Tampereen kaupunki Hyvinvointipalvelut Etäopetuskeskus Koulutusmoniste Word 2007 perusteet
Sisällysluettelo 1. MIKÄ ON OFFICE WORD 2007? 2 2. WORDIN KÄYNNISTÄMINEN 2 2.1. Avaaminen Käynnistä-valikosta 2 2.2. Avaaminen Työpöydältä 2 3. WORDIN OLETUSNÄKYMÄ 3 4. MUUT NÄKYMÄT 4 5. ASIAKIRJAN KÄSITTELY 5 5.1. Asiakirjan käsittely näppäimistön avulla 5 5.2. Tekstin lisääminen 6 5.3. Fontin muokkaustoiminnot 6 5.4. Pikavalikoima 13 6. ASIAKIRJAN TYYLIT 13 6.1. Tekstityylit 13 6.2. Tyylijoukko, Värit ja ja Fontit 15 7. TEEMAT 16 8. KUVAN LISÄÄMINEN TIEDOSTOSTA 17 9. MUODON LISÄYS 18 9. CLIPART 19 10. SMARTART 20 10.1. SmartArt työkalujen käyttö 21 11. SIVUN ASETUKSET 22 11.1. Ylä- ja alatunnisteet 22 11.2. Sivunumerot 24 11.3. Sarakkeet 25 11.4. Muut Sivun asetukset toiminnot 25 12. ESIKATSELU 27 13. ASIAKIRJAN TALLENNUS JA AVAAMINEN 27 13.1. Tallennus 27 13.2. Avaaminen 28 14. TULOSTUS 29 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 1
1. Mikä on Office Word 2007? Microsoft Word on Microsoftin kehittämä, maailman käytetyin tekstinkäsittelyohjelma. Microsoft julkaisi ensimmäisen version Wordista jo vuonna 1983. Ensimmäinen Windows-pohjainen versio julkaistiin vuonna 1989. Word on ollut osa Microsoft Office toimisto-ohjelmapakettia vuonna 1992 julkaistusta Office 92:sta lähtien. Word 2007 on Wordin uusin Windows-versio. Se toimitetaan Office 2007 paketin mukana. 2. Wordin käynnistäminen 2.1. Avaaminen Käynnistä-valikosta Valitse Käynnistävalikko Kaikki ohjelmat Microsoft Office Microsoft Office Word2007 Voit avata Wordin myös Käynnistä-valikon Etsi - ruudun avulla. Kirjoita Etsi - ruutuun ohjelman koko nimi tai nimen osa, jolloin haun tulokset suodattuvat Käynnistä-valikkoon. Haku näyttää myös Wordilla tehdyt asiakirjat sekä tiedostot, joiden sisällössä esiintyy käyttämäsi hakusana. 2.2. Avaaminen Työpöydältä Jos tietokoneesi työpöydältä löytyy Wordin pikakuvake, voit avata ohjelman sen kuvaketta kaksoisnapsauttamalla. Kirjoita hakusana tähän 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 2
3. Wordin oletusnäkymä Kun käynnistät Wordin, avautuu näytölle Wordin tulostusasettelunäkymä. Tulostusasettelu on Wordin oletusnäkymä. Käynnistettäessä Word avaa myös automaattisesti uuden, tyhjän asiakirjan. Word 2007:n perustoiminnot löytyvät valintanauhan välilehdiltä. Office-logosta avautuvan valikon kautta voit esimerkiksi tallentaa ja tulostaa Pikatyökaluriville voi käyttäjä itse valita haluamansa työkalut (esim. uusi, avaa, tallenna, esikatselu, kumoa). Valintanauha koostuu välilehdistä. Saat haluamasi välilehden päällimmäiseksi napsauttamalla. Automaattisesti päällimmäisenä on Aloitus-välilehti. Sanojen määrä Voit muuttaa asiakirjanäkymää myös alapalkista Asiakirjan sivujen määrä Zoomauksen liukusäädintä käyttämällä voit katsella asiakirjaa lähempää tai kauempaa. Napsauta + zoomataksesi lähemmäs ja zoomataksesi kauemmas. 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 3
