TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄ KYMENLAAKSON KESKUSSAIRAALAN VÄLINEHUOLTOON

Transkriptio

1 TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄ KYMENLAAKSON KESKUSSAIRAALAN VÄLINEHUOLTOON Kari Stenman Juhani Talvela Lea Värtö Kotka 2010 Kymenlaakson ammattikorkeakoulun julkaisuja. Sarja B. Nro 62.

2 Copyright: Kymenlaakson ammattikorkeakoulu Kustantaja: Kymenlaakson ammattikorkeakoulu Taitto ja paino: Kopijyvä Oy, Jyväskylä 2010 ISBN (NID.): ISBN (PDF.): ISSN: ISSN: (verkkojulkaisu)

3 Sisällysluettelo 1. Johdanto SELVITYSTYÖN TAUSTA YLEISKUVAUS VÄLINEHUOLLON TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ MITÄ CAREASSA TULEE HUOMIOIDA Kymenlaakson keskussairaalan välinehuolto Instrumenttien hankinnat ja määrät TOIMINANOHJAUSJÄRJESTELMÄN HANKINNAN TAVOITTEET Hyödyt välinehuoltotyön näkökulmasta Hyödyt välinehuollon asiakkaan näkökulmasta MERKINNÄT INSTRUMENTTEIHIN JA/TAI KOREIHIN KYMENLAAKSON KESKUSSAIRAALAN HANKINTAAN LIITTYVÄT ARVIOT Logica Oyj:n toiminannaohjausjärjestelmä Gemini Getinge Oy:n toiminnanohjausjärjestelmä T-DOC Laserilla Oy Finn-ID Oy:n lukijat ja/tai langattomat lukijat Toiminnanohjausjärjestelmän kokonaishinta-arvio LIITTEET Järjestelmätoimittajien referenssejä... 26

4

5 1. Johdanto Tämän esiselvityksen on tehnyt KymiTechnology Kymenlaakson keskussairaalalle. Kymenlaakson keskussairaalalla oli tarve selventää ja tarkentaa suunnitteilla olevaa välinehuollon toiminnanohjausjärjestelmän järjestelmähankintaa sekä siihen liittyviä toiminnan ja palveluprosessien kehittämistarpeita. KymiTechnology on Kymenlaakson ammattikorkeakoulun tekniikka ja liikenne toimialan palvelukonsepti, jolla ammattikorkeakoulu tarjoaa osaamistaan etupäässä alueen yrityksille ja yhteisöille. Esiselvityksen tuotoksena tämä dokumentti antaa keskussairaalalle eväitä tulevan järjestelmähankinnan toteuttamiseen. Se yksilöi alueita, joilla ammattikorkeakoulu voi olla jatkossakin mukana avustamassa keskussairaalan järjestelmähankinnan toteuttamista ja onnistumista sekä toimintojen ja palveluiden innovatiivista kehittämistä. Esiselvityksen arviot tehdään Kymenlaakson keskussairaalan välinehuoltoon, joten Kuusankosken aluesairaalan välinehuolto ei kuulunut esiselvityksen piiriin hankkeen ensimmäisessä vaiheessa. Etelä-Karjalan keskussairaalan välinehuoltoyksiköltä tiedusteltiin halukkuutta osallistua toiminnanohjausjärjestelmän esiselvitykseen sekä yhteisen järjestelmän hankintaan. Heillä ei ollut tällä hetkellä mahdollisuutta osallistua tähän hankkeeseen. 5

6 2. SELVITYSTYÖN TAUSTA Kymenlaakson sairaanhoitopiirin kuntayhtymän liikelaitos Kymenlaakson sairaalapalvelut tuottaa välinehuollon palveluja Kymenlaakson keskussairaalassa. Välinehuoltoon kaavaillun toiminnanohjausjärjestelmän ensimmäinen alkukartoitus tehtiin jo vuonna Asia ei kuitenkaan tuolloin edennyt. Vuonna 2010 Kymenlaakson keskussairaalan välinehuolto ja Kymenlaakson ammattikorkeakoulu alkoivat tehdä yhteistyötä kesken jääneen asian eteenpäin viemiseksi. Ammattikorkeakoulun palvelukonseptin kannalta yhteistyön lähtökohtana on ammattikorkeakoulun pyrkimys edistää alueen yritysten ja yhteisöjen toimintaa ja kasvua sekä halu tunnistaa ja määrittää konkreettisia projektiaihioita, joilla yhteistyötä voitaisiin syventää. Keskussairaalan välinehuollon kannalta yhteistyön taustalla oli näkemys toiminnanohjausjärjestelmän välttämättömyydestä sekä omien resurssien ja osaamisen niukkuus kohta käsillä olevan hankinnan toteuttamisessa. Toiminnanohjausjärjestelmän tarve perustuu siihen, että laki terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista sisältää kohtia tuoteturvallisuudesta. Olennaisesti siihen liittyy mm. potilaiden hoidossa käytettävien välineistön jäljitettävyys. Potilasturvallisuuden kannalta on merkittävää tietää, onko leikkaussaliin menevä instrumentti varmasti käynyt huolto- ja sterilointiprosessin kaikki vaiheet läpi ja onko se oikein pakattu. Laki terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista (1505/1994) sekä asetus (1506/1994) vaatimukset valmistukseen (lähinnä steriilituotteet) ja ammattimaiseen käyttöön (koulutus, kokemus, tuoteturvallisuus jne.) Standardit: CR 14060:2000 Medical device traceability (jäljitettävyys) SFS EN Terveydenhuollon laitteiden ja tarvikkeiden sterilointi, vaatimukset steriilille merkinnälle SF EN ISO AC:n Terveydenhuollon tuotteiden sterilointi, validointi ja eräkohtainen valvonta SFS EN ISO Terveydenhuollon laitteet ja tarvikkeet, sterilointi Lisäksi toiminnanohjausjärjestelmällä uskotaan olevan mahdollista tehostaa toimintaa, säästää kustannuksia ja parantaa asiakaspalvelua. 6

