TEMin hallinnonalan itse toteuttamien rakennerahastohankkeiden hallinnointi koulutus, Finlandia-talo 31.8-1.9.2010 Ylitarkastaja Jenni Hyvärinen TEM/AKY/RAHA
Hallintoviranomaisen ohjeistus itse toteutettavista hankkeista HVO:n ohje 1/2009 (www.rakennerahastot.fi), luku 3: Ohje koskee valtion virastoja ja tilivirastoja välittävänä toimielimenä Ohjeen liite: viraston itse toteuttamien hankkeiden toteuttajan ohje Ohjeistus parhaillaan päivitettävänä! Keskeiset muutokset: Ohje koskee jatkossa myös EAKR:n itse toteutettavia hankkeita Täsmennyksiä esim. päätösmenettelyihin: mm. N+1 säännön noudattamiseen sekä toteuttajan ohjeistukseen.
Hallintoviranomaisen ohjeistus itse toteutettavista hankkeista Ohjeistuksen lisäksi HVO on antanut mm. varojen käytön ehdoissa itse toteutettavia hankkeita koskevia ehtoja (N+1). Itse toteutettavia hankkeita koskevat samat säädökset, ohjeet ja pelisäännöt kuin muitakin hankkeita (mm. vaatimus moitteettomasta varainhoidosta)! Teknisestä tuesta oma ohje (HVO:n ohje 1/2009, luku 4): teknisen tuen hallinnointia jonkin verran kevennetty: karsittu hakemuslomake; ei ohjausryhmää, seurantalomakkeita, väli- ja loppuraportteja.
Itse toteutettavien hankkeiden hanketyypit TEMin hallinnonalalla - ESR ESR-tvpol (URA-delegoinnit mahdollisia) ESR-kehpa (myyntilaskutus mahdollista) Muu itse toteutettava (kehittämis)hanke Teknisen tuen hanke
Itse toteutettavien hankkeiden hanketyypit TEMin hallinnonalalla - EAKR ELY-keskusten EAKR-hankkeet, YM:n toimiala: esim. ympäristönsuojelu- vesistötoimenpide- tai vesihuoltohankkeet Teknisen tuen hankkeet
Hankkeiden hakeminen ja toteuttaminen Itse toteutettavien hankkeiden toteuttajana voi TEMin hallinnonalalla olla TEM, ELY-keskus,TE-toimisto tai koulutus- ja kehittämiskeskus Salmia Vain ELY-keskus voi hakea TE-toimiston toteuttamaa hanketta toimintamenoihin kohdistuvan tukikelvottomuusriskin vuoksi hankkeen toteuttamisella oltava viraston johdon hyväksyntä! Hankkeiden toimeenpanon tulee perustua viranomaisen selkeään strategiaan ja siihen perustuvaan toimintasuunnitelmaan, josta tulee käydä ilmi perusteet varojen kohdentamiselle viranomaisen omaan käyttöön. Hanketta toteuttavan viranomaisen on vastattava siitä, että itse toteutettu hanke toteutetaan kustannustehokkaasti ja kokonaistaloudellisesti.
Tehtävien eriyttäminen HVO:n ohje 1/2009, luku 2 (päivitettävänä!) Virastossa hankkeiden toteuttaminen ja välittävän toimielimen (rahoittajan, maksajan ja korjaavien toimenpiteiden) tehtävät on eriytettävä toisistaan. Toteuttajavastuu on toteuttajayksiköllä ja rahoittajavastuu rahoittajayksiköllä: EU-rahoitus- ja maksajayksiköt eivät voi toimia itse toteutettujen hankkeiden toteuttajana poikkeuksena tekninen tuki, jonka osalta eriyttäminen toteutettava vähintään henkilötasolla.
Tehtävien eriyttäminen Valintapäätösprosessiin osallistuvien virkamiesten osallistumista hallinnon itse toteuttamien hankkeiden valmisteluun pitää rajata siten, että heidän puolueettomuutensa ja esteettömyytensä päätösvalmistelijoina säilyy ja, että jääviysongelmia ei synny. Valmisteluvaiheessa välittävä toimielin voi antaa teknistä neuvontaa kuten ulkopuolisellekin projektin toteuttajalle. Välittävä toimielin kohtelee itse toteutettavan hankkeen toteuttajaa yhdenvertaisuussyistä kuten ulkopuolista tuensaajaa.
