Rakennerahastohankkeiden tarkastus- ja rahoituskorjaustapahtumat

Transkriptio

1 Rakennerahastohankkeiden tarkastus- ja rahoituskorjaustapahtumat hotelli Scandic Intercontinental, Helsinki Hallinto- ja valvontajärjestelmän toimivuus art 13 menojen varmentamista, hallintoviranomaisen ohjaus- ja valvontakäyntejä sekä VVCn järjestelmätarkastuksia koskevien havaintojen valossa Neuvotteleva virkamies Riitta Mensalo TEM / Alueiden kehittämisyksikkö/ Rakennerahastojen hallinnointiryhmä

2 Esityksen sisältö Korjaavat toimenpiteet hallinto- ja valvontajärjestelmän (HVJ) kuvauksissa Tarkastusviranomaisen järjestelmätarkastusten käsittely Art 13 paikan päällä tehtävien tarkastusten käsittely Havaintoja hallinto- ja valvontajärjestelmän toimivuudesta (pohjana järjestelmätarkastukset, hallintoviranomaisen (HVO) ohjaus- ja valvontakäynnit, art 13 menojen varmentamista (maksatushakemuksen käsittely, paikan päällä tarkastukset jne.)koskevat tiedot) Havaittuja tukikelvottomuusvirheitä Ohjelmien toimeenpanossa havaittujen ongelmien/ kehittämistarpeiden käsittely välittävässä toimielimessä (erityisesti ennaltaehkäisevä näkökulma)

3 Korjaavat toimenpiteet rakennerahastojen hallinto- ja valvontajärjestelmissä Perustettu hallinto- ja valvontajärjestelmä toimii tehokkaasti, kun se kykenee estämään, paljastamaan ja korjaamaan virheet ja sääntöjenvastaisuudet Välittävät toimielimet ovat järjestäneet korjaavien toimenpiteiden käsittelyn HVOn ohjeiden mukaisesti ovat käynnistäneet riittävät, oikea-aikaiset sekä vaatimusten mukaiset korjaustoimenpiteet havaittujen virheiden ja sääntöjenvastaisuuksien johdosta -> mahdollisimman pian ongelman havaitsemisen jälkeen tuntevat keskeiset korjaavat toimenpiteet ja niiden hallinnolliset menettelyt varmistavat organisaation sisäisin valvontatoimin, että samankaltaiset tarkastuksissa havaitut toiminnan puutteet ja virheellisyydet tullaan jatkossa ehkäisemään

4 HVJ-kuvaukset Päivitetty tapahtuneiden organisaatio- ja lainsäädäntömuutosten johdosta (HVOn kirje ) HVO on antanut niistä palautetta välittäville toimielimille HVO käsitellyt niitä ohjaus- ja valvontakäynneillään Keskeisiä korjaavia toimenpiteitä koskevia puutteita HVJ-kuvauksissa ovat olleet: -> tehtävän organisoinnista ja/tai eriyttämisvaatimusten noudattamisesta ei ole saatu riittävää selvyyttä -> eriyttämisessä puutteita -> ei ole kuvattu kaikkia korjaavien toimenpiteiden prosesseja -> ei ole saatu selkeätä kuvaa korjaavien toimenpiteiden prosesseista välittävissä toimielimissä -> ollut epäselvää, mitä korjaavilla toimenpiteillä tarkoitetaan Välittävissä toimielimissä korjaavien toimenpiteiden organisointi hakee vielä muotoaan ja kokemusta/osaamista korjaavien toimenpiteiden tekemisestä ei ole kaikkialla kertynyt (vastuuhenkilö)

5 HVJ-kuvaukset Välittävien toimielinten tulee päivittää korjaavia toimenpiteitä koskevat kuvauksensa! Tärkeää tarkistaa kuvauksesta esim: Onko kuvattu, kenellä kokonaisvastuu korjaavista toimenpiteistä (organisaatioyksikkö ja virka ja nimi)?-> jatkotoimenpiteiden tekijä Jos hallinnollinen vastuu ja tekninen vastuu (=tietojen kirjaaminen järjestelmään) eriytetty, löytyykö tieto kuvauksesta? Onko kuvattu, miten havaitut toiminnan puutteet ja virheellisyydet tullaan jatkossa estämään? Onko keskeiset korjaavat toimenpiteet (ml. itse toteutettavat hankkeet) kuvattu riittävän selkeästi? Kuka, mitä, missä ja miten! Tuen maksamisen keskeyttäminen Tuen oma-aloitteinen palautus Tuen maksamisen lopettaminen Tuen takaisinperintä /Tuen määrääminen palautettavaksi (itse toteutettu hanke) jne.

