ESPOON TIETOHALLINNON KEHITTÄMISOHJELMA 2006 2010
2 SISÄLLYSLUETTELO 1 YHTEENVETO...7 2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOKSET...9 2.1 Toimintaympäristön muutostekijöitä...9 3 TIETOHALLINNON NYKYTILAN HAASTEET...11 4 TIETOHALLINNON KEHITTÄMISEN TAVOITETILA 2010...13 4.1 Kehittämisen strategiset painopistealueet...13 4.2 Kehittämisen toiminnallinen visio prosessinäkökulma...13 4.2.1 Tietohallinnon kehittämisen lähtökohdat...13 4.2.2 Saumattoman palveluketjun periaate...15 4.2.3 Monitasoisen sähköisen asiakaspalvelun periaate...16 4.2.4 Aktiivinen osallistuminen julkishallinnon yhteistyöhön...17 4.2.5 Tieto- ja viestintätekniikan arkkitehtuurin tavoitetila...18 4.2.6 Tieto- ja viestintätekniikkapalvelutuotannon tavoitetila...19 5 TIETOHALLINNON JOHTAMISMALLI...21 5.1 Espoon tietohallinnon johtamisen menestystekijät...21 5.2 Tietohallinnon yhteistyön edistäminen...22 5.3 Tietohallinnon ohjauksen roolit ja vastuut (osana hyvää tietohallintotapaa)...23 5.4 Tietohallinnon johtamisen keskeiset prosessit...25 5.4.1 Tietohallinnon johtamisen tavoitetila...26 5.5 Espoon strategia ja tietohallinnon kehittämissuunnitelma...27 5.5.1 Tarve ylikunnalliseen tietohallinnon kehittämiseen lisääntyy...28 5.6 Projektisalkun rakentaminen ja ohjausperiaatteiden tarkentaminen...29 5.7 Tietohallinnon projektiohjauksen malli...30 5.8 Tietohallinnon osaamisen kehittäminen ja hallinta...31 6 TOIMEENPANOSUUNNITELMA...33 6.1 Etenemispolku 2006 2010...33 6.1.1 Kehittämisen pääalueet...35 6.2 Projektisalkku ja vastuut...35 6.3 Tietohallinnon mittarit...37
3 EAI ERP ICT ICT-arkkitehtuuri ICT-infrastruktuuri ICT-johtaminen ICT-ohjaus JulkIT, KuntaIT, ValtIT Projektisalkku Saumaton palveluketju Sähköiset asiointipalvelut Tietohallinto Tukiprosessi Ydinprosessi Enterprise Application Integration. Organisaation tietojärjestelmien integrointi keskenään toimiviksi kokonaisuuksiksi. Enterprise Resource Planning. Tietojärjestelmäkokonaisuus, jota käytetään organisaation toiminnan ohjaukseen. Information and Communication Technology eli tieto- ja viestintätekniikka. Organisaation tiedon käsittelyä ja viestintää tukevat teknologiat Espoon kaupungin toiminnassaan tarvitsemat tietotarpeet, tietovarastot ja tietojen väliset suhteet. Tietojärjestelmät ja sovellukset, joiden avulla ICTarkkitehtuurin sisältämiä tietoja hallinnoidaan sekä ICTjärjestelmien ja -sovellusten kehittämisessä ja hallinnoinnissa käytettävät teknologiset ratkaisut ja standardit. ICT-toiminnan operatiivinen johtaminen. ICT-johtamista tapahtuu keskitetysti Espoon tasolla ja hajautetusti toimialojen tasolla. ICT-toiminnan strateginen ohjaus. Lähtökohtana on Espoostrategia ja ohjaus on Espoon johdon tehtävä. Julkishallinnon, kuntien ja valtion IT-toimintojen uudistamishankkeet. Uudistamishankkeiden tavoitteena on kuntien, valtion ja koko julkishallinnon tietohallintoyhteistyötä tiivistämällä tehostaa julkishallinnon toimintoja, parantaa julkisten palveluiden saatavuutta, laatua ja vaikuttavuutta. KuntaIT- ja ValtITtoiminnat aiotaan yhdistää JulkIT:ksi 2009 mennessä. Organisaation kehittämishankkeiden kokonaisuus, joka muodostuu useista kehityshankkeista ja -projekteista. Projektisalkku on keskeinen johtamisväline organisaation kehittämisessä. Saumattomalla palveluketjulla tarkoitetaan toimivaa ja tehokasta palvelutuotantoa, jossa yhteistyökumppanien toiminta ja järjestelmät ovat osa yhteistä saumatonta prosessia. Sähköisesti (yleensä internetin kautta) tapahtuvaa asiointia julkishallinnon kanssa. Sähköiset asiointipalvelut käsittävät asioiden sähköisesti tapahtuvan vireillepanon, käsittelyn ja tiedoksiannon. Tietohallinto on kokonaisuus, johon kuuluvat kaikki tiedon hallintaan, käsittelyyn, välittämiseen ja esittämiseen liittyvät periaatteet, toiminnot, järjestelmät ja tekniikat. Organisaation ydintoimintaa tukevat prosessit / toimintamallit, esim. talous-, henkilöstö- ja tietohallinnon prosessit. Organisaation ydintoimintaa kuvaavat prosessit ja toimintamallit.
4 ESIPUHE Espoon kaupungin edellinen tietohallintostrategia tehtiin 2000-luvun alussa. Tällöin tavoitteena oli, että strategiakauden aikana luodaan perusta sähköisten kuntalaispalvelujen toteutukseen ja tehokkaaseen hyödyntämiseen. Tämän edellytyksenä oli tieto- ja viestintäteknisen infrastruktuurin kuntoonsaattaminen, operatiivisten perusjärjestelmien ja sisäisten verkkopalvelujen toimivuus, henkilöstön valmiuksien nosto sekä tietoturvan varmistaminen. Keskeistä edellisellä strategiakaudella on myös ollut tietohallinnon johtamisjärjestelmän uudistaminen ja toimialojen roolin vahvistaminen. Kaupungin tietohallintostrategiaa täydennettiin toimialakohtaisilla tietohallintostrategioilla ja tietoliikennestrategialla. Sähköisen asioinnin strategiassa (vuosille 2003 2006) esitetyt strategiset päämäärät ja päätökset ovat vaikuttaneet merkittävässä määrin myös tietohallinnon kehittämiseen. Edellisellä strategiakierroksella laadittiin kaupungin yhteinen tietohallintostrategia ja kaikille kolmelle toimialalla oma tietohallintostrategia. Tällä strategiakierroksella tehtiin yksi tietohallinnon kehittämisohjelma. Kehittämisohjelmassa kuvataan miten tietohallintoa ja tieto- ja viestintätekniikka on kehitettävä, että se vastaa toimintaympäristön kehityksen vaatimiin muutoksiin. Strategiakaudella kehittämistarpeita syntyy mm. seudullisen ja valtakunnallisen yhteistyön lisääntymisestä, uusista tavoista tuottaa palveluita sekä tiedon hallinnan ja jalostuksen uusista vaatimuksista. Tästä syntyy uusia haasteita niin tietohallinnon johtamiselle, tiedottamiselle, toimittajien hallinnalle, tietoturvalle sekä henkilöstön osaamiselle. Kickoffko kous 10.01.06 Workshop1: Tietoyhteiskuntakehitys ja yhteistyö 17.01.06 Workshop2: Toimialakohtaisten palvelujen vaatimukset 07.02.06 Worksho3: Yhteisten palvelujen vaatimukset 14.02.06 Workshop4: Tietohallinnon tavoitetila 07.03.06 Workshop 6: Workshop5: Tulosten Toimeenpanosuunnitelma keskustelu esittely ja 14.03.06 21.03.06 Haastattelut TS-jory 28.02.06 Vaatimusten määrittely yhdessä avainhenkilöiden kanssa Kajo 01.03.06 Tavoitetilan määrittely yhdessä avainhenkilöiden kanssa TS-jory Kajo 09.06.06 14.06.06 Kehityssuunnitelman tekeminen yhdessä avainhenkilöiden kanssa 1. Vaatimusten määrittely tietohallintolinjauksille Toiminnan strategiset tarpeet Strategian toimeenpanosuunnitelma 2. Tietohallintostrategian tavoitetilan määrittäminen Yhteiset Yhteinen teknologia- tietohallinnon valinnat ja IT- ohjauksen arkkitehtuuri tavoitetila 3. Toimeenpanosuunnitelma Toimintaympäristön muutokset Palvelu- ja muut operatiiviset tarpeet ja tehdyt tietohallintolinjaukset Toimialakoht. IT- IT-johtamisen palvelutuotan- tavoitetila non tavoitetila Toimialakohtainen tietohallinnon osaamisen tavoitetila Strategian toimeenpanon mittareiden määrittely Kuva 1: Projektin aikataulu ja vaiheistus
