JÄSENREKISTERIN KÄYTTÖOHJE

1 (37) JÄSENREKISTERIN KÄYTTÖOHJE Kansallinen senioriliitto ry 01.09.2015

2 (37) SISÄLLYS JÄSENREKISTERIN KÄYTTÖOHJE... 1 Kansallinen senioriliitto ry... 1 Senioriliiton jäsenrekisterin käyttöohje... 4 1. Yleistä järjestelmästä... 4 1.1. Tarkoitus... 4 1.2. Sovellusjako... 4 2. Yleisohjeita järjestelmän käytöstä... 4 2.1. Sisäänkirjautuminen ja käyttöoikeuden tarkistus... 4 2.2. Salasana hukkunut... 4 2.3. Painikkeet... 5 2.3.1. Päävalikko... 5 2.3.2. Sovelluspainikkeet... 5 2.3.3. Toimintopainikkeet... 6 2.3.4. Muokkauspainikkeet... 7 2.3.5. Lisäyspainikkeet... 7 2.4. Tiedon hakeminen... 8 2.4.1. Hakuehdot... 10 2.4.2. Pikahaku toiminto... 10 2.4.3. Valintahaku... 11 2.5. Raportit... 12 3. Jäsensovellus... 13 3.1. Hakusivu... 13 Hakunimi Henkilöjäsen: haku suku- ja etunimen mukaan... 13 Yhteisöjäsen: nimestä enintään 32 merkkiä... 13 3.2. Jäsentietojen käsittely... 14 3.2.1. Sähköposti jäsenille... 14 3.2.2. Laskujen lähetys sähköpostilla... 15 3.2.3. Lähetä kaikki sähköpostit... 16 3.2.4. Poista kaikki sähköpostit... 16 3.2.5. Tiedot-sivu... 17 3.2.6. Uuden jäsenen lisääminen... 18 3.2.7. Jäsenen hakunimen muuttaminen... 19 3.2.8. Kuinka merkitään Patina lehti jos on pariskunta... 19 3.2.9. Lehtitilauksen passivointi eli poistaminen... 19 3.2.10. Hakuehtojen tyhjennys... 19 3.2.11. Jäsenen poistaminen... 20 3.3. Raportit... 21 3.3.1. Ansiot/tehtävät... 21 3.3.2. Osoiteluettelo Exceliin... 21 3.3.3. Jäsenluettelolista... 22 3.3.4. Osoitetarrat 3x8 (Yhdistysnimellä)... 23 3.3.5. Osoitetarrat 3x8 (Ilman yhdistysnimeä)... 23 3.3.6. Jäsenrekisteriote yhdistyksille... 24 3.3.7. Laskulistaus... 25 3.3.8. Laskulistaus Exceliin... 25 3.3.9. Tilisiirtolomake... 26 3.3.10. Tilisiirtolomake kunniajäsenille... 27

3 (37) 4. Poimintasovellus... 28 4.1. Eronneet... 28 4.1.1. Eronneet-lista... 29 4.2. Keski-ikä... 29 4.3. Liittyneet... 30 4.3.1. Liittyneet-lista... 30 4.4. Merkkipäivät... 31 4.4.1. Merkkipäivä... 31 4.4.2. Merkkipäivä Exceliin... 32 4.5. Muuttuneet... 32 4.5.1. Muuttuneet tiedot osoitteissa... 32 5. Yhdistyssovellus... 33 5.1. Yhdistyksen tiedot... 34 5.2. Lisätiedot... 34 5.3. Jäsentilasto... 34 6. Sähköposti sovellus... 35 6.1. Sähköpostiviestin luominen... 36 6.2. Sähköpostiviesti vastaanottajille erikseen... 37 6.3. Vastaanottajan lisääminen sähköpostiviestiin... 37 6.4. Liitteen lisääminen sähköpostiviestiin... 37

