Kokemuksia Geminin käyttöönotosta osana leikkaustoiminnan kokonaishanketta Etelä-Karjalan keskussairaalassa Päivi Virtanen, osastonhoitaja
Eksote Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri Perustettu v. 2010 9 kuntaa, joista Imatra vain erikoissairaanhoidon ja kehitysvammaisten erityishuollon osalta (liittymässä Eksoteen sote-uudistuksen myötä) Etelä-Karjalan keskussairaala Lappeenrannassa
Eksote kartalla Etäisyyksiä Lappeenrannasta: Helsinkiin 220 km Pietariin 230 km Venäjän rajalle 35 km
Välinehuolto Keskussairaalan välinehuolto tuottaa palveluja sairaalan hoito- ja tutkimusyksiköille Talon ulkopuolisia asiakkaita ovat Lappeenrannan perusterveydenhuollon pisteet kahta lukuun ottamatta ja Etelä-Karjalan Työkunto Oy:n Lappeenrannan ja Joutsenon toimipisteet Suun terveydenhuollon välinehuolto on hajautettu joko omiksi välinehuoltopisteiksi tai yhdistetty perusterveydenhuollon kanssa
Toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan varauduttiin niin, että v. 2006 Mallinnettiin prosesseja Luetteloitiin ja valokuvattiin leikkausosaston ja välinehuoltokeskuksen välineet (nimikkeitä n.6000, valokuvia n.7000) Päivitettiin toimintaohjeita Kellotettiin prosesseja Tehtiin kustannuslaskentaa Päivi Virtanen 17.10.2014
Myös Tutustuttiin eri järjestelmätoimittajien vaihtoehtoihin Suunniteltiin yhteishankintaa Kotkan kanssa Saatiin rahat v. 2010 budjettiin, mutta Eksoten perustamisen vuoksi rahat vedettiin pois
Sitten Eksoteen päätettiin hankkia leikkaus-, anestesia- ja välinehuollon järjestelmät samalla kertaa v.2012 Määrittelyt ja haastattelut teki ulkopuolinen asiantuntija Tarjouspyynnöt ja sopimuskuviot hoiti Medi-it:n asiantuntija Hankittiin Opera, Centricity Anaesthesia ja Gemini
Ja Perustettiin projektille yhteinen ohjausryhmä, johon kuuluu myös välinehuollon esimies Ohjausryhmä seurasi käyttöönottoprojektin budjettia, etenemistä, päätti tarvittavista muutoksista, teki esityksiä lisähankinnoista ym. Päivi Virtanen 17.10.2014
Projekti eteni Koko projektin kick off oli 7.3.2013 Gemini-pääkäyttäjäkoulutukset järjestettiin ajalla 4/13-11/13 (3 välinehuoltajaa, oh, 2 Medi-It:ltä) Loppukäyttäjien koulutukset pidettiin 10/13 Testaus suoritettiin 11/13 Gemini otettiin käyttöön 12/13 Leikkausosaston ja päikin välineiden huoltokierto tuotiin Geminiin 12/13 Opera liittyi mukaan 12/13-1/14 Web-tilaukset alkoivat syksyllä 2014 V. 2014 loppuun mennessä kaikki asiakkaat Geminissä Päivi Virtanen 17.10.2014
Yllätys oli, että Vaikka välineet oli kuvattu ja luetteloitu, tiedostojen siirtäminen ja muokkaaminen järjestelmään oli työlästä ja aikaa vievää Päivi Virtanen 17.10.2014
Hyvänä koettiin se, kun Projekti oli keskitetysti johdettu, etenemistä ja budjettia seurattiin tarkasti, ohjausryhmä käsitteli asiat yhdessä Geminin osalta käyttöönotto tapahtui suunnitellussa aikataulussa Leikkaustoiminnan liittyminen Geminiin sujui luontevasti Operan kautta Pääkäyttäjä tunsi ennestään leikkausosaston instrumentit ja toiminnan
