YLIOPISTOJEN SÄHKÖINEN HAKUJÄRJESTELMÄ (YSHJ) VIRKAILIJASOVELLUKSEN KÄYTTÄJÄOHJEET Opetushallitus tammikuu 2012 0
Sisältö 1 YLEISTÄ... 2 1.1 TUOTANTO- JA TESTIKANTOJEN OSOITTEET... 2 1.2 KÄYTTÄJÄROOLIT JA OIKEUDET... 2 2 YSHJ-VIRKAILIJASOVELLUS: NÄYTÖT JA TOIMINNOT... 4 2.1 SISÄÄN- JA ULOSKIRJAUTUMINEN, ETUSIVU, NAVIGOINTI JA OHJETEKSTIT... 4 2.2 HAKULOMAKKEET... 4 2.2.1 Hae hakulomakkeita / Haetut hakulomakkeet... 4 2.2.2 Hakulomakkeen tarkastelu ja muokkaaminen... 7 2.2.3 Henkilötunnuksettomien hakijoiden vertailu YSHJ:ssä ja HAREK:ssa... 9 2.2.4 Hakijan henkilötietojen muokkaaminen... 14 2.3 TYHJÄN HAKULOMAKKEEN TILAUS... 15 2.3.1 Hakulomakkeen valinta... 16 2.3.2 Hakukohteiden vieminen hakulomakkeelle... 16 2.3.3 Postitustiedot ja hakulomakkeen tulostaminen... 17 2.4 HAKULOMAKKEEN TALLENNUS... 17 2.4.1 Hakulomakkeen valinta... 18 2.4.2 Hakulomakkeen tallennus: Henkilötiedot... 18 2.4.3 Hakulomakkeen tallennus: Korkeakoulukelpoisuus... 21 2.4.4 Hakulomakkeen tallennus: Hakukohteet ja priorisointi... 22 2.4.5 Hakulomakkeen tallennus: Täydentävät tiedot... 24 2.4.6 Hakulomakkeen tallennus: Lupatiedot... 24 2.4.7 Hakulomakkeen tallennus: Lisätiedot... 25 2.5 LÄHETÄ SÄHKÖPOSTIA... 26 2.6 RAPORTIT... 27 2.7 HAKUKOHDEJOUKOT... 29 2.7.1 Hakukohdejoukon luominen ja tallentaminen... 30 2.7.2 Hakukohdejoukkoa koskevan säännön luominen... 31 2.8 LOKITIEDOT... 32 2.9 YSHJ-SOVELLUKSISTA LÄHTEVÄT AUTOMAATTISET SÄHKÖPOSTIVIESTIT... 32 1
1 YLEISTÄ 1.1 Tuotanto- ja testikantojen osoitteet Tuotanto YSHJ-virkailijasovellus: https://www.data.oph.fi/yshj YSHJ-hakijasovellus: www.yliopistohaku.fi / www.universitetsansokan.fi HAREKin tuotantokanta: http://pulpetti.oph.fi/forms/frmservlet?config=prodharek_jpi Testi: YSHJ-virkailijasovellus: https://www.data.oph.fi/testiyshj YSHJ-hakijasovellus: www.yliopistohaku.fi/testiyshjhakija HAREKin testikanta: http://pulpetti.oph.fi/forms/frmservlet?config=testharek_jpi YSHJ-virkailijasovellusta suositellaan käytettäväksi esim. IE 6.0, IE 7.0 tai Firefox 1.5x (tai uudemmalla) selainversioilla. Jotta YSHJ-virkailijasovellus toimisi moitteettomasti, javascript-komentosarjat on sallittava käytettävässä selaimessa. 1.2 Käyttäjäroolit ja oikeudet YSHJ-virkailijasovelluksessa ovat käytössä seuraavat HAREKin käyttäjäroolit: Rekisterinpitäjä (OPH) Yliopiston vastuukäyttäjä Yliopiston kyselykäyttäjä Valinnan vastuukäyttäjä Valinnan vastuukäyttäjä / opastallentaja Tallentaja Tallentaja / opastallentaja Kaikki ne käyttäjätunnukset, jotka sisältävät päivitysoikeudet HAREKiin, sisältävät käyttöoikeuden myös YSHJ-virkailijasovellukseen. Tässä luvussa kuvatut rajaussäännöt pätevät kaikkiin virkailijasovelluksen näyttöihin. Mikäli käyttäjä ei näe tässä kuvattua toimintoa, käyttäjällä ei ole pääsyä kyseiselle sivulle tai sieltä edelleen navigoitaville sivuille. Hakulomakkeet -toiminto näkyy kaikkien roolien käyttäjille. Huomaa, että hakutulosta rajaavat seuraavat käyttöoikeudet: (1) Käyttäjä saa nähdä vain niiden hakijoiden hakulomakkeet, jotka sisältävät hakukohteita sellaisesta valinnasta, johon käyttäjällä on oikeus. (2) Käyttäjä saa nähdä vain kuluvan ja edellisen vuoden hakulomakkeet. Tyhjän lomakkeen tilaus toiminto näkyy kaikkien muiden roolien käyttäjille paitsi kyselykäyttäjille. Hakulomakkeen tallennus toiminto näkyy kaikkien muiden roolien käyttäjille paitsi kyselykäyttäjille. Lähetä sähköpostia toiminto näkyy seuraavien roolien käyttäjille: Yliopistovastuukäyttäjä Valinnan vastuukäyttäjä Tallentaja. Raportit toiminto näkyy kaikkien roolien käyttäjille. Hakukohdejoukot toiminto näkyy seuraavien roolien käyttäjille: 2
Rekisterinpitäjä Yliopiston vastuukäyttäjä Valinnan vastuukäyttäjä. Lokitiedot toiminto näkyy seuraavien roolien käyttäjille: Rekisterinpitäjä. 3
2 YSHJ-VIRKAILIJASOVELLUS: NÄYTÖT JA TOIMINNOT 2.1 Sisään- ja uloskirjautuminen, etusivu, navigointi ja ohjetekstit Sisäänkirjautuminen tapahtuu HAREK-käyttäjätunnuksella ja salasanalla kirjoittamalla käyttäjätunnus ja salasana niille varattuihin kenttiin ja painamalla Kirjaudu -painiketta. Jos käyttäjätunnus tai salasana ei ole oikein, järjestelmä antaa käyttäjälle virheilmoituksen. Jos käyttäjätunnus ei ole voimassa, järjestelmä ei päästä käyttäjää kirjautumaan sisään ja antaa käyttäjälle ilmoituksen. Jos haluat kirjautua ruotsinkieliseen käyttöliittymään, vaihda kieli på svenska linkin kautta ennen sisäänkirjautumista. Etusivulla näkyy onnistuneen sisäänkirjautumisen jälkeen kirjautuneen käyttäjän nimi. Uloskirjautuminen tapahtuu klikkaamalla näytön oikeassa yläreunassa olevaa Kirjaudu ulos -painiketta. Jos sovellus on ollut käyttämättä yli 60 min tai käyttäjä sulkee selainikkunan, järjestelmä kirjaa käyttäjän ulos automaattisesti. Navigointi ja ohjetekstit: YSHJ -virkailijasovelluksessa navigointi tapahtuu joko näytön vasemmassa reunassa olevien valikoiden kautta tai näytöillä olevien painikkeiden kautta. Vältä selaimen painikkeiden käyttämistä. Sovellusten käyttöohjeet: Kysymysmerkin takaa avautuu linkit sovellusten (YSHJ-virkailija ja Harek) käyttäjäohjeisiin. 2.2 Hakulomakkeet 2.2.1 Hae hakulomakkeita / Haetut hakulomakkeet Kuva 1. Hakulomakkeet / Hae hakulomakkeita Kaksiosaisen näytön Hae hakulomakkeita-osassa etsitään hakijoiden jättämiä hakulomakkeita tarkempaa tarkastelua varten. Valitse ensin Yhteishaun hakulomakkeet tai Erillisvalintojen hakulomakkeet sen mukaan, mitä hakulomakkeita haluat tarkastella (Kuvassa 1 on valittuna yhteishaun hakulomakkeet). On suositeltavaa valita aina vähintään koulutuksen alkamislukukausi ja yliopisto. Tämän jälkeen voit edelleen rajata ja nopeuttaa hakulomakkeiden etsimistä seuraavilla kriteereillä: 4
Koulutuksen alkamislukukausi: Valitse alasvetovalikosta haluttu koulutuksen alkamislukukukausi. Oletuksena valikossa on uusimman YSHJ-kantaan ladatun lomakkeen alkamislukukausi. Yliopisto: Valitse alavetovalikosta yliopisto, jonka hakulomakkeet haluat tarkasteltavaksi. Tiedekunta: Valitse alasvetovalikosta tiedekunta, jonka hakulomakkeet haluat tarkasteltavaksi. Valinta: Valitse alasvetovalikosta valinta, jonka hakulomakkeet haluat tarkasteltavaksi. Hakukohteet: Valitse alasvetovalikosta hakukohde, jonka hakulomakkeet haluat tarkasteltavaksi. Hakijan nimi: Kirjoita sen hakijan sukunimi, jonka hakulomakkeen haluat tarkasteltavaksi. Merkkijonon on oltava väh. kaksi merkkiä pitkä. Jos haet kahden merkin perusteella haku kohdistuu vain kaksi merkkiä sisältäviin sukunimiin. (esim. merkkijono Li tuo näkyviin kyseisen sukunimen omaavat hakijat, mutta ei Litmasia eikä Liimataisia) Henkilötunnus: Kirjoita kenttään hakijan koko henkilötunnus tai pelkkä syntymäaika. Syntymäaika viedään ensimmäiseen kenttään ja henkilötunnuksen loppuosa toiseen kenttään. Hakutulos sisältää kaikki kyseisellä henkilötunnuksella täytetyt aktiiviset hakulomakkeet. Pelkkä syntymäaika tuo hakutulokseksi kaikki kyseisen syntymäajan omaavat hakijat ja