4 (37) Senioriliiton jäsenrekisterin käyttöohje 1. Yleistä järjestelmästä Senioriliiton lehtitietojärjestelmää on rakennettu Vetokonsultit Oy:n yleisen jäsenrekisterijärjestelmän toimintamallin pohjalta. Siihen on täydennetty Senioriliiton tarvitsemat tietosisällölliset ja toiminnalliset ominaispiirteet. 1.1. Tarkoitus Ohjelmisto on kehitetty jäsenrekisteriä hoitavien henkilöiden päivittäiseksi työvälineeksi. Järjestelmä käsittelee seuraavia tietoja: Jäsen (Jäsenten osoitteet, puhelinnumerot, lehtitilaukset jne.) Poiminta (Erilaiset raportit) Yhdistys (Mm. laskutekstit ja eräpäivät) Sähköposti (Sähköpostiviestien lähettäminen jäsenille) 1.2. Sovellusjako Ohjelmisto on jaettu eri sovelluksiin käyttötarkoituksen mukaan: Jäsen Jäsenyhteystietojen hallintaa varten Poiminta Raportointia varten Yhdistys Yhdistyksen tietojen päivittämistä varten Sähköposti Sähköpostiviestien lähettäminen jäsenille 2. Yleisohjeita järjestelmän käytöstä Käynnistys Lopetus Järjestelmä käynnistetään osoitteesta http://www.senioriliitto.fi/rekisteri Sovellus suljetaan Lopetus-valinnasta. 2.1. Sisäänkirjautuminen ja käyttöoikeuden tarkistus Sisäänkirjautuminen tapahtuu liiton antamien tunnusten avulla. Salasanan voi vaihtaa kohdasta Vaihda salasana. Jos ohjelma kysyy yrittäjätunnusta, se on SENIORI. Salasana voi olla 1-32 merkkiä pitkä sekä kirjaimia, numeroita tai molempia. Onnistunut salasanan vaihto päättyy ilmoitukseen Salasana vaihdettu. 2.2. Salasana hukkunut Jos salasana on hukkunut, saat sen vaihdettua kun olet vähintään kerran yrittänyt väärillä tunnuksilla kirjautua kohdasta Salasana hukassa?

5 (37) Salasananvaihto tapahtuu kirjoittamalla saamasi käyttäjätunnuksen ja antamasi sähköpostiosoitteen ja painamalla Lähetä nappia. Huom. Sähköpostiosoite pitää olla sama joka on järjestelmään kirjattu. 2.3. Painikkeet 2.3.1. Päävalikko 2.3.2. Sovelluspainikkeet Ikkunan yläreunassa näkyvät painikkeet, joilla vaihdetaan sovellusta.

6 (37) 2.3.3. Toimintopainikkeet Jäsenen lisäys -painike Näytä lisää hakukenttiä. Valitse haluamasi raportti. Raportin tulostus Lähetä sähköpostia haetuille Raportin voi myös ladata zip-tiedostona. Hae-painike käynnistää haun selaussivulla. Tätä voi käyttää myös taulun virkistämiseen silloin, kun päivitetyt tiedot eivät jostain syystä näy lomakesivulla tallentamisen jälkeen. Tietoja voi selailla Edellinen ja Seuraava -painikkeilla; niillä siirrytään hakujoukon edelliseen ja seuraavaan tietueeseen. Tulosta-painike tulostaa haetun raportin. Jäsenen lisäys tapahtuu Lisää jäsen -painikkeella.

7 (37) 2.3.4. Muokkauspainikkeet Sivun päivitys Peru tekemäsi muutokset. Tallenna tekemäsi muutokset. Muokkaa valitsemaasi riviä. 2.3.5. Lisäyspainikkeet

8 (37) 2.4. Tiedon hakeminen Sovelluksen käyttö aloitetaan hakemalla tietoja hakusivulle. Jos hakuehtoja ei anneta, hakusivulle tulevat kaikki järjestelmään kirjatut oman yhdistyksen aktiiviset jäsenet. Yleishaku-kentässä voi hakea henkilön nimellä (Sukunimi + Etunimi) tai jäsennumerolla (JäsenNro). Klikkaamalla Hakukentät-painiketta esiin tulee lisää hakukenttiä.

