KU-yhdistymisselvityksen ICT-työryhmän loppuraportti

KU-yhdistymisselvityksen ICT-työryhmän loppuraportti Liite 3 Hedelmien eli melko nopeasti ICT:n avulla tehostettavien toimintojen analyysi Copyright Kuntien Tiera Oy

Hedelmätarha 1. Rakennusvalvonnan sähköistäminen 2. Toimitilojen ja omaisuuden hallinnan sähköistäminen 3. ICT:n avulla kutsuohjattuja liikenneratkaisuja 4. Teknologian hyödyntäminen hoidon ja jatkohoidon tarpeen arvioinnissa 5. Kuntalaisten asioiden ja palautteiden läpinäkyvä seuranta, Fix my street 6. Etäneuvotteluvalmiudet 7. Peruskirjastojen automatisointi 8 Opettajien työajan seurannan prosessin parantaminen 9 Yhteisöllisyys ja videoyhteydet yksinäisyyden ehkäisemisessä 10 Jonojen (esim. terveyskeskus) näyttäminen netissä 11 Kuntalaisen kustannusjalanjäljen selvittäminen => tarvittaessa tuen räätälöinti 12 Liikkuvien resurssien hallinta teknisessä toimessa Copyright Kuntien Tiera Oy 2

YKSITTÄISET HEDELMÄT

1. Rakennusvalvonnan sähköistäminen Rakennusvalvonnan toiminnot sähköistetään voimakkaasti Järvenpään mallin mukaisesti. Koko rakennusluvan hankinta hoidetaan sähköisesti ja kaikki aineisto arkistoidaan sähköisesti. Ratkaisussa hyödynnetään vahvasti paikkatietoa. Sähköistä ratkaisua (ml. Google Maps in Street view) hyödennetään myös erilaisissa valvontatehtävissä. Sade-ohjelmassa on kehitetty, yhden toimittajan (Solita) tuottama ja operoima valtakunnallinen palvelu. Siinä on valmiit rajapinnat teknisen toimen yleisiin järjestelmiin. Käyttöönotto keskikokoisessa kunnassa alle 50K. Prosessin nopeutuminen => pienempi tarve rakennustarkastajille. Nopeampi palvelu rakentajille. Sähköinen arkistointi => Pienempi tarve fyysiselle arkistointitilalle Vuosittainen säästö Hyvinkäälle yli 100K. (Lähellä Sade-projektissa laskettua keskimääräistä säästöä.) Yhteensä K- U alueella yli 500 K vuodessa. Järvenpäässä ja Hyvinkäällä käytössä oleva, pitkällä oleva ratkaisu. Haasteet: Suunniteltu ensisijaisesti yksityisrakentajille, yritysten käyttöä kehitettävä. Toimiva malli, mikäli rakennusvalvonta organisoidaan uudella (yhteinen, ei kuntakohtainen rakennusvalvonta) tavalla. Kuntalaisilla kyselyn perusteella hyvä valmius sähköisen palvelun käyttöön rakennusvalvonnan osalta. K = tuhatta euroa Copyright Kuntien Tiera Oy 4

2. Toimitilojen ja omaisuuden hallinnan sähköistäminen Kaupungin toimitiloja ja muuta arvokasta omaisuutta (esim. tilat, laitteet, ajoneuvot) hallitaan nykyistä paremmin sähköisten järjestelmien avulla. Hallintajärjestelmät liitetään talouden suunnittelu- ja seurantajärjestelmiin. Järjestelmät tukevat omaisuuden ylläpidon suunnittelua (ml. budjetointia) ja seurantaa. Suurimmat säästöt tilojen optimoinnista (käyttöasteen nosto), jolloin tilojen käytön kokonaiskustannukset laskevat. Tarkempi tilannekuva => tarkempi suunnittelu => paremmin ajoitetut toimenpiteet => pidemmällä ajalla säästöjä. Kun suunnittelu, käyttö ja seuranta saadaan yhteen, saadaan selville oikea vuokrataso, jolla voidaan kattaa kokonaiskustannukset => vältytään mm. epätoivotulta korjausvelalta. Toimitilojen kustannukset 60 M vuodessa. Säästöpotentiaali keskipitkällä aikavälillä (5-10 v) yhteensä noin 12 % ylläpitokustannuksista = 7,2 M Kunnissa käytössä olevista järjestelmistä paras kunkin omaisuuslajin hallintaan. Jos omaisuuslajien tietoja halutaan yhdistää esim. talousjärjestelmiä varten, se vaatii tietomallinnusta. Yhdistäminen edellyttää kehitysprojekteja, joiden takaisinmaksuaika voi olla melko pitkä. Mahdollinen ERPin käyttöönotto tukisi systemaattista omaisuudenhallintaa. M = miljoonaa euroa Copyright Kuntien Tiera Oy 5

