10.11.2010 Kaupunginvaltuusto 10.1.2011 TOIMITILAHANKINNAN YLEISET MENETTELYTAPAOHJEET Suvilahden koulu/kombikirjasto
SISÄLTÖ YLEISTÄ...3 SOVELTAMISALA...3 TILAHALLINTORYHMÄ (THR)...3 TARVESELVITYS...3 Tarveselvitysryhmä...4 HANKESUUNNITELMA...4 Hankesuunnitteluryhmä...4 RAKENNUSSUUNNITELMAT...6 Ehdotussuunnittelu (L1)...6 Luonnossuunnittelu (L2) ja rakennusosa-arvio...6 Toteutussuunnittelu...7 RAKENTAMISEN VALMISTELU...7 RAKENTAMINEN...7 TAKUUAIKA...8 2
YLEISTÄ Toimitilahankinnan yleiset menettelytapaohjeet ovat olleet käytössä jo vuosia. Viimeksi ne on päivitetty vuonna 2005 kaupunginvaltuuston päätöksellä (3.10.2005 154). Organisaatioiden muuttumisen ja johtosääntöjen kehittymisen takia on sääntöjä muutettu vastaamaan tämän päivän tilannetta. Ohjeen rakenne poikkeaa merkittävästi aikaisemmasta, mutta sisältö on paljolti samaa. Lähtökohtana tilahankinnoissa on palveluverkosto, jota suunnitellaan jatkuvana prosessina yhteistyössä hallintokuntien ja Vaasan Talotoimi liikelaitoksen (Vaasan Talotoimi) kanssa. Erityisesti edellytetään hallintokuntien yhteisten monitoimihankemahdollisuuksien selvittämistä. Maankäytön toteuttamisohjelman laadinnan yhteydessä määritellään myös tulevilla asemakaavoitettavilla alueilla tarvittavat palvelutilavaraukset. SOVELTAMISALA Toimitilahankintojen yleisiä menettelytapaohjeita käytetään Vaasan kaupungin toimitiloja hankittaessa, jos kysymyksessä on uusi toiminta tai toimitilan tarvetta ei kyetä järjestämään olemassa olevista tiloista. Myös siinä tapauksessa, että palvelu kilpailutetaan toimitiloineen, on tilan tarve, toimitilakustannusten osuus sekä vaikutus olemassa oleviin tiloihin ja palveluverkostoon selvitettävä riittävällä tavalla. TILAHALLINTORYHMÄ (THR) Kaupunginjohtaja, kolme toimialajohtajaa, talousjohtaja ja Vaasan Talotoimen johtoryhmä sekä sihteeri muodostavat tilahallintoryhmän. Puheenjohtajana toimii kaupunginjohtaja tai joku toimialajohtajista. THR kokoontuu tarpeen mukaan ja käsittelee Vaasan Talotoimen valmistelun pohjalta tarveselvitykset ja hankesuunnitelmat ennen kuin ne viedään lauta- ja johtokuntakäsittelyyn. Menettelyllä varmistetaan, että rahoitus, yhteiskäyttö ym. asiat on huomioitu riittävästi ennen luottamushenkilökäsittelyä. THR käsittelee myös omasta aloitteestaan tai Vaasan Talotoimen esityksestä muita toimitilavarallisuuden strategiseen johtamiseen liittyviä kysymyksiä. TARVESELVITYS Hankkeen ensimmäisenä vaiheena laaditaan tarveselvitys palveluiden tarpeesta käyttäjähallintokunnan johdolla. Sen pohjana on palveluverkkosuunnittelu ja hallintokunnan näkemys toimintansa pitkän tähtäyksen tavoitteista, sekä keinoista näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Palveluverkkosuunnittelussa otetaan huomioon palvelujen pitkän aikavälin kysyntään liittyviä tekijöitä, palvelujen järjestämisessä tapahtuvia mahdollisia muutostekijöitä, sekä olemassa olevien palveluverkkojen ja -tilojen käyttömahdollisuuksia. Tavoitteiden asettelussa hallintokunnan tulee saattaa tasapainoon toimintansa sisältö, tilojen käyttöasteen huomioon ottava toiminnan laajuus, toiminnan edellyttämät resurssit ja kokonaiskustannukset. Tarveselvitys tulee laatia useita vuosia (4-5 vuotta) ennen kuin hanke on tarkoitus toteuttaa, jotta sen kaikkiin vaikutuksiin on mahdollisuus varautua tätä edellyttää kaupungin talouden suunnitelmallinen ohjaus, kuten myös hankkeen edellyttämien resurssien organisointi. 3
