YLEISÖLLE AVOIMIEN SEMINAARIEN VIESTINTÄSUUNNITELMA

Opinnäytetyö (AMK) Viestintä Mediatuotanto 2011 Laura Lennala YLEISÖLLE AVOIMIEN SEMINAARIEN VIESTINTÄSUUNNITELMA case MIMO Moving In, Moving On! Application of Art Based Methods to Social and Youth Work - hankkeen seminaarit

OPINNÄYTETYÖ (AMK) TIIVISTELMÄ TURUN AMMATTIKORKEAKOULU Viestintä Mediatuotanto 7.11.2011 56 + 1 liite Markus Hatakka Laura Lennala YLEISÖLLE AVOIMIEN SEMINAARIEN VIESTINTÄSUUNNITELMA case MIMO Moving In, Moving On! Application of Art Based Methods to Social and Youth Work -hankkeen seminaarit MIMO on vuonna 2008 alkunsa saanut kolmevuotinen EU:n Central Baltic -ohjelmasta rahoituksensa saava Viron ja Etelä-Suomen alueen tutkimus- ja kehittämishanke, joka kehittää taidelähtöisiä menetelmiä sosiaali- ja nuorisotyön käyttöön. Hankkeessa toteutetaan myös useita seminaareja. Ensimmäistä keväällä 2011 järjestettyä Rhythm Alive in the Community - seminaaria varten ei oltu tehty viestintäsuunnitelmaa, joten seminaarin viestintä ei sujunut silloin aivan niin kuin olisi pitänyt. Työni tavoitteena onkin tarjota hankkeelle suunnitelma tulevien Suomessa järjestettävien yleisölle avoimien seminaarien viestinnän tueksi. Varsinainen viestintäsuunnitelma on taulukkomuodossa. Omana tavoitteenani on tehdä suunnitelma, jonka työstämisen aikana tulleita oppeja pystyisin hyödyntämään tulevaisuuden töissäni. Tavoitteenani on myös, että suunnitelmaa voisi soveltaa muunlaistenkin tapahtumien, tuotteiden ja palveluiden viestinnässä. Käsittelen aihetta ensin viestinnän nykytilan ja tavoitteiden kartoituksen kautta. Niiden sekä erityisesti hankkeen ensimmäisen seminaarin ja koko hankkeen viestintäsuunnitelman avulla olen rakentanut viestintäsuunnitelman tuleville seminaareille. Käsittelen tarkemmin viestinnän kohderyhmiä, viestintäkanavia ja niissä tehtäviä toimenpiteitä, aikataulua sekä viestinnän vastuuhenkilöitä. Vielä ei täysin voi arvioida onko tekemäni viestintäsuunnitelma toimiva ja saavutetaanko sen avulla tavoitteet ja tehdäänkö tuloksia paremmin kuin keväällä 2011. Suunnitelmaa tullaan kuitenkin käyttämään ja kehittämään tarpeiden mukaan. Seuraavan seminaarin jälkeen suunnitelma pitää tarkastaa uudelleen ja sitä pitää myös kehittää edelleen. Uskon kuitenkin, että tekemäni suunnitelman avulla pystytään välttämään ensimmäisen seminaarin aikana esiin tulleita ongelmia ja pääsemään paremmin tavoiteltaviin tuloksiin. Itse sain hyvän tietopohjan viestintäsuunnitelman tekemiseen ja mielestäni suunnitelmaa voi soveltaa myös muidenkin kuin seminaarien markkinointiin. ASIASANAT: Viestintä, markkinointi, ulkoinen tiedotus, seminaarit, hanke.

BACHELOR S THESIS ABSTRACT TURKU UNIVERSITY OF APPLIED SCIENCES Media Arts Media Management 7.11.2011 56 + 1 appendix Markus Hatakka Laura Lennala COMMUNICATION PLAN FOR OPEN TO THE PUBLIC SEMINARS case MIMO Moving In, Moving On! Application of Art Based Methods to Social and Youth Work project s seminars MIMO started in 2008 and is a three-year research and development project of Estonia and Southern Finland with EU funding from Central Baltic -program. The project develops art based methods for the use of social and youth work. The project also carries out several seminars. There wasn t any communication plan made for the first seminar called Rhythm Alive in the Community. The seminar was organized in spring 2011 and its communication didn t go as well as it should have. The goal of my thesis is to provide a communication plan for the MIMO project to help the communication of the upcoming open to the public seminars organized in Finland. The actual communication plan is in tabular form. As my own goal is that I can use the learning from the communication plan in my future jobs. As my goal is also that the plan could be applied in the marketing of other events, products and services. At first I discuss the subject through the present state and the aims of the communication. With the help of the present state, the aims, and especially the first seminar and the communication plan of the whole project, I have made the communication plan for the upcoming seminars. I discuss more closely about the target groups, the communication channels and actions, the schedule and the people in charge of the communication. It is not yet fully able to assess whether I made a communication plan that works and will the aims be achieved and will there be better results with it than in spring 2011. However, the plan will be used and developed when needed. After the next seminar the plan must be checked again and developed further. Nonetheless, I believe that the problems of the first seminar can be prevented and the results can be achieved better with the communication plan I made. I myself got a good knowledge base to make a communication plan and I think the plan can be applied in marketing others than just seminars too. KEYWORDS: Communication, marketing, external information, seminars, project.