lomakkeet (myös henkilötunnuksen loppuosan omaavat). YSHJ-hakijanumero: Kirjoita kenttään tiedossasi oleva yksilöivä hakijanumero. Hakutulos sisältää kaikki kyseisellä hakijanumerolla täytetyt aktiiviset hakulomakkeet. Hakulomakenumero: Kirjoita kenttään tiedossasi oleva hakulomakenumero Hae hetuttomia: Ruudun rastittaminen hakee näytölle pelkän syntymäajan omaavien hakijoiden aktiiviset lomakkeet (= ne hakijat, joita A) ei ole vielä vertailtu ja siirretty HAREKiin ja jotka B) on vertailtu ja siirretty HAREKiin.) Hae tarkastamattomia: Ruudun rastittaminen hakee näytölle henkilötunnuksettomien hakijoiden tarkastamattomat lomakkeet eli lomakkeet, joita ei ole vertailtu ja siirretty HAREKiin. HUOM. Hakutulos sisältää myös ne henkilötunnuksen omaavien hakijoiden hakulomakkeet, jotka eivät ole vielä siirtyneet automaattisessa purkuajossa HAREKiin (käytännössä viimeisen vuorokauden aikana lähetetyt/tallennetut hakulomakkeet). Hae passivoituja: Ruudun rastittaminen hakee näytölle passivoidut hakulomakkeet. Hae kommentoituja: Ruudun rastittaminen hakee näytölle kommentoidut lomakkeet l. lomakkeet, joista löytyy merkintöjä kohdissa Lisätiedot hakijasta ja/tai Lisätiedot hakulomakkeesta (ks. Kuva 3). Hae -painikkeen klikkaaminen tuo näkyviin tekemiäsi rajauksia ja hakuehtoja vastaavat hakulomakkeet näytön alaosaan Haetut hakulomakkeet otsikon alle. Tyhjennä hakukriteerit painike tyhjentää valitsemasi hakukriteerit ja niiden perusteella haetut hakulomakkeet. Huomaa, että hakukriteeriksi on valittava vähintään yksi seuraavista: Yliopisto, Hakijan nimi, Henkilötunnus, YSHJ-hakijanro tai Hae tarkastamattomia Huomaa, että hakutulosta rajaavat seuraavat käyttöoikeudet: (1) Käyttäjä saa nähdä vain sellaisten hakijoiden hakulomakkeet, jotka ovat hakeneet niihin hakukohteisiin, joihin käyttäjällä on oikeus. (2) Käyttäjä saa nähdä vain kuluvan ja edellisen vuoden hakulomakkeet. Hakutulos kertoo aina haettujen lomakkeiden kokonaislukumäärän. Hakutulos sisältää maksimissaan 800 henkilön tiedot. Jos hakutulos on tätä suurempi, näytetään käyttäjälle vain hakutuloksen kokonaislukumäärä. Tällaisessa tapauksessa virkailija voi saada kyseiseen hakutulokseen sisältyvien hakijoiden tiedot Raportit -toiminnon avulla (Ks. tämän ohjeen luku 2.6 Raportit). Haetut hakulomakkeet tulostuvat näytölle sukunimen ensimmäisen kirjaimen mukaan aakkostettuna. Valitse kaikki ruudun rastittamalla voit valita kerralla kaikki näytölle haetut hakulomakkeet. Valitse sarakkeeseen voit rastittaa hakulomakkeet, joiden laatijoille haluat lähettää sähköpostia. Hakija sarake kertoo kyseisen hakulomakkeen laatineen hakijan nimen. 5
Hetu sarake kertoo hakulomakkeen laatineen hakijan henkilötunnuksen tai pelkän syntymäajan. Hakulomakkeen nimi sarake kertoo hakulomakkeen nimen. Selattaessa erillisvalintojen hakulomakkeita sarake kertoo, minkä yliopiston ja valinnan hakulomakkeesta on kyse. Toiminnot sarakkeen Avaa painike avaa valitun hakulomakkeen tarkasteltavaksi ja muokattavaksi. Vertaile painike käynnistää valitun hakijan tietojen vertailun muihin saman syntymäajan omaaviin hakijoihin. Muokkaa henkilötietoja painike avaa valitun hakijan henkilö- ja yhteystiedot muokattavaksi. Toiminnot sarakkeen painikkeiden sisällöstä kerrotaan tarkemmin seuraavissa luvuissa 2.2.2 Hakulomakkeen tarkastelu ja muokkaaminen 2.2.4 Hakijan henkilötietojen muokkaaminen. Lähetä sähköpostia painikkeen avulla voit lähettää sähköpostia halutuille hakijoille (l. kaikille Valitse -sarakkeessa rastitetuille hakijoille ks. Kuva 2). Käyttäjä siirtyy erilliselle Lähetä sähköpostia näytölle, jossa viestin vastaanottajakenttään tulostuu automaattisesti kaikkien edellisellä näytöllä rastitettujen hakijoiden hakulomakkeillaan ilmoittamat sähköpostiosoitteet. Jos jokin rastitetuista hakijoista ei ole merkinnyt sähköpostiosoitetta, tulee tästä virkailijalle virheilmoitus. Sähköpostin lähetys on kuvattu tarkemmin tämän ohjeen luvussa 2.5 Lähetä sähköpostia. Tyhjennä valinnat painike tyhjentää Haetut hakulomakkeet -kohdassa Valitse-sarakkeeseen viedyt rastit. Huom. Hakijoita haettaessa on tärkeää käyttää hakukriteerinä myös Koulutuksen alkamislukukautta, koska muuten (esimerkiksi hetulla tai sukunimellä haettaessa) näytölle haetaan hakijan kuluvan ja edellisen vuoden hakulomakkeet, jotka löytyvät kannasta. Kuva 2. Hakulomakkeet / Haetut hakulomakkeet 6
2.2.2 Hakulomakkeen tarkastelu ja muokkaaminen Käyttäjäroolit ja hakulomakkeen tarkastelu Käyttäjä saa nähdä ja muokata vain niiden hakijoiden hakulomakkeet, jotka sisältävät hakukohteita sellaisesta valinnasta, johon käyttäjällä on oikeus. Hakulomakkeen tarkastelu käynnistyy klikkaamalla Avaa painiketta valitun hakijan kohdalla (ks. Kuva 2.). Käyttäjä siirtyy Hakulomake -näytölle, joka sisältää seuraavat tiedot: Henkilötiedot, Korkeakoulukelpoisuus, Hakukohteet, priorisointi ja täydentävät tiedot, Lupatiedot, Liitteet, Korkeakoulukelpoisuus tarkastettu, Lisätiedot hakijasta, Lisätiedot hakulomakkeesta, Hakulomakkeen tila. Lisätiedot hakijasta kohtaan virkailija voi viedä hakijaa ja Lisätiedot hakulomakkeesta kohdassa hakulomaketta koskevia lisätietoja. Kentän maksimimerkkimäärä on 1000 merkkiä. Lisätietoja kenttiin vietäessä tulee välttää kaikenlaisten erikoismerkkien ja ylimääräisten rivivälien käyttöä, koska ne haittaavat eräsiirtoja YSHJ:n, HAREKin ja valintajärjestelmien välillä. Tallenna painike tallentaa tehdyt muutokset ja vie merkinnän lokiin Kuva 3. Lisätietojen lisääminen ja hakulomakkeen passivointi YSHJ-hakulomakenumero on kyseisen hakulomakkeen yksilöivä tunniste. Hakijalla voi olla samaan aikaan aktiivisena useita eri hakulomakkeita (esim. erillishaussa A ja erillishaussa B). Tietyssä haussa kuitenkin vain yksi saman hakulomakkeen versio voi olla aktiivinen. Hakulomakkeen tila kertoo onko kyseinen hakulomake aktiivinen vai passiivinen. Jos lomakkeen tila aktiivinen, lomake on voimassa. Jos hakulomake on passiivinen, se ei ole voimassa. Lomakkeen passivointi poistaa hakulomakkeen ja sen sisältämät tiedot HAREKista. Esim. virkailija passivoi YSHJhakulomakkeen hakijan pyynnöstä, jotta hakija voi täyttää uuden hakulomakkeen ilman tunnistautumista l. kirjautumista hakijapalveluun. HUOM. Lomakkeen voi passivoida vasta kun hakijan tiedot on siirretty onnistuneesti HAREKiin. Hakuajan päättymisen jälkeen virkailija ei voi passivoida hakulomaketta. HAREK-siirron status voi olla: Vertailu tekemättä (jos hetuttoman hakijan tietoja ei ole vertailtu YSHJ:ssä ja HAREK:ssa), Valmis siirrettäväksi HAREKiin (jos hakijan tiedot odottavat purkuajoa HAREKiin), 7
