KuntaIT KuntaIT-jalkautusohjelma Heikki Talkkari Neuvotteleva virkamies 30.11.2009
Tausta TAUSTA JALKAUTUSOHJELMALLE Lähtökohtana ovat KuntaIT:n toiminta-ajatus ja toiminnan tavoitteet. Tavoitteena on tukea kuntasektorin palvelutuotantoa, asiakaslähtöisiä palveluja ja organisaatiorajat ylittäviä palveluja sekä kunta- ja palvelurakenneuudistuksen toimeenpanoa. Toteutetaan KuntaIT-palvelujen ja tuotosten viestintää, markkinointia ja käyttöönottoa kunnissa ja yhteistoiminta-alueilla. Jalkautusohjelmassa laaditaan viestintäsuunnitelma ja toteutetaan jalkauttamistoimenpiteet valituille asiakassegmenteille vuoden 2010 loppuun mennessä. MIKSI JALKAUTUSOHJELMA TOTEUTETAAN KuntaIT:n tarjoamia mahdollisuuksia ei tunneta riittävästi KuntaIT:n tavoitteet ja niillä saatavat hyödyt toteutuvat vasta, kun tuotokset on viety osaksi kuntien käytännön toimintaa. Jalkautusohjelmaan kuuluu myös yhteentoimivuuden edistäminen, yhteisten vaatimusten ja ratkaisujen levittäminen sekä asiakkaiden saaminen tuotoksille. Lisätään kuntien kehittämisresursseja ja osaamista Huomioidaan hankkeiden omat viestintäsuunnitelmat ja toimenpiteet. 2
KuntaIT-palveluiden menestyksellisen käyttöönoton ja jalkauttamisen varmistamiseksi on käynnistetty KuntaIT-jalkautusohjelma. KuntaIT-jalkautusohjelman aikataulu on 10/2009 12/2010. KuntaIT-jalkautusohjelma toteutetaan valtiovarainministeriön KuntaITyksikön, PricewaterhouseCoopers Oy:n (PwC) ja ToimintaKonsepti Helsinki Oy:n yhteistyönä. PwC:n johdon konsultointi-yksikkö auttaa asiakkaitaan liiketoimintastrategian toteuttamisessa ja toiminnan kestävän muutoksen edellytysten luonnissa. Strategian toiminnallistaja vuorovaikutuksen keinoin ToimintaKonsepti on erikoistunut yritys- ja yhteisöviestintään. 3
KENELLE Kuntien johtavat viranhaltijat ja luottamushenkilöt (Kuntamarkkinat) Tietohallintojohtajat ja tietotekniikkavastaavat Seudulliset IT palvelutuottajat, IT palvelu- ja järjestelmätoimittajat KuntaIT kehittäjäverkosto Jalkautuksessa on otettava huomioon myös; kuntakoko, kuntarakenne, maantieteellinen asema, kuntaliitoskunnat, yhteistoiminta-alueet ja elinkeinorakenteet. MITEN Tiedotustilaisuudet, julkistukset, esitteet Tuotteistusmateriaali Teemakohtaiset tilaisuudet Virtuaaliesitykset tuotoksista mm. videoesitykset palveluista Asiantuntijatukea kunnille projektien tuotosten käyttöönottoon 4
Tavoitteet Vähintään 80 % tunnettuus kuntajohdon keskuudessa (mm. valtuuston ja hallitusten puheenjohtajien, kunnanjohtajien, kunnan- ja kaupunginsihteerien sekä talouspäälliköiden). Tunnettuudella tarkoitetaan tässä yhteydessä sitä, että tämä kohdejoukko tuntee karkealla tasolla KuntaIT-toiminnan ja hankkeiden tavoitteet. Vähintään 80 % tunnettuus kuntien tietohallintojohdon keskuudessa (mm. tietohallintopäälliköt ja -johtajat sekä kuntien atktuotannosta vastaavat). Tunnettuudella tarkoitetaan tässä yhteydessä sitä, että tämä kohdejoukko osaa nimetä useita KuntaIT:n kehittämishankkeita sekä tuntee hankkeiden tavoitteet ja tuotokset syvällisemmin sekä tietää vähintään yhden hankkeen tuotokset niin hyvin, että pystyy arvioimaan kuntansa toiminnan kehittämistä tuotoksien avulla. Kuntien tietohallintojohto tuntee vähintään viisi (5) JHS-suositusta ja erityisesti JHS 166 suosituksena julkaistut JIT 2007 -sopimusehdot. Tavoitteena on, että vähintään 60 % kuntien IT-palveluita koskevista tarjouspyynnöistä sisältää viittauksen JIT 2007 -sopimusehtoihin vuoden 2010 loppuun mennessä. 5
