1. JÄSENTIETOJEN PÄIVITYS

Transkriptio

1 YRITTÄJÄNAISTEN KESKUSLIITTO JÄSENREKISTERISTÄ REKISTERIVASTAAVALLE Sisään jäsenrekisteriin osoitteella: - kirjoita yhdistyksen tunnus ja salasana, kysy keskusliitosta. Kolme välilehteä: 1. JÄSENTIETOJEN PÄIVITYS - korjataan, lisätään ja poistetaan jäsenten tietoja - uudet jäsenhakemukset näkyvät täällä 2. YHDISTYKSEN TIEDOT - toimihenkilöt merkitään tänne - yhdistyksen nettisivujen osoite 3. LISTAUKSET - erilaiset tulosteet, jotka rekisteristä on tällä hetkellä saatavissa 1. JÄSENTIETOJEN PÄIVITYS Muista, että kone on kone, se ei osaa ajatella. Se mitä kussakin tietokentässä lukee tarkoittaa koneelle täyttä totta. Jos jossain kentässä on virhe, niin se tulee näkyviin jossain tulosteessa. Jos henkilön nimi on kirjoitettu pienellä alkukirjaimella, niin se tulee esim. tarraan juuri sen näköisenä. Jos sähköpostiosoitteessa on yksikin pieni virhe, niin viesti ei mene perille. Jos päivämäärä on jossain kohtaa väärin, niin kone tulkitsee sen juuri niin kuin se on kirjoitettu. Korjaukset tehdään aina alkuperäiseen paikkaan eli jäsentietokortille ei esim. tarralle. Muista tallentaa muutokset. 1. Uudet jäsenhakemukset Uusi jäsen on täyttänyt internetin kautta lomakkeensa ja se tulee näkyviin jäsentietojen päivitys kohtaan, vasemmalle ylös. Rekisterivastaavan tehtävänä on vastata lomakkeen lähettäjälle, että lomake on tullut perille ja kerrottava miten ja milloin jäseneksi hyväksyminen tapahtuu. Listauksien kautta saa tulostettua listauksen uusista jäsenhakemuksista, jonka voi lähettää puheenjohtajalle seuraavaan hallituksen kokoukseen käsiteltäväksi (jäsentietolomaketta ei kannata tulostaa, koska se on turhan pitkä). Kun päätös on tullut, niin jäsen voidaan hyväksyä. Jäsenhakemuslomakkeelle ruksataan hänet jäseneksi ja tarkastetuksi. Ennen tarkastusmerkintää katsotaan lomake läpi, että kaikki tiedot ovat oikein ja toimialakohta on ruksattu. On muistettava käydä aina silloin tällöin katsomassa onko tullut uusia jäseniä. 2. Jäsenet Jäsenet-kohdassa ovat kaikki yhdistyksen jäsenet. Tämän listan mukaan keskusliitosta lähetetään lehti ja muu posti. 15. tammikuuta tarkastetaan tämän listan mukaan jäsenmäärä. Siihen mennessä edellisenä vuonna eronneet poistetaan. Uudet jäsenet merkitään