Siirretty onnistuneesti HAREKiin (jos hakijan tiedot siirtyneet HAREKiin automaattisesti tai vertailun ja tietojen yhdistämisen kautta) Virheellinen lomake (jos siirto HAREKiin ei ole jostain syytä onnistunut ) Poistettu HAREKista (jos virkailija on pyynnöstä passivoinut hakijan lomakkeen tai hakulomake on passivoitunut henkilötunnuksettoman hakijan vertailun/yhdistämisen tuloksena). Hakulomakkeen päiväys kertoo päivämäärän ja kellonajan, jolloin hakijan hakulomaketta on viimeksi muokattu Hakulomakkeen ja henkilötietojen tallennustapa kertoo mitä kautta hakulomake tai henkilötiedot ovat tallentuneet tietokantaan. Tallennustapoja on viisi: Netti (ilman kirjautumista Hakijapalveluun), Hakijapalvelu, Paperilomake, Virkailija (muokatessaan lomaketta tai henkilötietoja) ja Harek. Hakulomakkeen tallennustapaa ei löydy vuosien 2008 ja 2009 lähetetyiltä lomakkeilta. Vuodesta 2010 alkaen lokitieto tallennustavasta on tallennettu kantaan. Henkilötietojen päiväys kertoo päivämäärän ja kellonajan, jolloin hakijan henkilötietoja on viimeksi muokattu. Tallenna -painike tallentaa lisätiedot kenttiin viedyt tiedot ja Hakulomakkeen tilan muutoksen (aktiivinen/passiivinen). HUOM. Jos hakijalle tehdään jälkikäteen esim. liitteiden palauttamista koskevia merkintöjä Lisätietoja hakijasta/ Lisätietoja hakulomakkeesta kenttiin, tiedot merkitään ja tallennetaan Hakulomakkeen tarkastelunäytöllä (ks. Kuva 3). Lisätietoja ei tallenneta hakulomakkeen muokkaustoiminnon kautta, koska tällöin syntyy turhaan uusi hakulomakeversio. Muokkaa painikkeella virkailija voi siirtyä muokkaamaan kyseisen hakulomakkeen tietoja Muokkaa lomaketta 1/6 : Henkilötiedot näytölle. Lähetä sähköpostia painikkeen avulla voidaan lähettää sähköpostia kyseiselle hakijalle, jos hakija on ilmoittanut sähköpostiosoitteensa. Käyttäjä siirtyy erilliselle Lähetä sähköpostia näytölle, jossa hakijan sähköpostiosoite tulostuu vastaanottajakenttään. Tulosta painike tulostaa kyseisen hakulomakkeen pdf-versiona. Hakulomake on identtinen www.yliopistohaku.fi sivustolla hakijan itsensä tulostettavissa olevan lomakkeen kanssa ja siitä käy ilmi myös hakulomakkeen tarkka lähettämisajankohta l. aikaleima. Palaa takaisin hakulomakkeisiin siirtää virkailijan takaisin Hae hakulomakkeita / Haetut hakulomakkeet näytölle (ks. Kuva 2) Hakulomakkeen muokkaaminen Hakulomakkeen muokkaaminen käynnistyy avaamalla ensin hakijan hakulomake tarkasteluun ja painamalla sitten Muokkaa-painiketta näytön alareunassa (ks. Kuva 3). Hakulomakkeen muokkaaminen etenee vaiheittain samassa järjestyksessä kuin uuden hakulomakkeen tallentaminen. (Ks. tämän ohjeen luku 2.4 Hakulomakkeen tallennus). Kun hakulomakkeen muokkaus on saatu valmiiksi, Tallenna muutokset -painike luo hakulomakkeesta kokonaan uuden version ja tekee lokimerkinnän. Uuden version myötä aiempi hakulomake passivoituu, mutta on löydettävissä hae passivoituja -toiminnon avulla. Jos hakijan yhteystietoja muokataan, lähtee muuttuneista tiedoista ilmoitus hakijalle ja kaikkiin yliopistoihin, joihin hakija on hakenut kyseisenä lukuvuonna. YSHJ:stä lähtevä automaattinen sähköposti on otsikoitu seuraavasti: HEMU_Muutos hakijan henkilötiedoissa. Merkkijono HEMU löytyy kaikista kieliversioista. Näin automaattisten sähköpostien suodattaminen onnistuu helpommin (ks. Tämän ohjeen luku 2.9 YSHJ-sovelluksista lähtevät automaattiset sähköpostiviestit). 8
HUOM. Jos on tarkoitus muokata vain hakijan henkilö- ja yhteystietoja, tulee nämä muutokset tehdä ensisijaisesti tämän ohjeen luvussa 2.2.4 Hakijan henkilötietojen muokkaaminen kuvatulla tavalla. Tällöin järjestelmä ei tallenna hakulomakkeesta uutta versiota. Muokattaessa/vertailtaessa hakulomaketta tai hakijan yhteystietoja, kyseiset tiedot lukittuvat. Lukituksen ollessa päällä kyseisen hakijan hakulomake tai yhteystiedot avautuvat vain lukutilaan, eivätkö ole sillä hetkellä muiden virkailijoiden muokattavissa. Jos hakijan tiedot on lukittu, ei kyseistä hakijaa voi valita vertailtavaksi. Virkailija saa kaikista lukituksista ilmoituksen. Hakulomakkeen/hakijan tietojen lukitus vapautuu seuraavissa tilanteissa: Käyttäjä kirjautuu ulos järjestelmästä tai istunto päättyy aikakatkaisuun. HUOM. Jos virkailija ei kirjaudu ulos järjestelmästä, vaan sulkee selaimen esim. oikean yläkulman rastia painamalla, muokattavana / vertailtavana olleet tiedot pysyvät lukittuna aikakatkaisuun (60 min) saakka. Kyseinen lomake ei ole tänä aikana muiden virkailijoiden muokattavissa. Käyttäjä valitsee päävalikosta toisen toiminnon Käyttäjä poistuu lukituksen aiheuttaneesta toiminnosta Hakulomakkeiden purkaminen HAREKiin ja tarkistaminen HAREKissa Jokainen yliopistohaku.fi-palvelussa tai YSHJ-virkailijasovelluksessa tallennettu uusi tai muokattu hakulomake puretaan HAREKiin valintakohtaisiksi hakemuksiksi. Automaattinen purkuajo siirtää kerran vuorokaudessa kaikki henkilötunnuksellisten hakijoiden lähettämät hakulomakkeet HAREKiin. Henkilötunnuksettomien hakijoiden jättämien hakulomakkeiden purkaminen tehdään aina Vertailutoiminnon kautta. Jos hakulomakkeen HAREKiin siirtämisellä on kiire, purkaminen voidaan tehdä myös manuaalisesti Pura Harekiin on-line -painikkeen avulla. Painike on näkyvissä Hakulomakkeen tarkastelunäytön (ks. Kuva 3) alareunassa Muokkaa-painikkeen vieressä seuraavissa tapauksissa: Hakijan samana päivänä lähettämä tai muokkaama hakulomake ei ole siirtynyt purkuajossa HAREKiin Virkailijan tallentama paperinen hakulomake tai virkailijan tekemä hakulomakkeen muokkaus ei ole vielä siirtynyt purkuajossa HAREKiin. YSHJ:stä HAREKiin purettuja hakulomakkeita voi tarkastella HAREKissa kohdassa Hakeminen YSHJ hakemuksen tarkistus. Jos hakulomakkeen manuaalinen purkaminen, syystä tai toisesta epäonnistuu, virkailija saa virheilmoituksen. Hakuajan ollessa käynnissä yliopistovirkailijoiden on syytä tarkistaa säännöllisesti purkuajoja koskevat lokitiedot virheilmoitusten varalta HAREKista kohdasta Siirrot YSHJ-loki HAREKin YSHJ-lokissa oleva Ajoloki kertoo, missä automaattisissa purkuajoissa tai on-line puruissa virheitä on tapahtunut. Virheloki puolestaan kertoo virheilmoituksen ja useissa tapauksissa myös hakijatai hakulomakenumeron, jonka avulla virhe voidaan korjata. Jos esim. hakulomakkeen on-line purku HAREKiin epäonnistuu ja tapahtumasta jää merkintä HAREKin YSHJ-lokiin, on asiasta tehtävä ilmoitus Opetushallitukseen rekisterinpitäjille, jotka selvittävät ja korjaavat asian. 2.2.3 Henkilötunnuksettomien hakijoiden vertailu YSHJ:ssä ja HAREK:ssa Henkilötunnuksettomien hakijoiden vertailun tarkoitus on varmistaa, onko henkilötunnukseton hakija jättänyt aiemmin hakemuksia ja tarvittaessa yhdistää hetuttoman hakijan tiedot järjestelmässä aiemmin oleviin tietoihin. Vertailussa tarkistetaan kaikkien henkilötunnuksettomien hakijoiden sähköisten hakulomakkeiden henkilötiedot. Henkilötunnuksettomien hakijoiden vertailu tehdään yliopistoissa. 9