7 3. YLEISKUVAUS VÄLINEHUOLLON TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ Toiminnanohjausjärjestelmiä on käytössä ja saatavilla lukuisia erilaisia. Tyypillisesti toiminnanohjauksella tarkoitetaan ICT - pohjaista järjestelmää, jolla ohjataan yrityksen tai organisaation toimintaa ja optimoidaan käytössä olevia resursseja. Välinehuollon toiminnanohjauksella tarkoitetaan välinehuollon huoltoprosessissa olevien instrumenttien ja laitteiden kiertokulun seurantaa. Toiminnanohjausjärjestelmän avulla välinehuolto saa nykyistä tarkemman tiedon siitä, missä instrumentit ja laitteet ovat ja minne ne ovat seuraavaksi menossa. Välinehuollon toiminnanohjausjärjestelmiä on Suomessa käytössä jo lähes kaikissa keskussairaaloissa (katso laitetoimittajien referenssit tämän raportin lopusta). Kymenlaakson nyt käsillä oleva hanke voikin hyödyntää runsaasti eri puolilta jo saatuja kokemuksia toiminnanohjausjärjestelmistä. SAP on yleinen toiminnanohjausjärjestelmä suurissa organisaatioissa. Careassa on käytössä SAP-järjestelmä, jota käytetään materiaalihallintaan. Siihen sisältyy osto- ja myyntitoiminnat, tarjouskäsittely, varastonhallinta sekä laskutus. SAP toimii myös apuvälineyksikön toiminnanohjausjärjestelmänä. Tämän esiselvityksen yhteydessä Carean IT-palveluiden tuottajalta on pyydetty arvio SAP-järjestelmän soveltuvuudesta välinehuollon toiminnanohjausjärjestelmäksi. IT-palveluiden tuottajan asiantuntijan mielestä perusprosessi tilaamisesta toimittamiseen todennäköisesti onnistuisi, mutta monenlaisia haasteita olisi odotettavissa, jotta järjestelmä toimisi, niin kuin sen kuuluisi toimia. Suurimpana haasteena hän pitää pesukoneiden ja muiden älykkäiden laitteiden integrointia toiminnanohjausjärjestelmään. Näitä varten pitäisi rakentaa kokonaan uudet liittymät, eikä hän osannut sanoa, olisiko kaikelle tiedolle olemassa kenttä, johon ne voidaan tallentaa. Hänen mielestään niistä tulevan tiedon määrä ja frekvenssi voisivat olla haastavia. SAP-järjestelmä kun ei ole yleensä parhaimmillaan erittäin yksityiskohtaisessa ja paljon tietoa tuottavissa teknisissä toiminnoissa. Toteuma-ajan hallinta ja seuranta pesuprosessissa saattaa olla työläs rakentaa, varsinkin jos ei voida tai saada käyttää vakiotyövaiheaikoja. Myös käyttöliittymän rakentaminen loppukäyttäjille riittävän yksinkertaiseksi ja helpoksi saattaa edellyttää esimerkiksi portaalin käyttämistä ja siinäkin täysin räätälöityä ratkaisua. Carean käyttämässä SAP-järjestelmässä 2D-viivakoodin lukemiseen ei vielä löydy ratkaisua, vaan ainoa viivakoodi jota järjestelmä tukee, on perinteinen 1D-viivakoodi. Luotettavan työmääräarvion ja ratkaisuehdotusten saaminen edellyttää Fujitsun konsulttityötä, jossa ovat mukana välinehuollon, Medi-IT:n ja Seutulaskennan edustajat. 7