9 (37) Lajittelujärjestys valitaan klikkaamalla hakusivun ylärivissä sitä kenttää, jonka mukaan tiedot halutaan lajitella. (Esimerkiksi Hakunimi, JäsenNro jne.) Hakusivulta lomakesivulle (Tiedot-sivu, Erittely-sivu jne.) siirtyminen tapahtuu joko kaksoisklikkaamalla valittua tietoriviä, painamalla valitun rivin kohdalla Enter-painiketta tai klikkaamalla hiirellä valitun sivun nimeä ylhäällä.

10 (37) 2.4.1. Hakuehdot Hakuehto-kenttiin voidaan kirjoittaa tiedot seuraavasti: Nimi-tyyppisiin kenttiin Nimi kokonaan Nimen alkukirjaimet tai alkuosa %kirjainjono Esimerkiksi %HEINO hakee tietueet, joiden nimessä on jossakin kohdassa heino. Kaksiosainen nimi Esimerkiksi Aalto-Kokko voidaan hakea AALTO%KOKKO. %-katkaisumerkki Merkkijonon haku, katkaisee automaattisesti oikealta!-merkillä pysäytetään merkkijono Jos kentän arvo on esimerkiksi vain yhden tai kahden merkin mittainen, vaikkapa E ja EV, ja halutaan hakea pelkästään kaikki E:t, kirjoitetaan hakukenttään E!. Pelkkä E hakisi kaikki arvot, jotka alkavat E-kirjaimella. =kirjainjono Esimerkiksi =HOP hakee tietueet, joissa tunnus on pelkästään HOP. Ei esimerkiksi HOPE. Numero-tyyppisiin kenttiin Esimerkiksi 2035 Numero tai päivämääräväli. Esimerkiksi 2000 -- 2100 (kaksi peräkkäistä viivaa). > < = vertailumerkit Pienempi kuin, esimerkiksi < 100 Suurempi kuin, esimerkiksi > 2000 Yhtä suuri kuin = 100 Päivämäärä pp.kk.vvvv Null tyhjä arvo. Hakee kentän jossa ei ole arvoa Not null ei tyhjä arvo. Hakee kentän jossa on arvo Or eli, (pilkku) vaihtoehtoiset arvot, esim. 2,3,4 tai 2 or 3 or 4 2.4.2. Pikahaku toiminto Painamalla hakukentät nappia Jäsen sovelluksessa tulee hakukenttien lisäksi 3 pikahaku nappia joilla voi hakea napissa mainitut asiat. Esim Hae kunniajäsenet hakee kaikki joille tämä merkintä on annettu. Toiminto täyttää hakukenttiin haettavat arvot ja hakee. Hakua voi taydentää lisäämällä hakuehtoja ja painamalla haenappia.

11 (37) 2.4.3. Valintahaku Joidenkin hakukenttien arvot ovat valittavissa toisesta taulukosta. Tällaisen hakukentän reunassa on valintahakupainike. Painiketta klikkaamalla avautuu valintaikkuna, johon joko on annettu valmiiksi hakuehtojen arvot tai arvot haetaan taulukkoon hakuehdoin. Valitaan haluttu vaihtoehto ja hyväksytään se Valitse-painikkeella. Valintaikkuna sulkeutuu samalla. Jos valinta halutaan perua, klikataan Peru. Tämä toiminto sulkee myös valintaikkunan. Ansiomerkin valintaikkuna.

12 (37) 2.5. Raportit Sovellusten ylävalikossa on valinta Raportointi. Se sisältää valmiita raportteja. Kuvassa näkyvät Jäsensovelluksessa olevat raportit. Ne ovat tulostettavissa tai ladattavissa zip-tiedostoon. Huom. Ohjelma tulostaa raportille ne jäsenet jotka on haettu tulosjoukkoon hakuehdoilla. Jos hakuehtoja ei ole annettu, tulostuu kaikki jäsenet.