5 Projektipäällikkönä toimi tietohallintokeskuksen johtaja Marke Kaukonen. Muun projektiryhmän muodostivat toimialojen tietohallintojohtajat Ritva Tolvanen (tekninen ja ympäristötoimi), Reijo Mäkinen sosiaali- ja terveystoimi), Jorma Rantanen (sivistystoimi) sekä järjestelmäpäällikkö Vuokko Klemetti tietohallintokeskuksesta. Klemetti toimi projektipäällikkönä perustietotekniikan ja sähköisen asioinnin arkkitehtuurin vaatimusmäärittelytyössä, jota tehtiin tiiviissä yhteistyössä tämän projektin kanssa. Johtoryhmänä toimi tietohallinnon ja sähköisen asioinnin johtoryhmä, jonka puheenjohtaja on hallintokeskuksen johtaja Helene Elkala. Muita jäseniä ovat palvelukeskuksen johtaja Pirjo Pöyhiä, kyvykkyyksien johtaja Eira Mononen, toimialojen kehittämisjohtajat Maija-Liisa Kalliomäki (tekninen ja ympäristötoimi), Kristiina Erkkilä (sivistystoimi), Markku Takala (hallintokeskus) sekä rahoitusjohtaja Aulis Majuri ja Hilkka Ilola (sosiaali- ja terveystoimi). Työ käynnistyi tammikuussa tilaisuudella, jossa esiteltiin projektin tavoitteet ja aikataulu. Kolmeen ensimmäiseen työpajaan osallistui suuri joukko palvelutuotannon kehittämisestä vastaavia henkilöitä. Työtä täydennettiin toimialajohtajan, kaupunginjohtajan ja luottamushenkilöiden haastatteluilla. Tavoitteena oli määritellä vaatimukset tietohallinnolle. Vaatimukset perustuvat - Espoon kaupungin toiminnan strategisten tavoitteisiin - tietoyhteiskuntakehitykseen - toimintaympäristön muutoksiin - toimintaprosessien ja palveluiden kehittymiseen - yhteisen tietoteknisen infrastruktuurin kehittymiseen Tämän työn rinnalla analysoitiin tietohallinnon nykytila (toiminta, palvelutuotanto, organisointi ja johtamismalli, tieto- ja viestintäteknisen arkkitehtuuri, tietohallinnon osaaminen). Työn tulokset hyväksyttiin projektin johtoryhmässä ja kaupungin johtoryhmässä. Näiden perusteella jatkettiin tietohallinnon tavoitetilan määrittelyllä, joka kattoi viisi osa-aluetta - Espoon kaupungin tietohallinnon johtamisen ja toiminnan ohjaukset yhteiset periaatteet - yhteinen tieto- ja viestintäteknisen arkkitehtuurin ja teknologiavalintojen suuntaviivat - tietohallinnon organisoinnin ja johtamisen tavoitetila - palvelutuotannon tavoitetila - tietohallinnon osaamisen tavoitetila. Lisäksi laadittiin kehittämissuunnitelma, jossa kuvattiin tärkeimmät käynnistettävät hankkeet ja tavoiteaikataulu. Työ hyväksyttiin projektin johtoryhmässä ja kaupungin johtoryhmässä.
6 Työ käynnistettiin tietohallintostrategian päivitysprojektina. Työn edetessä vahvistui käsitys siitä, että tietohallintostrategian lähtökohtana on oltava Espoostrategia ja toimialojen kehittämissuunnitelmat. Keskustelun palvelutuotannon ja tietohallinnon kehittäjien välillä tulee olla jatkuvaa. Tätä keskustelua käytiin ja työtä tehtiin erittäin aktiivisesti ja hyvässä yhteishengessä koko projektin ajan, mikä on osoitus siitä, että yhteistyö voi jatkua tulevaisuudessakin. Tietohallinto on paitsi tukipalvelu myös yhä suuremmassa määrin palvelutuotannon kehittämisen mahdollistaja. Tämän vuoksi tietohallintostrategian nimi muutettiin tietohallinnon kehittämisohjelmaksi. Myös tällä haluttiin korostaa sitä, että tietohallinnon kehittämisen lähtökohta on Espoo-strategia. Kehittämisen tulee olla jatkuvaa ja siinä on otettava huomioon tulevina vuosina tapahtuva erittäin voimakas muutos palvelutuotannon tuotantotavoissa mm. kuntayhteistyön lisääntyminen.
7 1 YHTEENVETO Tulevaisuudessa tietotekniikka on yhä vahvemmin osa kaikkia kuntien toimintoja. Palveluja tuotetaan yhä enemmän yli kuntarajojen. Samaan aikaan työntekijöiden ja asiakkaiden tietotekniset valmiudet paranevat. Espoon tietohallinnon painotukset lähivuosina tulevat kohdistumaan 1. kuntalaisille tarjottavien palveluiden saumattomaan ja tehokkaaseen tuotantoon yhdessä yhteistyökumppaneiden kanssa 2. kilpailukyvyn kehittämiseen mm. toimivien kuntalaisten itsepalveluiden ja tehokkaan sisäisen toiminnanohjauksen avulla 3. valmiuksien luomiseen kuntarajat ylittävälle yhteistyölle. Nämä kolme painopistealuetta tukevat Espoota myös lähitulevaisuuden haasteessa saada ammattitaitoista henkilökuntaa kaupungin palvelukseen. Kaikki järkevästi automatisoitavat toiminnat pyritään hoitamaan tieto- ja viestintätekniikan avulla, jotta työntekijät pystyvät rauhoittamaan työaikansa ydintehtäviinsä. Tietohallinnon kehittäminen on keskeinen osa Espoon ja koko julkisen yhteiskunnan strategiaa. Tietohallinnon linjaukset on synkronoitava siten, että ne vievät palvelutuotantoa samaan suuntaan kuin Espoo-strategia ja toimialojen toimintasuunnitelmat. Strategiset painopistealueet Saumaton palveluketju Julkishallinnon kilpailukyvyn kehittäminen Valmiuksien luominen kuntarajat ylittävälle yhteistyölle Ł Ł Ł Tietohallinnon kehittämisen painopistealueet Toimialojen tarpeet kumppaneiden tuottamien palveluiden ja järjestelmien integraatiolle Katkeamattomien tuotantoprosessien aikaansaaminen Asiakaspalvelun parantaminen ja kustannustehokkaiden asiakaspalvelukanavien synnyttäminen Asiakastietojen parempi hallinta ICT-palvelujen toimintavarmuus Sähköisen asioinnin laajamittainen käyttöönotto Tehokas palvelutuotanto oikeassa kanavassa Kuntalaisten itsepalvelujen lisääminen Toiminnanohjauksen kehittäminen Asiakastietojen parempi hallinta PKS:n yhteistyön visio esim. asiakas valitsee asiointipaikan Asiakastietojen hallinta ja rajapinnat Toimiminen erilaisissa tilaajaorganisaatioissa Kumppanuuksien hallinta Aktiivinen osallistuminen KuntaIT:hen ja sen tulosten hyödyntäminen Muut yhteistyömuodot (hankinta, hallinnollinen yhteistyö, jne.) Taulukko 1: Tietohallintostrategian painopistealueet Kolmen edellä kuvatun strategisen painopistealueen lisäksi tietohallinnon pitää kehittää sisäistä toimintaansa siten, että resurssit kohdennetaan oikeisiin kohteisiin sekä yhteistyöverkostoihin suuntautuvaa viestintää lisätään ja parannetaan. Tietohallinnolla pitää olla riittävä ja oikeanlainen osaaminen.