3. ICT:n avulla kutsuohjattuja liikenneratkaisuja x Kiinteistä bussilinjoista siirrytään vakiolinjojen ja taksien hybridimalliin. Eri toimialojen toteuttamat kuljetuspalvelut yhdistetään ja kuljetukset optimoidaan yli toimialarajojen matkakohtaisesti. Tällöin kuljetusten järjestäminen kunnan sisäisenä palveluna voi tulla kannattavaksi. Liikenneratkaisujen kehittäminen osana palveluverkon suunnittelua toisi todennäköisesti merkittäviä lisäsäästöjä, mutta on monimutkaista. Palveluita voidaan keskittää, kun pystytään takaamaan asukkaille kohtuuhintaiset liikenneyhteydet keskitettyihin palveluihin => potentiaalia suuriin säästöihin. Vähän liikennöityjä bussilinjoja voidaan lakkauttaa. Myös kaupunkikeskusten ulkopuolella olevat asukkaat saadaan julkisen liikenteen piiriin. Vammaispalveluiden ja kehitysvammapalveluiden kuljetusten ostot yhteensä 5-7 M koko alueella. Koulukuljetusten kustannusten keskiarvo kunnissa 274 /oppilas, 274*28535= 7 818 590. Soster ja sivi kuljetukset yhteensä n.15 M. Yhdistetään ja toteutetaan kuljetuksia paljon itse, säästetään 20% = 3 M Helsingissä Kutsuplus-palvelu toimii jo laajasti. Tärkeää saada riittävä kriittinen massa kuljetuksia. Julkisen sektorin tuki voisi nopeuttaa levittämistä. ReittiGis auttaa suunnittelussa, mutta ei riitä dynaamisessa kuljetusten optimoinnissa. Otetaan oppia logistiikkayhtiöiden optimoinnista. Kuljetusten ulkoistaminen/ sisäistäminen ja sen optimointi. M = miljoonaa euroa Copyright Kuntien Tiera Oy 6

4. Teknologian hyödyntäminen hoidon ja jatkohoidon tarpeen arvioinnissa Potilaan hakeutuessa hoitoon ensimmäistä kertaa tai hänen tarvitessaan kontrollihoitoa aiempien toimenpiteiden jälkeen (esim. leikkaus, ravitsemusneuvonta), hoidon tarve ja hoitava taho voidaan arvioida etänä. Ensimmäistä kertaa hoitoon hakeuduttaessa arvio voidaan tehdä puhelimitse, jatkohoidon yhteydessä voidaan hyödyntää lisäksi potilaan itsensä tekemiä, aiemman toimenpiteen yhteydessä annettujen ohjeiden mukaisesti tehtyjä havaintoja, joiden tekemiseksi potilas on saattanut käyttää erilaisia teknologisia apuvälineitä (verenpainemittari, verensokerimittari, spirometri). Ensi kertaa hoitoon hakeutuvien osalta voidaan teknologiaa hyödyntämällä vähentää turhia hoitokäyntejä, kun asiakkaat voidaan ohjata suoraan oikealle taholle hoidettaviksi tai antaa itsehoito-ohjeita. Jatkohoidon yhteydessä teknologian avulla voidaan vähentää hoitokäyntejä, kun asiakas itse tekee tarvittavat havainnot annetun ohjeistuksen mukaan ja tarvitsee hoitokäyntiä ainoastaan ennalta kerrottujen raja-arvojen ylittyessä, ei muuten. KU-alueella ainakin 300.000 lääkärikäyntiä á 110 ja 300.000 hoitajakäyntiä á 60 sekä 120.000 neuvolakäyntiä á 60. Kustannukset yhteensä noin 58 M. Edes 5% vähennys niihin tarkoittaa 2,9 miljoonan säästöjä. Toimiva prosessi puhelimitse tapahtuvalle arvioinnille. Toimiva prosessi jatkohoidon tarpeen arvioimiseksi etänä. Teknologiset apuvälineet lainattaviksi asiakkaille. M = miljoonaa euroa Copyright Kuntien Tiera Oy 7