Henkilötunnuksettomien hakijoiden vertailu käynnistyy valitsemalla Hakulomakkeen selaus näytöllä halutut hakukriteerit ja rastittamalla Hae tarkastamattomia valintaruutu. Hae painike tuo näytölle luettelon hakukriteereitä vastaavista hakijoista (ks. Kuva 2). 2.2.3.1 Hakijan henkilötietojen vertailu YSHJ:ssä Vertaile YSHJ-henkilötietoja (1/2) Vertaile painikkeen klikkaaminen halutun hakijan kohdalla (ks. Kuva 2), siirtää virkailijan Vertaile YSHJ-henkilötietoja näytölle (Kuva 4), jolle järjestelmä hakee YSHJ-nettihakukannasta tiedot kaikista sama syntymäajan omaavista hakijoista (myös henkilötunnuksellisista), joilla on hakulomake/hakulomakkeita kyseisen tai edellisen vuoden valinnoissa. Kuva 4. Hakulomakkeen muokkaus / Hakijan tietojen vertailu YSHJ:ssä Vertailupohja (YSHJ) kenttä kertoo valitun henkilön seuraavat tiedot: Hakijan nimen, Henkilötietojen viimeisimmän muutospäivämäärän, YSHJ-hakijanumeron, HAREK-hakijanumeron sekä henkilötunnuksen (tai pelkän syntymäajan). Valitse YSHJ-vertailukohde -kohdassa valitaan listalta jokin saman syntymäajan omaavista hakijoista vertailu-kohteeksi ja painetaan Vertaile -painiketta, jolloin päästään uudelle Vertaile ja yhdistä näytölle (Kuva 5). Jos näytölle haetuista hakijoista käy suoraan ilmi, että kyseessä ei ole sama hakija, Ohita painike poistaa kyseisen YSHJ-vertailukohteen luettelosta. Kun kaikki näytöllä olevat YSHJvertailukohteet on yhdistetty tai ohitettu, näytän alareunassa oleva Seuraava painike aktivoituu ja virkailija voi siirtyä jatkamaan hakijan HAREK-henkilötietojen vertailua. Ohita kaikki painikkeella voit ohittaa kaikki näytöllä olevat vertailukohteet kerralla, jos näyttää siltä ettei ketään vertailukohteista tarvitse valita lähempään tarkasteluun. Lopeta vertailu painikkeella voit palata hakulomakkeiden tarkastelu näytölle. 10
Vertaile ja yhdistä hakijan YSHJ-hakija- ja hakulomaketiedot Vertaile ja yhdistä YSHJ-hakulomakkeet -näytöllä (Kuva 5) virkailija näkee valitsemiensa hakijoiden henkilötiedot vierekkäin. Virkailija vertaa ovatko tiedot yhteneväiset vai toisistaan eroavat ja päättelee tietojen perusteella onko kyseessä yksi ja sama hakija. Jos tiedot ovat yhteneväiset, klikataan painiketta Yhdistä hakijan tiedot. Järjestelmä yhdistää hakijan tiedot, siten että uudemmat henkilötiedot jäävät voimaan. Yhdistämisessä uudemmat henkilötiedot korvaavat vanhemmat tiedot, siten että uudemmissa tiedoissa oleva tyhjä tieto ylikirjoittaa vanhempien tietojen yhteydessä ilmoitetun tiedon (esim. puhelinnumero). Poikkeuksen muodostavat Henkilötunnus ja mahdollinen HAREK-hakijanumero, jotka siirtyvät aina voimaanjäävien henkilötietojen yhteyteen, jos niitä ei ole uudempien tietojen yhteydessä. Näin YSHJ- ja HAREK-kantoihin saadaan kyseisen hakijan aktiivisille hakulomakkeille uusimmat henkilötiedot ja samat YSHJ-ja HAREK-hakijanumerot. Mikäli kyseisellä hakijalla on jo aiemmin tallentuneena sama hakulomake (eli esim. saman yhteishaun hakulomake), korvaa järjestelmä vanhemman hakulomakkeen uudemmalla, jolloin vanhempi hakulomake passivoituu ja sen sisältämät hakukohteet poistuvat HAREKista. Muissa tapauksissa vain hakijan henkilötiedot päivitetään uudemmilla tiedoilla. Järjestelmä näyttää käyttäjälle ilmoitukset yhdistämisistä. Jos yhdistämisen yhteydessä passivoituvalla lomakkeella on umpeutuneita hakukohteita, seuraa virheilmoitus ja vertailua jatketaan luvussa 2.2.3.3 kuvatulla tavalla. Ohita vertailukohde painike palauttaa virkailijan edelliselle näytölle Vertaile YSHJ-henkilötietoja (Kuva 4), josta on poistettu vertailukohteena olleen hakijan tiedot. Virkailija ei pääse eteenpäin vertailemaan hakijan henkilötietoja HAREK:ssa oleviin henkilötietoihin, ennen kuin kaikki saman syntymäajan omaavat YSHJ-vertailukohteet on ohitettu (ks. Kuva 4) ja näytölle ilmestyy aktiivinen Seuraava painike. Kuva 5. Hakulomakkeen muokkaus / Hakijoiden vertailu YSHJ:ssä /Vertaile ja yhdistä YSHJ-hakulomakkeet l. Hakijan YSHJhenkilötiedot 2.2.3.2 Hakijan henkilötietojen vertailu HAREK:ssa Kun hakijan tiedot on vertailtu ja tarvittaessa yhdistetty YSHJ:ssä, vertaillaan hakijan tietoja seuraavaksi HAREKin listaukseen samalla syntymäajalla olevista hakijoista (myös henkilötunnuksellisista), joilla on hakulomake kuluvan ja edellisen lukuvuoden valinnoissa. 11
Kuva 6. Hakulomakkeen muokkaus / Vertaile HAREK-henkilötietoja Virkailija suorittaa HAREK-tietojen osalta vastaavat tietojen ohitus-, vertailu- ja (tarvittaessa) yhdistämistoimenpiteet, kuin YSHJ-tietojen kohdalla luvussa 2.2.3.1 Hakijan henkilötietojen vertailu YSHJ:ssä Kun hakijan YSHJ-henkilötiedot on vertailtu ja tarvittaessa yhdistetty kaikkien saman syntymäajan omaavien HAREK-henkilötietojen kanssa saat ilmoituksen, että voit purkaa hakijan tiedot HAREKiin ja Pura HAREKiin on-line painike muuttuu aktiiviseksi (ks. Kuva 6). Kun olet purkanut hakijan tiedot HAREKiin, saat asiasta ilmoituksen näytön yläosaan. Onnistuneen purun jälkeen Palaa hakulomakkeisiin painike muuttuu näytöllä aktiiviseksi ja voit palata Hae hakulomakkeita -näytölle jatkamaan muiden hetuttomien vertailua. HAREKiin siirretyn lomakkeen HAREK-siirron status muuttuu muotoon: Siirretty onnistuneesti HAREKiin. HUOM. Voit tarkistaa YSHJ:stä HAREKiin purettuja henkilötunnuksellisia ja henkilötunnuksettomia hakemuksia HAREKissa kohdassa Hakeminen YSHJ-hakemuksen tarkistus. On myös suositeltavaa tarkistaa aika-ajoin HAREKin kohdasta Siirrot YSHJ-loki virhe- ja ajolokeihin jääneet merkinnät ja ilmoittaa niistä Opetushallitukseen selvittelyä varten. 2.2.3.3 Poikkeustapaukset vertailussa Hakulomakkeen passivoiminen vertailussa, jos lomakkeella umpeutuneita hakukohteita Kevään 2012 yliopistojen yhteishaussa hakuaika TeaKiin ja SibAan päättyy 16.3.2012 ja kaikkiin muihin yliopistoihin 3.4.2012. Kaksi hakuaikaa edellyttää hetuttomien vertailussa poikkeuksellista menettelyä sellaisten hetuttomien hakijoiden kohdalla, jotka ovat hakeneet 16.3. päättyvässä haussa. Jos vertailussa kahden hetuttoman hakijan todetaan olevan yksi ja sama hakija, normaalisti hakijoiden tiedot yhdistetään siten, että viimeksi ilmoitetut henkilötiedot jäävät voimaan ja kahdesta hakulomakkeesta uudempi jätetään voimaan ja vanhempi passivoituu. 12