8 Onnistumisen edellytyksenä on se, että tieto- ja viestintätekninen infrastruktuuri on toimintavarma ja sitä voidaan joustavasti kehittää vastamaan palvelutuotannon muutoksiin. Lähivuosina painopiste tuleekin olemaan tieto- ja viestintäteknisen infrastruktuurin kehittämisessä. Tietohallinnon kehittämisohjelman toimeenpanon kannalta tärkeimmät tehtävät lähitulevaisuudessa ovat: Tietohallinnon kehittämisohjelman kytkeminen kiinteäksi osaksi Espoon strategista suunnittelua ja toimialojen toiminnan suunnittelua Tietohallinnon kehittämisen suunnittelu ja ohjaaminen projektisalkkuun perustuvan toimintamallin avulla Tietohallinnon johtoryhmän ja ohjausryhmän tehtävien ja kokoonpanon tarkentaminen Tietohallinnon kehittämisohjelman ja kuntien yhteisten hankkeiden kommunikointi toimialoilla Ylikunnallisten palveluiden kehittämisen mahdollistaminen Yhteistyön lisääminen ja kehittäminen muiden kuntien ja toimijoiden kanssa Aktiivinen osallistuminen pääkaupunkiseudun yhteistyöhön sekä KuntaIT:n toimintaan Tieto- ja viestintäteknisen infrastruktuurin kehittäminen.
9 2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOKSET 2.1 Toimintaympäristön muutostekijöitä Asiakaslähtöisyys Ylikunnallinen yhteistyö palvelujen kehittämisessä ja tuotannossa Kustannustehokkuus ja kilpailukyky Espoo tietoyhteiskunnan palveluiden kehittäjänä Palveluketjujen aikaansaaminen ja prosessien johtaminen Sähköisen asioinnin ja tietotekniikan antamien mahdollisuuksien hyödyntäminen Kuva 2: Espoon toimintaympäristön muutostekijöitä Palveluiden kehittäminen tapahtuu jatkossa yhä enemmän kansallisella ja ylikunnallisella tasolla, joka yhdistyy kaupungin ja toimialojen tasoihin, ja jossa tavoitteena ovat modernit julkisen hallinnon johtamisen periaatteet: asiakaslähtöisyys kustannustehokkuus ja kilpailukyky markkinaehtoiset toimintamallit. Sähköisen asioinnin merkitys lisääntyy. Tietotekniikan mahdollisuuksia on kyettävä hyödyntämään entistä paremmin niin palvelujen tuottamisessa kuin jakelussakin. Kustannustehokkaan ja asiakaslähtöisen toiminnan edellytyksenä ovat saumattomat palvelujen tuotantoketjut Espoon ja kumppanien välillä sekä asiakkaiden liikkuvuuden ja ajankäytön tarpeita vastaava palvelujen jakelu. Lähtökohtana on visio, jossa asiakas valitsee asiointipaikan ja asiointiajan. Toiminnan kehittämisessä on tavoiteltava samanaikaisesti sekä asiakkaiden saamaa hyötyä että toiminnan kustannustehokkuutta. Perinteisiä palveluja ja verkkopalveluja on tarkasteltava kokonaisuutena asiakkaan näkökulmasta. Tietohallinnon kehittäminen on yhä enenevässä määrin olennainen osa Espoon kehittämistä. Tärkeässä roolissa ovat tulevaisuudessa myös osaamisen johtaminen ja tietohallinnon osaamisen kohdentaminen sekä kumppaneiden ja yhteistyötahojen hallinta ja verkostoissa toimiminen.
10 Tärkeimpiä tunnistettuja toimialojen yhteisiä kehitystarpeita Asiakastietojen yhteiskäyttö toimialojen ja kuntarajojen yli Sähköisen identiteetin luominen kuntalaisille ja kunnan työntekijöille Sähköinen laskutus Yhden luukun periaate toimialojen palveluissa Päästä päähän sähköistetyt prosessit (esim. Helmet-palvelujen mukaisesti) Ostopalvelujen ja hankinnan kehittäminen Taulukko 2: Yhteenveto tunnistetuista toimialojen yhteisistä kehitystarpeista.
11 3 TIETOHALLINNON NYKYTILAN HAASTEET Vuonna 2005 Espoon kaupungin tietohallinnon kustannukset (sisältää puhelinliikenteen, mutta ei henkilöstökuluja) olivat 20,5 milj.. Tämä oli noin 2,2 % kaupungin toiminnan kuluista. Hallinnon verkossa on 10 000 käyttäjätunnusta ja 5 500 työasemaa. Toimipisteitä on 500. Toiminta-alue ulottuu Länsi- Uudenmaan pelastuslaitoksen toiminnan käynnistyttyä vuoden 2003 alusta Hangosta Karkkilaan. Kuntalaisverkossa on 4 800 työasemaa. Oppilastunnuksia on 33 000. Verkon käyttäjinä ovat kaikki kuntalaiset. Toimipisteitä on 200 - mm. 115 koulua, työväenopistot, kirjastot, nuorisopisteet, liikuntapaikat. Erilaisia tietojärjestelmiä ja sovelluksia on käytössä noin 100. Tietohallintoon liittyviä tehtäviä tekee 60 työntekijää. Keskushallinnon palvelukeskuksen tietohallintokeskuksessa on 21 työntekijää, sosiaali- ja terveystoimen tietohallinnossa 16, sivistystoimen tietohallinnossa 14 sekä teknisen ja ympäristötoimen tietohallinnossa 3 työntekijää. Lisäksi kuusi henkilöä tekee osa- tai kokopäiväisesti tietohallintoon ja tietotekniikkaan liittyviä tehtäviä. Espoossa perustietotekniikan ja tieto- ja puhelinliikenteen hoito sekä osa sovelluspalveluista on ulkoistettu. Tietohallintokeskus vastaa yhteisestä tietoteknisestä infrastruktuurista ja yhteisistä tietojärjestelmistä. Toimialojen tietohallinto vastaa palvelutuotannon vaatimasta tietotekniikasta ja tietojärjestelmistä. Priorisointi ja investointinäkökulma Toimintasovellusten näkökulma ICTarkkitehtuuri ICT-infrastruktuuri ICT:n ohjaus Näkökulma ICT:n toimintaperiaatteet Tietohallinnon yhteistyö muiden toimijoiden kanssa on vielä suhteellisen vähäistä ja kohdistuu pääasiassa yhden toimialan yhteishankkeisiin. Tietotekniikan hyödyntämisen tulevaisuudessa pitää olla linjassa valtion, Kuntaliiton, pää- Nykyisen tietohallinnon haasteita Tietohallintostrategiaa ei ole päivitetty eikä sillä ole enää yhteyttä Espoon nykyiseen strategiaan. Tieto- ja viestintätekniikan mahdollistavaa roolia ei hyödynnetä riittävästi. ICT- resursseista on pulaa ja osaamisen painopisteitä pitää täsmentää. Tällä hetkellä ei ole käytössä projektisalkkua, jolla yhteistä kehittämistä ohjataan tehokkaasti. Toimintahyötyjä tulisi seurata ja varmistaa nykyistä järjestelmällisemmin käyttöönoton jälkeen. Tarvitaan enemmän sitoutumista hankkeiden tulosten omistajuuteen ja muutoksen varmistamiseen. Ylläpitovastuun kohdentaminen epäselvää erityisesti yhteisessä kehittämisessä ja käytössä. Integraatiotarpeiden huomiointi on tulevaisuudessa keskeistä (laajentuva ERP ja kuntayhteistyö). Arkkitehtuurit tukeutuneet vahvasti toimittajien näkemyksiin. Infrastruktuurin toimintavarmuus monimutkaistuvissa sähköisissä palveluissa keskeinen haaste. Yhteisen infrastruktuurin tavoitetilan muodostaminen ja toteuttaminen vaatii ponnisteluja. Ohjausta on kehitetty, mutta nykyinen toimintamalli ei vastaa riittävästi kaupungin sisäisen ja kuntien välisen yhteistyön tarpeisiin. Taulukko 3: Tietohallinnon nykytilan haasteet
12 kaupunkiseudun ym. tärkeiden yhteistyökumppaneiden kanssa. Keskeistä tulevaisuuden yhteistyössä on prosessien ja järjestelmien integraatiotarpeiden huomiointi. Teknologia- ja tietoturvariskien hallintaan on kiinnitettävä huomiota, jotta tieto- ja viestintätekniikan infrastruktuuri saadaan toimimaan tehokkaasti ja varmasti. Tietotekniikassa ja tietoliikenneverkossa on oltava riittävästi kapasiteettia, järjestelmissä suorituskykyä ja tieto- ja viestintätekniikan infrastruktuurin pitää olla helposti muunneltavissa. Koska Espoo on panostanut viime vuosina paljon tietotekniikkaan, olemassa olevat investoinnit on saatava paremmin hyödynnettyä. Espoon tietohallintostrategioita ei ole päivitetty viime vuosina, eikä niillä ole enää yhteyttä nykyiseen Espoo-strategiaan. Hankevastuu ja jo käyttöön otetun järjestelmän omistajavastuu jäävät nykyisellä toimintamallilla joissakin hankkeissa epäselviksi. Kehittämistä ei ole kyetty johtamaan projektisalkun kautta kokonaisuutena mm. resurssien puutteen vuoksi. Jokaisella toimialalla on tarpeita samankaltaisiin palveluihin, mutta näiden tarpeiden koordinointi on ollut hajanaista.
