 Asiakkaiden vastuut riippuvat siitä ovatko asiakkaat integraatioasiakkaita vai käyttöliittymäasiakkaita: Integraatioasiakkaiden vastuut: o Integraatioyhteyksien toimivuuden varmistaminen omassa yrityksessä. o Kouluttautuminen Synkka tuotetietopankin käyttäjiksi. Tavarantoimittajille järjestetään Muunto Syöttö luokkahuonekoulutuksia ja verkkokoulutusta. Vastaanottajille ja tavarantoimittajille löytyy GS1 Finlandin Youtube kanavalta Muunto Teoria -koulutus. o Tavarantoimittajilla tuotetietojen syöttäminen sovitusta ajankohdasta lähtien Synkka tuotetietopankkiin aiemman WS1 Sinfoksen sijaan. o Tiedon vastaanottajilla tuotetietojen vastaanottaminen sovitusta ajankohdasta lähtien Synkka tuotetietopankista. Mikäli vastaanottaja liittyy Synkka Tuotteen käyttöön ilmoitettua käyttöönottoajankohtaa myöhemmin, on vastaanottaja velvollinen omatoimisesti huolehtimaan mahdollisten tehtävien hoitamisesta:

8 Synkka Tuotteeseen käyttöönottohetken jälkeen luodut/muutetut tuotetiedot on haettava erikseen. Synkka Tuotteet kyselyjono tyhjennetään kerran ennen käyttöönottoa. Sen jälkeen jonoon mahdollisesti kertyvä kyselyaineisto tulee vastaanottajille (tuotetiedot tulevat mahdollisesti uudestaan). Käyttöliittymäasiakkaiden vastuut: o Kouluttautuminen Synkka tuotetietopankin käyttäjiksi. Tavarantoimittajille ja tallennuspalveluyrityksille järjestetään Muunto Syöttö luokkahuonekoulutuksia ja verkkokoulutusta Vastaanottajille ja tavarantoimittajille löytyy GS1 Finlandin Youtube kanavalta Muunto Teoria -koulutus. o Tuotetietojen syöttäminen sovitusta ajankohdasta lähtien tuotetietopankkiin aiemman WS1 Sinfoksen sijaan. 8

9 4 Käyttöönoton tehtävät ja aikataulu Tässä luvussa kuvataan käyttöönoton eteneminen vaiheissa sekä aikataulutus ja koulutukset. Karkeasti käyttöönoton eteneminen tapahtuu seuraavasti: Tammi-helmikuussa 2015 järjestetään asiakkaiden koulutuksia. Tammikuun lopussa integraatioasiakkaiden tuotantoyhteyksien toimivuus tarkistetaan uudelleen. Helmikuun puolivälistä eteenpäin käyttöönotto tapahtuu kolmessa ryhmässä. Helmikuussa on kolme nelipäiväistä tuotetietopankkien käyttökatkoa. 4.1 Koulutukset Koulutusten jako menee seuraavasti: Pilottikoulutukset toteutetaan Luokkahuonekoulutukset toteutetaan Verkkokoulutus on saatavilla alkaen. Koulutusaikataulut ja ilmoittautumiset koulutuksiin tapahtuvat Synkka.fi -kotisivujen kautta ( 4.2 Integraatioyhteyksien uudelleentestaus GS1 Finland suosittelee, että integraatioasiakkaat uudelleentestaavat yhteyksien toimivuuden Synkka Tuotteen tuotantoympäristöön tammikuun lopussa viikolla 5. Saphety on varautunut uudelleentestaukseen ja Saphety tulee myös testaamaan yhteyksien toimivuuden asiakkaiden suuntaan lähettämällä sanoman integraation kautta ilman erillistä ilmoitusta. Lähetämme tästä vielä tarkempaa ohjeistusta ennen uudelleentestauksen aloitusta. Mikäli testauksessa tulee eteen asioita, jotka vaativat toimenpiteitä Saphetyltä, lähettäkää ongelmakuvaus englanniksi suoraan Saphetyn Business Consulting Unitille osoitteeseen Lisätkää myös kopioksi cc-kenttään. Tämä koskee vain integraatioasiakkaita. Tämä ei koske asiakkaita, jotka käyttävät Synkka Tuotetta vain käyttöliittymän kautta. 4.3 Käyttöönoton tehtävät ja aikataulut Käyttöönotto tapahtuu kolmessa käyttöönottoryhmässä: Käyttöönottoryhmä 1 o Integraatioasiakkaat o Vastaanottajat o Tavarantoimittajia 2 Käyttöönottoryhmä 2 o Tavarantoimittajia Käyttöönottoryhmä 3 o Tavarantoimittajia Käyttöönotto on suunniteltu siten, että kaikki vastaanottajat ja integraatioasiakkaat siirtyvät käyttämään tta ensimmäisessä käyttöönottoryhmässä. Vastaanottajat saavat tuotetietonsa Synkka Tuotteesta alkaen jälkeen Sinfos tuotetietopankkiin päivitetyt tuotetiedot siirtyvät Synkka Tuotteeseen ja välittyvät sitä kautta vastaanottajille. 9

