Kuntien teknisen toimen yhteistyökonsepti / LUONNOS Kehto-foorumi 24.3.2011 Antti Kivelä, Sitra Kuntaohjelman johtaja Ilkka Pirskanen

Kuntien teknisen toimen yhteistyökonsepti / LUONNOS Kehto-foorumi 24.3.2011 Antti Kivelä, Sitra Kuntaohjelman johtaja Ilkka Pirskanen

Kuntien teknisen toimen yhteistyökonsepti / LUONNOS Sisällysluettelo Tausta, tavoitteet ja lähestymistapa 3 Projektisuunnitelmaluonnos 7 Ehdotettu projektin vaiheistus ja aikataulu Alustava projektiorganisaatio Projektin rajaukset ja onnistumisen kriteerit Yhteistyökonseptin viitekehys 11 Teknisen toimen kehityshaasteet Ehdotettu toiminnallinen laajuus Haastattelun lähestymistapa Alustava ehdotus haastateltavista kaupungeista / kunnista 2

Kuntien teknisen toimen yhteistyökonsepti / LUONNOS Tausta, tavoitteet ja lähestymistapa 3

Projektin tausta Sitra ja KUPERA-hanke ovat yhteistyössä käynnistäneet kuntien teknisen toimen yhteistyömahdollisuuksien kartoituksen Sitran kuntaohjelman hankkeet tähtäävät kuntien palvelurakenteiden uudistamiseen, asiakaslähtöisyyden vahvistamiseen sekä kuntalaisten valinnan- ja vaikutusmahdollisuuksien lisäämiseen. Kuntaohjelman yhtenä osana on toteutettu kuntien palvelukeskushanke. Sitra selvitti vuosien 2009-2010 aikana kuntasektorille suunnattujen valtakunnallisten ICT- sekä henkilöstö- ja taloushallinnon palvelukeskusten perustamisen mahdollisuuksia sekä laati niiden toimintaan liittyvät liiketoimintasuunnitelmat. Yhtiöt perustettiin syyskuussa 2010 laadittujen suunnitelmien pohjalta. Kuntaohjelmassa nähdään, että jos kuntien prosessit saataisiin järjestettyä optimaalisesti, resursseja voitaisiin ohjata hallinnosta kuntien ydintoimintoihin. Kuntasektorilla voitaisiin saavuttaa jopa usean miljardin vuosittaiset säästöt virtaviivaistamalla prosesseja ennakkoluulottomasti. KUPERA-hanke on KEHTO-foorumin käynnistämä ja Tekesin rahoittama tutkimus- ja kehittämishanke, jonka ideana on yhtäältä tunnistaa ja analysoida innovatiivisia toimintamalleja ja toisaalta jalkauttaa perusrakennepalvelujen kehittämiskonsepteja yhteistyössä kaupunkien teknisen toimen kanssa. Hankkeessa kiinnitetään erityistä huomiota innovaatioiden synnyttämiseen ja leviämiseen. Teknisen sektorin kehittämisessä innovatiiviset ratkaisut ovat keskeisiä asemassa pyrittäessä toiminnan tehostamiseen ja uudistamiseen. Tavoitteitansa tukeakseen Sitra ja KUPERA-hanke ovat yhdessä käynnistäneet projektin, jossa tutkitaan teknisen toimen toimintojen, prosessien ja työkalujen yhtenäistämismahdollisuuksia kuntakentällä, haastatellaan suurten, keskisuurten ja pienten kaupunkien/kuntien teknisen toimen johtavia asiantuntijoita ja luodaan kerättyjen näkemyksien ja tietojen pohjalta malli teknisen toimen yhteistyökonseptiksi. 4