4. Muut näkymät Wordissa on myös muita asiakirjanäkymiä, joita voit käyttää tarvittaessa. Näkymällä tarkoitetaan Wordin tapaa näyttää asiakirja näytössä. Näkymää voit vaihtaa Näytä välilehden Asiakirjanäkymät ryhmästä. Tulostusasettelu on Wordin oletusnäkymä. Kun avaat Wordin, avautuu uusi asiakirja tulostusasettelunäkymässä. Tulostusasettelunäkymä näyttää asiakirjan sellaisena kuin se tulostuu paperille. Merkkilajit, merkkikoot, sisennykset jne. näkyvät näytöllä samanlaisena kuin paperilla. Tulostusasettelunäkymä on esitelty tarkemmin luvussa 3. Web-asettelu näyttää asiakirjan siinä muodossa, jossa se näkyy Web-sivulla Jäsennysnäkymä näyttää asiakirjan jäsennyksenä. Näkymä näyttää myös jäsennystyökalut. Jäsennysnäkymä ei näytä kuvia. Koko näytön lukutila avaa asiakirjan koko näytön kokoiseksi. Se myös näyttää kaksi sivua kerrallaan. Koko näytön lukutila on käytännöllinen silloin, jos sinun täytyy lukea tekstiä suoraan Wordista. Lukutilan voit lopettaa napsauttamalla oikean yläkulman Sulje painiketta. Luonnosnäkymä näyttää asiakirjan luonnoksena. Luonnosnäkymässä tekstiä voidaan muokata nopeasti. Luonnosnäkymä ei näytä mm. kuvia, tekstikehyksia tai ylä- ja alatunnisteita. 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 4
5. Asiakirjan käsittely 5.1. Asiakirjan käsittely näppäimistön avulla Ellei näppäimistön käyttö ole sinulle vielä tuuta, kannattaa näppäimistön perustoiminnot opetella heti Wordin käyttöä aloiteltaessa. Caps Lock lukitsee ISOT KIRJAIMET päälle. Näppäimistön oikeassa yläkulmassa on usein myös Caps Lockin valo, joka kertoo, onko se päällä. Saat Caps Lockin pois päältä napsauttamalla sitä uudelleen. Tab eli tabulaattori siirtää asiakirjassa kursoria eteenpäin asteittain. Tabulaattorin avulla voit esimerkiksi sisentää tekstiä. BackSpacen painaminen kerran poistaa merkin kursorin vasemmalta puolelta. Jos painat näppäintä kaksi kertaa, poistetaan kaksi merkkiä jne. Myös välilyönti luokitellaan merkiksi. BackSpacessa on usein nuolen () kuva. Alt ja Ctrl näppäimiä käytetään yhdessä jonkin toisen näppäimen kanssa (esim. Ctrl + C kopioi, Ctrl + V liittää) SpaceBaria kutsutaan myös välilyöntinäppäimeksi. Painamalla SpaceBar saat siis tekstiin välilyönnin. Enter siirtää kursorin asiakirjan seuraavalle riville. Enter myös monissa yhteyksissä toimintojen hyväksymis - näppäin. Shift eli vaihtonäppäin + jokin kirjain tekee ison kirjaimen Nuolinäppäimillä voit siirtyä eteen- ja taaksepäin tekstissä. 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 5
5.2. Tekstin lisääminen Kun alat kirjoittaa tyhjään asiakirjaan, aloittaa Word kirjoittamisen asiakirjan ensimmäiseltä riviltä. Jos haluat kirjoittaa johonkin muualle asiakirjassa, kaksoisnapsauta hiiren osoitinta haluamasi kohdan päällä. Voit siirtyä alemmalla riville myös Enter-näppäintä käyttämällä. Tyhjiä rivejä, joiden yli hypätään 5.3. Fontin muokkaustoiminnot Fontin muokkaustoiminnot löytyvät Aloitus välilehden Fontti ryhmästä tai pikavalikoimasta (lisää luvussa 5.4.). 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 6