13 4 TIETOHALLINNON KEHITTÄMISEN TAVOITETILA 2010 4.1 Kehittämisen strategiset painopistealueet Espoon strategian mukaisesti keskeisiä tietohallinnon kehittämisen painopistealueita aikajaksolla 2006 2010 ovat: 1. kuntalaisille tarjottavien palveluiden saumaton ja tehokas tuotanto yhdessä yhteistyökumppaneiden kanssa, 2. kilpailukyvyn kehittäminen mm. toimivien kuntalaisten itsepalveluiden ja tehokkaan sisäisen toiminnanohjauksen avulla sekä 3. valmiuksien luominen kuntarajat ylittävälle yhteistyölle. Strategiset painopistealueet Saumaton palveluketju Julkishallinnon kilpailukyvyn kehittäminen Valmiuksien luominen kuntarajat ylittävälle yhteistyölle Ł Ł Ł Tietohallinnon kehittämisen painopistealueet Toimialojen tarpeet kumppaneiden tuottamien palveluiden ja järjestelmien integraatiolle Katkeamattomien tuotantoprosessien aikaansaaminen Asiakaspalvelun parantaminen ja kustannustehokkaiden asiakaspalvelukanavien synnyttäminen Asiakastietojen parempi hallinta ICT-palvelujen toimintavarmuus Sähköisen asioinnin laajamittainen käyttöönotto Tehokas palvelutuotanto oikeassa kanavassa Kuntalaisten itsepalvelujen lisääminen Toiminnanohjauksen kehittäminen Asiakastietojen parempi hallinta PKS:n yhteistyön visio esim. asiakas valitsee asiointipaikan Asiakastietojen hallinta ja rajapinnat Toimiminen erilaisissa tilaajaorganisaatioissa Kumppanuuksien hallinta Aktiivinen osallistuminen KuntaIT:hen ja sen tulosten hyödyntäminen Muut yhteistyömuodot (hankinta, hallinnollinen yhteistyö, jne.) Taulukko 4: Tietohallintostrategian painopistealueet 4.2 Kehittämisen toiminnallinen visio prosessinäkökulma 4.2.1 Tietohallinnon kehittämisen lähtökohdat Strategisten kehittämisalueiden määrittelyn pohjaksi tunnistettiin tietohallinnon kehittämisen kannalta Espoon kaupungin prosessit ja niihin liittyvät osapuolet. Avainasemassa olivat ne prosessit, jotka menevät kaupungin rajojen yli. Prosessit on jaettu neljään pääluokkaan oheisen kuvan mukaisesti.
14 Valtio, virastot, laitokset, liikelaitokset KuntaIt, ValtIt, JulkIT PK-seutu, Hgin seutu, Länsi- Uusimaa Järjestelmäkunnat, sixpack Toimittajat, markkinaehtoiset palvelut, oppilaitokset KEHA SOTET Espoo SITO TYT Asiakasryhmät 1. Ohjausprosessi ja ylikunnallinen ohjaus 2. Tiedon välityksen ja raportoinnin prosessit Kuntalaiset Yritykset Muut 3. Saumaton palveluketju 3a. Asiakaspalveluprosessit 3b. Tuotantoprosessit 4. Tukipalveluprosessit Kuva 3: Tietohallinnon kehittämisen lähtökohdiksi tunnistetut Espoon kaupungin ydin- ja tukiprosessit 1. Espoon johtamis- ja päätöksentekoprosessit ovat nykyisin pääosin kaupungin sisäisiä. Tietohallinnon osalta kuntien yhteistyössä tapahtuvan ohjauksen ja yhteisten johtamis- ja suunnitteluperiaatteiden merkitys kasvaa, kun palvelujen tuotantoon liittyvä yhteistyö lisääntyy. Esimerkiksi KuntaIT-yhteistyö pyrkii määrittelemään kuntien tietohallinnon johtamiselle yhteisiä periaatteita. 2. Valtion virastojen ja ministeriöiden sekä muiden julkishallinnon tahojen kanssa tapahtuvaan tiedonvälitykseen ja raportointiin liittyy paljon automatisoinnin ja tehostamisen mahdollisuuksia. 3. Espoon palvelutuotanto perustuu tulevaisuudessa saumattomiin toiminto- ja palveluketjuihin. Palveluketjuihin kytkeytyvät palvelutuotannon yhteistyökumppanit, yhteistyökunnat sekä palveluja käyttävät asiakkaat. Palveluketjut on kuvattu kaksiosaisena: a) Asiakasrajapinnan palveluprosessi tarjoaa kustannustehokkaasti oikean tasoista palvelua, tarkoituksenmukaisimmassa jakelukanavassa eri asiakasryhmille b) Tuotantoprosessit hyödyntävät mahdollisuuksien mukaan yhteisiä toimintoihin liittyviä tietoja, järjestelmiä ja resursseja yli organisaatiorajojen ja yhdessä kumppaneiden ja alihankkijoiden kanssa. 4. Espoon tukiprosessit tukevat palveluketjuja ja organisaation ydintoimintoja. Tietohallinnon kannalta keskeistä on taata tukipalvelujen ja tieto- ja viestintätekniikan palvelujen toimintavarmuus sekä tietoturvallisuus. Prosessien eri osapuolten näkökulmasta merkittäviä yhteistyön tarpeita ja mahdollisuuksia liittyy mm. PKS:n kuntien palvelujen yhteiseen tuotantoon ja jakeluun sekä kunta- että toimialatasoilla Yhteisten tietohallinto-osaajien käyttöön kaupunkien ja toimialojen kesken Kuntien yhteisiin kehityshankkeisiin Kuntien yhteisiin hankintoihin ja ostoihin Järjestelmäkuntayhteistyöhön erityisesti tietojärjestelmien hankinnan ja kilpailutuksen sekä kehittämisen osalta
15 KuntaIT-yhteistyöhön 4.2.2 Saumattoman palveluketjun periaate Monien Espoon kaupungin palvelujen tuotantoon osallistuu kaupungin eri yksiköitä ja ulkopuolisia kumppaneita. Saumattomalla palveluketjulla tarkoitetaan toimivaa ja tehokasta palvelutuotantoa, jossa yhteistyökumppanien toiminta on osa yhteistä saumatonta prosessia. Asiakkaalle saumaton palveluketju näkyy yhtenäisenä ja joustavana palveluna riippumatta siitä, mitkä organisaatiot palvelun tuottamiseen osallistuvat. Yhteistyökunnan/- tahon tietojärjestelmät Yhteistyökunnan tai tahon palvelutuotannon prosessi Espoon palvelutuotannon prosessi 1. 2. Palvelutuotannon kumppanit Espoo 3. 4. Kuntalainen Kumppanien tietojärjestelmät Espoon tietojärjestelmät Kuva 4: Saumattomien palveluketjujen osapuolet ja tietojärjestelmärajapinnat Saumattomien palvelujen tuottaminen edellyttää, että Espoon ja sen kumppanien toimintatavat ovat yhteensopivia ja palveluihin liittyvän tiedon kulku on varmistettu yhteisillä rajapinnoilla. Tiedonkulun rajapintojen määrittely ja järjestelmien välisen integraation toteuttaminen ovat keskeisiä tehtäviä saumattomien palveluketjujen rakentamisessa. Keskeisiä osapuolia ja tietoteknisiä rajapintoja ovat esimerkiksi seuraavat: 1. Palvelujen tai resurssien yhteiskäyttö Espoon ja kumppanuuskunnan välillä edellyttää yhteyttä mm. resurssien suunnittelua ja ohjausta tukevien järjestelmien välillä. Esimerkkejä: kaupunkien yhteiset hoitohenkilöresurssit tai yhteinen aineistovalikoima HelMet-kirjastopalvelussa 2. Jotta kuntalainen voisi saada halutessaan palvelun oman kunnan ulkopuolelta, tarvitaan mm. asiakastietojen ja laskutustietojen siirtämistä kuntien järjestelmien välillä. Esimerkkejä: terveyskeskuskäynti tai päivähoitopaikka oman kunnan ulkopuolella 3. Palvelujen tehokas tuotanto yhdessä alihankkijoiden ja yhteistyökumppanien kanssa tai toimialojen kesken edellyttää Espoon sisäisten ja kumppanien tietojärjestelmien integraatiota. Järjestelmien välillä on kyettävä siirtämään mm. resursseihin, asiakkaaseen ja laskutukseen liittyviä tietoja. Esimerkke-