Projektin tavoitteet Yhteistyökonseptin tavoitteena parantaa toimintaedellytyksiä Yhteistyökuvioiden kirjo Nykyiset teknisen toimen yhteistyömallit ovat usein hyvin paikallisia ja siten niiden tuomat hyödyt rajallisia. Alueellisesti laajemmat yhteistyömallit ovat usein väljiä, jolloin konkretia jää vähäiseksi. Toimivimmat operatiivisen tason yhteistyömallit kattavat usein kapean alueen (mm. jätehuolto). Lisääntyvät vaatimukset Tavoitetilan yhteistyökonsepti Teknisen toimen palveluiden kasvava kysyntä, lisääntyvät vaatimukset, toimintaympäristön muutokset ja toisaalta niukkenevat resurssit edellyttävät uusia toimintatapoja palveluiden ja kehityksen turvaamiseksi Tavoitteena on määrittää nykyisten hyvien käytäntöjen päälle rakentuva toimiva yhteistyökonsepti kuntien teknisen toimen tukemiseksi kartoittamalla: Toimintoalueet, joilla yhteistyö lisää tuottavuutta Eri toimintoalueilla tavoitellut yhteistyön tasot Yhteistyön tiiviysaste ja virallinen muoto Palvelutyypit ja palvelutuotannon toimintamalli Palveluiden hinnoittelun ja kehitystyön rahoituksen periaatteet Yhteistyön toiminnan hallintomallin ja toiminnan ohjaamisen periaatteet Projektin lopputuloksena voi olla myös, että toimivaa yhteistyökonseptia ei ole mahdollista rakentaa 5

Projektin lähestymistapa Projektissa hyödynnetään Sitran aiempaa kokemusta kuntasektorin palvelukeskushankkeista ja KUPERA-hankkeessa jo tehtyä työtä Projektissa hyödynnetään Sitran kokemuksia ja osaamista kuntien palvelukeskushankkeista (Kuntien Tiera Oy, entinen KPK ICT Oy ja Kunnan Taitoa Oy, entinen KPK THH Oy) ja luodaan alustava kuntien teknisen toimen yhteistyökonsepti. Haastattelemalla valittujen suurten, keskisuurten ja pienten kaupunkien/kuntien teknisen toimen johtajat ja apulais-/kaupunginjohtajat kartoitetaan teknisen toimen kipupisteitä ja kehityssuuntia eri toimintoalueilla ja kuntien yhteistyövalmiuksia teknisen toimen alueella. Haastatteluissa testataan alustavia yhteistyövaihtoehtoja ja kartoitetaan yhteistyön kannalta merkittävimmät toimintoalueet. Asiakashaastattelut jaksotetaan kahteen aaltoon palautteen tehokkaan hyödyntämisen varmistamiseksi. Työssä hyödynnetään KUPERA-hankkeessa jo tehtyä työtä. Projektin ohjausryhmä muodostuu KUPERA-hankkeen johtoryhmään kuuluvista henkilöistä. Yhteistyömallin rakentamiseen ja kommentointiin osallistuvat KUPERA-hankkeeseen osallistuvat kaupungit/kunnat sekä joukko muita kuntia. Tavoitetilan yhteistyökonseptia tarkennetaan projektin aikana haastattelujen palautteen ja datapohjaisen analyysin kautta tiiviissä vuoropuhelussa projektitiimin, Sitran projektijohdon ja projektiin osallistuvien kaupunkien/kuntien edustajien kanssa. Tarkennetun yhteistyökonseptin hyödyt kvantifioidaan ja tavoitetilan yhteistyömalli sekä hyötylaskelma validoidaan työpajassa kuntien edustajien kanssa. Loppuraportissa esitellään validoitu yhteistyökonsepti, listataan suositukset kuntien teknisen toimen yhteistyön tiivistämiseksi ja esitellään tarvittavat jatkotoimenpiteet. 6

Kuntien teknisen toimen yhteistyökonsepti / LUONNOS Projektisuunnitelmaluonnos 7

Ehdotettu projektin vaiheistus ja aikataulu Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Yhteistyökonsepti 14.3 KEHTO-foorumi pp.kk pp.kk pp.kk pp.kk pp.kk 24.3 Konseptityöpaja Konseptin läpikäynti pp.kk pp.kk Yhteistyön vaihtoehdot ja näkökulmat Alustava Yhteistyökonsepti Konseptin kommentointitilaisuuden valmistelu Vaihtoehtojen ja näkökulmien kommentointi (* Konseptin tarkentaminen, loppuraportti (sis. Vaikuttavuusanalyysi) Asiakashaastattelut Teknisen toimen taustatiedot ja haastattelurunko Haastattelukohteet tunnistettu Haastattelujen sopiminen 1. aallon haastattelut (max. 20 kpl) 2. aallon haastattelut (max. 25 kpl) Lopputuotteen hyväksyntä ja projektin päättäminen 20.6 mennessä Projektinhallinta Haastattelut sovittu Haastattelut tehty Projektinhallinta Haastattelut tehty 8 (* osallistuvat ainakin projektin ohjausryhmä Projektin virstanpylväs Ohjausryhmän kokous tai vast.