Lihavointi, kursivointi, alleviivaus Viivan tyylin vaihto Kursivointi Lihavointi Alleviivaus Fonttityökaluja käyttäen voi lihavoida, kursivoida tai alleviivata tekstiä. Aloittaessasi kirjoittaa, napsauta lihavointi, kursivointi tai alleviivaus pohjaan. Valitsemaasi muotoilua sovelletaan kirjoittamaasi tekstiin. Kun haluat kirjoittaa taas normaalia tekstiä, napsauta painike pois pohjasta. Voit myös maalata jo valmiin tekstin pitämällä hiiren vasemman painikkeen pohjassa ja vetämällä hiiren osoittimen tekstin yli. Maalattu alue muuttuu siniseksi. Vapauta hiiren painike. Alue pysyy edelleen sinisenä. Valitse nyt muotoilu, jota tahdot käyttää. Maalaamasi teksti muuttuu muotoilun mukaiseksi. Fontin vaihtaminen Avaa fonttilista Voit vaihtaa fontin tyyppiä napsauttamalla käytössä olevan fontin nimen vieressä olevaa nuolta (). Word avaa pudotusvalikon, johon on listattu kaikki tietokoneelle asennetut fontit. Valitse fonteista se, jota haluat käyttää. 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 7
Fonttikoon vaihtaminen Muuta fonttikokoa asteittain Avaa pudotusvalikko napsauttamalla käytössä olevan fonttikoon vieressä olevaa nuolta (). Valitse sopiva fonttikoko. Voit myös suurentaa tai pienentää fonttikokoa asteittain napsauttamalla. Poista kaikki muotoilut napsauttamalla. Poista kaikki muotoilut Tekstin värin muuttaminen Voit vaihtaa tekstin väriä napsauttamalla Fontin väri painikkeen oikealla puolella olevaa nuolta. Valittavissa olevat värit määräytyvät asiakirjaan valitun tyylin mukaan (lisää luvussa 7.). Saat näkyville lisää värejä napsauttamalla Lisää värejä. 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 8
Muut fonttimuotoilut Yliviivaa (yliviivaa) tekstin Aktivoi yläindeksin (yläindeksin) Aktivoi alaindeksin (alaindeksin). Alaindeksi pysyy aktivoituna kunnes napsautat alaindeksi-painikkeen pois pohjasta. Lisää tekstiin korostusvärin. Muuttaa kirjainkokoa esim. ISOIKSI KIRJAIMIKSI. Nähdäksesi eri kokovaihtoehdot napsauta. 5.4. Kappalemuotoilut Voit muotoilla tekstikappaleita esimerkiksi tasaamalla tekstin vasempaan tai oikeaan reunaan, muuttamalla riviväliä sekä sisentämällä tekstiä. Kappalemuotoilut löydät valintanauhan Kappale - ryhmästä tai pikavalikoimasta (lisää luvussa 5.5.). 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 9
Luettelot Voit luoda luettelon, jossa käytetään luettelomerkkejä tai numerointia. Voit myös luoda monitasoisen luettelon. Luettelo 1) Numerointi tai aakkostaminen Monitasoinen luettelo Siirrä kursori sille riville, jonka tahdot muuttaa luetteloksi. Jos tahdot muuttaa monia riviä kerrallaan, maalaa rivit. Napsauta luettelomerkkien tai numeroinnin kuvake pohjaan. Valitsemasi teksti muuttuu luetteloksi. Jos tahdot poistaa luettelomuotoilun, maalaa rivi tai rivit, jossa luetteloa on käytetty, ja napsauta luettelokuvake pois pohjasta. Word poistaa ainoastaan Voit vaihtaa luettelomerkin tai numeroinnin tyyliä napsauttamalla kuvakkeen oikealla puolella olevaa nuolta (). luettelomerkit tai numerot, ei kirjoittamaasi tekstiä. 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 10
Sisennykset Pienentää sisennystä Suurentaa sisennystä Lajittele Lajittele toiminnon kautta voit tehdä esimerkiksi aakkosjärjestyksessä olevia nimilistoja. Voit lajitella myös luvun tai päivämäärän perusteella. Jotta voit käyttää Lajittele toimintoa, tulee sinulla olla avoinna asiakirja, joka sisältää jonkinlaisen listan tai luettelon. Normaalia tekstiä ei voi lajitella. Jos kirjoitat nimilistan, jossa jokainen nimi on omalla rivillään, sen voi lajitella. Napsauta Lajittele - kuvaketta Valitse lajittelun peruste sekä lajittelun tyyppi (teksti, luku tai päivämäärä) Valitse järjestykseksi nouseva tai laskeva. Nouseva: A -> Ö Laskeva: Ö -> A Napsauta OK 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 11