Tavoitteet Edellytysten luominen useiden (vähintään 15) KuntaIT:n palveluiden kehittämiseen ja tietojohtamiseen liittyvien projektien tuotoksia hyödyntävien käyttöönottoprojektien käynnistymiselle sekä kyseisten käyttöönottoprojektien suunnittelun ja projektin toteutuksen tukeminen. Käyttöönottoprojektien kohteet täsmennetään yhdessä jalkauttamisohjelmaan valitun toimittajan kanssa. Merkittävä strategisen ICT-osaamisen lisääntyminen ohjelman kohderyhmissä (mm. muutosjohtaminen, kokonaisarkkitehtuuri, kehittämisenhallinta). Vähintään 30 % kunnista (painotus suurimmissa kunnissa) osallistuvat ohjelman myötä toteutettavaan valmennukseen / koulutukseen yms. osaamisen lisäämiseen tähtäävillä toimenpiteillä. Jalkauttamisohjelman kenttätyön asiantuntija- ja konsulttityömääräksi on arvioitu noin 350 henkilötyöpäivää (htp). Työn kohdentuminen määritellään tarkemmin työsuunnnitelmassa. 6
KuntaIT:n projektisalkku 2009-2010 Omistaja Osapuolet Arvioitu Budjetti Aikataulu Tietojohtaminen TotIT SOTE -tietojohtaminen KuntaIT KuntaIT 7 1 7 1-3 1 275 000 2 100 000 Palveluiden kehitys Asiakaspalvelukeskus (ASPA) Kohti Kumppanuutta Kuntien rakennetun ympäristön sähköinen palvelu Rekrytointi- ja sijaisratkaisu Sähköisen kilpailutuksen välineet (määrittely) Oulu Tampere Kuntaliitto Kuntaliitto KuntaIT 4 1 5 5 6 3 9 1 7 5 2 270 000 2 096 000 2 170 000 1 140 000 830 000 Arkistointi Rajapinnat eams Asemakaava JHS Kansallisarkisto Kuntaliitto 8 3 9 2 500 000 190 000 VirtuK Virkatunniste Käyttäjien- ja käyttöoikeuksien hallinta Kuntaliitto KuntaIT 3 3 3 3 50 000 100 000 Arkkitehtuuri Kokonaisarkkitehtuuri Sähköinen asiointi, tukipalvelut, MDM, eresepti KuntaIT KuntaIT 3 2 3 2 800 000 290 000 Välineet Tietohallinto ja edellytykset IT-governance, benchmarking, salkunhallinta KuntaIT 10 1 300 000 Prosessienmallinnus, projektinhallinta, kehitysvälineet yms. KuntaIT 900 000 Valmis Kunnat Muut Kesken Osasto Hallinnon Aloittamatta kehittämisosasto / KuntaIT 7
osana kokonaisuutta Muutos kuntakentässä Hyötyjen johtaminen KuntaIT-toiminta (2010-> JulkIT) Palvelukehityshankkeet Palveluiden käyttöönotot Jatkuva toiminta & tuotanto KuntaIT-jalkautus Käytön lisääntyminen Värien selitykset: Kuntien vastuulla Valtiovarainministeriön vastuulla 8
Vaiheistus Projektin ohjaus 1. Nykytilan kartoitus 2. Suunnittelu 3. Toteutus 4. Jatkuva toiminta Nykytilan kartoitus Projektilla tavoiteltavien hyötyjen määrittely johtaen KuntaIT:n strategisista tavoitteista Kehittämispotentiaalin määrittely Hankkeisiin jalkautuminen Jalkauttamisen suunnittelu Viestinnän suunnittelu Suunniteltujen toimenpiteiden toteuttaminen Tilaisuudet kunnissa Seuranta ja arviointi Jatkuva toiminnan kehittäminen osana operatiivista toimintaa 10-12/2009 11-12/2009 11/2009-12/2010 11/2009 -> 9