16 jä: HUS:n ja yksityisten sairaaloiden tuottamat erikoissairaanhoidon palvelut Espoolle tai kaavoitukseen käytettävät suunnittelutoimistot. 4. Myös palvelua hyödyntävä kuntalainen on osa saumatonta palveluketjua. Kuntalaiset haluavat käyttää yhä enemmän sähköisiä palveluita esimerkiksi omasta kodistaan. Tämä edellyttää, että kuntalaisella on pääsy Espoon järjestelmiin esimerkiksi Internetpalvelujen kautta ja heidät voidaan tunnistaa tarvittaessa sähköisesti. Esimerkiksi kuntalaiset voivat varata työväenopiston kursseja Internetissä tai uusia kirjojen lainoja. Kuntalaiset voivat osallistua prosesseihin myös aloitteilla, kuulemisilla ja muilla kannanotoilla. 4.2.3 Monitasoisen sähköisen asiakaspalvelun periaate Kuntalaiset / asiakkaat Sähköinen itsepalvelu Neuvonta- ja ohjaus-palvelu Asiantuntijapalvelu 100 1 Itsepalveluna hoidettavat palvelutarpeet (online-palvelut) 10 Etäpalvelut (esim. puhelimella tai internetin avulla) Henkilökohtainen palvelu asiantuntijan kanssa Kuva 5: Monitasoisen asiakaspalvelun periaate Asiakasrajapinnan palveluprosessin tavoitteena on tarjota kuntalaisille oikeantasoista palvelua oikeassa kanavassa ja mahdollisimman kustannustehokkaasti. Monikanavaisuutta toteutetaan siten, että asiakasta palvellaan edullisimmalla kanavalla, jolla asiakkaan palvelutarpeet pystymään täyttämään. Tavoitteena on myös palvelujen käytön helppous ja joustavuus ajankäytön suhteen. Uusien kanavien käyttöönoton onnistuminen edellyttää, että palvelujen käyttäjät kokevat, että niistä on hyötyä. Palvelujen tuottamisessa hyödynnetään sähköisen asioinnin ja Internetpalveluiden mahdollisuuksia. Tällöin sähköiset itsepalvelut kohdennetaan suurivolyymisiin palveluihin ja niille asiakkaille, jotka ovat tottuneet käyttämään sähköisiä itsepalveluja. Tässä palvelukanavassa transaktiokustannukset ovat tyypillisesti edullisimmat. Etäpalveluina, esimerkiksi puhelinpalveluina, voidaan kustannustehokkaasti tarjota palvelua niille, jotka eivät ole halukkaita tai kykeneviä käyttämään esimerkiksi Internetpalveluja. Monitasoisen palvelun ansiosta asiakkaita henkilökohtaisesti palvelevat asiantuntijat saavat työrauhan ja voivat keskittyä ydintehtäväänsä.
17 4.2.4 Aktiivinen osallistuminen julkishallinnon yhteistyöhön Pääkaupunkiseudulla yhteistyötä on tehty jo pitkään mm. kehittämällä kirjastojen yhteistä Helmet-järjestelmää sekä koordinoimalla verkkotunnistamis- ja maksamisprojektia (VETUMA). Tätä yhteistyötä tulee lisätä ja tiivistää tukemalla aktiivisella yhteisellä panoksella KuntaTime-työryhmän esittämiä toimenpiteitä julkihallinnon yhteistyön tehostamiseksi. Tänä vuonna toimintansa aloittaneen KuntaIT:n toiminnassa on erittäin tärkeää kuntien ja kaupunkien edustus. Erityisesti tietotekniikassa jo pitkällä olevilla kaupungeilla, kuten Espoolla, on myös suunnannäyttäjän rooli. Kuntien tarpeiden pohjalta laadittavat yhteiset strategiat, suositukset, ohjeet ja linjaukset vaativat Espoolta tiivistä yhteistyötä KuntaIT:n kanssa, jotta ne saadaan istumaan kaupungin olemassa oleviin strategioihin. KuntaIT-työryhmä listasi selvitystyössään neljä yhteiskunnallisesti keskeisesti vaikuttavaa keihäänkärkialuetta: 1. Julkisen hallinnon tietohallinnon ohjausmekanismien kehittäminen 2. Sosiaali- ja terveydenhuollon yhteinen sähköinen asiakastietojen hallinta- ja arkistointijärjestelmä sekä kansallisen toimijan perustaminen 3. Julkisen hallinnon strategisen ja operatiivisen hankintatoimen kehittäminen 4. Julkisen hallinnon yhteisen sähköisen asioinnin ja kansallisen sähköisen arkistoinnin kehittäminen Jokainen keihäänkärkialue vaikuttaa Espoon lähitulevaisuuden linjauksiin ja vaatii aktiivista osallistumista KuntaIT:n työryhmiin/verkostoihin. Muita KuntaIT:n toiminnasta syntyviä tärkeitä Espoon tietohallintoon vaikuttavia tekijöitä ovat: Kansalliset standardit ja suositukset (JHS). Näiden valmistelu tapahtuu yhteistyössä KuntaIT:n kanssa. Päävastuu standardien ja suositusten valmistelusta on KuntaIT:llä. Tietojärjestelmien rajapintoja koskevat standardit ovat keskeinen väline ylikunnallista yhteistyötä mahdollistavien järjestelmäintegraatioiden toteuttamisessa. Kunnat voivat ottaa tämän huomioon hyvissä ajoin järjestelmiä suunnitellessaan. Tällöin kunnat voivat valita, käyttävätkö he yhteisiä tai saman toimittajan järjestelmiä vai pohjautuuko yhteistyö eri järjestelmien yhteiseen standardistoon. KuntaIT käynnistää yhteistyössä ValtIT:n kanssa vuoden 2006 aikana yhteisen toimintaympäristön määrittämisen sekä sen pohjalta yhteisen strategian laatimisen. Strategiassa huomioidaan kuntasektorin, KuntaIT:n ja ValtIT:n välinen työnjako. Kuntien ja valtion tietohallinnon yhteinen kehittäminen on tarkoitus yhdistää JulkIT-yhteistyöksi 2009. KuntaIT tulee osallistumaan koko julkishallinnon palvelutuotannon ja prosessien kehittämiseen.