Tekstin asettelu Asettelutoiminnon avulla voit tasata tekstin jompaankumpaan tai molempiin reunoihin tai keskittää sen. Maalaa se osa tekstiä, jonka asettelua haluat muuttaa. Tasaa vasemmalle Tasaa oikealle Keskitä Tasaa molemmat reunat. Tarvittaessa sanojen väliin lisätään ylimääräisiä välejä. Muut kappalemuotoilut Näytä kaikki näyttää kappalemerkit, kuten rivinvaihdot ja välilyönnit Muuta riviväliä napsauttamalla Lisää tekstille (tai solulle taulukossa) reunaviiva. Valitse viivan sijainti napsauttamalla. Muuta fontin taustan väriä 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 12
5.4. Pikavalikoima Voit muotoilla tekstiä myös niin kutsutun pikavalikoiman avulla. Pikavalikoima näkyy oletuksena automaattisesti asiakirjan päällä, kun tekstiä on valittu maalaamalla. Pikavalikoiman tarkoituksena on tehdä käytetyimmistä muotoilu-työkaluista helposti saatavilla olevia sekä nopeuttaa työskentelyäsi. Maalaa teksti, jota tahdot muotoilla pikavalikoiman avulla. Maalaamasi tekstin yläpuolella ilmestyy läpikuultava valikko. Siirrä hiiren osoitin valikon päälle. Valikko muuttuu kokonaan näkyväksi. Muotoile maalaamaasi tekstiä napsauttamalla pikavalikon kuvakkeita. 6. Asiakirjan tyylit Asiakirjaan on määritelty valmiiksi otsikkotyylit yms. tekstityylit. Tyylejä voit vaihtaa Aloitus välilehdeltä. Lisäksi voit muuttaa asiakirjan tyylijoukkoa, värejä sekä fonttityylejä. 6.1. Tekstityylit Voit käyttää asiakirjassa otsikkotyylejä, alaotsikkotyylejä, leipätekstityylejä yms. asiakirjan rakenteeseen vaikuttavia tyylejä. Tekstityylien käyttö kannattaa, koska ne tekevät asiakirjasta paljon selkeämmän. Niiden käyttö myös nopeuttaa työskentelyäsi: Sinun ei joka kerta otsikkoa luodessasi tarvitse muuttaa yksitellen fonttia, sen kokoa tai väriä vaan saat luotua otsikon yhdellä hiiren napsautuksella. Otsikkotyylien käyttäminen kannattaa myös silloin, jos tahdot luoda automaattisen sisällysluettelon. Tällöin Word tietää valmiiksi, mitkä otsikot ovat pääotsikoita ja mitkä alaotsikoita, ja osaa luodaa automaattisesti oikeanlaisen sisällysluettelon. 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 13
Löydät tekstityylit Aloita välilehden Tyyli ryhmästä. Maalaa teksti, johon tahdot käyttää tekstityyliä Valitse tekstityyli (esim. Otsikko 1), Tyyli -ryhmästä Lisää tekstityylejä saat näkyville napsauttamalla Otsikko 1 on ensimmäinen otsikkotaso ( esim. luku 1.), Otsikko 2 on toinen taso (esim. Luku 1.1.), Otsikko 3 kolmas taso (Luku 1.1.1.) jne. 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 14