10 10 Käyttöönottoryhmistä lähetetään asiakkaille erillinen sähköposti, josta selviää mihin käyttöönottoryhmään kukin asiakas kuuluu. Asiakkaat on kiinnitetty käyttöönottoryhmiin eikä käyttöönottoryhmiä tulla muuttamaan. Huomioikaa Synkka Tuotteen käyttöönottohetki omissa aikatauluissanne ja tuotetietojen päivitysten määräajoissa. Käyttöönoton aikataulu tehtävineen on koottu taulukkoon, joka on tämän dokumentin liitteenä Tuotetietopankkien käyttökatkot Synkka Tuotteen käyttöönotto vaatii tuotetietopankkien käyttökatkoja, jolloin Sinfos tai Synkka Tuote eivät ole käytettävissä. Tämä tarkoittaa sitä, että tuotetietoja ei voi päivittää eikä kysellä käyttöliittymän tai sanomarajapinnan kautta. Käyttöönotossa on pyritty pitäytymään mahdollisimman lyhyissä käyttökatkoissa, jolloin pitkää yhtäjaksoista käyttökatkoa ei tule. Käyttökatkot ovat: Ke klo 18 ma klo 10 Ke klo 18 ma 2 klo 10 Ke klo 18 ma klo 10 Huomioikaa käyttökatkot omissa aikatauluissanne ja tuotetietojen päivitysten määräajoissa. 4.5 Tuotetietojen siirrot Sinfoksesta Synkka Tuotteeseen Tuotetietojen siirrot Sinfoksesta Synkka Tuotteeseen tapahtuvat käyttökatkojen aikana seuraavalla tavalla: Sinfoksessa tuotetietojen käyttökatkon alkaessa olevat tuotetiedot o siirtyvät Synkka Tuotteeseen mennessä ja o ne ovat Synkka Tuotteessa käytettävissä alkaen. Aikavälillä klo 18 Sinfokseen luodut uudet tuotteet ja tuotetietomuutokset o siirtyvät Synkka Tuotteeseen mennessä ja o ne ovat Synkka Tuotteessa käytettävissä 2 alkaen. Aikavälillä klo 18 Sinfokseen luodut uudet tuotteet ja tuotetietomuutokset o siirtyvät Synkka Tuotteeseen mennessä ja o ne ovat Synkka Tuotteessa käytettävissä mennessä. Huomioikaa tietojen siirron ajankohdat omissa aikatauluissa ja tuotetietojen päivitysten määräajoissa. 4.6 Vastaanottajien tuotetietokyselyt Vastaanottajat saavat tuotetiedot Sinfos tuotetietokannasta käyttöönottoon saakka ja tuon jälkeen tiedot päivittyvät heille Synkka Tuotteen kautta. Käyttöönoton jälkeen vastaanottajat kyselevät tuotetietoja Synkka-tuotetietopankista ja ilman erillistoimenpiteitä vastaanottajat tulevat saamaan kaikki tuotetiedot kokonaisuudessaan uudestaan (tuotetiedot ovat saapuneet jo aiemmin kertaalleen Sinfoksesta). Mikäli vastaanottajat eivät halua kaikkia tuotetietoja kokonaisuudessaan uudelleen, kyselyt voidaan lisätä Saphetyn toimesta Synkka Tuotteeseen ja kyselyjono tyhjennetään Saphetyn toimesta ennen järjestelmän käytön aloittamista. Tällöin vastaanottajat eivät vastaanota koko tuotetietomassaa uudelleen kyselyillä. Jotta tämä onnistuisi, on vastaanottajien ilmoitettava tarvittavat kyselykriteerit mennessä osoitteeseen kehitys@gs1.fi. Kyselyt on kuvattava Excel-taulukkoon, jossa jokainen kysely on omalla välilehdellään. Liitteenä 2 on esimerkki, jossa on kuvattu kaksi erilaista kyselyä kriteereineen. Nimetkää Excel-taulukko

11 yrityksenne GLN-numerolla ja nimellä (esim _GS1Finland), jotta siitä käy suoraan ilmi kenelle vastaanottajalle se kuuluu. Tämä koskee vain tuotetietojen vastaanottajia. Tämä ei koske muita asiakkaita. 4.7 Varasuunnitelma Mikäli Synkka Tuotteen käyttöönottoa ei voida tehdä, jatketaan Sinfoksen sopimusta ja käyttöä tarvittavan ajan. Päätös Sinfoksen käyttöön palautumisesta tehdään viimeistään perjantaina Mikäli on palattava Sinfos tuotetietopankin käyttöön, tunnistetaan mm. seuraavia vaikutuksia: Sinfoksen jatkosopimus Integraatioasiakkaiden integraatiomuutokset Tuotteet, jotka on luotu/ylläpidetty Synkka Tuotteeseen, on toimittajien ylläpidettävä Sinfokseen. 4.8 Hyväksyminen Projektin ohjausryhmä tekee päätöksen projektin hyväksynnästä ja palvelun siirtämisestä ylläpitovaiheeseen. 5 Käyttöönoton seuranta Kuten luvussa 2.5 kuvattiin, käyttöönoton onnistumista mitataan koulutuspalautteiden, asiakastyytyväisyyden ja järjestelmän suorituskyvyn perusteella. Asiakkaille tullaan tekemään käyttöönotosta asiakastyytyväisyyskysely keväällä Liitteet Liite 1: Aikataulu / Schedule Liite 2: Kyselykriteerit / Subscription criterias 11