Tehtävien eriyttäminen RR-tehtäviin liittyvät vastuut on määriteltävä välittävänä toimielimenä toimivan viranomaisen työjärjestyksessä, taloussäännössä ja/tai talousohjeessa sekä virkamiesten toimenkuvissa. Vastuut, tehtävien organisointi ja eriyttäminen on kuvattava välittävän toimielimen rahastokohtaisessa hallinto- ja valvontajärjestelmän (HVJ) kuvauksessa. HVJ-kuvausta on päivitettävä, kun vastuisiin ja tehtävien jakoon tehdään muutoksia. Tehtävien eriyttäminen tulee näkyä myös tietojärjestelmien käyttöoikeuksissa, joiden tulee olla ajan tasalla.
Rahoituksen kohdentamispäätöksen (=rahoituspäätöksen) sisältö Välittävä toimielin tekee samassa virastossa olevalle hakijalle/toteuttajalle rahoituksen kohdentamispäätöksen. Projektipäätöksellä (1. kohdentamispäätös) hyväksytään projekti rahoitettavaksi rakennerahasto-ohjelmasta, varataan rahoitus projektin koko hyväksytylle toteutusajalle ja kohdennetaan (1. vuoden) rahoitus. Päätöksessä esitetään tarkka euromääräinen projektille kohdennettu summa. Päätöksessä yksilöidään mahdollisiin työvoimapoliittisiin toimenpiteisiin tai pk-yritysten kehittämispalveluihin käytettävä euromäärä. Erittelyä toimenpiteittäin, tuotteittain tai kululajeittain päätökseen ei tarvitse tehdä (hyväksytty projektisuunnitelma liitteenä).
Rahoituksen kohdentamispäätöksen (=rahoituspäätöksen) sisältö Päätöksessä annetaan myös projektin rahoittamisen toteuttamisen ja maksamisen ehdot, joita projektin toteuttajan on noudatettava. Liitteet (mm. projektisuunnitelma ja tukikelpoisuusohje) ovat osa päätöstä ja sitovat projektin toteuttajaa. Toteuttajan tutustuttava päätökseen ja sen liitteisiin huolellisesti!
N+1 -sääntö Päätöksessä yksilöity, korvamerkitty summa on toteuttajan sidottava menopäätöksillä n+1 kuluessa ennen kuin välittävä toimielin saa myöntää toteuttajalle lisää varoja seuraavalla kohdentamispäätöksellä. Itse toteutettua hanketta ei saa rahoittaa etupainotteisesti ts. itse toteutettavaa hanketta ei saa rahoittaa esim. kertapäätöksellä koko ohjelmakaudeksi.
N+1 -sääntö Varojen käytön ehdot velvoittavat: N+1 sääntö koskee sekä ESR:n että EAKR:n itse toteutettuja hankkeita. Koskee työvoimapoliittisten siirtomenojen ja pk-yritysten kehittämispalveluiden lisäksi hankkeen hallinnointikustannuksia
N+1 -sääntö Rahoittaja ei myönnä itse toteutetulle hankkeelle seuraavaa päätöstä, ennen kuin toteuttaja on sitonut hankkeelle aikaisemmilla päätöksillä kohdennetut summat SIIRI- (ja/tai URA-) järjestelmässä toimenpiteisiin ( tipeille ) menopäätöksillä. Itse toteutetun hankkeen projektipäällikkö on velvollinen seuraamaan hankkeen sitoumustilannetta ja raportoimaan varojen loppumisesta rahoittajalle! Toteuttajan/projektipäällikön on esitettävä rahoittajalle ennen seuraavan kohdentamispäätöksen tekemistä esim. Siirijärjestelmästä ajettu hankkeen määräraharaportti, josta ilmenee kuinka paljon hankkeella on vapaana euromääräistä toteutuslimiittiä.