6.2. Tyylijoukko, Värit ja ja Fontit Voit muuttaa asiakirjan muita tyylejä napsauttamalla Tyyli ryhmän Vaihda tyyliä painiketta. Tyyliä voit esikatsella siirtämällä hiiren osoittimen tyylin päälle. Tyylijoukko muuttaa koko asiakirjan fonttityyliä ja väriä. Tyylijoukko ei muuta asiakirjan tehosteita (muotojen täyttövärejä tai ääriviivoja). Värit muuttaa otsikkotekstien sekä muotojen värejä. Leipätekstin väri ei muutu. Valittavanasi on erilaisia väripaletteja, joista oletuksena on Office. Fontit muuttaa asiakirjan otsikko- ja leipätekstifontteja. Oletustyylinä on Office. Aseta oletukseksi muuttaa oletustyylin siksi tyyliksi, joka sinulla on juuri sillä hetkellä käytössä 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 15
7. Teemat Teemojen avulla saat luotua asiakirjalle modernin ja ammattimaisen ulkoasun nopeasti. Jokaiseen teemaan on määritelty erilaisia ulkoasuominaisuuksia, kuten teeman värit, teeman fontit sekä teeman tehosteet (esim. täyttö- ja ääriviivatehosteet). Teeman vaihtaminen muuttaa koko asiakirjan ulkoasua. Word, PowerPoint ja Excel käyttävät kaikki samoja teemoja. Myös omien teemojen luominen on mahdollista. Omia teemoja voi käyttää kaikissa näistä kolmesta Office ohjelmasta. Avaa Sivun asettelu välilehti Napsauta vasemman kulman Teema ryhmän Teemat painiketta. Pudotusvalikko (ks. kuva) avautuu. Valitse teema, jota haluat käyttää. Voit esikatsella teemaa viemällä hiiren teeman kuvakkeen päälle. Jos tahdot muuttaa jotain teeman ulkoasussa, voit tehdä muutoksia teemaan Teemat painikkeen oikealla puolella olevista Värit-, Fontit- ja Tehosteet painikkeista. Nämä painikkeet muuttavat samoja ominaisuuksia kuin edellisessä luvussa esitellyt Aloitus välilehden tyylit. 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 16
8. Kuvan lisääminen tiedostosta Voit lisätä Word asiakirjaasi minkä tahansa yleisimmissä kuvaformaateissa olevan kuvan tietokoneelta, muistitikulta tai internetistä. Valitse valintanauhasta Lisää välilehti. Valitse Kuvat ryhmästä Kuva. Valitse lisättävä kuvatiedosto avautuvasta ikkunasta ja napsauta Lisää. Word lisää valitsemasi kuvan asiakirjaan sen suuruisena kuin kuva on tallennettu. Voit halutessasi kuitenkin pienentää kuvaa reunoista vetämällä. Lisää Valitse Kuva Jos tahdot säilyttää lisäämäsi kuvan oikeat sivusuhteet muuttaessasi sen kokoa, napsauta kuvan päällä hiiren oikea -> Koko -> Lukitse sivusuhde 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 17
9. Muodon lisäys Voit lisätä Word asiakirjaasi myös muodon valmiista muotomalleista. Muotoja ovat esimerkiksi suorakulmiot, ympyröt, nuolet ja viivat. Valitse valintanauhasta Lisää välilehti. Napsauta Kuvat ryhmästä Muodot. Pudostusvalikko avautuu. Napsauta sen muodon päällä, jota tahdot käyttää. Hiiren osoitin muuttuu asiakirjan päälle vietäessä ristiksi. Piirrä muoto. Voit muuttaa muodon kokoa ja mittasuhteita myös myöhemmin. Word piirtää muodon. Voit halutessasi kuitenkin suurentaa tai pienentää muotoa reunoista vetämällä. Valitse Muodot Muotoile välilehdellä voit tehdä muutoksia muodon ulkoasuun 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 18