Päätettiin, että Asiakas tekee itse huolto- ja välinetilaukset Operan kautta leikkauksen päätyttyä (leikkausosasto, päiki, silmäklinikka) tai Web-tilauksena
Gemini toimii leikkausosastolla siten, että Välineet kirjataan leikkaussaleissa Operaan kautta Geminiin, Operan Gemini-kirjausta ei voi ohittaa Päivystysaikana hoitajat asettavat välineet pesukoneeseen ja/tai kuivauslaitteeseen pesuklipsien kanssa ja välinehuoltaja kuittaa pesun aamulla
Hankalaksi koetaan, jos Toimituksen työjonoon jää tuotteita, usein syynä kaksoiskirjaus Tilaukset ovat virheelliset tai puutteelliset Tuote on syötetty väärällä koodilla Lukijat eivät toimi Välineiden nimet ovat hukassa, kun ei yksilöiviä tunnisteita Päivi Virtanen 17.10.2014
Ja kun Tuotteeseen liittyviä tietoja ei voi kirjata Geminiin saleissa (esim. rikkinäiset instrumentit tai kääreet) Leikkaushoitajilla ei ole Gemini-yhteyttä saleissa, instrumenttien kulkua ei voi seurata Paperiset koriluettelot oltava edelleen mukana
Korostettakoon, että Yhteistyö sähkö- ja viestitekniikan sekä atk-tuen kanssa on tärkeää alusta asti Oheislaitteiden hankinta ja asennus kannattaa aloittaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa Laitteiden sijoittelussa ja järjestelmän käytössä ei saa unohtaa ergonomiaa Kannattaa kouluttaa useampi pääkäyttäjä Pääkäyttäjille tulee antaa tarpeeksi aikaa käyttöönottovaiheissa Yksi pääkäyttäjä tarvitaan kokoaikaisesti Geminin ja Operan pääkäyttäjien välinen yhteistyö on erityisen tärkeää Päivi Virtanen 17.10.2014
Tärkeätä on Selkeä linjaus siitä, missä huoltotilaus tehdään (asiakasyksikkö/välinehuolto?) Jalkautuminen asiakasyksiköihin ja instrumenttivarastojen tarkastaminen yhdessä asiakkaan kanssa Asiakkaiden yksilöllisten tarpeiden huomioiminen ohjeistuksessa ja kouluttamisessa (yksikön koko, huollettava välineistö, tilausten tekijöiden ammattitausta, kielitaito) Yhdenmukaiset toimintatavat välinehuollossa
Geminin ansiosta Saatiin paljon turhia tuotteita pois kierrosta (käyttämättömät, vanhat, epäkäytännölliset, kuluneet instrumentit) Jätettiin pois turhia toimintoja ja työvaiheita sekä tarkennettiin käytäntöjä (sterilointi/desinfektio, pakkaamistavat, vanhentuneiden uudelleenprosessointi) Yhdenmukaistettiin toimintatapoja Vahvistuttiin laatuajattelussa! Opittiin keskustelemaan! Päivi Virtanen 17.10.2014
On ilo todeta, että Välinehuoltajien asenne on alusta asti ollut positiivinen Instrumenttien tuntemus on lisääntynyt Pienemmälläkin atk-kokemuksella voi järjestelmän oppia nopeasti Kiinnostus kasvaa oppimisen myötä Pääkäyttäjät ovat vastuullisia, osaavia, yhteistyökykyisiä ja innostavia! Välinehuoltotyö koetaan Geminin myötä moderniksi, näkyväksi ja mielekkääksi (profiili ja imago kasvaneet) Päivi Virtanen 17.10.2014
Tavoitteena tulevaisuudessa on Laajentaa Geminin käyttö koko Eksoten alueelle, myös suun terveydenhuoltoon Tuotteistaa ja hinnoitella palvelut
Kiitos!