Projektisuunnitelman laadun merkitys Rahoittajan huolehdittava, että rahoitus- /kohdentamispäätöksestä ja siihen liitetystä projektisuunnitelmasta (ja sitä mahdollisesti täsmentävistä liitteistä) ilmenee selvästi ja yksiselitteisesti, mihin tukea on tarkoitus käyttää => perusta syntyneiden kustannusten tukikelpoisuusharkinnalle. Päätöksestä myös tuensaaja tietää, mitkä kustannukset ovat tukikelpoisia ja mitä ovat tuensaajan oikeudet ja velvollisuudet (oikeusturva). Ei suullisia lupauksia! - > Kaikki on dokumentoitava ja säilytettävä, myös mitä on sovittu hankeneuvotteluissa tai tiedotettu aloituspalavereissa/yrityskäynneillä/koulutuksessa ja luvattu tukikelpoisuudesta. Ei takautuvia muutospäätöksiä! - > Kustannusarvio suunniteltava huolellisesti etukäteen.
Kustannusten tukikelpoisuutta säätelevät oikeusnormit EY:n perustamissopimus ja sen nojalla annetut säädökset Neuvoston ja parlamentin ns. yleisasetus (EY) N:o 1083/2006 (YA) Neuvoston rahastokohtaiset asetukset/eakr asetus (EY) N:o 1080/2006 ja ESR asetus (EY) N:o 1081/2006 (soveltamisala) Komission täytäntöönpanoasetus (EY) N:o 1828/2006 (mm. tiedotus- ja viestintävelvoitteet) Komission jäsenvaltiota sitova päätös EAKR/ESR ohjelmasta Ohjelman seurantakomitean vahvistamat perusteet (hankkeiden valintakriteerit; YA 56.3. art.) Kansallinen lainsäädäntö (tukijärjestelmät, hankintalainsäädäntö jne.) Kansallinen rahoituslaki (1652/2009) ja asetus (1695/2009) Kansallinen tukikelpoisuusasetus Valtioneuvoston/TEM allokointipäätöksen varojen käytön (sitovat) ehdot välittäville toimielimille Välittävän toimielimen rahoituspäätöksen (sitovat) ehdot tuensaajalle Hallintoviranomaisen määräykset ja ohjeet
Tukikelpoisuusasetus (1079/2007) 3 Menojen tulee olla ohjelman ja tukipäätöksen mukaisen hankkeen toteuttamisesta aiheutuneita; tukipäätöksessä hyväksyttynä toteutusaikana syntyneitä; tuensaajan tosiasiallisesti maksamia (osoitettava maksukuittien tai todistusarvoltaan vastaavien kirjapitotositteiden avulla), poikkeuksena luontoissuoritukset, poistot ja yleiskustannukset; tarpeellisia hankkeen toteuttamiseksi; määrältään kohtuullisia; tuensaajan ei-tavanomaisia menoja (tavanomaisena ei pidetä erillisenä hankkeena toteutettavaa tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintaa); sekä ei-korvattavissa muulla rahoituksella.
Hankkeen käynnistäminen Viraston itse toteutettujen hankkeiden henkilöstön tulee osallistua rahoittavan viranomaisen järjestämiin aloituspalaveriym. koulutus- ja neuvontatilaisuuksiin. HVO:n ohjeistus aloituspalaverista (HVO:n ohje 1/2009, luku 8). Hankkeen toteutusta varten avataan oma diaarinumero, toteuttajan saatua päätöksen rahoittajalta. (Rahoittajalle on avattu oma diaarinumero).
Projektikoodin käyttö Hankkeen toteuttajan tulee käyttää SIIRI- ja Raindancejärjestelmissä F-alkuista projektikoodia. Hankkeen kirjanpidossa käytettävän projektikoodin saa hankkeen rahoituspäätöksestä vaihtamalla päätöksessä olevan S-(ESR) tai A (EAKR)-kirjaimen tilalle F-kirjaimen. Rahoittaja käyttää S- tai A-koodia ja toteuttaja F-koodia! Projektikoodin käyttäminen on pakollista myös ALV-kirjausten yhteydessä.