9. ClipArt ClipArt on Officen oma leikekokoelma, joka asennetaan Officen mukana. ClipArt leikkeet voivat olla kuvia, ääniä tai videoita. Voit myös lisätä ClipArt kokoelmaan omia leikkeitäsi. Myös PowerPoint ja Excel ovat yhteensopivia ClipArtin kanssa. Löydät ClipArtin kuvakkeen Lisää - välilehden Kuvat ryhmästä. Napsauta kuvaketta avataksesi ClipArt kokoelman. ClipArt avautuu oletuksena Wordikkunan oikeaan reunaan. ClipArt Etsi leikkeitä kirjoittamalla leikkeen hakusana (esim. jotain, jonka tahdot esiintyvän leikkeessä) ja napsauta Siirry. Jos jätät kentän tyhjäksi, hakee Word kaikki ClipArt-leikkeet. Valitse Etsintäkohde- sekä Haluttu tulos -valikoista kokoelmat sekä tiedostotyypit, joita tahdot etsiä Haun tulokset suodattuvat luetteloon. Kun napsautat leikettä kerran, Word kopioi leikkeen asiakirjaan 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 19
10. SmartArt SmartArt grafiikkaobjektit kuuluvat Office 2007:n uusiin ominaisuuksiin. SmartArtin avulla voit havainnollistaa elävöittää asiakirjoja erilaisia kaavioita ja luetteloita luoden. Visuaalisessa muodossa oleva tieto on usein myös helpommin omaksuttavaa. SmartArt löytyy tuttuun tapaan valintanauhalta. Valitse valintanauhalta Lisää - välilehti Napsauta SmartArt - kuvaketta Valitse esitykseen parhaiten sopiva asettelu Napsauta OK Word luo SmartArt-objektin asiakirjaan ja muuntaa sen automaattisesti asiakirjan teeman värien mukaiseksi. Kenttään, jossa ei ole valmiiksi esimerkkitekstiä, saat lisättyä tekstin napsauttamalla hiiren oikeaa painiketta ja valitsemalla Muokkaa tekstiä. Voit halutessasi lisätä myös kuvan sille tarkoitettuun paikkaan. Kuvaobjektin tunnistat sen kuvakkeesta. Yksittäisen objektin muotoa voit muuttaa valitsemalla Muuta muoto Voit lisätä objektiin otsikkotekstit napsauttamalla [Teksti] kenttää Palauta muoto palauttaa kaikki SmartArt objektiin tehdyt muutokset Valitsemalla Muotoile muotoa, voit muokata yksittäisen objektin muotoilua 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 20
Voit lisätä tekstiä SmartArt objektiin myös napsauttamalla objektin vasemmassa reunassa olevaa painiketta, jossa on kaksi nuolta. Tämä avaa erillisen tekstiruudun, johon voit kirjoittaa SmartArt objektiin tahtomasi sisällön. 10.1. SmartArt työkalujen käyttö SmartArt objektin luominen avaa valintanauhaan kaksi uutta välilehteä: Rakenne ja Muotoile. Näiden välilehtien avulla voidaan muokata SmartArt grafiikkaobjektia lähes rajattomasti. Mikäli SmartArt työkalut eivät näy, varmista, että SmartArt objekti on aktiivisena. Rakenne välilehti Lisää muoto lisää SmartArt objektiin uuden muodon, esimerkkinä käytetyssä objektissa laatikon Muuta värejä muuttaa objektin värimaailmaa erilaisten valmiiden värimallien mukaseksi Napsauttamalla näet kaikki valittavissa olevat visuaaliset tyylit Oikealta vasemmalle muuttaa SmartArt objektin peilikuvaksi Tekstiruutu näkyville / pois näkyvistä Muuta asettelu avaa pudotusvalikon, jonka avulla voit muuttaa objektin asettelua objektin luomisen jälkeenkin Palauta grafiikka peruuttaa kaikki SmartArt objektiin tekemäsi muotoilut 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 21