8 Muiden sairaaloiden kokemusten perusteella näyttää kuitenkin siltä, että SAP järjestelmä ei ole saavuttanut suosiota välinehuollon toiminnanohjausta rakennettaessa. Välinehuollon toiminnanohjausjärjestelmä muodostuu tyypillisesti seuraavanlaisista rakennuspalikoista: 1. Instrumentteihin, laitteisiin ja koreihin tulevat tunnisteet. 2. Tunnisteiden lukemiseen sopivat lukijalaitteet kaikkiin työpisteisiin. 3. Työpisteisiin tulevat tietokoneet, joihin lukijalaitteet yhdistetään tai langattomien lukijalaitteiden vaatima WiFi-langaton verkkoympäristö lukupisteiden alueelle. 4. Toiminnanohjausjärjestelmän palvelinympäristö. 5. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöliittymät jokaiseen käyttöpisteeseen. Lisäksi hankintaan liittyviä asioita ovat: 6. Lukijajärjestelmän integrointi toiminnanohjausjärjestelmään. 7. Toiminnanohjausjärjestelmän ja SAP -järjestelmän integrointi. 8. Mahdollisesti muiden järjestelmien integrointi (esimerkiksi pesu- ja sterilointilaitteet). 9. Järjestelmien toteutuksen suunnittelu- ja asennustyöt. 10. Käyttäjäkoulutukset ja teknisen tuen palvelut. 11. Sidosryhmäkoulutukset ja tiedotustoimenpiteet. 12. Lähtötietojen kerääminen ja tuottaminen toiminnanohjausjärjestelmään (paljonko on syötettävä instrumentteja, käyttäjien henkilötiedot, jne.). 13. Järjestelmän käyttöönottotoimenpiteet. 14. Käyttöönoton seuranta ja tukitoimet. 15. Vaikuttavuuden arviointi. 16. Jatkokehityksen suunnittelu. Toiminnanohjausjärjestelmän toteuttaminen ei ole missään nimessä pieni ja yksinkertainen toimenpide. Toiminnanohjauksen käyttöönotto muuttaa perusteellisesti välinehuollon työprosessit, palveluiden tuotannon, asiakasrajapinnan toiminnot sekä johtamisen ja raportoinnin käytännöt. Sen onnistunut käyttöönotto merkitsee henkilöstön vahvaa sitouttamista, asiakkaiden opastusta ja neuvontaa uusiutuvien palveluiden käyttämiseen sekä laitetoimittajien kanssa tehtävän yhteistyön uudistamista merkintäteknologioiden käyttöönottamiseksi. 8

9 4. MITÄ CAREASSA TULEE HUOMIOIDA 4.1 Kymenlaakson keskussairaalan välinehuolto Välinehuolto toimii Kymenlaakson keskussairaalan pohjakerroksessa, jossa tuotteet puhdistetaan, desinfioidaan, pakataan ja steriloidaan. Esikäsittely sisältää koneellisen tai käsin tehtävän esipesun, ja se suoritetaan asiakasyksiköissä. Kymenlaakson Tekonivelkeskuksesta kuitenkin kuljetetaan välineet likaisina välinehuoltoon. Ulkoisia asiakkaita ovat Tekonivelkeskuksen lisäksi keskussairaalan kaikki osastot eli vuode-, leikkaus- sekä päiväkirurgian osastot, poliklinikat, sairaala-apteekki, Kymijoen Työterveys, Kymijoen ravintopalvelut sekä Kotkan kaupungin perusterveydenhuollon eri yksiköt lukuun ottamatta hammashoitoloita. Sen sijaan Kymenlaakson sairaalapalvelut -liikelaitoksen yksiköt (radiologia, kliinisen kemian ja mikrobiologian laboratoriot sekä kliinisen neurofysiologian laboratorio) ovat sisäisiä asiakkaita. Careassa, Kymenlaakson sairaalapalveluiden liikelaitoksessa, on kaksi välinehuoltokeskusta, jotka toimivat Kymenlaakson keskussairaalassa Kotkassa ja Kuusankosken aluesairaalassa Kouvolassa. Kymenlaakson keskussairaalan välinehuoltoyksikössä työskentelee 20 välinehuoltajaa, osastonhoitaja ja välinehuoltopäällikkö. Välinehuoltajista kolme työskentelee leikkausosastolla olevassa välinehuollon työpisteessä. Välinehuolto palvelee palvelutunnin hinnalla päiväkirurgian yksikköä, endoskopiapoliklinikkaa, kliinisen kemian laboratoriota ja teho-osastoa. Näissä kussakin työpisteessä työskentelee yksi välinehuoltaja, ja loput 13 työskentelevät välinehuoltokeskuksessa. Instrumenttien kuljetuksesta välinehuollon ja asiakkaiden välillä vastaa sairaalan logistiikkayksikön kuljetusyksikkö sekä pikalähetti. Kuljetuksista vastaavat myös välinehuoltajat ja ostopalveluina kuljetusliike. 9