SISÄLTÖ 1 JOHDANTO 5 1.1 Hankkeen esittely 5 1.1.1 Kevään 2011 seminaari 6 1.2 Työn rajaus ja tavoitteet 7 2 VIESTINTÄSUUNNITELMA 10 2.1 Viestinnän nykytilan kartoitus 11 2.1.1 SWOT-analyysi 14 2.2 Tavoitteet 18 2.3 Resurssianalyysi 20 3 VIESTINTÄSUUNNITELMAN SISÄLTÖ 22 3.1 Kohderyhmät 22 3.2 Viestintäkanavat ja toimenpiteet 25 3.2.1 Sähköpostitiedottaminen 28 3.2.2 MIMO-hankkeen verkkosivut 31 3.2.3 Facebook 32 3.2.4 Muut viestinnän keinot 34 3.2.5 Uudet viestinnän keinot 36 3.3 Aikataulu 38 3.4 Vastuuhenkilöt 43 3.5 Seuranta 48 4 JOHTOPÄÄTÖKSET 51 LÄHTEET 55 LIITTEET Liite 1. Viestintäsuunnitelma KUVIOT Kuvio 1. Seminaarien viestinnän SWOT-analyysi. 18

5 1 JOHDANTO Keväällä 2011 olin mukana suunnittelemassa ja toteuttamassa MIMO Moving In, Moving On! Application of Art Based Methods to Social and Youth Work - hankkeen ensimmäistä yleisölle avointa seminaaria Rhythm Alive in the Community. Vastuualueenani oli hoitaa seminaariin liittyvää viestintää sekä erilaisia käytännön järjestelyjä. Seminaari järjestettiin 5.-6.4.2011, jonka jälkeen jatkoin vielä seminaarin viestinnän työstämistä. Jatkokehittelyn tuloksena syntyi viestintäsuunnitelma hankkeen tulevia yleisölle avoimia seminaareja varten, jotka järjestetään Suomessa vuosina 2012 ja 2013. Vuonna 2013 järjestetään myös päätösseminaari, mutta sen tapahtumapaikkana toimii Viro. Käytännön opinnäytetyössäni käsittelen seminaarien viestintäsuunnitelman tekemistä oman työskentelyni näkökulmasta. Halusin ottaa opinnäytetyöhöni viestinnällisen ja markkinoinnillisen näkökulman, sillä olen mediatuotannon opinnoissani suuntautunut markkinointiin. 1.1 Hankkeen esittely MIMO Moving In, Moving On! Application of Art Based Methods to Social and Youth Work -hanke on saanut alkunsa vuonna 2008, kun Turun Ammattikorkeakoulun Taideakatemian kulttuuripääkaupunkihanke OSLA (Old Spaces Living Art) käynnistyi. Turku 2011 -säätiön rahoittamassa OSLAhankkeessa on kehitetty uusia työtapoja peruskoulun taide- ja historiaopetukseen. Hankkeen työpajoissa ja esityksissä on yhdistetty tanssia, ääntä ja animaatiota uudella tavalla. OSLAn myötä syntyi ajatus MIMOhankkeesta. (MIMO-hankkeen verkkosivut 2011.) MIMO-hanke on kolmevuotinen Euroopan unionin Central Baltic -ohjelmasta (Central Baltic INTERREG IV A 2007 2013) rahoituksensa saava Viron ja

6 Etelä-Suomen alueen tutkimus- ja kehittämishanke. Hankkeen pääpartneri on Turun ammattikorkeakoulu (Taideakatemia, Hyvinvointipalvelut ja Terveysala) ja muut partnerit ovat Tarton yliopiston Viljandin kulttuuriakatemia, tallinnalainen Von Krahl -teatteri, virolainen konsultointiyritys PW Partners AS, Humanistinen ammattikorkeakoulu (Kansalaistoiminnan ja nuorisotyön koulutusohjelma) sekä Turun kaupungin nuorisoasiainkeskus. (MIMO-hankkeen verkkosivut 2011.) MIMO-hanke kehittää taidelähtöisiä menetelmiä sosiaali- ja nuorisotyön käyttöön. Hankkeessa toteutetaan työpajoja mm. syrjäytymisvaarassa oleville nuorisoryhmille ja etsitään kouluille uudenlaisia osallistumismahdollisuuksia nuorten harrastuksiin. Teatteriin ja tanssiin painottuvia työpajoja 13 17 - vuotiaiden kohderyhmälle ovat toteuttamassa esittävän taiteen, viestinnän ja mediakasvatuksen, hyvinvoinnin ja terveyden sekä nuorisotyön tekijät. Hankkeessa toteutetaan myös moniammatillista tiimityöskentelyä edistävä perus- ja täydennyskoulutuspaketti sekä useita seminaareja ja julkaisuja. Tietoyhteiskunta korostaa internetin, kansainvälisen median sekä virtuaalisten verkkojen tärkeyttä kaikilla elämän alueilla. MIMO-hankkeessa pyritäänkin hyödyntämään sosiaalista mediaa prosessidokumentoinnin alustana sekä kaikessa muussa toiminnassa mahdollisimman paljon. (MIMO-hankkeen verkkosivut 2011; Pyörre & Tulonen 2011.) 1.1.1 Kevään 2011 seminaari Kansainvälinen Rhythm Alive in the Community -seminaari järjestettiin 5.- 6.4.2011 Sigyn-salissa Turussa MIMO- ja OSLA-hankkeiden yhteistyönä. Seminaarissa esiteltiin monipuolisesti ja käytännönläheisesti erilaisia keinoja ja tapoja soveltaa taidelähtöisiä menetelmiä nuorisotyössä. Seminaarin puhujina kuultiin alansa ammattilaisia niin Suomesta, Virosta kuin Yhdysvalloistakin. Asiantuntijapuheenvuorojen lisäksi seminaari koostui Case Study -esityksistä sekä niihin perustuvista monipuolisista työpajoista, joihin seminaariyleisö sai osallistua. (MIMO-hankkeen verkkosivut 2011.)