Muotoile välilehti Muuta muoto muuttaa yksittäisen objektin muotoa Jos haluat muokata valmista teemaa tai luoda SmartArt - objektille uuden teeman, valitse Muodon täyttö, Muodon ääriviiva tai Muototehosteet Tekstin yksittäisiä ominaisuuksia voit muokata valitsemalla Tekstitäyttö, Tekstin ääriviiva tai Tekstitehosteet Suurenna ja pienennä muuttavat yksittäisen objektin kokoa Napsauttamalla näet kaikki valmiit SmartArt - muodon Pikatyylit. Pikatyyleissä on määritelty valmiiksi muodon täyttö, ääriviiva sekä tehosteet. Napsauttamalla näet kaikki Wordin WordArt tyylit. Kuten pikatyyleissäkin, WordArt tyyleissä on määritelty valmiiksi tekstitäyttö, tekstin ääriviiva ja tekstitehosteet. Järjestä valikon kautta voit esim. kiertää objektia, tuoda sen eteen tai viedä taakse. Koko valikon kautta voit muuttaa objektin kokoa senttimetreinä. 11. Sivun asetukset Voit lisätä asiakirjaasi ylä- ja alatunnisteiden, sivunumeroiden ja sarakkeiden (palstojen) lisäksi esimerkiksi myös vesileiman, reunuksen, rivinumeroinnin, tai tavutuksen. Sivun asetukset löytyvät valintanauhan Lisää- sekä Sivun asettelu välilehdiltä. 11.1. Ylä- ja alatunnisteet Ylä- ja alatunnisteen lisääminen Ylä- ja alatunnisteet ovat jokaisella sivulla toistuvia sivun ylä- tai alakulmassa olevia tekstikenttiä, joihin voit lisätä asiakirjakohtaista tietoa, kuten asiakirjan otsikon, tekijätiedot, päivämäärän tai sivunumeron. Yhdessä asiakirjassa ei voi olla yhtä aikaa kahta ylätunnistetta tai kahta alatunnistetta. Sen sijaan voit lisätä samaan asiakirjaan sekä ylä- että alatunnisteen. Löydät ylä- ja alatunnisteet Lisää välilehdeltä. 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 22
Avaa Lisää välilehti. Napsauta Ylä- ja alatunniste ryhmästä Ylä- tai alatunnisteen kuvaketta riippuen siitä, kumman tahdot lisätä. Valitse valmiista tunnistemalleista se, jota tahdot käyttää asiakirjassasi. Jos et tahdo käyttää valmista mallia, valitse Tyhjä. Word lisää tunnisteen. Kirjoita tiedot, jotka haluat näkyvän tunnisteessa. Napsauta Ylä- tai Alatunniste Ylä- ja alatunnisteen muotoilu Kun aktivoit ylä- tai alatunnisteen, avautuu valintanauhalle uusi Ylä- ja alatunnistetyökaluihin kuuluva Rakenne välilehti. Rakenne välilehdeltä voit muokata tunnisteita. Lisää tunnisteeseen päivämäärän ja ajan Erilainen ensimmäinen sivu ottaa tunnisteen pois ensimmäiseltä sivulta. Tämä toiminto on hyvä, jos asiakirjassasi on kansilehti. Ylä ja alatunniste ryhmän työkaluilla voit muuttaa aktiivisen tunnisteen tyyliä tai lisätä uuden tunnisteen 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 23
11.2. Sivunumerot Voit lisätä asiakirjaasi myös sivunumerot. Myös sivunumeroihin on olemassa valmiita tyylejä. Sivunumero lisätään ylä- tai alatunnisteeseen. Sivunumeron lisääminen Avaa Lisää välilehti ja valitse Ylä- ja alatunniste ryhmästä Sivunumero. Valitse pudotusvalikosta sivunumeron sijainti. Valitse tyyli, jota tahdot käyttää. Napsauta Sivunumero Jos olet jo aikaisemmin luonut esimerkiksi ylätunnisteen, ja lisäät sivunumeron sivun yläreunaan ylätunnisteen ollessa aktiivisena, korvaa Word vanhan ylätunnisteen pelkällä sivunumerolla! Sivunumeron muokkaaminen Sivunumeron muokkaaminen tapahtuu samalla tavalla kuin ylä- ja alatunnisteenkin. 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 24