13 (37) 3. Jäsensovellus Jäsensovelluksella käsitellään jäsenten tietoja. Kun Jäsensovellus käynnistetään, se hakee automaattisesti kaikki jäsenet näkyviin. 3.1. Hakusivu Sovelluksen käyttö aloitetaan suorittamalla haku. Kun haku suoritetaan hakukenttien ollessa tyhjänä, saadaan hakujoukkoon näkyville kaikki rekisterissä olevat jäsenet. Hakuehdoilla päästään rajaamaan hakujoukkoja. Hakukentät ja niiden sallitut arvot: Yleishaku Haku jäsennumerolla tai hakunimellä Hakukentät-painike Näyttää loput hakukentät JäsenNro Haku yksilöllisellä jäsennumerolla Hakunimi Henkilöjäsen: haku suku- ja etunimen mukaan Yhteisöjäsen: nimestä enintään 32 merkkiä Sukunimi Haku vain sukunimellä Etunimet Haku vain etunimellä Postinumero Haku postinumerolla Jäsenlaji Haku jäsenlajin mukaan (Esim. varsinainen jäsen, kunniajäsen) Ansiot Haku ansioiden perusteella (Esim. hopeinen ansiomerkki) Sukupuoli Haku sukupuolen mukaan Syntymävuosi Haku syntymävuoden mukaan Yhdistykseen liittymispvm Haku yhdistykseen liittymispäivän mukaan (Esim. 31.12.1998) Tehtävä Haku tehtävän mukaan (Esim. sihteeri, tiedottaja)

14 (37) 3.2. Jäsentietojen käsittely Hakusivulle haetaan se jäsen tai ne jäsenet, joiden tietoja halutaan käsitellä. 3.2.1. Sähköposti jäsenille Sähköpostiviestin luominen jäsenille toiminnolla Lähetä sähköpostia tulosjoukolle. Voit luoda sähköpostiviestin jonka vastaanottajiksi tulevat haetut jäsenet. Jäsenillä pitää olla sähköposti annettuna. Jos jäsenelle puuttuu sähköposti, näkyy se virheet ja ilmoitukset sivulla, jonka jälkeen voit jatkaa sähköpostin luomiseen. Kts kohta 6 Sähköpostisovellus.

15 (37) 3.2.2. Laskujen lähetys sähköpostilla Mene jäsen sovellukseen. Klikkaa Hae sähköpostilliset. Hae ensin keille sähköpostilasku luodaan. Klikkaa sitten Luo tulosjoukolle sähköpostilaskut Seuraavaksi aukeaa ao.näkymä. Tässä voit vielä tarkastaa ja muuttaa sähköpostiviestin sisältöä. Kaikkea muuta tässä voi muuttaa paitsi erikoismerkkejä, koska ne tulevat järjestelmästä itsestään. Klikkaa Jatka Järjestelmä kysyy Muodostettaanko sähköpostilaskut kaikille haetuille jäsenille, Ok

16 (37) Järjestelmä kertoo että toiminto on käynnissä ja sitten Massatoiminto on päättynyt, tässä vaiheessa ruudulle tulee myös tieto jos joltain puuttuu osoite. Klikkaa Palaa. Sähköpostisovellus avautuu ja hakee luodut sähköpostilaskut. Hakuehdoissa on lähetysnro jolla hakemalla kyseiset laskut saa kätevästi jäljestäpäinkin haettua. Voit käydä tarkistamassa laskut klikkaamalla rivillä lähettäjän nimeä. Tarkasta nyt, että Viestin saajan nimi ja summa liitteessä täsmäävät 3.2.3. Lähetä kaikki sähköpostit Sähköposti-sovelluksen hakusivulla on toiminto Lähetä kaikki sähköpostiviestit. Toiminto lähettää kaikki haetut sähköpostiviestit lukuunottamata niitä jotka on jo lähetetty aikaisemmin. Esim jos lähettänyt jo kahdelle haetulle sähköpostiviestin, tämä sama sähköpostiviesti ei lähde uudelleen vaan toiminto ohittaa nämä lähetetyt sähköpostiviestit. 3.2.4. Poista kaikki sähköpostit Sähköposti-sovelluksen hakusivulla on toiminto Poista kaikki sähköpostiviestit. Toiminto poistaa kaikki haetut sähköpostiviestit lukuunottamatta niitä jotka on jo lähetetty aikaisemmin. Esim jos lähettänyt jo kahdelle viestin, tämä toiminto ei poista niitä vaan ohittaa nämä lähetetyt s-postiviestit.