10 Osasto/ Yksikkö Kymenlaakson sairaalapalvelut Välinehuolto, KOKS Huolletut ja pakatut hoitovälineet Välinehuoltoprosessi Pesu ja desinfektio monikäyttöisille hoitovälineille Esikäsittely monikäyttöisille hoitovälineille Kuljetus Välinehuolto Välinehuoltaja pesu Työohjeet Vaunupesukone Lämpödesinfektiopesukone Pesu- ja desinfektio Käsin pesu Desinfioiva ultraäänipesukone v.2010 Rumpupesukone Välinehuoltaja kuivaus Kuivaus Työohjeet Kuivaus -tunneli Lämpödesinfektiopesukone Kuivauskaappi Paineilma Taitos/ pyyhe Välinehuoltaja pakkaus Oh/ vhp Työohjeet Toimintakunnon ja puhtauden tarkastaminen Pakkaaminen Poisto Ei Korjaus Sterilointikääre Sterilointipussi Kontainer Elintarvikemuovi ja -paperi Välinehuoltaja sterilointi Sterilointi Desinfektiokierto Työohjeet Höyryautoklaavit Plasmasterilointi Kas Jakelu Välinehuoltaja jakelu Varastointi ja jakelu Ei Osasto/ Yksikkö Tilaukset Kuljetus Kuva 1. Välinehuoltoprosessi 10

11 4.2 Instrumenttien hankinnat ja määrät Välinehuolto vastaa perusinstrumentaation hankinnasta. Hankittavia instrumentteja on välinehuollossa erilaisina tuotteina 964 kpl. Instrumentit on jaettu kahteen tavararyhmään, jotka ovat: yleisinstrumentit erikoisinstrumentit erilaista instrumenttia 729 erilaista instrumenttia Välinehuollon instrumenttihankinnat vuosina vuosi hankittu määrä, kpl hankinnan arvo, , , , ,79 Vuonna 2010 tammikuun ja kesäkuun välisenä aikana on hankittu 607 kappaletta instrumentteja, joiden arvo on ,27. Tämän lisäksi syksylle 2010 on tulossa noin euron hankinnat. Vuonna 2011 on tulossa kolmen vuoden puitejärjestelyyn perustuva hankinta, noin euroa ja lisäksi äkilliset, ei suunniteltavissa olevat hankinnat. Välineistön huoltoprosessi alkaa asiakkaan välineistön huoltotarpeista ja välineiden huollolle asetetuista puhtaustaso- ja huoltovaatimuksista. Välinehuoltoprosessi sisältää potilaan tutkimuksessa ja hoidossa käytettävän monikäyttöisen välineistön puhdistamisen, desinfioinnin, tarkastuksen, pakkauksen, steriloinnin, varastoinnin sekä desinfioitujen ja/tai steriloitujen tuotteiden toimittamisen asiakkaalle. Välinehuoltokeskukseen lähetetyille esikäsitellyille ja/tai esikäsittelemättömille välineille valitaan soveltuva huoltoprosessi. Huoltoprosessin valintaan vaikuttavat muun muassa valmistajan antamat huolto-ohjeet, kiireellisyys, välineen valmistusmateriaali, välineen ominaisuudet, kokoonpano, käytettävissä olevat sterilointimenetelmät ja pakkausmateriaalit. Välinehuoltoprosessiin tulevien välineiden tulee olla malliltaan mahdollisimman yksinkertaisia ja mahdollisimman vähän eri materiaaleja sisältäviä. Niiden tulee olla helposti puhdistettavia ja kestää hyvin sekä lämpöä, kosteutta että paineen vaihteluita. Tarvittaessa lämpöherkät välineet voidaan kemiallisesti desinfektioina ja steriloida. Välineistön huoltoprosessin haasteena ovat välineet, tutkimuslaitteet ja instrumentit, joiden valmistukseen on käytetty useita huonosti tai eri tavalla huoltotoimia sietäviä materiaaleja. Lisäksi rakenne saattaa olla monimutkainen ja onteloinen, minkä vuoksi väline on vaikea huoltaa ja steriloida. 11

12 5. TOIMINANOHJAUSJÄRJESTELMÄN HANKINNAN TAVOITTEET Välinehuollon toiminnanohjausjärjestelmän avulla voidaan parantaa instrumenttien huoltoprosessin hallintaa ja jäljitettävyyttä. Sillä voidaan kerätä tehokkaasti tietoa laatupoikkeamista ja ruuhkahuipuista sekä seurata välineistön elinkaarta ja kustannuksia. Myös leikkausvälineistön tuntemuksen laajentaminen ja ylläpito sekä välinevaraston ajan tasalla pitäminen helpottuvat järjestelmän avulla (kuva 2). Lähtökohtana on kokonaisratkaisu, jolla saadaan koko välinehuoltoprosessi haltuun. Järjestelmän avulla viranomaisvaatimukset täyttyvät ja instrumenttien jäljitettävyys nousee nykystandardien vaatimalle tasolle. Kattavat raportit tuovat esiin tunnusluvut, mittarit, prosessin kuormituksen ja läpimenoajat. Työn tehokkuus paranee merkittävästi, ja kustannusrakenteesta tulee läpinäkyvä. Toiminnanohjausjärjestelmällä voidaan mallintaa ja yhtenäistää välinehuoltoprosessi eri työpisteissä. Samalla täyttyvät viranomaisvaatimukset jäljitettävyydestä ja dokumenttien säilytyksestä. Hankintojen eli instrumenttien, laitteiden ja materiaalien optimointi tulee automaattiseksi. Järjestelmän avulla prosessin kehittäminen johtaa toimintojen virtaviivaistumiseen, jonka kautta taas resurssien oikea kohdentaminen on helppoa. Järjestelmä on oiva apuväline henkilökunnan perehdytykseen, sillä tiedot työohjeista ja työmenetelmistä liitetään huollettaviin tuotteisiin. Toiminnanohjausjärjestelmässä on dokumentaatio välineistön koko elinkaaresta. Nykyinen melko suuri instrumenttien hävikki pienentyy dramaattisesti, sillä tunnistamisteknologian ansiosta tiedetään, missä vaiheessa prosessia instrumentti milloinkin on. 12

