Autokal II 1
Mistä on kyse? ERP Henkilö- ja koneresurssit, tilaukset, ajot, varaukset, hinnat, toteumat, laskutus, asiakkaat, yhteyshenkilöt, työmaat Autokal II on selainpohjainen toiminnanohjausjärjestelmä, jossa Ylläpidetään asiakkaiden, yhteyshenkilöiden, työmaiden, kaluston, työntekijöiden ja muiden resurssien perustiedot Hallitaan ja hinnoitellaan tarjoukset, tilaukset, laskutettavat ja ei-laskutettavat resurssivaraukset, ohjeet ja ajojärjestelyn toimeksiannot työntekijöille Mobiililaajennuksella hoidetaan varausten ja ajojärjestelyssä tapahtuvien muutosten välitys työntekijöille, työntekijöiden kuittaukset, tuntikirjaukset, asiakashyväksyntä Toimitusten sulkeminen ja laskutus: reaaliaikaiset kertymät, asiakkaiden hyväksyntä kertymille, alv-koodisto ja työmaatiedot. Laskutusvalmiiden tilausten sähköinen siirto ulkopuoliseen laskutusohjelmaan, sisältäen verkkolaskustandardin tietuekentät Usean toimintayksikön kustannuspaikkakäsittely ja käyttöoikeustasot, jälkilaskenta, raportointi Exceliin Perustoiminnoiltaan yksinkertainen mutta ominaisuuksiltaan monipuolinen Myydään kiinteällä kuukausiveloituksella palveluntarjoajan konesalista. Asiakkaana tarvitset vain internet yhteyden ja päätelaitteen. 2
Autokal Standard ja Autokal Mobile ERP Tilaukset, ajot, varaukset, hinnat, toteumat, laskutus, asiakkaat etc. Töiden jako ja aikataulumuutokset puhelimitse kuljettajille Kuljettaja 1 Kuljettaja 2 Ajojärjestelijä Toteutumatiedot ja kuittaukset paperilähetteillä Kuljettaja 3 Autokal Standard Ajojärjestelijä käsittelee Autokal Standardissa tilauksen, luo ajot ja varaukset, hinnoittelun, kiinnittää resurssit ja muuttaa niitä tarvittaessa. Töiden jako ja muutosten viestittäminen tapahtuu pääasiassa puhelimitse. Kuljettajat kirjaavat tunnit lähetteille, jotka palautetaan toimistolle. Tunnit kirjataan järjestelmään, ajot käsitellään laskutusvalmiuden mukaisesti ja lähetetään sähköisesti laskutukseen. Siirto laskutukseen joko kerralla tai jatkuvana, osissa laskutettavana tilauksena. 3
Autokal Standard ja Autokal Mobile Ajojärjestelijä ERP Tilaukset, ajot, varaukset, hinnat, toteumat, laskutus, asiakkaat etc. Töiden jako sähköisesti, muutosten hallinta, statukset Tuntikirjaukset, asiakashyväksyntä, siirtotunnit Kuljettaja 1 Kuljettaja 3 Kuljettaja 2 Autokal Mobile laajennusosa Standardiin Ajojärjestelijä käsittelee tilauksen, luo ajot ja varaukset, hinnoittee ja resurssoi työt kuten Standard-versiossa. Töiden jako, vastaanottokuittaukset ja muutosilmoitukset tapahtuvat sähköisesti kuljettajien päätelaitteisiin. Ajojärjestelijä näkee töiden statukset Autokalista. Kuljettajat kirjaavat toteutumatunnit reaaliaikaisena mobiilisovelluksen kautta. Asiakashyväksyntä tehdään työmaalla sähköisesti, jolloin niille saadaan välitön laskutuslupa. Asiakkaan sähköpostiin lähetetään sähköinen konetyöilmoitus. Ajojärjestelijä voi kaikissa vaiheissa ohittaa mobiiliprosessit ja tehdä tarvittaessa muutoksia tai hyväksymisiä suoraan ajoihin. 4