5. Kuntalaisten asioiden ja palautteiden läpinäkyvä seuranta + fix my street Kuntalaisille tarjotaan internetin kautta helppo tapa asioida kunnan kanssa tai antaa kunnalle palautetta lähiympäristössään havaitsemastaan ongelmasta (palanut katulamppu, tyhjentämätön roska-astia, luvaton kaatopaikka, ilkivalta tms.). Palvelu liitetään paikkatietopalveluun. Palvelun kautta asian edistymistä voi seurata asioinnin aloittamisesta asian ratkaisemiseen asti. Läpinäkyvyys kuntalaisille asioinnista kunnan kanssa paranee merkittävästi. Samoin kunnan työntekijöiden näkyvyys asioiden etenemiseen paranee selkeästi. Puutteet ja viat saadaan tietoon nopeasti asukkaiden parantuvan palautteen antamisen myötä. Asukkaiden näkyvyys oman alueensa vikojen korjaamiseen paranee, mikä parantaa asumisviihtyvyyttä. Soittojen määrä vähenee olennaisesti. Helsinki otti käyttöön asiakaspalvelujärjestelmän liittymien rakentaminen taustajärjestelmiin maksoi noin100-200 K. Säästöjä syntyy, kun asukkaat ottavat vastuuta ympäristöönsä ja löytyviä vikoja ja ongelmia voidaan korjata mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Hyötyjen kvantfiointi vaikeaa, mutta samalla rahalla parempaa palvelua. Asiointiprosesseja pitää kehittää kohti eri vaiheiden sujuvaa yhteentoimimista. Asiointiin (aloite, hakemus, ) liittyvien tietojen siirtyminen prosessissa käytettävien eri operatiivisten järjestelmien välillä tulee varmistaa. Sähköisen asioinnin yhteispalvelupiste. Helpdesk- järjestelmää (esim. Nomis) voisi hyödyntää. Tarvitaan erillinen asiakasrekisteri ja rajapinnat. Sade-hankkeen Tarkkailija ja eharava palvelut voivat auttaa Teklan järjestelmässä asiakaspalautemodulissa (käyttöönotto 50 K ) on myös kansalaisaloitemahdollisuus. Haasteet: liittäminen operatiivisiin järjestelmiin. Osa täysin avointa tietoa, osan tiedoista pitää olla suojattua. K = tuhatta euroa Copyright Kuntien Tiera Oy 8

6. Etäneuvotteluvalmiudet Kaupungin sisäisissä ja myös kaupungista ulos suuntautuvissa kokouksissa voidaan hyödyntää videoneuvotteluvalmiuksia sijoittamalla videoneuvotteluun soveltuvat tilat kaikkiin kaupungin suurempiin toimipisteisiin. Alkuvaiheessa videoneuvotteluvalmiudet olisivat vain kaupungin henkilöstön käytettävissä, mutta tulevaisuudessa videovalmiuksia voidaan sijoittaa myös esim. yhteispalvelupisteisiin, jolloin niitä voidaan hyödyntää myös mm. hoidon tarpeen arvioinnissa. Kevyt vaihtoehto lähinnä Lync riittää moneen peruskokoukseen. Toimivat videoneuvotteluvalmiudet ja niiden aktiivinen käyttö vähentävät pinta-alaltaan suuren ja rakenteeltaan verkostomaisen kaupungin sisäistä matkustamistarvetta. Tätä kautta säästyy sekä matkakuluja että erityisesti matkustukseen kuluvaa aikaa. Myös ulkoisen matkustamisen tarve vähenee. Kuntalaisille suunnattujen videovalmiuksien avulla voidaan vähentää mm. turhia hoitokäyntejä ja tarjota keskitettyjä palveluita hajautetusti. Noin 10.000 työntekijää (arvio). Jos 15% työntekijöistä tekee kerran viikossa (40 työviikkoa) kokousmatkan 30 kilometrin päähän (matka-aika 1 tunti). Vuodessa kertyy 60.000 kokousmatkaa, joista kertyy 60.000 matkustustuntia ja 1,8 miljoonaa kilometriä. Näistä kertyy yli 30 henkilötyövuotta. Potentiaalinen säästö noin 2 3 M. Merkittävää hyötyä varsinkin, jos kaupungit yhdistyvät. Videoneuvotteluvalmiudet on toteutettava kaupungin keskeisiin toimipisteisiin. Kaupungin toimintakulttuurin täytyy muuttua kohti etäkokoustoimintaa ja videoneuvottelukäytännön täysimääräistä hyödyntämistä. M = miljoonaa euroa Copyright Kuntien Tiera Oy 9