2 hyväksytyiksi pitkin vuotta. Jos jäsenlomakkeen edessä on punainen (V)-merkintä (vanhat tiedot), niin ko. jäsen ei ole täyttänyt jäsentietolomakettaan lainkaan Seniorit, postituslistalaiset, entiset jäsenet Jos henkilö on merkitty senioriksi tai postituslistalaiseksi, niin hän ei ole varsinainen jäsen, eikä hänestä mene jäsenmaksua keskusliittoon. Postituslistalaisiksi laitetaan usein yhteistyökumppaneita tai muiden yhdistysten toimihenkilöitä, joille halutaan lähettää postia. Se toimii käytännössä lähinnä osoite- ja sähköpostiluettelona. Lomakkeen kaikkien kenttien täyttäminen ei ole tarpeen, koska he eivät näy tilastoissa, eivätkä tule esiin markkinapaikalle. Entisiksi jäseniksi voi merkitä eronneet, jos heidän tietojaan haluaa säilyttää jonkin aikaa, eroamispäivä pitää merkitä. Jos henkilö on kuollut, niin hänet voi poistaa rekisteristä kokonaan, jotta ei vahingossa tule lähetettyä postia. Poistetuista jäsenistä ohjelma ei kerää mitään tilastoa. Yhdistyksen tulee itse kerätä historia näiden osalta Jäsentietolomakkeella: 4. Merkintöjä Merkintöjä-kohta on muistilappu rekisterivastaavalle, siihen voi kirjoittaa mitä vain. Kun ruksaa kohdan MUISTA!, niin luetteloon tulee huutomerkki kyseisen henkilön kohdalle. Nämä ovat apuvälineitä rekisterivastaavalle, eivätkä listaudu muualle. Myös keskusliitosta voidaan kirjoittaa jotain muistilapulle, joka on silloin rekisterivastaavalle tiedoksi ja hän voi poistaa muistilapun sitten kun se ei ole enää ajankohtainen. 5. Hyväksytty jäseneksi Merkitse uuden jäsenen kohdalle päivämäärä milloin hänet on hyväksytty yhdistyksen jäseneksi. Vanhojen jäsenten kohdalla merkitään myös päivämäärä, jos se on tiedossa. Jos päivämäärä ei ole tiedossa, niin se jätetään pois, jolloin ohjelma asettaa siihen oletuksen v Päivämäärä on tärkeä nimenomaan uusien jäsenten kohdalla, koska jäsenmaksu on portainen riippuen liittymispäivästä. 6. Jäsentietolomake on täytetty Lomakkeen ylänurkkaan oikealle tulee se päivämäärä, jolloin lomake on täytetty. Jos siinä lukee Jäsentietolomake on täytetty (eikä päivämäärää), niin silloin lomake on peräisin siitä hetkestä, kun rekisterin toiminta käynnistettiin ja vanha jäsenrekisteri siirrettiin pohjaksi jäsenrekisteriin. Nämä lomakkeet saattavat nakyä myös luettelossa punaisella (V)-kirjaimella merkittynä (V = vanhat tiedot). 7. Henkilötiedot: Nimi- ja osoitetiedot tulevat samoin kuten ne tulisivat tarralle. Etunimestä ei tarvitse olla kuin ensimmäinen ja sukunimeen ei tarvita entistä sukunimeä. Postitoimipaikka kannattaa kirjoittaa koko sanana, esim. TURKU, ei TKU. (vaikuttaa miten tulee näkyviin

3 markkinapaikalle). Puhelinnumeroiden kohdalla ei ole määräyksiä, paras kun se on helppolukuinen eli jaoteltu sopivasti Yritystiedot: Yritystiedot samoilla periaatteilla kuin henkilötiedotkin. 9. Haluan postini Tähän kohtaan kannattaa ruksata sähköpostilla, koska muutoin jää ilman sähköpostia. Postitse kotiini tai postitse yritykseeni -ruksaus vaikuttaa siihen, minne Yrittäjänainen lehti ja jäsenkirje lähetetään. 10. Kotisivut, omistus, henkilökunta ja liikevaihto Yrityksen kotisivut kannattaa laittaa jos sellaiset on. Muut yritystä koskevat kysymykset kannattaa täyttää huolellisesti. Nämä tiedot ovat vain tilastointia varten ja niitä käytetään edunvalvonnassa. Tarvitsemme tietoa omasta jäsenkunnastamme, jotta saamme neuvotteluihin tukea. 11. Tietojen luovutus Keskusliitosta ei luovuteta rekisterin tietoja minnekään ilman todella painavaa syytä. Tämä kohta on lähinnä yhdistyksien avuksi. Keskusliitto ei määrää mitä yhdistykset tekevät osoitetiedoilla. Yhdistys harkitsee itse kenelle ja milloin osoitteita voi luovuttaa. Mutta yhdistysten on kunnioitettava ruksia. Jos kohtia ei ole ruksattu, niin tietoja ei saa myöskään luovuttaa. Tietosuojalakiin kannattaa tutustua. 12. Markkinapaikka Jos jäsen haluaa markkinapaikalle, niin hänen on ruksattava kyseinen kohta ja hän voi kirjoittaa vapaavalintaisen tekstin siihen varatulle paikalle (160 merkkiä pitkä). Jos ruksi on unohtunut ja on pelkkä teksti, niin rekisterivastaava voi lisätä ruksin, koska ilman ruksia tieto ei siirry markkinapaikalle ollenkaan. Jos on ruksi, niin ohjelma vie automaattisesti yrityksen yhteystiedot markkinapaikalle. Yhteystietoja ei siis kannata toistaa vapaassa tekstiosassa, vaan vapaaseen tekstiosaan kannattaa kirjoittaa mainosteksti. 13. Toimiala Toimiala on pakko valita, mikäli haluaa yrityksensä tiedot markkinapaikalle. Jos lomakkeelle on merkitty viimeinen kohta: en osaa valita, niin jäsenrekisterivastaavan tulee etsiä sopiva ruksikohta. Sivulla on linkki tilastokeskuksen sivuille, josta ratkaisua voi etsiä tai voi ottaa yhteyttä keskusliittoon. Toimiala on ollut lomakkeen hankalin kohta, koska toimialaluettelo on niin laaja, että sitä ei ole voitu ottaa kokonaisuudessaan mukaan. Siksi joskus saattaa olla hankalaa löytää oikea kohta. Kahta toimialaa ei voi valita, joten on ruksattava päätoimiala ja sivutoimialan kuvauksen voi tehdä markkinapaikan valinnaiseen tekstiosaan.