13 Kuva 2. Leikkausinstrumenttien kierto 13

14 5.1 Hyödyt välinehuoltotyön näkökulmasta monikäyttöisten instrumenttien ja hoitovälineiden huoltoprosessin hallintaa välineistön jäljitettävyyttä läpimenoaikojen seurantaa järjestelmä parantaa merkittävästi asiakasyhteistyötä varmistaa tuotannon laadun tietoa välineistön elinkaaresta tietoa kustannuksista mahdollistaa tuotekohtaisen hinnoittelun 5.2 Hyödyt välinehuollon asiakkaan näkökulmasta järjestelmä parantaa merkittävästi asiakasyhteistyötä reaaliaikainen tieto välineiden saatavuudesta ja sijainnista asiakkaan varastonhallinnan apuväline dokumentoitu informaatiokanava mahdollistaa hoitotapahtumassa käytettyjen välineiden tiedon siirron potilaan hoitokertomukseen huoltotilauksen tekeminen automatisoituu Tavoitteena on työprosesseja helpottavan reaaliaikaisen tiedon saaminen. Välinehuoltajan työssä on tärkeä tietää leikkaus- ja hoitovälineistön käyttötarve asiakasyksikössä sekä oman työn suunnittelun kannalta huoltoon tulevat välineet. Merkintäteknologiainformaation avulla välinehuollossa pystytään ohjeistamaan huollettavat tuotteet niin, että huolto-ohjeiden etsimiseen ei kulu aikaa eikä virheellisiä huoltoja tehdä. Työhön liittyvien muistitekijöiden epävarmuus poistuu järjestelmästä saatavien tietojen avulla. 14

15 silöllisillä tunnisteilla niin, että yksittäisen instrumentin koko historia ja käyttökohteet saadaan dokumentoiduksi ja tarvittaessa selvitetyksi. Instrumenttien yksilöllinen merkintä ei kuitenkaan ole aina mahdollista tai järkevää. Hyvin 6. MERKINNÄT INSTRUMENTTEIHIN JA/TAI KOREIHIN pienten instrumenttien (esim. neulojen) merkitsemiseen ei nykyisin löydy sopivia tekniikoita. On myös päätettävä ulotetaanko merkitseminen mahdollisuuksien mukaan jokaiseen instrumenttiin vai tyydytäänkö esim. leikkauskorien merkitsemiseen. Mikäli Välinehuollon instrumentit prosessissa ja/tai korit olevat merkitään instrumentit yksilöllisillä voidaan tarvittaessa tunnisteilla, merkitä voidaan yksilöllisillä tunnisteilla niin, että yksittäisen instrumentin koko historia ja käyttökoh- nykyisiteet melko saadaan helposti dokumentoiduksi päätyä 2D-viivakoodin ja tarvittaessa selvitetyksi. käyttöön. Instrumenttien Kuvan 3 esittämä yksilöllinen merkintä on tyypillinen ei kuitenkaan merkintäteknologia. ole aina mahdollista tai Tunniste järkevää. luetaan Hyvin pienten prosessin in- eri 2Dviivakoodstrumenttien (esim. neulojen) merkitsemiseen ei nykyisin löydy sopivia tekniikoita. On myös sopivalla päätettävä lukijalaitteella ulotetaanko merkitseminen (kuva 4). mahdollisuuksien mukaan jo- vaiheissa kaiseen instrumenttiin vai tyydytäänkö esim. leikkauskorien merkitsemiseen. Tunnisteen Mikäli instrumentit merkitys ja/tai perustuu korit merkitään mahdollisuuteen yksilöllisillä tunnisteilla, automatisoida voidaan instrumentti nykyisin melko helposti päätyä 2D-viivakoodin käyttöön. Kuvan 3 esittämä 2D-viivakoodi on tyypillinen merkintäteknologia. Tunniste luetaan prosessin eri vaiheissa ja/tai kori. Tällöin voidaan toteuttaa työprosessien tueksi järjestelmä joka opastaa sopivalla ja lukijalaitteella tukee instrumenttinen (kuva 4). pesu-, tarkastus-, pakkaus-, sterilointi ja varastointityötä. Tunnisteen merkitys Instrumenttipakkauksia perustuu mahdollisuuteen ja leikkauskoreja automatisoida luetaan instrumentti myös ja/ niiden asiakkaiden tai kori. Tällöin luona voidaan ja todellisissa toteuttaa työprosessien käyttökohteissa. tueksi järjestelmä Tämä mahdollistaa joka opastaa ja instrumenttien Instrumenttipakkauksia ja/tai korien reaaliaikaisen ja leikkauskoreja sijaintitiedon luetaan myös tallentamisen niiden asiakkaiden toiminnanoh- luo- tukee instrumenttinen pesu-, tarkastus-, pakkaus-, sterilointi ja varastointityötä. na ja todellisissa käyttökohteissa. Tämä mahdollistaa instrumenttien ja/tai korien reaaliaikaisen sijaintitiedon tallentamisen toiminnanohjausjärjestelmään ja sitä jausjärjestelmään ja sitä kautta välinehuollon hyppysiin. kautta välinehuollon hyppysiin. Kuva 3. 2D-viivakoodi Kuva 3. 2D-viivakoodi 15