Hankehenkilöstö ja työajanseuranta Hankehenkilöstöllä tulee olla kirjalliset toimenkuvat. Osa-aikaisen osalta on järjestettävä kokoaikainen työajanseuranta. Hankehenkilöstön esimiehen (hankkeen toteuttajayksikön päällikön) tulee kuukausittain allekirjoituksellaan vahvistaa ja hyväksyä hankkeen työajanseuranta. Työajanseurannan valmistuttua palkka kohdennetaan toteutuneen työajan mukaisesti eri projekteille. Kun koko palkka maksetaan yhdestä hankkeesta, tulee toimenkuvassa, työsopimuksessa tai muussa vastaavassa asiakirjassa olla selkeä maininta siitä, että henkilön työpanos sisältää vain hankkeen mukaista toimintaa.
Hankkeiden hallinnointi Siiri-järjestelmässä ELY-keskusten ja TEMin viranomaisten itse toteuttamat hankkeiden toteutus hallinnoidaan Siiri-järjestelmässä. Toteuttajan vastuulla on, että hankkeelle ei avata Siirijärjestelmään suurempaa euromääräistä toteutuslimiittiä, kuin mitä rahoittaja on varautunut korvaamaan kohdentamispäätöksellä tai mistä summasta hankkeelle on toteutunut muita rahoitusosuuksia tai osallistumismaksuista tuloja. Jos hankkeessa on muita rahoitusosuuksia, ne avataan toteutuslimiittiin tulotositteen perusteella, kun suoritus on saapunut.
Tvpol-hankkeet: erityispiirteitä Työvoimapoliittisia toimenpiteitä voi sisältyä ainoastaan ELYkeskuksen/TE-toimiston itse toteuttamaan hankkeeseen. Viranomainen voi joko toteuttaa hankkeen kokonaan itse tai mikäli hallinnon ulkopuolisen toteuttajan hankkeeseen on suunniteltu työvoimapoliittisia toimenpiteitä, perustetaan siitä osuudesta oma hanke hankkeet liitetään EURA 2007 järjestelmässä yhteen koontitunnuksella, jotta niitä voidaan seuranta yhtenä kokonaisuutena. Rahoittaja erittelee päätöksessä, mikä summa hankkeen rahoituksesta kohdennetaan työvoimapoliittisiin toimenpiteisiin.
Tvpol-hankkeet: erityispiirteitä ESR-rahoitusta voidaan käyttää seuraaviin tukikelpoisiin julkisista työvoimapalveluista annetussa laissa (1295/2002) tarkoitettuihin työvoimapoliittisiin toimenpiteisiin: työvoimapoliittinen aikuiskoulutus; palkkatuki; starttiraha; sekä työllistäminen valtion virastoon tai laitokseen (1.1.2010 alkaen).
Tvpol-hankkeet: erityispiirteitä Työvoimapoliittisten toimenpiteiden toteutuksessa sovelletaan työvoimapoliittisia toimenpiteitä koskevaa kansallista lainsäädäntöä sekä ohjeistusta. Hankkeeseen voi sisältyä myös kehittämistoimintaa/ hallinnointikustannuksia (palkat, matkat jne.). Hankkeeseen ei voi sisältyä pk-yritysten osaamisen kehittämispalveluita. RR-momentille suoraan kirjattaviin työvoimapoliittisiin siirtomenoihin ei voi kohdistua tuloja tai muita rahoituseriä, koska RR-momentti ei ole nettobudjetoitu. (Tästä syystä mm. myyntilaskutusta ei sallita SIIRIjärjestelmässä niille itse toteutetuille hankkeille, joissa on työvoimapoliittinen osuus).
Kehpa-hankkeet: erityispiirteitä Rahoittaja erittelee päätöksessä, mikä summa hankkeen rahoituksesta kohdennetaan pk-yritysten osaamisen kehittämispalveluihin. Toteuttaja perustaa Siiri-järjestelmässä kehittämispalveluille alaprojektin, jolle päätöksessä eritelty kehittämispalvelujen rahaosuus tulee heti jakaa. Kehittämispalveluihin kohdennettua rahaa ei saa siirtää muille alaprojekteille kuten hallinnointikuluihin (palkat, vuokrat yms.).
Kehpa-hankkeet: erityispiirteitä Myyntilaskutus on sallittu Siiri-järjestelmässä ainoastaan pkyritysten osaamisen kehittämispalveluhankkeille. Pk-yritysten osaamisen kehittämispalveluhankkeeseen osallistuvilta yrityksiltä laskutetaan osallistumismaksu. Osallistumismaksuista aiheutuvaa myyntilaskutusta käsitellään hankkeelle tulevana tulona. Toteuttaja esittää laskutetut osallistumismaksut maksatushakemuksen tulot -sarakkeessa. Maksaja korvaa nettokustannukset (bruttomenoista vähennetään osallistumismaksuina kertyneet tulot).