7 Seminaarin iltaohjelmana järjestettiin lisäksi seminaarin pääpuhuja Billy Siegenfeldin Jump Rhythm Jazz Project Performance. Osallistujat pääsivät seuraamaan Emmy-palkitun Siegenfeldin Jump Rhythm Jazz Project Dance Companyn esitystä. Vuonna 1990 New Yorkissa perustettu tanssiteatteriryhmä yhdistelee tanssin ja laulun rytmiikkaa. (MIMO -hankkeen verkkosivut 2011.) 1.2 Työn rajaus ja tavoitteet Kevään 2011 seminaari toteutettiin poikkeuksellisen tiiviissä aikataulussa. Seminaaria varten ei myöskään oltu tehty viestintäsuunnitelmaa, joten tehdyt viestinnälliset toimenpiteet eivät olleet loppuun asti suunniteltuja. Suunnitelman puuttuminen vaikutti paljolti siihen, ettei kaikki sujunut odotetulla tavalla ja joitain asioita unohdettiin tai ne toteutettiin liian myöhäisessä vaiheessa. MIMOhankkeen tulevien yleisölle avoimien seminaarien viestintä on tarkoitus toteuttaa osittain samalla tavalla kuin keväällä 2011, mutta kehitettävää ja muutoskohteita löytyi myös paljon. Tekemäni viestintäsuunnitelman on tarkoitus palvella vain hankkeen Suomessa järjestettävien seminaarien viestinnän suunnittelua ja toteutusta. En siis ole käsitellyt partnerimaa Virossa järjestettävien seminaarien viestintää. Hankkeelle tekemäni suunnitelma on opinnäytetyön liitteenä (Liite 1). Se on taulukkomuodossa ja olen käyttänyt ohjelmana Exceliä. Olen keskittynyt työssäni vain seminaarin ulkoiseen viestintään, vaikka sisäinen viestintä usein onkin olennainen osa viestintäsuunnitelmaa (Ylenius & Keränen 2007, 4). Ulkoisella viestinnällä tarkoitan työssäni seminaarin potentiaaliseen yleisöön sekä median edustajiin kohdistettua viestintää. Olen siis jättänyt tarkoituksella käsittelemättä sisäisen viestinnän, kuten työryhmään sekä seminaarien puhujiin ja esiintyjiin kohdistuvan viestinnän. En nähnyt työni kannalta tarpeellisena käsitellä niitä ja halusin lisäksi pitää rajauksen selkeänä sekä työn kohtuuden mitoissa. Seminaarin käytännön järjestelyt vaikuttivat myös viestinnän toteutukseen ja kehittämiseen, joten siltä osin kuin järjestelyt

8 vaikuttivat, olen käsitellyt myös niitä. Olen työssäni noudattanut Parkkolan määritelmää, jossa viestintäsuunnitelma voi olla ensisijaisesti strategisen tason suunnitelma, ja josta operationaalinen taso jätetään silloin pois (Parkkola 2005, 15). Hankkeen tulevien seminaarien työryhmä keskittyy enemmän varsinaiseen käytännön toteutukseen sekä jälkiseurantaan. Vaikka budjetti on olennainen osa viestintäsuunnitelmaa (Juholin 2009, 130), en ole sisällyttänyt seminaarien viestintäbudjettia tekemääni suunnitelmaan. Budjetti on laadittu jo aikaisemmin, joten en voinut vaikuttaa siihen ja sen suuruuteen millään tavalla. Budjetti ja sen käsittely on myös jätetty pois sopimuksesta hankkeen, eli työn tilaajan kanssa. Yleensä ennen budjetin laatimista täytyy selvittää ja arvioida kustannukset, mitä eri viestintätoimenpiteet maksavat (Ylenius & Keränen 2007, 18). Tällä kertaa tilanne on toisin päin, sillä seminaarien viestintään on jo budjetoitu rahaa ja niissä raameissa täytyy suunnitella kaikki toteutettavat toimenpiteet. Rahaa ei siis voida budjetoida mistään lisää. Usein myös edellisen vuoden budjetti ja toteutunut rahan käyttö viestintään toimivat seuraavan vuoden pohjana ja kehyksenä. Budjettiin on lisäksi hyvä jättää aina hieman liikkumavaraa yllättävien tilanteiden varalta. MIMO-hankkeen tulevien seminaarien henkilöresursseihin on varattu hyvin rahaa, mutta markkinointimateriaaleille hieman vähemmän (MIMO-hanke 2011). Työn tavoitteena on siis tarjota MIMO-hankkeelle suunnitelma tulevien yleisölle avoimien seminaarien viestinnän tueksi. Suunnitelman avulla voidaan pyrkiä välttämään ensimmäisen seminaarin aikana esiin tulleita epäkohtia sekä vääriä valintoja, ja lisäksi on helpompi lähteä käytännössä toteuttamaan seuraavien seminaarien viestintää. Taulukkomuotoinen suunnitelma toimii siis muistivälineenä tulevien seminaarien viestinnän suunnittelu- ja toteutusvaiheessa. Parkkolan mukaan pääasia on, että suunnitelmasta ei tehdä liian vaikeaa ja että se laaditaan sellaiseksi, että sitä voi vaivatta täydentää ja muuttaa (Parkkola 2005, 13). Tämän takia ja toimeksiantajan toiveesta olen tehnyt suunnitelman juuri Exceliin, mistä näkee helposti taulukkomuodossa olevat viestinnän kohderyhmät, viestintäkanavat ja kanavissa tehtävät toimenpiteet, käytännön toteuttamisen ajankohdat sekä