6 HVJ-kuvaukset Tehtävien eriyttäminen Korjaavat toimet eriytettävä rahoittaja- ja maksaja-toiminnoista. -> usein hallintoyksikkö tai vastaava. Korjaavien toimenpiteiden käsittely maakunnan liitoissa Muistettava viranomaistoimintojen ja tuen saajan toiminnan erottaminen toisistaan viranomaisen itse toteuttamissa hankkeissa Otettava huomioon lisäksi yleiset esteellisyyssäännöt Eriyttämistä ei tarvita : Rahoitus- tai maksatuspäätöstä koskevan oikaisuvaatimuksen käsittelyä (rahoittaja-/maksajatoiminto) Hallintolain mukaiset teknisen ja asiavirheen korjaukset rahoitus- ja maksatuspäätöksen osalta (pl. Niistä johtuva takaisinperintäpäätös jne?) Tärkeää: Riittävä resurssit ja osaaminen! Mikä on tilanne tänään?

7 Tarkastusviranomaisen järjestelmätarkastusten käsittely Tähän mennessä valmistuneita tarkastuksia on yhteensä 22. Tarkastusten yleinen johtopäätös: Luokka 1. Toimii hyvin; vain vähäisiä muutostarpeita 20 Luokka 2. Toimii, mutta joitakin muutoksia tarvitaan 2 Käsittelyn vaiheet välittävässä toimielimessä: A. Tarkastuksen johdosta tehtävät toimenpiteet 1. Välittävän toimielimen hallinnollinen päätös tarkastusraportin johdosta 2. Päätöstä koskevien toimenpiteiden kirjaaminen EURA 2007 tietojärjestelmän tarkastus- ja valvontaosioon 3. Mahdollisten korjaavien toimenpiteiden tekeminen B. Välittävän toimielimen toiminnan kehittäminen Tarkastusraportissa esitettyjen havaintojen huomioon ottaminen välittävän toimielimen toiminnassa Tarkastusraporttia koskeva välittävän toimielimen allekirjoitettu päätös liitetään liitetiedostona (pdf-muoto) EURA 2007-järjestelmän vastineeseen.

8 Tarkastusviranomaisen järjestelmätarkastusten käsittely Vuonna 2009 tehdyt järjestelmätarkastukset -järjestelmätarkastuksiin liittyvien päätöstensä yhteenvetotietoja välittävät toimielimet eivät tallenna EURA-järjestelmään, vaan toimittavat kyseisen päätöksen tiedoksi työ- ja elinkeinoministeriön rakennerahastojen hallinnointiryhmään. Vuoden 2009 jälkeen tehdyt järjestelmätarkastukset Päätöksen tekemisen jälkeen välittävässä toimielimessä henkilö, jatkotoimenpiteiden tekijän käyttäjäoikeuksin kirjaa EURA 2007 järjestelmän tarkastus- ja valvontaosioon Vastineen lisätietoja kenttään yhteenvedon tarkastusraporttia koskevan päätöksen sisällöstä. Kirjausten selkeyden varmistamiseksi tulevat päätöksessä esitetyt korjaavat toimenpiteet jaotella tarkastusraportin sisällön mukaan (yleisjohtopäätös, havaintoja koskeva luokittelu: Tehtävien eriyttäminen, Valintamenettely, Hankkeiden ohjeistus, Jäljitysketju, Raportointi-järjestelmä, Oikaisevat menettelyt).

9 Art 13 paikan päällä tehtävien tarkastusten käsittely Art 13 paikan päällä tarkastusten yhteydessä havaittujen tukikelvottomuusvirheiden korjaamista koskee samat menettelyt kuin muitakin korjaavia toimenpiteitä (tarkastuksen kohteena useimmiten jo maksetut menot) Poikkeus: havaittu tukikelvoton meno sisältyy vireillä olevaan maksatushakemukseen -> ko. meno voidaan vähentää maksatuspäätöksessä hyväksyttävistä menoista Valtteri-järjestelmässä otettu käyttöön Varmennus-toiminnon Jatkotoimenpiteet näyttö. ->Käyttäjä kirjaa varmennuksen jatkotoimenpiteet ja antaa niille määräajan. Jatkotoimenpiteiden toteuduttua kirjataan tehdyt korjaavat toimenpiteet, jonka jälkeen varmennus voidaan merkitä valmiiksi.