THR ottaa kantaa tarveselvityksen laajuuteen ja sisältöön edellä mainitut seikat huomioon ottaen. Tarveselvitysryhmä Käyttäjähallintokunnan johtaja asettaa tarveselvityksen laatimista varten tarveselvitysryhmän, jossa hallintokunnan edustajien lisäksi on edustajia Vaasan Talotoimesta ja mahdollisesti muista hallintokunnista. Käyttäjähallintokunnan edustaja toimii tarveselvitysryhmän puheenjohtajana. Työryhmä voi harkintansa mukaan käyttää asiantuntijoita. Mikäli palveluverkon kannalta on edullista perustaa monitoimihanke, kaikkien asianosaisten käyttäjähallintokuntien edustajat kuuluvat tarveselvitysryhmään. Monitoimihankkeen puheenjohtajana toimii pääkäyttäjän edustaja. Tarveselvityksen tulee sisältää vaihtoehtoisia toiminnan kehittämismalleja. Lähtökohtana on toiminnan sopeuttaminen käytettävissä oleviin tiloihin kiinteiden kustannusten pitämiseksi tavoitteiden mukaisesti kohtuullisina. Toiminnan tarpeiden vaatiessa lisätilojen hankkimista, vaihtoehtoina on selvitettävä vuokraus, osto, peruskorjaus ja uuden rakentaminen. Tarvittaessa voidaan selvittää myös ns. kumppanuusmallien käyttömahdollisuus. Kaupungin kokonaistalouden kannalta on pyrittävä arvioimaan vaihtoehtojen ympäristö- ja käyttötalous- sekä muut kustannusvaikutukset myös pitkällä aikavälillä. Tarveselvityksessä on esitettävä toimintavaihtoehtojen vertailu sekä alustava esitys tilanhankintavaihtoehdoista. Tarveselvitystyöryhmä raportoi työn edistymisestä tarpeen mukaan THR:lle. Käyttäjähallintokunnan on mahdollista esitellä laadittu tarveselvitys lautakunnalle/johtokunnalle ennen THR:n käsittelyä, mutta tällöin on huomioitava, ettei virkamiesvalmistelu ole vielä lopullinen. THR tekee päätöksen tarveselvityksen jatkokäsittelystä. Harkintansa mukaan THR voi edellyttää pyydettäväksi selvityksestä lausuntoja. Tarveselvityksen hyväksyy THR:n ja käyttäjähallintokunnan lauta-/johtokuntakäsittelyn hyväksynnän jälkeen kaupunginhallitus hankesuunnittelupäätöksellä. Kyseisen päätöksen hyväksymisen jälkeen talousarvioon voidaan varata suurissa hankkeissa suunnittelumääräraha hankesuunnitelman laatimista varten. HANKESUUNNITELMA Hankesuunnitelma pohjautuu tarveselvitykseen, jonka tilanhankintavaihtoehdot sisältävät alustavan tilaohjelman. Hankesuunnitelma määrittelee hankkeelle toiminnalliset ja tekniset tavoitteet, tarkennetun tilaohjelman, aikataulun sekä tavoitehinnan. Hankesuunnitteluryhmä Suunnitelman laatimisesta vastaa Vaasan Talotoimen asettama asianomaisten hallintokuntien ja Vaasan Talotoimen edustajista koostuva hankesuunnitteluryhmä. Sen pu- 4
heenjohtajana toimii Vaasan Talotoimen edustaja. Hankesuunnitelman laadinnalle on varattava aikaa kohteesta riippuen vähintään 5-12 kk. Hankesuunnittelussa verrataan mahdollisuuksien mukaan vaihtoehtoisia toteutustapoja (vuokraus, osto, peruskorjaus ja uudisrakentaminen) - myös vaihtoehtojen toiminnallisuus ja rakennetun ympäristön laatu pyritään huomioimaan vertailussa. Mikäli uudisrakentaminen osoittautuu tarkoituksenmukaisimmaksi vaihtoehdoksi, hankitaan tontti ja selvitetään rakentamisen reunaehdot yhteistyössä mm. kaupunkisuunnitteluviraston ja kiinteistö- ja vihertoimen kanssa. Uudisrakennushankkeen vapauttaessa nykyisiä käytössä olevia tiloja arvioi Vaasan Talotoimi niiden vaikutukset toimitilastrategiaan. Peruskorjauskohteissa mahdolliset rakennustyön aikaiset toiminnan edellyttämät väliaikaistilatarpeet tulee selvittää hankesuunnittelun yhteydessä. Asemakaavanmuutokseen ja rakennuspaikkaan mahdollisesti liittyvät muutostarpeet selvitetään tarvittaessa hankesuunnittelun rinnalla yhteistyössä asianomaisten viranomaisten kanssa ja huomioidaan niiden vaikutukset hankkeen aikataulua laadittaessa. Rakentamisvaihtoehdoista laaditaan tarvittaessa ohjeelliset suunnitelmat tai