9 viestinnällisten toimenpiteiden vastuuhenkilöt. Taulukossa on myös huomioita viestinnän käytännön toteutusta varten. Viestintäsuunnitelman osassa 1 olen käyttänyt lyhenteitä käytettävyyden takia, eli sitä on helpompi lukea ja kun taulukon tulostaa, se mahtuu maksimissaan kahdelle sivulle. Muuten olen pyrkinyt siihen, että suunnitelman osat mahtuvat yhdelle sivulle. Suunnitelman osassa 1 on avattu, keille mitäkin kautta viestitään ja osassa 2, millaisia toimenpiteitä tehdään, milloin ne tehdään ja kenen vastuulla ne ovat. Opinnäytetyöraportissani käsittelen sitä, miten olen päätynyt tiettyihin lopputuloksiin sekä perustelen suunnitelmaan tehtyjä valintoja. Tarkoituksena olisi, että tulevien seminaarien työryhmä voi käyttää apunaan varsinaista viestintäsuunnitelmaa ilman, että heidän tarvitsee lukea opinnäytetyötäni läpi. Olen lisäksi käsitellyt viestintäsuunnitelman kohtia enemmänkin yleisellä tasolla, sillä suunnitelmaan erityisesti ajankohtiin ja vastuuhenkilöihin voi vielä tulla muutoksia varsinaisessa toteutusvaiheessa. En siis esimerkiksi ole käyttänyt tarkkoja nimiä kaikista osapuolista. Omana tavoitteenani oli tehdä viestintäsuunnitelma, jonka työstämisen aikana tulleita oppeja pystyisin hyödyntämään tulevaisuuden töissäni. Suunnitelmaa ja oppeja voi soveltaa niin seminaarien kuin muunlaistenkin tapahtumien viestinnässä. Se voisi toimia myös esim. erilaisten tuotteiden ja palveluiden viestinnän toteutuksen pohjana ei siis täysin sellaisenaan, vaan soveltaen. Toivon, että työni tuloksista on hyötyä myös muille mahdollisille opinnäytetyön lukijoille, jotka etsivät ideoita ja keinoja viestinnän suunnitteluun ja toteuttamiseen. Opinnäytetyöni lähteinä olen käyttänyt viestintään, tiedotukseen sekä markkinointiin keskittyvää kirjallisuutta, artikkeleita sekä erilaisia oppaita. Kirjallisten ja sähköisten lähteiden lisäksi olen haastatellut Taideakatemian tuottajaa Mika Väyrystä ja kysynyt häneltä lisätietoa viestintäsuunnitelman sisällön tueksi. Hankkeen ensimmäinen seminaari toimi myös omalta osaltaan lähdeaineistona, koska käytin sitä ja sen aikana toteutettuja viestinnällisiä toimenpiteitä tekemäni viestintäsuunnitelman pohjana. Lisäksi käytin apuna MIMO-hankkeen viestintäsuunnitelmaa sekä keväällä 2011 järjestetyn viestintätilaisuuden ideoita, jotka koskivat koko hankkeen viestintää.

10 2 VIESTINTÄSUUNNITELMA Viestintäsuunnitelma laaditaan usein selkiyttämään koko yhteisön tai yrityksen viestintää ja esimerkiksi aina vuodeksi kerrallaan tai muuksi tietyksi ajanjaksoksi (Ylenius & Keränen 2007, 14). Organisaation viestintäsuunnitelma on haastattelemani Väyrysen mukaan myöskin vähän niin kuin osa sitä toimintasuunnitelmaa ja semmosta strategista suunnittelua ylipäätänsä. Väyrynen sanoi myös, että viestintäsuunnitelma on tällöin aika yleislaajuinen ja siinä on myös enempi sellaisia strategisia toimenpiteitä. Olen usein nähnyt viestintäsuunnitelmia, jotka ovat pidempiä tekstitiedostoja, eli niissä on kirjoittamalla avattu eri kohtia. Opinnäytetyönäni tekemä suunnitelma on kuitenkin taulukkomuodossa, ja myös Väyrynen kertoi käyttävänsä viestintäsuunnitelmaa enemmänkin konkreettisena ja yksityiskohtaisena työkaluna, eli suunnitelma on aikataulu sille, miten täytyy viestiä. (Väyrynen 2011.) Opinnäytetyössäni on kyseessä noin kahden vuoden suunnitelma, joka on tosin rajattu koskemaan vain hankkeen useampaa yksittäistä projektia eli seminaareja. Koko hankkeen viestintäsuunnitelma on tehty erikseen. Puhun työssäni viestintäsuunnitelmasta, jonka yhtenä osana on myös tiedottaminen. Viestintään kuuluu erilaisia toimenpiteitä ja kohderyhmiä, joten voisi ajatella, että eräänlainen tiedotussuunnitelma on osa työstämääni viestintäsuunnitelmaa. Tiedottamisen lisäksi iso osa viestintäsuunnitelmaa on muu markkinointiviestintä. Ilman viestinnän suunnittelua ja ohjeistusta yksittäiset viestinnälliset toimenpiteet jäävät monesti irrallisiksi. Näin kävi ainakin osittain kevään 2011 seminaarin viestintää toteutettaessa. Ilman suunnitelmaa ja siihen kirjattuja tavoitteita jäävät tavoiteltavat tuloksetkin vähäisiksi. (Ylenius & Keränen 2007, 4-5.) Lisäksi on huomioitava, että viestintäsuunnitelman tulee olla laajasti kaikkien tiedossa ja ohjata kaikkea viestintää (Juholin 2009, 108). Onkin tärkeää, että tulevien seminaarien työryhmät käyvät suunnitelman tarkasti läpi