10 Havaintoja hallinto- ja valvontajärjestelmän toimivuudesta Tehtävien organisointi yleisesti kunnossa, ongelmana varajärjestelyjen puute, maksatuksen heikot resurssit, eriyttämisresurssiongelmaa korjaavissa toimenpiteissä Pitkät hankehakemusten käsittelyajat Tuensaajan saama rahoituspäätös ehtoineen on ollut joskus epäselvä tai sisällöltään ristiriitainen (lainsäädäntöperusta, jaetut ohjeet, annetut erityisehdot) - > Tuensaajalla oikeus saada selkeät ehdot hankkeen toteuttamiselle!!

11 Havaintoja hallinto- ja valvontajärjestelmän toimivuudesta Tuplarahoituksen ja päällekkäisten kulujen esittämisen estäminen VVC:n suositus: Sen estämiseksi, ettei haeta tuplarahoitusta eikä esitetä päällekkäisiä kuluja eri rahoittajille, TEMissä tulee kehittää tietojärjestelmiä ja tiedonkulkua nykyisestään siten, että kaikilla rahoittajilla on mahdollisuus katsoa onko ko. tuenhakijan hankkeeseen myönnetty muualta rahoitusta ja myös maksettu. Samoin eri viranomaisten yhteistyötä tulee tiivistää. Lisäksi TEMissä tulisi selvittää voidaanko tietyn tyyppisiin hankkeisiin hakea ja saada tukea vain joko ELY-keskuksista tai liitoista, mutta ei molemmista. Yhteistyö rahoituspäätöksen valmistelun yhteydessä, yhteiset sisäiset palaverit, tietojärjestelmien hyväksikäyttö jne.

12 Havaintoja hallinto- ja valvontajärjestelmän toimivuudesta VVC:n havainto eräässä ELY-keskuksessa: Virheellinen asiakirjojen säilytysaikaohje Tuotteistettujen asiantuntijapalvelujen päätös- ja tilausasiakirjoissa oli vielä keväällä 2009 virheellisesti määrätty toimeksiannon asiakirjoja säilytettäväksi vuoden 2012 loppuun asti. TEMin tulisi kirjeellään kehottaa kaikkia ELYjä varmistamaan, että tuotteistettuja asiantuntijapalveluja/ konsultointia suorittaneiden konsulttitoimistojen toimeksiantoon liittyvät asiakirjat on määrätty säilytettäväksi ohjelmakauden määräysten mukaisesti eikä vanhan kauden mukaisesti. Jos säilytysaika on virheellisesti määrätty, tulee ELYjen lähettää silloin oikaisukirje palvelun suorittajille säilytysajasta.

13 Havaintoja hallinto- ja valvontajärjestelmän toimivuudesta Pitkät maksatushakemusten käsittelyajat, paikan päällä tarkastukset viivästyminen, Puutteita maksatusten todentavan aineiston läpikäynnissä (ei tarkistettu, onko meno tosiasiallisesti tuensaajan maksama, epäselvää tuntikirjanpidon ja maksetun palkan yhteys) Perusteet kustannusten kohdentamiseen hankkeelle puutteelliset, ei riittävää työajanseurantaa jne.

14 Havaintoja hallinto- ja valvontajärjestelmän toimivuudesta Miten maksatushakemusten käsittelyä ja paikan päällä tehtäviä tarkastuksia voidaan nopeuttaa? Nykyisten resurssien käyttöä tulee tehostaa toimintatapoja kehittämällä Tukipäätösten (ml. projektisuunnitelma) selkeä sisältö ja reunaehdot ja oikeellisuus Rohkeutta päätöksentekoon epäselvissä tilanteissa Yhteistyö rahoittajien ja maksajien välillä, tarvittaessa yhteiset pelisäännöt menojen tukikelpoisuudelle Kehitetään menojen varmentamista riskipainoisempaan suuntaan riittävän varmuuden saamiseksi minimoimalla käytettävät resurssit Päällekkäisen työn välttämiseksi sovitetaan yhteen maksatushakemuksen käsittelyn yhteydessä sekä paikan päällä tehtävissä tarkastuksissa tehtävä työ Koulutusta antamalla ( HVO) -> peruskoulutusta sekä räätälöityä koulutusta, koulutusta tukikelpoisuussääntöjen soveltamisesta, rahoittajien ja maksajien yhteistä koulutusta Välittävän toimielimen oma koulutus ja perehdyttäminen! Kustannustehokkaat menettelyt <-> hyväksyttävä virhetaso!