7. Peruskirjastojen automatisointi Pieniä kirjastoja voidaan pitää auki ilman miehitystä tai hyvin pienellä miehityksellä. Sisäänpääsy ja lainaaminen tehdään kirjastokortilla. Lainaaminen tapahtuu automaatin avulla. Kameravalvonta tukena. Kirjastossa mahdollista tehdä sähköiseksi myös esim. varaus- ja myöhästymismaksujen suorittaminen. Muutosprojekti ainakin kymmeniä tuhansia euroja per kirjasto. Laajempi kirjastoverkko samalla henkilöstömäärällä tai sama kirjastoverkko pienemmällä henkilömäärällä. Automatisoitu kirjasto pyörii 1-2 henkilön voimin pidemmän aikaa vuorokaudessa kuin nykyään. Oletus: pystytään ylläpitämään nykyinen kirjastoverkko. Kirjastohenkilöstöä tarvitaan 10 htp:tä vähemmän. Säästö yli 500 K. Edellytyksenä muutosprojekteja kirjastoihin (ovet, lainausautomaatit ja prosessin muuttaminen esim. hyllytys). Malli ilmeisesti käytössä tai kokeiltavana Vantaalla. K = tuhatta euroa Copyright Kuntien Tiera Oy 10

8. Opettajien työajan seurannan prosessin parantaminen Lukujärjestyksestä palkanmaksuun -prosessissa paljon manuaalityötä (TES:in takia). Parempi automatisointi tarpeen. Yhteinen kehittämiskohde, oppilashallintojärjestelmät eivät keskustele palkanlaskentajärjestelmien kanssa. Kaikilla on yhteinen tarve järjestelmien kehittämiseen. Esimerkki Pornaisista: 1. lukujärjestys ei keskustele opettajan ilmoituksen kanssa 2. vaatii rehtorilta opettajakohtaisen paperin palkanlaskentaan 3. työntekijän kaikki poikkeamat (koulutus, sairausloma yms.) vaativat paperin 4. ei sähköistä tilinauhaa Esimerkki Keravalta: 1. Primus ei keskustele palkkahallinnon ohjelmien kanssa (Pegasos/webTallennus) 2. webtallennusta edeltää paperilomake 3. kaikki poikkeamat vaativat paperin Vähemmän virheitä, vähemmän hallintohenkilökuntaa Keravalla 246 opettajaa => opettajia K-U:ssa yhteensä yli 1000. Oletus: kunkin opettajan palkanmaksu vaatii joka kuukausi 1 tunnin turhan manuaalityön. Vuodessa turhaa työtä 12.000 tuntia eli noin 7 henkilön resurssit. Säästöpotentiaali vajaa 500 K. Esimerkiksi lukujärjestysohjelman ja Outlookin integrointi. (=> yhteinen kalenteri). Prosessin parempi suunnittelu + toiminnanohjausjärjestelmä. Rajapintaiset järjestelmät, varsinkin lukujärjestysohjelmistoissa. TES:n asettamat reunaehdot saattavat hankaloittaa tehostamista K = tuhatta euroa Copyright Kuntien Tiera Oy 11