Toimialaan räätälöity ERP heti käyttöön! Nopea käyttöönotto, perustietojen tallennus listoille Koneet, työntekijät, muut resurssit, asiakkaat, yhteyshenkilöt Asiakkaat, yhteyshenkilöt, työmaat, asiakas ja työmaakohtaisten tarjousten ja tietojen linkitys suoraan tilausikkunaan, luottotietojen hallinta ja tiedon reaaliaikainen jakelu Kirjanpidon tilinumerot, alv koodit, kustannuspaikat Tuontimahdollisuus vanhasta järjestelmästä Excel-listoilla Laskutusaineiston siirtotiedosto; tietuemääritykset olemassa olevaan laskutusohjelmaan tehtävä tarvittaessa. Tikon ja Sonet yhteys on valmiina. 5
Käyttäjälähtöinen toimintatapa Ohjelman käyttö Järjestelmä on suunniteltu ohjaamaan käyttäjää mahdollisimman hyvin siten, ettei käyttäjän tarvitse tietää eikä välittää taustalle tallennetuista perustiedoista. Ohjelmasta taloushallintoon automaattisesti siirtyvien tietojen vuoksi Admin käyttäjän on oltava hyvin perillä yrityksen taloushallinnosta. Tilausten vastaanotossa, kalenterin käytössä ja mobiilisovelluksen kehittämisessä on koko ajan ollut useita loppukäyttäjiä mukana. Vaikka ohjelmisto tosiasiassa on erityisesti johdon ja hallinnon työkalu, saavat myös loppukäyttäjät siitä niin paljon hyötyä, että käyttöönoton motivointi on helppoa. Käyttöönottovaiheessa pakollisten tallennettavien tietojen määrä saattaa pelästyttää, mutta jo muutaman viikon käytön jälkeen ohjelmaan kertyvä tietovarasto nopeuttaa ja helpottaa toimintaa. ERP Tilaukset, ajot, varaukset, hinnat, toteumat, laskutus, asiakkaat etc. Autokal Mobile Mobiili käyttöliittymä on suunniteltu toimimaan älypuhelimella, mutta on käytettävissä myös tabletilla tai tietokoneella. Liittymän toimintamalli on virheiden minimoimiseksi mahdollisimman pitkälle yksinkertaistettu. Mobiilia ja perinteistä paperimallia voidaan kaikissa vaiheissa käyttää rinnakkain. 6
Toimialaan räätälöity ERP heti käyttöön! Reaaliaikainen tiedon jakaminen ->ajojärjestelyn tehostaminen Selkeä visuaalinen kalenterinäyttö helpottaa ajojärjestelyn / käyttöasteen suunnittelua. Ajantasainen ajokalenteri ajasta ja paikasta riippumatta kenen tahansa katsottavissa, ajojärjestelijän vaihto lennossa helppoa. Käyttö- ja katseluoikeuksien toisistaan riippumaton jako usean ajojärjestelypisteen välillä Kaikki resurssivaraukset kalenterille, riippumatta miten laskutetaan. Alihankinta ja eilaskutettavien töiden huomiointi urakoissa. Varausten kokonaiskuva koko ajan näytöllä, useassa paikassa yhtä aikaa (esim huolto). Kaikkien tilaukseen liittyvien asioiden kirjaus yhteen paikkaan, missä ne ovat kaikkien nähtävissä ja käytettävissä muuttumattomana läpi koko toimintoketjun. Kuljettajaohjeet, lisävarusteet, laskutusohjeet Kaikki tiedot helposti muutettavissa laskutukseen asti. Perustiedot säilyvät tilauksella vaikka kone / kuljettaja muuttuu. Kirjatusta tilauksesta lähetettävissä asiakkaan sähköpostiin automaattinen tilausvahvistus. 7