15 Havaintoja hallinto- ja valvontajärjestelmän toimivuudesta Tukikelpoisuussääntöjen selkeys ja tuensaajan saamat ohjeet Keskeinen hallittava riski menojen tukikelpoisuuden kannalta! Pirstaloitunut lainsäädäntö ja ohjeistus : RR - tukikelpoisuusasetus ja HVO:n tukikelpoisuusohje, eri hallinnonaloilla käytössä olevien kansallisten tukilainsäädäntöjen säännöt Välittävillä toimielimillä vastuu tuensaajien ohjeistamisesta Sääntöjen soveltaminen osoittautunut haasteelliseksi ja osin ongelmalliseksi sekä rahoitus- että maksatusvaiheessa (yleiskustannukset, de minimis, valtion tuet, tulot jne.) -> erilaisia tulkintoja! Tilanne edellyttää sekä rahoittajilta että maksajilta vahvaa kulloinkin kyseessä olevan tukijärjestelmän substanssiosaamista ja keskeisten rakennerahastosääntöjen ja muun hanketta koskevan lainsäädännön tuntemista Tuensaajalle annettavan rahoituspäätöksen (ml. siihen liittyvä tuensaajan neuvonta) tulisi sisältää mahdollisimman selkeät tiedot hankkeen toteuttamiseen liittyvistä reunaehdoista ml. tukikelpoisuussäännöt ->

16 Tukikelpoisuussääntöjen selkeys ja tuensaajan saamat ohjeet Esille tulleiden ongelmien ehkäiseminen Välittävässä toimielimessä tieto kuhunkin hanketyyppiin/tukimuotoon sovellettavasta lainsäädännöstä ja niihin liittyvistä ehdoista,rahoittajan ja maksajan ym. yhteistyö, yhteisistä pelisäännöistä sopiminen Hankehakemuksen ja hankesuunnitelman riittävä konkreettisuus hankkeen käytännön toteutuksen ohjaamiseksi Selkeä tukipäätös ehtoineen hankkeen aloituspalaverissa varmistettu, että tuensaajalla ja rahoittajalla on sama näkemys toteutettavan hankkeen sisällöstä ja toteutustavoista, varmistettu, että tuensaaja tietää hankkeen toteutukseen liittyvät ehdot ja pystyy toteuttamaan hankkeen ehtojen mukaisesti moitteeton varainhoito => eriytetty asianmukainen projektikirjanpito ja seurantajärjestelmät (työajan seuranta, välillisten kustannusten kohdentaminen hankkeelle jne.) -> varmistettava etukäteen kirjanpidon ja muun taloushallinnon osaaminen hankinnat -> tunnettava hankkeen hankintoja koskevat EU- ja kansallinen hankintalainsäädännön vaatimukset

17 Havaituista tukikelvottomuusvirheistä Ohjelmakaudella : Tukikelvottomien menojen virhetyyppiluokitukset: maksatushakemusten käsittelyssä (EURA hankkeissa lukien, TUKI2000-hankkeissa lukien) paikan päällä tehtävissä tarkastuksissa ((EURA hankkeissa maaliskuusta 2009 lukien, TUKI2000-hankkeissa lukien) tarkastusviranomaisen hanketarkastuksissa - Luokittelut pääosin yhteneväisiä - Luokittelujen käyttö mahdollistaa jatkossa ohjelmatason raportoinnin kuntoon saattamisen sekä havaittujen virheiden ja sääntöjenvastaisuuksien syvällisemmän analysoinnin

18 Esille tulleiden virheiden / sääntöjenvastaisuuksien käsittelystä Havaittujen virheiden käsittely ja analysointi välittävässä toimielimessä: 1. Yksittäisen tukikelpoisuusvirheen/ sääntöjenvastaisuuden korjaaminen varmistettava selvityksin 1. ettei havaittu ongelma esiinny saman tuen saajan saman hankkeen eri maksatuksissa / muissa hankkeissa, 2. ettei havaittu ongelma esiinny kaikissa samantyyppisissä hankkeissa 2. Virheen korjaaminen laajennettava kaikkiin virheen sisältämiin hankkeisiin 3. Havaittu ongelma liittyy järjestelmän prosessien toimivuuteen (päätös- /maksatusprosessin vaatimusten mukaisuus, ohjeiden epäselvyys jne.) Tarkistetaan / muutetaan prosessien menettelyjä / ohjeistusta jne.