16 Kuva 4. Viivakoodinlukija 2D-viivakoodi voidaan tehdä instrumenttiin joko lasermerkintänä tai tarrakiinnikkeenä. Lasermerkintä tehdään yleensä välinehuollon ulkopuolella, jolloin instrumentit lähetetään erissä lasermerkinnän ammattilaiselle. Jos käytetään tarrakiinnikettä, ne voidaan liimata instrumentteihin välinehuollossa. Kuvassa 5 on esimerkki tarrakiinnikkeellä merkitystä saksista. Kuva 5. Tarrakiinnikkeellä yksilöity instrumentti 16

17 Pakkauslinjan työjonolla näkyvät kaikki pakattavissa olevat ja pian pesusta valmistuvat tuotteet. Leikkauskorit ja merkityt instrumentit tunnistetaan lukijalaitteella pakkauslinjalla. Lukijalaitteella luettu leikkauskori tai instrumentit näkyvät pakkauslinjan näytöllä. Ohjaava pakkaus tukee käyttäjää pakkaamaan oikein, tarjoamalla mm. kori- ja rivikohtaisia ohjeita sekä havainnollisia kuvia. Ohjaava pakkaus-näyttö tukee myös instrumenttien automaattista tunnistamista. Järjestelmä ilmoittaa, kun oikeanlainen instrumentti on lisätty leikkauskoriin tai jos luettu instrumentti ei siihen kuulu. Käyttäjälle järjestelmä ilmoittaa, kun leikkauskori on oikein pakattu ja kun sen voi lähettää eteenpäin. Näytölle saadaan myös yksittäisten instrumenttien huolto- ja kokoamisohjeita tekstein, kuvin tai videoiden avulla. Välinehuoltaja näkee asiakkaan kirjaamat kommentit sekä voi antaa asiakkaalle palautetta välinepakkauksesta. Yksilöllisesti merkittyjen instrumenttien hyödyt ovat: instrumentit ovat yksilöitä jokainen luenta tallentuu välinehuollon toiminnanohjausjärjestelmään instrumentin kulkua ja käsittelyä voidaan seurata jokaisesta instrumentista voidaan tarkistaa sen sijainti, liikkeet sekä hankintahetki, hinta ja sille tehdyt huollot ja toimenpiteet instrumenttien vaiheet voidaan selvittää tarkasti ja ne voidaan jälkikäteen yhdistää tiettyyn potilaaseen ja hoitotilanteeseen kun instrumentille määritellyt käyttökerrat täyttyvät, voidaan instrumentti automaattisesti poistaa käytöstä tai viedä huoltoon instrumenttivarasto aina ajan tasalla varastonhallinta tehostuu, kun instrumentit sijoitetaan ohjatusti varastoon instrumenttien tila ja määrä selvillä huoltoon lähetettyjen välineiden hallinta hävikin pieneneminen. 17

18 Leikkauskorien merkitsemisen hyödyt ovat: pakkausvirheet vähenevät merkittävät hyödyt perehdyttämisessä järjestelmä ilmoittaa automaattisesti, mitä instrumentteja tiettyyn leikkaukseen menevässä korissa pitää olla jos jotakin instrumenttia ei ole saatavissa, järjestelmä ilmoittaa, millä se voidaan korvata kun kori otetaan vastaan leikkaussalissa, henkilökunta näkee välittömästi, jos jokin instrumentti on korvattu toisella salissa voidaan myös kirjata instrumentteihin liittyviä viestejä esimerkiksi huollon tarpeesta varastonhallinta tehostuu, kun leikkauskorit sijoitetaan ohjatusti varastoon leikkauskorien tila ja määrä selvillä laatutekijät: korit oikein, oikeassa paikassa, oikeaan aikaan. 18