17 (37) 3.2.5. Tiedot-sivu Valitaan klikkaamalla se jäsen, jonka tietoja halutaan käsitellä. Tiedot-sivu avautuu. Sivulla on asiakkaan perustiedot kuten nimi, osoite ja puhelinnumero. Tietoja pääsee muuttamaan klikkaamalla Muokkaa (Päivitä) -painiketta. Muutokset joko tallennetaan klikkaamalla Talleta tai perutaan klikkaamalla Peru. Kentissä, joiden oikealla puolella on Valintahaku-painike, suoritetaan tarkistus (vain tietyt arvot ovat sallittuja).

18 (37) 3.2.6. Uuden jäsenen lisääminen Uuden jäsenen lisääminen tapahtuu painamalla Lisää-painiketta ylävalikosta. Tietojen lisääminen aloitetaan Lisättävän henkilön tarkistuksella: Kenttiin Sukunimi ja Etunimet kirjoitetaan tiedot. Painamalla Hae saadaan näkyville samat tiedot omaava jäsen. Jos lisättävä henkilö on sama kuin jo jäsenrekisterissä oleva, perutaan lisäys painamalla Peru. Muutoin kyseinen henkilö voidaan lisätä painamalla Lisää. Haussa avautuu uusi sivu, joka varmistaa lisäyksen. Avautuvalla sivulla on jo näkyvissä aiemmin annetut nimitiedot. Nyt lisätään muut jäsenestä tarvittavat tiedot. Kenttiin Sukunimi, Etunimi, Hakunimi, Ensiliittyminen ja Jäsenyys tulevat automaattisesti järjestelmän oletusarvot. Tiedot tallentuvat klikkaamalla Talleta. Ne perutaan klikkaamalla Peru. Tietoja voi palata täydentämään myöhemmin.

19 (37) 3.2.7. Jäsenen hakunimen muuttaminen Ohjelma antaa automaattisesti hakunimeksi henkilön sukunimen ja hänen ensimmäisenä rekisteriin syötetyn etunimensä. Jos henkilöstä käytetään kutsumanimenä esimerkiksi toista etunimeä, voidaan Kutsumanimi-kenttään kirjoittaa tämä nimi. Ohjelma muuttaa hakunimen tallettaessa. Ohjeet kohdassa 3.2.1. 3.2.8. Kuinka merkitään Patina lehti jos on pariskunta Patinalehti lähtee tilaajalle kun Lehtitilaus rivi lisätään. Jos pariskunta, eikä haluta kahta lehteä täytyy jommastakummasta jäsenestä jättää tämä rivi laittamatta. Näin heille tulee vain yksi lehti. 3.2.9. Lehtitilauksen passivointi eli poistaminen Patinalehti passivoidaan laittamalla lehtitilausriville passiivi kenttään ruksi ja tallettamalla. 3.2.10. Hakuehtojen tyhjennys Hakuehdot voi tyhjentää Jäsen sovelluksessa Piilottamalla Hakukentät. Näin hakuehtoihin jää voimaan ainoastaan yleishakukenttä.

20 (37) 3.2.11. Jäsenen poistaminen Jäsenen poistaminen tapahtuu Erota jäsen -painikkeella. Ohjelma kysyy vielä eron syyn ja päivämäärän. (Poiston jälkeen poistetun tiedot löytyvät Eronneet-raportista. Ks 4.4.1.)

21 (37) 3.3. Raportit Valitsemalla jäsensovelluksen ylävalikosta Raportointi päästään tulostamaan erilaisia raportteja. 3.3.1. Ansiot/tehtävät Raportissa näkyvät jäsenen nimi, ikä, jäsenvuosien määrä, osoite sekä mahdolliset ansiot ja tehtävät. Raportille tulostuvat tiedot niistä henkilöistä, jotka on haettu hakuehdoilla. Jos haulle ei ole annettu hakuehtoja, raportti näyttää kaikki jäsenet. 3.3.2. Osoiteluettelo Exceliin Raportissa näkyvät jäsenen nimi, ikä, jäsenvuosien määrä, liittymispäivä, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Raportille tulostuvat tiedot niistä henkilöistä, jotka on

22 (37) haettu hakuehdoilla. Jos haulle ei ole annettu hakuehtoja, raportti näyttää kaikki jäsenet. 3.3.3. Jäsenluettelolista Raportissa näkyvät jäsentunnus, nimi, liittymispäivä, osoite, puhelinnumerot, syntymäaika ja sähköpostiosoite. Raportille tulostuvat tiedot niistä henkilöistä, jotka on haettu hakuehdoilla. Jos haulle ei ole annettu hakuehtoja, raportti näyttää kaikki jäsenet.