Jos vertailtavien hakijoiden hakulomakkeella on hakukohteita, joiden hakuaika on umpeutunut, ei passivointia voi tehdä vaan virkailija saa virheilmoituksen: Yhdistämistä ei voida suorittaa, koska yksi tai useampi yhdistämisessä passivoituva lomake sisältää umpeutuneita hakukohteita. Hakijalla XXX on umpeutuneita hakukohteita yhdistämisessä passivoituvalla 'Yliopistojen yhteishaun hakulomake' hakulomakkeella: YY". Tässä poikkeustilanteessa virkailijan on vertailun loppuunsaattamiseksi: printattava uudempi lomake (A) ja passivoitava manuaalisesti uudempi lomake (A) o lomakkeen (A) passivointi onnistuu vasta kun lomake on purettu HAREKiin: valitsemalla lomake A ensin vertailuun, ohittamalla kaikki vertailukohteet ja purkamalla lomake on-line HAREKiin.) o passivointi tehdään vaihtamalla Hakulomakkeen tarkastelu näytöllä hakulomakkeen tila Aktiivisesta passiiviseksi ja painamalla tallenna. yhdistettävä muokkaustoiminnon kautta uudemman ja juuri passivoidun hakulomakkeen(a) tiedot ja hakukohteet vanhempaan, umpeutuneita hakukohteita sisältävään lomakkeeseen(b), jolloin syntyy yhdistetty lomake (C) ja muutettava yhdistetyn hakulomakkeen (C) päiväys uudemman ja juuri passivoidun lomakkeen (A) mukaiseksi. vertailtava uudelleen yhdistetty lomake (C) ja siirrettävä se HAREKiin tarkistettava HAREKista, että yhdistetyn lomakkeen kaikki hakukohteet ovat HAREKissa Hakulomakkeen passivointi vertailun yhteydessä, jos vertailtavien henkilöiden hakulomakkeet on päivätty samalle päivälle, ja toinen tai molemmat hakulomakkeet on tallennettu YSHJ-virkailijasovelluksessa. Järjestelmä edellyttää lomakkeiden tarkempaa tarkastelua ja lomakkeiden manuaalista yhdistämistä, jos vertailussa ollaan yhdistämässä kahden hetuttoman hakijan tietoja, joista toisen hakijan lomake tai molempien hakijoiden lomakkeet on tallennettu YSHJ-virkailijasovelluksen kautta samana päivänä. Yhdistä hakijan tiedot painikkeen painamisen jälkeen näytön yläosaan tulee ilmoitus tästä lisätoimenpiteestä ja näytön alaosaan ilmestyy tarkemmat tiedot yhdistettävien hakijoiden jättämistä hakulomakkeista. (Ks. kuva 7). Avaa pdf painikkeella voit avata rinnakkain hakulomakkeet passivoitavan hakulomakkeen valitsemiseksi. Tämä edellyttää todennäköisesti yhteydenottoa ja passivoitavan hakulomakkeen varmistamista vertailun kohteena olevalta hakijalta itseltään. Passivoi lomake painikkeella virkailija passivoi toisen lomakkeista. Kun toinen lomakkeista on passivoitu, käyttäjä palaa Vertaile YSHJ-henkilötietoja näytölle (ks. Kuva 4) ja saa siellä ilmoituksen tehdystä yhdistämisestä. Tämän jälkeen hakijan tietojen vertailua jatketaan normaalisti. Peruuta yhdistäminen painikkeella virkailija voi keskeyttää manuaalisen yhdistämisen. 13
Kuva 7. Hetuttomien vertailu / Hakulomakkeiden manuaalinen yhdistäminen Hetuttomien vertailu ja umpeutuneita hakukohteita sisältävien hakukohteiden yhdistäminen yhteishaun hakuajan päätyttyä Vertailtaessa ja yhdistettäessä hetuttomien hakijoiden tietoja yhteishaun päättymisen jälkeen yhdistämisessä passivoituvalla lomakkeella olevien umpeutuneiden (TeaKin ja SibAn ) hakukohteiden passivoituminen on estetty. Järjestelmä antaa käyttäjälle tästä ilmoituksen. Virkailijan tulee tällöin vertailun loppuun saattamiseksi: avata ja tulostaa hakijan aikaisempi (yhdistämisessä passivoituva) lomake Hakulomakkeen tarkastelu -näytöllä avata hakijan uudempi (yhdistämisessä voimaanjäävä) hakulomake muokattavaksi siirtää vanhemmalla lomakkeella olevat umpeutuneet hakukohteet ja niihin liittyvät täydentävät kysymykset uudemmalle hakulomakkeelle. 2.2.4 Hakijan henkilötietojen muokkaaminen Jos on tarkoitus muokata vain hakijan henkilö- ja yhteystietoja, onnistuu se helpoiten etsimällä ensin jokin hakijan hakulomake Hakulomakkeet näytön hakukriteereitä hyödyntäen. Kun oikea hakija on saatu näkyviin Haetut hakulomakkeet otsikon alle, klikataan Muokkaa henkilötietoja painiketta halutun hakijan kohdalla. (ks. Kuvat 1 ja 2). Tällöin aukeaa uusi Henkilötiedot -näyttö, joka on tarkoitettu ainoastaan henkilötietojen muokkaamiseen. HUOM. Henkilötietojen muokkaus-näytöllä ei voi vaihtaa hakijan ilmoittamaa asiointikieltä.vaan se on tehtävä Hakulomakkeen muokkauksen yhteydessä. Tallenna muutokset painiketta klikkaamalla muokatut henkilötiedot tallentuvat ja päivittyvät kaikkiin hakijan lähettämiin hakulomakkeisiin YSHJ:ssa ja HAREK:ssa. Virkailijan tekemästä hakijan henkilötietojen muutoksesta lähtee automaattinen sähköpostiviesti hakijan ilmoittamaan sähköpostiin ja niiden yliopistojen hakijapalveluihin, joihin hakija on hakenut viimeisen vuoden aikana. Jos hakijan 14
sähköpostiosoitetta muutetaan, lähtee viesti muutoksesta sekä hakijan aiempaan että uudempaan sähköpostiin. Palaa takaisin edelliselle näytölle painike vie takaisin Hakulomakkeet näytölle. 2.3 Tyhjän hakulomakkeen tilaus Toiminnon tarkoitus on tulostaa ja lähettää hakijalle täytettäväksi paperinen hakulomake, jossa on esitäytettynä hakijan itsensä (puhelimitse) ilmoittamat hakukohteet. Lomakkeen yhteyteen tulostuu myös kansilehti, jossa on hakijan ilmoittama tyhjän lomakkeen toimitusosoite. (Opetushallitus toimittaa yhteishaun hakulomakkeet hakijoille pystymallisissa ja ikkunallisissa A4-kuorissa, joiden ikkunaa varten toimitusosoite-kenttä on asemoitu.) Virkailijan on vietävä ilmoitetut hakukohteet oikealle hakulomakkeelle ennen tulostamista, koska ilmoitetut hakukohteet vaikuttavat siihen, millaiseksi ns. dynaaminen hakulomake kunkin hakijan kohdalla muodostuu. Kaikilla käyttäjärooleilla voidaan tulostaa kaikkia hakulomakkeita, mutta hakijoita on ohjeistettu tilamaan syksyn ja kevään yhteishakujen hakulomake Opetushallituksesta ja erillishakujen hakulomakkeet siitä yliopistosta, johon ovat hakemassa. Täytetyt paperiset hakulomakkeet on myös ohjeistettu palauttamaan samaan osoitteeseen, mistä ne on tilattu. Toimitettaessa YSHJ:stä paperisia lomakkeita hakijoille virkailijan on huolehdittava, että hakijoille lähetetään myös erillinen ohje paperisen lomakkeen täyttämiseksi. Ruotsinkielisen hakulomakkeen tulostaminen järjestelmästä edellyttää kirjautumista virkailijasovelluksen ruotsinkieliseen käyttöliittymään ja englanninkielisen hakulomakkeen tulostaminen kirjautumista englanninkieliseen käyttöliittymään. Kirjautuminen tapahtuu valitsemalla sisäänkirjautumissivulla på svenska tai in English ja merkitsemällä kenttiin oma HAREK-tunnus ja salasana. Tämän jälkeen tyhjän lomakkeen tulostaminen etenee kaikilla kielillä seuraavien ohjeiden mukaan. Lomakkeen tilaus käynnistyy klikkaamalla Tyhjän lomakkeen tilaus painiketta näytön vasemmassa reunassa. Kuva 8. Tyhjän lomakkeen tilaus / Hakulomakkeen valinta 15
2.3.1 Hakulomakkeen valinta Virkailija siirtyy uudelle näytölle (ks. Kuva 8), jolla valitaan hakulomake sen mukaan, kuuluvatko hakijan ilmoittamat hakukohteet yliopistojen yhteishakuun vai johonkin yliopistojen erillisvalinnoista. Valitse hakulomake painikkeen klikkaaminen Yliopistojen yhteishaku otsikon alla avaa Yliopistojen yhteishaun hakulomakkeen ja siihen kuuluvat hakukohteet. Jos hakijan ilmoittamat hakukohteet eivät kuulu yliopistojen yhteishakuun, vaan johonkin yliopistojen erillisvalinnoista, on valittava ensin Yliopisto alasvetovalikosta oikea yliopisto ja Valinta alasvetovalikosta oikea valinta/hakulomake. Valitse hakulomake painikkeen klikkaaminen Yliopistokohtaiset erillisvalinnat otsikon alla siirtää virkailijan kyseiselle erillisvalinnan hakulomakkeelle ja sen hakukohteisiin. HUOM. Valitse hakulomake painike muuttuu harmaasta aktiiviseksi vasta, kun sekä yliopisto että oikea valinta/hakulomake on valittu. Ellei yliopistolla ole YSHJ:ssä avoinna olevia erillisvalintoja/hakulomakkeita, näkyy Valinta -alasvetovalikossa tieto Ei valintoja. 2.3.2 Hakukohteiden vieminen hakulomakkeelle Näytöllä 1/2: Hakukohteet valitaan hakulomakkeelle hakijan ilmoittamat yliopistot ja hakukohteet. Yliopistojen yhteishaun hakulomakkeella hakijalla voi olla enintään 9 hakukohdetta. Erillisvalinnoissa yliopistot voivat itse määritellä HAREKissa hakukohteiden maksimilukumäärän kussakin valinnassa ja hakulomakkeella. Kuva 9. Tyhjän lomakkeen tilaus / Hakukohteiden lisääminen Yliopisto alasvetovalikosta valitaan yliopisto johon hakija on ilmoittanut hakevansa. Pakollinen tieto. Hakukohde alasvetovalikosta valitaan hakijan ilmoittama hakukohde em. yliopistossa. Pakollinen tieto. Valinta -rivi kertoo valinnan / hakulomakkeen nimen, johon hakukohteet kuuluvat. 16