11 ja noudattavat sitä. Viestintäsuunnitelman tarkoitus rikkoutuu, jos moni alkaa hoitaa viestintää sekaisin ja esimerkiksi eri kanavia käyttäen. Viestintäsuunnitelmaan on tavallisesti kirjattu viestinnän kohderyhmät sekä toimenpiteet, joiden avulla ollaan vuorovaikutuksessa kohderyhmien kanssa. Lisäksi suunnitelma sisältää muun muassa aikataulut, toteuttajat ja vastuut sekä kustannukset. Viestintäsuunnitelmalla käytännössä varmistetaan, että tarvittavat toimenpiteet tehdään oikeaan aikaan oikeille kohteille. Tärkeää on myös, että suunnitelmassa on määritelty seuranta ja miten se toteutetaan. (Ylenius & Keränen 2007, 14 15.) Käsittelen raportissani seurantaa ja jatkokehittelyä vain lyhyesti, mutta niihin kannattaa panostaa erityisesti seuraavan seminaarin jälkeen. Viestintäsuunnitelmaa on hyvä päivittää tasaisin väliajoin, esimerkiksi jokaisen seminaarin jälkeen tai aina kun jotain uutta tulee mieleen tai jotain pitää muuttaa. Kun suunnitelmaa päivitetään, kannattaa aina muistaa arkistoida sen aiemmat versiot myöhempää tarvetta ja tarkastelua varten. (Juholin 2009, 107.) Viestintäsuunnitelmaa tehtäessä määritellään ensin viestinnän nykytila, tavoitteet ja resurssit (Ylenius & Keränen 2007, 3). Niitä tarkastelen lähemmin seuraavissa alaluvuissa. Tarkempi määrittely ja lähtötilanteen tarkastelu auttoivat minua varsinaisen suunnitelman rakentamisessa. 2.1 Viestinnän nykytilan kartoitus Ennen kuin lähden avaamaan varsinaista viestintäsuunnitelman sisältöä ja sen tekoprosessia, esitän tekemäni kartoituksen siitä missä tällä hetkellä mennään ja miten eri periaatteet ja ohjeistukset ovat näkyneet ensimmäisessä seminaarissa ja sen viestinnässä. Nykytilaa tarkastellaan niiden osa-alueiden osalta, jotka on määritelty kuuluviksi viestintään (Juholin 2009, 101) ja opinnäytetyössäni käsittelen ulkoista viestintää, eli yleisöön ja mediaan kohdistuvaa viestintää, joten olen tarkastellut nykytilaa niiden osalta.

12 Juholinin mukaan viestinnän nykytilan kartoitus vastaa kysymykseen, millaista viestintä on nyt ja tarkoituksena olisi, että yksittäisten projektien viestintä saataisiin laajasti ottaen tukemaan koko organisaation strategiaa ja viestintää, toisin sanoen omalta osaltaan auttamaan organisaatiota pääsemään tavoitteisiinsa (Juholin 2009, 99, 101, 123). Tämän vuoksi ja MIMO-hankkeen toiveesta olen tarkastellut myös koko hankkeen viestintäsuunnitelmaa ja yrittänyt sisällyttää ja soveltaa sen periaatteita, arvoja, tavoitteita ja toimenpiteitä seminaarien viestintäsuunnitelmaan. Hankkeen viestintäsuunnitelmassa asioita käsitellään kuitenkin laajemmin ja kaikki siinä esiintyvät kohdat eivät ole relevantteja seminaarien kannalta. Yksi hankkeen pääperiaatteista ja strategisista näkökulmista on avoimuus jaettaessa tietoja ja kokemuksia sekä kehitettäessä taidelähtöisiä ja moniammatillisia tiimityöskentelymenetelmiä. Lisäksi ammattikentällä toimivia halutaan haastaa avoimeen keskusteluun. Hankkeen partnerit ovat omalta osaltaan vastuussa tietojen ja kokemusten jakamisessa ja ohjausryhmä sekä liitännäispartnerit tulosten jakamisessa. Yleisölle avoimissa seminaareissa tehdään koko hanketta tunnetuksi ja kerrotaan hankkeen tuloksista sekä ajatuksista ja ideoista käyttää taidelähtöisiä menetelmiä nuoriso- ja sosiaalityössä. Seminaareissa avoimuus tulee siis hyvin esille. Seminaarien lisäksi erilaisissa hankkeen julkaisuissa esitellään tuloksia ja kokemuksia. (Pyörre & Tulonen 2011.) Samoin kuin koko hankkeen myös seminaarien viestintää koskevan kommunikaation tulisi olla selkeää ja informatiivista (Pyörre & Tulonen 2011). Tärkeänä kommunikoinnin ja myös tiedon jakamisen alustana toimii Turun AMK:n intranet Messi. Hankkeella on intranetissä oma työtila, jonne lisätään ja päivitetään kaikki mahdollinen hanketta koskeva tieto, julkaisut, markkinointimateriaalit ja yhteystiedot. Sieltä löytyvät lisäksi hankkeen viestintäsuunnitelma sekä visuaaliset ja muut ohjeistukset. Myös ensimmäistä seminaaria toteutettaessa ja sen jälkeen kaikki seminaaria koskeva tieto, postituslistat, tiedotteet ja muu markkinointimateriaali lisättiin Messiin. Nyt ne löytyvät helposti ja ovat kaikkien saatavilla seuraavia seminaareja varten.

13 Ensimmäisen seminaarin viestinnästä keskusteltiin lisäksi melko pitkälti sähköpostin välityksellä sekä viikkopalavereissa. Sähköposti ei kuitenkaan täysin toiminut, sillä postien päivittäinen tulva hidasti huomattavasti kommunikointia kun kaikki yrittivät seurata viestiketjuja. Lisäksi toisinaan tärkeät ja kiireelliset viestit saattoivat hukkua kaiken viestimäärän joukkoon ja samoista asioista joutui kysymään välillä useaankin otteeseen. Kehitysehdotuksena seuraavia seminaareja varten kannattaisi hyödyntää intranetin olemassaoloa. Siellä on mahdollista luoda keskusteluja, joita seuraamalla viestiketjusta pääsisi paremmin perille eikä sähköpostitulva olisi enää niin ylitsepääsemätön. Jotta intranetin keskustelualustat toimisivat seuraavien seminaarien viestinnästä kommunikoitaessa, pitää niistä tiedottaa selkeästi työryhmän jäsenille sekä sopia toimintaperiaatteista. Mikäli sähköpostien määrä pyritään pitämään minimissään, on edellytyksenä, että kaikki varmasti kirjoittavat keskustelualustoihin ja seuraavat niitä aktiivisesti. Käsiteltävien aiheiden lisäksi MIMO-hanke tulee seminaareissa esiin visuaalisuuden kautta. Hankkeella on omat visuaaliset ja graafiset ohjeistuksensa, joita tulee noudattaa myös seminaarien viestinnässä. Samaa tyyliä, värejä, tunnuksia ja logoja tulee käyttää kaikissa viestinnän tuotoksissa, kuten mainonnassa, verkkosivuilla, julisteissa ja esitteissä (Ylenius & Keränen 2007, 13). Ohjeilla pyritään luomaan yhtenäistä mielikuvaa sekä MIMO-brändiä. Ensimmäisenkin seminaarin visuaaliset tuotokset ja markkinointimateriaali pohjautuivat hankkeen visuaalisiin ohjeistuksiin. Juuri värien käyttö oli tarkkaan määriteltyä ja seminaarin viestinnässä käytetyt hahmot esiintyvät kaikissa hankkeen muissakin materiaaleissa. Värien ja hahmojen käyttö auttaa ihmisiä yhdistämään hankkeen eri projektit toisiinsa ja lisää hankkeen tunnettuutta suuren yleisön keskuudessa. Lisäksi ensimmäistä seminaaria varten painetut hahmolla ja hankkeen logolla varustetut pinssit olivat selkeästi suosittuja seminaariin saapuneen yleisön keskuudessa ja erityisesti kaikki hahmo-pinssit menivät kuin kuumille kiville. Toivottavasti ihmiset ovat käyttäneet pinssejä vielä seminaarin jälkeenkin, sillä se on ilmaista markkinointia koko hankkeelle sekä sen tuleville seminaareille ja muille projekteille.