Toimialaan räätälöity ERP heti käyttöön! Kaikki tunnit laskutukseen, laskutuksen kiertonopeuden kasvattaminen, kustannusten ja päällekkäisen työn minimointi Kaikki tilauksen tiedot kerralla yhteen paikkaan, myös tilauksen liitännäiset, apukoneet, lisäkulut kirjataan samaan paikkaan, jolloin kaikki tilauksen kulkuun liittyvä kaikkien osapuolten tiedossa reaaliaikaisesti. Tiedot seuraavat muuttumattomina laskutusvaiheeseen saakka, jolloin normityöt saadaan laskutukseen ilman jälkikäsittelyä. Varsinkin koneen / kuljettajan muuttuessa muut tiedot säilyvät ja kulkevat virheettömästi varauksen mukana. Toteutuneet tunnit kirjataan työmaalla mobiilin kautta välittömästi ja hyväksytetään asiakkaalla. Asiakkalle tiedot hyväksyttäväksi SMS viestillä. Hyväksytyistä tunneista sähköpostiin sähköinen konetyöilmoitus. Kertymien kirjaukset automaattisesti kustannuspaikoille. Urakkatöiden käsittely. Siirto- ja erikoiskustannusten ositus. Urakkatöiden työnkulku esimiehelle tarkistusta varten. 8
Toimialaan räätälöity ERP heti käyttöön! Resurssivarausten kirjaus tilauksille Tilauksen perustiedot; asiakas, työmaa, yhteyshenkilö, sekä laskun otsikkotiedot Samalle tilaukselle 1-n kpl ajoja eli konevarauksia Yhdelle ajolle 0-n kpl kuljettajavarauksia Kaikki varaukset joko voidaan tehdä joko laskutettavina (oma rivi laskulle) tai eilaskutettavina (urakka, oma työ), jolloin varaus käytettävissä tilauksen kustannuslaskennassa. 9
Toimialaan räätälöity ERP heti käyttöön! Kuljettajien ja koneiden varausten selkeä visuaalinen kalenteri 2 erillistä, identtisesti toimivaa kalenteria, koneet / työntekijät. Vapaat ja varatut resurssit selkeästi näkyvissä. Varauksia voidaan tehdä tilauksille tai kalenteritietona muu varaus (huolto, katsastus, vuosiloma ) Sallii myös päällekkäiset varaukset, selkeästi näkyvissä (tuplarivi) Tilauspalkin väri kertoo ajon statuksen, tarjous/tilaus/käynnissä/valmis/ laskutettu 10
Toimialaan räätälöity ERP heti käyttöön! Kuljettajan työlista yhteys kentältä ajojärjestelijään koko ajan Ohjeistus ja työmaatietojen lähetys ajojärjestelystä työntekijän mobiilipäätteeseen. Työmaiden sijainnit näkyvät mobiilipäätteen kartalla. Vähentää virheellisiä tulkintoja ja ajotoimiston puhelinliikennettä. Kuljettaja voi kuitata saamansa tiedon haluamanaan aikana, eikä hänen tarvitse keskeyttää käynnissä olevaa työtehtävää uusien ohjeiden kirjaamiseksi. Reaaliaikaisesti kirjattavat toteutumatiedot voidaan raportoida palkkahallinnon käyttöön. Työntekijän henkilökohtainen tuntihistoria säilyy mobiilissa 20 päivää, jolloin se on työntekijän käytettävissä palkkatietojen tarkistuksessa. Varsinkin periodityössä reaaliaikainen työntekijöiden tuntikertymä on erityisen tarpeellinen. 11
Toimialaan räätälöity ERP heti käyttöön! Asiakas ja työmaatietojen hallinnointi Asiakas- ja työmaakohtaiset, muistettavat erityistiedot kirjattavissa kaikkien käytettäväksi. Asiakas- ja työmaakohtaiset tarjoukset linkitettävissä perustietoihin ja luettavissa suoraan tilausikkunan kautta. Asiakkaan riskiluokituksen kirjaus ja hälytys milloin luottoluokitus ei riittävä. Riskiluokka ja siihen liittyvät tiedot sekä asiakas- työmaakohtaiset kirjatut lisätiedot näkyvät kaikkien kyseisen asiakkaan tai työmaan tilausten dialogilla. Jälkilaskenta ja raportointi Sisäisen laskutuksen toteutus omakustannushinnoin Kaikki kirjatut varaukset ja toteutumat liitännäistietoineen raportoitavissa, mm. yksikköhintaraportti, asiakas- ja konekohtainen myynti Kaikki perustiedot raportoitavissa Exceliin Kaikki tehdyt työt jäljitettävissä nopeasti ja helposti jälkikäteen Toimintatapojen yhtenäistäminen ERP järjestelmällä vakiinnutetaan yhtenäiset toimintatavat ja keskitetään kaikille yhteiset tietovarastot. Helpottaa töiden organisointia, uusien työntekijöiden koulutusta, uusien toimintatapojen käyttöönottoa ja toiminnan seurantaa. 12