23 (37) 3.3.4. Osoitetarrat 3x8 (Yhdistysnimellä) Toiminto tulostaa osoitetarrat, joista löytyy yhdistyksen nimilyhenne. Raportille tulostuvat tiedot niistä henkilöistä, jotka on haettu hakuehdoilla. Jos haulle ei ole annettu hakuehtoja, raportti näyttää kaikki aktiiviset jäsenet. Huom. tulostettaessa pitää laittaa kohtaan Sivun skaalaus: Ei mitään. Adobe PDF Reader käyttää oletuksena skaalausta Pienennä tulostusalueeseen. 3.3.5. Osoitetarrat 3x8 (Ilman yhdistysnimeä)

24 (37) Muuten sama kuin edellinen, mutta osoitetarroissa ei näy lyhennettä yhdistyksen nimestä. Raportille tulostuvat tiedot niistä henkilöistä, jotka on haettu hakuehdoilla. Jos haulle ei ole annettu hakuehtoja, raportti näyttää kaikki aktiiviset jäsenet. Huom. tulostettaessa pitää laittaa kohtaan Sivun skaalaus: Ei mitään. Adobe PDF Reader käyttää oletuksena skaalausta Pienennä tulostusalueeseen. 3.3.6. Jäsenrekisteriote yhdistyksille Jäsenrekisteriote näyttää kaikki jäsenestä tallennetut tiedot. Raportille tulostuvat tiedot niistä henkilöistä, jotka on haettu hakuehdoilla. Jos haulle ei ole annettu hakuehtoja, raportti näyttää kaikki jäsenet. Tämä on se raportti, joka annetaan jäsenelle hänen pyytäessään nähdä, mitä tietoja hänestä on jäsenrekisterissä.

25 (37) 3.3.7. Laskulistaus Raportissa näkyvät jäsennumero, nimi, viitenumero, summa ja eräpäivä. Raportille tulostuvat tiedot niistä henkilöistä, jotka on haettu hakuehdoilla. Jos haulle ei ole annettu hakuehtoja, raportti näyttää kaikki jäsenet. Huom. Samalla on hyvä tulostaa myös tilisiirtolomakkeet. Katso kohta 3.3.9. 3.3.8. Laskulistaus Exceliin Laskulista Excel-tiedostoon. Vaatii sen, että tietokoneeseen on asennettu taulukkolaskentaohjelma. Raportille tulostuvat tiedot niistä henkilöistä, jotka on haettu hakuehdoilla. Jos haulle ei ole annettu hakuehtoja, raportti näyttää kaikki jäsenet. Huom. Samalla on hyvä tulostaa myös tilisiirtolomakkeet. Katso kohta 3.3.9.

26 (37) 3.3.9. Tilisiirtolomake Jäsenille toimitettavat tilisiirtolomakkeet. Lomakkeille tulostuvat tiedot niistä henkilöistä, jotka on haettu hakuehdoilla. Jos haulle ei ole annettu hakuehtoja, raportti näyttää kaikki jäsenet. Huom! Viivakoodi ei tulostu jos joku näistä puuttuu tai on virheellinen: Eräpäivä, jäsenmaksun summa (pitää olla numeroina) ja IBAN tilinumero (tarkistetaan onko oikea).