19 Havaintoja tukikelvottomuusvirheistä: Tilastotietoja Art 13 paikan päällä tarkastuksissa havaitut 3 suurinta tukikelvottomuus-ryhmää (%:na) EURA 2007-hankkeet: Virhetyyppi EAKR ESR 1.Kustannus ei liity hankkeeseen 64,88 17,49 2.Kustannus ei syntynyt tukikelpoisena aikana 5,38 22,22 9.Kustannusta ei voitu todentaa 8,51 8, Tiedotustoimenpiteessä ei mainintaa EU- 0,37 17,50 rahoituksesta TUKI2000-hankkeet: Virhetyyppi EAKR 2. Kustannus ei syntynyt tukikelpoisena aikana 6,82 3. Hankkeen tuotos poikkeaa olennaisesti 18,16 rahoituspäätöksestä 9.Kustannusta ei voitu todentaa 15,18

20 Havaintoja tukikelvottomuusvirheistä: Tilastotietoja Art 13 maksatushakemusten asiakirjatarkastuksissa havaitut 3 suurinta tukikelvottomuusryhmää (%:na) EURA 2007-hankkeet: Virhetyyppi EAKR ESR 1. Kustannus ei liity hankkeeseen 16,82 24,16 2. Kustannus ei syntynyt tukikelpoisena aikana 7,74 2,50 6. Olennainen hankintamenettelyvirhe 13,33 5,67 9. Kustannusta ei voitu todentaa 6,57 7, Kustannus laskettu virheellisesti 5,42 22,51

21 Maksatushakemuksen käsittelyn ja paikan päällä tarkastuksen yhteydessä havaittuja menojen tukikelvottomuusvirheitä 1.Meno ei liity lainkaan toteutettavaan hankkeeseen Meno on syntynyt ennen hankkeen aloittamista Meno tuensaajan toteuttaman toisen hankkeen meno Meno ei kuulu lainkaan hankkeelle tai sen yhteys hankkeeseen on epäselvä Meno kuuluu organisaation tavanomaiseen toimintaan Hankkeelle osa-aikaisesti työtä tekevien palkat ei ole kohdennettu työajan seurannan mukaan 2. Meno ei ollut todennettavissa Menoa ei löydy hankkeen kirjanpidosta Menoja todentavia asiakirjoja ei löydy tai ne ovat hyvin puutteelliset

22 Maksatushakemuksen käsittelyn ja paikan päällä tarkastuksen yhteydessä havaittuja menojen tukikelvottomuusvirheitä (jatkuu) 3. Hankkeelle kuuluvaa osuutta organisaation välillisistä menoista ole kohdennettu hankkeelle oikein Hankkeelle kohdistettujen välillisten kustannusten osuus laskennallisena tai kohdentamisperiaatteet eivät ole olleet selvät 4. Hankintamenettelyihin liittyy virheitä Käytetty suorahankintamenettelyä, vaikka suorahankinnan edellytykset eivät ole täyttyneet Kynnysarvon ylittävissä hankkeissa hankintamenettelyissä olennaisia puutteita hankintaprosessin eri vaiheissa (esim. ilmoittaminen, valintaprosessi) Pienhankinnoissa hankintojen kohtuullisuutta ei ole perusteltu/dokumentoitu (kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa on hankintojen kustannusten tukikelpoisuuden edellytyksenä, että ne ovat kohtuullisia ja että tämän arvioimiseksi on pyydetty riittävä määrä tarjouksia

23 Maksatushakemuksen käsittelyn yhteydessä havaittuja menojen tukikelvottomuusvirheitä (jatkuu) 5. Muuta tukikelvottomaksi todettua Matkakuluja - matkan liittymistä hankkeeseen ei voida todentaa (kuka matkustanut, milloin, minkä vuoksi) - ulkomaan matkoja ei ole rahoittajan etukäteen hyväksymiä tai projektisuunnitelmassa mainittuja - kodin ja työpaikan matkat eivät ole olleet hyväksyttäviä - matkakulujen kohtuullisuus Luontaisedut EU-projekteja koskeva tiedottaminen - lehti-ilmoituksista, hankkeen tiedotusaineistosta, julkaisusta puuttunut joku näistä : EU:n lippu, rahaston nimi, kansallinen Vipuvoimaa EUlogo tai ne kaikki Lasku-/kirjoitusvirheitä: laskutettu vääriä palkkasummia, sivukuluja, menon määriä jne. Tarjoilukulut - kahvit kyllä, lounas ei jne.,kohtuullisuus (välittävillä toimielimillä omia ohjeita)