Tulot ja muut rahoituserät Ohjelmakaudella 2007-2013 hallinnon itse toteuttamiin hankkeisiin (pl. tvpol-hankkeet) voi sisältyä muita rahoitusosuuksia (kunta, muu julkinen ja yksityinen). Avataan toteutuslimiittiin tulotositteen perusteella, kun suoritus on saapunut. Huom! Myyntilaskutus on sallittu Siiri-järjestelmässä kuitenkin vain kehpa-hankkeille (mikäli muihin itse toteutettaviin hankkeisiin sisältyy tuloja, toteuttajan on hallinnoitava tulojen käsittely Palkeiden/Raindance-järjestelmän myyntilaskutussovelluksen kautta).
Yhteishankkeet ELY-keskuksissa? HVO:n kirje 29.3.2010 TEM/773/00.03.05.01/2010: ALKU-uudistuksen myötä ELY-keskuksiin on siirtynyt hankkeita, joissa ELY toimii osatoteuttajana. HVO on suositellut, että pitkäkestoisista hankkeista puretaan ELY-osatoteuttajan osuus viraston itse toteuttamaksi hankkeeksi hallinnoinnin yksinkertaistamisen, varainhoidon moitteettomuuden ja läpinäkyvyyden vuoksi. Jatkossa vastaavien yhteishankkeiden perustamista tulee välttää! Uusien vastaavien hankkeiden ELYn osuus tulee hallinnoida ELYn itse toteuttamana hankkeena ja muiden toteuttajien osuudet vastaavasti omana hankkeenaan. Hankkeet yhdistetään toisiinsa koontitunnuksella EURA 2007 järjestelmässä.
Ohjaus, seuranta, raportointi Myös itse toteutetuille hankkeille ( pl. tekninen tuki) on asetettava ohjausryhmä, johon nimetään rahoittajan edustaja asiantuntijaksi (päätöksen ehdot). Toteuttajan on tallennettava EURA 2007 järjestelmään ja toimitettava rahoittajalle allekirjoitettuna projektin seurantatiedot puolivuosittain, projektin etenemistä kuvaava väliraportti kerran vuodessa ja määrämuotoinen loppuraportti viimeistään viimeisen maksatushakemuksen liitteenä.
Projektin toteuttajan varainhoitoon liittyviä velvollisuuksia Toteuttaja (tuensaaja): Huolehtii hankkeen toteuttamisesta rahoittajan hyväksymän päätöksen ja siihen liitetyn projektisuunnitelman sekä tuen myöntämisen ehtojen mukaisesti Ehtoihin on sisällytetty velvollisuus noudattaa tukikelpoisuussäännöksiä ja hallintoviranomaisen tukikelpoisuusohjeita - > tuensaajan syytä tutustua! Hankintojen kilpailutus EU- ja kansallisen hankintalainsäädännön sekä pienhankintoja koskevan ohjeistuksen mukaisesti! Moitteeton varainhoito -> erillinen asianmukainen projektikirjanpito ja seurantajärjestelmät (varmistettava kirjanpidon ja muun taloushallinnon osaaminen ml. yhteistyö viraston taloushallinnon kanssa).
Projektin toteuttajan varainhoitoon liittyviä velvollisuuksia Hallinnoi projektia Siiri-järjestelmässä Hoitaa projektin projektikirjanpidon (dokumentointi + säilytys) Laatii maksatushakemuksen rahoittajalle Kirjaa haettavan summan viraston sisäisiin saataviin; tiliviraston talousyksikkö ohjeistaa kirjaukset Seuraa projektin menovarausten kertymää ja raportoi rahoittajille hankkeen etenemisestä (N+1) Vastaa tukikelvottomasta toteutusosuudesta; tiliviraston talousyksikkö ohjeistaa kirjaukset ja johto ratkaisee käytettävän momentin Raportoi tukikelvottomista kustannuksista tilinpäätökseen.