27 (37) 3.3.10. Tilisiirtolomake kunniajäsenille Sama kuin edellinen, mutta jäsenmaksu on 0. Raportille tulostuvat tiedot niistä henkilöistä, jotka on haettu hakuehdoilla. Jos haulle ei ole annettu hakuehtoja, raportti näyttää kaikki jäsenet. Huom! Viivakoodi ei tulostu jos joku näistä puuttuu tai on virheellinen: Eräpäivä, jäsenmaksun summa (pitää olla numero 0) ja IBAN tilinumero (tarkistetaan onko oikea).

28 (37) 4. Poimintasovellus Sovelluksen ylävalikosta käynnistetään Poimintasovellus. Sillä voidaan ottaa erilaisia raportteja: 4.1. Eronneet Sovellus hakee oletushakuehtojen mukaisen hakujoukon näkyville. Oletusarvoisesti järjestelmässä näkyvät kaikki kuluvana vuonna eronneet jäsenet. Hakuehdoilla voidaan rajata hakujoukkoja. Hakukentät ja niiden sallitut arvot Hakunimi Käsittää nimestä korkeintaan 32 merkkiä Eropäivä Päivä muotoa 1.1.2010. Oletus>1.1.2010 eli uudemmat kuin 1.1.2010 Päättymissyy Esimerkiksi Kuollut

29 (37) 4.1.1. Eronneet-lista Eronneet-lista näyttää jäsenen eropäivän, nimen, osoitteen, postinumeron, postitoimipaikan, tehtävät ja ansiot. Raportille tulostuvat tiedot niistä henkilöistä, jotka on haettu hakuehdoilla. 4.2. Keski-ikä Näyttää yhdistyksen kaikkien jäsenten keski-iän.

30 (37) 4.3. Liittyneet Sovellus hakee oletushakuehtojen mukaisen hakujoukon näkyville. Oletusarvoisesti järjestelmässä näkyvät kaikki kuluvana vuonna liittyneet jäsenet. Hakuehdoilla voidaan rajata hakujoukkoja. Hakunimi Liittymispäivä Käsittää nimestä korkeintaan 32 merkkiä Päivä muotoa 1.1.2010. Oletus >1.1.2010 eli kaikki uudemmat kuin 1.1.2010 4.3.1. Liittyneet-lista Lista näyttää jäsenen nimen, liittymispäivän ja osoitteen. Raportille tulostuvat tiedot niistä henkilöistä, jotka on haettu hakuehdoilla.

31 (37) 4.4. Merkkipäivät Oletuksena ohjelma ei hae mitään näkyville vaan haku tapahtuu Hae-painikkeella. Tarkasteluvuosi Vuosi jona vuonna merkkivuosi täyttyy. Merkkivuosi Muotoa = 50. Jos kohta jätetään tyhjäksi, sovellus hakee kaikki 60 ja enemmän täyttävät. Nimi Käsittää nimestä korkeintaan 32 merkkiä Syntymäpäivä Päivä muotoa 1.1.1930. Huom. Jos halutaan hakea esimerkiksi seuraavana vuonna 70 v täyttävät vuonna 2013, kirjoitetaan merkkivuosi-kenttään =70 tai 70. (Katso kuva.) Jos halutaan hakea useita merkkivuosi kirjoitetaan esim =70 OR =75 jne niin monta kuin halutaan hakea. 4.4.1. Merkkipäivä Raportti näyttää syntymäajan, nimen, osoitteen, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteen. Raporttiin tulostuvat tiedot niistä henkilöistä, jotka on haettu hakuehdoilla.

32 (37) 4.4.2. Merkkipäivä Exceliin Samat tiedot kuin edellisessä. Raporttiin tulostuvat tiedot niistä henkilöistä, jotka on haettu hakuehdoilla. 4.5. Muuttuneet Muuttuneet-sovelluksella haetaan jäseniä, joilla yhteystiedot ovat muuttuneet. Oletuksena sovellus hakee kaikki ne jäsenet, joiden osoite-, puhelin- tai sähköpostitiedot ovat muuttuneet. Hakunimi Käsittää Nimestä korkeintaan 32 merkkiä Muuttunut Päivä muotoa 1.1.2010 Oletus >1.1.2010 eli kaikki uudemmat kuin 1.1.2010 4.5.1. Muuttuneet tiedot osoitteissa Raportti näyttää nimen, osoitteen ja muutoksen ajankohdan. Raporttiin tulostuvat tiedot niistä henkilöistä, jotka on haettu hakuehdoilla.