14 Hankkeen viestinnässä toteutetaan verkkosivut hankkeen kohderyhmälle eli nuorille. Hankkeen viestintäsuunnitelmassa mainitaan myös ammattilaisille tehtävistä verkkosivuista, jotka tehtiin keväällä 2011. Verkkosivuja käytetään tulevienkin seminaarien viestinnässä, josta lisää luvussa 3.2.2. Verkkosivujen, seminaarien ja julkaisujen lisäksi hankkeen viestintäsuunnitelmassa mainitaan myös muita viestinnällisiä toimenpiteitä ja viestintäkanavia. Näitä ovat lehdistötiedote, esitteet, julisteet, flyerit, lehtiartikkelit, uutiset prosessista ja tuloksista, tapahtumat, työpajat, erilaiset muut verkkosivut, kuten sovellataidetta.fi, sekä sosiaalisen median palvelut, kuten Facebook, Twitter, Youtube ja Vimeo. (Pyörre & Tulonen 2011.) Kyseisiä viestinnällisiä toimenpiteitä ja kanavia käytettiin jossain määrin kevään 2011 seminaarin viestinnässä. Olen käyttänyt niitä myös tulevien seminaarien viestintäsuunnitelmassa. 2.1.1 SWOT-analyysi Seminaarien viestinnän nykytilan kartoituksen apuna olen käyttänyt myös SWOT-analyysiä. Olen siis tehnyt analyysin ennen varsinaista viestintäsuunnitelmaa. SWOT-analyysiä ei ole aina välttämätöntä käyttää, ja haastattelemani Väyrynenkin sanoi, ettei ole koskaan käyttänyt sitä viestinnässä ja markkinoinnissa, mutta kuitenkin sitä voi käyttää mihin tahansa. Hänen mukaansa se on strategisen työn väline ja jos se organisaatio tekee strategista suunnittelua, ni siinä tarvitaan myöskin sitä SWOT-analyysiä (Väyrynen 2011). Tekemäni viestintäsuunnitelma on enemmänkin juuri strategisen tason suunnitelma, joten olen siksi hyödyntänyt myös SWOT-analyysiä. SWOT-analyysin avulla arvioidaan ja hahmotetaan organisaation viestinnän ja viestintätoimintojen vahvuudet, heikkoudet, uhat ja mahdollisuudet. Analyysin tarkoituksena ei kuitenkaan ole vain todeta, miten asiat ovat, vaan sen pitäisi tuottaa myös pohdintoja siitä, miten viestintää voisi kehittää vahvistaa

15 vahvuuksia ja kompensoida heikkouksia. Näin analyysi voisi todella vastata mahdollisiin uhkiin ja mahdollisuuksiin. Viestintäsuunnitelmassa on otettava huomioon myös SWOT-analyysissä esiin nousseita asioita, vaikkei niihin kaikkiin ehkä pystytä tai edes pyritä vaikuttamaan samalla kertaa. (Vuokko 2004, 123; Ylenius & Keränen 2007, 8, 14.) Hankkeen ensimmäisen seminaarin perusteella näen vahvuuksina riittävän ammatillisen pätevyyden, hankkeen ja seminaarien teemojen ajankohtaisuuden, kansainvälisyyden sekä partnerien melko suuren määrän. Lisäksi hankkeella on välineet seminaarien viestinnän toteuttamiseen ja joitakin asioita on jo valmiina seuraavia seminaareja varten, kuten verkkosivut. Hankkeella on myös iso rahoitus EU:lta, mutta näen sen myös heikkoutena, koska EU-rahoitteisilla hankkeilla on todella tarkat määräykset rahankäytöstä ja kaikesta pitää raportoida edelleen. Työryhmän ammatillista pätevyyttä voisi vahvistaa ottamalla mukaan tarpeeksi opiskelijoita, jolloin hankkeen vakituiset työntekijät pystyisivät kohdistamaan työpanostaan tärkeämpiin asioihin, samalla kun opiskelijat voisivat hoitaa prioriteetiltaan vähäisempiä sekä juoksevia asioita. Kansainvälisyyden ja partnerien suurempaa hyödyntämistä kannattaa myös miettiä, koska ne ovat olemassa. Niitä voitaisiin yrittää ottaa enemmän huomioon ja mukaan seminaarien suunnittelussa ja toteutuksessa. Jo valmiina olevia viestinnän toteutuksen välineitä ja kanavia tulee myös kehittää. Käyn läpi yksityiskohtaisempia kehitysehdotuksia luvussa 3. Seminaarien muita heikkouksia on se, että hanke on vielä verrattain uusi ja tuntematon, eikä vakiintuneita työskentelykäytäntöjä ole vielä ehtinyt muotoutua. Tietenkin aika ja kokemukset auttavat tähän, mutta tunnettuutta erityisesti suuren yleisön ja median keskuudessa on syytä pyrkiä lisäämään jatkuvasti, vaikkei seminaareja tai muita yleisölle avoimia projekteja olisikaan tiedossa. Jotta hanke pääsisi esille mediassa, on sen vaikutettava vireältä, tiedottamisen on oltava asiantuntevaa ja tapahduttava säännöllisin väliajoin. Toiminnan kannalta tulisi hiljaisinakin aikoina antaa itsestään taustatietoja, tehdä itseään tunnetuksi ja tarjota uutisia. (Parkkola 2005, 70.) Yleniuksen ja