18 4.2.5 Tieto- ja viestintätekniikan arkkitehtuurin tavoitetila Näkökulma Valmisohjelmien käyttö Sähköiset asiointipalvelut Toimintavarmuus ja tietoturva Tiedonhallinta Laitteet Tavoitetila 2010 Ohjelmien räätälöinti minimoidaan. Ohjelmistojen hankinnassa pyritään mahdollisuuksien mukaan kuntasektorin yhteisiin hankintoihin. Ohjelmien hankinnoissa varmistetaan yhteensopivuus ja liitettävyys nykyisiin järjestelmiin. Hankittavissa järjestelmissä on oltava valmiit rajapinnat Espoon järjestelmiin. Sähköiset asiointipalvelut mitoitetaan mahdollisimman kustannustehokkaasti, mutta myös skaalautumaan kysyntähuippuihin. Sähköiset asiointipalvelut integroidaan tietoturvallisesti tuotantojärjestelmiin, kaupungin omiin tietokantoihin ja ulotetaan palvelut myös ulkoisiin kumppaneihin. ICT-infrastruktuuri ryhmitetään loogisiin osiin, siten ettei palveluiden päästä-päähän toimintavarmuus vaarannu. Tietojärjestelmäpalvelut keskitetään kokonaisvastuullisille toimittajille. Tietoturvaa kehitetään kokonaisvaltaisesti. Toimintavarmuuden parantamiseksi kriittisimmät palvelut on kahdennettu. Vierailijaverkot rakennetaan siten etteivät ne aiheuta riskejä omalle toiminnalle. Verkon kapasiteetti varmistetaan ja sitä on helppo ja joustava hallita. Tietoa ylläpidetään ensisijaisesti vain yhdessä pääjärjestelmässä, ja varmistetaan sen hyödynnettävyys muissa järjestelmissä. Laitevalinnoissa varmistetaan Espoon ICT-arkkitehtuurin mukaisuus. Taulukko 5: Tieto- ja viestintätekniikan arkkitehtuurin tavoitetila 2010 Valmisohjelmien räätälöinti minimoidaan ja niitä pyritään hankkimaan yhteishankintoina kuntasektorin kanssa. Hankintojen pitää olla yhteensopivia jo olemassa oleviin järjestelmiin sekä niissä on oltava liittymämahdollisuudet nykyisiin järjestelmiin. Tietojärjestelmäpalvelut pyritään keskittämään siten, että on olemassa hallittava määrä kokonaisvastuullisia toimittajia. Sähköiset asiointipalvelut ovat osa tieto- ja viestintätekniikka-arkkitehtuuria. Arkkitehtuurissa pitää varautua lakisääteisiin tai vastaaviin tiedonvaihtotarpeisiin muiden toimijoiden kanssa, ml. joustava ja luotettava ekstranet-palvelu ja tunnistus- ja maksamispalvelut (VETUMA-palvelu). Espoon omien tietoturvaluokkien välille rakennetaan turvallinen pääsymekanismi, joka on dynaamisesti muunneltavissa tulevaisuuden tarpeiden mukaisesti. Sähköiset asiointipalvelut integroidaan tuotantojärjestelmiin EAI-ratkaisun avulla. Asiointipalveluissa käytetään kaupungin paikkatietoja ja muita yleishyödyllisiä ja asiakaskohtaisia kaupungin sisäisiä tietoja turvallisesti ja kustannusvastaavasti. Asiointipalveluiden tarvevastaavuutta selvitetään mm. mittauksilla ja kyselyillä. Varmistetaan, että palvelut skaalautuu kysyntähuippuihin.
19 Tietoturvaa on kehitettävä kokonaisvaltaisesti ja tietoturvallisuus on laajennettava käsittämään myös tiedonkäsittelyyn liittyviä toimintatapoja. Toimintavarmuuden parantamiseksi kriittisimmät palvelut analysoidaan ja tarvittaessa kahdennetaan. Tavoitteena on aina koko palveluketjun valvontamahdollisuus. Verkon toimintavarmuuden ja kokonaistaloudellisuuden kannalta palvelinympäristö on oma ja tietoliikenneyhteys oma kokonaisuutensa. Vierailijaverkot rakennetaan yhtenäisellä ja tietoturvallisella tavalla. Tiedonhallintaa kehitetään kohti ns. master-kantoja. Tietoa ylläpidetään vain yhdessä järjestelmässä, vaikka samaa tietoa hyödynnetään muissakin järjestelmissä. Tähän pyritään myös dokumenttien hallinnassa. Laitekanta on osa tieto- ja viestintätekniikan arkkitehtuuria. Ylläpidetään arkkitehtuurin mukaisia valintoja ja suosituksia työasemien, kämmentietokoneiden, mobiililaitteiden ja niiden järjestelmäympäristöjen osalta (kenelle, mitä, miten). 4.2.6 Tieto- ja viestintätekniikkapalvelutuotannon tavoitetila Näkökulma Tavoitetila 2010 Ulkoistus Palvelutasojen määrittely Järjestelmillä vastuulliset omistajat Verkostoitunut toiminta Ulkoistuksen rajat määräytyvät aina toimintavarmuuden ja kustannustehokkuuden vaatimusten pohjalta. Ulkoistettujen palvelujen osto-osaaminen ja valvonta on korkeatasoista. KuntaIT:n tarjoamia mahdollisuuksia hyödynnetään (keskitetyt palvelut). Yhtenäinen käytäntö sopimusten seurantaan (sanktiot, hinnat, raportointi). Palvelutasoja seurataan määritellyillä toteutumisen mittareilla. Seurannan mekanismit ja asiakkaan ja toimittajan vastuut kuvataan sopimuksessa. Toimintaohjeet on olemassa myös poikkeustilanteita varten. Omistajuudelle on edellytykset (osaaminen ja raha). Omistajalla on vastuu järjestelmän kehityksen ja käytön aikaisista toimenpiteistä ja seurannasta. Työryhmäohjelmistot ja viestintää tehostavat järjestelmät kaupungin sisällä käytössä. Toteutetaan verkostoituminen kaikkiin merkittäviin sidosryhmiin. Laajennetaan kuntalaisverkon palvelut tasapuolisesti kuntalaisten ulottuville. Taulukko 6: Tieto- ja viestintätekniikan palvelutuotannon tavoitetila 2010 Ulkoistettavat kokonaisuudet määräytyvät erityisesti toimintavarmuuden ja kustannustehokkuuden vaatimuksista. Osto-osaamisen riittävä osaamistaso hankitaan itselle. Espoossa on yhtenäinen käytäntö sopimusten seurantaan (sanktiot, hintaseuranta, raportointi). KuntaIT:n mahdollisuudet hyödynnetään ulkoistuksissa (keskitetysti hoidetut palvelut). Palvelutasojen varmistamiseksi tarvittavat määrittelyt, mittarit, seurannan mekanismit ja vastuut toimittajien kanssa kuvataan jo tarjouspyynnöissä ja varmistetaan sopimuksin. Toimintaohjeet tuotetaan myös poikkeustilanteita varten. Kaikille palvelutuotannon järjestelmille on omistaja. Omistaja määritellään jo suunnitteluvaiheessa. Omistajan vastuu ja sen sisältö on määritetty ja sisäistetty.
20 Omistajalla on vastuu hankkeen käytön aikaisesta seurannasta ja kehityksestä ja riittävät edellykset (osaaminen ja raha) näiden tehtävien hoitamiseen. Verkostoituneeseen toimintaan kaupungin sisällä on käytössä työryhmäohjelmistoja ja viestintää tehostavia järjestelmiä. Tavoite on verkostoitumien kaikkien merkittävien sidosryhmien kanssa (mm., PKS, sixpack, KuntaIT, järjestelmäkunnat, Länsi-Uudenmaan kunnat, edunvalvonta, korkeakoulut). Myös kuntalaisverkon palvelut on laajennettu tasapuolisesti kaikkien kuntalaisten ulottuville niin, että myös Espoon reuna-aluilla, mm. kouluissa on riittävän nopeat ja toimintavarmat tietoliikenneyhteydet ja yleisillä paikoilla mm. kirjastoissa on riittävästi kuntalaisverkkoon liitettyjä työasemia.