Hakukohderyhmä kertoo hakukohderyhmän, johon hakukohde mahdollisesti kuuluu. Takaisin edelliselle sivulle painike vie takaisin näytölle Hakulomakkeen tilaus /Hakulomakkeen valinta. Seuraava painike vie näytölle 2/2 Postitustiedot Tyhjennä painike tyhjentää alasvetovalikoista poimitut Yliopisto- ja Hakukohde tiedot kyseisen kohdalta. 2.3.3 Postitustiedot ja hakulomakkeen tulostaminen Kuva 10. Tyhjän lomakkeen tilaus / Postitustiedot Nimi kenttään lisätään hakijan ilmoittama etu ja sukunimi. Lähiosoite -kenttään lisätään hakijan ilmoittamat postitustiedot hakulomakkeen postittamista varten. Jos hakijalla on ulkomainen osoite viedään se kokonaisuudessaan Lähiosoite-kenttään. Muista tällöin merkitä myös maa. Postinumero-kenttään viety numero hakee automaattisesti numeroa vastaavan postitoimipaikan. Muodosta PDF-hakulomake -painike avaa hakijalle lähetettävän hakulomakkeen uuteen ikkunaan tulostamista varten. Järjestelmä lisää hakulomakkeelle automaattisesti valintaerä- ja hakukohdekohtaiset täydentävät tiedot sekä tiedot hakijalta vaadittavista liitteistä. Hakulomakkeen perään tulostuu hakijalle lisäksi ohjeet täydentävien tietojen täyttämistä varten. HUOM. Paperisen lomakkeen täyttämistä varten laadittu erillinen täyttöohje, joka tulee lähettää hakijalle yhdessä virkailijasovelluksesta tulostettavan paperisen hakulomakkeen kanssa. Täyttöohje tallennetaan ennen ensimmäisten erillishakujen alkamista Eduuniin (Hakijoiden neuvonta), josta sen voi tulostaa hakijalle. Tarkista myös ennen lähettämistä, että paperisen hakulomakkeen kaikki sivut ovat tulostuneet. 2.4 Hakulomakkeen tallennus Toiminnon tarkoituksena on tallentaa hakijan lähettämä paperinen hakulomake. Tallennustoiminto käynnistyy painamalla Hakulomakkeen tallennus painiketta näytön vasemmassa reunassa. 17
2.4.1 Hakulomakkeen valinta Virkailija siirtyy uudelle näytölle, jolla valitaan hakulomake sen mukaan, onko tallennettava hakulomake yliopistojen yhteishaun hakulomake vai jokin yliopistojen erillisvalintojen hakulomakkeista. Hakulomakkeen valinta näytön toiminnot ja ohjeet ovat identtiset tämän ohjeen luvussa 2.3.1 kuvattujen toimintojen ja ohjeiden kanssa (ks. luku 2.3.1 Hakulomakkeen valinta ja Kuva 8.) Valitse hakulomake -painikkeen klikkaaminen Yliopistojen yhteishaku otsikon alla avaa Yliopistojen yhteishaun hakulomakkeen ja siihen kuuluvat hakukohteet. Jos hakijan ilmoittamat hakukohteet eivät kuulu yliopistojen yhteishakuun, vaan johonkin yliopistojen erillisvalinnoista, on valittava ensin Yliopisto alasvetovalikosta oikea yliopisto ja Valinta alasvetovalikosta oikea valinta/hakulomake. Valitse hakulomake -painikkeen klikkaaminen Yliopistokohtaiset erillisvalinnat otsikon alla siirtää virkailijan kyseiselle hakulomakkeelle ja sen hakukohteisiin. HUOM. Valitse hakulomake -painike muuttuu harmaasta aktiiviseksi vasta, kun sekä yliopisto että oikea valinta/hakulomake on valittu. Ellei yliopistolla ole YSHJ:ssä avoinna olevia erillisvalintoja/hakulomakkeita, näkyy Valinta -alasvetovalikossa tieto Ei valintoja. Paperinen hakulomake voidaan tallentaa myös hakuajan päättymisen jälkeen, mutta hakulomakkeen päiväys on oltava ja merkittävä hakuajan sisälle. 2.4.2 Hakulomakkeen tallennus: Henkilötiedot Henkilötunnus kenttään syötetään joko hakijan pelkkä syntymäaika muodossa (ppkkvv) tai koko henkilötunnus (syntymäaika ja hetun loppuosa). Pakollinen tieto. Hae hetulla / syntymäajalla painikkeen avulla voidaan tarkistaa onko hakijalla aiempia hakulomakkeita/yhteystietoja, joiden henkilötietoja voitaisiin hyödyntää hakulomaketta tallennettaessa. (Ks. Kuva 11) Kuva 11. Hakulomakkeen tallennus /aloitusnäyttö 18
Hetulliset hakijat Mikäli henkilötunnus-kenttään on syötetty koko henkilötunnus, haetaan kyseisen henkilötunnuksen omaavan hakijan henkilötietoja. Jos hetulla löytyy järjestelmästä aiemmat henkilötiedot, löytyneet tiedot esitäytetään Henkilötiedot -näytön kenttiin. Jos hetulla ei löydy henkilötietoja, käyttäjä siirtyy jatkamaan hakulomakkeen tallennusta näytölle 1/6 Henkilötiedot. HUOM. Jos henkilötunnuksella on jo tallennettu hakulomake samassa yhteishaussa/erillishaussa, järjestelmä antaa tästä käyttäjälle ilmoituksen ja kehottaa virkailijaa jatkamaan hakulomakkeen tallennusta kyseisen hakulomakkeen muokkaustoiminnon kautta. Hetuttomat hakijat Mikäli henkilötunnus-kenttään on syötetty pelkkä syntymäaika, haetaan tietoja kaikista kyseisen syntymäajan omaavista henkilöistä. Virkailija ohjataan erilliselle Hae henkilötietoja näytölle. (ks. Kuva 12 ja luku 2.4.2.1 Hae henkilötietoja). Kuva 12. Hakulomakkeen tallennus / Henkilötiedot 2.4.2.1 Hae henkilötietoja Näytöllä haetaan ja valitaan henkilötietoja hakulomakkeen Henkilötiedot-kohdan esitäyttämiseksi (Kuva 13.) Hakija-sarake kertoo hakijan nimen. Y hakijan nimen edessä kertoo, että kyse on YSHJ:n järjestelmästä löytyneistä henkilötiedoista ja H, että kyse on HAREKista löytyvistä / HAREKiin siirretyistä henkilötiedoista. Hetu-sarake kertoo hakijan henkilötunnuksen tai pelkän syntymäajan (hetuttomilla). YSHJ-hakijanro-sarake kertoo hakijan YSHJ-hakijanron. HAREK-hakijanro -sarake kertoo hakijan HAREK-hakijanron. Valitse pohjaksi painike esitäyttää kyseisen hakijan tiedot hakulomakkeen Henkilötiedot-kohtiin. 19
Näytä tiedot painike siirtää virkailijan erilliselle Tarkastele henkilötietoja näytölle. Takaisin edelliselle sivulle-painike vie hakija takaisin edelliselle Henkilötiedot näytölle jatkamaan lomakkeen täyttämistä. Kuva 13. Hakulomakkeen tallennus / Henkilötiedot / Hae henkilötietoja 2.4.2.2 Tarkastele henkilötietoja Näytöllä voidaan tarkastella Hae henkilötietoja -näytöllä valitun hakijan henkilötietoja. Jos henkilötiedot vastaavat tallennettavalla paperisella hakulomakkeelle olevia henkilötietoja, tiedot voidaan viedä esitäytettyinä hakulomakkeelle. Hakijan nimi rivi näyttää hakijan nimen. Viimeisin hakulomake rivi näyttää hakijan viimeisimmän hakulomakkeen päivämäärän (joko hakijan Nettihaussa täyttämän hakulomakkeen lähettämishetki tai hakijan paperiseen hakulomakkeeseen merkitsemä hakulomakkeen päiväys). YSHJ-hakijanro -sarake kertoo hakijan YSHJ-hakijanron. HAREK-hakijanro sarake kertoo hakijan HAREK-hakijanron. Henkilötunnus rivi kertoo hakijan koko henkilötunnuksen tai pelkän syntymäajan. Valitse pohjaksi painike esitäyttää kyseisen hakijan tiedot hakulomakkeen Henkilötiedot-kohtiin. Takaisin edelliselle sivulle painike vie hakija takaisin edelliselle Hae henkilötietoja näytölle. 20