16 Keräsen mukaan aktiivinen tiedottaminen antaa organisaatiostasi myös positiivisen ja avoimen kuvan, mutta on hyvä muistaa, että ihan kaikista asioista ei kuitenkaan kannata tiedottaa, kuten turhista ja epäolennaisista asioista (Ylenius & Keränen 2006, 12). Koko hankkeesta voisi lähettää yleisölle viestiä pari tai kolme kertaa vuodessa, sekä eri tapahtumista ja seminaareista vielä erikseen. Kannattaa kuitenkin muistaa, ettei tiedottamista saa olla liikaa, eikä se saa olla liian aggressiivista. (Väyrynen 2011.) Ensimmäisen seminaarin aikaan viestintäsuunnitelman puuttuminen tietenkin vaikeutti koko seminaarin suunnittelua ja toteutusta, mutta seuraavia kertoja varten on nyt olemassa suunnitelma, joten koko työryhmän työskentely toivon mukaan helpottuu. Työryhmän sisäisessä kommunikoinnissa oli havaittavissa myös heikkouksia, mutta uskon, että tähän auttavat jo aikaisemmin mainitsemani intranetin työtilan keskustelualustat. Ulkoisen viestinnän haasteena niin hankkeessa kuin seminaareissakin on terveys-, sosiaali-, nuoriso- ja taiteen alan ammattilaisten sekä sidosryhmien vähäinen tieto ja kokemukset taidelähtöisten menetelmien käytöstä. Seminaarien viestinnän uhkana voi myös olla yleisön ja median vähäinen kiinnostuminen hankkeesta ja sen seminaareista, vaikka tunnettuutta pyrittäisiinkin lisäämään. Tätä uhkaa voitaisiin tosin yrittää välttää markkinoinnin aikaisella aloittamisella, jolloin yleisöön ja median edustajiin olisi enemmän aikaa luoda yhteyksiä. Lisäksi olisi hyvä miettiä, miten tiedotteita ja mainoksia voitaisiin kirjoittaa kiinnostavammiksi sekä miten muusta markkinointimateriaalista voitaisiin tehdä vieläkin houkuttelevampaa ja miten sitä saataisiin levitettyä laajemmalle alueelle. Viestintäsuunnitelma ja siihen tehty aikataulutus myös auttavat estämään sen uhkan muodostumista, että aikataulu pettäisi jälleen ja kaatuisi kiireeseen eikä viestinnällisiä toimenpiteitä saataisi aloitettua tarpeeksi aikaisin tai tehtyä kunnolla. Tämän vuoksi olisi myös tärkeää saada rekrytoitua juuri opiskelijoita. Yhtenä uhkana voisi vielä olla se, etteivät ihmiset välitä viestiä eteenpäin. Tällä tarkoitan sitä, että ensimmäistä seminaaria toteutettaessa seminaarimainos lähetettiin ensin suurelle joukolle ihmisiä, jotka olivat potentiaalisia seminaarista kiinnostuvia ja sinne saapuvia henkilöitä. Heitä myös kehotettiin välittämään viestiä edelleen,

17 jotta mahdollisimman moni kohderyhmiin kuuluvista tavoitettaisiin. Tähän uhkaan on melko vaikea vaikuttaa, sillä ketään ei voi vaatia välittämään viestiä edelleen, eikä työryhmä saa juurikaan tietoa siitä kuinka moni on lähettänyt tiedotetta eteenpäin ja kuinka monelle. Näen hankkeen ja seminaarien tunnettuuden lisäämisen kuitenkin myös mahdollisuutena, koska sillä on juuri uutuutensa, ajankohtaisuutensa sekä EUrahoituksensa takia mahdollisuus panostaa laajemman näkyvyyden saavuttamiseen. Uskon, että nämä seikat ja monet muutkin kiinnostaisivat yleisöä ja mediaa, eikä vain Turun seudulla vaan myös laajemmin koko Suomessa. Tiedotusta ja markkinointia vain pitäisi tehdä tasaisin väliajoin, kuten jo edellä mainitsin. Vuoden 2011 jälkeen hanke ja seminaarit lisäävät varmasti mahdollisuuksiaan, kun kulttuuripääkaupunkivuosi on ohi. Silloin ei enää ole niin paljon kilpailevia kulttuurialan tapahtumia ja projekteja meneillään, jolloin on helpompi saada enemmän yleisön ja median huomiota.

18 Vahvuudet - riittävä ammatillinen pätevyys - hankkeen ja seminaarien teemojen ajankohtaisuus - kansainvälisyys - partnerien määrä - välineet viestinnän toteuttamiseen - valmiina olevat asiat, kuten verkkosivut - EU-rahoitus Mahdollisuudet - tunnettuuden lisääminen - kulttuuripääkaupunkivuoden päättyminen Heikkoudet Uhat - hanke vielä uusi ja tuntematon - ei vakiintuneita työskentelykäytäntöjä - viestintäsuunnitelman puuttuminen - työryhmän sisäinen kommunikointi - aikataulu ei ollut kunnossa ensimmäisen seminaarin aikana ja markkinointi ei toiminut kunnolla - EU-rahoitus - yleisön ja median vähäinen kiinnostus - aikataulun pettäminen ja markkinoinnin myöhästyminen - opiskelija-assistentteja ei saada tarpeeksi - seminaarimainosta ei välitetä eteenpäin Kuvio 1. Seminaarien viestinnän SWOT-analyysi. 2.2 Tavoitteet Viestinnän nykytilan kartoituksen pohjalta pystyin laatimaan tavoitteita seminaarien viestinnälle. Väyrysen mukaan tavoitteellisuus määrittelee sen, mitä ja milloin mitäkin pitää tehdä (Väyrynen 2011). Samoin kuin periaatteet ja ohjeistukset, myös hankkeen tavoitteet on hyvä huomioida seminaarien viestintäsuunnitelmassa, ja koska kyse on suunnitelmasta, myös tavoitteet ovat enemmänkin strategisia tavoitteita. Juholinin teoksen mukaan strategisia