Autokal Mobile 13
AUTOKAL MOBILE Yksinkertaistettu kokonaiskuva Kaikki Autokal Mobiilisivusto Asiakas Ajojärjestelijä luo varaukset Ajo asetetaan käyntiin Kuljettajalle lähetetään tekstiviesti Varauksen tila päivitetään Autokaliin Kuljettaja hyväksyy varauksen Toteutumat päivitetään Autokaliin Kuljettaja kirjaa toteutumat Toteutumien tila päivitetään Autokaliin Kuljettaja lähettää toteutumat hyväksyttäväksi Asiakkaalle lähetetään hyväksyntäkoodi tekstiviestillä Asiakas kertoo hyväksyntäkoodin kuljettajalle Toteutumat laskutetaan Toteutumien tila päivitetään Autokaliin Kuljettaja syöttää hyväksyntäkoodin Asiakkaalle lähetetään konetyöilmoitus sähköpostilla
Varauksien lisääminen Ajojärjestelijät Jos kuljettajan kanssa on sovittu jo etukäteen, voi kuljettajan varauksen merkitä heti hyväksytyksi. Koneiden ja resurssien varaukset ovat aina heti hyväksyttyjä. Varaukset tulevat kuljettajille näkyville kun ajo muutetaan Käynnissä-tilaan tai jos ajo on jo Käynnissä-tilassa. Samalla kuljettajille lähetetään SMS, jos niin on valittu. Ajojärjestelijä voi hyväksyä varauksen kuljettajan puolesta. Ajojärjestelijät eivät voi hylätä varauksia, vaan ne tulee poistaa.
Varauksien vastaanottaminen Kuljettajat Tieto uudesta varauksesta saapuu tekstiviestillä. Tekstiviestin linkistä aukeaa varauksen tiedot. Hyväksyminen siirtää varauksen ajankohtaisiin varauksiin Hylkääminen poistaa varauksen näkyviltä. Avaamalla suoraan mobiilisivuston ja valitsemalla Tarjotut varaukset, näkyy listaus jonka kautta saa varauksien tiedot auki.
Toteutumien kirjaaminen Kuljettajat Jos toteutumien lisääminen on mahdollista, on nappi näkyvillä. Toteutumat on kirjattava viimeistään seuraavana päivänä. Viimeinen toteutuma lisää kuljettajalle siirtoajan pois työmaalta. Siirtoaika työmaalle tulee automaattisesti ensimmäiselle kirjaukselle. Kuljettajat eivät voi muokata tai poistaa toteutumia. Varauksen tiedoissa listattuna aina kaikki kuljettajan omat toteutumat, myös siirtoajat.
Toteutumien hyväksyttäminen Kuljettajat Napista saat auki lisätyt toteutumat joita ei ole vielä lähetetty asiakkaalle hyväksyttäväksi. Hyväksyttäväksi lähtee kaikki ajon lisätyt toteutumat jotka asiakas hyväksyy, eli myös koneen ja muiden kuljettajien tunnit. SMS asiakkaalle. Hyväksyntä vaatii PIN:in asiakkaalta. Hylkääminen ei vaadi PIN:iä. Hylkääminen ei poista toteutumia.
Toteutumien käsittely Esimiehet Esimiehien tulee hyväksyä (tai hylätä) kaikki toteutumat jotka eivät mene asiakkaalle hyväksyttäväksi. Esimiehet voivat vaihtaa hyväksyttäväksi lähetettyjä toteutumien tilaa, ei muita tietoja. Muutokset näkyvät kuljettajien käyttöliittymässä, mutta asiakkaalle ei mene mitään tietoa näistä muutoksista. Esimiehet voivat hyväksyä asiakkaan hylkäämät toteutumat. Hyväksyttyjen ja hylättyjen toteutumien tietoja voi muokata. Asiakkaalle ei siirry tieto mistään muutoksista.