21 5 TIETOHALLINNON JOHTAMISMALLI 5.1 Espoon tietohallinnon johtamisen menestystekijät Onnistuneen tietohallinnon johtamisen edellytys on, että tietohallinto on olennainen osa kaupungin palvelutuotannon kehittämistä, ja että tietohallintoa sekä tieto- ja viestintätekniikan arkkitehtuuria ja palveluita johdetaan kaupungin johtamis- ja ohjausmallien mukaan. Tietohallinto kaupungin ydintoiminnan kehittämisessä Tietohallinnon johtaminen ICT-arkkitehtuuri ja palvelut Kuva 6: Espoon tietohallinnon johtamisen menestystekijät Tietohallinto kaupungin ydintoiminnan kehittämisessä: Tietohallintoa kehitetään samanaikaisesti muun kaupungin toiminnan kehittämisen kanssa vuosikellon mukaisessa aikataulussa. Hankkeita priorisoidaan ja hallitaan strategialähtöisesti. Espoon yhteisiä ja toimialojen tavoitteita yhteen sovitetaan. Mahdollistetaan saumattomien palveluketjut. Tietojärjestelmät tukevat palvelutuotannon toiminnan ohjauksen ja johtamisen tarpeita. Tieto- ja viestintätekniikka mahdollistaa asiakaspalvelun ja palvelutuotannon kehittämisen. Tietohallinnon johtaminen: Tietohallinnon johtaminen on osa kaupungin johtamista. Toimialojen ja keskushallinnon välillä on selkeät roolit ja vastuut. Projektisalkun hallinta on olennainen osa tietohallinnon johtamista ja projektien valmistumista. Hyödynnetään tehokkaasti erilaisia verkostoja (PKS, KuntaIT, yksityinen sektori). Tieto- ja viestintätekniikan arkkitehtuuri ja palvelut: yhtenäinen arkkitehtuuriajattelu ja infrastruktuuri
22 selkeät rajapinnat yhtenäistä arkkitehtuuria ja infraa tukevat ratkaisu- ja toimittajavalinnat kattava ja riittävä tietoturva toimintavarma perusinfrastruktuuri 5.2 Tietohallinnon yhteistyön edistäminen Espoon tieto- ja viestintätekniikan lähimmät kehittämisen tarpeet liittyvät tietoja viestintätekniikan-infrastruktuurin ja sen tarjoamien peruspalveluiden laajentamiseen sekä Espoon toimialojen välillä että kuntarajojen yli. Lisähaasteen nykyisten toimintamallien kehittämiseen tuovat kuntien välisen tietohallintoyhteistyön kehittämisen visiot ja kuntarajat ylittävien ns. pitkien prosessien toteuttamisessa esiin nousevat yhteiset hankkeet ja palvelut. Valmiuksia yhteistyöhön voidaan lisätä alla olevan kuvan mukaisesti toisaalta kehittämällä Espoon yhteistä tietohallintoa ja toisaalta edistämällä toimialakohtaista kehittämistä yli kuntarajojen. Kokonaisuuden hallinta ja kyky hyödyntää synergioita Kyky jakaa resursseja ja osaamista Espoon yhteinen tietohallinto ja sen ohjaus Yhteiset alustat Kyky edistää kuntien välistä yhteistyötä Toimialat ja kuntarajat ylittävä tietohallinto ja sen ohjaus Toimialojen palvelukohtaiset ratkaisut Toimialojen tietohallinto ja sen ohjaus Keinot saumattoman palveluketjun mahdollistavat toimialakohtainen tuotanto ja asiakaspalvelu yhteiset/yhteensopivat ICT-alustat asiakkuuden ja asiakastietojen hallinta hankintayhteistyö henkilöstöpalvelut VETUMA seutuportaalien kehittäminen aktiivisuus KuntaIT-yhteistyössä järjestelmäkuntayhteistyö Kyky vastata toimialan tarpeisiin Kuva 7: Yhteistyö yli toimialojen ja kuntarajojen Tavoitetilassa Espoossa on käytössä yhteisiä tietohallinnon yhteistyötä edistäviä keinoja: - Keskushallinnon tasolla - Espoon yhteisen tietohallinnon ohjauksen kehittäminen edelleen - korkeatasoisten yhteisten ja yhteensopivien alustojen tarjoaminen siten, että ne edistävät toimialat ylittävien tieto- ja viestintätekniikan palveluiden kehittämistä ja sopivat myös toimialakohtaisten tarpeiden ja palveluiden tarpeisiin (ns. paksuneva yhteinen infra, sisältäen myös tieto- ja puhelinliikenteen) - Espoon oman tietohallinnon erityisosaamisen kasvattaminen ja kokoaminen yhteen (vähintään virtuaalitiimeinä) kaikkien käyttöön
23 - Kuntarajat ylittävän tietohallinto-yhteistyön edistäminen - tietohallinnon erityisosaajien toimiminen jatkossa mahdollisuuksien mukaan koko pääkaupunkiseudulla - osallistuminen ylikunnallisiin tietohallinnon hankkeisiin ja niiden käyttöönoton edistäminen - ylikunnallisesti tieto- ja viestintätekniikan alustojen ja komponenttien yhteensopivuuteen tähtäävät keinot ja toimet. - Toimialan tasolla - tieto- ja viestintätekniikan suuntaaminen edelleen oman toimialan palvelujen kehitykseen, hyödyntäen myös yhteisiä kehitysresursseja ja yhteistä/yhteensopivaa infrastruktuuria - omassa kehitystyössä sen varmistaminen, että toimialakohtaisen tuotannon ja asiakaspalvelun ratkaisuja kehitetään saumattomien palveluketjujen aikaansaamiseksi - aktiivinen omaa toimialaa sivuaviin ylikunnallisiin kehityshankkeisiin osallistuminen. 5.3 Tietohallinnon ohjauksen roolit ja vastuut (osana hyvää tietohallintotapaa) Tietohallinnon ohjauksen tavoitteena on suunnata tieto- ja viestintätekniikkapalvelujen kehittämistä ja tietohallinnon toimintaa Espoon strategisten tavoitteiden mukaisesti. Tehokas tietohallinnon ohjaus edellyttää selkeää roolijakoa ohjauksen eri tehtävissä sekä toimivia kontrolli-, riskienhallinta- ja raportointikäytäntöjä. Nämä periaatteet kuuluvat ns. hyvään tietohallintotapaan (IT Governance), jolla pyritään kestäviin tietohallinnon strategisen ohjauksen periaatteisiin. Hyvän tietohallintotavan tavoitteena on saada aikaan saumaton yhteistyö Espoon johdon ja tietohallintojohdon välille. Kaupungin johto ja päätöksentekoelimet TH-jory Tietohallinnon ohjausryhmä Keskushallinnon tietohallinto Kehitys/seurantaryhmät Toimiala (ml. toimialan tietohallinto) Strateginen rooli (ml. strategiaprosessi) 3 v Asettaa toiminnan vaatimukset tietohallinnon kehittämisohjelmalle Espoostrategian avulla Vastaa tietohallinnon strategisesta ohjauksesta Tietohallinnon kehittämisohjelman valmistelu ja seuranta Tietohallinnon kehittämisohjelman vienti käytäntöön yhdessä toimialojen tietohallinnon kanssa Vastaa toiminnan ja tietohallinnon yhteistyön jatkuvuudesta Toimialan strategisten tarpeiden määrittäminen yhteiseen tietohallinnon kehittämisohjelmaan Kehittämisrooli (ml. Tietohallinnon johtaminen) 1 v Päättää tietohallinnon resursseista osana taloussunnitel maa Hyväksyy projektisalkun Seuraa projektisalkun toteutumista Projektisalkun valmistelu Projektisalkun seuranta ja raportointi Arkkitehtuurin ja yhteisen paksunevan infrastruktuurin kehittäminen ICT-hankkeiden projektoinnin tuki Kerää ja valmistelee ehdotuksia projektisalkkuun Espoon yhteisten ja ylikunnallisten hankkeiden valmistelu Toimintaa tukevien hankkeiden käynnistäminen, projektointi, johtaminen ja hallinta Yhteistyö keskusten/ yksiköiden kanssa hankkeiden ohjaamisessa Tuotanto- ja seurantarooli (ml. operatiivinen tietohallinto) alle 1 v (-) Keskeisten hankkeiden onnistumisen seuranta Infrapalvelujen toteutuminen Perustietotekniikan ja infrastruktuurin palveluiden järjestäminen Seuranta ja kehitystarpeet Projektien toteutukseen ja käyttöönottoon osallistuminen
24 Taulukko 7: Tietohallinto-toiminnan ohjauksen roolit ja vastuut Tietohallinnon ohjauksen perusperiaate: 1. Espoo-strategian laadinnan yhteydessä kaupungin johto asettaa vaatimukset tietohallinnon kehittämisohjelmalle. Kaupungin toiminnan kannalta strategiset hankkeet ovat Espoo-strategiassa. 2. Tietohallinnon johtoryhmä (TH-jory) vastaa tietohallinnon strategisesta ohjauksesta. Ohjauksen tavoitteena on varmistaa, että palvelutuotannon ja tietohallinnon kehittäminen tukevat toisiaan. TH-jory hyväksyy projektisalkun ja seuraa sen toteutumista sekä seuraa puite- ja palvelutasosopimusten toteutumista. 3. Tietohallinnon ohjausryhmä valmistelee tietohallinnon kehittämisohjelman ja seuraa ja raportoi sen toteutumista 4. Keskushallinnon tietohallinto toimii tietohallinnon kehittämisohjelman mukaisesti yhdessä toimialojen tietohallinnon kanssa 5. Kehitysryhmiä on useita. Ne koostuvat sekä tietohallintokeskuksen ja toimialan tietohallinnon henkilöistä että palvelutuotannon kehittäjistä. Kehitysryhmien keskeinen tehtävä on yhteisten hankkeiden valmistelu ja koordinointi. Tarvittavia kehitysryhmiä ovat esim. seuraavat: Palvelutuotannon kehittäjistä koostuva kehitysryhmä pyrkii tunnistamaan palvelutuotannon muutosten aiheuttamat kehittämishankkeet. Osa näistä on toimialakohtaisia ja osa yhteisiä. Pääasiassa tietohallinnon asiantuntijoista koostuva kehitysryhmä tunnistaa yhteisen tieto- ja viestintäteknisen infrastruktuurin kehittämishankkeet. 6. Toimiala tuo omat tarpeensa kaupungin yhteiseen tietohallinnon kehittämisohjelmaan. Tietohallinnon johtoryhmä Johtoryhmän tehtävä on varmistaa, että tietohallinnon (ml. sähköinen asiointi) ja kaupungin toiminnan kehittäminen tukevat toisiaan. Johtoryhmä seuraa projektisalkun toteutumista. Tietohallinnon ohjausryhmä Koostuu nykyisestä tietohallinnon ohjausryhmästä. Ohjausryhmän tehtävä on valmistella tietohallinnon kehittämisohjelma ja projektisalkku. Kehitysryhmät Koostuvat tietohallinnon asiantuntijoista ja toimialan kehitysjohtajista tai heidän valitsemistaan henkilöistä. Ryhmien pääasiallinen tehtävä on synnyttää uusia palveluaihioita projektisalkkua varten ja tukea toimialojen palvelutuotantoa tietohallinnon kehittämiseen liittyvissä asioissa. Seurantaryhmät Koostuvat tietohallinnon asiantuntijoista ja palvelutoimittajien edustajista. Seurantaryhmän pääasiallinen tehtävä on seurata tieto- ja viestintätekniikkaan liittyvien sopimusten toteutumista, mutta myös tuoda hanke-ehdotuksia projektisalkkuun.