Alustava projektiorganisaatio Ohjausryhmä KUPERA-hankkeen operat. jory: Kari Ström, Jyväskylä Nea Kielenniva, Helsinki Raimo K. Saarinen, Helsinki Tapio Räsänen, Kuopio Kirsi Rontu, Kuntaliitto Pekka Malinen, BIT Tero Haahtela, BIT Jaana Myllyluoma, FCG Sitra: Antti Kivelä Ilkka Pirskanen, BearingPoint Ari Mäkinen, BearingPoint Alustavasti projektin ohjausryhmässä KUPERAhankkeen operatiivien johtoryhmä ja Sitran edustus. Ohjausryhmää voidaan muokata hankkeeseen osallistuvien kaupunkien / kuntien edustuksella Projektitiimi Marja Illi, Sitra, projektipäällikkö Ilkka Pirskanen, toimittajan pp. Ari Mäkinen, konsultti Niina Drachman, konsultti Samuli Syrjänen, konsultti 9

Projektin rajaukset ja onnistumisen kriteerit Onnistuneen lopputuloksen kannalta on tärkeää, että: - Teknisen toimen asiantuntijuus ja kokemus saadaan riittävissä määrin projektin jatkuvaan käyttöön (edellyttää ~1-2 htp:n työpanoksen projektiin teknisen toimen asiantuntijoiksi valituilta henkilöiltä mahdollisten ohjausryhmäkokousten lisäksi) - Projektin ohjausryhmä osallistuu aktiivisesti sovittaviin ohjausryhmätapaamisiin, jossa väli- ja lopputuotteet hyväksytään ja edesauttaa omalla kentän tuntemuksellaan yhteistyökonseptityön edistymistä - Haastateltavat teknisen toimen johtohenkilöt ja kaupungin/kunnan johtohenkilöt löytävät tarvittavan haastatteluajan kalentereistaan (haastattelun kesto ~2 tuntia) - Projektin ohjausryhmä muodostaa yhteisen strategisen tason näkemyksen tavoitetilan yhteistyömallista, jonka pohjalta projektin suosittelema tavoitetilan yhteistyökonsepti laaditaan. Projektissa ei: - Tehdä suosituksia investointien rahoitusmalleista eikä toiminnallisista palveluista - Tehdä suosituksia toimintoalueiden sisällölliseen kehittämiseen (esim. maankäyttö, kaavoitus jne.) 10

Kuntien teknisen toimen yhteistyökonsepti / LUONNOS Yhteistyökonseptin viitekehys 11

Teknisen toimen kehityshaasteet Kupera-hankkeessa tehdyissä haastatteluissa tunnistetut teknisen toimen merkittävimmät kehityshaasteet Investoinnit Maaomaisuus, muu omaisuus. Käytön tehokkuus ja hallinnointi Omistajuus ja kumppanuusmallit Ilmastonmuutos ja kestävä kehitys Korjausvelka Hajanaisuus, suoritemäärien nopea kasvu Tiiviys / Väestön ikääntyminen Demografiset muutokset Talouden mittarit Omistus- ja rahoitusosaaminen Kaupunkirakenne elinkeinorakenne Yhteistyön vaatimat panostukset Kustannuste n vaihtelu Yhteistyö ja synergian tavoittelu Tekninen toimi Palveluiden hankinta, hallinta ja organisointi Kunnossapito, infra ja kaavoitus Yhteistyön hallinta Kalusto ja henkilöstö (osto/oma) hallinta Yhteistyön jatkuvuuden puute Resurssit ja osaaminen Vaikuttavuus ja toiminnan ymmärtäminen Viestintä- ja tiedonvälitysosaaminen Lapsiperheet Työttömät Markkinaehtoistaminen Strateginen hallinta ja tehokkuus Tehtävien ja toimenkuvan kehitys Eläköityminen Päätösten seurausten ja vaikutusten viive Teknisen toimen huomioarvo muihin sektoreihin verrattuna Merkittävät välilliset vaikutukset 12