19 tavoitteita voisivat olla esimerkiksi: yhteisön tunnettuus; yhteisökuva, maine, brändi tai imago; keskeisten teemojen tai aihealueiden näkyvyys julkisuudessa; henkilöstön ja muiden sidosryhmien sitoutuminen; sekä vaikuttaminen yhteiskunnalliseen päätöksentekoon määrätyillä alueilla. (Juholin 2009, 103.) MIMO-hankkeen tavoitteina on muun muassa herättää kiinnostusta ja lisätä tietoa moniammatillisesta tiimityöstä sekä taidelähtöisistä menetelmistä taiteilijoiden, nuoriso- ja sosiaalityöntekijöiden, opettajien sekä terveydenalan ammattilaisten keskuudessa. Hankkeelle siis halutaan saada paljon näkyvyyttä, jotta yleisön tietoisuus lisääntyisi. (Pyörre & Tulonen 2011.) Seminaarien viestinnän tavoitteeksi on kirjattu myös tunnettuuden lisääminen, minkä saavuttaminen taas johtaa toiseen tavoitteeseen eli siihen, että seminaareihin saataisiin enemmän yleisöä (MIMO-hanke 2011). Tunnettuutta voitaisiin lisätä ja suurempaan seminaariyleisöön päästään ainakin aktiivisemmalla markkinoinnilla ja tiedottamisella sekä niiden aikaisemman aloittamisen avulla. Seminaariyleisöä voidaan kasvattaa myös ennakkoilmoittautumisen avulla. Viestinnällä tulisi pyrkiä myös vaikuttamaan ihmisten tietoihin, mielikuviin ja asenteisiin hankkeesta ja seminaareista. Tunnettuuden lisäämisen kautta pystytään mahdollisesti vaikuttamaan myös yhteiskunnallisesti tuomalla tai jopa vakiinnuttamalla taidelähtöiset menetelmät osaksi sosiaali- ja nuorisotyötä. Seminaarien viestinnän tavoitteena voisi lisäksi olla, että sosiaalista mediaa pyritään hyödyntämään entistä enemmän tai ainakin enemmän kuin ensimmäisen seminaarin suunnittelussa ja toteutuksessa. Hankkeen viestintäsuunnitelmassakin on mainittu, että sosiaalista mediaa pyritään hyödyntämään mahdollisimman paljon (Pyörre & Tulonen 2011) ja onhan sosiaalisen median palveluiden käyttäminen edullisempaa verrattuna esimerkiksi perinteisiin medioihin, kuten lehtiin, radioon ja televisioon. Onnistuessaan sosiaalisessa mediassa toteutettu markkinointi saattaa tavoittaa nopeammin ja enemmän seminaarien kohderyhmien edustajia. Tavoitteiden asettamisen jälkeen voidaan listata suuntaa-antavasti ne viestinnän keinot ja tuotokset, joita aiotaan käyttää tavoitteiden saavuttamisessa

20 (Ylenius & Keränen 2007, 10). Näistä kerron lisää viestintäsuunnitelman sisältöä avatessani. 2.3 Resurssianalyysi Strategisen ja operatiivisen suunnittelun välissä voi olla taktinen suunnittelu, joka sisältää muun muassa viestinnän voimavarojen kartoituksen. Taktisella suunnittelulla strategiaa viedään operatiiviseen toimintaan. Resurssianalyysi siis auttoi minua viestintäsuunnitelman laatimisessa sekä tulee auttaman tulevien seminaarien työryhmää suunnitelman viemisessä käytäntöön. Voimavarojen arviointi kuuluu suunnitteluun myös sen takia, että vasta riittävillä resursseilla on mahdollista päästä tavoitteisiin. Resurssianalyysi laaditaan kirjallisesti ja siinä eritellään olemassa olevat ja lähivuosina tarvittavat resurssit viestinnän tavoitteisiin peilattuna. (Juholin 2009, 73, 94, 97.) Osaa olemassa olevista ja tarvittavista resursseista olen jo käsitellyt SWOT-analyysin yhteydessä. Resursseja voidaan tarkastella monesta näkökulmasta. Ensinnäkin niitä voidaan analysoida laadun ja määrän näkökulmasta ja toiseksi resursseja arvioidaan suhteessa aikaan ja tavoitteisiin. Nykyhetken resursseja verrataan tavoitetasoon ja katsotaan, riittävätkö resurssit määrällisesti ja ovatko ne oikeanlaatuisia. (Juholin 2009, 94.) Käytössä olevilla resursseilla pystytään toteuttamaan viestinnällisiä toimenpiteitä ja ylipäätään viemään seminaarien suunnittelua ja toteutusta eteenpäin. Raha on yksi ja oleellinen osa resurssianalyysiä samoin kuin budjetti on viestintäsuunnitelmaa. Rahasta myös luonnollisesti riippuu, miten paljon seuraavia resursseja on käytettävissä. (Juholin 2009, 97.) Tärkein voimavara viestinnässäkin ovat ihmiset ja heidän osaamisensa eli ammattitaito (Juholin 2009, 94). Ensimmäisen seminaarin työryhmästä ei puuttunut ammattitaitoa, mutta ryhmän kokoon tulisi kiinnittää huomiota vastaisuudessa. Myös aika on tärkeä resurssi, jota ensimmäisellä kerralla oli