tilakaaviot. Peruskorjaushankkeissa tehdään tarvittavat kuntotutkimukset tai kuntoselvitykset. Hankesuunnitelman tulee osoittaa tarvittavat talotekniset järjestelmät, niiden tavoitetasot ja liittymätiedot. Rakennuksen energiankulutuksen tavoitetaso määritellään kaupungin energiansäästösopimuksen mukaisten tavoitteiden perusteella. Hankesuunnitelmassa kohteelle määritellään rakennuksen käyttötarkoituksen mukainen käyttöikätavoite. Hankkeen ympäristö- ja elinkaarivaikutukset tulee selvittää riittävästi. Rakennuksista, joilla on suojeluarvoja, pyydetään tarvittaessa lausunto museovirastolta. Hankkeen tavoitehinta lasketaan tilaohjelman perusteella ottamalla huomioon rakennuspaikan olosuhteet sekä muut hankkeelle asetetut tavoitteet. Hankkeelle lasketaan käyttötalouskustannukset sisältäen tila-, henkilöstö- ja muut kustannukset. Hankesuunnitelmassa esitetään tavoitehinnan ohessa määräraha investointiluonteisille irtaimistohankinnoille (irt/inv) sekä muulle käyttövarustukselle (irt/kt). Irtaimistomäärärahan (irt/inv ja irt/kt) suuruuden arvioi käyttäjähallintokunta yhdessä Vaasan Talotoimen kanssa. Irtaimistomääräraha (irt/inv) sisällytetään käyttäjähallintokunnan investointimäärärahaan. Muun hankesuunnitelmassa esitetyn käyttövarustuksen (irt/kt)osalta käyttäjähallintokunta varaa rahat käyttömäärärahoihinsa. Rahoitus- ja ajoitussuunnitelma laaditaan ottamalla huomioon mahdollinen valtionosuus. Sen saaminen saattaa olla hankkeen käynnistymisen kannalta ratkaiseva. Vaasan Talotoimi hankkii lausunnot hankesuunnitelmasta. Hankesuunnitelma viedään hyväksyttäväksi Vaasan Talotoimen johtokunnan kautta kaupunginhallitukseen ja sieltä edelleen kaupunginvaltuustoon. Hankesuunnitelman hyväksyminen = investointipäätös, jonka jälkeen sen vaikutukset huomioidaan taloussuunnitelmaa laadittaessa. 5
Kun tilahankinnan vaihtoehtona on vuokraus, hankesuunnitelman hyväksyy kaupunginhallitus. Vuokrauspäätöksen tekee Vaasan Talotoimi liikelaitoksen johtokunta (Vaasan Talotoimen johtokunta) tai toimitilajohtaja. RAKENNUSSUUNNITELMAT Vaasan Talotoimi käynnistää rakennussuunnittelun hankesuunnitelman pohjalta, kun kaupunginvaltuusto on hyväksynyt investointiohjelman talousarvioon ja - suunnitelmaan. Hankinnoissa noudatetaan julkisista hankinnoista annettua hankintalakia ja -ohjeita sekä Vaasan kaupungin hankintasääntöä. Vaasan Talotoimi kokoaa rakennussuunnittelua ja suunnittelun ohjausta varten suunnitteluryhmän. Käyttäjähallintokunta nimeää edustajansa suunnitteluryhmään. Irtaimiston (irt/inv) osalta suunnitteluttamisesta vastaa käyttäjähallintokunta. Ehdotussuunnittelu (L1) Pääsuunnittelija laatii rakennussuunnittelun ensimmäisessä vaiheessa hankesuunnitelman pohjalta sovitun määrän kokonaiskustannustavoitteet täyttäviä tontinkäyttövaihtoehtoja ja periaateratkaisuja ehdotussuunnitelmaa, eli ehdotusta, varten. Vaasan Talotoimi yhdessä käyttäjähallintokunnan kanssa tiedottaa hankkeesta alueen asukkaille harkitsemallaan tavalla (esim. kirjallisella tiedotteella, erillisessä asukaskokouksessa tai kaavakokouksen yhteydessä). Luonnossuunnittelu (L2) ja rakennusosa-arvio Vaihtoehdoksi valitun L1:n pohjalta laaditaan luonnossuunnitelma, rakennusosa-arvio sekä laajuuslaskelmatarkastelu, jotka määrittävät hankkeen laajuuden, laadullisen sisällön ja kustannukset. Vaasan Talotoimi pyytää luonnoksesta tarvittavat viranomaislausunnot. Luonnossuunnitelman perusteella hankkeelle laaditaan rakennusosien määrään ja laatuun perustuva rakennusosa-arvio. Hankesuunnitelma on palautettava kaupunginvaltuustoon laajuuden, laadun ja kustannuspuitteen tarkistamiseksi, mikäli niihin on tulossa oleellisia muutoksia. THR päättää jatkokäsittelystä tapauskohtaisesti. Kustannusten ylittämisen osalta käytetään ohjeellisina arvoina seuraavia poikkeamia tavoitehinnasta kustannustason muutos huomioiden: uudisrakennushankkeissa 5% korjaushankkeissa 15% 6