9: Yhteisöllisyys ja videoyhteydet yksinäisyyden ehkäisemisessä Yksinäisyys tai syrjäytymisen riski voi olla ns. juurisyy, mikä ilmenee monen palvelun (esim. lääkäripalvelut) tarpeettomana käyttönä. ICT:n avulla voidaan luoda uusia keinoja helpottaa vertaistuen käyttöä. Keravalla kotihoidossa 62 000 käyntiä ja 713 asiakasta => Keskimäärin 1,7 käyntiä per viikko per henkilö. Oletetaan, että 300 luona käydään 5 kertaa viikossa (50 viikkoa), loppujen luona harvemmin. Savonia-ammattikorkeakoulun tutkimuksen mukaan 20%:lla kotihoidon päivittäisistä asiakkaista voitiin vähentää kaksi kotihoidon käyntiä viikossa => säästetään 120 käyntia á 50 viikossa = 6000 viikossa * 50 viikkoa = 300 K säästöt Keravalla. Koko Keski- Uudellamaalla vähintään 1,5 M Syrjäytyminen maksaa yhteiskunnalle (huom! ei pelkästään kaupungille) 25.000 vuodessa per henkilö eli 1 M ennen kuin täyttää 60 v (lähde: Eduskunnan tarkastusvaliokunnan mietintö). Syrjäytyneitä noin 1 prosentti => eli K-U:ssa 2.000 henkeä, joiden kustannukset 50 miljoonaa vuodessa. Oletetaan, että puolet hyödystä tulee kaupungille, niin 10 % lasku syrjäytyneissä tarkoittaisi noin 2,5 M säästöjä vuodessa. Kustannukset: tarvitaan myös uutta (SoTe-) henkilökuntaa ja/tai 3. sektorin toimijoita, jotka hoitavat yhteydenpitoa. Oletuskustannukset n. 1 M vuodessa Tarvitaan helppokäyttöinen sovellus + kameralla ja internet-yhteydellä varustettu kone. Edellyttää tapojen ja asenteiden muutosta. Voidaan hyödyntää kolmannen sektorin toimijoita. Vertailun vuoksi esimerkkinä Hoiva-tv, jos Hoiva-tv pitää poissa laitospaikoilta, tarkoittaa noin 120-150 /vrk. (Tätä ei ole huomioitu laskelmissa.) K = tuhatta euroa M = miljoonaa euroa Copyright Kuntien Tiera Oy 12

10. (Esim.) terveyskeskusjonojen näyttäminen netissä Terveyskeskusten, hammashoidon ja mahdollisesti muiden palveluiden (neuvonta?) jonotilanne näytetään reaaliaikaisena internetissä. Kuntalaiset voivat valita hoito-/palvelupaikkansa itse tai jossain tapauksissa odottaa tilannetta, jossa jonot ovat lyhyempiä. Sopii myös esimerkiksi päivähoitojonojen julkaisemiseen. Muukin kuin lähin päiväkoti voi olla arjen kannalta sopiva. Eri palvelupisteiden kuormitus tasaantuu, resurssit saadaan eri palvelupisteissä tasaisempaan käyttöön, suosituimpien palvelupisteiden jonot purkautuvat muiden palvelupisteiden alhaisempaa käyttöastetta nostamalla sen sijaan, että suosituimpaan palvelupisteeseen tarvitsisi lisätä resursseja. Ei välttämättä selkeitä (kvantifioitavia) kustannussäästöjä, mutta ohjaa ruuhkatilanteissa kuormaa myös yksityiselle sektorille ja rohkaisee rajatapauksissa omahoitoon. Näkyy parantuneena palveluna asiakkaille. Esimerkki konkreettisesta säästöstä: sosiaalipuolella esimerkiksi toimeentulotuen hakemusten käsittelyaikojen jonojen näyttäminen lyhentää olennaisesti puhelinsoittoja (esim. Espoossa 80%!) => enemmän aikaa hakemusten käsittelyyn => enemmän hakemuksia käsitelty samalla henkilöstöllä. Noin 10% kotitalouksista hakee toimeentulotukea (Kerava 2012: 1733 kotitaloutta). Oletetaan, että jokainen tuen saaja soittaisi kerran vuodessa hakemuksesta ja 80% näistä jää pois => 1.400 soittoa vähemmän: Koko K-U:n alueella 8400 soittoa vähemmän. Oletus: yksi puhelu vie työaikaa muusta 30 minuuttia => Säästö yli 2 htp:tä. Ruotsissa esimerkkejä, Vantaalla ainakin suunnitelmia idean pilotoinnista. Teknisesti suhteellisen helppo toteuttaa julkaisemalla jonotusjärjestelmien tiedot verkossa Copyright Kuntien Tiera Oy 13