Ehdotettu toiminnallinen laajuus Kartoitettavat yhteistyön kannalta merkittävimmät toimintoalueet muodostavat projektin kohdealueen ja yhteistyökonseptin rungon Projektissa tehtävä yhteistyömahdollisuuksien kartoitus kattaa ensi vaiheessa teknisen toimen ja ympäristötoimen koko toimintokartan (pl. palo- ja pelastustoimi) Ensimmäisen aallon haastattelujen pohjalta tunnistetaan laajemman yhteistyön kannalta merkittävät toimintoalueet Yhteistyökonseptin laatimisessa keskitytään näiden merkittäviksi tunnistettujen toimintoalueiden haasteisiin ja mahdollisuuksiin. Konseptia voidaan tulevaisuudessa laajentaa myös näiden prioriteettialueiden ulkopuolelle. Toimintoalueiden/-lohkojen määrittelyyn käytetään alla esitettyä viitekehystä, jolla varmistetaan yhtenäinen kuvaustapa ja käsitteistö sekä edesautetaan kerättyjen tietojen yhteismitallisuutta. Suunnittelu ja valmistelu Toteutus Ylläpito ja kunnossapito Maankäyttö ja luvat Yhdyskuntatekniikka Kadut ja liikenne Tavoitteena tunnistaa 10-20 kpl aihioita kehitettävään yhteistyökonseptiin Toimitilat, muut kiinteistöt ja yleiset alueet Ympäristö ja maatalous Palo- ja pelastus *) 13 *) Palo- ja pelastustoimi rajattu selvityksen ulkopuolelle

Teknisen toimen toimintokartta, toimintotaso Toimintoalueiden jako toimintoihin Toiminnan johtaminen ja ohjaus Ydinprosessit Hallinto ja päätöksenteko Henkilöstöjohtaminen Talousjohtaminen Suunnittelu ja valmistelu Toteutus Ylläpito ja kunnossapito Maankäyttö ja luvat Kaavoitus ja kaupunkisuunnittelu Maanmittaus ja rakennusvalvonta Kartasto- ja paikkatietopalvelut Yhdyskuntatekniikka Vesihuolto, jätehuolto ja energia Yhdyskuntatekniikan rakentaminen Kadut ja liikenne Kadut, vesirakenteet ja satamat Joukkoliikenne Pysäköinninvalvonta Toimitilat, muut kiinteistöt ja yleiset alueet Puistot, liikuntapaikat Toimitilat, tilapalvelut Muut kiinteistöt Ympäristö ja maatalous Ympäristönsuojelu, eläinlääkintä, ympäristöterveydenhuolto Maatalouspalvelut, neuvonta ja lomitus Palo- ja pelastus *) Tukiprosessit Asian-ja asiakirjanhallinta Tietohallinto Sähköinen asiointi ja ajanvaraus Kiinteistöjen hallinta/- huolto Turvallisuuden, laadun ja riskien hallinta Hankinta,logistiikka,mat eriaalihallinto, sis. ateriat Viestintä, markkinointi ja sidosryhmäsuhteet Laskutus Laki Henkilöstön kehittäminen *) Palo- ja pelastustoimi rajattu selvityksen ulkopuolelle

Haastattelun lähestymistapa Haastatteluissa lähestytään yhteistyömahdollisuuksia kunnan lähtötilanteen, kipupisteiden sekä kehityssuunnan kautta Teknisen toimen tilanteen ja tarpeiden ymmärtämiseksi lähestytään yhteistyömahdollisuuksia kolmelta suunnalta: - Millaiset ovat lähtötilanne ja yleiset olosuhteet (hyvät tai huonot) kunnan teknisen toimen toimintaympäristössä? - Onko teknisellä toimella sille perustavanlaatuisia ja yleistettäviä kipupisteitä? - Mikä on kunnan teknisen toimen kehityssuunta (tavoitteet, strategia) ja millaisella yhteistyöllä voidaan lisätä vaikuttavuutta teknisessä toimessa Laajamittaisemmilla yhteistyömalleilla haettavat ratkaisut tulee kohdistaa merkittävimpiin kipupisteisiin siten, että ne tukevat kunnan kehityssuuntaa ja strategiaa Lähtötilanne, olosuhteet ja tunnusluvut Teknisen toimen kipupisteet ja niiden vaikuttavuus Taloudellinen tilanne ja reunaehdot Nykyiset ja suunnitellut yhteistyömallit Yhteistyökonseptin syötteet Yhteistyön esteet, haasteet ja mahdollisuudet Kehityssuunta ja yhteistyön menetelmät 15

Alustava ehdotus haastateltavista kaupungeista / kunnista Jyväskylä Joensuu Askola Lahti Kotka Järvenpää Oulu Kuopio Kemiön saari Turku Mikkeli Kuusamo Vantaa Pori Loimaa Vaasa Pieksämäki Posio 16

Systeemisen muutoksen mahdollistaja näkijä ja tekijä sitra.fi 17