Kuva 14. Hakulomakkeen tallennus / Henkilötiedot / Tarkastele henkilötietoja 2.4.3 Hakulomakkeen tallennus: Korkeakoulukelpoisuus Näytöllä tallennetaan hakijan hakulomakkeella ilmoittama korkeakoulukelpoisuus. Merkittävä rastilla ilmoitettu korkeakoulukelpoisuus ja siihen liittyvät tiedot. Yhteishaussa hakijalle merkitään yksi korkeakoulukelpoisuus lomakkeen tallentamisen jatkamiseksi. Erillisvalinnoissa hakijalla voidaan merkitä useampia tutkintoja. Ylioppilas IB-tutkinto EB-tutkinto Reifeprufung-tutkinto Ammattikorkeakoulututkinto / Ylempi ammattikorkeakoulututkinto Alempi korkeakoulututkinto Ylempi korkeakoulututkinto Ammatillinen perustutkinto, ammattitutkinto, erikoisammattitutkinto, kouluasteen, opistoasteen tai ammatillisen korkea-asteen tutkinto Ulkomainen koulutus, joka asianomaisessa maassa antaa kelpoisuuden vastaaviin korkeakouluopintoihin Yliopiston edellyttämät avoimen yliopiston opinnot Muu korkeakoulukelpoisuus. 21
Kuva 15. Hakulomakkeen tallennus / Korkeakoulukelpoisuus 2.4.4 Hakulomakkeen tallennus: Hakukohteet ja priorisointi Näytöllä viedään hakulomakkeelle hakijan paperisella hakulomakkeella ilmoittamat hakukohteet ja priorisoidaan ne samalla tavalla kuin hakija on täyttänyt hakulomakkeelle. Kuva 16. Hakulomakkeen tallennus / Hakukohteet ja priorisointi 22
Hakukohteiden lisääminen: näytölle siirryttäessä näytöllä ei ole valmiina hakukohteita. Hakukohde lisätään hakulomakkeelle viemällä hakijan täyttämästä paperisesta hakulomakkeesta kolmesta eri numerosta (esim. 727-1-344) koostuva hakukohdeavain tyhjään ruutuun ja painamalla Lisää hakukohde (ks. Kuva 16.) Valintaerä/hakukohde sarake sisältää kolmesta numerosta koostuvan ns. hakukohdeavaimen (Esim. 912-1-1616) sekä hakukohteen nimen ja yliopiston (esim. Filosofia, Joensuun yliopisto). Hakukohdeavain koostuu valinnan (912), valintaerän (1) ja hakukohteen tunnuksista (1616). Numerot erotetaan viivalla (-). Hakukohderyhmä prior. sarakkeessa on tyhjiä kenttiä, jos hakukohderyhmät edellyttävät priorisointia. Hakukohderyhmien prioriteettien täytyy erota toisistaan ja lisäksi niiden täytyy olla peräkkäisiä numeroita, alkaen yhdestä. Hakukohde prior. sarakkeessa on tyhjiä kenttiä, jos hakukohteet edellyttävät priorisointia. Hakukohteiden prioriteettien täytyy erota toisistaan ja lisäksi niiden täytyy olla peräkkäisiä numeroita, alkaen yhdestä. Mikäli hakukohteen numero-kenttä on tyhjä tai se sisältää virheellisen numeron, seuraava-toiminto ei vie seuraavalle näytölle ja seuraa virheilmoitus. Mikäli hakukohde ei ole priorisoitavissa, hakukohteen priorisointikentät näkyvät harmaina (eivät muokattavissa). HUOM. Jos hakija ei ole tehnyt paperiselle hakulomakkeelle tarvittavia merkintöjä (esim. priorisoinut hakukohteita), on virkailijan syytä ottaa heti yhteyttä hakijaan. Hakulomakkeen täyttäminen ei voi edetä, ennen kuin puuttuvat priorisoinnit on tehty asianmukaisesti. Poista painike poistaa kyseisen hakukohteen hakulomakkeelta. Mikäli hakukohde poistetaan tai vaihdetaan, menetetään hakukohteeseen liittyvät täydentävät hakukohteen lisätiedot. Hakukohteen poistaminen käynnistää varmistusdialogin, jossa ilmoitetaan että toiminto poistaa kaikki hakukohteeseen liittyvät lisätiedot, mikäli lisätietoja on jo syötetty (käyttäjä palannut takaisin tälle näytölle). Seuraava painike vie käyttäjän seuraavalle näytölle. Jos priorisointia ei ole tehty oikein, seuraavalle näytölle siirtyminen ei onnistu ja seurauksena on virheilmoitus. Edellinen painike vie käyttäjän edelliselle Korkeakoulukelpoisuus näytölle 23
2.4.5 Hakulomakkeen tallennus: Täydentävät tiedot Kuva 17. Hakulomakkeen tallennus / Täydentävät tiedot Näytöllä viedään hakulomakkeelle hakijan paperisella hakulomakkeella ilmoittamat valintaerä- tai hakukohdekohtaiset täydentävät tiedot. (l. vastaukset täydentäviin kysymyksiin). Kunkin kysymyksen yhteydessä on tieto siitä, mitä hakukohteita kyseinen täydentävä tieto koskee. Riippuen kysymyksen muodosta vastaustyyppi on joko valintanappi, valintalista tai avoin vastaus. Huom. Jos hakija ei ole tehnyt paperiselle hakulomakkeelle tarvittavia merkintöjä (esim. vastannut pakollisiin täydentäviin kysymyksiin), on virkailijan syytä ottaa heti yhteyttä hakijaan. Hakulomakkeen täyttäminen ei voi edetä, ennen kuin pakollisiin kysymyksiin on vastattu. Jos paperisella hakulomakkeella on täydentävän tiedon yhteydessä teksti Vastaa X vaihtoehtoon, on vastaus pakollinen. Jos taas teksti Vastaa 0-X vaihtoehtoon, vastaus ei ole pakollinen. 2.4.6 Hakulomakkeen tallennus: Lupatiedot Näytöllä lisätään hakulomakkeelle hakijan paperisella hakulomakkeella antamat lupatiedot koskien koulutusmarkkinointia ja valinnan tuloksista tiedottamista. 24
Kuva 18. Hakulomakkeen tallennus / Lupatiedot 2.4.7 Hakulomakkeen tallennus: Lisätiedot Näytöllä (Kuva 19.) virkailija voi lisätä hakija- tai hakulomakekohtaisia lisätietoja sekä merkitä hakulomakkeeseen ja henkilötietoihin päiväys kellonaikoineen. Hakijan paperisella lomakkeella ilmoittama päiväys merkitään Hakulomakkeen päiväys - ja Henkilötietojen päiväys kenttiin muodossa (pp.kk.vvvv) tai valitsemalla oikea päivämäärä kalenteri-ikonia painamalla. Sovellus hakee kenttiin oletusarvoisesti tallennusajankohdan päivämäärän ja kellonajan. Hakulomakkeen päivämäärän on oltava hakuajan sisällä. Näytöllä virkailija voi lisätä myös hakijaa tai hakulomaketta koskevia lisätietoja (max 1000 merkkiä). Tallennettavan hakulomakkeen tilan tulee olla aktiivinen. Huom. Hakijaa koskevat lisätiedot näkyvät kaikilla hakijan lomakkeilla Harekissa. Hakulomaketta koskevat lisätiedot näkyvät vain kyseisellä hakulomakkeella Harekissa. Lisätietoja kenttiin ei saa tallentaa erikoismerkkejä (esim.#,%,/) ja turhia rivinvaihtoja (enterillä tehdyt), koska ne haittaavat eräsiirtoja YSHJ:n, HAREKin ja valintajärjestelmien välillä. Tallenna lomake ja lisää seuraava painikkeella siirrytään tallentamaan uutta lomaketta. Kun hakulomake on tallennettu, muuttuu lomakkeen HAREK-siirron status muotoon: Valmis siirrettäväksi Harekiin. Lomake voidaan tällöin siirtää HAREKiin joko manuaalisesti on-line purulla tai automaattisesti seuraavan yön purkuajossa. 25
Kuva 19. Hakulomakkeen tallennus / Lisätiedot 2.5 Lähetä sähköpostia Toiminnon avulla voidaan lähettää halutuille hakijoille sähköpostia YSHJ-virkalijasovelluksen kautta. Sähköpostin lähetys toiminto käynnistyy painamalla Lähetä sähköpostia-painiketta joko yksittäisen hakijan hakulomake-näytöllä tai Hakulomakkeet-näytöllä. Hakulomakkeet-näytöllä virkailijan on valittava ne hakijat, joille hän haluaa lähettää sähköpostia. Lähetä sähköpostia valikon kautta käyttäjä siirtyy uudelle näytölle (ks. Kuva 20). Kuva 20. Lähetä sähköpostia 26