4 14. Päivitä muutokset 4 Muutokset on muistettava tallentaa lomakkeen lopussa olevalla painakkeella. 2. YHDISTYKSEN TIEDOT Yhdistyksen toimihenkilöt valitaan tämän välilehden taakse. Kun otetaan listauksia yhdistyksessä tai keskusliitossa, joihin valitaan esim. tiedottajat, niin ohjelma valitsee tämän kohdan mukaisesti kenelle esim. posti menee. 15. Kuka on yhdistyksen puheenjohtaja ja sihteeri? Ohjelma nappaa tästä kohdin tiedon kuka toimii yhdistyksen puheenjohtajana ja sihteerinä ja laittaa ne näkyviin julkiselle puolelle eli keskusliiton nettisivujen kohtaan, jossa on yhdistykset ja yhteystiedot. Tietoa tarvitaan www-sivuilla vierailijoita varten, jotta he osaavat ottaa yhteyttä yhdistyksen toimihenkilöihin. Ohjelma nappaa automaattisesti puheenjohtajan ja sihteerin yhteystiedot jäsentietokortilta. Jos kortilla ei ole yrityksen tietoja, niin kotiosoite tulee näkyviin. Jos pj tai sihteeri ei halua, että yhteystiedot menevät näkyviin automaattisesti, niin silloin voi täyttää tyhjään kohtaan esim. vain puhelinnumeron, jolloin vain puhelinnumero tulee näkyviin julkisesti. 16. Rekisterivastaavan tieto Rekisterivastaavalle on varattu ohjelmassa vain yksi paikka, tähän valitulle henkilölle menee keskusliiton posti. Jos yhdistyksessä on kaksi rekisterivastaavaa, niin päärekisterivastaavan tulee muistaa lähettää saamansa posti eteenpäin tiedoksi toiselle rekisterivastaavalle. 17. www-sivut Yhdistyksen www-sivujen osoite merkitään tänne näkyviin, jolloin ne näkyvät myös keskusliiton nettisivuilla yhdistyksen tietojen kohdalla. 3. LISTAUKSET Erilaiset tulostettavat listat saadaan täältä. Tänne on koottu erilaisia mahdollisuuksia tulostettavista listauksista: -LISTAUKSET TARRAT TXT-TIEDOSTOT EXELIIN YHTEYSTIEDOT ERI VUOSINA HYVÄKSYTYT JÄSENET MUITA LISTAUKSIA Listat elävät edelleen eli niihin saattaa tulla muutoksia ja niitä saattaa tulla lisää. Niitä kannattaa testata ja kokeilla. Esim. TXT-tiedostot exeliin menee mutkan kautta, joka kannattaa harjoitella, koska se on kovin käyttökelpoinen lista. Tarroja kokeiltaessa

5 5 kannattaa tulostus tehdä ensin tavalliselle paperille, koska ongelma on ollut yleensä se, että saa osoitteet osumaan tarroille. Tästä on olemassa erillinen ohje. Yhdistysten ja keskusliiton rekisteri Jokainen yhdistys näkee ja pystyy käsittelemään vain oman yhdistyksensä tietoja. Keskusliitossa voidaan käsitellä kaikkien yhdistysten tietoja. Kun rekisterivastaava vaihtuu Kun rekisterivastaava vaihtuu, niin keskusliitossa vaihdetaan yhdistykselle uudet tunnukset, uusi rekisterivastaava ilmoittautuu keskusliittoon. Jos olet unohtanut salasanasi, haluat kysyä tai kommentoida, niin ota yhteyttä keskusliittoon! Maikki Lukkala Marjukka Parmes p p