11.3. Sarakkeet Sarakkeet eli palstat jakavat tekstin vähintään kahteen ja korkeintaan kolmeentoista sarakkeeseen. Sarakkeiden käyttö antaa asiakirjalle sanomalehtimäisen ilmeen. Avaa Sivun asettelu välilehti. Valitse Sivun asetukset ryhmästä Sarakkeet. Valitse pudotusvalikosta sarakkeiden määrä. Lisää sarakkeita avaa erillisen ikkunan, jossa voit muokata esimerkiksi palstojen leveyttä ja sitä, käytetäänkö sarakkeita koko asiakirjassa vai kursorin sen hetkisestä sijainnista eteenpäin. Napsauta Sarakkeet 11.4. Muut Sivun asetukset toiminnot Lisää välilehti Sivut ryhmästä voit lisätä kansilehden, tyhjän sivun tai pakotetun sivun vaihdon Lisää päivämäärä ja aika 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 25
Sivun asettelu välilehti Suunta painikkeesta voit vaihtaa sivun asettelun joko pystytai vaakasuuntaiseksi Rivinumerointi lisää rivinumerot Lisää asiakirjaan vesileima. Voit valita vesileiman valmiista malleista tai luoda oman leiman esim. kuvatiedostosta. Muuta reunuksien asetuksia käyttäen valmiita malleja. Voit myös luoda omat, mukautetut reunukset. Tavutus muuttaa asiakirjan tavutusasetuksia. Tavutus katkaisee sanan ja jakaa sen kahdelle riville. Kappale ryhmästä voit sisentää kappaleita tai muuttaa kappalevälejä Koko muuttaa paperin kokoa. Voit valita paperikoon valmiista malleista tai luoda oman koon. Sivun väri muuttaa asiakirjan taustavärin. Sivun reunukset painikkeesta voit valita asiakirjalle reunukset valmiista reunaviivoista tai kuvista 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 26
12. Esikatselu Voit esikatsella asiakirjaa ennen tulostusta. Esikatselu näyttää sivun juuri sellaisena, kuin se tulostuu. Napsauta Office painiketta. Vie hiiren osoitin Tulosta painikkeen päälle, mutta älä napsauta. Oikealle avautuu alivalikko. Valitse Esikatselu. Napsauta Esikatselu 13. Asiakirjan tallennus ja avaaminen 13.1. Tallennus Muista aina tallentaa asiakirjasi. Asiakirjan tekovaiheessa se kannattaa myös tallentaa riittävän usein. Napsauta vasemman yläkulman Office-logoa. Napsauta Tallenna. Tallennusikkuna avautuu. Jos kansionäkymä on piilotettu, napsauta vasemman alakulman Selaa kansioita. Valitse tallennuskansio. Jos tahdot tallentaa dokumentin Office 2007 muodossa (*.docx), napsauta suoraan Tallenna. Jos tahdot tallentaa tiedoston jossain muussa muodossa, esimerkiksi Office 97 2003:n kanssa yhteensopivassa muodossa (*.doc), valitse tiedostomuoto alakulmasta ja napsauta Tallenna. Napsauta Tallenna 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 27
Valitse Selaa kansioita saadaksesi kansionäkymän näkyviin Valitse tallennusmuoto Napsauta lopuksi Tallenna Huom! Jos sinun täytyy avata esityksesi tietokoneella, jossa on Office 2003, muistathan tallentaa esityksen.doc muodossa. Muuten esitys ei avaudu! 13.2. Avaaminen Napsauta Office logoa. Napsauta Avaa. Etsi tiedosto, jonka haluat avata. Napsauta Avaa. Napsauta Avaa 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 28
14. Tulostus Napsauta Office-painiketta Vie hiiren osoitin Tulosta painikkeen päälle Oikealle avautuu alavalikko. Valitse Tulosta. Pääset samaan ikkunaan myös napsauttamalla suoraan Tulosta vasemmasta valikosta. Napsauta Tulosta Etsi oikea tulostin listasta Valitse kopioiden määrä Napsauta lopuksi OK Valitse, haluatko tulostaa kaikki sivut, ainoastaan nykyisen (näytöllä näkyvän) sivun vai vain tietyt sivut (merkitse sivunumeroina) 2008 Tampereen kaupunki / Hyvinvointipalvelut / MN 29