19 7. KYMENLAAKSON KESKUSSAIRAALAN HANKINTAAN LIITTYVÄT ARVIOT Työryhmä pyysi kahdelta suurimmalta järjestelmätoimittajalta arvion siitä, mitä Kymenlaakson keskussairaalan välinehuollon toiminnanohjausjärjestelmä pitäisi sisällään. Toimittajien kanssa tehtiin myös arvioita siitä, kuinka monta laitetta (lukijat, tulostimet jne.) tarvitaan Kymenlaakson keskussairaalan välinehuollon prosessin pyörittämiseen toiminnanohjausjärjestelmällä. Arvioita ja vertailuja tehtiin myös maamme johtavan lasermerkkausyrityksen sekä lukijalaitetoimittajan kanssa. 7.1 Logica Oyj:n toiminannaohjausjärjestelmä Gemini Logica on yritys joka on erikoistunut terveydenhuollon IT-ratkaisuihin. Se on kehittänyt toimintamalleja sekä niitä tukevaa tietotekniikkaa tiiviissä yhteistyössä terveydenhuolto-organisaatioiden kanssa. Logica käyttää kehitystyössä hyväkseen laajaa toimialaosaamistaan yhdessä IT-osaamisen kanssa. Välinehuollolla on tärkeä merkitys potilaan hoidossa. Tutkimuksessa ja hoidossa käytettävien välineiden on oltava oikeassa paikassa, oikeaan aikaan ja oikein huollettuina. Tämä parantaa myös potilasturvallisuutta. Logican kehittämä ratkaisukokonaisuus Gemini ohjaa prosessia, johon kuuluvat välineiden käyttö, pesu, desinfiointi, pakkaus ja sterilointi. Kiinteässä yhteistyössä välinehuollon ammattilaisten kanssa kehitetyssä ratkaisussa on huomioitu myös materiaalihallinto sekä potilaan hoitoketju. Modulaarinen tietojärjestelmä on integroitavissa haluttuihin IT-järjestelmiin. Geminiä voi käyttää tehokkaasti sekä useamman sairaalan ja keskitetyn välinehuollon muodostamissa kokonaisuuksissa että pienemmissä terveyskeskuksissa. Logican Gemini toiminnanohjausjärjestelmän toteutusprojektin elementit ovat : yksi Gemini ympäristö, jossa vain Kotkan ympäristö (mahdollisuus laajentaa) Kotkassa 15 Gemini työpistettä (välinehuollon toiminnot, yhtäaikaiset istunnot) + n. 50 tilaavaa asiakasta (WEB) + salitoiminnot (12 salia tai työpistettä) Gemini lisenssit ja käyttöönottoprojektiin liittyvät palvelut (projektihallinta, tekninen tuki ja asennukset, määrittely ja suunnittelu, koulutukset, käyttöönoton tuki). 19

20 Integraatiot: Taloushallinto: lisenssi + integraatiotyöt (määrittely, suunnittelu, toteutus, testaus, dokumentointi) Leikkausten hallinta: lisenssi + (perustiedot + suunnitelmat ja toteumat)+ integraatiotyöt Laiteliittymä: lisenssi + integraatiotyöt ja laiteliittymätyyppi Materiaalihallinnon liittymä: lisenssi + (perustietojen synkronointi + tilaustiedot) + integraatiotyöt 7.2 Getinge Oy:n toiminnanohjausjärjestelmä T-DOC Getinge on maailmanlaajuinen terveydenhoidon ja biotieteiden välineiden ja palvelujen tuottaja. Yhtiön palveluiden, välineiden ja tekniikan tuottaminen on jaettu kolmeen brändiin. ARJO-brändi vastaa hygienian, sairaanhoidon ja haavojen hoidon, GETINGE infektioiden tarkkailun ja ennaltaehkäisyn ja MAQUET kirurgisten työasemien, elvytyksen ja kriittisten hoidon välineiden ja palvelujen tuottamisesta. T-DOC-järjestelmä on modulaarinen sarja sovelluksia, jotka on suunniteltu nykyaikaisen sairaalan tarpeisiin eli steriloituihin tavaroihin liittyvään suunnitteluun, valvontaan ja dokumentointiin. Sovellukset on kehitetty suunnitteluun, dokumentointiin ja prosessien sekä työskentelyn tehostamiseen nykyaikaisessa välinehuollossa. Lisäksi T-DOC-järjestelmä tarjoaa välinehuoltokeskukselle tehokkaan varastovalvonnan sekä tarkan seurannan siitä, mitä palveluja yksittäiset asiakkaat saavat välinehuollosta. T-DOC-järjestelmän voi kytkeä suoraan lähes kaikkien Getingen pesudesinfiointilaitteiden ja sterilointilaitteiden ohjausjärjestelmään. Tiedot koneista kerätään ja tallennetaan myöhempää dokumentointia varten ja helposti haettaviksi. Jos suoraa kytkentää sterilointi- tai pesudesinfiointilaitteeseen ei ole käytettävissä, T-DOC:issa on helppokäyttöinen manuaaliliittymä, jonka ansiosta kaikki muut toiminnot ovat edelleen käytössä. Järjestelmä on helppo laajentaa minkä kokoiselle sairaalalle tahansa. Getinge T-DOC toiminnanohjausjärjestelmän toteutusprojektin elementit ovat: ohjelmisto laitteisto suunnittelu ja asennus koulutus mahdollisen SAP liittymän ohjelmointi T-DOC järjestelmään on saatavissa T-DOC Palvelusopimus, joka tarjoaa tukea ja päivityksiä järjestelmään erilaisin vaihtoehdoin. 20