Muussa tapauksessa luvan hankkeen toteuttamiseen antaa kaupunginhallitus Vaasan Talotoimen johtokunnan esityksestä, joka esittää mahdollisesti tarvittavan määrärahan korotuksen seuraavaan talousarvioon. Irtaimistomäärärahan (irt/inv) osalta keskushallinto huolehtii mahdollisen hintatarkistuksen talousarvion laadinnan yhteydessä. Luonnoksen täyttäessä hankesuunnitelman mukaiset tavoitteet Vaasan Talotoimen johtokunta hyväksyy luonnossuunnitelmat/pääpiirustukset rakennusosa-arvioineen rakentamispäätöksellä. Toteutussuunnittelu Luonnossuunnitelmien pohjalta laaditaan pääpiirustukset rakennusluvan hakemista ja muita mahdollisia viranomaiskäsittelyjä varten. Toteutussuunnitelmavaiheessa laaditaan eri suunnittelualojen työpiirustukset ja muut tekniset asiakirjat. Suunnitelma-asiakirjojen laadinnassa otetaan huomioon tilaajan valitsema hankkeen toteutusmuoto (urakkamuoto), sekä urakoiden ja muiden hankintojen osajako. Vaasan Talotoimi hankkii rakennusluvan ja muut rakennustyön toteuttamiseen tarvittavat viranomaisluvat. RAKENTAMISEN VALMISTELU Rakentamisen valmisteluvaiheessa Vaasan Talotoimi laatii tarjouspyyntöjä varten muut tarvittavat kaupalliset asiakirjat ja valitsee urakoitsijat rakentamaan suunnitellun hankkeen. Rakentamisen valmisteluun kuuluu valita kohteen toteuttamiseen teknisesti, aikataulullisesti ja taloudellisesti oikea urakkamuoto ja selkeä, tarkoituksenmukainen urakkajako. Vaasan Talotoimi noudattaa hankinnoissaan voimassa olevaa hankintalakia ja hankinnoista annettuja menettelytapaohjeita. Aikaa rakentamisen valmisteluun varataan hankkeesta riippuen 2-4 kuukautta. Tämä aika tarvitaan tarjouspyyntöasiakirjojen laatimiseen, kokoamiseen ja toimittamiseen julkisten hankintaohjeiden mukaan valituille urakoitsijoille urakkatarjouksen laskemista varten. Päätökset urakoitsijavalinnoista tehdään Vaasan Talotoimen johtosäännön ja delegointipäätösten perusteella. Rakentamisen valmisteluvaihe päättyy, kun urakoitsijavalinnat on tehty, urakkasopimukset allekirjoitettu ja rakennustyöt aloitettu. RAKENTAMINEN Rakentamisvaiheessa urakkakilpailun perusteella valitut urakoitsijat tekevät kohteen valmiiksi laadittujen suunnitelmien mukaisesti. Vaasan Talotoimen tehtävänä on toimittaa urakoitsijan käyttöön tarvittavat suunnitelmat työn toteuttamiseksi, johtaa rakennusprojektia pitämällä yhteisiä neuvotteluita ja työmaakokouksia, sekä valvoa, että työt 7
toteutetaan teknisesti, taloudellisesti ja aikataulullisesti laadittujen suunnitelmien mukaisesti. Käyttäjien edustajat osallistuvat tarvittaessa työmaakokouksiin. Vastaanottotarkastuksessa Vaasan Talotoimi ottaa valmiin työn vastaan urakoitsijoilta ja luovuttaa tilat edelleen käyttäjän hallintaan. TAKUUAIKA Rakennustyöllä on urakkasopimusten mukaiset takuuajat. Takuuaikana ilmenneet työn suoritukseen tai materiaaleihin liittyvät viat ja puutteet urakoitsijoiden tulee korjata urakkaan kuuluvana ilman erillistä korvausta. Takuuaikana Vaasan Talotoimi ottaa vastaan käyttäjän antaman palautteen toteutetuista tiloista, pitää tarvittavat välitarkastukset ja varsinaisen takuutarkastuksen takuuajan päättyessä, sekä valvoo, että urakoitsijat korjaavat takuutarkastuksissa havaitut virheet ja puutteet. Vaasan Talotoimi palauttaa urakoitsijoille takuuaikaiset vakuudet, kun virheet ja puutteet on korjattu. 8