25 Toimialojen tietohallinto Toimialan tietohallinnon pääasiallinen tehtävä on koordinoida palvelutuotantoa tukevan tietohallinnon kehittämistä sekä osallistua koko kaupungin tietohallinnon kehittämiseen kehitys- ja seurantaryhmien kautta. 5.4 Tietohallinnon johtamisen keskeiset prosessit Tietohallinnon johtamisen keskeiset prosessit Espoo on siirtymässä tietohallinnossa ja sitä toteuttavissa prosesseissa ja organisoitumisessa yhä verkostoituneempaan suuntaan. Keskeisten prosessien tunnistamisella ja ohjauksella tätä toimintaa voidaan tukea kolmella ohjausprosessien tasolla: strategiaohjausta tukevat ohjausprosessit, kehittämistä tukevat ohjausprosessit ja päivittäistä tuotantoa tukevat ohjausprosessit. Kaupungin ylimmät päätöksentekoelimet Tietohallinnon johtoryhmä ja ohjausryhmä Tietohallintofunktio Toimiala Strategiaohjaus Kehittäminen Tuotanto Jatkuva tietohallinnon strategiaprosessi Ylikunnallinen tietohallintoyhteistyö Projektisalkun hallinta Tietohallinnon budjetointi Tietohallinnon johtaminen Arkkitehtuuriohjaus Teknologiaohjaus (& res. pooli) Hankeohjaus Projektoinnin tuki (& res. pooli) ICT-hankinta ICT-palveluiden tuottaminen Merkittävien hankkeitten läpiviennin varmistaminen Hyödyntämisen varmistaminen, jatkokehitys Infrastruktuurin hallinta ja tuottaminen Kuva 8: Tietohallinnon johtamisen keskeiset prosessit Strategiaohjauksessa jatkuvalla tietohallinnon kehittämisprosessilla tietohallinnon kehittämisohjelmaa pidetään ajan tasalla osana kaupungin strategiatyötä. Ylikunnallisen tietohallintoyhteistyön prosessilla varmistetaan tällä alueella johdonmukainen toimiminen. Projektisalkun hallinta- ja tietohallinnon budjetointiprosessit luovat edellytykset kehittämisen toimintalähtöisyyteen. Nämä pitkät prosessit kulkevat läpi koko organisaation. Tietohallinnon johtamisprosessi (sisältäen koko joukon tarkennettavia aliprosesseja) sen sijaan on pääosiltaan tietohallinnon oma prosessi. Kehittämistä tukevat tietohallinnon johtamisen prosessit (arkkitehtuuriohjaus, teknologiaohjaus, hankeohjaus, projektionnin tuki ja tietohallinnon hankinnat) ovat myös pääosin keskushallinnon tietohallinnon prosesseja, mutta ulottuvat myös toimialalle ja toisaalta ohjausnäkökulmasta tietohallinnon johtoryhmään.
26 Tuotantoa tukevissa tietohallinnon johtamisen prosesseissa nousee erityisasemaan kaksi prosessia: - Merkittävien hankkeitten läpiviennin varmistaminen, johon myös tietohallinnon johtoryhmän ja ohjausryhmän sekä ylimmän johdon mielenkiinnon tulee kohdistua. - Sen varmistaminen, että käyttöönotettuja tieto- ja viestintätekniikan palveluita ja järjestelmiä käytetään ja kehitetään tehokkaasti (hyödyntämisen varmistaminen-prosessi), missä suuri vastuu on toimialoilla. 5.4.1 Tietohallinnon johtamisen tavoitetila Näkökulma Tavoitetila 2010 Tietohallinnon kehittäminen liitetty kaupungin strategiaprosessiin Tietohallintoa johdetaan kaupungin johtamisjärjestelmän mukaisesti Kaupunkitason projektisalkku Ylikunnallinen näkökulma tietohallinto toimintaan Tietohallinnon budjetointi Tietohallinnon resursointi Tietohallinnon kehittämisohjelmaa tarkistetaan Espoo-strategian päivittämisen yhteydessä. Tietohallinnon seurannan keskeisenä välineenä on projektisalkku. Tietohallintojohtajat osallistuvat tietohallinnon johtoryhmän työskentelyyn. Toimialoilla ja keskuksilla on vastuu omasta palvelutuotantoa tukevasta tietohallinnosta. Päätöksenteon ja seurannan välineenä on kaupunkitasoinen tietohallinnon projektisalkku. Päätöksenteko on organisoitu sekä yhteisten tukipalvelutehtävien osalta että palvelukohtaisesti. Yhteisen, keskitetyn tietohallinnon roolia vahvistetaan projektisalkun avulla. Toimialojen tietohallinto muodostuu edelleen palvelutuotannon kehitystarpeista. Kaupungin tietohallinnon erityisosaamisia keskitetään Taulukko 8: Tietohallinnon johtamisen tavoitetila 2010 Tietohallinnon kehittäminen on osa kaupungin strategiaprosessia, jolloin Espoostrategian ja toimialojen toimintasuunnitelmien päivittäminen käynnistää myös tietohallinnon kehittämisohjelman tarkistamisen. Tietohallinnon kehittämisohjelman päivitystä ei tällöin tarvitse projektoida erikseen, vaan sen osa-alueita uudistetaan tarvittaessa. Sähköisen asioinnin strategia sisällytetään jatkossa osaksi tietohallinnon kehittämisohjelmaa. Kehittämisohjelman toteutumisen seurannalle määritellään selkeät roolit ja vastuut ja vuositason aikataulutus. Seurannan keskeisenä välineenä on projektisalkku ja sen hallinta. Tietohallintoa johdetaan Espoon kaupungin ja toimiala-tason ohjaus- ja johtamismallien mukaisesti siten, että osa tehtävistä on keskitetty keskushallinnolle (arkkitehtuuri, tieto- ja viestintätekninen infrastruktuuri, projektisalkku), mutta toimialoilla on edelleen vastuu omasta, toimialan ydintoimintaa tukevasta tietohallinnosta. Tässä johtamismallissa kaikki tietohallintojohtajat osallistuvat myös tietohallinnon johtoryhmän työskentelyyn.