21 Getingen ja Logican järjestelmin vertaaminen toisiinsa on melko vaikeaa. Ne toimivat hyvin pitkälti samalla periaatteella. Selvitystyön aikana tuli selväksi, että nämä kaksi toimittajaa hallitsevat välinehuollon toiminnanohjausjärjestelmien markkinoita Suomessa. Eräänä yksityiskohtana voidaan mainita, että kumpikin järjestelmä tukee kosketusnäyttöteknologiaa, jonka avulla voisi virtaviivaistaa ja helpottaa työskentelyä esimerkiksi välinehuollon pakkauslinjalla. 7.3 Laserilla Oy Laserilla Oy on ammattitaitoinen lasermerkkauksen alihankkija teollisuudelle ja sairaaloiden välinehuolloille. Laserilla Oy on syventänyt erikoistumistaan lasermerkkausalaan, jossa asiakkaina ovat Suomen sairaaloiden ja terveyskeskuksien välinehuollot ja kirurgiset osastot. Laserilla Oy tuottaa muun muassa seuraavia palveluita: - lasermerkintöjä instrumentteihin - instrumenttien laseroituja erikoistarroja - leikkauskorin reunaan sijoitettavia irrotettavan tunnisteklipsin erikoistarroja - leikkauskorin reunaan sijoitettavia kiinteitä tunnistekilpiä ja erikoistarroja - erikoistarroja leikkauskorin kylkeen sijoitettavaan tunnistekilpeen - pesu- ja sterilointikorin tunnisteklipsin erikoistarroja - kontaineriin suoraa kiinnitettäviä erikoistarroja - kontaineriin tunnistelaatan lasermerkintöjä Yksilöivän merkinnän avulla sairaalavälineitä osataan käsitellä ja pakata oikein useita instrumentteja käsittäviin, leikkauksessa tarvittaviin välinepakkauksiin. Yksilöivän, kestävän ja instrumenttien vahingoittamattoman merkinnän tekeminen vaatii useita ammattisalaisuuden alla olevia työvaiheita ja teknisiä menetelmiä. Pitkän aikavälin henkilöityneet asiakassuhteet ovat mahdollistaneet hyvät toimintaedellytykset merkkauspalvellulle. Sairaaloille instrumenttien toiminnanohjausjärjestelmää myyvät Lociga Oy ja Gettinge Oy. Muita toimittajia ei käytännössä ole, ja Laserilla Oy toimii molempien kanssa läheisessä yhteistyössä. Molemmat toimittajat suosittelevat asiakkailleen Laserillan palveluja. Yritys on myös tehnyt useita vuosia yhteistyötä HUS-Desikon kanssa. Lasermerkinnät: Kymenlaakson keskussairaalan välinehuollossa on tarkoitus merkitä instrumentteja yksilöidysti kappaletta. Leikkauskoreja ja kontainereita on Kymenlaakson keskussairaalan välinehuollossa noin kappaletta. Ne merkitään tunnistekilvin ja tunnisteklipsein. 21

22 7.4 Finn-ID Oy:n lukijat ja/tai langattomat lukijat - välinehuollon palautusalue 2 kpl - välinehuollon pakkausalue 7 kpl - välinehuollon steriilivarasto ja lähetysalue 1 kpl - leikkausosaston välinehuolto 2 kpl - päiväkirurgian välinehuolto 1 kpl - leikkaussalit ja niiden varastot 4 15 kpl - toimisto ja pääkäyttäjä 1 kpl Lukijoiden valintaan vaikuttaa se, käytetäänkö instrumenttien lasermerkintään itse instrumenttiin tehtävää merkintää vai laseroitua erikoistarraa. Jotta itse instrumenttiin tehtyä merkintää pystytään lukemaan, on käytettävä DPM-lukijaa. DPM lukija on ainut lukijatyyppi, jolla pystytään tekemään instrumenttitasoista kirjaamista HUS Desikon tapaan. DPM lukijat ovat aina langallista mallia, ja ne ovat suoraan kiinni PC:ssä USB kaapelin välityksellä. DPM-lukija settiin sisältyvät tarvittavat kaapelit sekä Finn ID:n suorittama konfiguraatio haluttuun taustajärjestelmään. Langattomalla ns. tavallisella kamerakoneistolla varustetulla lukijalla pystytään lukemaan laseroitua erikoistarra sekä esimerkiksi steriilipussien, leikkauskorien ja kontainereiden tunnistetietoja. Tulostimet: - välinehuollon pakkausalue 3 kpl - välinehuollon steriilivarasto ja lähetysalue 1 kpl - leikkausosaston välinehuolto 1 kpl - toimisto ja pääkäyttäjä 2 kpl Päätteet ja näytöt - välinehuollon palautusalue 2 kpl - välinehuollon pakkausalue 7 kpl - välinehuollon steriilivarasto ja lähetysalue 1 kpl - leikkausosaston välinehuolto 2 kpl - päiväkirurgian välinehuolto 1 kpl - leikkaussalit ja niiden varastot 4 15 kpl - toimisto ja pääkäyttäjä 1 kpl 22