11. Kuntalaisen kustannusjalanjäljen selvittäminen Iso osa tuesta menee pienelle määrälle suurkuluttajia. Yhdistämällä eri lähteissä olevia tietoja, voidaan tunnistaa palveluiden suurkuluttajat. Voidaan karkeasti olettaa, että 20% sosiaalipuolen asiakkaista aiheuttaa 80% kustannuksista. Voimakkaalla panostuksella (ja mm. uusilla sosiaalityön vakansseilla) kohdistettuun auttamiseen voidaan vähentää asiakkaan tarvitsemaa tuen määrää ja säästää paljon pidemmällä aikavälillä. Keravalla toimeentulotukea myönnetään vuodessa 7,4 M. Mielenterveyspalveluihin ja päihdehuoltoon menee rahaa 2,6 M. Yhteensä 10 M. Keski-Uudenmaan kaupungin alueella yhteensä yli 50 M. Jos oletetaan 20/80 säännön perusteella, että pieni osa sosiaalihuollon asiakkaista (joita Keravalla 3.000 => K-U:ssa n. 15.000), tarvitsee suurimman osan rahoista (3000 asiakasta tarvitsevat 40 M ). Jos näistä 10 % voidaan tehostetuin toimin auttaa hankkimaan elantonsa omin avuin, voitaisiin säästää vuosittain 4 M. Tietosuojakysymykset voivat estää tietojen yhdistämistä. Raportointikyvykkyyden hyödyntäminen. Oulussa tehty vastaavia kokeiluja. M = miljoonaa euroa Copyright Kuntien Tiera Oy 14

12. Liikkuvien resurssien hallinta teknisessä toimessa Kentällä liikkuvan henkilöstön toiminnan ohjaus liikkuvalla, mukana kulkevalla välineistöllä. Henkilöstö näkee omat tehtävänsä ja pystyy raportoimaan tarvittavat asiat mobiililaitteella, joka on suorassa yhteydessä toiminnanohjausjärjestelmään ja mahdollisesti muuhun operatiiviseen järjestelmään. Henkilöstön ei tarvitse käydä toimistolla päivittäin, mikä vähentää sekä lisäarvoa tuottamatonta liikkumista ja lisää tuottavaan työhön käytettävää aikaa. Esimiehet pystyvät tilanteen mukaan ohjaamaan henkilöstön toimintaa ja priorisoimaan tehtäviä tarvittaessa vaikka lennossa. Volyymi: 230 henkeä (+ ainakin maamittarit) => Yli 250 henkeä. Muut palvelut ryhmän arvio: säästöpotentiaali keskipitkällä aikavälillä (5-10 v) yhteensä 8 % kiinteistöjen kokonaiskustannuksista (60 M ) => 4,8 M Mobiili kotihoito konseptin käytön laajentaminen/soveltaminen. Ainakin Logiplanilla ja Fastroilla olemassa valmista teknologiaa ja valmiita rajapintoja. Edellyttää toimintakulttuurin muutosta. Päätelaitteena älypuhelin. M = miljoonaa euroa Copyright Kuntien Tiera Oy 15

Hedelmien säästöpotentiaali ja toteutuksen vaativuus 10. Jonojen näyttäminen 5. Aloitteiden seuranta 1. Rakennusvalvonta 6. Etäneuvotteluvalmiudet Toteutuksen vaativuus Vaikea 7. Peruskirjastot 8. Opettajien työaika 4. Hoitotarveanalyysi 11. Kustannusjalanjälki 3. Liikenneratkaisut 9. Videoyhteydet 12. Liikkuvat resurssit 2. Toimitilat Pieni Säästöpotentiaali Suuri Copyright Kuntien Tiera Oy 16