33 (37) 5. Yhdistyssovellus Yhdistyssovellus käynnistetään ylävalikosta: Valitaan yhdistys:

34 (37) Yhdistyssovelluksella päivitetään yhdistyksen tietoja. Tietoja pääsee muuttamaan klikkaamalla Muokkaa (Päivitä) -painiketta. Muutokset joko tallennetaan klikkaamalla Talleta tai perutaan klikkaamalla Peru. 5.1. Yhdistyksen tiedot Kohta Osoite ja puhelin. Tähän kohtaan tulevat yhdistyksen yhteystiedot. Osoite tiedot näkyvät tilisiirtolomakkeessa. (kts kohta 5.2) 5.2. Lisätiedot Näitä tietoja tarvitaan tilisiirtolomakkeeseen. Laskutuspvm Eräpäivä IBAN BIC Jäsenmaksu Tilisiirtoteksti Selite Osoite - Tähän voi antaa halutun laskutuspäivän joka tulee mukaan tilisiirtolomakkeeseen. Jos kenttä on tyhjä tulee nykyinenpäivä tilisiirtolomakkeeseen. Tähän annetaan halututtu eräpäivä tilisiirtolomakkeeseen. Jos tämä on tyhjä, eräpäivää ei tulostu sekä viivakoodia ei muodostu. Tähän annetaan yhdistyksen IBAN tilinumero, joka tulee tilisiirtolomakkeeseen. Tähän annetaan yhdistyksen BIC pankkiyhteys, joka tulee tilisiirtolomakkeeseen. Tähän annetaan jäsenmaksun suuruus, joka tulee tilisiirtolomakkeeseen. Tähän annetaan laskulomake teksti, joka tulee tilisiirtolomakkeeseen. Tähän annetaan laskulomake lisäteksti, joka tulee tilisiirtolomakkeeseen. Tässä voi esimerkiksi kysyä yhteystietojen ilmoittamisesta jos ne ovat muuttuneet. Tähän tulevat yhdistyksen osoitetiedot, jotka tulevat tilisiirtolomakkeeseen. 5.3. Jäsentilasto Jäsentilaston saa otettua Yhdistyssovelluksessa sen jälkeen kun liitossa on ajettu jäsentilasto edelliselle vuodelle. Jäsentilastoon pääsee yhdistys sovelluksesta kohdasta Hakusivu.

35 (37) Jäsentilaston saa otettu tulostamalla Raportin JT-01 Jäsentilasto. 6. Sähköposti sovellus Sähköposti sovellus käynnistetään joko ylävalikon sähköposti kohdasta, päävalikon sähköposti kohdasta tai jäsensovelluksesta toiminnolla lähetä sähköpostia jäsenille. Sähköposti listaa kaikki lähetetyt sähköpostit. Lähetetty sähköpostia ei voi enää uudelleen lähettää. Lähetys aika näkyy kohdassa lähetetty.

36 (37) 6.1. Sähköpostiviestin luominen Sähköpostiviestin luominen alkaa toiminnolla Lisää tai lähettämättömän viestiä voi muokata Muokkaa toiminnolla. Lisää ensin aihe. Viestin luominen tapahtuu viestiosassa.

37 (37) 6.2. Sähköpostiviesti vastaanottajille erikseen Jos viesti halutaan lähettää niin ettei kaikkien vastaanottajien osoite näy viestissä laitetaan tämä ruksi päälle. 6.3. Vastaanottajan lisääminen sähköpostiviestiin Vastaanottajien lisääminen tapahtuu kohdassa Vastaanottaja. Ensin lisätään rivi Lisää painikkeella, sitten haetaan haluttu henkilö listasta. Poistaminen tapahtuu vastaavasti Poista napilla. 6.4. Liitteen lisääminen sähköpostiviestiin Liitteen lisääminen tapahtuu kohdassa Liite. Ensin lisätään rivi Lisää painikkeella, sitten haetaan haluttu henkilö listasta. Poistaminen tapahtuu vastaavasti Poista napilla.