Vastaanottajat, bcc kenttään sovellus hakee/kirjoitetaan vastaanottajien sähköpostiosoitteet (pakollinen tieto). Sovellus hakee automaattisesti valittujen hakijoiden sähköpostiosoitteet ko. kenttään, jos hakija on ilmoittanut sähköpostiosoitteensa hakulomakkeellaan. Eri vastaanottajat on erotettava toisistaan pilkulla (,) ja sähköpostiosoitteessa on oltava @-merkki keskellä ja piste (.) loppuosassa (esim. hanna.hakija@hakija.fi). Sähköpostiviestin vastaanottajille ei näytetä muiden vastaanottajien sähköpostiosoitteita. Sähköposti lähetetään automaattisesti myös virkailijalle itselleen, jos virkailijalle on merkitty käyttäjätunnuksen yhteyteen sähköpostisoite HAREKin käyttöoikeuksien ylläpitonäytöllä. Lähettäjän sähköposti kenttään virkailijan tulee lisätä joko oma henkilökohtainen tai oman yliopiston hakijapalveluiden sähköpostiosoite. Viestipohja alasvetovalikosta valitaan haluttu viestipohja (toiminto ei toistaiseksi käytössä) Kieli radiobuttonilla valitaan minkä kielinen viestipohja halutaan lähettää (toiminto ei toistaiseksi käytössä) Otsikko kenttään kirjoitetaan haluttu otsikko. Pakollinen tieto. Viesti kenttään kirjoitetaan haluttu viesti. Pakollinen tieto. Virkailijan on syytä lisätä kaikkiin sovelluksen kautta lähetettäviin viesteihin lähettäjän tai lähettävän organisaation hakijapalveluiden yhteystiedot hakijoiden mahdollisten lisätiedustelujen varalta. Virkailija saa onnistuneesta sähköpostin lähetyksestä ilmoituksen. Mikäli yksikin sähköpostiosoite ei vastaa käsittelysäännöissä kuvattua osoitemuotoa tai yksikin pakollinen kenttä on täyttämättä, sähköpostia ei lähetetä ja seurauksena on virheilmoitus. Järjestelmä kirjoittaa lokin siitä, kuka, kenelle ja milloin sähköposti on lähetetty (myöhemmin viestipohja-toiminnon käyttöönoton myötä loki kertoo myös, mitä viestipohjaa on käytetty). 2.6 Raportit Toistaiseksi YSHJ-virkailijasovelluksessa on käytössä pdf-raportti: Raportti hakijoista ja hakulomakkeista, jolla voidaan hakea nimi- ja tunnistetiedot (YSHJ- ja HAREK-hakijanumerot) YSHJ:n kautta hakeneista hakijoista. Siinä missä Hakulomakkeet näytöllä hakutulos on rajattu 800 hakijaan, raporttitoiminnon avulla saa tiedot kaikista rajauksen mukaisista hakijoista. Toiminto käynnistyy näytön vasemman reunan valikosta kohdasta Raportit, josta siirrytään erilliselle raportin rajausnäytölle (ks. Kuva 21). 27
Kuva 21: Raportin käynnistäminen Käynnistettäessä raporttia ylempänä tehty valinta rajaa alemmista valikoissa näkyviä vaihtoehtoja. Raportti kohdistuu vain hakijoiden aktiivisiin hakulomakkeisiin. Raporttia hakijoista ja hakulomakkeista voidaan rajata seuraavasti: Lukuvuosi: valitse alasvetovalikosta lukuvuosi, johon haku kohdistetaan. Oletusarvoisesti kuluva lukuvuosi. Hakulomakkeen tyyppi: valitse hakulomakkeen tyyppi. Kaikki tuo näkyviin sekä yhteishaun että erillisvalintojen hakulomakkeet. Yhteishaku rajaa haun koskemaan vain yhteishaun hakulomakkeita (radiobutton oletusarvoisesti Yhteishaun kohdalla). Erillisvalinta rajaa haun koskemaan vain erillisvalintoja. Hakulomakkeen nimi: valitse alasvetovalikosta hakulomake. Yhteishaussa joko syksyn tai kevään yhteishaun hakulomake. Erillisvalinnoissa esim. Jyväskylän yliopiston syysvalinta Yliopisto: valitse alasvetovalikosta yliopisto esim. Tampereen yliopisto. Tiedekunta: valitse alasvetovalikosta tiedekunta esim. Humanistinen tiedekunta. Valintaerä: valitse alasvetovalikosta valintaerä esim. Tampereen yliopiston päävalinta. Valintaerän perässä oleva numerosarja kertoo valinnan(3), lukuvuoden(2009) ja valintaerän(1). Hakukohde: valitse alasvetovalikosta hakukohde esim. Historia (1123). Hakukohteen perässä on suluissa hakukohteen numero. Hakulomakkeen tallennusajankohta: valitse, millä aikavälillä tallennettujen lomakkeiden tiedot haluat näkyviin esim. erillisvalinnan hakuaika. Jälkimmäisessä päivämäärä-kentässä on oletusarvoisesti viimeinen täysi vuorokausi. Valitse haluamasi päivämäärät kenttien vieressä olevia kalenteri-ikoneita klikkaamalla. Huom. Raportti ei tulostu, ellei kumpaankin kenttään ole merkitty päivämäärää. Hetulliset/hetuttomat: valitse alasvetovalikosta tiedot, jotka haluat raportille. Kaikki hetulliset ja hetuttomat tuo raportille tiedot kaikista rajausta vastaavista hetullisista ja hetuttomista hakijoista. Kaikki hetulliset tuo vastaavat tiedot kaikista suomalaisen henkilötunnuksen omaavista hakijoista. Hetuttomat tuo tiedot kaikista rajauksen mukaisista pelkän syntymäajan ilmoittaneista hakijoista. Vain hetuttomat tarkastamattomat tuo tiedot sellaisista pelkän syntymäajan ilmoittaneista hakijoista, joita ei ole vertailtu ja joiden tietoja ei ole vielä siirretty HAREKiin. 28
Kuva 22. Pdf-raportti Kunkin pdf-raportin yläosaan (ks. Kuva 22) tulostuu Hakuehdot-kohtaan tiedot Raportin käynnistäminen -näytöllä tehdyistä rajauksista. Hakijat tulostuvat raportille sukunimen mukaan aakkosjärjestyksessä. Raportin ensimmäisessä sarakkeessa on juokseva numerointi, joka osoittaa rivien(=hakijoiden) lukumäärän. Raportilla olevien hakijoiden lukumäärä tulostuu myös Hakuehdot-kohtaan. Muut sarakkeet kertovat hakijan Sukunimen, Etunimet, Henkilötunnuksen/Syntymäajan, YSHJ-hakijanumeron, YSHJ-hakulomakenumeron sekä HAREK-hakijanumeron. Jos hakijalla ei ole näkyvissä HAREKhakijanumeroa näkyvissä, hakijan hakulomake ei ole vielä siirtynyt HAREKiin. Hetullisten hakijoiden kohdalla kyse on yleensä samana päivänä jätetystä hakulomakkeesta, joka odottaa kerran vuorokaudessa tapahtuvaa purkuajoa. Hetuttomien kohdalla kyse on taas siitä, ettei hakijan tietoja ole vielä vertailtu. 2.7 Hakukohdejoukot Toiminnon avulla laaditaan hakulomakkeelle sellaiset hakukohteet toisiinsa sitovat hakusäännöt, joita ei ole mahdollista toteuttaa HAREKissa laadittavien hakukohderyhmien avulla. Hakukohdejoukkojen laatiminen käynnistyy painamalla Hakukohdejoukot-painiketta näytön vasemmassa reunassa. Ensin luodaan ja tallennetaan hakukohdejoukko ja vasta tämän jälkeen kyseistä hakukohdejoukkoa koskeva haluttu sääntö. Vuodesta 2010 alkaen sekä hakukohdejoukot että HAREKin hakukohderyhmät tehdään yliopistoissa. Hakijat näkevät hakukohdejoukkoihin liittyvät säännöt ja rajoitteet vasta hakulomakkeella, jos ovat valinneet lomakkeelle sellaisia hakukohteita, joita hakukohdejoukko sääntelee. On suositeltavaa, että hakukohdejoukkoon liittyvät säännöt ja rajaukset kuvattaisiin hakijoille etukäteen esim. YSHJhakijasovelluksen koulutuksen kuvaus näytöllä kaikkien niiden hakukohteiden kohdalla, joita hakukohdejoukko sääntöineen koskee. 29
2.7.1 Hakukohdejoukon luominen ja tallentaminen Hakukohdejoukon laatiminen aloitetaan valitsemalla alasvetovalikosta haluttu vuosi ja painamalla Etsi painiketta. Järjestelmä näyttää kaikki kyseiselle vuodelle tehdyt hakukohdejoukot. Luo uusi painike siirtää käyttäjän uuden hakukohdejoukkojen luomisnäytölle. (ks. Kuva 23) Kuva 23. Hakukohdejoukot Kuva 24. Luo uusi Hakukohdejoukko Hakukohdejoukon nimi kenttään lisätään haluttu nimi. Vuosi -alasvetovalikko kertoo, mitä vuotta hakukohdejoukko koskee. 30