Teknologia, SaaS-palvelu, käyttöönotto 20
Teknologia: infrastruktuuri ja sovellus Infrastruktuuri (HA) ja varusohjelmistot Sovelluspalvelin (64 bit), SQL klusteri aktiivipassiivi (64 bit) Windows Server 2012 Standard, SQL Server 2012 Standard SharePoint Server 2010 Standard IIS 7.5 /IIS 8,.NET framework 4.0 (ASP.NET 4.5 MVC), HTML5/CSS3 Active Directory Domain Services NServiceBus ESB v.3.3.3, Windows MSMQ JavedelSMS service, Operator SMS Service Center (Sonera) Sovellusohjelmisto Pääkäyttäjät ja ajojärjestelijät: SharePoint Server 2010 Std, businesslogiikka asp.net, tietokanta SQL Server, asynkroninen viestintä ESB-ratkaisulla (NServiceBus-framework) Kuljettajat: mobiilioptimoitu selainliittymä (JQuery Mobile) 21
SaaS-palveluna Javerdelin konesalista Asiakkaalle dedikoitu web-palvelin, taustalla järeä tietokantaklusteri SQL Server 2012 DataCenter. Klusteri AlwaysOn-teknologialla toteutettu. Virtualisointi Hyper-V 2012. Ympäristön valvonta 24/7, varmistukset, versiohistoria, SSL sertifikaatti, vikatilanteiden korjaus, päivitykset, Windows Server ja SQL Server lisenssit, SAN-tallennuskapasiteetti Sovelluksen tukipalvelut: sovellusasiantuntija ja admin-tuki 2 tuntia kuukaudessa. Kaikki yllä kuvatut kokonaisuudet kuuluvat palvelun hintaan, kuukausihinta muodostuu SaaS-palvelusta ja käyttäjäkohtaisesta maksusta 22
Käyttöönottoprojekti ja hinnoittelu (alv 0%) Käyttöönottoprojektin aikana toteutetaan asiakaskohtaiset parametrisoinnit, datan siirto (asiakkaat, koneet, työntekijät, jne.), käyttöoikeuksien ja kustannuspaikkojen asetukset Perustetaan tekninen ympäristö; varusohjelmien asennukset, konfigurointi, valitun sovelluskokonaisuuden asennus ja konfigurointi, SMS-palvelu, mobiiliympäristö, käyttäjät ja käyttöoikeudet, testaukset Käyttöönoton tuki ja koulutukset järjestetään käyttäjille asiakkaan tarpeen ja tilattavan sovelluskokonaisuuden mukaan Kuvaus Työmäärä /htp Hinta Asiakaskohtainen parametrisointi 3 htp 880 /htp 2 640 Teknisen ympäristön perustaminen 3 htp 880 /htp 2 640 Yhteensä 6 htp 5 280 Käyttöönoton tuki (optio) Tarpeen mukaan 880 /htp Autokal Standard koulutus 3,5h (optio) Valmistelu, koulutukset, materiaali 1 490 Autokal Mobile koulutus 3,5h (optio) Valmistelu, koulutukset, materiaali 1 490 Lisätyöt, liiketoimintakonsultointi Tarpeen mukaan 880 /htp 23
SaaS-palvelun hinnoittelu (alv 0%) Autokal Standard SaaS-palvelu, sis. 5 kustannuspaikkaa Lisäkustannuspaikat Lisenssit käyttäjämäärän mukaan: Hinta 1 490 /kk 100 eur / kk / kustannuspaikka 1-25 13,00 /kk/käyttäjä 26-49 11,00 /kk/käyttäjä 50-99 9,00 /kk/käyttäjä 100 - enemmän Yhteys myyntiin Autokal Mobile (optio) Hinta Lisenssit tekstiviestimäärän mukaan, käyttäjämäärä rajoittamaton: Mobile, sis. 1000 viestiä Lisäviestit 0,09 eur / kpl 290 /kk (lisäviestit 0,09 /viesti) Esim. 10 käyttäjää, 5 kust.paikkaa Standard + mobile Yhteensä: 1 910 /kk Sopimus on voimassa 12 kuukautta projektin aloituksesta. Tämän jälkeen sopimus on voimassa 12 kuukautta kerrallaan, ellei sitä irtisanota viimeistään kolme kuukautta ennen sopimusjakson päättymistä. 24
Kiitos! SaaS -palvelu Javerdel Oy Olli Saarela Gsm 044 321 3329 e-mail: olli.saarela@javerdel.fi www: Suunnittelu ja käyttöönottokonsultointi N Consult Oy Tanja Nieminen Gsm 040-5533784 E-mail: tanja.nieminen@nconsult.fi 25