Tehtäväkokonaisuudet 1. Nykytilan kartoitus 2. Suunnittelu 3. Toteutus 4. Jatkuva toiminta 10-12/2009 11-12/2009 11/2009-12/2010 11/2009 -> Tunnettuuden kasvattaminen B. Asiakaskartoitus ja kohderyhmien tunnistaminen C. Viestintä ja markkinointi D. Verkkosivut Jalkautus A. Hyödyt ja muutos kuntakentässä, tavoitteiden asettaminen ja mittaaminen E. Tietämyksen siirto F. Palvelukehityshankkeiden tukeminen ja tuotteistaminen G. Talous- ja tuottavuusanalyysit H. Jalkautuksen kenttätyö Projektin ohjaus P. Projektin ohjaus R. Riskien hallinta 10
Tehtävät karkealla tasolla Tunnettuuden kasvattaminen 1. Nykytilan kartoitus 2. Suunnittelu 3. Toteutus 4. Jatkuva toiminta B. Asiakaskartoitus ja kohderyhmien tunnistaminen C. Viestintä ja markkinointi Kohderyhmien tunnistaminen Tunnettuuskartoituskyselyn suunnittelu Tunnettuuskartoituskysely Toimintaympäristön ja hankkei-den kartoitus Analyysi Esitysmateriaali Viestintä- ja markkinointisuunnitelma Perusviestien suunnittelu ja testaus Tunnettuuskartoituksen toisto Analyysi Esitysmateriaali Viestintäsuunnitelman mukaiset tehtävät Viestintämateriaalin tuottaminen Jalkautuksen tuki viestinnällä Viestintäsuunnitelman mukaiset tehtävät Viestintämateriaalin tuottaminen D. Verkkosivut Verkkosivujen tavoitteet Rakenne Käyttöliittymä Teknologiaratkaisu Sivuston luominen Sisältörakenne Visuaalinen suunnittelu Jatkuva sisällön tuottaminen ja ylläpito Sivuston kehittäminen Sivuston tuotanto (tekn.) Jatkuva sisällön tuottaminen ja ylläpito Sivuston kehittäminen Sivuston tuotanto (tekn.) 11
Tehtävät karkealla tasolla Jalkautus 1. Nykytilan kartoitus 2. Suunnittelu 3. Toteutus 4. Jatkuva toiminta A. Hyödyt ja muutos kuntakentässä, tavoitteiden asettaminen ja mittaaminen Ison kuvan hahmottaminen KuntaIT:n palvelulupaus Selvitetään muutosvalmius Isosta kuvasta johdetut tavoitteet Mittarit Muutoksen johtaminen jalkautussuunnitelmaan Muutosagenttien tunnistaminen Esitysmateriaali Jalkautussuunnitelman mukaiset tehtävät Analyysi Esitysmateriaali Muutosvalmiuden arviointi Arviointi asetettuja tavoitteita ja mittareita vasten E. Tietämyksen siirto Valmennus: hyötyjen johtaminen Valmennus: muutoksen johtaminen Valmennus: Tuotteistaminen Loppuraportti: opit ja kokemukset F. Palvelukehityshankkeiden tukeminen ja tuotteistaminen Hankkeisiin tutustuminen Hankkeisiin jalkautuminen Tuotteistamisen suunnittelu ja ohjeistus Palvelusalkku Palveluesitemalli Palvelukuvausmalli Tuotantoratkaisujen selvit-täminen 12
Tehtävät karkealla tasolla Jalkautus 1. Nykytilan kartoitus 2. Suunnittelu 3. Toteutus 4. Jatkuva toiminta G. Talous- ja tuottavuusanalyysit Olemassaoleviin business case -laskelmiin perehtyminen Periaatteet kustannusten jaolle Talous- ja tuottavuuslaskelmamallien suunnittelu Laskentapohjien luominen Kuntakohtaiset talous- ja tuottavuuslaskelmat työpajoissa H. Jalkautuksen kenttätyö Roadshow - kiertueen suunnittelu Roadshow - kiertueen käytännön järjestelyt Roadshow - kiertue (n. 10 maakuntakeskusta) Työpajat kunnissa 13
Tehtävät karkealla tasolla Jalkautus 1. Nykytilan kartoitus 2. Suunnittelu 3. Toteutus 4. Jatkuva toiminta P. Projektin ohjaus Kick-off Projektisuunnitelma Projektin ohjaus Arviointi asetettuja tavoitteita ja mittareita vasten Loppuraportti R. Riskien hallinta Riskianalyysi Riskienhallintasuunnitelma Riskienhallintasuunnitelman mukaiset tehtävät Riskien seuranta Riskianalyysi 14
Tuotoksia KuntaIT-palveluiden tuotteistus - ohjeistus ja esittelymateriaali Malli hanke / tuotoskohtaisille palveluesitteille ja kuvauksille sekä tuki niiden toteuttamiselle ja yhtenäistämiselle KuntaIT-palveluiden kehitys- ja käyttöönottoaikataulut ( roadmap ) Laskentapohja yksittäisen palvelun kustannusten laskemiseksi Laskentapohja KuntaIT-tuotosten käyttöönotosta kunnalle Laskentapohja (yleiselle tasolla) kunnan kustannus-hyötyanalyysille Yleinen malli KuntaIT-palveluiden ja kehittämisprojektien tuotosten käyttöönotolle Yleinen tarkastuslista asioista, jotka pitää ottaa huomioon palveluita käyttöönotettaessa ja integroitaessa kunnan tietotekniikkaympäristöön KuntaIT-palveluiden jatkuvan toiminnan hallintamallin vuosikello KuntaIT-ohjeistuksen noudattamisen tarkastuslista Riskianalyysi ja riskienhallintasuunnitelma. KuntaIT-hankkeiden ja tuotosten katselmointi ja tukeminen Roadshow -materiaali Hanke / tuotoskohtaiset työpajat tietyistä tuotoksista kiinnostuneille kunnille. Kuntakohtaiset työpajat, joissa luodaan edellytykset tai tuetaan tuotosten käyttöönottoa kunnassa. Verkkosivustoon ja sähköiseen työskentelyalustaan tallennettu materiaali 15
Jalkautus koko KuntaIT-hankkeessa Palvelukehityshankkeet Tuottaa sovittuja lopputuotoksia, joita voidaan laajemmin hyödyntää koko kuntakentässä Palveluiden käyttöönotot Ottaa kunnissa käyttöön palvelukehityshankkeiden tuotokset Jatkuva toiminta & tuotanto Hyötyjen realisointi Palvelukehityshankkeet KuntaIT -jalkautus Palveluiden käyttöönotot Käytön lisääntyminen Jatkuva toiminta & tuotanto KuntaIT-jalkautus Tunnettuuden kasvattaminen Edellytysten luominen Tuotteistus (helppo ottaa käyttöön, käytön kustannukset selvillä) Tuotantojärjestelyt olemassa Kuntien strategisen ICT-johtamisen osaaminen Käyttöönottojen tuki Käytön lisääntyminen Palveluiden käyttöönotot useammassa kunnassa Palveluiden käyttöalueiden laajentaminen kunnissa 16
Jalkautuksen edellytykset ja mihin jalkautus kohdistuu Palvelukehityshankkeet KuntaIT -jalkautus Palveluiden käyttöönotot Käytön lisääntyminen Jatkuva toiminta & tuotanto Jalkautuksen edellytykset Palvelusalkku: Kunnan ongelmat ja ratkaisut 1) Tunnettuus (viestintä ja markkinointi): KuntaIT:n palvelujen tunnettuus Kukin palvelu hyötylupauksineen ja kustannus/hyöty-analyysit 2) Palvelujen kaupallinen tuotteistaminen (lupaus ja myynti): Palvelujen hyötylupaus ostajalle, kohdeasiakassegmentit (kunnat, toimiala), keskeiset ostopäätöksen tekijät, hyötymittarit. Palvelun käyttöönotto, tuotanto ja palvelun kustannukset 3) Palvelujen tekninen tuotteistaminen (lunastus ja tuotanto): Palvelujen käyttöönoton tekniset edellytykset ja tuotantokyvykkyys: Roolit, vastuut, koulutus. palvelutuotannon järjestäminen ja palvelun tuotantokyvykkyyden luominen. Hallintamalli, palvelutasot, tuotantojärjestelyt ja tukimalli. 17
Kiitos! Lisätietoa KuntaIT:stä https://wiki.kuntait.fi http://www.kuntait.fi http://www.jhs-suositukset.fi heikki.talkkari@vm.fi 18